KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN UMUM KABUPATEN KULON PROGO
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Aditya Rizky 05.02.5971
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2012
COMPUTERIZATION DATA PROCESSING OF LIBRARY AT GENERAL LIBRARY OF REGENCY KULON PROGO
KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN UMUM KABUPATEN KULON PROGO
Aditya Rizky Armadyah Amborowati
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
It is well known that information systems play an important role in the company and provide useful information for the operation and management. Therefore, many companies have a department of information technology or information systems. So is the library - libraries in Indonesia. Data was collected by survey (to check and verify the condition of the library computer system), observation and evaluation of library information systems that have been organized. Library I have encountered in Kulon Progo is still using - the manual method of recording transactions such as decision support and reporting. In that regard, there are some interesting questions: What should be addressed in transaction activity in the library? How do I reduce the weaknesses supposing application development by third parties On decision making development of new systems called information system plan? In this thesis, the researcher tried to analyze the main points of discussion and the results shown to provide suggestions for the library in Kulon Progo in managing information systems. In addition, the researchers also suggested the library in Kulon Progo to develop a data base of customers to leverage the data already stored in the database in order to provide better value for customers. Keywords: information, information systems, database, library
1.
Pendahuluan Perpustakaan merupakan salah satu tempat yang sangat penting buat kita. Salah
satu langkah yang sangat menentukan berhasil atau tidaknya proses belajar mengajar yang diharapkan perlu adanya kegiatan membaca. Untuk mengembangkan budaya membaca kita sebagai masyarakat Indonesia harus giat membaca. Dengan adanya perpustakaan, masyarakat tidak perlu membeli buku baru untuk dibaca tapi dengan adanya perpustakaan kita dapat meminjam secara gratis buku-buku yang kita inginkan. Banyak macam-macam buku yang ada didalam perpustakaan guna menambah ilmu pengetahuan kita. 2.
Landasan Teori
2.1.
Konsep Dasar Informasi Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi (Andri Kristanto. 2003:6). Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar dengan laporan-laporan yang diperlukan. Penyimpanan data
Pengolah
Data
Informasi
Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi Suatu informasi dapat dikatakan memiliki manfaat dalam proses pengambilan keputusan apabila informasi tersebut mempunyai kualitas dan nilai. Kriteria informasi yang baik adalah: 1.
Akurat; informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan.
2.
Tepat waktu; yang berarti informasi yang samai kepada penerima tidak boleh terlambat, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimnya.
3.
Relevan; informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya.
Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya; informasi yang dihasilkan bisa dipercaya kebenarannya tidak mengada-ada. Informasi mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. 2.2.
Komponen Sistem Informasi Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat penting di dalam sistem informasi, yang dapat dijelaskan sebagai berikut: a.
Input Input adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi,
termasuk di dalamnya ada dokumen-dokumen, formulir-formulir dan file-file. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh pengguna yang meliputi; pencatatan, penyimpanan, pengujian dan pengkodean. b. Proses Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasikan input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya diolah menjadi output. Komponen ini bertugas merubah segala masukan
menjadi
keluaran
yang
terdiri
atas;
manusia(pemakai),
metode/prosedur, peralatan komputer dan penyimpanan data. c. Output Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. d. Teknologi Merupakan bagian yang berfungsi memasukkan input, mengolah input dan menghasilkan keluaran. e. Basis data Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain sehingga membentuk satu bangunan data yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. f. Kendali Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Pengendalian diperlukan terhadap backup file, reindexing dan pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan.
Proses (model)
Input (data)
Input (data) Dasar data Data ditangkap
Data ditangkap
Hasil tindakan
Hasil tindakan
Gambar 2.3 Siklus informasi
3. Tinjauan Umum Perpustakaan umum mempunyai peranan yang sangat vital bagi kehidupan kita, karena dengan adanya perpustakaan ini akan sangat berguna dan bermanfaat bagi seluruh elemen masyarakat guna menambah ilmu pengetahuan kita. 3.1. Syarat Menjadi Anggota Perpustakaan Masyarakat Umum 1. Penduduk berdomisili di dekat perpustakaan itu berada 2. Mendapat rekomendasi dari desa/kelurahan. Blanko rekomendasi disediakan kantor perpustakaan umum. 3. Menyerahkan pas foto 3x4 2 lembar Pelajar di lingkungan Perpustakaan 1. Mendapat rekomendasi dari sekolah, blanko rekomendasi disediakan kantor perpustakaan daerah. 2. Menyerahkan pas foto 3x4 cm sebanyak dua lembar.
