SISTEM PENGOLAHAN DATA PENGAWASAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA PADA TENAGA KERJA KOTA MEDAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Oleh : IRYA NANDA DALIMUNTHE 1130000012
JENJANG PENDIDIKAN DIPLOMA 3 PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK POTENSI UTAMA MEDAN 2014
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah penulis ucapkan puji syukur atas kehadiran Allah SWT yang telah memberikan kesehatan dan kesempatan kepada penulis sehingga penulis dapat melaksanakan dan menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dengan baik. Pada dasarnya pendidikan adalah suatu proses pembentukan. Pendidikan tidak hanya mengembangkan dimensi Kognitif peserta didik tetapi juga membentuk watak dan kepribadian. Pemikiran ini jugalah mengapa dalam kurikulum diadakan Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) sebagai kewajiban yang harus dilaksanakan untuk menerapkan ilmu yang telah diperoleh dalam perkuliahan serta mengenal dunia kerja. Dalam penyusunan laporan ini penulis juga mengambil beberapa buah pemikiran dari para pegawai yang bekerja di Dinas Sosial Tenaga Kerja Kota Medan serta buku-buku panduan yang mendukung penyusunan laporan ini. Selama proses menyusun laporan ini penulis telah banyak mendapatkan bimbingan maupun bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1.
Ibu Roslina,MIT, selaku Pembimbing
yang telah memberi arahan dan
masukan yang berguna dalam penulisan Praktek Kerja Lapangan ini.
2.
Bapak Bob Subhan Riza, ST, selaku Ketua Yayasan Potensi Utama.
3.
Ibu Rika Rosnelly, SH, M.Kom, selaku Ketua STMIK Potensi Utama.
4.
Ibu Lili Tanti, M.Kom, selaku Wakil Ketua I STMIK Potensi Utama.
5.
Ibu Ratih Puspasari, M.kom, selaku Ketua Program Studi STMIK Potensi Utama Jurusan Manajemen Informatika.
6.
Ibu Ir. Rosmalina Dewi yang telah bersedia menerima penulis untuk melakukan PKL di Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan.
7.
Kepada Orang Tua dan Keluarga penulis yang telah membimbing dan telah memberikan dorongan dan bantuan baik do’a maupun material sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini.
8.
Kepada beberapa teman terbaik di kelas Manajemen Informatika A Pagi. Khususnya buat Putri Retno Sari, Dimas Agung Satria dan William Flabianus serta yang lainnya yang selalu membantu penulis dalam proses pelaksanan PKL dari awal hingga akhir.
Dalam penyusunan Laporan ini penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan ini agar lebih bermanfaat bagi penulis dan bagi kita semua. Medan, 03 Maret 2014 Penulis,
(Irya Nanda Dalimunthe) 1130000012
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................................................... i DAFTAR ISI ..................................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ v DAFTAR TABEL ............................................................................................. vi DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... vii BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 1 I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan (PKL) ............................... 1 I.2. Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan.......................................... 2 I.2.1. Identifikasi Masalah ............................................................... 2 I.2.2. Rumusan Masalah .................................................................... 3 I.2.3. Batasan Masalah ...................................................................... 3 I.3.Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan .................................. 4 I.3.1. Tujuan Praktek Kerja Lapangan .............................................. 4 I.3.2. Manfaat Praktek Kerja Lapangan ............................................ 4 I.4. Metode Pengumpulan Data............................................................... 5
I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan........................................................ 6
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ........................................... 7 II.1. Sejarah Singkat Perusahaan............................................................. 7 II.2. Struktur Organisasi Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan.. 8 II.3. Mekanisme Sistem yang Berjalan ................................................... 28
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN ................................................ 30 III.1. Analisa Masalah ............................................................................ 30 III.1.1. Analisa Input ...................................................................... 31 III.1.2. Analisa Proses .................................................................... 33 III.1.3. Analisa Output ................................................................... 35 III.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan ...................................................... 36 III.3. Strategi Pemecahan Masalah ......................................................... 36 III.4. Perancangan .................................................................................. 37 III.4.1. Diagram Konteks ........................................................................ 37 III.4.2. Data Flow Diagram (DFD) ......................................................... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................... 42 IV.1. Kesimpulan ................................................................................... 42 IV.2. Saran ............................................................................................. 43 DAFTAR PUSTAKA
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan (PKL) Seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi dan perkembangan dunia menuju era globalisasi, maka dituntut terciptanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas. Sehingga SDM yang diharapkan adalah orang-orang yang benar-benar terampil dalam penggunaan dan pengaplikasian alat teknologi yang semakin canggih dan siap pakai dalam bidang tertentu. Untuk menghasilkan SDM yang berkualitas, maka pemerintah maupun pihak swasta baik dalam dan luar negeri berusaha mendidik tenaga kerja termasuk calon tenaga kerja agar menjadi SDM yang ahli di bidangnya masing-masing. Salah satu usaha pembangunan SDM adalah tersedianya lembaga pendidikan yang menghasilkan SDM tersebut. Dalam rangka mendukung pembangunan SDM tersebut, STMIK POTENSI UTAMA MEDAN sebagai salah satu lembaga pendidikan tinggi swasta yang merupakan
bagian
dari
sistem
pendidikan
tinggi
nasional
berupaya
mengembangkan SDM menjadi tenaga kerja terampil dan siap pakai, sehingga dapat mendukung efektifitas dan efesiensi kerja. Atas dasar inilah STMIK POTENSI UTAMA membimbing mahasiswanya agar menjadi tenaga kerja yang berkualitas dan professional untuk terjun ke dunia kerja yang sesuai dengan profesinya masing-masing. Penulis melakukan praktek
kerja lapangan di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang beralamat di Jl. K.H. Wahid Hasyim No. 14 Medan. Kenyataan ini kemudian akan dilihat secara menyeluruh dalam laporan PKL yang berjudul “Sistem Pengolahan Data Pengawasan Keselamatan dan Kesehatan Kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan”. Alasannya untuk pengawasan keselamatan dan kesehatan kerja di suatu perusahaan sehingga penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah di peroleh dibangku perkuliahan ke dalam lingkungan kerja yang sebenarnya.
