PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAGI MANAJEMEN PADA PT PERUSAHAAN GAS NEGARA (PERSERO) Tbk, SBU III MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh: Dwi Clara Sumbayak NIM 1005082126
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk menguraikan peranan sistem informasi akuntansi perusahaan bagi pihak manajemen dan mengetahui proses pelaksanaan sistem informasi dalam menghasilkan informasi akuntansi yang menjadi faktor pertimbangan terpenting dalam pengambilan sebuah keputusan pada PT PGN (Persero) Tbk, SBU III Medan. Metode pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, dokumentasi, tinjauan yang terkait berdasarkan teori. Analisa data dilakukan secara deskriptif komparatif yaitu analisa dengan cara mengumpulkan data, disusun, diinterprestasikan, dan dianalisis sehingga memberikan informasi yang lengkap dalam pemecahan masalah. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa penggunaan sistem informasi akuntansi merupakan media yang efektif dan efisien dalam menjalankan fungsi dan kegiatan operasional perusahaan dan sebagai alat bantu manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat melalui hasil informasi akuntansi yang akurat dan valid. Keputusan yang diambil oleh manajemen terprogram dan pihak yang berwewenng dalam pengambilan keputusan adalah pejabat tinggi perusahaan atau top level management. Penggunaan sistem informasi akuntansi melalui sistem yang terkomputerisasi dalam bentuk database disebut Oracle, pengolahan data yang dilakukan terhubung langsung kepada server perusahaan sehingga informasi yang disebarkan dapat diketahui secara keseluruhan dan up to date.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Pengambilan Keputusan, Manajemen
ABSTRACT
This study was conducted to determine the implementation of companies accounting information system for management and how the process of information system to be important factors for making a decision in PT PGN (Persero) Tbk, SBU III Medan. Method of data collection doing by interviews, documentation, review related based on the theory. Data analysis is a descriptive comparative analysis by collecting data, compiled, interpreted, and analyzed so as to provide complete information in problem solving. The results of this study indicate that using accounting information system is an effective and efficient media in carrying out the functions and operations of the company and as a management tool for taking the right decisions with the valid and accurate results of the accounting information. Management’s decisions is programmed and the responsible person can make some decision is a high official company or top-level management. The user of accounting information system through a computerized system in database is Oracle , data processing is connected to the company server directly so that the information can be seen as a whole and up to date.
Keywords: Accounting Information Systems, Decision Making, Management.
KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkah dan rahmat-Nya sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Tugas Akhir ini disusun berdasarkan hasil penelitian di PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk SBU Distribusi Wilayah III Sumbagut yang beralamat di Jln. Imam Bonjol No.15D Medan. Tugas Akhir ini ditulis sebagai persyaratan untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma III Jurusan Akuntansi Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, namun penulis berusaha agar Tugas Akhir ini dapat memenuhi persyaratan dalam bentuk penulisan maupun dari segi isi. Dengan itu, atas segala keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis, maka kritik dan saran yang membangun dibutuhkan penulis untuk kesempurnaan penyusunan Tugas Akhir ini.
Dalam kesempatan ini, dengan rendah hati penulis mengucapkan rasa terimakasih kepada : 1. Bapak M. Syahruddin, ST.,M.T., DirekturPoliteknikNegeri Medan. 2. Bapak Darwin S.H Damanik, S.E.M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Bapak ParjuanganPardosi, S.E.M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Bapak Sastra Karo-Karo, S.E.Ak,M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Bapak Sihar Simamora, S.E.Ak., Selaku DosenPembimbing Utama. 6. Ibu Rehulina Bangun, S.E.M.Si., Selaku Dosen Pembimbing Pendamping.
