SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MANUAL (FISIK) PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CIMONE

JURNAL LENTERA BISNIS

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MANUAL (FISIK) PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CIMONE

Oleh : Rahayu Tri Utami Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450 Telp. 021 – 31904598 Fax. 021 - 31904599

ABSTRAK Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri, dimana rekaman tersebut disimpan dalam bentuk arsip. Selain berfungsi sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya organisasi lembaga, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan lembaga dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang. Lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang di amanatkan dalam Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara Keyword: Pengelolaan, Arsip, Infomasi dan Rekaman

PENDAHULUAN Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis. Untuk memajukan usaha bisnis diperlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat, dan cepat. karena setiap perkembangan dunia bisnis sangat tergantung kepada dukungan manajemen dan informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri, yang rekaman tersebut terdapat pada arsip. Pada saat sekarang ini, informasi yang dulunya tidaklah menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting kini menjadi salah satu kebutuhan yang sangat berpengaruh terhadap kehidupan manusia, tidak terkecuali dalam suatu organisasi. Informasi dalam suatu organisasi, dapat membawa dampak yang besar dalam

189


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

berbagai aspek, salah satunya aspek pengambilan keputusan yang menjadi penentu pencapaian tujuan dari suatu organisasi. Dengan terjadinya perkembangan yang sangat pesat dalam dunia teknologi informasi saat ini, maka hampir semua organisasi yang ada tak terkecuali organisasi pemerintah dituntut untuk melakukan berbagai pembenahan untuk dapat memenuhi tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat. Salah satu sumber informasi dalam organisasi yang paling berpengaruh keberadaannya adalah arsip. Menurut IG. Wursanto (1991; 58) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut yakni : 1. Mudah dilakukan, 2. Mudah demengerti, 3. Murah atau ekonomis, 4. Tidak memakan tempat, 5. Mudah dicapai, 6. Cocok bagi organisasi, dan 7. Fleksibel Dalam proses pengelolaan arsip dinamis, perlu dilakukan pemisahan antara dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan keputusan atau dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada hakikatnya tidak terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam organisasi (dokumen inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah ditemukan. Untuk mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk mengantisipasi masalah– masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip Nasional Republik Indonesia bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan Pola Baru. Menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawati Tahir (2007; 33), dalam sistem kearsipan ada beberapa faktor yang berperan penting dalam mengoptimalkan pelaksanaannya. yakni antara lain : 1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip), 2. Sumber daya manusia, dan 3. Pembiayaan. Sementara itu menurut Boedi Martono (1992) yang dikutip oleh Hasruddin Jamarudin (2007; 4), ada sistem yang dikenal dalam proses pengelolaan arsip yakni : 1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) 2. Sistem Penataan Berkas (Filling) Dan Penemuan Kembali Arsip 3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi) Mengingat pentingnya arsip dinamis dalam suatu organisasi dan dengan mengacu pada hasil penelitian yang sudah ada sebelumnya, maka penulis tertarik melakukan penelitian yang serupa untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis di kantor yang berbeda yakni di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone Tangerang yang pada dasarnya memiliki tugas. Berbagai kendala seperti keterlambatan mencari data, sistem penyimpanan

190


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

yang kurang rapi, kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar perusahaan. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitasaktivitas kerja lainnya. Dapat dikatakan bahwa, dimana kegiatan manusia disitu akan terdapat arsip. Hal itu disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat dan digunakan untuk pembuktian yang otentik, kearsipan juga dapat dilakukan dengan cara manual dan dengan menggunakan komputer ataupun kedua-duanya, tergantung dari kebutuhan yang ada di perusahaan itu sendiri. Dalam proses penjajakan data awal yang dilakukan penulis pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, penulis menemukan masalah pengelolaan arsip utamanya dalam penataan arsip, yakni tercecernya beberapa dokumen penting milik karyawan, mahasisawa dan dosen yang mengajar pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dokumen yang dinyatakan hilang atau sulit ditemukan. Karena pentingnya dokumen tersebut, maka karyawan, mahasiswa dan dosen diwajibkan untuk memasukkan kembali dokumen tersebut sehingga hal ini tentunya akan merugikan pihak karyawan, mahasiswa dan dosen yang dokumennya hilang tersebut, maka jika karyawan, mahasiswa dan dosen yang dokumennya hilang tersebut berasal dari luar kota Tangerang, tentunya karyawan, mahasiswa dan dosen tersebut sangat dirugikan dengan masalah ini. Terkait dengan masalah inilah maka dalam penelitian ini peneliti tertarik mengangkat judul penelitian “Sistem Pengelolaan Arsaip Dinamis manual (fisik) pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone“.

RUMUSAN MASALAH Sebagaimana telah dijelaskan pada latar belakang diatas, penulis ingin menggambarkan atau mendeskripsikan bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis utamanya arsip dinamis manual yang ada pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone. Berangkat dari latar belakang masalah dan judul dalam jurnal ini, maka penulis menyusun rumusan masalah dalam bentuk pertanyaan penelitian sebagai berikut : Bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis manual (fisik) pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone?

TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : Untuk mendeskripsikan sistem pengelolaan arsip dinamis manual pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dan faktor-faktor yang mempengaruhi sistem pengelolaan arsip.

191


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

MANFAAT PENELITIAN Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Manfaat Akademis Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat sebagai bahan masukan bagi mahasiswa yang melakukan penelitian dibidang sistem pengelolaan arsip dinamis mengingat masih kurangnya kajian tentang sistem pengelolaan arsip dinamis khususnya arsip dinamis elektronik. 2. Manfaat Praktis 1) Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi bagi penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis untuk penyempurnaan atau perbaikan pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis di masa yang akan datang. 2) Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi sekaligus masukan bagi pimpinan dan karyawan pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone agar ke depan dapat diperoleh output yang optimal sesuai dengan yang diharapkan berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis yang ada.

TINJAUAN PUSTAKA PENGERTIAN SISTEM Aiz Zakiyudin (2011:1) mendefinisikan sistem adalah seperangkat unsurunsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama. Menurut Raymond McLeod Je yang dikutip oleh Aiz Zakiyudin (2011:3) menyatakan sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Hanif Al Fatta (2007:85) dikatakan bahwa sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Menurut Murdick dan Ross yang dikutip oleh Hanif Al Fatta (2007:87) mendefinisikan sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain untuk tujuan bersama. Sofjan Assauri (2007:11) mendefinisikan sistem adalah suatu rangkaian unsur-unsur yang saling terkait dan tergantung, serta saling pengaruh mempengaruhi satu dengan yang lainnya, yang keseluruhannya merupakan satu kesatuan bagi pelaksanaan kegiatan untuk pencapaian suatu tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2008:8) mengungkapkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut M. Moeliono (2006:849) sistem adalah seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.

192


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

KONSEP PENGELOLAAN Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif (2004; 196) yaitu: menyelenggarakan, mengurus, mengusahakan. Sementara itu W. J. S. Poerwodarminto (1982; 862) mendefinisikan “Kelola adalah mengelola, mengurus; melakukan suatu pekerjaan, sedangkan pengelolaan adalah mengurus atau menyelenggarakan suatu pekerjaan tertentu. ( 1982 )“. Dalam proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling memerlukan perhatian yang besar yakni kegiatan penataan (filling) dan pengamanan arsip, dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan menghambat proses penemuan kembali arsip jika dibutuhkan. Penataan arsip adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data atau permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali. Untuk penataan berkas, perlu adanya keseragaman dalam pemrosesan dan prosedur. Oleh karena itu perlu dibuatkan buku pedoman atau petunjuk yang pasti bagi para petugas yang bersangkutan. Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip aktif) umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah (bagian masing-masing). Penyelenggaraannya dapat dengan menggunakan sistem Distributed Data Processing (DDP) atau sistem lainnya, sedangkan penyelenggaraan berkas yang sudah inaktif dipusatkan di bagian arsip. Penataan arsip dinamis sendiri, terdiri atas dua macam cara penataan yang disesuaikan dengan jenis arsip dinamis yang dikelola. Dalam hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan dengan tepat, penting diperhatikan fungsi–fungsi menejemen agar setiap sistem yang ada saling bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni tercapainya tujuan organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan tepat, lengkap serta lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan cara sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk sumber daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga semua aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan harapan organisasi. Langemo (2004) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 87) mengungkapkan beberapa saran dalam melakukan kegiatan pengelolaan terhadap dokumem yang diarsipkan agar dokumen tersebut dapat digunakan pada waktu yang tepat. Saran–saran tersebut adalah : 1. Adanya komitmen dari pihak menejemen untuk menggunakan sistem pengarsipan terbaru yang mampu mengintegrasikan dokumen fisik dengan dokumen elektronis.

193


2.

3. 4.

5. 6.

7.

8. 9.

10.

11. 12.

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Mengangkat menejer arsip yang mampu mengembangkan dasar–dasar menejeman pengarsipan serta mengimplementasikan jadwal retensi dokumen yang dimiliki oleh organisasi. Merencanakan untuk mengimplementasikan digitalisasi dokumen yang dikelola. Berinteraksi dengan pengguna sistem pengarsipan untuk mendapatkan masukan atau keluhan dari mereka, serta mengevaluasi penggunaan sistem pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi. Mengangkat supervisor yang bertanggung jawab secara langsung atas setiap dokumen yang ada di organisasi. Melakukan seleksi awal terhadap dokumen yang akan dikelola, dan apabila hal yang dimaksud dirasa kurang relevan atau habis masa retensinya, sebaiknya dimusnahkan sehingga program organisasi hanya terfokus pada dokumen yang benar–benar akan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Jadwal pemindahan dokumen aktif ke folder dokumen inaktif maupun dari dokumen aktif atau inaktif ke arsip permanen harus dapat dilakukan pada waktu yang tepat berdasarkan buku panduan pengelolaan arsip yang disusun oleh organisasi. Penempatan dokumen dalam bentuk kertas maupun fisik yang lain pada tempat yang mudah dijangkau dan ditemukan. Menyeleksi dan mengimplementasikan program menejemen kearsipan beserta software yang mampu mendukung pengoperasian sistem yang dimaksud. Mengonveksi ke sistem pengarsipan mandiri, di mana masing – masing pegawai dapat menyimpan dan menggunakan dokumen yang berkaitan dengan pekerjaannya berdasarkan buku panduan pengarsipan. Mengevaluasi klasifikasi dan sistem pengindeksan dari sistem pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi. Mempertimbangkan penerapan RFID (radio frequency identification systems) sehingga hampir semua dokumen yang dimiliki dapat dilacak secara otomatis dalm waktu yang relative singkat.

KONSEP ARSIP Arsip adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan orang sebagai pengingat. Arsip mempunyai 4 (empat) kegunaan yaitu : 1. Guna Informasi Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rajukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan. 2. Guna Yuridis Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau sebagai bukti-bukti apabila diperlukan.

194


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

3.

