BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
4.1
Analysis Document
4.1.1
The Task
4.1.1.1 Purpose PT. PUTRATUNGGAL ANEKA adalah salah satu perusahaan pengelola kendaraan umum Bus Kecil (Mikrolet) yang salah satu kegiatan bisnisnya adalah menyediakan suku cadang kendaraan bermotor (spare part) bagi kendaraan angkutan umum yang mengalami kerusakan dan atau membutuhkan penggantian spare part. Saat ini, PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki 144 unit kendaraan angkutan umum yang aktif beroperasi. Mengingat jumlah kendaraan angkutan umum yang dikelola oleh PT. PUTRATUNGGAL ANEKA relatif banyak, bervariasi, dan setiap kendaraan angkutan umum terdiri atas komponen spare part yang jumlah dan jenisnya banyak (mulai dari yang kecil hingga besar), maka PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki persediaan spare part yang jumlahnya banyak dengan jenis yang bervariasi pula (kompleks). Sejauh ini, pengelolaan persediaan spare part masih dilakukan secara tradisional (belum terkomputerisasi), sehingga menyulitkan manajemen dalam memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan keputusan.
75 Untuk itu, diusulkan suatu perancangan sistem informasi manajemen persediaan berbasis komputer yang bertujuan untuk mendukung pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien, yang meliputi : 1)
Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ)
2)
Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock)
3)
Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point) Dengan demikian, sistem informasi manajemen persediaan diharapkan
dapat mempermudah dalam memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan keputusan atau tindakan secara efektif dan efisien oleh manajemen.
4.1.1.2 System Definition Berdasarkan rekomendasi temuan yang diperoleh dari kegiatan analisis atas sistem pengelolaan persediaan spare part berjalan pada Bab 3, sub bab 3.6 (Permasalahan yang Dihadapi dalam Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA), poin 7 (Sistem pengelolaan persediaan spare part saat ini tidak mendukung pengelolaan dan pengendalian persediaan spare part secara efektif dan efisien), maka akan dikembangkan dan diusulkan suatu sistem pengelolaan persediaan spare part secara terkomputerisasi (Sistem Informasi Manajemen Persediaan) sebagaimana disajikan dalam Tabel 4.1.
76 Tabel 4.1. System Definition perancangan sistem informasi manajemen PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dengan kriteria FACTOR
Functionality
:
Application
:
Domain Conditions
:
Technology
:
Objects
:
Responsibility
:
Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat mendukung pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien yang meliputi penentuan EOQ, Minimum Stock, dan ROP; serta memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang halhal yang berhubungan dengan persediaan spare part Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat digunakan oleh staff gudang sebagai pelaksana pengelolaan persediaan spare part Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat dirancang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dalam hal pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat diterapkan pada satu unit komputer dengan spesifikasi standard yang mendukung pengoperasian sistem Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat memfokuskan pada objek Staff Gudang, Spare Part, Pemasok, Surat Permintaan Beli (SPB), Bukti Barang Masuk (BBM), Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG), dan Data Akuntansi Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi yang akurat, relevan, dan mutakhir, dengan pengoperasian yang relatif mudah, guna pengambilan keputusan oleh manajemen secara efektif dan efisien
77 4.1.1.3 Context 4.1.1.3.1 Problem Domain Sistem informasi manajemen persediaan yang diusulkan untuk diterapkan pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Gambar 4.1.
SPB-rangkap 2, BBM-rangkap 2, FPBG-rangkap 4
Sinyal Minimum Stock FPBG-rangkap 1 & Spare Part
Input Data Spare Part, EOQ, Minimum Stock, ROP, Pemasok Membuat dan Mencetak SPB, BBM, FPBG, Lap.Spare Part
SPKB-rangkap 1
Komputer Gudang Staff Gudang BBM-rangkap 3 SOP-rangkap 3 BBM-rangkap 1
SK-rangkap 3
FPBG-rangkap 2 BA-rangkap 2 Laporan Persediaan Spare Part SPB-rangkap 1
Montir
Manajer Operasional SPH-rangkap 4 & FPBG-rangkap 2 DPH-rangkap 6
$
$
DPH-rangkap 1 Staff Keuangan
Staff Akuntansi
BBM-rangkap 4
$
SPB-rangkap 3
Pemasok
Keterangan : SPKB = Surat Permintaan Kebutuhan Barang FPBG = Form Pengeluaran Barang Gudang SPB = Surat Permintaan Beli
SPH DPH SOP
= Surat Penawaran Harga = Daftar Penawaran Harga = Surat Order Pembelian
$
$
Kepala Bengkel
SK BBM BA
= Surat Kontrak = Bukti Barang Masuk = Berita Acara
Gambar 4.1 Rich Picture perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA 78
79 Proses pengelolaan persediaan spare part diawali dengan melakukan pendataan terhadap persediaan spare part dan pemasok kedalam komputer gudang yang dilakukan oleh staff gudang. Pendataan spare part meliputi pengisian data-data yang berhubungan dengan spare part, penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ), penentuan jumlah persediaan spare part minimum (Minimum Stock), dan penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point). Pendataan pemasok meliputi pengisian data-data yang berhubungan dengan pemasok. Berdasarkan data-data spare part yang telah dimasukkan, apabila jumlah suatu item spare part berada pada kondisi minimum stock, maka staff gudang membuat dan mencetak Surat Permintaan Beli (SPB) sebanyak tiga rangkap (copy), dengan pendistribusian sebagai berikut : 1. Copy pertama diberikan kepada staff keuangan, 2. Copy kedua disimpan oleh staff gudang, dan 3. Copy ketiga diberikan kepada kepala bengkel (yang melakukan proses pemesanan spare part). Setelah staff keuangan menerima SPB rangkap (copy) pertama dari staff gudang, staff keuangan mengkonsultasikan SPB tersebut dengan manajer operasional. Setelah manajer operasional menyetujui SPB tersebut, staff keuangan membuat Surat Perintah Pembelian (SPP) sebanyak dua rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut : 1. Rangkap pertama diberikan kepada kepala bengkel, dan 2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi.
