SISTEM KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA SERVIS SEPEDA MOTOR PADA ARYO MOTOR YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Heni Rusdiana Dewi 08.12.3449
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
COMPUTERISATION SYSTEM OF SERVICE DATA MOTOR VEHICLE AT ARYO MOTOR YOGYAKARTA SISTEM KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA SERVIS SEPEDA MOTOR PADA ARYO MOTOR YOGYAKARTA
ABSTRACT
Machine shop company of Aryo Motor is a company which develops in the field of automobile services. Located beside an oustanding university of Sunan Kalijogo, or which is very familiar with UIN, Aryo Motor has many customers, and most of which are students. Having gotten many customers, Aryo Motor Company is required to give better services, especially to its data management transaction and operational system which are still manually operated. These two systems can cause possibilty to make the loss for the company. Therefore, Aryo Motor Company needs computerized system to manage the officers and customers data and also service data given. To design a computerized system in Aryo Motor machine shop, an structured analysis method is very needed and a system design which represents the features of the structured design by using Data Flow Diagram (DFD). Based on the result of the research, it shows that the designing and computerized system implementation of Aryo Motor machine shop data management could serve information effectively and efficiently. The easiness of the administrative affairs to do transaction can be done quickly. With the designing of this application system, it is hoped that the data management process can done easily, effectively and accurately. It is also hoped that this application system can be used to have fulfilled any needed information by machine shop company of Aryo Motor . Keywords: Machine Shop, Service, Data Management System.
1.
Pendahuluan Perkembangan Teknologi Komputer sampai saat ini telah mengalami peningkatan
yang sangat pesat. Hal yang penting dari perubahan teknologi ini adalah bagaimana mengelola pemanfaatannya untuk kemudahan bagi penggunanya agar dapat menunjang kehidupan sehari-hari dalam berbagai bidang dunia kerja. Salah satunya adalah dalam bidang otomotif. Bengkel Aryo Motor adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa otomotif yang sedang berkembang. Penggunaan komputer sebagai mesin pengelola data dan pengelola informasi khususnya untuk perusahaan menengah yang bergerak dalam bidang jasa tidak lepas dari kebutuhan sistem yang secara khusus didesain untuk membantu pengolahan data. Untuk menghindari kendala dalam pengelolaan jasa service sepeda motor diperlukan peran komputer yang secara khusus untuk melakukan pengolahan data service kendaraan bermotor. Sistem komputerisasi pengolahan data service merupakan sebuah sistem yang didesain dengan menggunakan komponen-komponen pendukung untuk mengetahui data pelanggan, pegawai, supplier, sparepart, jenis service sehingga perusahaan dapat memberikan pelayanan tentang service sepeda motor kepada pelanggan. Bengkel Aryo motor saat ini melakukan pengolahan data transaksi dan kegiatan operasionalnya secara manual, sehingga kemungkinan terjadinya resiko kesalahan cukup besar. Untuk mengatasi permasalahan tersebut perusahaan sangat membutuhkan keberadaan sistem komputerisasi yang berhubungan dengan pengolahan data. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur-unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Menurut Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk suatu kesatuan atau organisasi. 2.2
1
Definisi Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
1
Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2007. Hal 3.
mendatang.
2
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian. Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum dapat memberikan arti banyak bagi pemakai, sehingga perlu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dengan kata lain informasi adalah hasil dari pengolahan data. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: a. Akurat Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak basi atau menyesatkan. Karena informasi yang akurat akan mengurangi kesalahankesalahan dalam pengambilan keputusan. b. Tepat Waktu Informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat, harus tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Karena keterlambatan akan mengakibatkan perubahan dalam pengambilan keputusan suatu organisasi. c. Relevan Informasi yang relevan artinya informasi tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan mempunyai manfaat untuk pemakainya. 2.3
Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis didefinisikan sebagai berikut : “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. 3
2.4
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Bengkel
Sistem informasi manajemen Bengkel adalah sistem yang mampu memberikan informasi dari hasil semua transaksi yang dilakukan oleh bengkel dimana satu sama lain saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang telah ditargetkan oleh bengkel tersebut.
2
Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2007. Hal 9. Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2005. Hal 11. 3
3.
Analisis Sistem
3.1
Analisis Kelemahan Sistem Tahap pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan
pendefinisian kendala atau permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dalam mempelajari tahapan-tahapan dari proses analisis informasi transaksi Bengkel pada Aryo Motor Yogyakarta, penulis menggunakan metode atau kerangka kerja analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficient, service). a.
Analisis Kinerja ( Performance ) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis dijalankan tidak mencapai
sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi (Troughput) adalah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap (respontime) adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. Kinerja sistem informasi pada bengkel Aryo masih kurang efektif jika ditinjau dari jumlah produksi dan waktu tanggap, hal ini dapat dilihat dari penggunaan sistem yang masih manual. Hasil dari pengamatan bengkel Aryo Motor menyatakan bahwa: Parameter Troughput
Hasil Analisis pada sistem lama yaitu dalam waktu ±40 menit pegawai hanya bisa mengeluarkan satu laporan data transaksi. Jadi dalam waktu 1 jam pegawai tidak cukup untuk menyelesaikan 3.
