Situatie en behoeften Hugo Troch 2 april 2003
1
Software-ontwikkeling in de scholengemeenschap
1.1
Uitgangspunten
Een school is een organisatie die veel gegevens binnenkrijgt en moet verwerken. Deze gegevensstromen moeten zo effici¨ent mogelijk benut worden. Zowel in de administratie als in de evaluatiepraktijk is er een grote behoefte aan accurate en snelle gegevensverwerking. In vele scholen verlangt men naar een goed leerling-volgsysteem. Informatica kan daarbij een grote rol spelen. Het is echter moeilijk om software te vinden die kant en klaar is. Er zijn gemeenschappelijke kenmerken in de meeste schoolorganisaties. Maar elke school heeft ook zijn eigen tradities en gevoeligheden i.v.m. evaluatie en gegevensbeheer. Er moet dus gezocht worden naar software die algemeen is waar mogelijk en specifiek waar nodig. Dit is mogelijk door software-ontwikkeling te situeren op het niveau van de scholengemeenschap Ik denk dat we een dergelijke ontwikkeling het best in gang zetten, door te werken met een goed afgelijnd, duidelijk project, dat gedragen wordt door de 4 scholen van de scholengemeenschap.
1.2
Projectvoorstel
In de 4 scholen van de schoolgemeenschap software ontwikkelen voor 1. Het verzamelen van de evaluatiegegevens (cijfers en tekst). 2. Het opstellen van een schoolrapport en het beheer van de evaluatiegegevens op korte termijn. 3. Het bewaren van de evaluatiegegevens op langere termijn. In eerste instantie voor de loopbaan van een leerling op ´e´en school. Dit kan door gebruik te maken van een relationele databank en/of archief. 4. Het ontwikkelen van software voor het presenteren van deze informatie. Dit kan op traditionele manier, of elektronisch via netwerktechnologie.
1.3
Organisatorisch kader
1. Er wordt een structuur opgezet om het project op te volgen en te sturen. Deze moet op directieniveau behoeften formuleren, doelstellingen vastleggen, de fasering van het project bewaken en uiteindelijk het project evalueren. 2. In elke school wordt een technische groep gevormd, die de implementatie van de software in de eigen school ter harte neemt. 3. Op niveau van de scholengemeenschap wordt de algemene software ontwikkeld. Op dat niveau worden specifieke aanpassingen doorgevoerd in samenspraak met de individuele scholen en wordt begeleiding aangeboden voor de implementatie in de individuele scholen.
1
4. Er wordt gewerkt aan het algemeen project. Volgende onderdelen kunnen bv. aan bod komen: ontwikkelen algemene software, ondersteuning bij implementatie, ondersteuning van de leraars (bv. op een aangepaste web-site), uitbouw documentatie, delen van kennis en vaardigheden. 5. Er wordt gewerkt aan een specifiek project per school. Zo is er nu al vraag naar een verdere ontwikkeling van het vakrapport, ontwikkelen van een attituderapport, ontwikkelen van een commentaarrapport en hulp bij specifieke implementatieproblemen. 6. Alle software die ontwikkeld wordt, moet open-source zijn. Dat betekent dat de broncode en de software-documentatie vrij beschikbaar moet zijn en gebundeld aangeboden wordt met de programma’s. Dit garandeert de verdere dynamiek van de software-ontwikkeling.
2
Waar staan we?
2.1
Wat moeten we behandelen?
1. Welke formele gegevens spelen een rol bij de beoordeling van de leerlingen? 2. Hoe worden deze gegevens voorgesteld: cijfers, letters, tekst, ... . 3. Wanneer worden welke evaluatiegegevens verzameld? 4. Op welke manier worden de gegevens verzameld, verwerkt, bewaard en verspreid? 5. In welke technische omgeving worden deze gegevens verwerkt? 6. Welke formele gegevens zou men in de toekomst graag implementeren op school? Hoe?
2.2
Huidige situatie evaluatiegegevens
Bij de bespreking van een leerling en bij de rapportering wordt rekening gehouden met een aantal elementen. Naast de minder formele elementen (indrukken, algemene beoordeling attitude, beschrijving van omstandigheden, ervaringen, . . . ), worden formele elementen gebruikt. Deze worden electronisch of manueel verwerkt.
