SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PENGOLAHAAN DATA DI APOTEK PERJUANGAN MAGUWOHARJO YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh I Made Bendel Prabhaaksara 11.11.5145
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PENGOLAHAAN DATA DI APOTEK PERJUANGAN MAGUWOHARJO YOGYAKARTA I Made Bendel Prabhaaksara1), Windha Mega Pradnya D. M.Kom2), 1) 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]
1),
[email protected] 2)
Informasi Penjualan dan Pengolahan Data di Apotek Perjuangan Maguwoharjo Yogyakarta”. Sistem ini akan dibangun menggunakan Visual Basic 6.0 dan SQL Srver 2008 sebagai databasenya. [1].
Abstract - The medicine sales in the “Perjuangan” dispensary in Maguwoharjo requires registering, searching, sale, report printing and data processing of the drug which is better without wasting a lot of time. If it is done manually, it would take a very long time and inflict a financial loss. based on that reason, the manual system should be replaced by a computerized system. For example, on a sale transaction or on purchase of drug. It will be easier, faster, and precise result by using computer. By using the design method of the data flow diagram, then followed by the making of context diagram, link between tables, flowcharts and create the design of input and output, the problems existed on the “Perjuangan” dispensary can be resolved properly and appropriately. The data collection method that used arre observation method, interviews, and methods of bibliography. The software that contributes on making this application is a Visual Basic 6 and Sql Server 2008. keywords: Sale, Drug Data Processing
2. Landasan Teori 2.1 Kajian Pustaka Tinjauan Pustaka Menurut penelitian astuti (2012) dalam papernya yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Jati Farma Arjosari. Dijelaskan bahwa Di Apotek Jati Farma Arjosari dalam menyelenggarakan pencatatan transaksi yang bersifat konvensional. Karena itu dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mengatasi hal tersebut. Software yang digunakan untuk pembuatan sistem ini adalah Visual Basic 6.0, Mysql connector odbc, xampp sebagai servernya dan MySql untuk databasenya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat sistem pencatatan obat (pembelian-penjualan) yang bersifat komputerisasi. Manfaatnya adalah agar memudahkan proses pencatatan data obat, baik itu pembelian ataupun penjualan. Metode yang digunakan adalah kepustakaan, observasi, wawancara dan analisis. Dari pembuatan sistem ini, harapannya bisa meringankan tugas asisten apoteker dan membuat kinerja apotek menjadi lebih efektif dan efisien. Menurut Wibowo dalam papernya tahun 2011 yang berjudul Sistem Informasi Persediaan Keluar Masuk Barang Pada Inside Distro Jakarta. Dijelaskan bahwa implementasinya di lapangan menghadapi kendala utama ketika pada sistem keluar masuk barang di bagian gudang, jadi pada Inside Distro Jakarta dalam sistem pengolahan keluar masuk barang tidak terarah dan tidak terorganisir sehingga fungsi dan tujuan serta keamanan suatu informasi keluar masuknya barang tidak teratur. Sistem persedian keluar masuk barang merupakan sebuah kegiatan yang terdiri dari data penerimaan barang, data penjualan barang, data retur serta data stok barang yang melaporkan seluruh kegiatan keluar masuk barang di Inside Distro Jakarta, secara peerhari maupun perbulan. Tujuan penulisan ini adalah untuk membuat suatu rancangan aplikasi sistem komputerisasi dalam membantu mendapatkan informasi yang lebih cepat, jelas dan akurat. Berdasarkan penelitian sejenis yang dilakukan oleh Syu Ling dalam jurnalnya yang berjudul “Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada PT Trisapta Eka Maju” pada tahun 2003,
1. Pendahuluan Pada dunia usaha yang semakin konpetitif, keunggulan sekecil apapun akan mempengaruhi posisi perusahahan dalam jangka panjang. Sebuah Apotek yang terlalu lama mencari nama obat yang di beli konsumen, akan di tinggalkan konsumen. Sebuah toko material yang terlalu lama menjawab berapa stok barang yang dimiliki ketika seorang konsumen membutuhkannya dalam jumlah besar akan ditinggalkan, karena konsumen menginginkan layanan yang cepat dan akurat. Apotek Perjuangan merupakan salah satu apotek, yang proses penjualan obat dan pengolahan data obat masih menggunakan sistem manual, dimana setiap data penjualan masih dikerjakan oleh karyawan yang bekerja di Apotek Perjuangan. Penjualan atau pengolahan data obat secara manual membutuhkan waktu yang relatif lama. Di sini penulis mencoba membantu dan memberi solusi terhadap masalah pembuatan Sistem Informasi Penjualan Apotek dengan menggunakan sistem komputerisasi. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang baru untuk mengatasi masalah tersebut. Mengingat perkembangan teknologi yang sudah semakin maju, maka dari itu penulis berinisiatif dan sangat tertarik sekali mengambil judul tentang ”Sistem 1
menguraikan masih banyak sistem yang masih dilakukan secara manual yang dapat berdampak terhadap keterlambatan di dalam penyampaian suatu data informasi, baik kepada manajer sebagai identitas eksternal dan bagian yang lain sebagai identitas internal. Penulis memberikan pandangan tentang keakuratan di dalam proses penyampaian suatu data dengan mempergunakan suatu sistem yang telah berbasis database. Dengan adanya sistem yang berbasis database ini, maka akan mempermudah proses pencarian dan mengupdate suatu data untuk sebuah informasi yang lebih akurat dan lebih tepat waktu sesuai dengan yang diharapkan dan diiginkan oleh pemakai atau user. Dari uraian beberapa paper hasil penelitian terdahulu terdapat kesamaan kesamaan masalah pada sistem penjualan pada suatu perusahaan yang menggunakan metode konvensional atau manual. Diantaranya sering terjadi kekeliruan baik pada penulisan dan penghitungan, pencarian data membutuhkan waktu yang lama sehingga menghambat informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pimpinan.
