Sistem Informasi Pemakaian Suku Cadang (Studi Kasus: PT. Medan Tropical Canning) Albert Suwandhi1) Fendy Sugito2) STMIK IBBI Jl. Sei Deli No. 18 Medan, Telp. 061-4567111 Fax. 061-4527548 Email:
[email protected]
Abstrak Penelitian ini mempelajari pemakaian suku cadang pada PT. Medan Tropical Canning dengan tujuan perancangan model sistem informasi pemakaian suku cadang berbasis komputer yang dapat meningkatkan efektifitas perusahaan di dalam penjadwalan penggantian suku cadang, pembuatan laporan, dan tersedianya data histori yang berguna untuk analisis lebih lanjut. Penelitian ini menggunakan metode Structured Analysis and Structured Design dengan pendekatan Yourdon yang dikenal dengan istilah SASD ataupun Yourdon Structured Method (YSM). Hasil penelitian adalah sebuah aplikasi yang dihasilkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2005 dengan database Microsoft SQL Server 2000 dan Business Objects Crystal Report versi 10.0 untuk pembuatan laporan. Dengan diselesaikannya sistem informasi preventive maintenance yang terkomputerisasi ini, data yang diinput secara manual akan diolah dengan sistem manajemen database sehingga dalam pembuatan laporan menjadi lebih cepat, akurat, dan diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan. Kata kunci : pemakaian suku cadang, sistem informasi
Abstract Penelitian ini mempelajari pemakaian suku cadang pada PT. Medan Tropical Canning dengan tujuan perancangan model sistem informasi pemakaian suku cadang berbasis komputer yang dapat meningkatkan efektifitas perusahaan di dalam penjadwalan penggantian suku cadang, pembuatan laporan, dan tersedianya data histori yang berguna untuk analisis lebih lanjut. Penelitian ini menggunakan metode Structured Analysis and Structured Design dengan pendekatan Yourdon yang dikenal dengan istilah SASD ataupun Yourdon Structured Method (YSM). Hasil penelitian adalah sebuah aplikasi yang dihasilkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2005 dengan database Microsoft SQL Server 2000 dan Business Objects Crystal Report versi 10.0 untuk pembuatan laporan. Dengan diselesaikannya sistem informasi preventive maintenance yang terkomputerisasi ini, data yang diinput secara manual akan diolah dengan sistem manajemen database sehingga dalam pembuatan laporan menjadi lebih cepat, akurat, dan diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan. Kata kunci : pemakaian suku cadang, sistem informasi
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi sangat mempengaruhi aktifitas perusahaan. Perkembangan ini mengubah cara pengolahan data dari sistem manual menjadi komputerisasi yang memungkinkan data yang kompleks dapat diproses dengan cepat dan tepat, sehingga menghasilkan suatu informasi yang dapat mendukung aktifitas operasional perusahaan dan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan untuk melaksanakan fungsinya yang meliputi planning, organizing, actuating dan controlling. Sistem informasi terkomputrisasi akan mempermudah kegiatan operasional perusahaan seperti pada sistem pemakaian suku cadang di mana dibutuhkan teknologi informasi untuk pembuatan jadwal pergantian suku cadang dengan cepat dan akurat. Demikian halnya yang terjadi pada PT. Medan Tropical Canning yang bergerak di bidang produksi dan ekspor bahan-bahan hasil pertambakan dan tangkapan laut yang membutuhkan teknologi infomasi untuk membuat sebuah sitem pergantian jadwal pemakaian suku cadang tanpa adanya kesalahan yang sering terjadi karena menggunakan sistem manual. Mengingat luasnya permasalahan yang berkaitan dengan pemanfaatan teknologi untuk mendukung kinerja perusahaan maka peneliti merasa perlu untuk membatasi ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini, yaitu antara lain: a. Penelitian ini hanya mencakup pembahasan proses pendataan mesin produksi, suku cadang, penggunaan mesin harian, penjadwalan pergantian suku cadang, pembelian, serta penggantian dan pengembalian suku cadang. b. Pembuatan laporan yang diproses adalah laporan mesin produksi dan suku cadang, laporan jadwal
2
penggantian suku cadang, laporan pembelian, laporan persediaan, laporan perawatan dan penggantian suku cadang, serta laporan pengembalian suku cadang.
2. Metode Penelitian
Adapun sistem usulan sebagai sistem pendukung proses penjadwalan perawatan dan penggantian suku cadang di perusahaan dapat dijelaskan melalui flowchart pada Gambar 1. berikut ini :
Laporan Hasil Analisis Sistem Analisis Sistem
Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem
Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci
Desain Sistem
Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar
Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar
Implementasi Sistem
Laporan Final Implementasi Sistem
Gambar 1. Flowchart Proses Sistem Usulan 1.