Respon time
pada sistem lama untuk informasi yang dibutuhkan,
khususnya
yang
berkaitan
dengan laporan, masih banyak melibatkan user, sehingga dalam menyelesaikan 3 laporan keuangan dibutuhkan waktu ± 120 menit sehingga pemilik bengkel menunggu lebih lama untuk menerima laporannya.
b.
Analisis Informasi (Information) Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi
yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dasar
yang digunakan untuk menilai kualitas informasi yang
dihasilkan oleh sistem ada tiga yaitu akurat, tepat waktu dan relevan. Berikut hasil analisa yang diperoleh dari sistem Bengkel Aryo Motor Yogyakarta:
Parameter
Akurat
Hasil Analisis Pada sistem lama informasi yang diberikan masih rentan dengan kesalahan karena dikerjakan secara manual. Contoh : kesalahan dalam perhitungan laporan. Pada
Relevan
sistem
yang
berjalan
saat
ini
informasi yang dihasilkan kurang relevan yang pengurutan waktu, tanggal penataan laporan transaksi yang berupa arsip tidak sesuai
dengan
urutan
yang
benar,
sehingga informasi yang diberikan dari laporan tidak sesuai dengan kebutuhan dan kurang mempunyai manfaat bagi pemakainya.
Tepat waktu
Pembuatan
laporan
yang
seharusnya
selesai dalam waktu 10 menit menjadi ±120
menit.
dibutuhkan
Sehingga
tidak
tepat
keinginan pemilik bengkel.
laporan waktu
yang sesuai
c.
Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi merupakan penilaian sistem dalam peningkatan terhadap
manfaat dan keuntungan. Secara ekonomis sistem pengolahan data servis motor secara terkomputerisasi mampu meningkatkan pendapatan. Dari hasil penelitian maka diperoleh analisa sebagai berikut :
Parameter
Hasil analisis Pada sistem lama adalah biaya dalam
Biaya
pengadaan
alat-alat
tulis
dengan
pemasukan yang tidak jauh lebih besar dari pengeluaran sehingga manfaat yang dihasilkan
kurang
maksimal,
karena
dinilai boros dan apabila ada kesalahan kertas tidak dapat digunakan lagi.
d.
Analisis pengendalian Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang
dibawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi, dan persyaratan. Dari hasil penelitian maka diperoleh analisa sebagai berikut : Parameter Hak Akses
Hasil Analisis Pada sistem lama informasi yang berupa laporan-laporan dapat dilihat oleh pihak lain yang tidak mempunyai kepentingan didalamnya karena kurangnya kontrol yang dilakukan pada sistem tersebut.
e.
Analisis Efisiensi Analisis Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-
banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Dari hasil penelitian maka diperoleh analisa sebagai berikut :
Parameter
Hasil Analisis Pengeluaran yang tidak terduga untuk
Biaya
menjalankan pekerjaan membutuhkan banyak kertas dan alat tulis lainnya, hal ini tidak mengambarkan keefisienan dalam pembiayaan.
f.
Analisis pelayanan (service) Peningkatan
pelayanan
yang
lebih
baik
pada
Bengkel
Aryo
Motor
dimaksudkan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan serta meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Parameter Kepuasan pelanggan
Hasil Analisis Pelayanan informasi yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama.
4.
Implementasi dan Pembahasan Sebelum melaksanakan kegiatan implementasi adalah proses pembuatan
aplikasi yang akan diimplementasikan tersebut. Dimana langkah pembuatan tersebut dimulai dari pengetikan program hingga uji coba program terhadap kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi sebelum memasuki implementasi sistem. Kegiatan berikut ini dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut:
4.1
Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan setelah instalasi program,
dilakukan untuk
memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemen-elemen atau komponenkomponen dari sistem telah berfungsi, sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang mungkin masih terjadi. Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Beberapa hal yang dilakukan dalam pengetesan sistem antara lain: 1.
Pengetesan kemampuan sistem dan mengakses kebutuhan informasi untuk mengakses kebutuhan informasi, sistem baru telah berjalan dengan baik dan sudah dapat memenuhi permintaan yang diinginkan, yaitu dapat mencari data dengan singkat tanpa harus membuka arsip-arsip. Hal ini cukup dilakukan dengan mengeklik tombol-tombol pilihan yang disediakan.selain itu juga menghasilkan laporan-laporan sesuai dengan kebutuhan juga cukup dengan menekan tombol yang tersedia.
2.
Pemrograman dan Pengetesan Sesuai dengan rancangan fisik sebagai dokumentasi aplikasi, maka program yang dibuat haruslah sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Dalam pembuatan kode-kode program yang membangun aplikasi Sistem Komputerisasi Pengolahan Data Servis Sepeda Motor ini juga harus diuji agar terhindar dari kesalahan program secara menyeluruh. a. Pengetesan Black Box Sistem Terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Program ini diuji pada aplikasi Sistem Komputerisasi Pengolahan Data Servis Motor pada Aryo Motor, apabila user name dan password salah maka akan menampilkan pesan error. b. Pengetesan White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.