Algemene commentaar klasleraar Attituderapporten Cijferloopbaan Cijferrapporten Gegevens lagere/andere school Gegevens studiekeuze Interne commentaar leraars Pedagogisch leerlingendossier Vakrapporten Woordcommentaar per vak
2.3 2.3.1
VTI m – m e m m e m – e
St. Rita m – e e e e e e e e
St.Jozef m m m e m/e m e m – e
RegPacho m – m e m m m m – m
Evaluatiepraktijken - VTI Algemeen
De leerlingendossiers en de studiegegevens worden verzameld als papieren weerslag in kaftjes. Er is geen of weinig elektronische verwerking. De schooladministratie en de leerkrachtengegevens worden beheerd met WISA en met Outlook (met verschillende gegevens) op verschillende pc’s
2
De punten en de rapportering gebeurt via een databank in Access. Vroeger gebeurde dit in een DOS-omgeving die zeer moeilijk te manipuleren was. (bv. Geen gegevensoverdracht naar Windows-omgeving). Deze databank was bedoeld als gedeeltelijke, voorlopige oplossing, maar ze draait nu al een volledig jaar. Ze moet tegen volgend jaar zeker vervangen worden. 2.3.2
Periodiciteit
De evaluatiegegevens worden verzameld op vaste tijdstippen in het jaar. MAANDRAPPORT 3,4 of 5 keer per jaar een maandrapport. De cijfers worden uitgedrukt in procenten en zijn vergezeld van een geschreven commentaar van de klasleraar. TRIMESTERRAPPORT 2 of 3 keer per jaar een trimester of semesterrapport. Dit bevat een cijfer voor het examen en een voor het dagelijks werk. JAARRAPPORT 1 keer per jaar een jaarrapport, met een globaal cijfer voor elk vak en voorzien van de formele beslissing van de klassenraad. 2.3.3
Huidig schema evaluatiegegevens
¾
Leraar
2.3.4
-
Opbouw en verzamelen cijfers en letters
Leerlingen en leraars administratie
¾ - Rapport ½
» ¼
Technische omgeving
1. Verzamelen gegevens: Excel. De gegevens worden bewaard op een schijfje per leraar. 2. Ordenen en verwerken van de gegevens: Access. E´en secretariaatscomputer. De leraars tikken hun gegevens zelf in en kunnen ook zelf een afdruk maken. 2.3.5
Plannen
Volgend jaar willen we in een stabielere omgeving werken. De databank moet na grondige analyse opnieuw opgebouwd worden. De gegevens van de voorbije jaren moeten toegankelijker worden voor de mensen.
2.4 2.4.1
Evaluatiepraktijken - SintRita Uitgangspunten
Wij hebben op Sint Rita in de loop van de voorbije jaren een praktijk ontwikkeld die gesteund is op volgende principes:
3
1. Gedecentraliseerde gegevensverzameling. De gegevens worden zo dicht mogelijk bij de gebruiker verzameld. Gegevens worden slechts eenmaal manueel verzameld. Verdere bewerkingen moeten zoveel mogelijk geautomatiseerd worden. 2. E´en gecentraliseerde (goed gestructureerde) databank houdt zoveel mogelijk gegevens bij van leerlingen en leraars. Deze databank is relationeel en sterk modulair opgebouwd, om maximale flexibiliteit toe te laten. 3. Client/server-architectuur. Steunen op een sterk uitgebouwd intern netwerk, voor gemeenschappelijk delen van de gegevens. 4. Gebruik van web-technologie¨en, voor een intu¨ıtieve gegevenspresentatie. 2.4.2
Periodiciteit
De evaluatiegegevens worden verzameld op vaste tijdstippen in het jaar. Enkel het pedagogisch leerlingendossier wordt permanent in de loop van het jaar door de leerkrachten bijgehouden. MAANDRAPPORT 3,4 of 5 keer per jaar een maandrapport. De cijfers worden uitgedrukt in procenten en zijn vergezeld van een geschreven commentaar van de klasleraar. SEMESTERRAPPORT 2 keer per jaar een semesterrapport en vakrapport. Dit bevat een cijfer voor het examen en een voor het dagelijks werk. Het vakrapport bevat cijfers en commentaar in een presentatie die door de vakleraar/vakgroep bepaald wordt. JAARRAPPORT 1 keer per jaar een jaarrapport, met een globaal cijfer voor elk vak en voorzien van de formele beslissing van de klassenraad. 2.4.3
Huidig schema evaluatiegegevens
¾ 1
Leraar
2 ¾ 3
Opbouw en verzamelen cijfers en letters
¾ 5
¾ Consultatie ½
2.4.4
Leerlingen en leraars administratie
¡@ ¡ 4 @ ª »¾ ¡ @ R Rapport ¼½
Analyse ³ 1 - Databank - ³³³ ½ ³ bewaren en H HH6 ¾ beheer H H j Consultatie ½
» ¼
Technische omgeving
1. Verzamelen gegevens: WinPunt. Dit is een stand-alone-programma, dat draait op de leraarscomputers (thuis en/of op school). De gegevens worden bewaard op een schijfje per leraar. 4
» ¼ » ¼
2. Ordenen en verwerken van de gegevens: PuntCentraal. E´en secretariaatscomputer en een secretariaatsmedewerker verzamelen de gegevens. Het netwerk wordt gebruikt als back-upmogelijkheid. 3. Bewaren en presenteren gegevens: SQL-server en RitaWeb. Client-server omgeving en webtechnologie voor de verspreiding van de gegevens. 2.4.5
Plannen
1. Zoeken naar nieuwe architectuur die steunt op de databank-technologie. Grotere integratie in de centrale databank. 2. Betere behandeling van de tekst op de vakrapporten. 3. Betere/andere lay-out van de rapporten. 4. Meer specifieke vakcommentaar integreren in de vakrapportage. 5. Afschaffen van de DOS-versie voor de leraars. 6. Aanbieden van mogelijkheden om de punten via email door te sturen naar de school.