Masyarakat umum (syarat terpenuhi)
Pelajar (syarat terpenuhi) Petugas pendaftaran PNS (syarat terpenuhi)
Mahasiswa (syarat terpenuhi)
Lap.data anggota perpustakaan
Arsip
Gambar 3.1 Bagan syarat-syarat menjadi anggota Perpustakaan Umum Kabupaten Kulon Progo 3.2. Prosedur Pendaftaran Anggota 1. Bagi pelajar atau masyarakat umum menyerahkan blanko rekomendasi yang sudah ditandatangani dari pihak berwenang (baik sekolah maupun kelurahan) 2. Bagi PNS dan Mahasiswa UNY Wates menunjukkan kartu mahasiswa, kartu tanda penduduk atau bukti diri 3. Menyerahkan pas foto 4. Setelah itu kartu dibuat, dicetak dan ditandatangani oleh petugas sehingga langsung siap digunakan meminjam buku. Kartu anggota berlaku satu tahun.
Pendaftar serahkan rekomendasi
Pendaftar serahkan foto
Pemrosesa n oleh petugas
Kartu anggota
Gambar 3.2 Bagan prosedur pendaftaran anggota 3.3. Prosedur Peminjaman Buku 1. Pengunjung langsung mencari koleksi di rak sesuai dengan subyek yang dikehendaki. 2. Pengunjung menyerahkan buku yang akan dipinjam beserta kartu anggota perpustakaan kepada petugas pelayanan sirkulasi. 3. Setiap anggota hanya boleh meminjam buku 1 eksemplar yang lama peminjaman satu minggu. 4. Buku diproses oleh petugas pelayanan sirkulasi, kartu buku diberi cap pengembalian dan nomer anggota, lalu peminjam membubuhkan tanda tangan, kemudian buku bisa dibawa pulang.
Pengunjung cari koleksi buku
Koleksi buku
Buku diserahkan dan tanda tangan
Pemrosesa n oleh petugas
Laporan peminjaman
Gambar 3.3 Bagan prosedur peminjaman buku
3.4. Prosedur Pengembalian Buku 1. Peminjam menyerahkan buku yang dipinjam kepada petugas pelayanan sirkulasi. 2. Petugas akan mencocokkan nomer dan tanggal kembali pada buku dengan nomer dan tanggal kembali rak kartu peminjaman perpustakaan. 3. Setelah
diketemukan
dan
sesuai,
kartu
anggota
perpustakaan
diserahkan peminjam dan kartu buku dimasukkan kembali dibuku.
Buku
Petugas cek nomor dan tanggal kembali Kartu diserahkan kepada peminjam
Laporan pengembalian
Gambar 3.4 Bagan prosedur pengembalian buku
3.5. Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kepala kantor
Ka sub bagian TU
Kasi akuisisi dan pengolahan
Kelompok jabatan fungsional
Kasi pelayanan dan pemasyarakatan
Gambar 3.6 Bagan Struktur Organisasi 4.
Pembahasan 4.1. Perancangan Sistem
Tujuan dari rancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran umum pada pemakai tentang komputerisasi sistem informasi yang dikembangkan. Adapun perancangan ini akan diawali oleh tahapan-tahapan
perancangan
yang
bertujuan
untuk
memudahkan
perancangan perangkat lunak sistem aplikasi. Tahaan-tahapan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut; 1. Bagian perancangan data base a. Diagram Entity Relationship (ERD) b. Perancangan struktur database c.