Sistem baru dibuat dan dirancang untuk menghasilkan informasi yang tepat dan akurat. Dalam hal ini kemampuan sistem yang diusulkan belum dapat memberikan jawaban yang pasti, sebab untuk membuktikan apakah informasi yang dihasilkan oleh sistem usulan diyakini sudah tepat waktu dan kejadian yang dapat membuktikan bahwa sistem usulan ini memang sudah tepat waktu. Bila data yang dicari telah ada dan tidak perlu melakukan pemasukan data lagi tentunya akan membutuhkan waktu yang lebih singkat, dibandingkan dengan sistem sebelumnya. Pengetesan Sistem meliputi: 1. Pengetesan terhadap Input Data Mekanisme Pengetesan Melakukan test terhadap seluruh komponen input data meliputi tes terhadap kemampuan kolom pengisian terhadap jenis-jenis data yang dimasukkan, kemampuan input yang diuji antara lain: input data pegawai, jabatan, pelanggan, servis, jenis motor, spareparts, supplier, user, laporan transaksi, laporan output data pegawai, laporan output data pelanggan, laporan output data transaksi. Programmer juga mencoba mengantisipasi kelemahan program aplikasi tersebut dengan memperbaiki listing program maupun database program jika terjadi error. 2. Pengetesan Ubah Data dan Simpan Data Mekanisme Pengetesan Melakukan pengetesan seluruh komponen ubah dan simpan terhadap kemampuan komponen untuk merespon single click dan enter. Yang mana pada aplikasi ini tombol ubah tampak dalam antar muka user dan computer memiliki dua fungsi yaitu mengaktifkan data pada text box yang akan di edit dan untuk mengedit atau merubah data dari database. Sedangkan menu simpan digunakan untuk menyimpan data yang di edit. 3. Pengetesan Terhadap Output a. Mekanisme pengetesan Melakukan pengetesan terhadap seluruh komponen output (laporan), meliputi test terhadap kemampuan komponen menampilkan laporanlaporan sesuai kebutuhan. b. Hasil yang didapat Seluruh komponen output yang dikeluarkan sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan.
4.2
Konversi Sistem Setelah sistem sukses diuji coba maka persiapan untuk menempatkan sistem baru
bisa dimulai. Analisis sistem akan mengembangkan rencana konversi secara lengkap. Pelaksanaan konversi sistem Komputerisasi Pengolahan Data Servis Sepeda motor pada Bengkel Aryo Motor ini dilakukan dengan konversi sistem pararel. Dimana sistem baru dan sistem lama dijalankan secara bersamaan lalu dibandingkan kelebihan sistem baru dengan sistem lama. 4.3
Tindak Lanjut Implementasi Tindak lanjut implementasi bertujuan untuk melakukan pengetesan terhadap
penerimaan sistem. Pada pengetesan ini menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Tahapan ini bertujuan untuk memastikan apakah sistem baru ini nantinya akan dapat diterima dan diterapkan untuk menggantikan sistem lama atau masih perlu diperbaiki. Jika sistem baru dapat diterima oleh semua pihak, berarti tugas analisis sistem telah selesai. Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap penerimaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan meliputi: a. Memahami berbagai kendala dan kelemahan yang ada pada sistem yang digunakan dengan tujuan untuk melakukan analisis kea arah pengembangan sistem. b. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan untuk digunakan sebagai referensi jika menghadapi permasalahan sehingga dapat menjaga kelancaran pelaksanaan sistem komputer.\
5.
Kesimpulan dan Saran
5.1
Kesimpulan Dari penelitian yang penulis lakukan, penggunaan sistem lama dalam melakukan
pengolahan data sangat tidak efektif dan efisien. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputerisasi, diharapkan informasi yang dihasilkan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan, terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat dengan adanya sistem komputerisasi antara lain : 1. Dapat menyajikan informasi berupa laporan output data pelanggan, pegawai sparepart, laporan transaksi secara cepat, akurat, dan relevan. 2. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan dapat mengedit data dengan mudah. 3. Dapat menghemat waktu untuk pencatatan dan pemasukan data.
4. Hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Guna memenuhi tuntutan user dalam pengembangan selanjutnya sistem ini memerlukan user interface yang lebih menarik namun tetap mudah dalam penggunaannya. 2. Sistem harus dapat menyediakan laporan dalam bentuk grafik sehingga pengelola mampu membaca dan menganalisa informasi berkaitan dengan hasil analisis service.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta Hanif. (2007), Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, H M. (2007), Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi Offset. Kasmoni. 2003, Visual Basic 6.0 untuk orang awam, Palembang: Maxikom. Kusrini & Andri koniyo. (2007), Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & SQL Server, Yogyakarta: Andi Offset. Robiin Bambang, (2005), Manajemen dan Administrasi Database dengan SQL Server 2000. Sunyoto, Andi. (2007), Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta : Andi Offset.
