SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN SUKU CADANG (Studi Kasus: PT. Kuda Inti Samudera Surabaya) Panji Satriabayu Santoso1) 1) SI / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email:
[email protected] Abstract: PT. Kuda Inti Samudera Surabaya (KIS) is a company specializing in heavy equipments maintenance. The business process occurred in KIS is sale and purchase transaction of spare parts. During this time, calculation and determination to the cost of goods sold of spare parts is still conducted by PT. GAMA GROUP (GAMA) as headquarter of KIS. When KIS sends spare parts list based on order from PT. Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS) to GAMA in order to the calculation and determination of cost of goods sold of spare parts can be done, GAMA can’t directly execute the KIS’s request because GAMA doesn’t serve requests from KIS only but also serves requests from several affiliations owned by GAMA. This inflicts KIS with the longer time to get information about the cost of goods sold of spare parts and can’t able to report the sale and purchase transaction of spare parts on time. Implementation of information system on the sale and purchase transaction of spare parts can solve the problem faced by KIS above. The application can help KIS to be more independent in conducting the calculation and determination of the cost of goods sold of spare parts by using the same method used by GAMA that is the Average Method. From the test, it can be concluded that the system can help KIS in fulfilling all requirements of TPS and making report recapitulation of sale and purchase transaction of spare parts to GAMA on time. Keywords: Average, Cost Of Goods Sale, Spare Parts
Pertumbuhan teknologi informasi yang
dalam dan luar negeri yang berlabuh. Dibutuhkan
begitu cepat dan pesat dewasa ini telah
alat-alat berat yang dirancang khusus agar
mengantarkan
suatu
kegiatan tersebut berjalan dengan lancar. PT.
paradigma, yaitu kebutuhan akan mendapatkan
Kuda Inti Samudera Surabaya (KIS) merupakan
informasi dengan cepat dan mudah. Tidak
salah satu perusahaan yang bergerak di bidang
terkecuali dalam dunia bisnis saat ini, dimana
pemeliharaan alat-alat berat. Perusahaan ini
sebuah informasi merupakan salah satu hal yang
menyediakan jasa layanan penjualan, perbaikan,
terpenting. Menurut Herlambang dan Tanuwijaya
dan penggantian suku cadang seperti head truck
(2005: 56), saat ini perusahaan tidak cukup hanya
Volvo dan Hino, chassis, dolly, Radioisotope
mengandalkan kekuatan modal dan sumber daya
Thermoelectric Generator (RTG), forklift, dan
fisik saja, tetapi diperlukan juga sumber daya
Rich Stacker. Sejak tahun 1999 hingga sekarang
konseptual
daya
KIS telah dipercaya untuk pemeliharaan dan
informasi ini akan digunakan untuk mencari
penyediaan suku cadang alat-alat berat yang
keuntungan
dimiliki oleh TPS.
berkompetisi
masyarakat
yaitu
yang
ke
informasi.
cukup
dengan
dalam
Sumber
signifikan perusahaan
dan lain
(Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 46).
Dalam proses bisnisnya KIS melakukan transaksi penjualan dan pembelian suku cadang.
Salah satu kegiatan yang terjadi di PT.
Selama ini semua pencatatan dan pembuatan
Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS) adalah
laporan transaksi penjualan dan pembelian suku
memuat dan membongkar muatan kapal-kapal
cadang
peti kemas (containership atau celullarship) dari
sedangkan perhitungan dan penentuan harga
menggunakan
Microsoft
Excel,
1
pokok penjualan suku cadang masih dilakukan
kenaikan atau penurunan harga pembelian suku
oleh PT. GAMA GROUP (GAMA) selaku kantor
cadang. Harga pokok penjualan suku cadang
pusat dari KIS. Ketika KIS mengirimkan daftar
dihitung dengan menggunakan harga rata-rata
suku cadang berdasarkan pemesanan TPS ke
dari keseluruhan suku cadang yang dimiliki.
GAMA
dan
Dengan demikian harga pokok penjualan suku
penentuan harga pokok penjualan suku cadang,
cadang yang terjual dan belum terjual memiliki
GAMA
mengerjakan
nilai yang sama besar. Metode Average juga akan
permintaan KIS karena GAMA tidak hanya
digunakan KIS dalam perhitungan dan penentuan
melayani permintaan dari KIS saja tetapi juga
harga pokok penjualan suku cadang.