Guna Sejarah Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. 4. Guna Ilmu Pengetahuan Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan sebagai penambahan pengetahuan. Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif mendefinisikan (2004; 29) : “Arsip adalah simpanan surat – surat penting; dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi“. Lalu Hendi Haryadi (2009; 42) mendefinisikan arsip dengan dua definisi yakni; “Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya, dan arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan”. Selanjutnya The Liang Gie (1998; 118) mengungkapkan bahwa “Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan“. Sedangkan Amsyah (1996; 3), memberikan pengertian sebagai berikut : “Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya“. Lalu, Basir Barthos (1990; 1) mendefinisikan “Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat – surat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal – soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan”. Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”. Dari beberapa definisi yang telah diuraikan diatas tentang makna dari kata arsip, maka kita dapat memahami bahwa arsip sebenarnya merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh dan berkembang seirama dengan tata kehidupan masyarakat

195


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

maupun tata pemerintahan karena arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh satuan organisasi ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang informasinya dapat digunakan untuk pelaksanaan tugas atau kegiatan selanjutnya. Karena pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat disangkali bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam proses administrasi dalam sebuah organisasi. Jika ingin mengetahui keberhasilan penyelenggaraan administrasi dalam kehidupan suatu organisasi, maka arsip adalah salah satu unsur yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian perkembangan administrasi dan menejemen di masa modern ini. Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua kategori sifat yaitu: 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis tersebut, terdiri atas dua bagian yakni : (1) Arsip aktif dimana arsip ini setiap saat digunakan untuk administrasi dalam organisasi. (2) Arsip inaktif dimana arsip ini frekuensi penggunaan dan pemanfaatannya dalam organisasi sudah mulai berkurang ataupun menurun ( sudah jarang digunakan ). 2. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung untuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi Negara sehari–hari. Di suatu kantor, arsip statis yang sudah diseleksi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional. Proses penyimpanan atau pengarsipan naskah–naskah dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi perlu dilakukan dengan rapi karena seperti yang telah dijelaskan sebelumnya arsip memiliki peranan penting dalam penyelenggaraan administrasi, selian itu arsip juga mengandung nilai guna untuk kantor, organisasi, ataupun instansi yang bersangkutan, sehingga jika tidak diarsipkan secara baik, benar, dan rapi maka nilai guna arsip tersebut akan menurun. Pada dasarnya suatu dokumen atau naskah yang diarsipkan memiliki dua nilai guna yakni : 1. Nilai Primer Nilai primer adalah nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta sebagai akibat tugas dan fungsi organisasi disimpan dan dipelihara untuk kepentingan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Lebih luas lagi, dapat dijelaskan bahwa nilai primer meliputi : (1) Nilai guna administrative adalah kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan organisasi. (2) Nilai guna hukum adalah arsip yang mengandung informasi tentang hal kewajiban pemerintah atau warga Negara dan merupakan hasil proses pengadilan.

196


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

(3)

Nilai guna fiscal adalah arsip yang memiliki informasi tentang bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. (4) Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah arsip yang mengandung data teknis sebagai hasil penelitian terapan atau murni. (5) Nilai guna perorangan adalah arsip yang mengandung informasi tentang seseorang. 2. Nilai Sekunder Nilai sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga atau instansi lain dan atau kepentingan biasa di luar penanggungjawaban nasional. Arsip arsip yang bernilai guna sekunder diserahkan, disimpan, dan diolah oleh Arsip Nasional, sehingga pihak lain di luar pencipta dokumen yang diarsipkan dapat memanfaatkan dan menggunakan dokumen. Nilai guna sekunder ini meliputi : (1) Nilai guna kebuktian adalah arsip yang menjelaskan tentang bukti keberadaan suatu organisasi beserta fungsinya, asal usul, struktur organisasi, dan peranan operasional. (2) Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi yang terkandung di dalam seri berkas yang tercipta sebagai hasil dari program suatu organisasi. Informasi yang terkandung di dalam arsip adalah terkait dengan informasi mengenai orang, tempat, badan usaha, gejala, peristiwa, tempat atau kondisi lain di dalam organisasi atau perusahaan. Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan, menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco dapat menggunakan dua sistem yakni : 1. Sistem Hastawi (Manual) Sistem hastawi (manual) digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup : (1) Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas. (2) Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing–masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan. (3) Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.

197


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

(4)

2.

Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan tersebut sebagai berikut : a) Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya. b) Penggunaan barcode untuk melacak dokumen. c) Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi. d) Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh seorang pemakai. Adapun cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip transfer berkas. Sistem Barconding Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secata vertical pada dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis barcoding, setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca sandi balok jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Menejer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat menandaii sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih actual.

KONSEP KEARSIPAN Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Kearsipan erat kaitannya dengan kegiatan yang menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat dan dokumen. Kegiatan–kegiatan inilah yang membuat lahirnya istilah kearsipan. Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 1 menyatakan bahwa “kearsipan adalah hal–hal yang berkenaan dengan arsip”. Sementara itu, menurut Nur Baso (1995; 10) “Kearsipan adalah proses pengurusan dan pengendalian naskah atau arsip yang dibuat sendiri maupun yang diterima dari pihak lain untuk disimpan dan ditemukan/digunakan serta dipelihara untuk keperluan lebih lanjut”. Selain itu, Geoffrey, Oliver Standingford, Robert C Appleby (133) mengungkapkan hal lain yang menyangkut kearsipan yakni sistem pengarsipan. Adapun definisi sistem pengarsipan yang mereka sampaikan adalah: “Sistem pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman

198


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

asli (original record) atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat diketemukan dengan mudah sewaktu diperlukan”. Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.

KONSEP ARSIP DINAMIS Basri Barthos (1990; 4) mendefinisikan “Arsip dinamis adalah : arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara”. Selanjutnya, dalam Undang–Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan “arsip dinamis adalah : arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu”. Sementara itu, Badri Munir Sukoco (2006; 84) mendefinisikan “Arsip dinamis adalah merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut”. Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif. Basir Barthos dalam (1990; 4) mendefinisikan “Arsip dinamis aktif adalah: arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari–hari serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus–menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari–hari serta dikelola oleh pusat arsip”. Dari pemaparan diatas, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip dinamis aiktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi, sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan

199


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

dalam proses administrasi Negara. Menurut Suistyo dan Basuki (2003; 15) instansi menganggap pentingnya pengelolaan arsip dinamis karena : 1. Sebuah badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Menejemen arsip dinamis memerlukan informasi yang tepat untuk keperluan membentu pengambilan keputusan, sarana umum, sebagai bukti kebijakan, aktivitas dan menunjang litigasi. 2. Instansi memiliki tanggung jawab hukum, professional, dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu. Instansi juga disyaratkan mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini dilaksanakan oleh menejemen arsip dinamis. 3. Instansi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan disampaikannya. Hal ini dilakukan karena alas an ekonomis mengingat penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional mengingat lebih sulit menemukan informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah using. Maka tugas menejemen arsip dinamis meliputi pengembangan control pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari yang inaktif. Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan dikelola dan diarsipkan. Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan sistem pengelolaan yang paling sering digunakan pada proses pengelolaan dan pengarsipannya yaitu : 1. Jenis dokumen korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain) dimana untuk jenis dokumen ini sistem penyimpanan (pengarsipan) yang sering digunakan adalah dengan sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain. 2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal numeric. 3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi. 4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor dokumen atau berkas.

200


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

5.

Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang berdasarkan abjad. Arsip dinamis aktif yang berupa dokumen kertas ini menimbulkan berbagai sistem untuk menyimpannya. Berikut ini adalah uraian jenis umum arsip dinamis dan sistem yang paling sering digunakan dalam proses penyimpanannya menurut Sulistyo-Basuki (2000; 168) yakni : Tabel. 1 Jenis Umum Arsip Dinamis Aktif Dan Sistem Penyimpanannya

Jenis Arsip Dinamis Korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen terkait).

Arsip dinamis transaksi (formulir, dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi).

Arsip dinamis proyek (korespondensi, nota, dan data lain yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem). Berkas kasus (rekam medis dan arsip dinamis personil lainnya, klaim, tuntutan, hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis). Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti. Berkas khas seperti peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan gulungan reel, foto sinar x, foto, gambar, kliping dan berkas rujukan tercetak lainnya.

Sistem Penyimpanan Yang sering Digunakan Berkas subyek menurut klasifikasi, namun korespondensi dapat merupakan setiap jenis sistem. Berkas korespondensi sering disebut berkas umum membedakannya dari seriarsip dinamis lainnya. Susunan alfabetis atau numeric berdasarkan nama atau pengenal numeric, misalnya nomor surat atau nomor tagihan. Seringkali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokkan berdasarkan folder berkas. Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, surat atau nomor tagihan. Seringkali jenis dokumen dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi. Biasanya menurut nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor berkas.

Biasanya nomor indeks abjad.

Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan,

201


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar bermanfaat bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Untuk memahami proses pengelolaan arsip dinamis disuatu badan, lembaga, organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu memahami makna dari menejemen arsip karena proses pengelolaan adalah bagian dari menejemen arsip itu sendiri. Ogders (2005) seperti yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 82) mendefinisikan; “Menejemen arsip adalah suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen baik dokumen fisik atau manual (dalam bentuk kertas), maupun dokumen elektronik (media elektronik) “. Sementara itu Charman (1998), seperti yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 82), mendefinisikan “Menejemen arsip adalah sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak digunakan lagi “. Lebih lanjut, Bank Dunia (2005), yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 82) menjelaskan bahwa tujuan dari pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah; 1. Untuk menjaga dokumen agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya. 2. Untuk membuat informasi dari dokumen, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat pula. Faktor yang cukup penting, yang sangat perlu diperhatikan dalam proses pengelolaan arsip dinamis adalah alasan dibalik penyimpanan dokumen, dimana dalam menejemen kearsipan, dokumen fisik atau manual yang disimpan, harusnya disimpan agar dokumen ditempatkan dalam sistem kearsipan yang dapat ditemukan kemudian bila dibutuhkan. Namun, seiring berkembangnya teknologi digital yang akhirnya melahirkan dokumen dalam bentuk lain yakni dokumen electronik, maka hasil yang sama akan dicapai dengan men-transfer dokumen elektronik dari proses administrasi manual ke dalam sistem penyimpanan. Dari penjelasan sebelumnya kita ketahui bahwa arsip dinamis terdiri dari dua jenis yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. Dalam proses pengelolaan arsip, sistem yang digunakan dalam dalam mengelola utamanya dalam hal penataan dan pengamanan arsip terhadap dua jenis arsip ini tidaklah sama. Proses penataan kedua jenis arsip dinamis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.

Penataan Arsip Dinamis Aktif Dalam proses penataan arsip-arsip yang menyangkut suatu masalah

202


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

(subyek) tertentu (arsip-arsip yang masalahnya sama), data yang ditata jadi satu file dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup satu folder dapat juga beberapa folder. Kelompok folder untuk masalah yang berbeda dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk subjek atau masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan dalam filling cabinet. Proses penyelenggaraan dan penataan arsip aktif, dilakukan melalui beberapa tahap : 1) Tahap Persiapan Tahap persiapan ini terdiri dari : A. Sarana (alat) a) Folder dengan Tab-nya b) Sekat penunjuk (guide), dengan Tab pertama, kedua dan ketiga. Tab pertama digunakan untuk subjek utama atau pokok Tab kedua digunakan untuk subyek, dan Tab ketiga digunakan untuk Sub-subyek c) Filling Cabinet d) Rak B. Menyimpan Sekat Penunjuk a) Tab Sekat Subyek Utama diberi tanda kode subyek utama dan dibawahnya ditulis nama subyek utama sesuai dengan pola klasifikasi. b) Tab Sekat Subyek diberi tanda dengan kode subyek dan dibawahnya disatukan nama subyek atau masalah yang merupakan bagian dari subyek utama. c) Tab Sekat Subyek-subyek diberi tanda kode Sub-subyek dan dibawahnya dituliskan nama Sub-subyek yang merupakan bagian dari Subyek. C. Menyiapkan Folder Folder yang akan digunakan untuk menempatkan berkas pada ‘tab’nya diberi tanda dengan kode sub-subyek pada sekatnya. Tunjuk silang hanya dibuat jika berkas yang ditunjuksilangkan akan disimpan pada satu folder, satu file, satu laci, dan satu filling cabinet. Apabila berkas dan Kartu Petunjuk Silang akan disimpan di tempat berbeda pada unit kerja yang berlainan, maka Kartu Petunjuk Silang tidak diperlukan, tetapi masingmasing unit menyimpan fotocopy berkas atau warkatnya. D. Pelaksanaan Penataan a) Penataan Sekat Penunjuk Sekat-sekat penunjuk setelah ditandai dan ditata dalam filling cabinet dengan urutan seperti pada pola klasifikasi. Sekat penunjuk subyek utama ditempatkan pada urutan paling depan. Sekat penunjuk subyek ditempatkan pada urutan kedua (berikutnya). Selanjutnya sekat penunjuk subyek pertama ditempatkan langsung di belakang sekat

203


E.