Perancangan program
2. Pembuatan Desain sistem a. Flowchart Sistem yang diusulkan Flowchart sistem adalah suatu model logika yang digunakan untuk menggambarkan sistem fisik. b. Data Flow Diagram DFD bertujuan untuk memudahkan penguna dalam memahami dan mempelajari arus data dari suatu sistem.
3. Manual Program 4.2. Rancangan Data Base
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) yang diusulkan. Data model adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Data modelling dibedakan menjadi dua, yaitu: logical data model dan Physical data model . Penyusunan model data harus seimbang dengan model proses. Salah satu cara pemodelan data adalah dengan ERD-Entity Relationship Diagram. Yang. Yang merupakan rancangan gambar yang menunjukkan informasi dibuat disimpan dan digunakan dalam suatu system informasi. diusulkan adalah sebagai berikut:
Adapun rancangan ERD yang
Judul
Id_jenis
Penerbit Thn_Terbit Jenis
Kode_Buku Pengarang
Id_Jenis
M
1
M
Buku
Jenis Buku
Berjenis No_kembali
M
denda No_pinjam
Sumber Kode_Buku
M
No_pinjam
pengembalian
Detail pengembalian
Kode_CD
M
Detail pinjam
M
Tgl_Kembali
CD
Kode_CD
M No_Anggot a
M
No_pinjam
Judul_CD
meminjam
Tgl_Pinjam Tgl_HrsKembal i Alamat No_Anggota
M
1
M
Nama Anggota
Kode_Kec
mempunyai
M
Jen_kelami n
1
Pekerjaan
Mempunyai
Pekerjaan
Jabatan
Kecamatan
1 Alamat
Kode_Kec Tgl_Lahir
Kls/jur
Tgl_Daftar
Gambar 4.7 Entity Relation Diagram Yang Diusulkan
4.2.2. Diagram Relasi Antar Tabel Diagram relasi antar tabel yang saling berhubungan digunakan dalam pemodelan struktur data. Relasi antar tabel dihubungkan oleh sebuah primary key, terdapat sebelas buah tabel yaitu data buku, data pengarang, data penerbit, data jenis buku, data CD, data anggota, data alamat, data peminjaman, detail pinjam, data pengembalian dan detail pengembalian. Atribut dari masing-masing tabel dapat dilihat ada gambar berikut ini:
4.2.3. Desain Sistem 1. Flowchart sistem informasi perpustakaan yang diusulkan Jenis
buku
Detail pengembal ian
pengembal ian
cd
Detail pinjam
peminjam an
anggota
alamat
jabatan
Input jenis
Input buku
Input detail pengembal ian
Input pengembal ian
Input cd
Input detail pinjam
Input peminjam an
Input anggota
Input alamat
Input jabatan
Pengolahan jenis
Pengolahan buku
Pengolaha n detail pengembal ian
Pengolaha n pengembal ian
Pengolahan cd
Pengolahan detail pinjam
Pengolahan peminjama n
Pengolahan anggota
Pengolahan alamat
Pengolahan jabatan
Detail pinjam
peminjama n
anggota
alamat
jabatan
Pembuatan laporan peminjama n
Pembuatan laporan anggota
Pembuatan laporan alamat
peminjama n
anggota
jenis
buku
Detail pengembal ian
pengembal ian
cd
Pembuatan laporan jenis
Pembuatan laporan buku
Pembuatan laporan detail pengembal ian
Pembuatan laporan pengembal ian
Pembuatan laporan cd
Detail pengembal ian
pengembal ian
cd
jenis
buku
Pembuatan laporan detail pinjam
Detail pinjam
Gambar 4.1 Flowchart sistem informasi perpustakaan yang diusulkan
alamat
Pembuatan laporan jabatan
jabatan
4.2.4. Data Flow Diagram yang diusulkan Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi dan memecah menjadi level yang paling rendah (dekomposisi). Perancangan ini dimulai dalam bentuk yang paling global yaitu diagram konteks (level 0) kemudian diagram konteks ini diturunkan sampai bentuk yang paling detail. Dengan kata lain, DFD menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Dari analisa yang dilakukan diperoleh diagram konteks seperti terlihat pada gambar 4.2, sebagai berikut :