untuk
tidak
dilakukan
bisa
perhitungan
langsung
melayani permintaan dari beberapa afiliasi yang
Berdasarkan
permasalahan
yang
dimiliki oleh GAMA. Hal ini membuat KIS
dialami KIS akan dibuat sistem informasi
membutuhkan
dalam
penjualan dan pembelian suku cadang untuk
memperoleh informasi harga pokok penjualan
melakukan perhitungan dan penentuan harga
suku cadang dan tidak dapat membuat laporan
pokok penjualan suku cadang dan memberikan
transaksi penjualan dan pembelian suku cadang
informasi
tentang
dengan tepat waktu. Sedangkan TPS selaku
pembelian
suku
pelanggan tetap KIS membutuhkan informasi
manajemen KIS. Dengan adanya sistem ini
yang cepat tentang harga suku cadang yang
diharapkan dapat membantu manajemen KIS
dipesan. Jika KIS lama dalam memberikan
untuk
informasi harga suku cadang dan pelayanan ke
perhitungan
TPS
terhambatnya
penjualan suku cadang dengan menggunakan
operasional kerja di TPS sehingga pelanggan
metode yang sama dengan GAMA yaitu metode
yang dimiliki TPS mengalami kerugian materi
Average sehingga KIS dapat memenuhi semua
karena pengiriman barang ekspor dan impor akan
kebutuhan TPS dan membuat laporan transaksi
tertunda. Jika permasalahan ini tidak segera
penjualan dan pembelian suku cadang dengan
diselesaikan bukan tidak mungkin TPS akan
tepat waktu. Dengan demikian KIS dapat
mencari
melaporkan
dapat
waktu
yang
mengakibatkan
perusahaan
lain
lama
yang
mampu
lebih
transaksi cadang
mandiri dan
yang
dalam
penentuan
rekapitulasi
penjualan
dibutuhkan
melakukan
harga
laporan
dan
pokok
transaksi
memberikan informasi harga suku cadang dan
penjualan dan pembelian suku cadang ke GAMA
pelayanan lebih cepat.
sekaligus sebagai bentuk pertanggungjawaban
Dalam melakukan perhitungan dan
KIS selaku afiliasi dari GAMA.
penentuan harga pokok penjualan suku cadang GAMA menggunakan metode Average. Alasan GAMA menggunakan metode ini karena dalam perhitungan harga pokok penjualan suku cadang yang dilakukan pada periode tertentu dapat menghasilkan harga pokok penjualan suku cadang yang nilainya tidak terpengaruh dengan
METODE PT. Kuda Inti Samudera Surabaya PT. Kuda Inti Samudera Surabaya adalah salah satu anak perusahaan atau afiliasi dari PT. Gama Group yang bergerak di bidang pemeliharaan alat-alat berat. Perusahaan ini
2
bertempat di jalan Tanjung Priok 12A dan berdiri
untuk pemeliharaan dan penyediaan suku cadang
pada bulan Desember tahun 1995. Hingga saat ini
alat-alat berat yang dimiliki oleh PT. Terminal
PT. Kuda Inti Samudera Surabaya mempunyai
Peti Kemas Surabaya (TPS).
sepuluh orang administrasi, dua orang bagian gudang, dan satu orang yang diberi hak oleh
Sistem Informasi Sistem informasi mempunyai elemen
pemilik sebagai general manager. Berikut ini
utama yaitu data yang menyediakan informasi,
tugas dari masing-masing jabatan, yaitu:
prosedur yang memberitahu pengguna bagaimana
1. Pemilik Menggaji
karyawan,
menerima
laporan
mengoperasikan sistem informasi, menyelesaikan masalah, membuat keputusan, dan menggunakan
keuangan.
sistem informasi tersebut.
2. General Manager
Model dasar sistem informasi adalah
Menerima laporan transaksi penjualan dan pembelian suku cadang, menentukan harga pokok penjualan suku cadang, dan lain-lain.
Membuat purchase order, membuat surat pekerjaan,
melakukan
pembayaran
purchase order, melakukan pembayaran surat order pekerjaan, membuat tagihan suku
Melakukan stock opname, memasukkan dan
Seiring dengan perkembangan waktu, perusahaan ini melakukan ekspansi hingga memiliki kantor cabang di berbagai daerah meliputi Jakarta, Surabaya, Semarang, Makassar, dan Banjarmasin. Semuanya bergerak di bidang berat,
selain
itu
perusahaan ini juga menyelenggarakan pelatihan mekanik. Para pelanggan dapat menggunakan layanan
menyebarkan
informasi
dan
tersebut
ke
informasi
lingkungannya. Fungsi pengolahan informasi sering
membutuhkan
data
yang
telah
penjualan,
perbaikan,
informasi ditambahkan pula media penyimpanan data. Maka fungsi pengolahan informasi bukan
mengeluarkan barang dari gudang.
jasa
menghasilkan
sebelumnya. Oleh karena itu dalam model sistem
4. Bagian Gudang
alat-alat
sehingga
dikumpulkan dan diolah dalam waktu periode
cadang ke pelanggan, dan lain-lain.
pemeliharaan
Orang-orang dalam sistem informasi membuat prosedur untuk mengolah dan memanipulasi data
3. Administrasi
order
masukan (input), proses, dan hasil (output).
dan
penggantian suku cadang seperti head truck Volvo dan Hino, chassis, dolly, Radioisotope Thermoelectric Generator (RTG), dan Rich Stacker. Sejak tahun 1999 hingga sekarang PT.
lagi mengubah data menjadi informasi, tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan lanjutan. Penjualan Menurut Kotler dan Amstrong (2006: 457), penjualan adalah sebuah proses dimana kebutuhan
pembeli
dan
kebutuhan
penjual
terpenuhi melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Penjualan merupakan sumber hidup suatu pengusaha karena dari penjualan dapat memikat dan mengetahui daya tarik konsumen terhadap hasil produk yang dihasikan.