80 Setelah kepala bengkel menerima SPP dari staff keuangan, kepala bengkel membuat Surat Penawaran Harga (SPH) sebanyak empat rangkap beserta Daftar Penawaran Harga (DPH) sebanyak enam rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut : 1. SPH rangkap pertama beserta DPH sebanyak tiga rangkap diberikan kepada pemasok, 2. SPH rangkap kedua beserta DPH rangkap keempat diberikan kepada staff keuangan, 3. SPH rangkap ketiga beserta DPH rangkap kelima diberikan kepada staff akuntansi, dan 4. SPH rangkap keempat beserta DPH rangkap keenam diberikan kepada staff gudang. Setelah pemasok menerima SPH rangkap pertama beserta DPH sebanyak tiga rangkap dari kepala bengkel, pemasok mengisi harga masing-masing spare part yang tertera pada tiga rangkap DPH tersebut. Setelah mengisi harga masingmasing spare part, pemasok mengembalikan DPH, dengan pendistribusian sebagai berikut : 1. DPH rangkap pertama kepada staff gudang, 2. DPH rangkap kedua kepada staff keuangan, dan 3. DPH rangkap ketiga kepada staff akuntansi. Setelah ketiga rangkap DPH dikembalikan oleh pemasok, kepala bengkel membuat Surat Penetapan Pesanan (SPPs) sebanyak tiga rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :
81 1. Rangkap pertama dan ketiga diberikan kepada manajer operasional. Rangkap ketiga akan dikembalikan kepada kepala bengkel untuk disimpan setelah disetujui oleh manajer operasional, dan 2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi Setelah membuat SPPs, kepala bengkel membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut : 1. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok, 2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi, 3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff gudang, dan 4. Rangkap keempat disimpan oleh kepala bengkel. Setelah membuat SOP, kepala bengkel membuat Surat Kontrak (SK) sebanyak empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut : 1. Rangkap pertama diberikan kepada staff keuangan yang kemudian diteruskan kepada staff akuntansi sebagai lampiran bukti pembukuan, 2. Rangkap kedua diberikan kepada pemasok, 3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff gudang sebagai acuan mengenai syarat-syarat dan waktu penyerahan spare part yang akan dikirimkan oleh pemasok, dan 4. Rangkap keempat disimpan oleh kepala bengkel. Apabila spare part yang dipesan beserta Faktur dan Surat Jalan (SJ) dari pemasok telah diterima dan diperiksa oleh staff gudang, staff gudang membuat dan mencetak Bukti Barang Masuk (BBM) sebanyak empat rangkap (copy), dengan pendistribusian sebagai berikut :
82 1. Copy pertama diberikan kepada pemasok, 2. Copy kedua disimpan oleh staff gudang, 3. Copy ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan 4. Copy keempat diberikan kepada kepala bengkel. Setelah kepala bengkel menerima BBM rangkap (copy) keempat dari staff gudang, kepala bengkel membuat Berita Acara (BA) sebanyak empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut : 1. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok, 2. Rangkap kedua diberikan kepada staff gudang, 3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan 4. Rangkap keempat diberikan kepada kepala bengkel. Disaat montir membutuhkan suatu suku cadang kendaraan bermotor (spare part) guna melakukan kegiatan pemeliharaan atau perbaikan kendaraan angkutan umum, montir akan meminta spare part yang diperlukan kepada staff gudang dengan sebelumnya membuat Surat Permintaan Kebutuhan Barang (SPKB) sebanyak dua rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut : 1. Rangkap pertama diberikan kepada staff gudang, dan 2. Rangkap kedua disimpan oleh montir yang bersangkutan sebagai tanda bukti permintaan barang. Setelah staff gudang menerima SPKB rangkap pertama dari montir, staff gudang membuat dan mencetak Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG) sebanyak empat rangkap (copy), dengan pendistribusian sebagai berikut: 1. Copy pertama diberikan kepada montir yang bersangkutan beserta spare part yang dibutuhkan,
83 2. Copy kedua diberikan kepada kepala bengkel, 3. Copy ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan 4. Copy keempat disimpan oleh staff gudang. Setiap akhir bulan, staff gudang mencetak laporan persediaan spare part yang dihasilkan oleh sistem untuk disimpan dan diberikan kepada manajer operasional. Laporan tersebut berupa laporan yang berhubungan dengan hal-hal mengenai persediaan spare part yaitu Laporan Fisik Persediaan Spare Part (Physical Inventory Status Report); Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report); dan Management by Exception Report, yaitu laporan yang memberikan informasi kepada manajer operasional tentang penyimpangan-penyimpangan yang terjadi diluar batas yang dapat diterima, setelah membandingkan antara kinerja aktual dengan kinerja standar atau dengan perencanaan sebelumnya dari hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part.
4.1.1.3.2 Application Domain Sistem yang dikembangkan diharapkan dapat mendukung tugas-tugas yang ditangani oleh staff gudang dan dapat mempermudah dalam melakukan pengelolaan dan pengendalian terhadap persediaan spare part didalam gudang. Berikut adalah fungsi utama application domain sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA: penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ), penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock), penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point), dan pencetakan laporan-laporan yang berhubungan dengan persediaan spare part.
84 4.1.2
The Problem Domain
4.1.2.1 Structure Struktur hubungan antara class-class yang terdapat dalam perancangan sistem informasi manajemen persediaan yang diusulkan untuk diterapkan pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Gambar 4.2.
86
Staff Gudang
1
-KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -Jabatan : String -Gaji : Currency -Alamat : char -Status : String -Password : String +read() +add() +update() +delete() +print()
1
1..*
1
BBM -NoBBM : String -NoRekening : String -KdSparePart : String -NmSparePart : String -KdPemasok : String -NmPemasok : String -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -TglTerima : Date -JenisSparePart : String -JmlhSparePart : Integer -HargaPerUnit : Currency -TotalHarga : Currency -KondisiTerima : char -Keterangan : char +read() +add() +update() +delete() +print()
-NoFPBG : String -NoRekening : String -KdSparePart : String -NmSparePart : String -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -TglKeluar : Date -JmlhKeluar : Integer -HargaPerUnit : Currency -TotalHarga : Currency +read() +add() +update() +delete() +print()
1
* 1..*