2.5 2.5.1
Evaluatiepraktijken - St-Jozef Huidige situatie
We gebruiken voor de leraars het programma dat ook op StRita gebruikt wordt. Voor het centraal beheer gebruiken we de DOS-versie. De gegevens worden in het begin van het jaar uit Wisa ge¨ımporteerd. Ze worden niet bewaard op langere termijn. 2.5.2
Plannen
1. Invoeren van een attituderapport, ge¨ıntegreerd in het huidige puntenprogramma. 2. Bewaren van de gegevens van de leerlingen op langere termijn. 3. Mogelijkheid en uitbreiding van de eigen layout-mogelijkheden.
2.6 2.6.1
Evaluatiepraktijken - RegPacHo Huidige situatie
Ivm de elektronische puntenboek: wij werken nu met een mastodontprogramma in Lotus. Elk jaar is dat een titanenwerk om alle nieuwe samenzettingen (die per klas en per vak verschillen) opnieuw te programmeren, zodat de juiste mediaan wordt berekend. Deze taak wordt opgenomen door een secretariaatsmedewerker. Na de voorbereidende fase tikken de leraars de cijfers in op een centrale PC. De andere evaluatiegegevens worden manueel beheerd. 2.6.2
Plannen
Op onze school is er reeds enige bespreking gebeurd ivm de elektronische dossiers. De volgende gegevens zouden ze moeten kunnen bevatten: 1. Administratieve gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, adres, nationaliteit, plaats in het gezin, naam en ev. adres moeder, telefoonnummers gezin thuis + ouders (ook GSM), vorige school, huidige klas, afwezigheden, indien mogelijk een pasfoto, reftergegevens, studentenkaart, vervoer . 5
2. Schoolresultaten: (a) resultaten van het lopende schooljaar (perioderapport + commentaar, trimestrieel rapport, klasgerniddelde en mediaan) (b) resultaten van voorgaande schooljaren (klas, perioderapport met commentaar, attest + cijfers/vak/trimester + jaartotaal, klasgemiddelde en mediaan + ev. deliberaties, waarschuwingen, uitgestelde proef, vakantietaken met of zonder test, adviezen van CLB) (c) namen van vakleerkrachten, ook die van de voorgaande jaren (d) (Studie)begeleiding : bijbeenlessen, specifieke studiebegeleiding, inhaaltoetsen, avondstudie, specifieke aandachtpunten, bv. attesten en contracten i.v.m. leer-of studieproblemen, oudercontacten, ook de niet- georganiseerde. (e) Eventueel een luik Vertrouwelijk (enkel toegankelijk met wachtwoord) voor gezondheidsproblemen, gedragsmoeilijkheden, sociale problemen, e.d. 3. Oud-Ieerlingen (ook van NOL = niet-afgestudeerde oud-lln.) Eventueel toevoegen welke lln. in de llnraad e.d. zetelen
2.7
Doelstellingen
1. Geen stap terug, voor geen enkele school. 2. Verzamelen van evaluatiegegevens bij leraars op een gebruiksvriendelijke manier. 3. Rekening houden met de aard van de evaluatiegegevens die kunnen verschillen van school tot school. 4. Presenteren van de evaluatiegegevens op een manier die in de lijn ligt van de huidige praktijk op de aparte scholen. 5. Bewaren van de evaluatiegegevens over langere termijn. 6. Presenteren van evaluatiegegevens op langere termijn, op een aangepaste manier. 7. Uitwisselen van evaluatiegegevens tussen de verschillende scholen. 8. Continu¨ıteit van de software-ontwikkeling bewaken.