Kuda Inti Samudera Surabaya telah dipercaya 3
Penjualan Bersih = Penjualan Kotor - Retur
Pembelian Pembelian adalah serangkaian tindakan
Penjualan - Potongan Penjualan.................... (2.6)
untuk mendapatkan barang dan jasa melalui
Sedangkan untuk menghitung harga pokok
pertukaran dengan maksud untuk digunakan
penjualan selama 1 (satu) periode dapat dihitung
sendiri atau dijual kembali. Dalam perusahaan
dengan menggunakan rumus (2.7) atau rumus
dagang pembelian dilakukan dengan menjual
(2.8) di bawah ini:
kembali tanpa melakukan perubahan bentuk
HPP
=
Persediaan
Awal
+
(Pembelian -
barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur
[(Retur + Potongan
pembelian dilakukan dengan merubah bentuk
Biaya
barang yang dibeli dan menjualnya kembali.
Persediaan Akhir......................... (2.7)
Angkut
Pembelian) + Pembelian])
-
Atau Harga Pokok Penjualan
HPP = Persediaan Awal + Pembelian Bersih -
Setiap perusahaan jasa maupun dagang
Persediaan Akhir……................................... (2.8)
menyusun suatu laporan keuangan pada periode tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Menurut Hartojo (2004: 15), laporan keuangan yang dibuat terdiri dari laporan perhitungan laba rugi, laporan perubahan modal, neraca, dan catatan laporan keuangan. Penyusunan laporan perhitungan laba rugi antara perusahaan jasa dan perusahaan
dagang
ada
sedikit
perbedaan.
Laporan perhitungan laba usaha pada perusahaan jasa dapat dihitung dengan cara mengurangkan pendapatan kotor dengan biaya usaha. Sedangkan laporan perhitungan laba usaha pada perusahaan dagang
dapat
dihitung
dengan
cara
menjumlahkan penjualan bersih dan harga pokok penjualan terlebih dahulu, kemudian dikurangkan dengan biaya usaha yang terdiri dari biaya penjualan, biaya administrasi, dan biaya umum. Dalam pembuatan laporan neraca dan laporan perubahan modal antara perusahaan jasa dan perusahaan dagang tidak ada perbedaan. Untuk menghitung penjualan bersih selama 1 (satu) periode dapat dihitung dengan menggunakan rumus 2.6:
Nilai persediaan barang dagangan dapat ditentukan oleh gabungan dua faktor yaitu kuantitas barang persediaan dan harga pokok penjualan. Kuantitas barang persediaan dapat diperoleh melalui perhitungan secara fisik. Kesulitan yang dihadapi dalam menghitung dan menetapkan harga pokok penjualan adalah apabila pembelian barang dengan jenis yang sama tetapi dibeli dengan harga yang berbeda dalam suatu periode. Berdasarkan permasalahan diatas maka diperlukan suatu metode yang dapat digunakan oleh perusahaan jasa maupun dagang untuk menghitung dan menetapkan harga pokok penjualan. Ada 3 (tiga) metode yang dapat digunakan untuk menetapkan harga pokok penjualan, yaitu: 1.
Metode Last In First Out Apabila suatu perusahaan menggunakan metode Last In First Out (LIFO) maka persediaan akhir akan dinilai berdasarkan ketentuan bahwa harga beli yang lebih awal didahulukan. Jika kuantitas pada pembelian ini tidak cukup diterapkan pada persediaan akhir maka akan diambilkan dari pembelian 4
2.
awal berikutnya, demikian seterusnya. Ini
tersedia
sesuai dengan anggapan dalam metode LIFO
mencetak daftar pengeluaran suku cadang agar
bahwa biaya yang akan dibebankan ke
gudang dapat mengeluarkan suku cadang sesuai
laporan laba rugi adalah biaya-biaya yang
permintaan mekanik, jika stok tidak tersedia
paling akhir dikeluarkan.
maka
Metode First In First Out
pengeluaran suku cadang disimpan ke database
Apabila suatu perusahaan menggunakan
data daftar pengeluaran suku cadang. Untuk lebih
metode First In First Out (FIFO) maka
jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.
persediaan
System Flow Penjualan Suku Cadang
akan
dinilai
dengan
harga
maka
proses
Gudang
administrasi
selesai.