I.2. Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan merupakan hal yang sangat penting untuk ditentukan terlebih dahulu sebelum pada tahap pembatasan selanjutnya. Dalam melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL) penulis ditempatkan di bidang Pengawasan Ketenagakerjaan, yang bertugas melakukan kegiatan pengawasan ketenagakerjaan di suatu perusahaan yang melingkupi Pengawasan Norma Kerja, Pengawasan Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Pengawasan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)
I.2.1. Identifikasi Masalah Adapun yang menjadi permasalahan dalam penelitian yang dilakukan pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah sebagai berikut:
1. Adanya kesulitan dalam hal mencari dan merekam data kesehatan dan keselamatan kerja di perusahaan yang ada di Kota Medan khususnya pengesahan peralatan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) di perusahaan. 2. Adanya kesulitan dalam hal pengawasan kesehatan dan keselamatan kerja dimana banyaknya perusahaan yang perlu diawasi.
I.2.2. Rumusan Masalah 1. Bagaimana cara melakukan dan mempermudah proses perekaman pengesahan peralatan keselamatan dan kesehatan kerja (K3)? 2. Bagaimana cara memperoleh informasi keselamatan dan kesehatan kerja di perusahaan yang ada di Kota Medan?
I.2.3. Batasan Masalah Sehubungan dengan kemampuan penulis dan luasnya cakupan permasalahan yang ada, dan untuk memfokuskan kepada sebuah pokok pembahasan yang lebih spesifik dalam penulisan laporan praktek kerja lapangan ini agar sesuai dengan judul, penulis hanya membahas Sistem Pengolahan Data Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang mencakup : 1. Proses Perekaman pengesahan pemakaian peralatan keselamatan dan kesehatan kerja. 2. Proses penerbitan pengesahan keselamatan dan kesehatan kerja.
I.3. Tujuan Dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan I.3.1. Tujuan Praktek Kerja Lapangan Adapun yang menjadi tujuan dilakukannya Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah : 1. Agar mahasiswa/i mengenal dan mengetahui lapangan kerja sebelum benar-benar terjun kedalam masyarakat. 2. Mengetahui sistem yang berjalan ditempat mahasiswa/i melakukan PKL . 3. Untuk melatih dan menambah pengetahuan serta keterampilan
mahasiswa/i dalam memecahkan masalah-masalah yang timbul dilingkungan kerja sesungguhnya. 4. Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan oleh instansi atau perusahaan. 5. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Manajemen Informatika pada STMIK POTENSI UTAMA
I.3.2. Manfaat Praktek Kerja Lapangan Adapun manfaat yang dicapai dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Secara Praktis, diharapkan mampu memberi masukan dan bahan evaluasi bagi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, dalam meningkatkan
profesionalisme tugas yang di berikan, dalam hal perekaman pengolahan data dan informasi. 2. Secara Akademis, diharapkan menjadi sumbangsih bagi STMIK POTENSI UTAMA MEDAN, khususnya jurusan Manajemen Informatika dalam upaya memperkaya pengetahuan dan bahan bacaan berdasarkan masalah dan analisis permasalahan perekaman dan informasi keselamatan dan kesehatan kerja di perusahaan yang ada di Kota Medan.
I.4. Metode Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang digunakan selama pelaksanaan Praktek Kerja lapangan ini adalah : 1. Pengamatan (Observasi) Penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat objek pembahasan yang ingin di peroleh yaitu melalui bagian-bagian penting dalam pengambilan data keselamatan dan kesehatan kerja nilai yang diperlukan. Pengambilan data penulis dilakukan pada seksi Pengawasan Keselamatan dan Kesehatan Kerja di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. 2. Wawancara (Interview) Penulis melakukan interview untuk mendapatkan penjelasan masalahmasalah yang sebelumnya kurang jelas dan untuk meyakinkan bahwa data yang diperoleh/dikumpulkan benar-benar akurat. Dimana penulis melakukan interview kepada pihak yang berkompeten Bapak B. Robert Tambunan, SH, selaku Kepala Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
3. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Metode ini penulis mengutip beberapa bacaan yang berkaitan dengan pelaksanaan praktek kerja lapangan yang di laksanakan di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan selama 1 bulan. Yang dikutip dari beberapa pendapat dari buku bacaan ataupun buku diktat yang digunakan selama kuliah. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan teori yang kuat melalui bukubuku atau litelature yang tersedia di perpustakaan, baik berupa bahan-bahan kuliah yang berhubungan dengan penulisan laporan PKL ini, seperti buku Undang-undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan Praktek kerja lapangan dilakukan di Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang beralamat di Jl. K.H. Wahid Hasyim No. 14 Medan. Kegiatan ini dilaksanakan kurang lebih satu bulan yakni dari tanggal 16 September 2013 sampai dengan 15 Oktober 2012 selama 22 hari kerja. Waktu praktek kerja lapangan dilaksanakan setiap hari Senin – Jum’at, dimulai pukul 08.30 WIB, istirahat pukul 12.10 – 13.10 WIB, selesai kerja pukul 16.15 WIB.