Analisis sistem, dalam tahap ini, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya.
2.
Desain sistem, merupakan proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Implementasi Sistem, merupakan pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional.
3.
3. Hasil dan Pembahasan
Diagram Konteks Diagram konteks sistem informasi pemakaian suku cadang PT. Medan Tropical Canning terlihat pada Gambar 2. berikut ini :
3
Warehouse Supervisor Informasi Data Jadwal Informasi Perawatan dan Persediaan Pembelian Data Mesin Penggantian Suku Produksi Suku Cadang Cadang Data Suku Cadang
Data Teknisi
Informasi Jadwal Perawatan dan Penggantian Suku Cadang
0
Data Penggunaan Mesin Harian
Supervisor Produksi
Informasi Pengembalian Suku Cadang
Sistem Informasi Pemakaian Suku Cadang
Teknisi
Informasi Persediaan Suku Cadang Laporan Mesin Produksi dan Suku Cadang
Laporan Jadwal Laporan Laporan Laporan Perawatan dan Pembelian Persediaan Perawatan Penggantian Suku Cadang
Data Perawatan dan Penggantian Suku Cadang Data Pengembalian Suku Cadang
Laporan Penggantian Suku Cadang
Laporan Pengembalian Suku Cadang
General Manager
Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Informasi Pemakaian Suku Cadang Spesifikasi diagram : Entitas Masukan Keluaran
: supervisor produksi, warehouse supervisor, teknisi, general manager. : data mesin produksi, data suku cadang, data penggunaan mesin harian, data pembelian, data perawatan dan penggantian suku cadang, data pengembalian suku cadang. : informasi jadwal perawatan dan penggantian suku cadang, informasi persediaan suku cadang, informasi pengembalian suku cadang, laporan mesin produksi dan suku cadang, laporan jadwal perawatan dan penggantian suku cadang, laporan pembelian, laporan persediaan, laporan perawatan, laporan penggantian suku cadang, laporan pengembalian suku cadang.
DFD Level 0 DFD level 0 sistem usulan ini dapat dilihat pada Gambar 3. berikut ini : Informasi Persediaan Suku Cadang
2.0 Record Mesin
Warehouse Supervisor
Pembelian Suku Cadang Data Pembelian
Data Mesin Produksi Supervisor Produksi
Data Suku Cadang
1.0
Record Suku Cadang
Data Penggunaan Mesin Harian
Record Suku Cadang
Record Record Penggunaan Suku Mesin Cadang
Mesin Produksi
Record Perawatan dan Penggantian Suku Cadang
Record Pembelian
Record Pengembalian Suku Cadang 4.0 Record Mesin
Laporan Mesin Produksi dan Suku Cadang
Laporan Jadwal Perawatan dan Penggantian Suku Cadang
Pembuatan Laporan
Laporan Pembelian
Informasi Pengembalian Suku Cadang
Suku Cadang
Record Mesin
Record Mesin
Record Record Perawatan dan Suku Penggantian Suku Cadang Cadang
Record Suku Cadang
Input Data Mesin Produksi, Suku Cadang, Penggunaan Mesin Harian
Laporan Persediaan
Record Teknisi
Laporan Perawatan
Informasi Jadwal Perawatan dan Penggantian Suku Cadang
Data Teknisi Informasi Jadwal Perawatan dan Jadwal Penggantian Suku Cadang 3.0
Perawatan, Penggantian dan Pengembalian Suku Cadang
Record Teknisi
Teknisi
Laporan Penggantian Suku Cadang
Informasi Persediaan Suku Cadang
Teknisi
Data Perawatan dan Penggantian Suku Cadang
Data Pengembalian Suku Cadang
Laporan Pengembalian Suku Cadang
General Manager
Gambar 3. DFD Level 0 Sistem Informasi Pemakaian Suku Cadang
Sistem Informasi Pemakaian Suku Cadang... (Albert Suwandhi)
4
Hubungan Antar Entitas Hubungan antar entitas dapat dilihat pada Gambar 4. berikut ini : Kode Teknisi
Nama
Dirawat
1
Teknisi
Jenis Kelamin
Keterangan Kode Mesin
N
Nama
Kode Staf
Nama
Kategori
Mesin Produksi
1
Fungsi
Didata oleh
N
Supervisor Produksi
Jenis Kelamin
Keterangan
Keterangan
1
Memiliki
Kode Staf
N Kode Suku Cadang
Nama
Suku Cadang
Nama
N
Dibeli oleh
1
Warehouse Supervisor
Jenis Kelamin
Umur
Keterangan
Keterangan
Gambar 4. Hubungan Antar Entitas Diagram Struktur Diagram struktur yang memudahkan penggunaan aplikasi dapat dilihat pada Gambar 5. berikut ini : Menu Utama