membuat
Pembuatan
Mekanik
daftar
PT. Terminal Peti Kemas (TPS)
Administrasi
pembelian paling akhir. Jika kuantitas pada
Mulai Tagihan Penjualan Suku Cadang
2
pembelian ini tidak cukup diterapkan pada
Permintaan Suku Cadang
Membuat Permintaan Suku Cadang
Daftar Pengeluaran Suku Cadang
persediaan akhir maka akan diambilkan dari
Melakukan Pembayaran Tagihan Penjualan Suku Cadang
Permintaan Suku Cadang
Entry Data Suku Cadang
Mengeluarkan Suku Cadang
pembelian terakhir berikutnya, demikian seterusnya. Ini sesuai dengan anggapan
Suku Cadang
Uang Pembayaran
Tidak
Suku Cadang
Stok Tersedia
1
Ya Entry Daftar Pengeluaran Suku Cadang
dibebankan ke laporan laba rugi adalah
Membuat Daftar Pengeluaran Suku Cadang
biaya-biaya yang paling dahulu dikeluarkan.
Mencetak Daftar Pengeluaran Suku Cadang
Entry Tagihan Penjualan Suku Cadang dan Hitung HPP
2
Apabila suatu perusahaan menggunakan Average
Data Daftar Pengeluaran Suku Cadang
Daftar Pengeluaran Suku Cadang
Metode Average
metode
Data Suku Cadang
Mengecek Stok Suku Cadang
dalam metode FIFO bahwa biaya yang akan
3.
dan
maka
harga
Membuat Tagihan Penjualan Suku Cadang
pokok
Mencetak Tagihan Penjualan Suku Cadang
penjualan untuk persediaan barang yang
Menyimpan Perhitungan HPP
Data Harga Pokok Penjualan Suku Cadang
Data Tagihan Penjualan Suku Cadang
Tagihan Penjualan Suku Cadang
tersedia dijual periode tertentu akan dihitung Entry Nota Penjualan Suku Cadang
dengan menggunakan rumus di bawah ini:
Membuat Nota Penjualan Suku Cadang
Harga pokok penjualan rata-rata =
Nota Penjualan Suku Cadang
yaitu
gudang,
Selesai
Gambar 1 System Flow Penjualan
System flow penjualan memiliki 4 entity
Nota Penjualan Suku Cadang
1
1
(empat)
Data Nota Penjualan Suku Cadang
Mencetak Nota Penjualan Suku Cadang
Harga pokok persediaan tersedia dijual Kuantitas persediaan tersedia dijual Analisis Dan Perancangan Sistem A. System Flow Penjualan
Uang Pembayaran
B. System Flow Pembelian
mekanik,
System flow pembelian memiliki 3
administrasi, dan PT. Terminal Peti Kemas
(tiga) entity yaitu gudang, administrasi, dan
Surabaya (TPS). Proses dimulai dari mekanik
supplier. Proses dimulai dari admininistrasi
yang membuat permintaan suku cadang sesuai
melakukan
permintaan TPS ke administrasi, kemudian
bertujuan untuk mengecek data stok suku cadang
administrasi melakukan entry data suku cadang
di database data suku cadang. Jika stok suku
yang bertujuan untuk mengecek data stok suku
cadang mendekati minimum atau habis maka
cadang di database data suku cadang. Jika stok
administrasi membuat dan mencetak daftar
entry
data
suku
cadang
yang
5
pembelian suku cadang ke supplier dan daftar
Pembelian Suku Cadang menunjukkan aliran data
tersebut disimpan ke database data daftar
yang diberikan oleh external entity kepada
pembelian suku cadang dan data detail daftar
sistem, sedangkan tanda panah yang berasal dari
pembelian suku cadang, jika stok tidak mendekati
Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku
minimum atau habis maka proses selesai.
Cadang menuju exernal entity menunjukkan data
Supplier membuat tagihan pembelian suku
yang diterima oleh external entity dari sistem
cadang dan diberikan ke administrasi beserta
seperti yang terlihat pada Gambar 3.
suku cadang yang dipesan. Setelah suku cadang diterima,
administrasi
menyerahkannya
Pembayaran Tag ihan Pembelian Suku Cadang
ke
Supplier
Mekanik Surat Retur Pembelian Suku Cadang Daftar Pembelian Suku Cadang
gudang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.
