PENERAPAN AHP DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PEMILIHAN ERP PADA PT KDM DI SURABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009

PENERAPAN AHP DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PEMILIHAN ERP PADA PT KDM DI SURABAYA Johannes Januar Prajugo, Aries Tjahyanto Program Pascasarjana Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya Email : [email protected]

ABSTRAK Penggunaan sistem informasi yang berbasis pada teknologi informasi komputer sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan untuk memenangkan persaingan suatu badan usaha. Sedemikian pentingnya penggunaan ERP dewasa ini sehingga pengambilan keputusan atas pemilihan ERP yang akan diimplementasikan pada suatu badan usaha menjadi suatu hal juga sama pentingnya dengan peran ERP tersebut. Kesalahan dalam pemilihan ERP yang diimplementasikan akan memberikan dampak negatif pada kegiatan usaha badan usaha. Beberapa permasalahan utama yang perlu dijawab dalam pengambilan keputusan pemilihan implementasi ERP misalnya; Bagaimana proses bisnis yang sudah ada dan yang seharusnya dilakukan oleh badan usaha tersebut? Bagaimana kriteria ERP yang sebenarnya diperlukan bagi badan usaha tersebut, dan akhirnya harus menjawab masalah pokok yaitu bahwa diantara ERP yang tersedia untuk dipilih oleh manajemen, ERP mana yang paling sesuai untuk diimplementasikan. Mengingat kompleksitas faktor yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan pengambilan keputusan pemilihan ERP, maka perlu dilakukan analisa dan identifikasi atas faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi secara nyata dan merupakan Critical Success Factor / CSF atas keberhasilan implementasi. Berdasarkan hasil evaluasi diambil tujuh faktor yang paling mempengaruhi pemilihan ERP di PT KDM yaitu : kesesuaian fungsionalitas, kesenjangan terhadap sistem terdahulu, manajemen proyek yang matang, fleksibilitas, keandalan, biaya perolehan dan reputasi yang baik. Berdasar faktor-faktor kritis tersebut dilakukan analisa pengambilan keputusan dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process. AHP dipilih karena metode ini menawarkan perspektif preskriptif yang menuntun pengambil keputusan untuk melakukan apa yang sebaiknya dan apa yang dapat dilakukan untuk pengambilan keputusan. Dan berdasarkan hasil analisa AHP, diperoleh rekomendasi ERP Accurate sebagai ERP yang paling sesuai digunakan di PT KDM. Kata Kunci : Analytical Hierarchy Process, Pengambilan Keputusan, Critical Success Factors, Implementasi Enterprise Resource Planning.

PENDAHULUAN Latar Belakang Didalam dunia usaha, peran teknologi informasi dan sistem informasi yang handal tidak lagi diragukan dalam menunjang kemampuan perusahaan untuk memenangkan persaingan. Teknologi informasi yang diperlukan tersebut merupakan sistem informasi yang terintegrasi untuk melayani kebutuhan seluruh departemen terkait, sistem tersebut lebih dikenal sebagai Enterprise Resource Planning atau ERP. ERP yang ada sejauh ini tidak mampu menyediakan sebuah model untuk semua model bisnis untuk semua proses bisnis untuk semua industri. Karenanya tidak ada