untuk memecahkan masalah di dalam perusahaan.(Kolter 1999:100)2. 2.4 Pengolahan Data Pengolahan Data adalah waktu yang di gunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.Semakin banyak data dan kmpleksnya aktivitas pengolahan data dalam suatu organisasi besar maupun organisasi kecil maka metode pengolahaan data yang tepat sangat di butuhkan.(Andri Kristanto,2007)3. 2.5 Teori Analisis 2.5.1 Analisis Pieces Untuk mengidentifikasi masalah yang ada pada apotek perjuangan, harus dilakukanan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal denganan analisis PIECES (Performance, information, economy, control, eficiency, dan services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. 1) Analisis Kinerja (Peformance) Masalah kinerja terjadi ketika tugastugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja dapat diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. 2) Analisis Informasi (Information)
2.1.1 Definisi Sistem Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain [2 2.1.2 Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur–unsur dari system yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu system dengan yang lainya (Al Fatta, Hanif, 2007, hal 5) 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Definisi Informasi Menurut Mardick Et Al (1984) menyatakan informasi terdiri dari data yang telah dambil kembali,diolah atau di gunakan untuk memberi dukungan keterangan bagi pengambil kesimpulan,argumentasi,atau sebagai dasar untuk mengambil keputusan1.
Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu
2.3 Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan merupakan suatu sistem yang terdiri dari kumpulan orang,peralatan dan prosedur yang memadukan antara pekerjaan mesin (komputer) dan manusia yang menyajikan keakuratan informasi bagi para pemakai dalam membuat keputusan
2 Kotler P. Manajemenpemasaran di Indonesia. Edisi 1. Jakarta : SalembaEmpat, 1999 : 52 3 AndriKristanto. 2007. PerancanganSistemInformasi Dan Aplikasinya. PenerbitGava Media. Klaten
1
Murdick, Robert G, Joel R. S. James R. C. terj. J. Djamil Sistem Informasi untuk Manajemen Modern, PT. Erlangga, Jakarta, 1984
2
banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1Latar Belakang Apotek Perjuangan Apotik Perjuangan didirikan dengan tujuan agar masyararakat dapat memperoleh obat-obatan dan produk kesehatan lainnya dengan mudah. Pendiri Apotik Perjuangan adalah ibu Retno Triwulan S.FARM.,APT pada tanggal 5 Agustus 2010 dengan No. Apa : Retno Triwulan S.FARM.,APT Sp : 01.03.1.3.0987 Npwp : 43.590.436.1-542.000 No.Ho : 503/13861/Ho/2010 Apotek Perjuangan beralamat di Jalan Perjuangan 88b,Rt/Rw 02/11 Sanggrahan,Maguwoharjo,Sleman,Yogyakarta 3.2 Kebutuhan fungsional 1. Sistem harus bisa membatasi hak akses pengguna sesuai dengan setatus diperusahaan. Admin a. Input data admin b. Input data apoteker c. Input data merek d. Input data obat e. Input data katagori f. Input data golongan g. Input data rak h. Input data jenis i. Input data suplier Apoteker a. Input data pembelian b. Input data penjualan c. Input retur pembelian
3.2.2 Diagram Kontex Input data admin Input data merek obat Input data obat Input data katagori Input data golongan Input data rak Input data jenis Input data retur pembelian Input data pembelian Input data suplier Input data penjualan
Admin
Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan retur pembelian
Apoteker
Sistem penjualan Obat
Laporan data merek obat Laporan data katagori Laporan data retur pembelian Laporan data pembelian Laporan data suplier Laporan data penjualan
Input data pembelian Input data penjualan Input data returpembelian
Gambar 1.2 Diagram Kontex 3.2.3 Data Flow Diagram
3.2.1Flowchart
Rak Golon gan Katago ri Obat Merek Admin
4. Implemantasi Dan Pembahasan 4.1Implementasi Sistem Pada tahap ini harus dipastikan basis data dan program telah sesuai dengan perencanaan yang sudah kita analisis pada bab 3. Tujuan dari tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Setelah itu baru dilakukan tahapan pengujian sistem guna meminimalisir segala kemungkinan kesalah yang terjadi. 4.2 Pembahasan Basis Data Pembuatan basis data dan tabel adalah langkah awal dalam mengimplementasikan sebuah sistem. 4.2.1.1 Tabel Admin Tabel admin terdiri dari 5 kolom, dengan id_admin sebagai primary key. Tabel admin berfungsi untuk menyimpan data admin yang ada dalam sistem ini.