STRUKTUR ORGANISASI DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN
DINAS
SEKRETARIAT
Sub Bagian Umum
Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Penyusunan Program
Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan
Bidang Pelatihan Dan Produktifitas
Kelompok Jabatan Fungsional
Bidang Pelayanan Sosial
Bidang Pembinaan Dan Penempatan Tenaga Kerja
Seksi Bantuan Sosial
Seksi Undian Dan Pengumpulan Uang
Seksi Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negri
Seksi Organisasi Pekerja Pengusaha Pendidikan Dan Purna Kerja
Seksi Pengawasan Norma Kerja
Seksi Instruktur Dan Lembaga
Seksi Bimbingan Sosial
Seksi Rehabilitasi
Seksi Penempatan Tenaga Kerja Luar Negri
Seksi Persyaratan Kerja Dan Pengupahan
Seksi Pengawasan Keselamatan Dan Kesehatan Kerja
Seksi Sertifikat
Seksi Pembinaan Daerah Kumuh Dan Penanggulangan Bencana
Seksi Informasi Pasar Kerja
Seksi Perselisihan Hubungan Industrial/PHK
Seksi Pengawasan Jamsostek
Seksi Bimbingan Produktivitas Tenaga Kerja Dan Pemagangan
Bidang Bina Sosial
Bidang Hubungan Industrial SyaratSyarat Kerja Dan Purna Kerja
Seksi Kepahlawanan Keperintisan Dan Kesetiakawanan Sosial
UPT Gambar II.1. Struktur Organisasi Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan Sumber : Peraturan Daerah Kota Medan No.3 Tahun 2009 Tanggal 04 Maret 2009
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
II.1. Sejarah Singkat Perusahaan Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan telah lahir sejak berlaku nya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, namun secara Dejure Dinas Sosial Tenaga Kerja Kota Medan lahir setelah ditetapkannya Keputusan Walikota Medan no. 59 tanggal 15 November 2001 tentang tugas pokok dan fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan Sebeumnya Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan bernama Departemen Tenaga Kerja Kota Medan yang membawahi tiga daerah tingkat II yakni Kota Medan, Kabupaten Deli Serdang dan Kotamadya Tebing Tinggi dengan adanya otonomi daerah, maka Kabupaten Deli Serdang dan Kota Madya Tebing Tinggi berdiri sendiri dan akhirnya Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan mempunyai luas wilayah lama dengan areal Kota Medan, yakni 26.510 ha, dengan jumlah penduduk 2.210.743 jiwa, angkatan kerja 776.179 orang, jumlah lowongan kerja 1,329 orang, jumlah penempatan 1.121 orang dan jumlah pengangguran sebesar 71.712 orang. Jumlah perusahaan yang terdaftar di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan tahun 2013 sesuai dengan UU No. 7 Tahun 1981 adalah 6.128 perusahaan dimana 5.144 diantaranya telah mengikuti program Jamsostek.
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang membawahi 1 orang Kabag TU, 5 orang Ka-Subdis dan 21 orang Kepala Seksi dengan total jumlah personil sebanyak 93 orang. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota Medan di bidang ketenagakerjaan, bertugas melaksanakan sebahagian urusan rumah tangga kota medan dalam bidang ketenagakerjaan dan berfungsi: a. Merumuskan
kebijakan
teknis
di
bidang
ketenagakerjaan
serta
melaksanakannya. b. Mengawasi kegiatan dibidang hubungan industrial, perlindungan pekerja, dan jaminan sosial tenaga kerja. c. Memberikan rekomendasi tenaga kerja asing (TKA) bagi keperluan imigrasi dan perizinan dibidang ketenagakerjaan. d. Melaksanakan seluruh kewenangan yang ada sesuai dengan bidang tugas nya. e. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Kepala Daerah.
II.2. Struktur Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan Struktur organisasi yang digunakan oleh Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah struktur organisasi linier dan staff yang berada di bawah
naungan koordinasi Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, dimana seluruh pegawainya adalah Pegawai Negeri Sipil dibawah naungan pemerintah daerah Kota Medan. Kantor Dinas merupakan unsur pelaksana pemerintah daerah, yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Struktur organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah salah satu kerangka yang menguraikan tentang kedudukan, tugas, fungsi, dan tanggung jawab yang berbeda. Tujuan dari struktur organisasi itu adalah untuk membina keharmonisan kerja antar pegawai agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan teratur dan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara maksimal. Adapun struktur organisasi Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dapat dilihat pada gambar II.1. sebagai berikut :
II.2.1. Tugas Pokok Dan Fungsi Dari gambar struktur organisasi yang digunakan pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dapat dijelaskan wewenang dan tanggung jawabnya dari bagian yang ada sebagai berikut :
1.