sebuah perangkat lunak ERP yang mampu memenuhi semua fungsional yang diperlukan oleh semua badan usaha, atau memenuhi kebutuhan khusus dari perilaku bisnis usaha. Sedemikian penting peran sistem informasi yang tepat bagi kepentingan bisnis dan usaha mengakibatkan pengambilan keputusan untuk memilih ERP yang akan digunakan juga merupakan keputusan yang sangat penting bagi badan usaha. Hal ini didasari pada kenyataan bahwa kesalahan dalam pemilihan ERP dapat mengakibatkan proses bisnis yang ada menjadi terhambat, sehingga terjadi kerugian dalam berbagai bentuk bagi badan usaha tersebut, misalnya kehilangan waktu dan kehilangan peluang pendapatan dimasa yang akan datang (Opportunity Cost). Metode AHP dipilih sebagai kemungkinan dengan solusi terbaik karena memberi solusi pengambil keputusan untuk melakukan pemilihan berdasar kriteria kuantitatif dan kualitatif. AHP dibuat dengan asumsi bahwa hasil penilaian seluruh kriteria, termasuk yang bersifat kualitatif ordinal dapat dilakukan dengan lengkap oleh para pengambil keputusan. Perumusan Masalah Beberapa masalah pokok yang sedang dihadapi oleh PT KDM sebelum melakukan implementasi Enterprise Resource Planning – ERP, dicoba untuk dibahas dan dijawab dalam tesis ini.  Bagaimana proses bisnis yang sudah ada dalam badan usaha dibandingkan dengan proses bisnis yang sama pada ERP yang baru ?  ERP dengan kriteria seperti apa yang diperlukan dan paling sesuai dengan kebutuhan operasional PT KDM tersebut ?  Faktor-faktor apa saja yang harus diperhatikan oleh PT KDM dalam melaksanakan pemilihan ERP.  Pada saat ini PT KDM sedang melakukan evaluasi terhadap beberapa perangkat lunak ERP untuk dapat digunakan memenuhi kebutuhan sistem informasinya. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk memberikan gambaran dan memetakan bisnis proses yang ada pada perusahaan dan perbandingannya terhadap bisnis proses yang dimiliki pada ERP. Tesis ini juga bertujuan memberikan gambaran yang lebih lengkap atas apa saja yang perlu dipertimbangkan, diperhatikan dan dilakukan agar implementasi yang akan dilaksanakan oleh PT KDM selanjutnya dapat berhasil dengan baik. Manfaat penelitian ini yang terutama adalah memberikan rekomendasi atas berbagai alternatif pilihan yang tersedia bagi manajemen PT KDM dalam memilih ERP yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional PT KDM. Batasan Penelitian o ERP yang akan diimplementasikan harus dapat mendukung layanan departemen: keuangan, pembelian, penjualan, dan penyimpanan / gudang. o Metode dan faktor pendukung implementasi ditentukan oleh perusahaan tersebut. o Perhitungan metode AHP dibuat dengan bantuan perangkat lunak expert choice o Telah dilaksanakan seleksi awal ERP oleh tim seleksi manajemen perusahaan dengan mempertimbangkan ketersediaan anggaran, dan ketersediaan konsultan ERP terkait yang berhasil mempresentasikan rencananya dan dapat diterima baik oleh manajemen puncak.

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-6-2


METODA Berikut adalah proses penelitian yang dilaksanakan dalam rangka pemilihan ERP pada PT KDM. Mengumpulkan informasi yang terkait pemilihan sistem ERP yang dievaluasi PT. KDM

Dilakukan evaluasi awal berdasar atas kesesuaian anggaran dan batasan masalah, sehingga ERP yang tidak memenuhi syarat dapat ditolak

Formulasi karakteristik proyek ERP PT. KDM

Mengidentifikasi faktor tujuan dasar dan arti tujuan dasar. Hingga terbentuk struktur hirarki tujuan dasar

Kriteria untuk evaluasi sistem ERP hingga terbentuk model AHP yang sesuai

Evaluasi berdasar AHP, dilanjutkan dengan analisa dan diskusikan hasilnya

Gambar 1. Kerangka Kerja Evaluasi Pemilihan ERP PT KDM

HASIL DAN DISKUSI Informasi dan evaluasi awal Berdasarkan informasi yang ada disusun daftar perangkat lunak ERP yang dipertimbangkan oleh manajemen puncak PT KDM untuk dilakukan evaluasi awal berdasarkan kesesuaian anggaran dan batasan masalah: Tabel 1 Data Evaluasi Awal ERP Berdasarkan Batasan Masalah Dan Anggaran ERP