Laporan penjualan
Pembuata n laporan penjualan
Pnjual an
Laporan suplier Laporan pembelian Laporan retur pembelian Laporan obat
Pembuata n laporan suplier Pembuata n laporan pembelian Pembuata n laporan retur pembelian Pembuata n laporan obat
Suplier Pembe lian Detail pembe lian Retur pembe lian Jenis
Mengolah pembelian Detail retur pemb elian Mengolah data jenis
Mengolah retur pembelian
Mengolah data suplier
Detail penjua lan
Mengolah data penjualan
Nota Mengolah data rak Mengolah data golongan Mengolah data katagori Mengolah data obat Mengolah data merek Mengolah data admin
Apoteker
Apoteker Input data penjualan Input data suplier Input pembelian Input retur pembelian Input data jenis Input data rak Input data golongan Input data katagori Input data obat Input data merek Input data admin
Apoteker
Apoteker Penjualan Suplier Pembelian Retur pembelian Jenis Rak Golongan Katagori Obat Merek obat Admin
Gambar 3.3 Data Flow Diagram
Gambar 1.1 Flowchart
3
Gambar 4.1 Tabel Admin 4.2.1.2 Tabel Apoteker. Tabel Apoteker terdiri dari 5 kolom, dengan id_apoteker sebagai primary key. Tabel Apoteker berfungsi untuk menyimpan data Apoteker.
Gambar 4.2 Form Login 4.4.2
Menu Utama Halaman yang digunakan oleh admin dan apoteker untuk mengatur sistem secara menyeluruh terdapat macam macam menu diantaranya menu data supplier, data apoteker, data barang, penjualan, pembelian, retur pembelian. Serta pada apoteker hanya dapat mengakses menu penjualan. Selain itu juga terdapat menu laporan penjualan,pembelian, retur pembelian, supplier, dan laporan barang.
Gambar 4.1 Tabel Apoteker 4.3 Koneksi Basis Data Sebelum data yang ada dalam database digunakan, maka yang harus dilakukan adalah melakukan koneksi database. Dalam aplikasi ini, kita bisa membuat script koneksi di dalam modul program yang dapat dipanggil di setiap form. Berikut script yang digunakan untuk koneksi database. Public Conn As New ADODB.Connection Public Strconn As String Public SqlData As String Public RsData As New ADODB.Recordset Public CMD As New ADODB.Command
Gambar 4.3 Menu Utama
Dim Db As String Dim Server As String
4.5 Uji coba program dan sistem 4.5.1
Sub Koneksi() db = "aplikasi_apotek " Server = "." Strconn = "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;Persist Security Info=False;Initial Catalog=" & db & ";Data Source=" & Server & "" Conn.CursorLocation = adUseClient If Conn.State = adStateOpen Then Conn.Close Set Conn = New ADODB.Connection End If Conn.Open (Strconn) End Sub
Pengujian Program
Kesalahan program yang mungkin terjadi diklasikan menjadi 3 yaitu : 1. Kesalahan Penulisan (syntax error) Syntax error adalah kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang diisyaratkan. Kesalahan mudah ditemui dan diperbaiki karena kompiler akan memberitahukan kesalahan. Kesalahan Syntax error dapat menyebabkan program mengalami error dan tidak akan berjalan dengan semestinya atau menampilkan halaman yang ingin kia tampilkan.
4.4 Pembahasan Antarmuka Program 4.4.1
Form Login Tampilan yang digunkan untuk masuk ke sistem secara penuh. Seorang admin atau apoteker harus menginputkan username dan password untuk masuk kedalam sistem peminjaman ini.