1 Data Akuntansi -NoLaporan : String -NoRekening : String -Keterangan : char -Saldo : Integer -Periode : Date -TglLaporan : Date -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String +read() +compute() +add() +update() +delete() +print()
1
1..*
1..*
FPBG
*
1
1
1..*
1
SPB -NoSPB : String -KdSparePart : String -JenisSparePart : String -NmSparePart : String -KdPemasok : String -NmPemasok : String -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -TglPesan : Date -TglDiperlukan : Date -JmlhPesan : Integer -HargaPerUnit : Currency -TotalHarga : Currency -Status : String +read() +add() +update() +delete() +print() 1
1
1..*
Spare Part 1
1..*
*
-KdSparePart : String -NoRekening : String -JenisSparePart : String -NmSparePart : String -HargaPerUnit : Currency -JmlhTersedia : Integer -ROP : Integer -EOQ : Integer -MinimumStock : Integer -MaximumStock : Integer -JmlhPakaiSetahun : Integer -SifatKhusus : char -NilaiTotalStok : Integer -Status : String +read() +add() +update() +delete() +print()
1..*
1..* Pemasok
-KdPemasok : String -NmPemasok : String -AlmtPemasok : char -NoTelp : String -NoFaks : String -Email : String -ContactPerson : String +read() +add() +update() +delete() +print()
Gambar 4.2 Class Diagram lengkap perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
87 Hubungan antara class “Staff Gudang” dengan class “SPB” terjadi pada saat staff gudang membuat Surat Permintaan Beli (SPB) untuk mengisi kembali spare part yang mengalami kondisi minimum stock. Hubungan antara class “Staff Gudang” dengan class “BBM” terjadi pada saat staff gudang membuat Bukti Barang Masuk (BBM) setelah menerima dan memeriksa spare part yang dipesan dari pemasok. Hubungan antara class “Staff Gudang” dengan class “FPBG” terjadi pada saat staff gudang membuat Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG) akibat adanya permintaan spare part oleh montir untuk melakukan kegiatan pemeliharaan atau perbaikan kendaraan angkutan umum. Hubungan antara class “Staff Gudang” dengan class “Data Akuntansi” terjadi pada saat staff gudang membuat laporan yang berhubungan dengan hal-hal mengenai persediaan spare part dan laporan yang bersifat management by exception. Hubungan antara class “SPB” dengan class “Spare Part” terjadi pada saat staff gudang membuat Surat Permintaan Beli (SPB), yang didalam SPB tersebut terdapat informasi yang berhubungan dengan spare part. Hubungan antara class “BBM” dengan class “Spare Part” terjadi pada saat staff gudang membuat Bukti Barang Masuk (BBM), yang didalam BBM tersebut terdapat informasi yang berhubungan dengan spare part. Hubungan antara class “BBM” dengan class “Pemasok” terjadi pada saat staff gudang membuat Bukti Barang Masuk (BBM) setelah menerima dan memeriksa spare part yang dipesan dari pemasok, yang didalam BBM tersebut terdapat informasi yang berhubungan dengan pemasok. Hubungan antara class “BBM” dengan class “Data Akuntansi” terjadi pada saat laporan yang berhubungan dengan hal-
88 hal mengenai persediaan spare part atau laporan yang bersifat management by exception dicetak, yang didalam laporan tersebut terdapat informasi yang berhubungan dengan BBM (penerimaan atau pembelian spare part). Hubungan antara class “FPBG” dengan class “SparePart” terjadi pada saat staff gudang membuat Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG), yang didalam FPBG tersebut terdapat informasi yang berhubungan dengan spare part. Hubungan antara class “FPBG” dengan class “Data Akuntansi” terjadi pada saat laporan yang berhubungan dengan hal-hal mengenai persediaan spare part atau laporan yang bersifat management by exception dicetak, yang didalam laporan tersebut terdapat informasi yang berhubungan dengan FPBG (pemakaian spare part). Hubungan antara class “FPBG” dengan class “Spare Part” terjadi pada saat staff gudang membuat Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG), yang didalam FPBG tersebut terdapat informasi yang berhubungan dengan spare part. Hubungan antara class “Data Akuntansi” dengan class “Spare Part” terjadi pada saat laporan yang berhubungan dengan hal-hal mengenai persediaan spare part atau laporan yang bersifat management by exception dicetak, yang didalam laporan tersebut terdapat informasi yang berhubungan dengan spare part.
4.1.2.2 Classes Masing-masing class yang terdapat pada “Gambar 4.2 Class Diagram lengkap
perancangan
sistem
informasi
manajemen
PUTRATUNGGAL ANEKA” akan dijelaskan sebagai berikut :
persediaan
PT.
89 Staff Gudang Class “Staff Gudang” menggambarkan attribute dan event yang dimiliki oleh “Staff Gudang”. Event-event yang terjadi pada class “Staff Gudang” adalah: “Spare_Part_diakses”, “Pemasok_diakses”, “SPB_diakses”, “BBM_diakses”, “FPBG_diakses”, dan “Data_Akuntansi_diakses”. Apabila salah satu dari event tersebut aktif (terjadi), maka class “Staff Gudang” akan membawa atribut: “KdKaryawan”, “NmKaryawan “, “Jabatan”, “Gaji”, “Alamat”, ”Status”, dan “Password”. Gambar berikut menunjukkan pola behavioral dari class “Staff Gudang” :
Staff Gudang -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -Jabatan : String -Gaji : Currency -Alamat : char -Status : String -Password : String +Spare_Part_diakses() +Pemasok_diakses() +SPB_diakses() +BBM_diakses() +FPBG_diakses() +Data_Akuntansi_diakses()
/ Spare_Part_diakses / Pemasok_diakses / SPB_diakses
/ pendataan,pemesanan,penerimaan,pemakaian,pencetakan
/ close Aktif
/ BBM_diakses / FPBG_diakses / Data_Akuntansi_diakses
Gambar 4.3 Statechart Diagram class “Staff Gudang”
90 SPB Class “SPB” menggambarkan attribute dan event yang dimiliki oleh “SPB”. Event-event yang dimiliki oleh class Surat Permintaan Beli (SPB) adalah: “SPB_diakses”,
“SPB_ditampilkan”,
“SPB_ditambah”,
“SPB_diedit”,
“SPB_dicetak”, dan “SPB_dihapus”. Apabila salah satu dari event tersebut aktif (terjadi), maka class “SPB” akan membawa atribut: “NoSPB”, “KdSparePart”, “JenisSparePart”,
“NmSparePart”,
“KdPemasok”,
“NmPemasok”,
“KdKaryawan”, “NmKaryawan”, “TglPesan”, “TglDiperlukan”, “JmlhPesan”, “HargaPerUnit”, “TotalHarga”, dan “Status”. Gambar berikut menunjukkan pola behavioral dari class “SPB” :
SPB -NoSPB : String -KdSparePart : String -JenisSparePart : String -NmSparePart : String -KdPemasok : String -NmPemasok : String -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -TglPesan : Date -TglDiperlukan : Date -JmlhPesan : Integer -HargaPerUnit : Currency -TotalHarga : Currency -Status : String +read() +add() +update() +delete() +print()
91 / SPB_ditampilkan / SPB_ditambah
/ SPB_diakses Aktif
/ SPB_dihapus
/ SPB_diedit / SPB_dicetak
Gambar 4.4 Statechart Diagram class “SPB”
BBM Class “BBM” menggambarkan attribute dan event yang dimiliki oleh “BBM”. Event-event yang dimiliki oleh class Bukti Barang Masuk (BBM) adalah:
“BBM_diakses”,