Accurate Acosys MYOB Peachtree Accounting SAP Business One Seventh Soft WEB ERP

Harga perolehan < 200 Jt Ya Ya Ya Ya Tidak Ya Ya

Digit Transaksi >= 13 digit Ya Ya Ya Tidak Ya Ya Ya

Modul, keuangan, pembelian penjualan, penyimpanan Ya Ya Ya Ya Ya Ya Ya

Kemampuan Bahasa Indonesia Ya Ya Tidak Tidak Tidak Ya Ya

Formulasi Karakteristik Proyek Dari kajian pustaka dirangkum faktor kritis yang relevan penentu keberhasilan proyek implementasi ERP seperti yang terdapat pada tabel berikut :

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-6-3

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Pebruari 2009 Tabel 2 Tabel Perbandingan Kriteria Kumpulan Kriteria yang Digunakan.

Cakupan manajemen proyek dan waktu yang baik Kewenangan Pengambil Keputusan Komposisi team yang baik Rekayasa proses bisnis yang menyeluruh / Fungsional Tingkat kepercayaan partner kerja Penugasan total staf dan konsultan Formalisasi rencana proyek Program pelatihan yang memadai keandalan ERP Kustomisasi / Fleksibilitas Versi ERP Konfigurasi perangkat lunak Kesenjangan dengan sistem operasi sebelumnya Kemudahan pemakaian Garansi produk Biaya / Harga Perolehan Reputasi / kapabilitas pemasok

Agus Hidayat dan Gatot Prabantoro (2004) Ada

Chun-Chin Wei, Chen-Fu Chien, dan Mao-Jiun J. Wang, (2004) Ada

Esteves dan Pastor (2000)

Ada

Ada

Ada Ada Ada

-

Ada Ada Ada -

Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada

Ada Ada Ada

Ada Ada Ada Ada

-

Ada

Dengan menggunakan data awal yang berasal dari studi pustaka tersebut dilakukan evaluasi oleh setiap gugus tugas dibawah arahan Tim proyek implementasi ERP yang ada, yang terdiri dari gugus tugas akuntansi dan keuangan, pembelian dan persediaan, penjualan dan distribusi serta gugus teknologi informasi, sehingga diperoleh hasil selengkapnya sebagai berikut: Tabel 3 Detail Evaluasi Atribut / Kriteria Atribut / Kriteria Fungsional

Kesenjangan Manajemen Proyek

Fleksibilitas

Keandalan Biaya Perolehan

Reputasi

Detail Evaluasi Kelengkapan modul Kesesuaian fungsi Keamanan Kemudahan penggunaan Kesesuaian dengan sistem saat ini Manajemen perubahan Waktu implementasi Metode implementasi Training Uji coba Kemampuan dilakukan konfigurasi ulang Pengembangan program Kemudahan untuk upgrade Stabilitas Kemampuan backup Harga perangkat lunak Biaya pemeliharaan Biaya konsultan Biaya infrastruktur Reputasi pemasok Reputasi konsultan

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-6-4

Tujuan Ketersediaan modul yang diperlukan oleh user Pemenuhan kebutuhan fungsional sesuai matrix kebutuhan Resiko perubahan atas sistem Resiko perubahan atas organisasi Dapat diselesaikan dalam waktu 6-9 Bulan Bahasa pemrograman yang umum Kemudahan integrasi dengan sistem lain Data backup dan maintenance error Memenuhi keterbatasan anggaran

Kemampuan dukungan layanan jangka panjang


Berdasarkan detail evaluasi kriteria tersebut diatas dilakukan studi matriks perbandingan berpasangan (paired comparison judgement matrix) Model Hirarki AHP Pemilihan ERP PT KDM dan Analisa AHP Pemilihan Sistem ERP PT KDM