0 Tag ihan Pembelian Suku Cadang
System Flow Pembelian Suku Cadang
Surat Peng gantian Suku Cadang Permintaan Suku Cadang
Gudang
Administrasi
Supplier
Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku Cadang
Surat Retur Penjualan Suku Cadang
Daftar Pembelian Suku Cadang Suku Cadang
Entry Data Suku Cadang
Daftar Peng eluaran Suku Cadang
+
Membuat Tagihan Pembelian dan Menyiapkan Suku Cadang
Data Suku Cadang
4
Daftar Suku Cadang Rusak
Mengecek Data Stok Suku Cadang
Stok Mendekati Minimum/ Habis Ya
Tagihan Pembelian Suku Cadang Tidak
Nota Penjualan Suku Cadang Data Supplier Suku Cadang
Laporan Penjualan Suku Cadang
Data Daftar Pembelian Suku Cadang
Membuat Daftar Pembelian Suku Cadang
Mencetak Daftar Pembelian Suku Cadang
Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS)
ACC Retur Penjualan Suku Cadang Tag ihan Penjualan Suku Cadang
Gudang
1
Entry Daftar Pembelian Suku Cadang
Manajer Laporan Pembelian Suku Cadang
3
2 Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
Data Detail Daftar Pembelian Suku Cadang
Gambar 3 Context Diagaram
1
Daftar Pembelian Suku Cadang
Uang Pembayaran
Membuat Nota Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
3 Suku Cadang
Pembayaran Tag ihan Penjualan Suku Cadang
Surat Penerimaan Peng gantian Suku Cadang
Mulai
Dari context diagram diatas maka di break down ke level 0 untuk melihat proses lebih detail lagi
Tagihan Pembelian Suku Cadang
Data Pembayaran
2
Entry Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
Melakukan Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
Membuat Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
Data Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
Nota Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
DT_Detail_Daftar_Pengeluaran_Suku_Cadang
Update Stok Suku Cadang
Menyimpan Daftar Penerimaan Suku Cadang
Nota_Penjualan_ Suku_Cadang
5
Detail_Daftar_Pengeluaran _Suku_Cadang
18
Daftar_Pengeluaran_ Suku_Cadang
2
Mencetak Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
9
4
Data Daftar Penerimaan Suku Cadang
6
Gudang
Supplier
[Daftar Suku Cadang Rusak] Daftar_Penerimaan _Suku_Cadang
8 DT_Pembayaran
DT_Daftar_Pengeluaran_Suku_Cadang
DT_Supplier DT_Nota_Penjualan_Suku_Cadang
Mekanik Data Detail Daftar Penerimaan Suku Cadang
1
Suku_Cadang
17
DT_Daftar_Penerimaan_Suku_Cadang
Detail_Daftar_Penerimaan _Suku_Cadang
DT_Detail_Daftar_Penerimaan_Suku_Cadang DT_Suku_Cadang
1 Nota Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
Pembayaran
[Surat Penerimaan Penggantian Suku Cadang]
[Daftar Pengeluaran Suku Cadang] [ACC Retur Penjualan Suku Cadang]
Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang
Uang Pembayaran
seperti Gambar 4 berikut.
Entry Daftar Penerimaan dan Update Stok Suku Cadang
2
[Surat Retur Pembelian Suku Cadang]
DT_Suku_Cadang
[Permintaan Suku Cadang]
[Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang] [Daftar Pembelian Suku Cadang]
1
[Tagihan Penjualan Suku Cadang] Selesai
1
21
Harga_Pembelian
Penjualan
[Surat Retur Penjualan Suku Cadang]
DT_Harga_Pembelian
+
Gambar 2 System Flow Pembelian
[Tagihan Pembelian Suku Cadang]
Pembelian
[Nota Penjualan Suku Cadang]
[Surat Penggantian Suku Cadang]
DT_Harga_Pembelian
+ Supplier
DT_Pembatalan_Pengeluaran_Suku_Cadang Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS)
Pembatalan_Pengeluaran _Suku_Cadang
11
DT_Detail_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang
[Pembayaran Tagihan Penjualan Suku Cadang]
C. Context Diagram
DT_Detail_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang DT_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang
DT_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang
20
DT_Detail_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Detail_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang
Context Diagram Sistem Informasi
DT_Detail_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang
13
DT_Pembayaran_Tagihan_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Tagihan_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang 15
Penjualan dan Pembelian Suku Cadang memiliki
12
Surat_Retur_Penjualan_ Suku_Cadang 19
Detail_Surat_Retur_Penjualan _Suku_Cadang
7
[Laporan Penjualan Suku Cadang] [Laporan Pembelian Suku Cadang]
5 (lima) external entity yaitu mekanik, gudang,
22
Detail_Harga_Pokok_Penjual an_Suku_Cadang
3
16
Manajer
10
Harga_Pokok_Penjualan _Suku_Cadang
supplier, PT. Terminal Peti kemas Surabaya
4
Tagihan_Penjualan _Suku_Cadang
Detail_Surat_Penerimaan_ Penggantian_Suku_Cadang
Detail_Surat_Retur_ Pembelian_Suku_C adang
14 3
Surat_Penerimaan_ Penggantian_Suku_ Cadang
Daftar_Pembelian_ Suku_Cadang
Detail_Daftar_Pembelian _Suku_Cadang