“BBM_ditampilkan”,
“BBM_ditambah”,
“BBM_diedit”, “BBM_dicetak”, dan “BBM_dihapus”. Apabila salah satu dari event tersebut aktif (terjadi), maka class “BBM” akan membawa atribut: “NoBBM”, “NoRekening”, “KdSparePart”, “NmSparePart”, “KdPemasok”, “NmPemasok”,
“KdKaryawan”,
“NmKaryawan”,
“TglTerima”,
“JenisSparePart”,
“JmlhSparePart”,
“HargaPerUnit”,
“TotalHarga”,
“KondisiTerima”, dan “Keterangan”. Gambar berikut menunjukkan pola behavioral dari class “BBM” :
92
BBM -NoBBM : String -NoRekening : String -KdSparePart : String -NmSparePart : String -KdPemasok : String -NmPemasok : String -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -TglTerima : Date -JenisSparePart : String -JmlhSparePart : Integer -HargaPerUnit : Currency -TotalHarga : Currency -KondisiTerima : char -Keterangan : char +BBM_diakses() +BBM_ditampilkan() +BBM_ditambah() +BBM_diedit() +BBM_dicetak() +BBM_dihapus()
/ BBM_ditampilkan / BBM_ditambah
/ BBM_diakses Aktif
/ BBM_dihapus
/ BBM_diedit / BBM_dicetak
Gambar 4.5 Statechart Diagram class “BBM”
FPBG Class “FPBG” menggambarkan attribute dan event yang dimiliki oleh “FPBG”. Event-event yang dimiliki oleh class Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG) adalah: “FPBG_diakses”, “FPBG_ditampilkan”, “FPBG_ditambah”, “FPBG_diedit”, “FPBG_dicetak”, dan “FPBG_dihapus”. Apabila salah satu dari
93 event tersebut aktif (terjadi), maka class “FPBG” akan membawa atribut: “NoFPBG”, “NoRekening”, “KdSparePart”, “NmSparePart”, “KdKaryawan”, “NmKaryawan”,
“TglKeluar”,
“JmlhKeluar”
,
“HargaPerUnit”,
dan
“TotalHarga”. Gambar berikut menunjukkan pola behavioral dari class “FPBG”:
FPBG -NoFPBG : String -NoRekening : String -KdSparePart : String -NmSparePart : String -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -TglKeluar : Date -JmlhKeluar : Integer -HargaPerUnit : Currency -TotalHarga : Currency +FPBG_diakses() +FPBG_ditampilkan() +FPBG_ditambah() +FPBG_diedit() +FPBG_dicetak() +FPBG_dihapus()
/ FPBG_ditampilkan / FPBG_ditambah
/ FPBG_diakses Aktif
/ FPBG_dihapus
/ FPBG_diedit / FPBG_dicetak
Gambar 4.6 Statechart Diagram class “FPBG”
94 Data Akuntansi Class “Data Akuntansi” menggambarkan attribute dan event yang dimiliki oleh “Data Akuntansi”. Event-event yang dimiliki oleh class “Data Akuntansi” adalah: “Data_Akuntansi_diakses”, “Data_Akuntansi_ditampilkan”, “Data_Akuntansi_ditambah”,
“Data_Akuntansi_diedit”,
“Data_Akuntansi_dicetak”, dan “Data_Akuntansi_dihapus”. Apabila salah satu dari event tersebut aktif (terjadi), maka class “Data Akuntansi” akan membawa atribut: “NoLaporan”, “NoRekening”, “Keterangan”, “Saldo”, “Periode”, “TglLaporan”,
“KdKaryawan”,
dan
“NmKaryawan”.
menunjukkan pola behavioral dari class “Data Akuntansi” :
Data Akuntansi -NoLaporan : String -NoRekening : String -Keterangan : char -Saldo : Integer -Periode : Date -TglLaporan : Date -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String +Data_Akuntansi_diakses() +Data_Akuntansi_ditampilkan() +Data_Akuntansi_ditambah() +Data_Akuntansi_diedit() +Data_Akuntansi_dicetak() +Data_Akuntansi_dihapus()
Gambar
berikut
95 / Data_Akuntansi_ditampilkan / Data_Akuntansi_ditambah
/ Data_Akuntansi_diakses Aktif
/ Data_Akuntansi_dihapus
/ Data_Akuntansi_diedit / Data_Akuntansi_dicetak
Gambar 4.7 Statechart Diagram class “Data Akuntansi”
Spare Part Class “Spare Part” menggambarkan attribute dan event yang dimiliki oleh “Spare Part”. Event-event yang dimiliki oleh class “Spare Part” adalah: “Spare_Part_diakses”,
“Spare_Part_ditampilkan”,
“Spare_Part_ditambah”,
“Spare_Part_diedit”, “Spare_Part_dicetak”, dan “Spare_Part_dihapus”. Apabila salah satu dari event tersebut aktif (terjadi), maka class “Spare Part” akan membawa
atribut:
“KdSparePart”,
“NmSparePart”,
“HargaPerUnit”,
“MinimumStock”,
“MaximumStock”,
“NoRekening”, “JmlhTersedia”,
“JenisSparePart”, “ROP”,
“JmlhPakaiSetahun”,
“EOQ”,
“SifatKhusus”,
“NilaiTotalStok”, dan “Status”. Gambar berikut menunjukkan pola behavioral dari class “Spare Part” :
96
Spare Part -KdSparePart : String -NoRekening : String -JenisSparePart : String -NmSparePart : String -HargaPerUnit : Currency -JmlhTersedia : Integer -ROP : Integer -EOQ : Integer -MinimumStock : Integer -MaximumStock : Integer -JmlhPakaiSetahun : Integer -SifatKhusus : char -NilaiTotalStok : Integer -Status : String +read() +add() +update() +delete() +print()
/ Spare_Part_ditampilkan / Spare_Part_ditambah
/ Spare_Part_diakses Tersedia
/ Spare_Part_dihapus
/ Spare_Part_diedit / Spare_Part_dicetak
Gambar 4.8 Statechart Diagram class “Spare Part”
Pemasok Class “Pemasok” menggambarkan attribute dan event yang dimiliki oleh “Pemasok”. Event-event yang dimiliki oleh class “Pemasok” adalah: “Pemasok_diakses”,
“Pemasok_ditampilkan”,
“Pemasok_ditambah”,
“Pemasok_diedit”, “Pemasok_dicetak”, dan “Pemasok_dihapus”. Apabila salah satu dari event tersebut aktif, maka class “Pemasok” akan membawa atribut:
97 “KdPemasok”, “NmPemasok”, “AlmtPemasok”, “NoTelp”, “NoFaks”, “Email”, dan “ContactPerson”. Gambar berikut menunjukkan pola behavioral dari class “Pemasok” :
Pemasok -KdPemasok : String -NmPemasok : String -AlmtPemasok : char -NoTelp : String -NoFaks : String -Email : String -ContactPerson : String +Pemasok_diakses() +Pemasok_ditampilkan() +Pemasok_ditambah() +Pemasok_diedit() +Pemasok_dicetak() +Pemasok_dihapus()
/ Pemasok_ditampilkan / Pemasok_ditambah
/ Pemasok_diakses Aktif
/ Pemasok_dihapus
/ Pemasok_diedit / Pemasok_dicetak
Gambar 4.9 Statechart Diagram class “Pemasok”
98 4.1.2.3 Events Event Table dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam tabel 4.2.
99 Tabel 4.2. Event Table perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Spare_Part_diakses
Pemasok
Spare Part
BBM
FPBG
Data Akuntansi
Events
SPB
Staff Gudang
Classes
*
Pemasok_diakses
*
SPB_diakses
*
BBM_diakses
*
FPBG_diakses
*
Data_Akuntansi_diakses
+
SPB_ditampilkan
+
BBM_ditampilkan
+
+
*
+
Data_Akuntansi_ditampilkan
+
+
+
+
+
+
+
+
FPBG_ditampilkan
+
+
+
+
+
+
+
+ +
Spare_Part_ditampilkan
+
+
+
Pemasok_ditampilkan
+
SPB_ditambah
+
BBM_ditambah
+
FPBG_ditambah
+
Data_Akuntansi_ditambah
+
Spare_Part_ditambah
+
Pemasok_ditambah
+
SPB_diedit
+
BBM_diedit
+
+ + + +
+
+
+
+
+
+
+ +
+
+
+ + + +
+
+
+
+
100 FPBG_diedit
+
Data_Akuntansi_diedit
+
Spare_Part_diedit
+
Pemasok_diedit
+
SPB_dicetak
+
BBM_dicetak
+
FPBG_dicetak
+
Data_Akuntansi_dicetak
+
Spare_Part_dicetak
+
Pemasok_dicetak
+
SPB_dihapus
+
BBM_dihapus
+
FPBG_dihapus
+
Data_Akuntansi_dihapus
+
Spare_Part_dihapus
+
Pemasok_dihapus
+
+ +
+
+
+ +
+
+
+ + + + + +
+
+
+
+
+
+
+ +
+
+
+ + + + + +
+
+
+
+
+
+
+ +
+
+
+ +
101 4.1.3
The Application Domain
4.1.3.1 Usage Actor dan Use Cases yang terdapat dalam perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam tabel 4.3.