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

penunjuk subyek utama. Sekat penunjuk sub-subyek dari subyek pertama ditempatkan di belakang sekat subyek pertama. Sekat penunjuk subyek kedua ditempatkan di belakang sub-subyek terakhir dari subyek pertama, disusul dengan sekat-sekat sub subyek subyek kedua, kemudian disusul dengan sekat-sekat subyek ketiga beserta sekatsekat sub-subyeknya, demikian seterusnya. b) Penataan Arsip Dalam Folder Arsip-arsip yang berkode sama ditempatkan dalam folder sesuai dengan urutan abjad indeks jika indeksnya berupa kata-kata (huruf), dalam urutan tahun, bulan, dan tanggalnya jika indeksnya tanggal. Dalam urutan angka jika indeksnya angka semua. Kemudian folder pada tabnya diberi kode sesuai dengan kode arsipnya (kode subsubyeknya) dan diberi title atau nama untuk satu masalah tetapi terpaksa menggunakan lebih dari satu folder, masing-masing folder diberi kode sama, tetapi titelnya (abjadnya) berbeda. Folder-folder yang telah diberi kode dan title serta berisi berkas ditempatkan di belakang sekat penunjuk sub-subyek yang sesuai dalam laci filling cabinet. c) Menyusun berkas menurut abjad Susunan menurut abjad ialah menempatkan arsip-arsip yang berindeks kata-kata urut seperti urutan abjad A, B, C, sampai dengan Z. Abjad huruf A berada didepan B, B di depan C, dan seterusnya. Penataan Arsip Dinamis In-aktif Arsip in-aktif disimpan dipusat arsip (sentralisasi) dan ditata menurut pola klasifikasi tanpa kantu kandali, karena arsip inaktif itu jumlahnya sangat besar serta penggunaannya tidak sering arsip aktif, maka tempat penyimpanannya menggunakan sarana yang berdaya tamping lebih besar. Untuk lebih memudahkan penemuan arsip-arsip in-aktif dari masing-masing masalah pokok (subyek utama) digolongkan menurut tahun. Adapun langkah-langkah dalam proses penataan arsip in-aktif adalah sebagai berikut : a) Persiapan Folder Kotak karton tertutup bagian atas. Rak besi yang berdaya tamping besar. Untuk penataan arsip in-aktif tidak memerlukan sekat penunjuk subyek karena kotak-kotak itu sendiri sekaligus sebagai sekat penunjuk. b) Penataan Berkas Berkas atau arsip-arsip dalam folder ditata dalam susunan seperti arsip aktif lengkap dengan kode dan indeksnya.

204


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Pada tab folder tetap diberi kode dan title seperti arsip aktif. Sekelompok folder mengenai subyek atau kode yang sama dari tahun yang sama dimasukkan ke dalam kotak karton dalam urutan abjad title folder. Pada kotaknya di tempat tertentu diberi tanda kode klasifikasi title sesuai dengan isi berkasnya serta tahunnya. Bila sesuatu masalah atau kode memerlukan lebih dari satu kotak, maka masing-masing diberi tanda serupa. Setiap kotak diberi nomor urut mulai dari nomor 1 dan seterusnya. Setiap kotak hanya diisi dengan folder-folder tentang satu subyek (satu macam kode) dari tahun yang sama. Setiap folder dalam kotak diberi nomor sesuai dengan nomor kotaknya. Kotak tidak boleh diisi terlalu penuh, harus dilonggarkan untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan. Kotak yang sudah berisi dan diberi tanda, ditata di dalam rak berderet urut nomor dari kiri ke kanan. Jumlah kotak dalam setiap tingkat rak sama. Penempatan kotak-kotak dari subyek utama lain harus dimulai dari rak yang lain. Pada satu tingkat rak tidak boleh diisi dengan kotak-kotak dari dua masalah atau subyek utama yang berlainan. Proses penataan arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti dengan proses penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis akan bermanfaat bagi : 1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat. 2. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan. 3. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah. Sistem penyimpanan arsip dalam suatu organisasi berbeda-beda. Adapun penyebab berbedanya sistem penyimpanan arsip tersebut antara lain dipengaruhi oleh : 1. Tujuan organisasi. 2. Volume pekerjaan. 3. Jenis peralatan yang digunakan. 4. Tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi. 5. Kondisi fisik masing-masing organisasi. Dalam kegiatan penataan, dalam pengelolaan arsip juga dilakukan kegiatan perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk dilakukan karena arsip dinamis merupakan bagian vital dalam pengambilan keputusan. Menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130) yang dimaksud dengan perlindungan arsip yakni : 1. Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman. 2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima itu aman

205


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

3.

Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Sehingga dengan perlindungan arsip diharapkan agar arsip-arsip yang ada dalam suatu organisasi dapat : 1. Tidak hilang. 2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab atau orang yang tidak berhak atas arsip tersebut. 3. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi. 4. Tidak mudah rusak, terbakar, dan lain-lain. Usaha-usaha untuk melindungi arsip dapat dilakukan dengan jalan menyimpan, merawat, mengamankan, dan mengawetkan arsip. Adapun faktorfaktor penyebab kerusakan arsip yang perlu diwaspadai oleh setiap pengelola arsip menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130) adalah : 1. Faktor Intern yang terdiri dari : 1) Kertas (agar kertas tahan lama, maka haruslah menggunakan kertas yang cukup bagus kualitasnya, yang kemudian diimbangi dengan cara penyimpanan dan perawatan arsip yang baik) 2) Tinta. Gunakan tinta yang kualitasnya cukup baik, sehingga tidak akan luntur untuk jangka waktu yang lama. 3) Lem. Gunakanlah lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah mengelupas. 2. Faktor Ekstern yang terdiri dari : 1) Kelembapan udara dalam ruangan penyimpanan. 2) Udara yang terlalu kering di dalam ruangan penyimpanan. 3) Sinar matahari langsung yang dengan mudah menembus ruangan penyimpanan arsip. 4) Udara yang kotor disekitar ruangan penyimpanan arsip. 5) Debu. 6) Jamur. 7) Rayap. 8) Ngengat. Cara mengatasi faktor-faktor ekstern tersebut dapat dilakukan dengan menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip secara rutin dan berkala. Selain perlu dilindungi, arsip juga perlu untuk diamankan mengingat arsip adalah sumber informasi dalam suatu organisasi sehingga sangat penting untuk mengamankan arsip. Dalam proses pengamanan terhadap arsip, ada tiga kegiatan pengamanan yang dikenal yakni : 1. Pengamanan arsip dari segi informasinya. Karena arsip adalah sumber informasi, maka seringkali dokumen yang diarsipkan adalah dokumen rahasia yang tidak diperuntukkan untuk semua pihak dalam organisasi dapat menggunakannya dengan bebas, perlu ada kontrolan secara ketat terhadap arsip-arsip tertentu yang mengandung informasi cukup rahasia karena jika ada pihak yang tidak berhak menggunakan arsip dapat dijatuhi hukuman menurut undang-undang yang berlaku.

206


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

2.

Pengamanan arsip dari segi fisiknya. Dalam proses pengamanan arsip dari segi fisiknya ini ada tiga hal yang penting untuk diperhatikan pihak pengelola arsip yakni : (1) Restorasi arsip yakni memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit digunakan, dengan demikian arsip dapat digunakan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama. (2) Laminasi arsip yakni melaminasi setiap arsip yang ada dengan menggunakan plastic agar tidak mudah rusak bila terkena air, binatang kecil, maupun hal-hal lain yang dapat merusak arsip. (3) Mikrofilm yakni melakukan pemotretan terhadap arsip penting atau vital yang sulit untuk direstotasi dan dilaminasi dan jika ingin membaca isi dalam arsip tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan proyektor khusus, hanya saja jika ingin menggunakan microfilm, maka perlu disediakan biaya yang cukup besar dan tenaga ahli yang dapat mengoperasikan dengan baik microfilm karena harga microfilm sangat mahal dan sulit untuk dioperasikan. 3. Alat pemeliharaan dan pengaman arsip yang antara lain adalah: (1) Alat pemadam kebakaran. (2) Alat Tanda peringatan. (3) Alat Penyemprot serangga. (4) Alat Pengisap debu. (5) Kipas angin. (6) Penyegar udara. 4. Pengawetan arsip yang menurut pendapat Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 134) dapat dilakukan dengan cara : (1) Reproduksi atau fotografi. (2) Restorasi dan penjilidan. (3) Laminasi arsip 5. Kecepatan penemuan arsip dimana waktu penemuan arsip baiknya adalah 1 menit. Hal lain yang tidak kalah pentingnya untuk dipahami pihak pengelola arsip dalam proses pengelolaan arsip yakni proses perawatan arsip. Usaha memelihara arsip berupa usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip beserta informasi yang terkandung dalam arsip (isi arsip) dari kemungkinan kehilangan, kerusakan, dan hala-hal lain yang tidak diinginkan. Pemeliharaan terhadap arsip dapat dilakukan dengan : 1. Pengaturan ruangan penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan cara : (1) Menjaga keadaaan ruangan penyimpanan agar jangan terlalu lembab. Suhu udara dalam ruangan penyimpanan sebaiknya berkisar 26 derajad celcius. Kelembapan ruangan jangan melebihi 65%. Jika memungkinkan, gunakanlah AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan mencegah debu. (2) Memberikan ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam ruangan penyimpanan arsip (jika ruangan penyimpanan tidak dilengkapi dengan AC).

207


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

(3)

Memberikan penerangan yang cukup di dalam ruangan penyimpanan arsip. (4) Hindarkan dari bahaya kebakaran, kebocoran air, gangguan kesehatan, pencurian, dan bahaya lainnya. (5) Hindarkan dari kemungkinan serangan hama seperti rayap, ngengat, dan semut. Untuk mencegahnya, gunakan obat pembasmi hama. (6) Hindarkan terhadap pencemaran polusi udara. (7) Ruangan arsip sentral hendaknya terpisah dari ruangan lainnya, dan disediakan kunci tersendiri. 2. Menjaga kebersihan arsip beserta alat dan ruangan tempat penyimpanan arsip. Kebersihan di sini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat, beserta alatnya. (1) Kebersihan Ruangan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara : (2) Seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu. (3) Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan arsip. (4) Kebersihan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara a) Debu yang melekat pada arsip disedot dengan alat penyedot debu. b) Jika ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan dan diberantas rayapnya. c) Arsip jangan sampai berkarat. Karena itu, gunakan paper clip dari plastik. d) Memelihara tempat atau alat penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan langkah : 3. Rak Arsip a) Rak penyimpanan arsip sebaiknya dari logam. b) Jika rak penyimpanan arsip terbuat dari kayu hendaknya dijaga jangan sampai dimakan rayap. 4. Lemari Arsip a) Lemari penyimpanan arsip harus sering dibuka. b) Arsip yang ada di dalam lemari penyimpanan arsip harus disusun agak renggang agar mudah dalam proses pengambilan arsip dan arsippun tidak mudah lembab. c) Sebaiknya menaruh obat pembasmi ngengat dan rayap pada lemari penyimpanan arsip. Selain itu, dalam proses pengelolaan arsip dinamis, ada istilah yang digunakan dan diterapkan dalam pengelolaan arsip dinamis dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi yakni sistem pengelolaan arsip dinamis dengan menerapkan pengindeksan terhadap setiap dokumen yang diarsipkan. Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit–unit atau bagian– bagian dari kata–kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang diarsipkan. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Menurut The Liang Gie (2000) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 88)

208


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

ada beberapa sistem yang digunakan dalam meng-indeks dokumen yakni ; 1. Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. 2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan. 3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. Sistem ini terkenal sulit dalam pengelolaannya. 4. Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Dalam mengelola dan mengarsipkan dokumen secara manual, organisasi harus mengklarifikasikan dan mengelolah serta mengarsipkannya dengan memisahkan dokumen menjadi dua (2) tipe dokumen, yaitu dokumen aktif dan dokumen inaktif. Hal ini disarankan agar dapat dilakukan pengelolaan dan pengarsipan yang berbeda antara dokumen yang masih digunakan oleh organisasi untuk mengambil keputusan operasional sehari–hari (dokumen aktif) dengan dokumen yang tidak lagi memiliki pengaruh yang besar terhadap pengambilan keputusan operasional sehari–hari ( dokumen inaktif ). Selain itu, dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, tentunya dikenal pula istilah sistem penyimpanan dokumen, dimana pengarsipan sendiri bermakna menyimpan. Menurut Quible (2001) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni ; A. Sistem penyimpanan terpusat (sentralisasi), dimana dalam sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan. Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003; 165) adalah : (1) Mencegah Duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file), maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan. (2) Layanan yang Lebih Baik. Bila menggunakan sistem bemberkasan terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem akan mandeg. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan.