Fungsional

Kesenjangan

Manajemen Proyek

Accurate

Fleksibilitas

Acosys

Keandalan

Seventh Soft

Biaya Perolehan

Reputasi

WebERP

Gambar 2. Struktur Hirarki Pemilihan Sistem ERP PT KDM

Nilai konsistensi rasio evaluasi kriteria pengambil keputusan pertama (DM1) adalah 7,9% sedangkan nilai konsistensi rasio pengambil keputusan kedua (DM2) adalah 8,0%. Dimana bila nilai konsistensi rasio (CR) adalah kurang dari 10%, maka data yang diperoleh dari pengambil keputusan satu dan dua tersebut masih dapat diterima. Sehingga selengkapnya perbandingan relatif antar kriteria dari pengambil keputusan satu dan pengambil keputusan dua beserta urutan prioritas tingkat kepentingan masing-masing kriteria bagi pengambil keputusan dapat dipaparkan seperti pada tabel berikut. Tabel 4 Bobot Relatif Kriteria beserta DM2 Bobot Relatif DM1 Kriteria Eigen Vektor Priority Eigen Vektor Priority Fungsional 0,3340 2 0,3468 1 Kesenjangan 0,0702 5 0,0604 5 Manajemen Proyek 0,1144 3 0,0860 4 Fleksibilitas 0,0720 4 0,1137 3 Keandalan 0,3366 1 0,3212 2 Biaya Perolehan

Reputasi Jumlah Kolom

Average

Normalisasi Average

0,5074

0,3383

0,1004

0,0669

0,1574

0,1049

0,1289

0,0859

0,4972

0,3315

0,0229

7

0,0220

7

0,0339

0,0226

0,0499

6

0,0499

6

0,0748

0,0499

1,5000

1,0000

1,0000

1,0000

Dilakukan evaluasi tiap kriteria terhadap masing-masing alternatif pilihan ERP. Hal ini akan menghasilkan data perbadingan relatif antar ERP terhadap kriteria yang dinilai. Nilai tersebut akan direpresentasikan dalam matriks kriteria terhadap ERP dan dilakukan evaluasi dengan AHP melalui expert choice yang hasilnya adalah sebagai berikut:

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-6-5


Gambar 3 Uji Konsistensi Keseluruhan Model Pemilihan ERP

Pengukuran konsistensi perhitungan model AHP Pemilihan ERP PT KDM secara keseluruhan, yang dilakukan dengan menggunakan Expert Choice memberikan hasil evaluasi indeks konsistensi sebesar 0,01 atau sebesar 1%. Apabila indeks tersebut < 10% maka hasil evaluasi dapat diterima dan berarti cukup memenuhi persyaratan konsistensi.

Gambar 4 Analisa Sensitivitas ERP

Sedangkan berdasarkan perbandingan pencapaian ERP yang ada, tampak bahwa ERP Accurate unggul pada 3 kriteria, yaitu Kriteria Fungsional, Kriteria Legacy (Kesesuaian dengan sistem terdahulu) dan Kriteria Andal. ERP Seventh Soft unggul dalam 2 kriteria, yaitu Kriteria Kematangan Manajemen Proyek dan Kriteria Total Biaya Perolehan. ERP WebERP memiliki keunggulan pada 2 kriteria, yaitu Kriteria Fleksibilitas dan Kriteria Reputasi. Sedangkan ERP Acosys tidak memiliki keunggulan yang dominan pada semua kriteria yang dinilai.