Diagram Konteks Menunjukkan konteks dimana semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Level ini menunjukkan bagaimana proses-proses utama direlasikan menggunakan data flow. Struktur diagram terlihat pada gambar 4.1 SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN Laporan Data Transaksi Laporan Data Buku Laporan Data Anggota
Petugas
Sistem Informasi Perpustakaan
Data Anggota Data Buku Data Transaksi
Gambar 4.1 Diagram Konteks
DFD level 0 Ini adalah struktur data flow level 0. Struktur diagram terlihat pada gambar 4.2
Peng olaha n jenis Peng olaha n buku Pengolahan detai pengembali an
buku
Detail pengembalian
Pengolah an pengemba lian
petugas
jenis
Pengola han cd
Pengolahan detail pinjaman
Pengolaha n peminjam
an
Pengol ahan anggota
pengemb alian
cd
Detail pinjam
peminja man anggota
aa Peng olaha n alama t Peng olaha n jabata n
alamat
jabatan
Gambar 4.2 (DFD level 0)
Pemb uatan jenis Pemb uatan buku Pembuatan detai pengembali an
Pembuata n pengemba lian
Pemb uatan cd Pembuata n detail
pinja m Pembuata npeminja
man
Pemb uatan angg ota Pemb uatan alama t Pemb uatan jabata n
petugas
4.3. Rancangan Struktur File Database Rancangan file merupakan bagian dari elemen basis data yang terdiri dari field-field, dimana field tersebut merupakan judul dari kolom-kolom data yang dibuat untuk mengidentifikasi dan mengklarifikasi data berdasarkan pada tipe datanya, lebar spasi yang dipakai dan setting terhadap jumlah angka di belakang koma (desimal). 4.4. Rancangan Interface Rancangan
sebuah
progam
sistem
informasi
perpustakaan
ini
mempunyai sebuah menu utama yang di dalamnya terdapat beberapa submenu utama yang masing –masing submenu utama tersebut memiliki submenu yang sesuai dengan kegunaanya. 4.5.
Manual Program Implementasi progam merupakan wujud dari analisa dan desain sistem
yang telah dilakukan sebelumnya. Kemudian antarmuka atau interface merupakan suatu sarana yang memungkinkan terjadinya interaksi antar manusia dan computer. Oleh karena itu interface dari system yang dibangun harus userfriendly agar user senang menggunakannya. a.
Form Password Form password / login merupakan form yang telah dibuat sedemikian
rupa, yang berfungsi sebagai sarana autentefikasi agar tidak sembarangan user dapat masuk ke dalam system aplikasi ini. Hal ini dilakukan sebagai suatu langkah untuk mengamankan data.
Gambar 4.19 b.
Form Password
Konfirmasi salah password Form ini akan muncul jika penggunaan login tidak cocok dengan kata
sandi yang telah terprogram.
Gambar 4.20 Konfirmasi Login
c.
Form Menu Utama Menu
utama
merupakan
form
program
yang
berfungsi
untuk
menginputkan data ke dalam sistem, pengolahan transaksi, pembuatan laporan dan lain-lain. Isi dari menu utama ini antara lain; menu file (data anggota, data buku, data CD,dan menu exit.), menu transaksi, meliputi peminjaman dan pengembalian, menu laporan (data anggota , data koleksi dan data sirkulasi serta menu utility yaitu menu tentang program dan lain-lain. Gambar 4.21 merupakan capture dari form menu utama.
Gambar 4.21 Form menu utama
d.
Form input data anggota
Gambar 4.22 Form data anggota e.
Form edit anggota
Gambar 1.23 Form edit data anggota
f.
Form Cari data anggota
Gambar 1.24 form cari anggota g.
Form input data buku
Gambar 4.25 Form data buku
h.
Form edit data buku
Gambar 4.26 Form edit koleksi buku i.