209


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

(3)

Adanya Keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan. (4) Menghemat Waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian–bagian lain hanya untuk mencari informasi. (5) Menghemat Ruangan, Peralatan, dan Alat Tulis Kantor. Dikatakan menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan perlengkapan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan perlengkapan. (6) Jasa Kepada Bagian Lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka. (7) Memungkinkan Pengamanan yang Lebih Terpadu. (8) Adanya Keseragaman Dalam Penenganan Pendidikan dan Pelatihan Bagi Menejer Arsip Dinamis. (9) Pelayanan Arsip Dinamis Di Bawah Satu Atap. Adapun yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003; 166) adalah : (1) Kesulitan Fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan. Juga perlu waktu untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang memerlukan. (2) Kebocoran Informasi. Terjadinya kebocoran informasi ini dapat terjadi karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda. Namun, hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan berkas keluar masuk, bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing-masing. (3) Berbagai Bagian Mungkin Mempunyai Kebutuhan yang Berlainan. Kadangkadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi. Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip dinamis pusat disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain. (4) Adanya Ketakutan Akan Hilangnya Arsip Dinamis. Ketakutan akan hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka, arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah,maka

210


(5)

B.

C.

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di berkas bagian. Pemakai Tidak Langsung Memperoleh Arsip Dinamis Bila Diperlukan. Ada kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi, perusahaan, atau bdan mereka disimpan di bawah pengawasan menejer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip diperlukan izin dari pihak menejer arsip terlebih dahulu. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi, pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–masing unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan dokumen dengan menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai kelebihan dan kekurangan dalam penerapannya. Kelebihan dari penerapan sistem desentralisasi dalam proses penyimpanan dokumen adalah : (1) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis. (2) Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan. (3) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas. (4) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi pada sistem desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah. Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem desentralisi menurut Sulistyo-Basuki (2003; 167) adalah : (1) Pengawasan oleh menejer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi. (2) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan. (3) Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit untuk melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan spesialisasi tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi. (4) Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau lebih. (5) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. (6) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai tempat, sehingga sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan. (7) Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis tidak cukup dan lemah. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing– masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol

211


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak menejer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen dalam sebuah organisasi. Pada sistem kombinasi ini, masing-masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya di bawah control dari sistem terpusat. Arsip dinamis yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak menejer arsip dinamis atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis sebuah badan korporasi (organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Sistem kombinasi ini memiliki keuntungan sebagai berikut : (1) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam. (2) Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip dinamis yang hilang. (3) Menekan duplikasi arsip dinamis. (4) Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik. (5) Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. (6) Adanya keyakinan menejemen di kalangan pengelola arsip dinamis. Di segi lain sistem kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut : (1) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama sehingga menyulitkan penggunaannya. (2) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. (3) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi dibawa ke sistem kombinasi. Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) juga diperlukan peralatan penyimpanan agar setiap dokumen yang disimpan dan diarsipkan, dapat terjaga dengan baik keberadaannya. Dalam memilih peralatan penyimpanan dokumen ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan. Menurut Basuki (2003) yang dikutip Badri Munir Sukoco (2006; 101) hal penting tersebut adalah : 1. Kesetaraan (compability) peralatan penyimpanan. Penting diperhatikan oleh pihak pengelola dokumen fisik (manual) dalam hal ini terkait dengan peralatan penyimpanan dokumen semacam folder yang harus setara pemanfaatannya dengan peralatan yang telah di beli dan akan dibeli di masa yang akan datang. 2. Efisiensi, dalam hal ini produsan alat penyimpanan dokumen sebaiknya sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen pada produk–produk mereka.

212


3.

4.

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Kualitas, untuk masalah ini hal yang penting untuk diperhatikan adalah kualitas dari alat penyimpanan dokumen haruslah ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatan. Ekonomis, dimana penting dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen untuk meminimumkan biaya dalam mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai oraganisasi, namun patut diingat juga bahwa dalam membeli peralatan penyimpanan dokumen perlu diperhatikan kualitas, dimana peralatan murah tidak berarti merupakan pilihan paling ekonomis.

Adapun peralatan penyimpanan dokumen fisik (manual) dapat digolongkan menjadi tiga jenis yakni, peralatan manual, peralatan mekanis, dan peralatan otomatis. Perlatan penyimpanan dokumen fisik (manual) mewajibkan disediakannya ruangan penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai atau pengguna dokumen harus menuju ke tempat dokumen atau berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Dalam proses pengelolaan arsip dinamis, ada dua model pengelolaan yang digunakan. Kedua model tersebut menurut An (2003) yang dikutip oleh Badri Monir Sukoco (2006; 83) adalah Life Cycle Model (Model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual dan Records Continuum Model (Model arsip berkelanjutan) yang lebih tepat digunakan untuk mengelola arsip elektronik. Adapun perbedaan antara keduanya dapat dilihat dengan jelas dalam tabel berikut Tabel. 2 Perbedaan Model Siklus Hidup Dan Model Arsip Berkelanjutan

Aspek Dasar

Elemen Dari Arsip

Model Siklus Hidup Pengelolaan dan pengontrolan arsip kertas secara efektif (dikembangkan pasca PD II). Fisik

Hal Yang 1. Menjadi Perhatian Utama 2. 3.

Pola

1.

2.

Model Berkelanjutan Pengelolaan dan pengontrolan arsip elektronik pada era digital. 1. Isi 2. Konteks 3. Struktur Fokus pada arsip (product1. Fokus pada tujuan (processdriven) and-customer driven) Fokus pada keberadaan arsip 2. Fokus pada isi, konteks, dan secara fisik struktur arsip serta Berupa kertas pengembangan sistem penyimpanannya 3. Berupa digital format. Berdasarkan waktu: arsip 1. Multi-dimensi: arsip ada akan selesai “masa tugasnya” karena waktu/tempat, bukan karena waktu yang telah karena waktu dan tempat. ditentukan. 2. Berkesinambungan: proses Proses pengarsipan hanya pengarsipan akan terjadi di berlaku pada prose situ mana arsip itu ada. sendiri.

213


Perspektif

Proses

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

1. Eksklusif 2. Bertujuan tunggal 3. Sebagai rekaman kehidupan organisasi. 4. Bernilai historis atau sekarang.

Ada tahapan tertentu dalam pengarsipan dan pembedaan antara arsip sekarang dan historis. Nilai historis atau sekarang.

1. Insklusif 2. Bertujuan banyak 3. Sebagai rekaman kehidupan organisasi 4. Bernilai historis, sekarang yang berkesinambungan dengan masa depan organisasi. Penyimpanan arsip dan proses pengarsipan terintegrasi dan berkesinambungan.

Kriteria Untuk Nilai berkelanjutan, termasuk Menyeleksi Arsip nilai historis atau sekarang. Waktu Untuk Pada akhir proses pengarsipan. Selama proses pengarsipan Menilai Arsip terjadi. Tugas 1. Hanya berhubungan dengan 1. Terintegrasi antara bisnis Menejemen proses penyimpanan arsip dan proses pengarsipan, dan Pengarsipan 2. Menejer arsip tidak proses akan terjadi di setiap mempunyai hubungan lini bisnis. fungsional dengan organisasi, 2. Akuntabilitas bagi menejer hanya menerima, mengelola, arsip tidak hanya berkaitan dan merawat arsip dengan pemeliharaa arsip, 3. Pembedaan akuntabilitas namun juga berhubungan antara pembuat, pemakai, dengan penciptaanvalue dari menejer arsio, maupun tujuan dan fungsi organisasi. pengelola arsip. 3. Kerangka kerja yang tertinggal dengan stakeholders yang lain. Dengan melakukan pengelolaan yang benar terhadap arsip dinamis yang berbentuk fisik (manual) serta menggunakan alat–alat penyimpanan yang baik dalam proses pengelolaannya, maka keautentikan arsip dapat terjaga dengan baik dan secara otomatis, tujuan pemeliharaan arsip dapat terwujud sesuai dengan yang diharapkan.

KERANGKA PIKIR Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa menurut Boedi Martono yang dikutip oleh Hasruddin Jamaruddin (2007; 4), dalam sistem pengelolaan arsip dinamis ada sistem pengelolaan yang dikenal yakni : 1. Kegiatan Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu prosedur pengurusan surat masuk maupun surat keluar baik surat biasa maupun rahasia serta penggunaan azas baik sentralisasi maupun desentralisasi atau gabungan antara keduanya.

214


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

2.

Kegiatan Penataan Arsip (filling) dan yaitu kegiatan mengatur, menyusun, dan menata semua arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. 3. Kegiatan Penyusutan Arsip (record disposisi) yakni kegiatan mengurangi jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema yang menyangkut ruang penyimpanan, biaya, peralatan, penyediaan tenaga, serta untuk perawatan dan pemeliharaannya. Dari ketiga dalam sistem pengelolaan arsip yang telah dijelaskan diatas, Boedi Martono yang dikutip oleh Hasruddin Jamaruddin (2007; 4) lebih lanjut menjelaskan bahwa kegiatan penataan arsip merupakan bagian dari sistem pengelolaan arsip yang menjadi acuan utama dalam pengukuran berhasil atau tidaknya penerapan sistem kearsipan yang baik dalam suatu organisasi. Sementara itu menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawanti Tahir (2007; 33), faktor yang mendukung terlaksananya sistem pengelolaan arsip yang baik adalah : 1. Sumber Daya Manusia yakni kemampuan pegawai yang terlibat langsung di bidang kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan pola baru. 2. Sarana dan Prasaranan yakni dukungan terhadap sistem pengelolaan arsip yang berupa perangkat lunak dan perangkat kasar yang dipergunakan di bidang kearsipan. 3. Biaya Kearsipan yakni anggaran yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan sistem pengelolaan arsip yang menerapkan sistem kearsipan pola baru. Pendapat ini didukung oleh Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 point 24 yang menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya. Berangkat dari latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya dan berdasarkan penjelasan teori diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang menjadi masalah dalam hal pengelolaan arsip dinamis pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone terletak pada sistem penataan dan penemuan kembali arsip dinamis yang dibutuhkan dalam suatu proses administrasi. Berdasarkan hal ini, maka adapun kerangka konsep dalam penelitian ini dapat penulis gambarkan sebagai berikut :

215


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Gambar. 1 Gambar Kerangka Pikir

Sistem Penataan (Filling) Arsip

Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone

Pengelolaan Arsip Dinamis

Faktor Yang Mempengaruhi 1. Sumber Daya Manusia 2. Sarana Dan Prasarana 3. Biaya

METODE PENELITIAN PENDEKATAN DAN TIPE PENELITIAN 1.

2.

Pendekatan dalam penelitian ini adalah kualitatif yaitu dengan menganalisis data serta informasi yang diperoleh dari informan sesuai dengan pokok permasalahan yang diteliti pada instansi tersebut. Tipe penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yaitu penelitian yang dimaksudkan untuk memberikan penggambaran atau penjelasan mengenai masalah serta hasil penelitiannya dengan kenyataan yang ada pada lokasi penelitian.

UNIT ANALISIS Unit analisis dalam jurnal ini adalah organisasi pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yang menangani dokumen–dokumen karyawan, Mahasiswa dan dosen yang mengajar.

PENENTUAN INFORMAN Sesuai dengan dasar dalam penelitian ini adalah study kasus maka yang ditetapkan sebagai informannya adalah para karyawan, dosen yang menangani dan mengelola secara langsung dokumen karyawan, mahasiswa dan dosen yang ada di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yakni : 1. Departemen Akademik 2. Departemen Keuangan dan Personalia

216


3. 4.

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Departemen Marketing Departemen Kerjasama

JENIS DAN SUMBER DATA 1.

2.

Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara dengan informan tentang masalah yang terkait langsung dengan penelitian ini. Data sekunder yaitu data yang diperoleh dan dikumpulkan dari beberapa sumber lain seperti dokumen dan bahan–bahan lain yang relevan dengan masalah dalam penelitian ini.

TEKNIK PENGUMPULAN DATA Data yang diperlukan dalam penelitian ini dikumpulkan dengan beberapa teknik yakni sebagai berikut : 1. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dan informasi yang relevan dengan mewawancarai secara langsung para informan yang ada. 2. Observasi, yaitu pengamatan langsung di lokasi penelitian. 3. Studi kepustakaan, yaitu dengan menelusuri karya–karya tulis, literatureliteratur, laporan–laporan, dan peraturan perundang–undangan yang relevan dengan masalah dalam penelitian ini yaitu masalah sistem pengelolaan arsip dinamis.

TEKNIK ANALISIS DATA Penelitian diadakan untuk satu tujuan pokok, yakni menjawab pertanyaanpertanyaan penelitian untuk mengungkap fenomena social atau alami tertentu. Proses penganalisaan terhadap data yang sudah dihimpun di lokasi penilitian adalah hal yang sangat penting dalam suatu penelitian karena dari hasil analisis inilah akan ditarik kesimpulan yang pada akhirnya menjadi hasil penelitian. Menurut Masri Singaribun dan Sofian Efendi (1989; 263) analisis data adalah proses penyederhanaan data dan informasi kedalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan. Berdasarkan definisi ini, maka data dan informasi yang diperoleh dalam penelitian ini dianalisis secara deskriptif kualitatif berupa penggambaran dan penjelasan dengan kalimat–kalimat yang sederhana dan sistematis dengan menggunakan Media Electronik berupa alat perekam, hasil dari wawancara dengan para informan terutama yang berkaitan langsung dengan permasalahan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis.

217


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

FOKUS PENELITIAN Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah sistem penataan arsip yang meliputi sistem penyimpanan, peminjaman, dan penemuan kembali arsip, serta faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan yakni, sumber daya manusia, sarana dan prasarana kearsipan, dan biaya kearsipan. Sistem penataan arsip yang merupakan rangkaian proses dalam pengelolaan terhadap arsip yang ada dalam suatu organisasi yang meliputi: 1) Penyimpanan Arsip. 2) Peminjaman Arsip. 3) Penemuan Kembali Arsip Faktor-faktor yang mempengaruhi arsip merupakan hal-hal yang berpengaruh terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan tersebut antara lain yaitu: 1) Sumber Daya Manusia dapat didefinisikan sebagai kemampuan karyawan yang terlibat langsung dalam bidang kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan. 2) Sarana dan Prasarana dapat didefinisikan sebagai dukungan yang berupa perangkat keras yang digunakan dalam bidang kearsipan. 3) Biaya yang dapat didefinisikan sebagai anggaran yang tersedia untuk pelaksanaan sistem pengelolaan arsip. HASIL PENELITIAN Data hasil penelitian yang disajikan adalah data tentang sistem pengelolaan arsip dinamis yang peneliliannya difokuskan pada sistem penataan (filling) dan penemuan kembali arsip dinamis pada karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone. Data tersebut dianalisis untuk memberikan gambaran dan penjelasan berdasarkan hasil wawancara dengan informan serta mendeskripsikan dengan hasil observasi yang dianggap mendukung dalam penelitian ini. Untuk lebih memperjelas lagi tentang data yang diperoleh dari hasil penelitian akan dikemukakan satu persatu sebagai berikut.

PROSES PENCIPTAAN ARSIP (PROSES PENGURUSAN SURAT) Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari Corespondensi management. Proses penciptaan arsip (pengurusan surat) disuatu organisasi, sangat penting untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan arsip adalah bagian awal dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi. Jika arsip yang ada dalam suatu organisasi tidak jelas alur penciptaannya, maka sangat sulit untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur yang ada. Untuk itu, mengawali uraian tentang sistem kearsipan di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, terlebih dahulu penulis menguraikan tentang

218


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone Untuk mengetahui alur proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, terlebih dahulu dilakukan penelusuran pada bagian front office dengan melakukan wawancara dengan karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yakni Ibu Yermi Damarini pada hari Jum’at, 07 Juni 2013 sekitar pukul 10.17 Wita, dimana beliau menjelaskan bahwa : “Proses penciptaan arsip yang berupa surat keluar dibuat oleh masingmasing bagian yang ada, lalu selanjutnya setiap surat keluar dibawa ke sekretaris untuk pemberian nomor surat, pencatatan surat pada buku agenda surat keluar, dan dilakukan pengscanan terhadap surat agar jika terjadi kehilangan, maka surat dapat dicetak ulang dari hasil scan yang ada”. Selanjutnya, Bapak Tito Laksananto, S,Sos yang merupakan Kabid Akademik yang diwawancarai oleh penulis pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 10.23 Wita menjelaskan bahwa : “Proses penciptaan arsip yang berupa surat masuk yaitu, setiap surat dimasukkan melalui sekretaris, lalu pada sekretaris dilakukan pencatatan dan pemberian lembar disposisi terhadap surat masuk untuk selanjutnya dibawa ke setiap devisi bagian tujuan surat”. Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis dapat memperoleh gambaran bahwa proses penciptaan arsip yakni surat masuk dan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone menggunakan asas kombinasi antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi yang artinya bahwa proses pengurusan surat di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone baik itu surat masuk maupun surat keluar dilakukan bersama-sama yaitu antara sekretaris dengan bagian lainnya dimana dalam hal ini penyampaian surat keluar dilakukan oleh masing-masing bagan tetapi proses pemberian nomor dilakukan pada sekretaris dan untuk surat masuk, penyampaian surat masuk dilakukan oleh sekretaris kepada bagian yang bersangkutan dengan surat masuk ( bagian tujuan surat masuk) dan pengelolaan terhadap surat masuk dilakukan pada masing-masing bagian. Sementara itu, berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan oleh penulis mengenai prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone diperolah data sebagai berikut: 1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Prosedur pengurusan masuk di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat digambarkan sebagai berikut: 1). Penerimaan Surat. Surat yang masuk diterima oleh staf yang ada pada front depan baik surat yang diantarkan oleh petugas pos atau kurir, dan diserahkan ke sekretaris dibuka lalu dibaca isinya, lalu distenpel tanggal dan waktu surat diterima. 2). Mencatat Surat. Setelah pada surat masuk distenpelkan tanggal dan waktu diterimanya surat, selanjutnya dilakukan pencatatan surat yang meliputi pencatatan tanggal, perihal, dan nomor surat dalam buku agenda surat masuk. Setelah itu dilakukan pencatatan pada lembar disposisi, dan

219


3).

4).

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

penempelan lembar disposisi pada bagian depan surat. Mengelompokkan Surat. Jika telah dilakukan pencatatan terhadap surat-surat yang masuk, maka selanjutnya surat-surat masuk yang ada dikelompokkan berdasarkan bagian tujuan dari surat untuk memudahkan pangantaran surat ke bagian yang ada. Pengantaran Surat Masuk Ke Bagian Tujuan Surat. Setelah pengelompokan surat selesai, maka petugas dari sekretaris menuju ke bagian yang ada untuk mengantarkan surat masuk, dan setelah menemukan karyawan bagian yang menjadi tujuan surat, kepada karyawan tersebut diberikan buku agenda untuk diparaf sebagai bukti tanda terima. Selanjutnya surat masuk akan dikelolah oleh bagian yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya, prosedur pengurusan surat masuk pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone ini, dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar. 2 Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk

Penerimaan surat masuk pada ruangan Sekretaris.

2.

Pencatatan surat masuk pada buku agenda surat masuk.

Pengelompokan surat masuk berdasarkan Bagian tujuan surat.

Pengantaran surat menuju ke Bagian tujuan surat.

Pemaparan diatas mengungkapkan bahwa pengurusan surat adalah merupakan langkah awal dalam proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone , dan hal yang paling penting dilakukan dalam melaksanakan prosedur pengurusan surat ini adalah pengawasan dari pihak sekretaris sebagai penanggung jawab kegiatan persuratan di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dimana pengawasan yang dimaksudkan dalam hal ini adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui apakah suatu surat yang pada akhirnya akan menjadi arsip telah benar-benar sampai kepada pihak ditujukannya surat, karena jika surat tidak diberikan pada oknum yang benar, maka akan terjadi kesulitan dalam proses penemuan kembalinya jika suatu saat dibutuhkan untuk suatu proses administrasi dan yang lebih fatal lagi apabila informasi yang ada di dalam surat sangatlah rahasia, maka bukan tidak mungkin hal rahasia tersebut dapat diketahui oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab. Pengurusan Surat Keluar Prosedur pengurusan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone tidaklah jauh berbeda dengan prosedur pengurusan surat masuknya. Hal ini terjadi karena kedua kegiatan tersebut merupakan rangkaian dari penanganan surat dimana kedua kegiatan ini merupakan satu kesatuan

220


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

dalam satu sub sistem kearsipan. Adapun prosedur pengurusan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan oleh penulis, dapat dideskripsikan sebagai berikut: 1). Tahap Penciptaan Surat Keluar. Pembuatan konsep surat keluar ini dilakukan oleh masing-masing bagian yang ada lalu kemudian diserahkan kepada kepala bagian untuk dilakukan pengoreksian dan selanjutnya dikembalikan lagi kepada karyawan untuk diketik. 2). Pengetikan Setelah mendapat persetujuan dari kepala bagian, konsep surat terlebih dahulu kembali diteliti dengan baik, baru setelah itu dilakukan pengetikan surat. Namun kini, seiring perkembangan teknologi, jika sebelumnya telah ada surat sejenis yang diketik (dibuat), maka seringkali hanya dilakukan pengeditan pada file surat sejenis sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk mengefisienkan waktu pengetikan surat. Setelah dilakukan pengetikan, surat lalu dicetak sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. 3). Penomoran Dan Pencatatan Surat Jika proses pengetikan dan pencetakan surat sudah selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah membawa surat ke sekretaris untuk diberikan nomor surat dan dilakukan pencatatan terhadap surat dalam buku agenda surat keluar. 4). Penandatangan Dan Pengesahan Surat Proses selanjutnya dalam prosedur pengurusan surat keluar jika proses penomoran dan pencatatan surat telah dilakukan adalah mengembalikan surat kepada bagian yang bersangkutan lalu surat dibawa kepada pejabat terkait untuk dilakukan penandatanganan terhadap surat. Setelah ditandatangani oleh pejabat terkait, surat lalu disahkan dengan distenpel pada tanda tangan pejabat, dan terakhir surat diberi amplop. 5). Pengiriman Surat Setelah semua prosedur dilakukan, maka surat diserahkan kepada petugas ekspedisi sekretaris untuk diantarkan kepada pihak yang bersangkutan, atau jika pihak yang bersangkutan berada di lokasi kantor, maka surat tersebut dapat langsung diberikan kepada pihak yang bersangkutan. Untuk lebih memperjelas alur pengurusan surat keluar pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat dilihat dalam gambar sebagai berikut:

221


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Gambar. 3 Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar

Penciptaan surat keluar oleh masing-masing Bagian.

Pengiriman surat.

Pengetikan surat

Penomoran dan pencatatan surat.

Penandatangan dan pengesahan surat oleh pejabat kerkait.

Dari pemaparan diatas, maka dapat dilihat bahwa terdapat kelemahan dalam proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone utamanya dalam proses pengurusan surat masuk. Adapun kelemahan tersebut menurut penulis yaitu dalam proses pengurusan surat masuk, tidak melalui proses penilaian surat, semua surat dicatat hanya berdasarkan tujuan suratnya, Tidak ada perbedaan yang diberikan antara surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Seharusnya ada perbedaan yang diberikan kepada setiap jenis surat, seperti misalnya pencatatan setiap jenis surat dilakukan pada suatu buku agenda yang dibagi berdasarkan jenis suratnya.