102 Tabel 4.3. Actor Table perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Staff Gudang
Data Akuntansi
Actor
Use Cases Pendataan Spare Part
√
Pendataan Pemasok
√
Pendataan Staff Gudang
√
Permintaan Pembelian
√
Pencetakan Surat Permintaan Beli (SPB)
√
Penerimaan Pesanan Pembelian
√
Pencetakan Bukti Barang Masuk (BBM)
√
Pengeluaran Barang Gudang
√
Pencetakan Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG)
√ √
Pembuatan Physical Inventory Report Pencetakan Physical Inventory Report
√ √
Pembuatan Inventory Status Report Pencetakan Inventory Status Report
√ √
Pembuatan Management by Exception Report Pencetakan Management by Exception Report
√
103 4.1.3.1.1 Actor Pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA terdapat dua buah aktor, yaitu Staff Gudang dan Data Akuntansi. Gambar dibawah ini menjelaskan tujuan dan karakteristik masing-masing aktor tersebut.
Staff Gudang Tujuan : Karyawan yang bertanggung jawab dalam melakukan pengelolaan dan pengendalian terhadap persediaan spare part perusahaan. Karakteristik : Staff gudang menggunakan sistem untuk melakukan pendataan terhadap spare part dan pemasok; pengelolaan dan pengendalian atas proses pemesanan, penerimaan, dan pemakaian persediaan spare par; serta pencetakan atas laporan yang berhubungan dengan persediaan spare part. Staff gudang diberi pelatihan terlebih dahulu agar dapat memahami dan mengoperasikan sistem. Contoh : Staff gudang melakukan pendataan terhadap spare part dan pemasok yang belum terdaftar sebelumnya. Pada saat suatu item spare part tertentu mengalami kondisi minimum stock yang mengharuskan diadakan pemesanan kembali, staff gudang akan menggunakan sistem untuk membuat formulir, surat, atau dokumen yang diperlukan dalam hal pemesanan dan penerimaan spare part. Staff gudang juga menggunakan sistem dalam membuat formulir untuk kepentingan pengeluaran atau pemakaian spare part dari dalam gudang. Setiap akhir bulan, staff gudang menggunakan sistem untuk mencetak laporan yang berhubungan dengan persediaan spare part didalam gudang bagi kepentingan manajemen. Staff gudang memahami dan mampu mengoperasikan sistem untuk melakukan pengelolaan dan pengendalian spare part perusahaan.
Gambar 4.10 Actor Spesifications untuk “Staff Gudang”
104 Data Akuntansi Tujuan : Sistem yang bertanggung jawab dalam menghasilkan laporan yang berhubungan dengan persediaan spare part perusahaan, baik laporan yang bersifat akuntansi, maupun laporan yang bersifat manajerial. Karakteristik : Data Akuntansi menghasilkan laporan yang berhubungan dengan hal-hal mengenai persediaan spare part. Laporan tersebut adalah Laporan Fisik Persediaan Spare Part (Physical Inventory Status Report); Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report); dan Management by Exception Report, yaitu laporan yang memberikan informasi kepada manajer operasional tentang penyimpangan-penyimpangan yang terjadi diluar batas yang dapat diterima dari hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part. Contoh : Setelah data-data transaksi yang berhubungan dengan persediaan spare part dimasukkan (di-input) kedalam sistem, maka pada akhir bulan Data Akuntansi akan melakukan proses penyusunan dan pembuatan laporan yang menghasilkan laporan berupa Laporan Fisik Persediaan Spare Part (Physical Inventory Status Report); Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report); dan Management by Exception Report bagi kepentingan manajemen.
Gambar 4.11 Actor Spesifications untuk “Data Akuntansi”
4.1.3.1.2 Use Case Gambar dibawah ini menunjukkan Use Case Diagrams dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA.
105
Subsistem Pendataan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Pendataan Spare Part
staff_Gudang
Pendataan Pemasok
Pendataan Staff Gudang
Gambar 4.12 Use Case Diagram “Subsistem Pendataan”
106
Subsistem Pemesanan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Permintaan Pembeli an
StaffGudang
Pencetakan SPB
Keterangan : SPB = Surat Permintaan Beli
Gambar 4.13 Use Case Diagram “Subsistem Pemesanan”
107
Subsistem Penerimaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Penerimaan Pesanan Pembelian
Staff_Gudang
Pencetakan BBM
Keterangan : BBM = Bukti Barang Masuk
Gambar 4.14 Use Case Diagram “Subsistem Penerimaan
108
Subsistem Pemakaian PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Pengeluaran Barang Gudang
Staff_gudang
Pencetakan FPBG
Keterangan : FPBG = Form Pengeluaran Barang Gudang
Gambar 4.15 Use Case Diagram “Subsistem Pemakaian”
109 Subsistem Pelaporan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Pembuatan Physical Inventory Report
Pencetakan Physical Inventory Report
Pembuatan Inventory Status Report
staff_gudang
Data_Akuntansi
Pencetakan Inventor y Status Report
Pembuatan Management by Exception Report
Pencetakan Management by Exception Report
Gambar 4.16 Use Case Diagram “Subsistem Pelaporan”
Gambar dibawah ini menjelaskan Use Case Spesifications dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA.