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan Dinas merupakan unsur pelaksana pemerintah daerah, yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Dinas mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang Sosial dan Tenaga Kerja berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan yang menyelenggrakan fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis di bidang sosial dan ketenagakerjaan. b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang sosial dan ketenagakerjaan. c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan ketenagakerjaan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. Sekretariat Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Sekretariat mempunyai tugas pokok
melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup kesekretariatan meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan. b. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Dinas. c. Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan Dinas yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan kerumah tanggaan Dinas. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.1 Sub Bagian Umum Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Umum. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum. c. Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah dinas,
penataan
kearsipan,
perlengkapan,
dan
penyelenggaraan
kerumahtanggaan Dinas. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.2 Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan. c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.3 Sub Bagian Penyusunan Program Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program. b. Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program Dinas. c. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Dinas. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3. Bidang Bina Sosial Bidang Bina Sosial dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Bina Sosial mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup bantuan sosial, bimbingan sosial, dan kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Bina Sosial. b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup bantuan sosial, bimbingan sosial, kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial. c. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelenggaraan bina sosial sesuai standar yang ditetapkan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3.1 Seksi Bantuan Sosial Seksi Bantuan Sosial dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Bina Sosial yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Bantuan Sosial. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup bantuan sosial. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup bantuan sosial.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3.2 Seksi Bimbingan Sosial Seksi Bimbingan Sosial dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Bina Sosial. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Bimbingan Sosial. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup bimbingan sosial. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup bimbingan sosial. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3.3 Seksi Kepahlawanan Keperintisan Dan kesetiakawanan Sosial Seksi Kepahlawanan Keperintisan dan Kesetiakawanan Sosial dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Bina Sosial. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan
rencana,
program,
dan kegiatan
Seksi
Kepahlawanan
Keperintisan dan Kesetiakawanan Sosial; b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial;
c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial; d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4. Bidang Pelayanan Sosial Bidang Pelayanan Sosial dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Pelayanan Sosial mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup undian dan pengumpulan uang, rehabilitasi, pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Sosial. b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup undian dan pengumpulan uang, rehabilitasi, pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana. c. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelenggaraan pembinaan daerah kumuh dan penanggulagan bencana sesuai dengan urusan pemerintah kota. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4.1 Seksi Undian Dan Pengumpulan Uang Seksi Undian dan Pengumpulan Uang dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pelayanan Sosial. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Undian dan Pengumpulan Uang. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup undian dan pengumpulan uang. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup undian dan pengumpulan uang. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4.2 Seksi Rehabilitasi Seksi Rehabilitasi dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pelayanan Sosial. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Rehabilitasi. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup rehabilitasi sosial. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup rehabilitasi sosial. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4.3 Seksi Pembinaan Daerah Kumuh Dan Penanggulangan Bencana Seksi Pembinaan Daerah Kumuh dan Penanggulangan Bencana dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pelayanan Sosial. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Pembinaan Daerah Kumuh dan Penanggulangan Bencana. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
5. Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup penempatan tenaga kerja dalam negeri, penempatan tenaga kerja luar negeri, dan informasi pasar kerja. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja.
b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup penempatan tenaga kerja dalam negeri, luar negeri, dan informasi pasar kerja. c. Pemberian bimbingan pengurusan penyaluran dan penempatan tenaga kerja serta perluasan tenaga kerja dalam dan luar negeri. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
5.1 Seksi Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negri Seksi Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negeri dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negeri. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup penempatan tenaga kerja dalam negeri. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup penempatan tenaga kerja dalam negeri. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
5.2 Seksi Penempatan Tenaga Kerja Luar Negri Seksi Penempatan Tenaga Kerja Luar Negeri dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Penempatan Tenaga Kerja Luar Negeri. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup penempatan tenaga kerja luar negeri. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup penempatan tenaga kerja luar negeri. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
5.3 Seksi Informasi Pasar Kerja Seksi Informasi Pasar Kerja dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Informasi Pasar Kerja. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup informasi pasar kerja. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup informasi pasar kerja. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
6.
Bidang Hubungan Industrial Syarat-Syarat Kerja dan Purna Kerja Bidang Hubungan Industrial Syarat-Syarat Kerja dan Purna Kerja dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Hubungan Industrial Syarat-Syarat Kerja dan Purna Kerja mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup organisasi pekerja, pengusaha pendidikan, dan purna kerja, persyaratan kerja dan pengupahan serta perselisihan hubungan industrial / PHK yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Hubungan Industrial Syarat-Syarat Kerja dan Purna Kerja. b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup hubungan Industrial, syarat-syarat kerja dan purna kerja. c. Pelaksanaan pembinaan hubungan industrial, persyaratan kerja, organisasi pekerja dan pengusaha. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
6.1 Seksi Organisasi Pekerja Pengusaha Pendidikan Dan Purna Kerja Seksi Organisasi Pekerja Pengusaha Pendidikan dan Purna Kerja dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Hubungan Industrial Syarat-Syarat Kerja dan Purna Kerja. yang menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Organisasi Pekerja Pengusaha Pendidikan dan Purna Kerja. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup organisasi pekerja, pengusaha pendidikan dan purna kerja. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup organisasi pekerja, pengusaha pendidikan dan purna kerja. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
6.2
Seksi Persyaratan Kerja Dan Pengupahan Seksi Persyaratan Kerja dan Pengupahan dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Hubungan
Industrial
Syarat-Syarat
Kerja
dan
Purna
Kerja.