PENYIMPANAN ARSIP Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini karena apabila sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan sistem kearsipan yakni mengatur dan menyusun arsip dengan baik dan benar akan tercapai sehingga dapat membentuk suatu susunan arsip yang sesuai dengan tipe dan kegunaannya bagi kepentingan di dalam pemberkasan, dimana didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana penempatan berkas sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai yaitu penemuan kembali arsip secara cepat, tepat, dan lengkap. Meskipun dalam penelitian ini, penulis memfokuskan penelitian pada proses penataan arsip di setiap bagian dan arsip dosen. Namun berdasarkan uraian diatas, maka penulis menganggap penting untuk terlebih dahulu melakukan penjajakan informasi dengan melakukan wawancara dengan informan yang bertugas dan bertanggung jawab dalam hal pengelolaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone Ibu Shinta yang diwawancarai oleh penulis pada hari Jumat, 14 Juni 2013 sekitar pukul 10.20 Wita mengungkapkan bahwa; “Penyusunan arsip dilakukan dengan sistem desentralisasi, dimana setiap bagian menyimpan sendiri arsipnya. Bagian lain hanya berhubungan dengan sekretaris untuk kepentingan penomoran dan pencatatan surat serta pengscanan terhadap surat keluar”.

222


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Dari hasil wawancara dan hasil pengamatan (observasi) langsung yang dilakukan penulis dilokasi, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa, meskipun dalam proses pengurusan suratnya Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone menggunakan sistem kombinasi, namun dalam proses penataan arsipnya, Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone hanya menggunakan sistem desentralisasi saja, dimana setiap bagian benar-benar menyimpan sendiri arsiarsipnya, tanpa adanya pengontrolan dari bagian lain (tidak ada ruangan lain yang menjadi pusat penyimpanan duplikat arsip), sehingga masing-masing bagian bertanggung jawab atas arsipnya masing-masing. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penelitian ini hanya difokuskan untuk melihat proses penataan arsip akademik, maka penulis selanjutnya lebih banyak melakukan wawancara dengan karyawan dan melakukan pengamatan (observasi). Ibu Shinta, sekretaris yang menjadi penanggung jawab arsip-arsip yang ada pada Kepala Kampus yang diwawancara oleh penulis pada hari Jum’at, 14 Juni 2013 sekitar pukul 11.06 Wita mengungkapkan bahwa; “Jika ada pihak yang ingin memasukkan arsip baru pada map penyimpanan (bundel) atau meminjam arsip yang ada pada map penyimpanan, maka terlebih dahulu harus melapor kepada penanggung jawab arsip pada bagian terkait karena terkadang ada arsip yang diaggap perlu untuk dilakukan pencatatan atas peminjamannya”. Sementara itu Ibu Titim Nurlia, S.Sos yang juga merupakan karyawan Kepala bagian Kerjasama yang diwawancara oleh penulis pada hari Rabu, 12 Juni 2013 sekitar pukul 10.25 Wita menjelaskan bahwa; “Jika ada surat masuk, terlebih dahulu dilakukan pencatatan ulang atas surat tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut dibukukan di dalam satu agenda berdasarkan nomor agenda lalu selanjutnya surat diproses sesuai dengan perihal surat”. Dari hasil wawancara ini, penulis menyimpulkan bahwa prosedur registrasi arsip baru pada bagian Kerjasama Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dilakukan dengan melakukan pelaporan kepada petugas penanggung jawab arsip baik jika ingin meminjam arsip maupun ingin memasukkan arsip baru, serta dengan melakukan pencatatan terhadap arsip baru yang akan diarsipkan pada ruangan bagian Kerjasama Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone. Lebih lanjut Ibu Supartini yang diwawancara pada hari Selasa, 11 Juni 2013 sekitar pukul 11.08 wita menjelaskan bahwa: “Semua arsip yang ada pada bagian personalia dan keuangan yang sejenis dan sama kepemilikannya, disatukan dalam satu map penyimpanan (bundel), lalu map penyimpanan tersebut ditata pada lemari penyimpanan berdasarkan nomor gaji untuk arsip karyawan atau dosen dan untuk suratsurat lainnya disusun berdasarkan jenis surat yang terdapat dalam map penyimpanan”. Lalu, Ibu Suparti, S.Sos yang diwawancara pada hari Rabu, 12 Juni 2013 sekitar pukul 10.27 Wita, memaparkan bahwa; “Arsip yang ada ditata berdasarkan jenis suratnya”. Berdasarkan hasil wawancara ini, penulis menyimpulkan bahwa dalam hal

223


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

klasifikasi dan prosedur penyusunan dan penyimpanan arsip pada bagian personalia dan keuangan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, berpedoman pada jenis surat dan berdasarkan nomor gaji para karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dan dosen. Setiap berkas karyawan, disatukan di dalam bundel masing-masing karyawan dan dosen, lalu disusun pada lemari penyimpanan berdasarkan nomor gaji mereka dengan tujuan memudahkan melakukan pencarian terhadap arsip bila suatu saat diperlukan. Metode yang digunakan ini sudah cukup baik, namun jika dalam proses penyusunan berkas ke dalam bundel tidak dilakukan dengan teliti, maka seringkali berkas salah dimasukkan ke bundel milik karyawan atau dosen lain, tentunya ini akan menyusahkan para pengguna arsip jika sewaktu-waktu memerlukan arsip. Untuk itu, setiap karyawan yang akan memasukkan suatu berkas pada bundel, harus memperhatikan dengan baik nomor bundel, dan nama pemilik bundel lalu disesuaikan dengan pencatatan pengelola arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat di gambarkan sebagai berikut : Gambar. 4 Gambar Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip

Pihak Pembuat (Pengantar) Arsip Melakukan Pelaporan Kepada Pihak Pengelola Arsip Mengenai Arsip Yang Dibuat (Dibawanya) Lalu Menyetorkan Arsip Kepada Pihak Pengelola

Pihak Pengelola Arsip Menerima Arsip Dari Pihak Pembuat (Pengantar) Arsip Lalu Menganalisis Arsip (Melakukan Pencatatan Pada Arsip Tertentu)

Pengelola Arsip Mengambil Folder (Bundel) Sesuai Jenis Arsip Pada Lemari Penyimpanan, Lalu Memasukan Arsip Pada Folder, Lalu Folder Disimpan Kembali Pada Lemari Penyimpanan.

Sementara itu, hasil wawancara penulis dengan Bapak Endy Elfian Lubis, SS, M.Si yang adalah dosen tetap yang diwawancara pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 10.24 Wita, yang memaparkan bahwa; “Sistem yang digunakan dalam proses penataan arsip masih sangat perlu untuk dibenahi mengingat seringnya arsip dibutuhkan untuk kegiatan administrasi, sehingga jika arsip tidak ditata dengan baik, tentu saja keselamatan arsip tidak terjaga dengan baik, arsip bisa saja rusak, tercecer, atau bahkan hilang. Untuk itulah sangat penting untuk memperbaiki sistem penataan arsip. Pembenahan yang paling perlu dilakukan pada peralatan penyimpanan, harusnya dilakukan penambahan terhadap peralatan penyimpanan arsip, mengingat jumlah arsip semakin hari semakin bertambah”. Selanjutnya, Ibu Okty Dwi Utami yang adalah dosen tetap Akuntansi diwawancara pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 11.15 Wita berpendapat bahwa; “Sistem penataan arsip belum baik, masih sangat perlu untuk melakukan

224


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

pembenahan. Pembenahan yang paling perlu dilakukan adalah pada peralatan penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu untuk ditambah agar dapat menampung semua dokumen yang ada, sehingga dokumen dapat tertata dengan rapi, dan tidak berantakan serta jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah ditemukan kembali”. Dari semua hasil wawancara penulis, baik wawancara dengan pihak karyawan setiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone maupun dengan pihak dosen, serta berdasarkan hasil pengamatan langsung yang dilakukan oleh penulis sendiri, maka penulis menarik kesimpulan bahwa, kegiatan penyimpanan arsip pada setiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone masih perlu pembenahan, agar arsip yang ada terjaga dengan baik keberadaannya, karena pada dasarnya arsip memanglah harus dijaga dengan baik karena arsip adalah sumber informasi utama dalam suatu organisasi dan merupakan titik sentral kegiatan administrasi dalam organisasi. Selain itu, kelemahan paling mendasar dari sistem penataan arsip pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone adalah tidak adanya tenaga arsiparis terampil pada setiap bagian yang ada serta tidak memadainya alat penyimpanan arsip yang digunakan dalam proses penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak terjaga keselamatan dan keberadaannya.

PEMINJAMAN ARSIP Kegiatan peminjaman arsip dalam organisasi pada dasarnya perlu diatur atau ditentukan tentang prosedur dan tata cara peminjaman baik untuk keperluan instansi maupun kepentingan diluar instansi. Untuk mengetahui bagaimana prosedur dan tata cara peminjaman arsip pada setiap bagian di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, maka penulis melakukan wawancara kepada karyawan serta pengamatan (observasi) langsung pada ruangan setiap bagian. Adapun hasil wawancara yang telah dilakukan oleh penulis dengan Bapak Mashadi Taufik yang diwawancara pada hari Selasa, 11 Juni 2013 sekitar pukul 14.12 Wita menyatakan bahwa: “Jika ada pihak yang ingin meminjam arsip, baik itu karyawan ataupun dosen, maka sebelum membawa arsip, harus terlebih dahulu melapor kepeda pihak pengelola arsip dan untuk mencegah kesulitan menemukan arsip kelak jika dibutuhkan, maka pihak pengelola arsip sering meminta pihak peminjam arsip untuk meninggalkan nomor telpon agar jika sewaktuwaktu arsip dibutuhkan, pihak pengelola akan lebih mudah untuk menghubungi pihak peminjam arsip untuk segera mengembalikan arsip yang dipinjam”. Lebih lanjut Bapak Mashadi Taufik menjelaskan bahwa: “Selama ini, jika ada dosen yang melakukan peminjaman terhadap arsip perpustakaan, belum ada yang tidak mengembalikan arsip pinjamannya. Tidak dikembalikannya arsip yang dipinjam justru sering terjadi jika arsip dipinjam oleh bagian lain yang meminjam arsip perpustakaan untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugasnya, dimana jika yang meminjam arsip adalah bagian lain, arsip yang dipinjam jumlahnya banyak, sehingga

225


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

menyebabkan seringnya ada arsip yang tidak dikembalikan saat bagian peminjam mengembalikan arsip yang dipinjam, dan belum dikembalikannya arsip seringkali baru disadari pada saat arsip yang tidak kembalikan tersebut dibutuhkan untuk kegiatan lain, namun untungnya arsip tidak sampai hilang, yang sering terjadi arsip hanya tercecer di ruangan bagian yang meminjam arsip”. Dari hasil wawancara diatas, dapat penulis simpulkan bahwa prosedur peminjaman arsip di bagian perpustakann Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone belumlah dapat dikatakan baik. Hal ini karena, prosedur peminjaman arsip sangatlah mudah karena hanya dengan melakukan pelaporan saja, setiap orang, baik karyawan lain maupun dosen yang ingin meminjam arsip, hanya cukup memberi laporan saja sebelum meminjam arsip, jika pengelola arsip memiliki pekerjaan yang cukup banyak, kemungkinan besar pengelola arsip akan lupa siapa yang meminjam arsip bila arsip tersebut tiba-tiba dibutuhkan, apalagi jika arsip dipinjam diwaktu yang sudah cukup lama. Ini tentunya akan menyulitkan para pengelola dan penanggung jawab arsip untuk melakukan pencarian, pelacakan, dan penemuan kembali arsip. Inilah yang menjadi kelemahan dari sistem peminjaman arsip yang diberlakukan pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yang perlu untuk dibenahi dan sedikit diperketat. Adapun alur prosedur peminjaman arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone adalah sebagai berikut : Gambar. 5 Gambar Prosedur Peminjaman Arsip

Pihak Peminjam Arsip Melakukan Pelaporan Kepada Pihak Pengelolah Arsip Mengenai Jenis Arsip Yang Akan Dipinjamnya.

Pihak Peminjam Arsip Menuju Ke Lemari Penyimpanan Untuk Mencari Dan Mengambil Arsip Yang Ingin Dipinjamnya.