Form Pencarian Buku
Gambar 4.27 form cari data buku
j.
Form data koleksi CD
Gambar 4.28 Form koleksi CD k.
Form edit data CD
Gambar 4.29 Form edit data CD
l.
Form cari data CD
Gambar 4.30 form pencarian data CD m.
Form-form Transakasi Form
transaksi
ini
digunakan
untuk
peminjaman
buku/CD
dan
pengembalian buku/CD. Hal ini menyesuaikan dengan kondisi di Perpustakaan Kabupaten Kulon Progo. i. Form transaksi peminjaman seperti pada gambar 4.31 ii. Form transaksi pengembalian seperti pada gambar 4.32
Gambar 4.31 form transaksi pinjam
Gambar 4.32 Form transaksi Pengembalian n.
Form Utility yaitu form yang berisi tentang perangkat lunak yang dipakai
agar sistem informasi dapat berjalan dengan optimal dan informasi tentang pembuat program sistem informasi perpusda. Form utility terdiri dari : 2. Form lihat Kecamatan seperti gambar 4.33 2. Form Lihat Jenis Buku seperti gambar 4.34 3. Form About program seperti gambar 4.35 4. Form About Programmer seperti gambar 4.36
Gambar 4.33 form lihat kecamatan
Gambar 4.34 form jenis buku
Gambar 4.35 form about program
Gambar 4.36 form about programer
o.
Form – Form Laporan Form laporan adalah form yang dibuat dengan maksud agar data dapat
dicetak untuk kepentingan instansi perpustakaan.form-formnya antara lain: 1. form laporan data anggota seperti gambar4.37 2. form laporan koleksi buku seperti gambar 4.38 3. form laporan koleksi CD seperti gambar 4.39 4. form transaksi peminjaman seperti gambar 4.40
5. form transasksi pengembalian seperti gambar 4.41
Gambar 4.37 form laporan data anggota
Gambar 4.38 form laporan buku
Gambar. 4.39 form laporan CD
Gambar 4.40 fom laporan peminjaman
Gambar 4.41 form laporan pengembalian 5. Penutup Berdasarkan
dari
data-data
penelitian,
pengamatan
serta
analisa
dan
perancangan program sistem informasi , maka penyuasun tugaas akhir menyimpulkan bahwa, 1.
Penggunaan
aplikasi
database
memungkinkan
pencarian
untuk
mendapatkan suatu informasi yang lebih akurat akan semakin mudah dan optimal. Sehingga untuk mencapainya diperlukan perancangan sistem informasi yang didukung dengan menggunakan perangkat lunak antara lain Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000. 2.
Diadakannya program komputerisasi ini, diharapkan dapat meningkatkan
kinerja lembaga, yang berdampak semakin maju dan maksimalnya dalam melayani masyarakat. pada Perpustakaan Umum Kabupaten Kulon Progo. Pada kesempatan ini juga penyusun memberi saran kepada kantor perpustakaan umum untuk lebih meningkatkan pelayanan publik, terutama tentang
pelayanan
dan
kenyamanan
bagi
pengunjung
atau
anggota
perpustakaan (keterbatasan ruang membaca). Sedangkan untuk penulis sendiri, meskipun hasil daripada penyusunan tugas akhir ini masih sederhana dan jauh dari sempurna, semoga bisa bermanfaat bagi kalangan yang bersangkutan.
DAFTAR PUSTAKA
Andri, Kristanto, 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakata: Gava Media.
Budiharto,Widodo S.Si, 2002. Aplikasi Database Dengan SQL Server 2000 dan Visual Basic 6.0. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo.
Hengky ,Alexander, M, 2004. Aplikasi Database Menggunakan ADO Visual Basic 6 dan SQL Server 2000. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo.
Tim Divisi Pelatihan dan Pengembangan MADCOMS. 2005. Panduan Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic6.0 dan Crystal Report, Andi. Yogyakarta.
Uus, Rohmawan, 2004. Mengolah Database Dengan SQL dan Cristal Report Dalam Visual Basic 6.0. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo.