yang
menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Persyaratan Kerja dan Pengupahan; b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup persyaratan kerja dan pengupahan; c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup persyaratan kerja dan pengupahan; d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
6.3
Seksi Perselisihan Hubungan Industrial / PHK Seksi Perselisihan Hubungan Industrial / PHK dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Hubungan
Industrial
Syarat-Syarat
Kerja
dan
Purna
Kerja.
yang
menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Perselisihan Hubungan Industrial / PHK. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup perselisihan hubungan industrial / PHK. c. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pembinaan di perusahaan untuk mencegah terjadinya Perselisihan Hubungan Industrial. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
7.
Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup pengawasan norma kerja, pengawasan, keselamatan, dan kesehatan kerja serta pengawasan jamsostek yang menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan
program
dan
rencana
kegiatan
Bidang
Pengawasan
Ketenagakerjaan. b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengawasan ketenagakerjaan. c. Pelaksanaan
pengawasan
dan
penyidikan
terhadap
pelanggaran-
pelanggaran Norma Kerja, Kesehatan dan Keselamatan Kerja, Lingkungan Kerja, Perlindungan terhadap Jaminan Sosial Tenaga Kerja. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
7.1 Seksi Pengawasan Norma Kerja Seksi Pengawasan Norma Kerja dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Pengawasan Norma Kerja. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengawasan norma kerja. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pengawasan norma kerja. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
7.2 Seksi Pengawasan Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Seksi Pengawasan Keselamatan dan Kesehatan Kerja dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Pengawasan Keselamatan dan Kesehatan Kerja. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengawasan, keselamatan, dan kesehatan kerja. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pengawasan dan keselamatan kerja. d. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
7.3 Seksi Pengawasan Jamsostek Seksi Pengawasan JAMSOSTEK dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan. yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana program dan kegiatan Seksi Pengawasan Jamsostek. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengawasan Jamsostek. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pengawasan pengawasan dan Jamsostek.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
8. Bidang Pelatihan Dan Produktivitas Bidang Pelatihan dan Produktivitas dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Pelatihan dan Produktivitas mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas lingkup instruktur dan lembaga, sertifikasi, bimbingan produktivitas tenaga kerja, dan pemagangan yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelatihan dan Produktivitas. b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pelatihan dan produktivitas. c. Penyelenggaraan pelatihan terhadap pencari kerja dan menyiapkan standarisasi, test kualifikasi dan memberikan perijinan kepada Lembaga Pelatihan Kerja Swasta. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
8.1 Seksi Instruktur Dan Lembaga Seksi Instruktur dan Lembaga dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Bidang Pelatihan dan Produktivitas. yang menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Instruktur dan Lembaga. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pelatihan instruktur dan lembaga pelatihan. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup lembaga pelatihan kerja. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
8.2 Seksi Sertifikasi Seksi Sertifikasi dipimpin oleh Kepala Seksi, yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pelatihan dan Produktivitas.yang menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Sertifikasi. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup sertifikasi lembaga pelatihan. c. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan identitifikasi kebutuhan pelatihan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
8.3 Seksi Bimbingan Produktivitas Tenaga Kerja Dan Pemagangan Seksi Bimbingan Produktivitas Tenaga Kerja dan Pemagangan dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pelatihan dan Produktivitas. yang menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Seksi Bimbingan Produktivitas Tenaga Kerja dan Pemagangan. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup bimbingan produktivitas tenaga kerja. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup lembaga penyelenggaraan magang. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya. 9. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pembentukan, nomenklatur, tugas pokok dan fungsi Unit Pelaksana Teknis akan ditentukan dan ditetapkan dengan Peraturan Walikota.
10. Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Dinas sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
II.3. Mekanisme Sistem Yang Berjalan Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan belum sepenuhnya sistem komputerisasi, masih banyak yang dibuat secara manual dalam setiap kegiatan perkatoran. Hardware
yang digunakan pada Kantor ini juga masih
menggunakan teknologi lama. Begitu juga dengan CPU yang digunakan juga
belum semuanya mengguanakan teknologi berkecepatan tinggi karena masih komputer yang menggunakan jenis processor Intel Pentium 4 ataupun Intel Atom. Mekanisme sistem yang berjalan pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan masih belum seluruhnya menggunakan sistem komputerisasi. Masih banyak kegiatan perkantoran yang dilakukan secara manual seperti penyimpanan data pengesahan pemakaian alat-alat Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) yang masih menggunakan Microsoft Excel, Pelaporan Wajib Lapor Ketenagakerjaan yang masih diketik menggunakan mesin tik manual, dan lain sebagainya.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN
III.1. Analisa Masalah
Setelah penulis selesai melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL), dan selama dalam pelaksanaan penulis banyak mengamati tentang apa-apa saja kegiatan yang dilakukan pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, dari pendaftaran wajib lapor ketenagakerjaan, pengesahan penggunaan alat-alat keselamatan dan kesehatan kerja (K3) sampai dengan penanganan kasus ketenagakerjaan. Akan tetapi penulis lebih tertarik mengamati tentang pengesahan pemakaian alat-alat keselamatan dan kesehatan kerja (K3). Penulis mengamati langsung bagaimana sistem yang digunakan dalam penerbitan pengesahan pemakaian alat-alat keselamatan dan kesehatan kerja (K3). Dan proses tersebut dimulai dari pengisian permohonan penerbitan pengesahan pemakaian alat-alat K3 oleh perusahaan, kemudian pegawai pengawas spesialis akan memeriksa alatalat K3 tersebut ke perusahaan, setelah diperiksa dan dinyatakan alat-alat K3 tersebut layak untuk digunakan dan tidak mengancam keselamatan tenaga kerja maka pegawai pengawas spesialis melaporkan ke Kepala Dinas dan selanjutnya diterbitkan pengesahan pemakaian alat-alat keselamatan dan kesehatan kerja (K3). Sistem penerbitan pengesahan pemakaian alat-alat K3 pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sudah menggunakan komputerisasi namun
hanya sebatas membuat pengesahan dari Microsoft Word, tidak mempunyai database. III.1.1. Analisa Input Adapun yang menjadi data masukan pada sistem pengolahan data pengawasan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) adalah : Data-data pengesahan pembuatan/peredaran/pemakaian Pengesahan
Instalasi
Listrik
pesawat di
angkat
Tempat
dan
Kerja,
angkut,
Data-data
Data-data pengesahan
pembuatan/pemasangan/pemakaian/peredaran Motor Diesel Pembangkit Tenaga Listrik, Data-data Pengesahan Penggunaan Instalasi Penyalur Petir di tempat kerja, Data-data Pengesahan Pemakaian Bejana Tekanan.
SURAT PERMOHONAN PENGESAHAN PEMBUATAN / PEREDARAN / PEMAKAIAN PESAWAT ANGKAT DAN ANGKUT
No. Sesuai dengan pasal 2 (2f, g), pasal 3. (1, n, p) dan pasal 4. (1) Undang – undang No.1 tahun 1970 tentang keselamatan Kerja dan Peraturan Menteri tenaga Kerja No. 05/Men/1985 tentang pesawat angakat dan Angkut, maka yang bertanda tangan di bawah
ini, Nama
:
Jabatan
:
Alamat
:
Mohon diberi Izin / Pengesahan memakai 1 ( satu ) unit Pesawat angkat dan angkut, Jenis
:
Penjelasan lebih lanjut mengenai Pesawat Angkat & angkut tersebut adalah : 1.
Nama Pabrik pembuat Tempat dan tahun pembuat
: :
Nomor Serial pabrik pembuat: 2.
Gambar kontruksi
: No. Tanggal
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Sertifikat bahan Jenis Kapasitas Angkat Kecepatan Angkat Tinggi Angkat Jenis Motor Penggerak Jumlah Motor Penggerak Kekuatan Motor Penggerak Alat – alat perlengkapan
: No. : : : : : : : : a) b)
: : Tgl.
c) 12.
Alat –alat Pengaman
: a) b)
Medan, Pemohon KEPADA YTH, KEPALA DINAS TENAGA KERJA KOTA MEDAN
Meterai Rp 6.000,-
( )
Gambar III.1 : Contoh Surat Permohonan Pengesahan Pembuatan / Peredaran / Pemakaian Pesawat Angkat Dan Angkut III.1.2. Analisa Proses Saat melakukan analisa terhadap input (masukan) maka di peroleh data-data yang digunakan sebagai bahan masukan. Selanjutnya akan dilakukan proses pengolahan data berdasarkan inputan. Tabel III.1 Simbol-simbol FOD Simbol
Nama
Fungsi Berfungsi untuk simbol dari suatu
Document
data yang berbentuk informasi
Berfungsi External Entity
untuk
menggambarkan
asal atau tujuan data
Berfungsi untuk menjalankan setiap Arus atau Flow
proses yang dilakukan dari atas kebawah,
bawah
keatas,
kekanan, atau kanan kekiri
kiri
Berfungsi untuk proses pengolahan Proses Manual
atau transformasi data
Berfungsi untuk menunjukkan suatu Decision
pengulangan di dalam suatu modul
Berfungsi Terminal
untuk
memulai
dan
mengakhiri suatu proses
Berfungsi untuk memberikan nilai Preparation Symbol
awal
pada
suatu
variabel
counter Sumber : Dasar Ilmu Komputer, Jogiyanto Hartono, (2010:662-663) Berikut ini seluruh proses penerbitan pengesahan pemakaian alat-alat keselamatan dan kesehatan kerja (K3) dapat digambarkan dalam bentuk FOD ( Flow Of Document ) pada gambar III.2.