Pembayaran_Tagihan_Pembelian _Suku_Cadang
Surat_Retur_Pembelian _Suku_Cadang
DT_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang
(TPS), dan manajer sedangkan internal entity
DT_Tagihan_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Detail_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang
pada sistem ini adalah administrasi. Tanda panah yang menuju Sistem Informasi Penjualan dan
DT_Pembayaran_Tagihan_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Detail_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang Pembuatan Laporan
DT_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang DT_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang
DT_Detail_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang DT_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang
+
DT_Detail_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang DT_Detail_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang
Gambar 4 DFD Level 0 6
penentuan harga pokok penjualan suku cadang
D. Entity Relationship Diagram Supplier
Pembayaran IdPembayaran <M> NamaPembayaran Keterangan
(perhitungan HPP) dilakukan ketika PT. Kuda
IdSupplier <M> NamaSupplier Alamat Telepon Fax KontakPerson
Memiliki
Memiliki
Inti Samudera Surabaya menjual suku cadang ke
PembayaranTagihanPembelianSukuCadang SuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang <M> NomerPenerimaan TanggalPenerimaan
Membuat
SuratReturPembelianSukuCadang
DaftarPembelianSukuCadang
IdSuratReturPembelianSukuCadang <M> NomerReturPembelian TanggalRetur Status
IdDaftarPembelianSukuCadang <M> NomerPembelian TanggalPembelian Pengiriman Diskon Ppn Optppn
Detail Retur Pembelian
Membuat
IdPembayaranTagihanPembelianSukuCadang <M> NomerTagihan TanggalPembayaranTagihan
Melakukan
HPP dihitung berdasarkan transaksi penjualan
Melakukan
Detail Pembelian
DetailSuratReturPembelianSukuCadang IdDetailSuratReturPembelianSukuCadang <M> JumlahBatal
PT. Terminal Peti Kemas Surabaya. Perhitungan
DaftarPenerimaanSukuCadang
dan pembelian suku cadang yang terjadi dalam
IdDaftarPenerimaanSukuCadang <M> NomerBukti TanggalPenerimaan
periode tertentu. Berikut ini adalah penjelasan
DetailDaftarPembelianSukuCadang Detail Penerimaan
IdDetailDaftarPembelianSukuCadang <M> JumlahPesan JumlahTerima HargaSatuan Catatan
Memiliki
perhitungan HPP periode I pada Sistem Informasi
DetailDaftarPenerimaanSukuCadang IdDetailDaftarPenerimaanSukuCadang <M> Jumlah
HargaPembelian
Penjualan dan Pembelian Suku Cadang dengan
HargaPokokPenjualanSukuCadang
IdHarga <M> TanggalMasuk HargaSatuan Keterangan
IdHargaPokokPenjualanSukuCadang <M> Periode Bulan Tahun Status TanggalPerhitunganHPP TanggalTutupPembukuan
SukuCadang Memiliki
Detail Penerimaan Penggantian
Memiliki Memiliki
IdSukuCadang <M> JenisAlat BagianAlat PartNumber OldPartNumber NamaSukuCadang Satuan Stok StokMinimum Kategori Klasifikasi Lokasi TanggalMasuk MataUang
menggunakan metode Average.
TagihanPenjualanSukuCadang IdTagihanPenjualanSukuCadang <M> NomerTagihan TanggalTagihan Diskon Ppn
Detail HPP
DetailHargaPokokPenjualanSukuCadang IdDetailHargaPokokPenjualanSukuCadang <M> HargaSatuan Awal HargaAwal Masuk HargaMasuk Keluar
Memiliki
Membuat
NotaPenjualanSukuCadang IdNotaPenjualanSukuCadang <M> NomerNotaPenjualan TanggalNota
1.
Kolom awal dan harga awal bernilai 0
DaftarPengeluaranSukuCadang Membuat
IdDaftarPengeluaranSukuCadang <M> NoBukti TanggalPengeluaran KategoriPengeluaran
SuratReturPenjualanSukuCadang
karena
Membuat
IdSuratReturPenjualanSukuCadang <M> NomerReturPenjualan TanggalReturPenjualan
Melakukan
Detail Retur Penjualan
PembatalanPengeluaranSukuCadang
IdDetailDaftarPengeluaranSukuCadang <M> NoItem NoAlat JumlahPengeluaran Pemakai
IdPembatalanPengeluaranSukuCadang <M> NoItem TanggalPembatalan JumlahPembatalan Keterangan
DetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdDetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang <M> JumlahTerima
Memiliki
DetailSuratReturPenjualanSukuCadang IdDetailSuratReturPenjualanSukuCadang <M> NoItem JumlahBatal
Gambar 5 ERD CDM
2.
IdSupplier NamaSupplier Alamat Telepon Fax KontakPerson
Pembayaran
3.
SuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdSuratReturPembelianSukuCadang NomerPenerimaan TanggalPenerimaan
integer
integer varchar(20) date
IdSuratReturPembelianSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang NomerReturPembelian TanggalRetur Status
integer integer varchar(20) date varchar(10)
integer integer integer integer
HargaPembelian IdHarga IdSukuCadang TanggalMasuk HargaSatuan Keterangan
integer integer date float(10) varchar(100)
integer integer varchar(20) date
4.