Pihak Peminjam Arsip Kembali Kepada Pihak Pengelola Arsip Untuk Memperlihatkan Arsip Yang Akan Dipinjamnya (Pihak Pengelola Akan Melakukan Pencatatan Terhadap Peminjaman Arsip Yang Diangap Penting). Setelah Itu Arsip Boleh Dibawa Oleh Pihak Peminjam Arsip.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis menarik kesimpulan bahwa, arsip pada bagian lain Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone belum begitu dijaga dengan baik keselamatannya, dan tentunya ini akan berpengaruh pada kelancaran proses administrasi dalam instansi terkait. Untuk itu, pada dasarnya perlu diatur prosedur dan tata cara peminjaman arsip yang tertulis secara lisan agar memudahkan para pengelola untuk melakukan pengawasan terhadap keberadaan arsip-arsip yang ada.

226


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

PENEMUAN KEMBALI ARSIP Pada umumnya kegiatan penemuan arsip dalam setiap organisasi merupakan suatu hal yang dominan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi perkantoran karena arsip adalah bagian sentral dari pelaksanaan kegiatan perkantoran baik pada organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Untuk itu, diketahui bahwa pada dasarnya penemuan kembali arsip menyangkut dua segi yaitu penemuan kembali informasi dan penemuan kembali fisik arsip. Dalam penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem penataan berkas yang digukanan pada organisasi masing-masing, sehingga berhasilnya suatu penataan berkas sangat berkaitan dengan penemuan kembali arsipnya. Hal ini karena apabila penemuan kembali arsip sulit dan memakan waktu yang cukup lama, maka bagian/unit lain dalam organisasi dapat menilai bahwa sistem penataan berkas tidak baik sehingga tidak dapat membantu kelancaran proses administrasi, sebaliknya apabila penemuan kembali arsip mudah dan tidak memakan waktu yang lama, maka sistem penataan berkas dapatlah dikatakan baik sehingga proses administrasi dapat berjalan dengan lancar. Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Ibu Supartini pada hari Kamis, 13 Juni 2013 sekitar pukul 11.15 Wita menjelaskan bahwa; “Proses pencarian terhadap arsip yang dibutuhkan dilakukan dengan cara terlebih dahulu melihat daftar gaji para karyawan atau dosen yang membutuhkan arsipnya, lalu dilakukan pencarian pada lemari penyimpanan. Jika yang dibutuhkan adalah surat-surat lain diluar arsip karyawan atau dosen, maka pencariannya langsung dilakukan pada lemari penyimpanan dengan mencari map penyimpanan surat sejenis. Waktu yang digunakan dalam proses pencarian arsip kadangkala lama kadangkala pula hanya sebentar. Jika telah melakukan pencarian cukup lama dan arsip belum juga diketemukan, maka dilakukan pelacakan terhadap arsip dengan cara mengingat apakah arsip dipinjam oleh pihak lain, dan jika benar ternyata arsip dipinjam, maka pihak peminjam arsip akan dihubungi agar secepatnya mengembalikan arsip”. Sementara itu, Bapak Drs. Iman Muslim yang diwawancara oleh penulis pada hari Rabu, 12 Juni 2013 sekitar pukul 14.30 Wita menjelaskan bahwa; “Apabila arsip dibutuhkan untuk suatu kegiatan administrasi, maka secepatnya akan dilakukan pencarian terhadap arsip, sampai arsip yang dicari diketemukan. Karena pola penyimpanan arsip yang digunakan adalah pola penyimpanan desentralisasi, maka pencarian difokuskan pada satu ruangan saja. Adapun waktu yang digunakan dalam proses pencarian arsip tidak menentu, kadangkala sebentar, kadangkala lama, namun jika sampai tiga hari arsip yang dicari belum diketemukan juga, maka arsip tersebut dinyatakan hilang dan selanjutnya pihak yang kehilangan arsip dihubungi untuk mengirim kembali berkas yang hilang agar proses administrasi tidak terhambat begitu lama”. Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan (observasi) langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa proses penemuan kembali arsip pada bagian lain Politeknik

227


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

LP3I Jakarta Kampus Cimone belum dapat dikatakan baik, hal ini dapat dilihat dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali arsip. Jika melihat proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan kembali arsip, waktu yang dibutuhkan sangatlah lama. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan dosen pengguna jasa kearsipan bagian akademik Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yakni Bapak Wahyono, MM yang adalah dosen part time yang diwawancara pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar pukul 10.27 Wita, yang menyatakan bahwa; “Pada dasarnya pelayanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone secara keseluruhan sudah cukup baik, meskipun masih sangat perlu dilakukan pembenahan di berbagai aspek kearsipan, utamanya aspek penataan arsip yang masih sangat kacau. Jika keadaan ini tidak dibenahi, maka pada akhirnya nanti akan menyulitkan pihak pengelola arsip dalam proses pencarian terhadap arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan”. Pendapat Bapak Wahyono, MM ini, juga didukung dengan pendapat dosen lainnya yakni Ibu Herwita Idris adalah dosen part time yang diwawancara pada hari Senin, 167 Juni 2013 sekitar pukul 11.03 Wita yang berpendapat bahwa; “Secara keseluruhan, pelayanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone sudah cukup baik, namun masih perlu dilakukan pembenahan pada sistem penataan arsip, agar pelayanan arsip ke depan akan jauh lebih baik lagi”. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa yang perlu dipahami oleh pihak pengelola arsip bahwa kelemahan dari sistem penemuan kembali arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone pada ketidakpastian waktu yang dibutuhkan dalam proses pencarian terhadap arsip. Jika telah mencari arsip selama beberapa jam dan arsip belum ditemukan, sebaiknya pihak pengelola segera menghubungi pihak pemilik arsip (karyawan atau dosen) agar segera mengirim kembali berkas yang hilang, agar proses administrasi tidak terlalu lama tertunda, jika menunggu sampai 1 hari apalagi sampai 3 hari baru menyatakan arsip hilang, ini akan sangat menghambat proses admnistrasi. Dari seluruh hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas memperkuat pendapat penulis bahwa walaupun secara keseluruhan sistem kearsipan pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone utamanya pada bagian kesekretarisan sudah dapat dikatakan cukup baik, namun pihak pengelola arsip pada sub bagian lainnya ini masih harus melakukan banyak pembenahan, utamanya dalam kegiatan penataan arsip yang berpengaruh pada kegiatan penemuan kembali arsip pada akhirnya. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SISTEM PENATAAN (FILLING) ARSIP. 1.

Sumber Daya Manusia Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok yang terjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang menentukan dalam perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi

228


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

sangat tergantung pada petugas yang menangani arsip sesuai dengan tugas yang diebankan kepadanya. Hal ini menyebabkan sumber daya manusia sering disebut faktor sentral dalam kegiatan kearsipan. Tanpa personil atau sumber daya manusia, tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi, tidak akan ada pula administrasi, begitu pula dalam pelaksanaan sistem penataan (filling) dan penemuan kembali arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan sumber daya manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai kearsipan. Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Tito Laksananto, S.Sos pada hari Selasa, 18 Juni 2013 sekitar pukul 11.36 Wita mengungkapkan bahwa: “Pada dasarnya, kehadiran mahasiswa magang ataupun siswa Prakerin pada bagian akademik Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone sangat membantu pihak pengelola arsip karena dengan kehadiran mereka, pihak pengelola arsip memperoleh bantuan tenaga dalam melaksanakan tugas kearsipan seperti mengurus surat dan mengurus arsip yang ada pada lemari penyimpanan. Jika tidak ada mahasiswa magang atau siswa Prakerin, maka kegiatan kearsipan akan sedikit terganggu pelaksanaannya karena pihak pengelola arsip memiliki tugas lain yang sama pentingnya sehingga pihak yang membutuhkan arsip harus terlebih dahulu mengantri untuk melakukan pelaporan pada pengelola arsip sebelum meminjam arsip”. Sementara itu Ibu Yermi Damarini yang diwawancara pada hari Selasa, 18 Juni 2013 sekitar pukul 10.31 menyatakan bahwa: “Sebenarnya tenaga arsiparis sudah tersedia, hanya saja, tenaga arsiparis yang ada belum melakukan tugasnya dengan maksimal sehingga kegiatan kearsipan belum berjalan dengan baik”. Berdasarkan uraian diatas dalam hal masalah sumber daya manusia ini penulis dapat meyimpulkan secara keseluruhan bahwa, kepedulian suatu organisasi terhadap pentingnya arsip perlu ditunjang dengan pengadaan tenaga arsiparis yang handal dan dengan penempatan tenaga arsiparis yang ada secara merata di setiap unit yang ada di dalam organisasi utamanya dalam organisasi yang menerapkan sistem desentralisasi dalam kegiatan pengelolaan arsip, khususnya pada unit-unit organisasi yang volume arsipnya cukup besar, sehingga arsip dapat dikelolah dengan baik dan terselamatkan dari kehilangan atau dengan kata lain arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan, serta pelaksanaan kegiatan kearsipan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar secara merata, artinya kegiatan kearsipan di semua unit organisasi yang ada dapat berjalan dengan baik. 2.

Sarana Dan Prasarana Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor pendukung dalam pelaksanaan sisten kearsipan yang baik. Tanpa ditunjang dengan peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi organisasi untuk melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya dengan baik sesuai dengan

229


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip yang baku. Hasil wawancara penulis dengan Bagian Umum Bapak Tri Sugianto yang diwawancara pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar pukul 13.33 Wita menyatakan bahwa; “Untuk pengadaan barang atau peralatan yang habis pakai dilakukan setiap tahunnya, untuk kegiatan kearsipan sendiri, peralatan yang disediakan setiap tahun hanyalah map penyimpan arsip (bundel) untuk menyatukan semua surat-surat sejenis dalam satu map agar lebih mudah ditemukan jika dicari, lalu map itulah yang ditata pada lemari penyimpanan arsip, sementara itu untuk lemari penyimpanan arsip, pengadaannya tidak dilakukan setiap tahun”. Dari hasil wawancara dan pengamatan langsung (observasi) yang dilakukan oleh penulis, maka penulis menarik kesimpulan bahwa ketersediaan alat penyimpanan berkas di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone bagian umum utamanya pada ruangan sarana dan prasaran masih sangat kurang memadai, hal ini terlihat dari masih banyaknya berkas-berkas penting yang hanya diletakkan di lantai dengan sangat tidak teratur, sehingga ruangan terlihat sangat tidak rapi, tentunya hal ini akan membawa banyak dampak negative, diantaranya, mengurangi kenyamanan setiap dosen yang datang keruangan bagian umum. Selanjutnya, Bapak Endy Elfian Lubis, SS, M.Si, dosen tetap yang diwawancara pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar pukul 10.35 Wita mengungkapkan bahwa; “Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia masih sangat kurang, perlu dilakukan penambahan peralatan penyimpanan, karena dengan terbatasnya peralatan penyimpanan arsip, berkas-berkas yang ada tidak dapat ditata dengan rapi, sehingga terlihat agak berantakan”. Dari hasil wawancara diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sarana dan prasaranan penyimpanan arsip yang ada di bagian umum, jauh dari yang seharusnya. Berdasarkan hasil pengamatan (observasi) langsung penulis pada ruangan bagian umum, sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang ada antara lain : 1. Lemari penyimpanan (Leteral File) yang terbuat dari kayu dimana dokumen diakses dari samping secara horizontal. 2. Open-Self File yang merupakan lemari terbuka (mirip rak buku), dimana dokumen yang berupa bundel yang ada ditata dengan cara dijajar dan diurutkan berdasarkan nomor gaji karyawan dan dosen. 3. Buku agenda pencatatan arsip. Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kebutuhan akan sarana dan prasarana penyimpanan arsip pada bagian umum ini belum cukup terpenuhi dengan baik dan masih harus dilakukan banyak pembenahan dalam hal pengadaannya. Adapun rincian alat penyimpanan arsip yang perlu ditambahkan pada Bagian Umum yaitu :

230


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Tabel. 5 Alat Penyimpanan Arsip yang Dibutuhkan Pada Bagian Umum Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone

Jenis Alat Penyimpanan Arsip 1. Vertical Filling Kabinet 2. Open-Self File 3. Literal Files

Jumlah Alat Penyimpanan Yang Dibutuhkan 3 Sampai 4 Buah. 1 Sampai 2 Buah. 2 Sampai 3 Buah

Adapun tujuan dari pengadaan alat-alat penyimpanan tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Vertical Filling Cabinet yang pengadaannya bertujuan untuk tempat menyimpan dokumen yang akan dan telah diproses sesuai dengan perihal surat, misalnya saja surat keputusan atau surat tugas dosen, agar jika dokumen ingin diambil oleh pemiliknya, pengelola tidak pengalami kesulitan dalam proses pencariannya. 2. Open-self File yang sudah ada namun masih perlu ditambahkan. Tujuan dari penambahan open-Self File adalah tempat untuk menyimpan kumpulan surat sejenis yang telah disatukan dalam suatu agenda (bundel). 3. Literal File yang juga sudah ada namun masih perlu ditambahkan dengan tujuan bahwa, literal file ini ditempatkan berdekatan dengan tenaga pengelola surat-surat tertentu agar tidak bercapur dengan surat-surat lain yang pengelolanya berbeda.