atau
Administrasi
Perusahaan
Surat Permohonan Pengesahan Pemakaian alatalat K3
Surat Permohonan Pengesahan Pemakaian alat-alat K3
Kepala Dinas
Surat Permohonan Pengesahan Pemakaian alat-alat K3
Surat perintah Pemeriksaan
Pengecekan Surat Permohonan Pemakaian alat-alat K3
Melakukan pemeriksaan K3 kePerusahaa n
Surat Permohonan yang telah di setujui
Laporan Hasil pemeriksaan yang sesuai
hasil pemeriksaan yang tidak sesuai
Membuat Surat Pemanggila n Perusahaan
Hasil pemeriksaan yang tidak sesuai
Membuat Surat Perintah Pemeriksaan alat-alat K3
Surat Perintah Pemeriksaan Surat Pemanggilan Perusahaan Laporan Hasil Pemeriksaan yang Sesuai
Membuat Surat Pengesahan alat-alat K3
Surat Pengesahan K3
Surat Pengesahaan alat-alat K3
Gambar III.2 : FOD ( Flow Of Document ) Keterangan Flow Of Document :
Pengawas Pemeriksa
1. Perusahaan menyerahkan surat permohonan pengesahaan pemakaian alat-alat K3 ke bagian administrasi pengawasan/tata usaha. 2. Kemudian administrasi pengawasan/tata usaha menyampaikan ke kepala dinas 3. Kemudian kepala dinas memberikan perintah melalui surat perintah tugas (SPT) kepada pengawas ketenagakerjaan spesialis untuk melakukan pemeriksaan ke perusahaan. 4. Kemudian pengawas ketenagakerjaan spesialis melakukan pemeriksaan pemakaian alat-alat K3 ke perusahaan. 5. Setelah diperiksa, pengawas ketenagakerjaan spesialis membuat laporan pemeriksaan kepada Kepala Dinas. 6. Kepala Dinas menyetujui dan menandatangani pengesahan pemakaian alatalat K3. 7. Administrasi pengawasan/tata usaha memberikan pengesahan pemakaian alat-alat K3 ke perusahaan.
III.1.3. Analisa Output Output yang dihasilkan setelah data-data dimasukkan dan proses adalah berupa : 1. Pengesahan pemakaian alat-alat K3. 2. Laporan Penerbitan pengesahan alat-alat K3. 3. Laporan Obyek pengawasan keselamatan dan kesehatan kerja (K3)
III.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan Berdasarkan analisa sistem yang sedang berjalan, penulis menemukan beberapa kelemahan dan kelebihan diantaranya : 1. Kelemahan : a. Belum efisiennya sistem pengolahan data pengawasan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) yang sedang berlangsung. b. Sulitnya pencarian data karena masih menggunakan aplikasi perkantoran yakni menggunakan Microsoft Word. c. Tidak adanya database untuk menyimpan data-data pengesahan pemakaian alat-alat K3.
2. Kelebihan a. Dapat memasukan data-data penerbitan pengesahan alat-alat K3 dengan komputerisasi yang ada. b. Dengan menggunakan media elektronik dapat memudahkan penerbitan dan pencetakan pengesahaan pemakaian alat-alat K3.
III.3. Strategi Pemecahan Masalah Adapun strategi pemecahan masalah yang diusulkan diantaranya :
Membuat database dan sistem aplikasi komputerisasi untuk penerbitan pengesahaan pemakaian alat-alat K3 agar proses pembuatan dan pencarian data dapat dilakukan secara maksimal.
III.5. Perancangan Adapun perancangan yang digunakan dalam sistem pengolahan data pengawasan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dengan menggunakan proses Diagram Konteks dan Data Flow Diagram. III.5.1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu diagram yang memuat bagaimana prosesproses dari sistem yang akan diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual. Dengan menggunakan diagram konteks, proses sistem yang ada akan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem sehingga pengguna bekerja dengan efektif.
Tabel III.2. Simbol-simbol Diagram Konteks Simbol
Nama
Fungsi
Digunakan
untuk
kesatuan
lingkungan luar sistem yang bisa External Entity
berupa orang, organisasi atau sistem lain Digunakan seluruh proses seperti perhitungan
0.0
Proses
suatu
aritmatika
formula
atau
penulisan pembuatan
laporan Digunakan Data Flow
untuk menggambarkan
aliran data yang berjalan
Sumber : Analisa Sistem Informasi, Tata Sutabri, (2009:163)
Diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dapat dilihat pada gambar III.3 dibawah ini.
Perusahaan Permohonan penerbitan pengesahan
Lakukan pemeriksaan ke perusahaan
0.0 Sistem Pengolahan Data Pengawasan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Pengesahan alat K3
Laporan hasil
Pengawas
Laporan Penerbitan alat‐ alat K3
Kepala Dinas
Gambar III.3 : Diagram Konteks Sistem Pengolahan Data Pengawasan Keselamatan dan Kesehatan Kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
Keterangan Diagram : 1. Perusahaan menyerahkan surat permohonan pengesahaan pemakaian alatalat K3 ke bagian administrasi pengawasan/tata usaha. 2. Kemudian administrasi pengawasan/tata usaha menginput data untuk diterbitkan surat perintah tugas yang di tanda tangani oleh Kepala Dinas. 3. Kemudian pengawas ketenagakerjaan spesialis melakukan pemeriksaan pemakaian alat-alat K3 ke perusahaan dan hasilnya diinput ke sistem untuk diterbitkan pengesahan pemakaian alat-alat K3. III.5.2 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram yaitu suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem yang sedang berjalan. Data flow diagram merupakan alat yang digunakan pada metodeologi pengembangan sistem yang terstruktur. Tabel III.3. Simbol-simbol Data Flow Diagram (DFD)
Simbol
Nama
Fungsi Digunakan untuk menggambarkan
External Entity
asal atau tujuan data
Digunakan untuk proses pengelolaan Proses
atau transformasi data
Digunakan untuk menggambarkan Data Flow
aliran data yang berjalan
Digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau Data Store
diarsipkan
Sumber : Analisa Sistem Informasi, Tata Sutabri, (2012:117)
Data flow diagram level nol dari sistem yang berjalan pada Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dapat dilihat pada gambar III.4 dibawah ini.