IdSukuCadang JenisAlat BagianAlat PartNumber OldPartNumber NamaSukuCadang Satuan Stok StokMinimum Kategori Klasifikasi Lokasi TanggalMasuk MataUang
integer varchar(50) varchar(50) varchar(15) varchar(20) varchar(100) varchar(15) integer integer varchar(15) varchar(20) varchar(20) date float(20)
IdHargaPokokPenjualanSukuCadang Periode Bulan Tahun Status TanggalPerhitunganHPP TanggalTutupPembukuan
karena tidak terjadi penjualan.
integer integer integer integer integer float(10) varchar(20)
integer varchar(3) varchar(2) varchar(4) varchar(10) date date
integer integer varchar(20) date
5.
Kolom
sisa
bernilai
10
didapat
dari
perhitungan:
DetailDaftarPenerimaanSukuCadang IdDetailDaftarPenerimaanSukuCadang integer IdDaftarPenerimaanSukuCadang integer Jumlah integer
sisa = awal + masuk - keluar
TagihanPenjualanSukuCadang IdTagihanPenjualanSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NomerTagihan TanggalTagihan Diskon Ppn
integer integer varchar(20) date integer integer
= 0 + 10 - 0 = 10
DetailHargaPokokPenjualanSukuCadang IdDetailHargaPokokPenjualanSukuCadang IdHargaPokokPenjualanSukuCadang IdSukuCadang HargaSatuan Awal HargaAwal Masuk HargaMasuk Keluar
DaftarPengeluaranSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NoBukti TanggalPengeluaran KategoriPengeluaran
Kolom keluar dan harga keluar bernilai 0
DaftarPenerimaanSukuCadang IdDaftarPenerimaanSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang NomerBukti TanggalPenerimaan
HargaPokokPenjualanSukuCadang
SukuCadang
Kolom harga masuk bernilai 100.000,
pada periode I.
IdPembayaranTagihanPembelianSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang NomerTagihan TanggalPembayaranTagihan
DetailDaftarPembelianSukuCadang IdDetailDaftarPembelianSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang IdSukuCadang JumlahPesan JumlahTerima HargaSatuan Catatan
Kolom masuk bernilai 10, didapat dari total
PembayaranTagihanPembelianSukuCadang
integer integer integer varchar(30) date integer integer integer integer
DetailSuratReturPembelianSukuCadang IdDetailSuratReturPembelianSukuCadang IdSuratReturPembelianSukuCadang IdSukuCadang JumlahBatal
melakukan
didapat dari total pembelian yang terjadi
integer varchar(100) varchar(100) varchar(20) varchar(20) varchar(50)
DaftarPembelianSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang IdPembayaran IdSupplier NomerPembelian TanggalPembelian Pengiriman Diskon Ppn Optppn
SuratReturPembelianSukuCadang
kali
pembelian yang terjadi pada periode I.
Supplier
IdPembayaran integer NamaPembayaran varchar(50) Keterangan varchar(100)
pertama
perhitungan harga pokok penjualan.
Detail Pengeluaran
DetailDaftarPengeluaranSukuCadang
baru
integer integer integer float(10) integer float(10) integer float(10) integer
integer varchar(20) date varchar(20)
NotaPenjualanSukuCadang IdNotaPenjualanSukuCadang IdTagihanPenjualanSukuCadang NomerNotaPenjualan TanggalNota
integer integer varchar(20) date
6.
dari perhitungan:
SuratReturPenjualanSukuCadang IdSuratReturPenjualanSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NomerReturPenjualan TanggalReturPenjualan
Kolom harga satuan bernilai 10.000 didapat
integer integer varchar(20) date
harga satuan = (harga awal + harga masuk) /
DetailDaftarPengeluaranSukuCadang DetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdDetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang integer IdSukuCadang integer IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang integer JumlahTerima integer
IdDetailDaftarPengeluaranSukuCadang IdSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NoItem NoAlat JumlahPengeluaran Pemakai
integer integer integer varchar(5) varchar(10) integer varchar(20)
PembatalanPengeluaranSukuCadang IdPembatalanPengeluaranSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NoItem TanggalPembatalan JumlahPembatalan Keterangan
integer integer varchar(5) date integer varchar(100)
DetailSuratReturPenjualanSukuCadang IdDetailSuratReturPenjualanSukuCadang IdSuratReturPenjualanSukuCadang NoItem JumlahBatal
(awal + masuk)
integer integer varchar(5) integer
= (0 + 100.000) / (0 + 10)
Gambar 6 ERD PDM HASIL DAN PEMBAHASAN Pada tahap ini diuraikan hasil dan
= 10.000 7.
Kolom harga sisa bernilai 100.000 didapat dari perhitungan:
pembahasan aplikasi. Proses perhitungan dan 7
harga sisa = sisa X harga satuan
8.
Kolom harga satuan bernilai 11.000 didapat
= 10 X 10.000
dari perhitungan:
= 100.000
harga satuan
Setelah perhitungan HPP periode I
= (harga awal + harga masuk) / (awal +
disimpan, kemudian dilakukan perhitungan HPP
masuk)
untuk periode ke II pada bulan yang sama.