7. Bapak Kastam dan Ibu Ida yang telah memberi izin melaksanakan penelitian di PT PGN (Persero) Tbk SBU Distribusi Wilayah III Sumbagut Area Medan. 8. Bapak Tengku Rifki Fauzan, Pembimbing di Lokasi penelitian . 9. Staff – staff lainnya yang ada di PT PGN (Persero) Tbk SBU Distribusi Wilayah III Sumbagut Area Medan. 10.Papa dan Mama serta Kakak dan Adik-adik penulis yang telah memberikan kasih sayang dan perhatian yang tak terhingga , memberikan semangat , dukungan , doa dan materi yang tak ternilai harganya. 11.Pangeran Emerson Audibert Sipangkar yang senantiasa memberikan dukungan ,semangat dan membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir. 13.Teman-teman kelas AK-6C. 14.Semua pihak tanpa terkecuali yang telah banyak membantu penulis dalam penyusunan laporan ini.
Akhir kata, penulis mengharapkan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya.
Medan, Agustus2014 Penulis
Dwi Clara Sumbayak NIM : 1005082126
ii
DAFTAR ISI Hal LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR ....................................................................................... i DAFTAR ISI ......................................................................................................iii DAFTAR LAMPIRAN .....................................................................................v
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ...................................................................1 1.2 Perumusan Masalah .....................................................................................2 1.3 Tujuan Pembahasan ......................................................................................3 1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................................3 1.5 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data .................................................3 1.6 Jadwal Kegiatan ...........................................................................................5
BAB 2 TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan .......................................................................... 7 2.2 Ruang Lingkup Perusahaan............................................................................ 10 2.3 Keunggulan Perusahaan ................................................................................. 13 2.4 Struktur Organisasi Perusahaan .................................................................... 13
BAB 3 TINJAUAN PUSTAKA 3.1 Pengertian Sistem .......................................................................................... 20 3.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ........................................................ 20 3.3 Pengertian Manajemen .................................................................................. 25
iii
3.4 Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengambilan Keputusan ........ 28 3.5 Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengambilan Keputusan bagi Manajemen .................................................................................................... 30
BAB 4 HASIL PENGUMPULAN dan PENGOLAHAN DATA 4.1 Hasil Pengumpulan Data...............................................................................33 4.2 Pengolahan Data............................................................................................38
BAB 5 PEMBAHASAN 5.1 Sistem Informasi Akuntansi ..........................................................................45 5.2 Peranan Sistem Informasi Akuntansi..............................................................53
BAB 6 SIMPULAN dan SARAN 6.1 Simpulan.........................................................................................................55 6.2 Saran...............................................................................................................55 DAFTAR KEPUSTAKAAN LAMPIRAN
iv
DAFTAR LAMPIRAN No Lampiran
JUDUL
Hal
Lampiran 1
: Struktur Organisasi Perusahaan (Umum).........................59
Lampiran 2
: Struktur Organisasi Perusahaan (SBU III Sumbagut).....60
Lampiran 3
: Formulir Permintaan/Penerimaan/Pengeluaran Material..............................................................................62
Lampiran 4
: Pedoman Akuntansi Sistem Akuntansi.............................63
Lampiran 5
: Pedoman Akuntansi Nomor Pusat Biaya..........................64
Lampiran 6
: Pedoman Akuntansi Pusat Biaya Sumbagut.....................65
Lampiran 7
: Pedoman Akuntansi Kode Akun Laba Rugi.....................66
Lampiran 8
: Pedoman Akuntansi Kode Akun Pendapatan...................67
Lampiran 9
: Pedoman Akuntansi Kode Akun Elemen Beban Operasi..............................................................................68
Lampiran 10
: Pedoman Akuntansi Ilustrasi Neraca.................................69
Lampiran 11
: Pedoman Akuntansi Ilustrasi Laporan Laba Rugi............70
Lampiran 12
: Pedoman Akuntansi Ilustrasi Laporan Laba Rugi............71
Lampiran 13
: Pedoman Akuntansi Ilustrasi Perubahan Ekuitas............72
Lampiran 14
: Pedoman Akuntansi Ilustrasi Laporan Arus Kas..............73
Lampiran 15
: Pedoman Akuntansi Ilustrasi Laporan Arus Kas..............74
v
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Dengan bertambah pesatnya perkembangan zaman maka informasi merupakan salah satu faktor penting dalam pengambilan keputusan karena semakin baik informasi yang dimiliki semakin berkualitas juga keputusan yang dapat diambil begitu juga dengan sebaliknya. Seiring berjalannya waktu, informasi selalu dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang ada sehingga disebut teknologi informasi , teknologi informasi selalu dikombinasikan dengan aktivitas orang yang menggunakan teknolgi tersebut untuk mendukung kegiatan operasi dan manajemen ,kombinasi ini disebut dengan sistem informasi.