4
Tabel 4.6 Pengujian Black Box Testing
Gambar 4.4 Contoh Syntac Error 4.5.2 Pengujian Sistem Setelah pengujian program dilakukan dan semua kemungkinan error sudah diminimaslisasi sebaik mungkin, selanjutnya pengujian yang harus dilakukan yaitu pengujian sistem. Tujuan dari pengujian sistem ini adalah untuk memastikan semua modul berjalan dengan baik. Ada 2 jenis pengujian sistem,yaitu white box testing dan black box testing. 4.5.2.1 White Box testing White box testing merupakan pengujian yang dilakukan untuk menguji prosedur–prosedur yang ada.. Salah satu contohnya adalah pada saat pengguna melakukan login sistem. Jika data yang di inputkan tidak sesuai atau kosong, maka proses login gagal. Maka, diperlukan validasi yang disesuiakan dengan kondisi di dalam program yang menentukan layak / tidaknya validasi pada kolom input.
5.1
Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dipaparkan diatas maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya Sistem Informasi penjualan pada apotek Perjuangan dapat mempermudah kinerja apoteker, seperti dapat mempermudah pencarian obat dalam rak, selain itu mempermudah dalam proses pendataan penjualan karena sistem akan menghitung total obat yang dijual. 2. Berdaasarkan uji coba sistem yang telah dilakuakn sistem Informas Penjualan obat pada apotek Perjuangan dapat meminimalisir kesalahan penginputan seperti kolom harga yang hanya dapat di isi angka, selain itu juga hak akses masuk ke sistem dilengkapai dengan keaamanan username dan password. 3. Penggunaan dan pemanfaatan sistem informasi penjualan obat apotek Perjuangan dapat membawa dampak postif bagi apotek tersebut karena beban kerja apoteker dan karyawan semakin ringan dengan diterapkannya sistem informasi yang dibangun dalam penelitian ini. 4. Dengan adanya sistem informasi Penjualan obat apotek Perjuangan pemilik apotek dapat mengecek pendapatan penjualan maupun pengeluaran pembelian dalam transaksi obat, karena dalam sistem sudah dibangun adanya laporan yang dapat mengakomodir kebutuhan pemilik.
Gambar 4.5 Contoh White Box Testing 4.5.2.2 Black Box testing Pada black box testing, cara pengujiannya hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit tersebut sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Jika ada unit yang sesuai outputnya maka untuk menyelesaikannya, diteruskan pada pengujian kedua, yaitu black box testing.
5
5.2
Saran Berdasarkan kesimpulan diatas maka dari penelitian ini dapat disarankan beberapa hal berikut : 1. Dalam perkembanganya diharapakan sistem yang dibangun dapat dilengkapi dengan barcode scanner sebagai salah satu alat penunjanga dalam peninputan data, sehingga kasir tidak perlu repot repot menginputkan kode obat, cukup dengan men scan menggukan barcode. 2. Sistem ini masih jauh dari kata sempurna, maka dari itu penulis mengharapakan sistem kedepan yang akan dibangun hendakanya sudah adanya laproan keuangan, rugi – laba, dan fitur penunjang lainnya yang berhubungan dengan akuntansi. 3. Sistem perlu adanya fasilitas tambahan seperti menu untuk back up data, dan Restore data hal ini penting untuk mengantisipasi terhadap ancaman keamanan maupun kehilangan data. 4. Dengan sistem informasi yang baru, diharapakan pengguna untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat dikembangkan kedepannya menjadi lebih baik.
Biodata Penulis I Made Bendel Prabaaksara, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Windha Mega Pradnya D, M.Kom , memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2007. Memperoleh gelar Master Komputer Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
.
Daftar Pustaka [1.] James A. O’Brien.2007. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : PT Salemba Emban Patria. [2.] Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan ketiga. Jakarta.: Salemba Empat. [3.] Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: C.V Andi Offset. [4.] Murdick, Robert G, Joel R. S. James R. C. terj. J. Djamil. 1984. Sistem Informasi untuk Manajemen Modern. Jakarta: PT. Erlangga [5.] Rahardja, Untung. 2007. Analisis Kelayakan Investasi Digital Dashboard pada Manajemen Akademik Perguruan Tinggi: Studi Kasus pada Perguruan Tinggi Raharja, Thesis, Program Studi Magister Teknologi Informasi. Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. [6.] Burch, J and Gary Grudnitski. 1989. Information System: Theory and Practice. [7.] Andri Kristanto. 2007. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Klaten: Gava Media. [8.] Davis B. Gordon. 1985. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Seri [9.] Manajemen: PT Pustaka Binaman Pressindo [10.] Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset [11.] Kotler P. 1999. Manajemen Pemasaran di Indonesia. Edisi 1. Jakarta : Salemba Empat. 216
6