Perusahaan Memberikan surat permohonan alat-alat K3
1.0 Pengecekan surat permohonan pemakaian alatalat K3
Surat yang telah disetujui
2.0 Membuat surat perintah pemeriksaan alat-alat K3
Surat perintah pemeriksaan
3.0 Melakukan pemeriksaan alatalat K3 ke Perusahaan
Hasil Pemeriksaan Surat pengesahan K3
4.0 Pembuatan laporan hasil pemeriksaan
Data hasil pemeriksaan
D1
Data hasil pemeriksaan
Hasil pemeriksaan yang tidak sesuai
5.0 Membuat surat pemanggilan Perusahaan
Rekapitulasi hasil pemeriksaan
Hasil pemeriksaan yang sesuai
6.0 Pembuatan surat pengesahan alat-alat K3 Kepala Dinas
Gambar III.4 : Data Flow Diagram (DFD) Sistem Pengolahan data Pengawasan Keselamatan dan Kesehatan Kerja Keterangan DFD :
1. Proses 1.0 Perusahaan memberikan surat permohonan pengesahaan pemakaian alat-alat K3, kemudian Pengawas Ketenagakerjaan Spesialis melakukan pemeriksaan ke perusahaan. 2. Proses
2.0
setelah
pengawas
ketenagakerjaan
spesialis
melakukan
pemeriksaan ke perusahaan hasilnya diberikan ke bagian Administrasi untuk dibuatkan draft pengesahan pemakaian alat-alat K3 untuk di tanda tangani Kepala Dinas. 3. Proses 3.0 setelah bagian Administrasi membuat draft pengesahan pemakaian alat-alat K3, kemudian draft tersebut di serahkan kepada Kepala Dinas untuk ditanda tangani. 4. Proses 4.0 kepala dinas menandatangani draft pengesahaan pemakaian alatalat K3, kemudian diserahkan kembali ke bagian administrasi untuk diberikan ke perusahaan.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
IV.1. Kesimpulan Pada bab akhir ini, penulis telah dapat mengambil kesimpulan. Adapun kesimpulannya adalah sebagi berikut : 1. Perusahaan yang menggunakan peralatan seperti Motor Diesel, Penyalur Petir, Instalasi Listrik, Bejana Tekan, Pesawat Angkat dan Angkut wajib melaporkan dan mendapat pengesahan pemakaiannya kepada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. 2. Peranan komputer sangat mendukung pelayanan informasi dalam mengumpulkan data baik dalam penyimpanan, pengolahan dan penyajian data sehingga yang diperoleh lebih akurat, efisien,, dan efektif. 3. Pengguna komputer ini dapat meringankan tugas para pegawai dalam bidang apapun. Dengan adanya komputer maka semua data menjadi lebih terjamin dan teratur. 4. Sistem informasi hal yang sangat penting dan dapat mempermudah serta mempercepat proses kegiatan kerja perusahaan dalam membuat dokumen dan laporan.
IV.2. Saran Beberapa hal yang dapat disampaikan dalam melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL) dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut : 1. Hendaknya Sistem komputerisasi penerbitan pengesahan pemakaian alatalat K3 di Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan lebih dikembangkan lagi. 2. Diharapkan kepada perusahaan yang menggunakan alat-alat keselamatan dan kesehatan kerja mempunyai surat pengesahaan pemakaian alat-alat K3 yang dikeluarkan oleh Dinas Sosial dan Tenaga Kerja setempat. 3. Agar Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan lebih menigkatkan pelayanan kepada perusahaan yang ingin melaporkan dan mendapatkan pengesahan pemakaian alat-alat K3. 4. Praktek Kerja Lapangan (PKL) bisa menarik hati para staff dan pegawai tempat bekerja sehingga dapat saling sharing. 5. Praktek Kerja Lapangan memberikan solusi dalam melengkapi persyaratan proses bertahap menuju pekerjaan yang lebih sesuai dengan kompetensi dan keahlian.
DAFTAR PUSTAKA Tata Sutabri S.Kom, MM, 2004, Alinasa Sistem Informasi, Yogyakarta. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Jakarta, 2003. Undang-undang Republik Indonesia Keselamatan Kerja, Jakarta, 1970.
Nomor
1
Tahun
1970
tentang
Jogiyanto HM, Akt. MBA, PhD, Analisis Dan Disain Sistem Informasi. , Yogyakarta, 1989.