110
Pendataan Spare Part
Use Case : Pendataan spare part dilakukan oleh staff gudang disaat terdapat spare part yang belum terdaftar sebelumnya. Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Pendataan“. Setelah memilih menu “Pendataan“, staff gudang akan memilih submenu “Spare Part”. Setelah memilih submenu “Spare Part”, staff gudang akan memasuki window “Master Spare Part”. Selanjutnya, staff gudang akan menekan tombol “Tambah” dan menginput “Kode Spare Part”, “Jenis Spare Part”, “Nama Spare Part”, “Harga Per Unit”, “Jumlah Tersedia”, “Minimum Stock”, “Maximum Stock”, “Sifat Khusus”, dan “Status”. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan spare part secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Simpan”. Setelah staff gudang menekan tombol “Simpan”, sistem akan melakukan proses perhitungan untuk menentukan nilai “EOQ (Economic Order Quantity)”, “ROP (Reorder Point)”, “Jumlah Pakai Setahun”, dan “Nilai Total Stok”. Nilai “Jumlah Pakai Setahun” diperoleh berdasarkan hasil akumulasi transaksi pemakaian item spare part yang bersangkutan dalam satu tahun. Nilai “EOQ” diperoleh berdasarkan rumus: √{(2 x Jumlah Pakai Setahun x 50.000) ÷ (Harga Per Unit)}. Nilai “ROP” didapat melalui rumus: √{(266,450 x 50.000) ÷ (Jumlah Pakai Setahun x Harga Per Unit)}. “Nilai Total Stok” diperoleh melalui rumus: (Harga Per Unit x Jumlah Tersedia). Setelah sistem melakukan perhitungan, maka hasil perhitungan tersebut akan ditampikan pada masing-masing “text box” yang bersangkutan. Selanjutnya, sistem akan mencatat pendataan spare part kedalam database. Setelah selesai melakukan pendataan spare part, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : Spare Part Functions : update Spare Part dan compute Spare Part
Gambar 4.17 Use Case Spesification “Pendataan Spare Part”
111
Pendataan Pemasok
Use Case : Pendataan pemasok dilakukan oleh staff gudang disaat terdapat pemesanan spare part yang akan dilakukan terhadap pemasok yang belum terdaftar sebelumnya. Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Pendataan“. Setelah memilih menu “Pendataan“, staff gudang akan memilih submenu “Pemasok”. Setelah memilih submenu “Pemasok”, staff gudang akan memasuki window “Master Pemasok”. Selanjutnya, staff gudang akan menekan tombol “Tambah” dan menginput “Kode Pemasok”, “Nama Pemasok”, “Alamat Pemasok”, “Nomor Telepon”, “Nomor Faksimili”, “Alamat E-mail”, dan “Contact Person”. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan pemasok secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Simpan”. Setelah staff gudang menekan tombol “Simpan”, sistem akan mencatat pendataan pemasok kedalam database. Setelah selesai melakukan pendataan pemasok, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : Pemasok Functions : update Pemasok
Gambar 4.18 Use Case Spesification “Pendataan Pemasok”
112
Pendataan Staff Gudang
Use Case : Pendataan staff gudang dilakukan oleh staff gudang apabila staff gudang belum terdaftar belum terdaftar sebelumnya. Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Pendataan“. Setelah memilih menu “Pendataan“, staff gudang akan memilih submenu “Staff Gudang”. Setelah memilih submenu “Staff Gudang”, staff gudang akan memasuki window “Master Staff Gudang”. Selanjutnya, staff gudang akan menekan tombol “Tambah” dan menginput “Kode Karyawan”, “Nama Karyawan”, “Jabatan”, “Gaji”, “Alamat”, “Status”, dan “Password”. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan staff gudang secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Simpan”. Setelah staff gudang menekan tombol “Simpan”, sistem akan mencatat pendataan staff gudang kedalam database. Setelah selesai melakukan pendataan staff gudang, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : Staff Gudang Functions : update Staff Gudang
Gambar 4.19 Use Case Spesification “Pendataan Staff Gudang”
113
Permintaan Pembelian
Use Case : Permintaan pembelian dilakukan oleh staff gudang disaat terdapat item spare part yang mengalami kondisi minimum stock yang mengharuskan diadakannya pemesanan kembali (kondisi Reorder Point). Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Transaksi“. Setelah memilih menu “Transaksi“, staff gudang akan memilih submenu “Pemesanan”. Setelah memilih submenu “Pemesanan”, staff gudang akan memasuki window “Transaksi Permintaan Beli”. Selanjutnya, staff gudang akan menekan tombol “Tambah” dan menginput “Nomor SPB”, “Kode Spare Part”, “Jenis Spare Part”, “Nama Spare Part”, “Jumlah Pesan”, “Harga Per Unit”, “Total Harga”, “Status”, “Tanggal Pesan”, “Tanggal Diperlukan”, “Kode Pemasok”, “Nama Pemasok”, “Kode Karyawan”, dan “Nama Karyawan”. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan permintaan pembelian secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Simpan”. Setelah staff gudang menekan tombol “Simpan”, sistem akan mencatat transaksi pemesanan spare part kedalam database dan mengupdate status spare part menjadi “Dalam Pemesanan”. Setelah selesai melakukan transaksi pemesanan spare part, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : SPB, Spare Part, dan Pemasok Functions : update SPB, read Spare Part, compute Spare Part, dan read Pemasok
Gambar 4.20 Use Case Spesification “Permintaan Pembelian”
114
Pencetakan SPB
Use Case : Pencetakan Surat Permintaan Beli (SPB) dilakukan oleh staff gudang disaat staff gudang melakukan permintaan pembelian atau ingin mengetahui permintaan pembelian yang dilakukan selama periode tertentu. Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Transaksi“. Setelah memilih menu “Transaksi“, staff gudang akan memilih submenu “Pemesanan”. Setelah memilih submenu “Pemesanan”, staff gudang akan memasuki window “Transaksi Permintaan Beli”. Selanjutnya, staff gudang akan menekan tombol “Tambah” dan menginput “Nomor SPB”, “Kode Spare Part”, “Jenis Spare Part”, “Nama Spare Part”, “Jumlah Pesan”, “Harga Per Unit”, “Total Harga”, “Status”, “Tanggal Pesan”, “Tanggal Diperlukan”, “Kode Pemasok”, “Nama Pemasok”, “Kode Karyawan”, dan “Nama Karyawan”. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan pemesanan secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Cetak”. Setelah staff gudang menekan tombol “Cetak”, sistem akan mencetak Surat Permintaan Beli (SPB) yang didalamnya tercantum identitas staff gudang yang melakukan pencetakan. Setelah selesai melakukan pencetakan SPB, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : SPB, Spare Part, Pemasok, Staff Gudang Functions : update SPB, read Spare Part, compute Spare Part, read Pemasok, dan read Staff Gudang
Gambar 4.21 Use Case Spesification “Pencetakan SPB”
115
Penerimaan Pesanan Pembelian