2.8
Problemen
De vier scholen hebben een verschillende achtergrond, ze evalueren op een andere manier, ze hebben andere noden, andere mogelijkheden, andere materiele middelen, andere infrastructuur, andere mensen. Ook de heterogeniteit in de projectgroep is groot. Dat wil niet zeggen dat samenwerking onmogelijk is, wel dat de samenwerking goed moet georganiseerd worden. 2.8.1
Netwerkproblemen
Het samenwerken met verschillende mensen aan een centrale databank stelt eisen aan de hardware: 1. Er moeten servers draaien die de taken aankunnen. Er moet gezorgd worden voor betrouwbaar gegevensbeheer. 2. Een (of meerdere) netwerken moeten fysiek aangelegd worden. Dit stelt specifieke problemen (kabels, glasvezel, draadloos, ...). 3. Het beheer van de server-software moet deskundig gebeuren (concepten, ontwerp, onderhoud,. . . ) 4. Er moet nagdacht worden over rechten en toegankelijkheid. 6
5. De beveiligingsproblemen moeten opgelost worden. Men kan in een client-server-omgeving de netwerkproblemen en de software-ontwikkeling parallel aanpakken. In eerste instantie kan men ´e´en enkele PC client en server laten ’spelen’. Dit is trouwens de beste manier van werken tijdens de ontwikkeling van nieuw materiaal. 2.8.2
Integratie problemen
Oude oplossingen voor problemen blijven bestaan naast nieuwe. Gedurende kortere of langere periode moet men zelfs parallel werken. 1. In de verschillende scholen wordt in andere omgevingen gewerkt. De leraarsadministratie gebeurt op alle scholen met externe paketten. Voor de leerlingadministratie wordt WISA in St Jozef en VTI gebruikt. In RegPacho wordt Informat gebruikt. In Sint Rita wordt uitsluitend met eigen software gewerkt. 2. In eerste instantie zal moeten gewerkt worden met importeren en exporteren van de gegevens tussen de verschillende paketten. Het updaten van de gegevens zal manueel moeten gebeuren (twee keer). 3. Op termijn zal naar een stabiele verdeling gezocht worden tussen externe en eigen software. 2.8.3
Tijdsproblemen
Er is een dwingende deadline voor de ingebruikname van nieuwe software. 1. In Sint Jozef en Sint Rita wil men in elk geval volgend jaar met de client-server-architectuur werken. WinPunt wordt volgend schooljaar gebruikt voor de leraars. 2. In VTI moeten enkele problemen opgelost worden: het exporteren van de gegevens uit WISA moet bestudeerd worden. De netwerkomgeving moet bestudeerd worden. 3. In RegPacho moet gekeken worden naar de mogelijkheden voor export vanuit Informat. De netwerkomgeving moet bestudeerd worden. De plaats van het Lotus-programma moet besproken worden en desgevallend moet er een oplossing gezocht worden om Lotus te laten samenwerken met andere programma’s. 2.8.4
Kennisproblemen
Er is een groot verschil in kennis tussen de medewerkers in de projectgroep. 1. Kennis i.v.m. netwerken en netwerkbeheer. 2. Kennis i.v.m. ontwerp van databanken. 3. Kennis i.v.m. het beheer van databanken. 4. Kennis i.v.m. ontwerp rapporten en formulieren (Access). 5. Kennis van de eigen school, geschiedenis, beslissingsprocedures. 6. Programmeervaardigheden. 7. Kennis van webtechnologie¨en. Er zal in elk geval een zeer grote leerinspanning moeten geleverd worden.
7
2.8.5
Prioriteiten
In elke school moeten prioriteiten gesteld worden. Het is onmogelijk om alles hier en nu te realiseren. Dat betekent dat er in elke school een prioriteitenplan moet opgesteld worden, dat dan zoveel mogelijk moet geco¨ordineerd worden op niveau van de scholengemeenschap. 1. Wordt eerst aandacht gegeven aan de netwerkproblematiek? 2. Wordt eerst aandacht gegeven aan de administratieve ontwikkeling? 3. Wordt de rapport- en cijferproblematiek eerst aangepakt? 4. Wanneer worden webtechnologie¨en ge¨ıntroduceerd? 5. Hoe wordt de integratie van externe software en eigen software aangepakt? Op welke termijn willen we die integratie realiseren?
8