Master
Mesin Produksi
Suku Cadang
Teknisi
Transaksi
Penggunaan Mesin Harian
Pembelian
Perawatan dan Penggantian Suku Cadang Pengembalian
Laporan
Mesin Produksi dan Suku Cadang
Jadwal Perawatan dan Penggantian Suku Cadang
Pembelian
Persediaan
Perawatan
Penggantian Suku Cadang Pengembalian Suku Cadang
Gambar 5. Perancangan User Interface
5
Perancangan Antar Muka Pemakai Adapun antar muka aplikasi yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari beberapa bagian yaitu: 1) Suku Cadang Untuk melakukan input data suku cadang. Rancangan masukan suku cadang dapat dilihat pada Gambar 6. berikut ini :
Gambar 6. Rancangan Masukan Suku Cadang 2) Mesin Produksi Untuk melakukan input data mesin produksi. Rancangan masukan mesin produksi dapat dilihat pada Gambar 7. berikut ini :
Gambar 7. Rancangan Masukan Mesin Produksi 3) Teknisi Untuk melakukan input data teknisi. Rancangan masukan teknisi dapat dilihat pada Gambar 14. berikut ini :
Sistem Informasi Pemakaian Suku Cadang... (Albert Suwandhi)
6
Gambar 8. Rancangan Masukan Teknisi
4) Penggunaan Mesin Harian Untuk melakukan input data penggunaan mesin setiap harinya. Rancangan masukan penggunaan mesin harian dapat dilihat pada Gambar 9. berikut ini :
Gambar 9. Rancangan Masukan Penggunaan Mesin Harian 5) Pembelian Untuk melakukan input data pembelian. Rancangan masukan pembelian dapat dilihat pada Gambar 10. berikut ini :
Gambar 10. Rancangan Masukan Pembelian 6) Perawatan dan Penggantian Suku Cadang Untuk melakukan input data perawatan dan penggantian suku cadang. Rancangan masukan perawatan dan penggantian suku cadang dapat dilihat pada Gambar 11. berikut ini :
7 Gambar 11. Rancangan Masukan Perawatan dan Penggantian Suku Cadang 7) Pengembalian Suku Cadang Untuk melakukan input data pengembalian suku cadang. Rancangan masukan pengembalian suku cadang dapat dilihat pada Gambar 12. berikut ini :
Gambar 12. Rancangan Masukan Pengembalian Suku Cadang Database Diagram Adapun relasi antar tabel dapat dilihat pada Gambar 13. berikut ini :
Gambar 13. Relasi Antar Tabel
4 Kesimpulan
Setelah mengadakan penelitian dan perancangan maka peneliti dapat menyimpulkan beberapa hal adalah sistem pencatatan dan perhitungan manual yang selama ini dilakukan di PT. Medan Tropical Canning tidak efektif lagi sejalan dengan perkembangan perusahaan, dan tidak sesuai dengan harapan manajemen. Sistem usulan dapat menghasilkan informasi perawatan dan penggantian suku cadang secara efektif sesuai dengan harapan manajemen PT. Medan Tropical Canning. Di mana laporan-laporan dihasilkan rata-rata adalah 10 detik, dibandingkan dengan harapan manajemen adalah maksimum delapan jam kerja. Rancangan database yang terstruktur pada sistem usulan dapat menjadi sumber data untuk kebutuhan analisa lebih lanjut terkait dengan preventive maintenance. Masalah yang sering terjadi di perusahaan seperti selisih dan keterlambatan di dalam pembuatan laporan pendukung dan perhitungan jadwal perawatan dan penggantian suku cadang dapat diatasi dengan menggunakan sistem yang diusulkan.
Sistem Informasi Pemakaian Suku Cadang... (Albert Suwandhi)
8
DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto, 2000, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Erlangga, Jakarta. [2] Kadir, A., 2002, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta. [3] Kendall, K.E., dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid 1, Edisi ke-5, Diterjemahkan oleh Thamrin Abdul Hafedh Al-Hamdany, PT.Prenhallindo, Jakarta. [4] Moekijat, 2000, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PT. Remaja Rosdakarya, Bandung. [5] Mulyadi, 2001, Masalah Akuntansi, Buku Satu, Edisi Kedua, Lembaga Penerbit FEUI, Jakarta. [6] Simarmarta, J., dan Iman P., 2006, Basis Data, [7] Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