BIAYA Penyediaan dana (biaya) untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan memang juga menjadi faktor yang sangat menentukan pada berhasil tidaknya kegiatan kearsipan, baik dana yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan arsip maupun untuk tunjangan khusus kepada pengelola arsip. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pada tiap-tiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, dana untuk mendukung sistem kearsipan yang tersedia belum mencukupi karena dana-dana tersebut masih tergantung dengan dana bagian umum sehingga dana kearsipan yang tersedia tidak dikelola langsung oleh unit pengelola arsip. Hal ini dapat dilihat dengan masih sangat minimnya peralatan penunjang kegiatan kearsipan pada unit-unit pengelola arsip. Selain itu peralatan yang ada untuk melakukan kegiatan penataan/penyimpanan arsip masih sangat sederhana dan belum memenuhi standar yang seharusnya, sehingga sangat mempengaruhi kelancaran kegiatan kearsipan. Menurut hasil wawancara penulis dengan Bapak Tri Sugianto adalah bagian umum pada hari Rabu, 19 Juni 2013 sekiitar pukul 10.40 Wita mengemukakan bahwa; “Dana yang disediakan setiap tahun hanya untuk pengadaan barangbarang yang habis pakai, untuk pengadaan lemari penyimpanan arsip yang

231


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

kegunaannya tidak habis pakai, waktu pengadaannya disesuaikan”. Lebih lanjut Bapak Tri Sugianto menjelaskan bahwa : “Dana untuk pengadaan alat penyimpanan arsip pada dasarnya tersedia, tetapi dana tersebut baru akan dicairkan jika ada permintaan akan pengadaan peralatan dan waktunya sesuai dengan waktu direncanakannya pengadaan terhadap alat-alat penyimpanan arsip, juga tentu saja sesuai dengan instruksi dari pimpinan, namun yang pasti waktu pengadaannya tidaklah setiap tahun”. Dari uraian hasil wawancara diatas penulis menyimpulkan bahwa, pada dasarnya para karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone sudah memiliki perhatian yang cukup baik terhadap keberadaan arsip, hal ini dibuktikan dari hasil wawancara penulis dengan kepala bagian umum yang menjelaskan bahwa sebenarnya ada dana yang dialokasikan untuk pengadaan peralatan penyimpanan arsip, hanya saja untuk pengadaannya menunggu waktu-waktu tertentu, pengadaannya tidak dapat dilakukan setiap tahunnya. Meski ada dana yang disediakan untuk pengadaan alat penyimpanan arsip, namun berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti di lokasi, diketahui behwa alat penyimpanan arsip yang tersedia saat ini masih sangat minim. Berdasarkan hasil observasi ini, penulis menarik kesimpulan bahwa dana yang tersedia untuk pengadaan peralatan penyimpanan arsip masih kurang, sehingga peralatan penyimpanan arsip yang tersedia sampai saat ini masih sangat minim pula, hal ini tentunya akan berakibat pada proses penyimpanan arsip mengingat semakin hari jumlah arsip akan semakin bertambah banyak tentu saja hal ini membutuhkan peralatan penyimpanan yang lebih banyak pula dan memiliki daya tampung yang cukup banyak juga. Peralatan penyimpanan arsip yang minim jumlahnya, akan berdampak pada banyaknya arsip yang tidak dapat tertampung di peralatan penyimpanan yang tersedia, kalau sudah seperti ini, sulit rasanya untuk melakukan kegiatan penyusunan dan penyimpanan arsip dengan baik dan benar, dan pada akhirnya jika keberadaan arsip tidak tertata dengan baik, akan sulit menemukan kembali arsip jika dibutuhkan.

KESIMPULAN Dari hasil penelitian dan pembahasan yang penulis lakukan mengenai sitem penataan (filling) dan penemuan kembali arsip dalam “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone ” maka dapat disimpulkan sebagaimana diuraikan berikut bahwa dalam proses pengelolaan arsip dinamis di Politeknik LP3I Jakarta dalam hal sistem penataan (filling) arsip menggunakan sistem desentralisasi walaupun dalam proses pengurusan surat menggunakan sistem kombinasi yakni perpaduan antara sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi. Adapun sistem penataan (filling) arsip yang diterapkan belum berjalan dengan baik sebagaimana mestinya sesuai dengan apa yang diharapkan, hal ini dapat dilihat dari;

232


1.

2.

3.

4.

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Penyimpanan arsip, dimana tidak semua arsip yang ada ditata pada lemari penyimpanan. Ada beberapa arsip utamanya arsip yang masih terbilang baru belum disimpanan pada lemari penyimpanan, karena fasilitas lemari penyimpanan yang tersedia, tidak sebanding dengan volume arsip yang ada, sehingga ada banyak arsip yang disimpan dilantai. Hal ini, tentu akan membuat arsip tidak terjaga dengan baik, dan sulit untuk dilakukan pencarian terhadap arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Peminjaman arsip, dimana prosedur peminjaman arsip yang diterapkan tidak begitu ketat sehingga pihak peminjam seringkali tidak menjaga dengan baik arsip yang dipinjamnya. Hal inilah yang sering sekali menyebabkan arsip tercecer dan sulit ditemukan jika diperlukan. Penemuan kembali arsip, dimana waktu untuk mencari arsip seringkali terlalu lama, bahkan arsip baru benar-benar dinyatakan hilang jika sudah dilakukan pencarian selama kurang lebih 2 hari, sehingga seringkali memperlambat proses administrasi yang membutuhkan arsip. Fakto-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Penataan Arsip. Sementara itu, mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan sistem kearsipan dapat disimpulkan oleh penulis ketersediaannya masih sangat kurang dan belum memadai. Keterbatasan ketersediaan faktor-faktor pendukung pelaksanaan sistem kearsipan tersebut, selama ini menimbulkan cukup banyak masalah, utamanya dalam hal penyimpanan dan penemuan kembali arsip, namun semuanya dapat diatasi, walaupun cukup memberatkan dan merepotkan pihak pengguna pelayanan arsip. Adapun faktor-faktor yang berpengaruh terhadap sistem panaatn arsip tersebut diatas antara lain : a) Faktor Sumber Daya Manusia, Sumber daya manusia yang dalam hal ini adalah tenaga pelaksana yang terampil dalam bidang kearsipan, sudah tersedia, namun belum cukup memadai dan penempatan tenaga pelaksana tersebut belum merata disetiap bagian yang jumlah arsipnya cukup banyak. b) Faktor Sarana dan Prasarana, Sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang tersedia saat ini belum cukup memadai, ini terlihat dari minimnya jumlah alat-alat penyimpanan arsip yang tersedia. Hal ini mengakibatkan ada banyak arsip yang tidak dapat disimpan pada lemari penyimpanan dengan rapi dan pada akhirnya menyulitkan pihak pengelola untuk menemukan kembali arsip jika dibutuhkan. c) Faktor Biaya, Penyediaan dana untuk anggaran pembelian alat-alat penyimpanan arsip tidak setiap tahunnya tersedia, hal ini menyebabkan tidak terpenuhinya kebutuhan akan alat-alat penyimpanan karena setiap tahunnya jumlah arsip semakin bertambah, sementara masa retensi terhadap arsip inaktif sangat lambat, sehingga alat-alat penyimpanan yang ada tidak cukup untuk menampung semua arsip yang ada.

Adapun saran-saran yang menjadi masukan dari penulis untuk pihak pengelola arsip dinamis di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone adalah :

233


1.

2.

3.

VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, menempatkan tenaga arsiparis yang sudah ada secara merata pada setiap unit yang volume arsipnya cukup banyak, misalnya Bagian Akademik, karena pada unit ini folder mahasiswa dan dosen yang dikelolah oleh satu orang yang juga mempunyai tugas pokok lainnya, agar pengelolaan arsip yang ada dapat dimaksimalkan, jika tenaga arsiparis yang ada tidak memungkinkan untuk dipindahkan pada bagian-bagian lain, maka penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone untuk menambah tenaga arsiparis (perlu dibuka formasi penerimaan karyawan kearsipan) jika mengadakan penerimaan pegawai baru. Jumlah fasilitas kearsipan yakni Filling Kabinet perlu diadakan, dan ditempatkan secara merata disetiap bagiant yang ada, karena fasilitas penyimpanan sangat menentukan keselamatan arsip, dan menjadi sarana vital dalam mendukung tercapainya sistem penataan arsip. Penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone untuk mengubah secara keseluruhan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan dengan menerapkan sistem kearsipan pola baru (sistem kartu kendali) agar lebih memudahkan pengelola untuk mengetahui posisi arsip jika sedang berada diluar lemari penyimpanan (dipinjam oleh pihak lain) atau dengan menerapkan sistem pengelolaan arsip yang menggabungkan kedua sistem yang ada jika dianggap terlalu sulit untuk melakukan perombakan secara langsung terhadap sistem pengelolaan arsip yang masih digunakan saat ini.

DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara Geoffrey dkk, Manajemen Perkantoran Modern. Tanggeran: Binarupa Aksara Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Maneger dan Staff. Jakarta Selatan. Visimedia. Kumorotomo, Wahyudi, dkk. 1996. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press Mappaeng, Ahmad. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Administrasi dan Manajemen. Makassar. Maryati, Mc….Meningkatkan Keunggulan Perusahaan Melalui Manajemen Perkantoran Efektif. UPP STIM YKPN.

234


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Maulana, M.N. 1979. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya Aksara. Moekijat. Administrasi Perkantoran. CV. Mandar Maju Murdick, G. Robert dkk. 1991. Sistem Informasi Manajemen untuk Manajemen Modern. Jakarta: Erlangga. Santoso, Amanda & Hanif AL, A. R, 2004. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Surabaya: Alumni Singarimbun, Masri & Efendi Sofian. 1998. Metode Penelitian Survai. Jakarta: LP3ES Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran Modern. Jakarta:Erlangga. Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadja Mada University Press. Syamsi, Ibnu. 2000. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi. Jakarta: Bumi Aksara. The Gie Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Wursanto, Ig, 1991. Kearsipan.

Dokumen Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Skripsi Oleh Hasruddin Jamaruddin Dengan Judul “Sistem Pengelolaan Arsip Pada Pengadilan Negeri Makassar” Tahun 2007 Skripsi Oleh Irmawanti Tahir Dengan Judul “Efektifitas Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Badan Kepegawaian Dan Diklat Daerah Kabupaten Takalar” Tahun 2007 Skripsi Oleh Halda Dengan Judul “ Sistem Penanganan Arsip Pada Bagian Umum Kantor Wilayah Departemen Hukum Dan HAM Sulawesi Selatan “ Tahun 2007

235


VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993

Skripsi dengan “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi“.

Lainnya www.g-excess.com diunduh pada hari Kamis 03 Februari 2012 pukul 19.35 Wita di Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar. www.anri.go.id diunduh pada hari Kamis, 03 Februari 2012 pukul 20.04 Wita di Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar. ariniedhewix.blogspot.com diunduh pada hari Senin, 13 Februari 20121 pukul 19.17 Wita di Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar

236

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MANUAL (FISIK) PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CIMONE

Recommend Documents