Sistem informasi yang ada selalu berkembang sejalan dengan perkembangan teknologi, perkembangan teknologi sangat mempengaruhi aspek kehidupan baik secara individual maupun institusi. Dalam suatu perusahaan atau organisasi salah satu informasi yang paling penting dalam kelancaran aktivitasnya adalah informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi adalah suatu
sistem yang
berperan dalam memberikan informasi untuk pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Menurut Widjajanto (2001) “pengertian sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagaai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi , tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”.
Peranan sistem informasi akuntansi secara umum ada 4 yaitu untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya, untuk memperbaiki informasi yang telah dihasilkan oleh sistem yang salah, untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern , yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai 1
2
pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan, untuk mengurangi biaya dalam penyelenggaraan catatan akuntansi (Mulyadi, 2001 : 19).
PT Perusahaan Gas Negara merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pertambangan gas bumi khususnya dalam transmisi dan distribusi gas. Pada saat ini usaha utama perusahaan ini adalah melakukan distribusi gas bumi kepelanggan industri , komersial dan rumah tangga dan transmisi gas bumi.
Untuk mencapai tujuan perusahaan yang lebih responsif dan kinerja perusahaan terutama bagian keuangan yang lebih baik maka perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi yang digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi bagi perusahaan sangat dibutuhkan oleh pihak manajemen karena informasi yang dihasilkan berupa informasi yang berhubungan dengan laporan keuangan yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi tiap-tiap bagian yang ada dan menilai serta mengukur hasil kerja setiap unit yang ada dengan berbagai tanggung jawab dan wewenang yang telah diberikan.
Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen bukanlah tugas yang mudah, sehingga pihak manajemen dituntut untuk bertindak lebih hati-hati , teliti , dan tepat agar terhindar dari kesalahan dalam pengambilan keputusan. Atas dasar uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengambil judul “Peranan Sistem
Informasi
Akuntansi
Dalam
Pengambilan
Keputusan
Bagi
Manajemen Pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk, SBU III Medan”.
1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan untuk memperjelas permasalahan yang sedang dihadapi maka dapat dirumuskan permasalahan pokok dalam penelitian ini yaitu “Bagaimana peranan sistem informasi akuntansi dalam
3
pengambilan keputusan bagi manajemen PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. SBU III Medan”
1.3. Tujuan Pembahasan Berdasarkan perumusan masalah yang ada maka tujuan pembahasan tugas akhir ini adalah : 1. Mengetahui dan membuktikan secara empiris keterkaitan antara informasi akuntansi yang ada dengan hasil dari keputusan yang telah ditetapkan . 2. Membuktikan secara empiris seberapa besar partisipasi sistem informasi akuntansi dalam menghasilkan informasi yang menjadi dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.
1.4. Manfaat Penelitian 1. Bagi Mahasiswa Penelitian ini dapat memberikan manfaat dalam menambah wawasan berpikir mahasiswa dalam proses pemahaman pentingnya peranan sistem informasi akuntansi bagi manajemen suatu perusahaan dalam pengambilan keputusan dan cara mempelajari dan menerapkan sistem informasi akuntansi yang baik dalam suatu perusahaan.
2. Bagi Perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran atau informasi serta masukan dan pertimbangan terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan untuk kemajuan perusahaan.Hasil penelitian ini dapat dijadikan sumber informasi yang berguna untuk penelitian lainnya dalam perusahaan yang berbeda dan juga berguna sebagai studi komperatif antara sistem pendidikan yang telah diterapkan oleh Politeknik Negeri Medan dengan keadaan nyata yang sebenarnya ada diperusahaan.