Use Case : Penerimaan pesanan pembelian dilakukan oleh staff gudang disaat staff gudang menerima item spare part dari pemasok sesuai dengan spesifikasi yang terdapat pada Surat Permintaan Beli (SPB). Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Transaksi“. Setelah memilih menu “Transaksi“, staff gudang akan memilih submenu “Penerimaan”. Setelah memilih submenu “Penerimaan”, staff gudang akan memasuki window “Transaksi Barang Masuk”. Selanjutnya, staff gudang akan menekan tombol “Tambah” dan menginput “Nomor BBM”, “Kode Spare Part”, “Nama Spare Part”, “Jenis Spare Part”, “Jumlah Spare Part”, “Harga Per Unit”, “Total Harga”, “Kondisi Terima”, “Keterangan”, “Tanggal Terima”, “Kode Pemasok”, “Nama Pemasok”, “Kode Karyawan”, dan “Nama Karyawan”. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan penerimaan secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Simpan”. Setelah staff gudang menekan tombol “Simpan”, sistem akan mencatat transaksi penerimaan spare part kedalam database dan mengupdate jumlah spare part yang tersedia. Sistem juga mengupdate status spare part menjadi “Telah Diterima”. Setelah selesai melakukan transaksi penerimaan spare part, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : BBM, Spare Part, dan Pemasok Functions : update BBM, read Spare Part, dan read Pemasok
Gambar 4.22 Use Case Spesification “Penerimaan Pesanan Pembelian”
116
Pencetakan BBM
Use Case : Pencetakan Bukti Barang Masuk (BBM) dilakukan oleh staff gudang disaat staff gudang melakukan penerimaan pesanan pembelian atau ingin mengetahui penerimaan pesanan pembelian yang dilakukan selama periode tertentu. Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Transaksi“. Setelah memilih menu “Transaksi“, staff gudang akan memilih submenu “Penerimaan”. Setelah memilih submenu “Penerimaan”, staff gudang akan memasuki window “Transaksi Barang Masuk”. Selanjutnya, staff gudang akan menekan tombol “Tambah” dan menginput “Nomor BBM”, “Kode Spare Part”, “Nama Spare Part”, “Jenis Spare Part”, “Jumlah Spare Part”, “Harga Per Unit”, “Total Harga”, “Kondisi Terima”, “Keterangan”, “Tanggal Terima”, “Kode Pemasok”, “Nama Pemasok”, “Kode Karyawan”, dan “Nama Karyawan”. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput datadata yang berhubungan dengan penerimaan secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Cetak”. Setelah staff gudang menekan tombol “Cetak”, sistem akan mencetak Bukti Barang Masuk (BBM) yang didalamnya tercantum identitas staff gudang yang melakukan pencetakan. Setelah selesai melakukan pencetakan BBM, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : BBM, Spare Part, Pemasok, Staff Gudang Functions : update BBM, read Spare Part, read Pemasok, dan read Staff Gudang
Gambar 4.23 Use Case Spesification “Pencetakan BBM”
117
Pengeluaran Barang Gudang
Use Case : Pengeluaran barang gudang dilakukan oleh staff gudang disaat terdapat item spare part yang dikeluarkan dari dalam gudang untuk digunakan. Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Transaksi“. Setelah memilih menu “Transaksi“, staff gudang akan memilih submenu “Pemakaian”. Setelah memilih submenu “Pemakaian”, staff gudang akan memasuki window “Transaksi Pengeluaran Barang Gudang”. Selanjutnya, staff gudang akan menekan tombol “Tambah” dan menginput “Nomor FPBG”, “Nomor Rekening”, “Kode Spare Part”, “Nama Spare Part”, “Jumlah Keluar”, “Harga Per Unit”, “Tanggal Keluar”, “Kode Karyawan”, dan “Nama Karyawan”. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan pemakaian secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Simpan”. Setelah staff gudang menekan tombol “Simpan”, sistem akan mencatat transaksi pemakaian spare part kedalam database dan mengupdate nilai “Jumlah Tersedia” dan “Jumlah Pakai Setahun” spare part yang bersangkutan. Setelah selesai melakukan transaksi pemakaian spare part, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : FPBG, dan Spare Part Functions : update FPBG, read Spare Part, dan update Spare Part
Gambar 4.24 Use Case Spesification “Pengeluaran Barang Gudang”
118
Pencetakan FPBG
Use Case : Pencetakan Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG) dilakukan oleh staff gudang disaat staff gudang melakukan pengeluaran item spare part dari dalam gudang atau ingin mengetahui pengeluaran item spare part yang dilakukan selama periode tertentu. Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Transaksi“. Setelah memilih menu “Transaksi“, staff gudang akan memilih submenu “Pemakaian”. Setelah memilih submenu “Pemakaian”, staff gudang akan memasuki window “Transaksi Pengeluaran Barang Gudang”. Selanjutnya, staff gudang akan menekan tombol “Tambah” dan menginput “Nomor FPBG”, “Nomor Rekening”, “Kode Spare Part”, “Nama Spare Part”, “Jumlah Keluar”, “Harga Per Unit”, “Tanggal Keluar”, “Kode Karyawan”, dan “Nama Karyawan”. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan pemakaian secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Cetak”. Setelah staff gudang menekan tombol “Cetak”, sistem akan mencetak form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG) yang didalamnya tercantum identitas staff gudang yang melakukan pencetakan. Setelah selesai melakukan pencetakan FPBG, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : FPBG, Spare Part, dan Staff Gudang Functions : update FPBG, read Spare Part, update Spare Part, dan read Staff Gudang
Gambar 4.25 Use Case Spesification “Pencetakan FPBG”
119
Pembuatan Physical Inventory Report
Use Case : Pembuatan Laporan Fisik Persediaan (Physical Inventory Report) dilakukan oleh data akuntansi setiap akhir bulan untuk menghasilkan informasi mengenai saldo spare part perusahaan. Data akuntansi akan melakukan rekapitulasi terhadap masing-masing saldo spare part. Rekapitulasi saldo spare part menunjukkan saldo akhir spare part akibat penambahan maupun pemakaian spare part pada bulan yang bersangkutan. Data mengenai penambahan spare part diperoleh dari transaksi barang masuk, sedangkan data mengenai pemakaian spare part diperoleh dari transaksi pengeluaran barang gudang. Objects : Data Akuntansi, BBM, FPBG, dan Spare Part Functions : compute Data Akuntansi, read Spare Part, read FPBG, dan read BBM
Gambar 4.26 Use Case Spesification “Pembuatan Physical Inventory Report”
120
Pencetakan Physical Inventory Report
Use Case : Pencetakan Laporan Fisik Persediaan (Physical Inventory Report) dilakukan oleh staff gudang disaat staff gudang ingin mengetahui kondisi fisik persediaan spare part selama periode tertentu. Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Laporan“. Setelah memilih menu “Laporan“, staff gudang akan memilih submenu “Physical Inventory Report”. Setelah memilih submenu “Physical Inventory Report”, staff gudang akan memasuki window “Laporan Fisik Persediaan”. Selanjutnya, staff gudang akan menginput “Periode Awal”, “Periode Akhir”, “Kode Spare Part”, “Kode Karyawan”, dan “Nama Karyawan”. Sistem akan menampilkan “Nomor Laporan” secara pre-numbered, serta menampilkan “Nama Spare Part”, “Jenis Spare Part”, dan “Saldo Spare Part” sesuai dengan “Kode Spare Part” yang diinput oleh staff gudang. Nilai dari “Saldo Spare Part” diperoleh berdasarkan perhitungan rekapitulasi atas penambahan dan pemakaian spare part yang dilakukan oleh data akuntansi. Sistem akan menampilkan “Tanggal Laporan” sesuai dengan tanggal saat Laporan Fisik Persediaan dibuat. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan Laporan Fisik Persediaan secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Tampilkan” untuk menampilkan informasi mengenai item spare part yang dimaksud. Setelah mengecek dan memastikan isi dari laporan yang akan dicetak, staff gudang menekan tombol “Cetak”. Setelah staff gudang menekan tombol “Cetak”, sistem akan mencetak Laporan Fisik Persediaan (Physical Inventory Report) yang didalamnya tercantum identitas staff gudang yang melakukan pencetakan. Setelah selesai melakukan pencetakan Physical Inventory Report, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : Data Akuntansi, Spare Part, dan Staff Gudang Functions : compute Data Akuntansi, read Spare Part, dan read Staff Gudang