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-6-6


0.211163 {0.078}

0.359015 {0.522} 0.324827 {0.043}

Keandalan

0.376553 {0.509} 0.406274 {0.581}

0.359015 {0.05} 0.328396 {0.061} 0.348279 {0.054} 0.33737 {0.213}

Manajemen Proyek

0.359015 {0.518}

Kesenjangan old system

0.370323 {0.555}

Reputasi

0.359015 {0.278}

Fungsional

0.359015 0.366407 {0.063} {0.399} 0

0,1

0,2

0,3

0,4

Fleksibilitas

Biaya Perolehan

0,5

Gambar 5 Analisa Sensitivitas Diagram Tornado

Berdasar analisa sensitifitas diagram Tornado tersebut, dapat dilihat bahwa kriteria yang paling dominan atau paling tinggi pengaruhnya terhadap hasil analisa yang dihitung melalui AHP untuk model pemilihan ERP di PT KDM adalah kriteria keandalan. Dimana Accurate untuk kriteria keandalan tersebut menduduki posisi maksimum. Accurate juga menempati posisi maksimum pada dua kriteria lainnya, yaitu kriteria kesenjangan terhadap sistem terdahulu dan kriteria kesesuaian fungsional proses bisnis. Sebaliknya Accurate juga menempati posisi minimum untuk kriteria fleksibilitas dan biaya perolehan, namun untuk kedua kriteria tersebut pengaruhnya tidak terlalu signifikan terhadap hasil evaluasi AHP. KESIMPULAN Evaluasi pemilihan ERP di PT KDM yang dilaksanakan dengan menggunakan metode AHP, dengan mempertimbangkan 7 kriteria tersebut diatas untuk memilih satu diantara empat pilihan ERP. Diperoleh rekomendasi bahwa ERP yang paling sesuai untuk di-implementasikan oleh PT KDM adalah ERP Accurate. Dua kriteria utama yang paling besar pengaruhnya atas model hirarki pemilihan ERP pada PT KDM adalah kesesuaian fungsional dan keandalan, keduanya memiliki kontribusi total 67% namun pada kriteria kesesuaian fungsional tersebut perbedaan antar ERP tidak terlalu ekstrem. Berdasarkan analisis sensitifitas atas hasil yang diperoleh melalui AHP dengan menggunakan diagram Tornado, dapat disimpulkan bahwa kriteria keandalan merupakan kriteria yang paling menentukan dalam model pemilihan ERP tersebut. DAFTAR PUSTAKA Figuera, J., Greco,S., and Slowinski, R., (2007). Building a Set of Additive Value Functions Representing a Reference Preorder and Intensities of Preferences: GRIP Method. European Journal of Operation Research

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-6-7


Chun, Chang Lin; Wei, Chih Wang; dan Wen, Der Yu (2007) . Improving AHP for construction with an adaptive AHP approach (A3) Automation in Construction Journal Handrianto, Nikodemus (2007), Analisa Kelayakan Penerapan ERP Pada PT. PWI, Tesis MMT, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kalbasi, Houman (2007), Assessing ERP Implementation Critical Success Factors, Master’s Thesis, Lulea University of Technology Pranoto, Subekti (2007), Pengelolaan Spesifikasi Kebutuhan Implementasi Microsoft ERP Axapta di PDAM Kota Surabaya, Tesis MMT, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Ying Jie (2005), Critical Success Factors in ERP Implementation in Finland, M.Sc. Thesis, The Swedish School of Economics and Business Administration Hidayat, Agus dan Prabantoro, Gatot (2004), Memilih Vendor Pengembang Sistem Informasi Manajemen Menggunakan Analytical Hierarchy Process, Jurnal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi UII Jogjakarta. Chun-Chin Wei, Chen-Fu Chien, dan Mao-Jiun J. Wang, (2004), An AHP-Based Approach to ERP System Selection, Department of Industrial Engineering and Engineering Management, National Tsing Hua University, Hsin Chu, Taiwan. Suryadi Kadarsah (2002), Sistem Pendukung Keputusan, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung Steuer, Ralph E., and Na, Paul (2001), Multiple Criteria Decision Making Combine With Finance : A Cathagorized Bibliographic Study, Terry College of Business University of Georgia, Risk Methodology and Systems Bayerische Landesbank New York. Saaty, T.L., (2001), Decision Making for Leaders The Analytical Hierarchy Process for Decisions in Complex World, Fourth edition, University of Pittsburgh, RWS publication Esteves, Jose and Pastor, Joan A. (2000), Towards The Unification of Critical Success Factors For ERP Implementations, Universitat Politecnica de Catalunya, Barcelona – Spain. Nah, F.F., Lau, J.L. and Kuang, J (2001), Critical Factors for Successful Implementation of Enterprise System, Business Process Management Journal

ISBN : 978-979-99735-7-3 C-6-8

PENERAPAN AHP DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PEMILIHAN ERP PADA PT KDM DI SURABAYA

Recommend Documents