= (100.000 + 120.000) / (10 + 10)
Berikut ini adalah penjelasan perhitungan HPP
= 11.000
periode II Sistem Informasi Penjualan dan
9.
Kolom harga sisa bernilai 165.000 didapat
Pembelian Suku Cadang dengan menggunakan
dari perhitungan:
metode Average.
harga sisa = sisa X harga satuan = 15 X 11.000 = 165.000
1.
Nilai kolom awal berasal dari nilai kolom sisa periode I, karena nilai kolom sisa periode I yaitu 10 maka nilai kolom awal
Nilai kolom harga awal berasal dari nilai kolom harga sisa periode I, karena nilai kolom sisa periode I yaitu 10.000 maka nilai kolom harga awal periode II adalah 100.000.
3.
Kolom masuk bernilai 10 didapat dari total
Kolom
harga
masuk
harga
pokok
penjualan suku cadang (HPP) dilakukan setelah terjadi proses pembelian dan penjualan suku
bernilai
dalam 1 (satu) bulan terdapat 4 (empat) periode. Gambar 7 merupakan form hitung harga pokok penjualan suku cadang yang berfungsi untuk menyimpan perhitungan harga pokok penjualan suku cadang pada periode tertentu. Sistem akan menghitung HPP secara otomatis sesuai dengan
pembelian yang terjadi pada periode II. 4.
perhitungan
cadang. Perhitungan HPP dilakukan tiap periode,
periode II adalah 10. 2.
Proses
120.000
penjelasan diatas.
didapat dari total pembelian yang terjadi pada periode II. 5.
Kolom keluar bernilai 5 didapat dari total penjualan yang terjadi di periode II.
6.
Kolom harga keluar bernilai 55.000 didapat dari perhitungan: harga keluar = keluar X harga satuan = 5 X 11.000
Gambar 7. Form Hitung Harga Pokok Penjualan
= 55.000 7.
Kolom
sisa
bernilai
Hasil dari perhitungan harga pokok 15
didapat
dari
perhitungan: sisa = awal + masuk - keluar
penjualan suku cadang akan digunakan sebagai patokan harga penjualan agar perusahaan tidak
= 10 + 10 - 5
mengalami kerugian. Gambar 8 adalah laporan
= 15
perhitungan harga pokok penjualan suku cadang.
8
Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto, 2005, Sistem Informasi: Konsep, Teknologi, Dan Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta. Iqbal, Mohammad, 2007, Mendongkrak Kinerja Bisnis Bengkel Roda-4 Dan Roda-2, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta Jayanti, Gambar 8. Laporan Harga Pokok Penjualan
KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil implementasi dan evaluasi adalah: 1.
Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku Cadang dapat membantu KIS untuk lebih mandiri dalam melakukan perhitungan dan penentuan harga pokok penjualan suku cadang
dengan
menggunakan
metode
Average tanpa harus meminta bantuan ke PT. GAMA GROUP (GAMA) selaku kantor
Dewi, 2011, Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Pada CV. PI Com Jaya Lestari, Tesis, Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Institut Bina Bisnis Indonesia, Medan.
Jogiyanto, Hartono, 1999, Analisa Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta. Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid I, PT. Prenhallindo, Jakarta. Kotler dan Amstrong, 2006, Prinsip-Prinsip Pemasaran Edisi 12 Jilid 1, Penerbit Erlangga, Jakarta.
pusat sehingga KIS dapat memenuhi semua kebutuhan TPS dengan tepat waktu. 2.
KIS dapat menghindari stok suku cadang kosong karena sistem secara otomatis menampilkan daftar stok suku cadang minimum atau habis pada saat menjalankan aplikasi sistem informasi penjualan dan pembelian suku cadang.
3.
Membantu
KIS
dalam
membuat
dan
melaporkan rekapitulasi laporan transaksi penjualan dan pembelian suku cadang ke GAMA dengan tepat waktu sebagai bukti pertanggungjawaban. DAFTAR PUSTAKA Hartojo, dkk, 2004, Akuntansi Perusahaan Dagang, Perum Percetakan Negara RI Surabaya, Surabaya.
Markoni, 2011, Teori Akuntansi : Sistem Informasi Penjualan, (Online) (http://marconiekonomi.blogspot.com/2 011/07/sistem-informasipenjualan.html), diakses tanggal 29 Mei 2012. Rijan SH., M.kn, Yunirman dan Koesoemawati SH., Ira, 2009, Cara Mudah Membuat Surat Perjanjian/Kontrak dan Surat Penting Lainnya, Raih Asa Sukses, Jakarta. Susanto, Soni, 2011, Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Pada CV. Sari Teknik Surabaya, Tesis, Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, Surabaya. Yuswanto dan Subari, 2007, Pemrograman Database Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka, Jakarta.
9