4
1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1. Teknik Pengumpulan Data Untuk melengkapi penulisan Tugas Akhir ini penulis harus mengumpulkan data atau keterangan yang dibutuhkan secara lengkap dan jelas, teknik pengumpulan data tersebut dilakukan dengan cara :
a. Teknik wawancara Menurut Mudrajad Kuncoro (2003:136) jenis pengumpulan data ada dua yaitu pengumpulan data sekunder dan pengumpulan data primer. Metode pengumpulan data primer terbagi menjadi dua yaitu pengumpulan data primer aktif (PDP aktif) dan pengumpulan data primer pasif (PDP pasif).Teknik wawancara merupakan salah satu jenis metode dalam pengumpulan data primer aktif. Wawancara adalah teknik pengumpulan data melalui proses tanya jawab lisan yang berlangsung satu arah, yang artinya pertanyaan dating dari pihak yang mewawancarai dan jawaban diberikan oleh pihak yang diwawancarai. Di dalam pengumpulan data ini penulis melakukan wawancara langsung dengan bagian keuangan yaitu dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada pihak yang terkait, sehubungan dengan kegiaatan operasional dan proses kerja yang dijalankan perusahaan yang sesuai dengan sistem informasi akuntansi yang digunakan oleh perusahaan. Informasi yang dihasilkan akan menjadi salah satu faktor pertimbangan dalam pengambilan keputusan bagi pihak manajemen PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk.
b. Teknik dokumentasi Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data
dengan cara mengumpulkan
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penelitian . Dokumen-dokumen yang dikumpulkan oleh penulis adalah dokumen yang berhubungan dengan aktivitas dari sistem informasi akuntansi yang diterapkan PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk, dalam menghasilkan informasi yang berguna sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan bagi pihak manajemen. contoh dokumen yang dikumpulkan dapat berupa diagram alir dalam penyusunan laporan keuangan, formulir permintaan/penerimaan/pengiriman material. Jenis Data
5
terbagi menjadi empat jenis (Mudrajad Kuncoro (2003:127), salah satunya adalah jenis data berdasarkan sumbernya.
Berdasarkan sumbernya , sumber data umumnya berasal dari data primer , data sekunder , data eksternal dan data internal. Jenis data yang diperoleh dari proses dokumentasi dinamakan data sekunder. Data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber kedua atau sumber sekunder dari data yang kita butuhkan . Data sekunder dalam penelitian ini adalah data yang diperoleh dengan menggunakan teknik dokumentasi mengenai dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan dalam menghasilkan informasi yang menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
2. Teknik Pengolahan Data Data yang diperoleh akan disusun dan diolah menggunakan metode pengolahan data deskriptif yaitu teknik yang menggambarkan semua peristiwa dan pembuatan objek penelitian yang teliti. Kemudian dokumen-dokumen yang memperlihatkan prosedur yang digunakan dalam penerapan sistem informasi akuntasi dalam pengambilan keputusan bagi manajemen dan hasil dari pengumpulan data akan dianalisa dan diinterprestasikan untuk mengetahui bagaimanakah peranan sistem informasi akuntansi dalam menghasilkan infomrasi yang menjadi salah satu faktor penting dalam pengambilan keputusan bagi manajemen PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk, SBU III Medan dan seberapa besar pengaruh informasi yang diberikan dalam menghasilkan keputusan yang tepat dan baik bagi pihak manajemen perusahaan.
6
1.6. Jadwal Kegiatan Kegiatan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini membutuhkan waktu selama kurang lebih lima bulan melalui proses pencatatan, pelaksanaan, dan penulisan laporan dengan alokasi waktu sebagai berikut:
Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Tahun 2014 No
Kegiatan
Mei 3
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Tabulasi dan Analisa Data
4
Menyusun Konsep Laporan
5
Konsultasi pada Pembimbing
6
Sidang Tugas Akhir
4
Juni 1
2
3
Juli 4
1
2
3
Agustus 4
1
Perbaikan Laporan Tugas 7
Akhir
8
Penggandaan Laporan
Sumber : Buku Pedoman Tugas Akhir Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan (2014 : 19)
2
3
4