Gambar 4.27 Use Case Spesification “Pencetakan Physical Inventory Report”
121
Pembuatan Inventory Status Report
Use Case : Pembuatan Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report) dilakukan oleh data akuntansi setiap akhir bulan untuk menghasilkan informasi mengenai status persediaan spare part perusahaan. Data akuntansi akan merangkum status masing-masing spare part. Status persediaan spare part memberikan informasi apakah suatu item spare part berada dalam kondisi “Dalam Pemesanan”, “Telah Diterima”, atau “Dalam Penyesuaian (adjustment)”. Data mengenai status persediaan spare part diperoleh dari database spare part. Objects : Data Akuntansi dan Spare Part Functions : update Data Akuntansi, dan read Spare Part
Gambar 4.28 Use Case Spesification “Pembuatan Inventory Status Report”
122
Pencetakan Inventory Status Report
Use Case : Pencetakan Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report) dilakukan oleh staff gudang disaat staff gudang ingin mengetahui status persediaan spare part selama periode tertentu. Staff gudang akan memasuki window “Main Menu” dan memilih menu “Laporan“. Setelah memilih menu “Laporan“, staff gudang akan memilih submenu “Inventory Status Report”. Setelah memilih submenu “Inventory Status Report”, staff gudang akan memasuki window “Laporan Status Persediaan”. Selanjutnya, staff gudang akan menginput “Periode Awal”, “Periode Akhir”, “Kode Spare Part”, “Kode Karyawan”, dan “Nama Karyawan”. Sistem akan menampilkan “Nomor Laporan” secara pre-numbered, serta menampilkan “Nama Spare Part”, “Jenis Spare Part”, “Saldo Awal”, “Jumlah Diterima”, “Adjustment”, “Dalam Pemesanan”, dan “Kuantitas Tersedia” sesuai dengan “Kode Spare Part” yang diinput oleh staff gudang. Nilai dari “Saldo Awal” diperoleh berdasarkan saldo akhir spare part yang bersangkutan pada periode sebelumnya. Nilai dari “Jumlah Diterima”, “Adjustment”, “Dalam Pemesanan”, dan “Kuantitas Tersedia” diperoleh dari database spare part. Sistem akan menampilkan “Tanggal Laporan” sesuai dengan tanggal saat Laporan Status Persediaan dibuat. Apabila data yang diinput tidak valid, maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput data-data yang berhubungan dengan Laporan Status Persediaan secara valid, staff gudang akan menekan tombol “Tampilkan” untuk menampilkan informasi mengenai item spare part yang dimaksud. Setelah mengecek dan memastikan isi dari laporan yang akan dicetak, staff gudang menekan tombol “Cetak”. Setelah staff gudang menekan tombol “Cetak”, sistem akan mencetak Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report) yang didalamnya tercantum identitas staff gudang yang melakukan pencetakan. Setelah selesai melakukan pencetakan Inventory Status Report, staff gudang akan menekan tombol “Keluar” untuk keluar dari sistem. Objects : Data Akuntansi, Spare Part, BBM, dan Staff Gudang Functions : compute Data Akuntansi, read Data Akuntansi, compute Spare Part, read Spare Part, read BBM, dan read Staff Gudang
Gambar 4.29 Use Case Spesification “Pencetakan Inventory Status Report”
123
Pembuatan Management by Exception Report
Use Case : Pembuatan Management by Exception Report dilakukan oleh data akuntansi setiap akhir bulan untuk menghasilkan informasi mengenai perbandingan pemakaian spare part pada bulan saat dibuatnya Management by Exception Report dengan bulan sebelumnya. Data akuntansi akan melakukan rekapitulasi terhadap masing-masing saldo spare part. Rekapitulasi saldo spare part menunjukkan saldo pemakaian spare part pada bulan saat dibuatnya Management by Exception Report dan pada bulan sebelumnya. Data mengenai pemakaian spare part pada bulan saat dibuatnya Management by Exception Report dan pada bulan sebelumnya diperoleh dari transaksi pengeluaran barang gudang. Objects : Data Akuntansi, FPBG, dan Spare Part Functions : update Data Akuntansi, compute FPBG, read FPBG, dan read Spare Part
Gambar 4.30 Use Case Spesification “Pembuatan Management by Exception Report”
124
Pencetakan Management by Exception Report Use Case : Pencetakan Management by Exception Report (MBE) dilakukan oleh staff gudang disaat staff gudang ingin mengetahui atau melaporkan halhal yang perlu diketahui oleh manajemen berkenaan dengan pemakaian persediaan spare part perusahaan selama periode tertentu. Staff gudang akan memasuki window“Main Menu”dan memilih menu“Laporan“. Setelah memilih menu“Laporan“, staff gudang akan memilih submenu“Management by Exception Report”. Setelah memilih submenu“Management by Exception Report”,staff gudang akan memasuki window“Laporan Management by Exception”. Selanjutnya,staff gudang akan menginput“Periode Awal”,“Periode Akhir”,“Kode Spare Part”,“Kode Karyawan”,dan“Nama Karyawan”. Sistem akan menampilkan“Nomor Laporan”secara pre-numbered,serta menampilkan“Nama Spare Part”,“Jenis Spare Part”,“Harga Per Unit”, Pemakaian Bulan Ini”,“Pemakaian Bulan Lalu”,dan“Selisih”sesuai dengan“Kode Spare Part”yang diinput oleh staff gudang. Nilai“Pemakaian Bulan Ini”diperoleh berdasarkan perhitungan rekapitulasi saldo pemakaian spare part pada periode saat dibuatnya MBE. Nilai“Pemakaian Bulan Lalu”diperoleh berdasarkan perhitungan rekapitulasi saldo pemakaian spare part pada periode sebelumnya. Nilai dari“Nama Spare Part”,“Jenis Spare Part”,“Harga Per Unit” diperoleh dari database spare part. Nilai dari“Selisih”diperoleh berdasarkan perhitungan selisih antara pemakaian bulan ini dengan pemakaian bulan lalu. Sistem akan menampilkan“Tanggal Laporan” sesuai dengan tanggal saat MBE dibuat. Apabila data yang diinput tidak valid,maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan meminta staff gudang untuk menginput ulang. Setelah menginput datadata yang berhubungan dengan MBE secara valid,staff gudang akan menekan tombol“Tampilkan”untuk menampilkan informasi mengenai item spare part yang dimaksud. Setelah mengecek dan memastikan isi dari laporan yang akan dicetak, staff gudang menekan tombol“Cetak”. Setelah staff gudang menekan tombol“Cetak”,sistem akan mencetak MBE yang didalamnya tercantum identitas staff gudang yang melakukan pencetakan. Setelah selesai melakukan pencetakan MBE,staff gudang akan menekan tombol“Keluar”untuk keluar dari sistem. Objects : Data Akuntansi, FPBG, Spare Part, dan Staff Gudang Functions : read Data Akuntansi, read FPBG, read Spare Part, read Staff Gudang, dan print Data Akuntansi Gambar 4.31 Use Case Spesification “Pencetakan Management by Exception Report”
125 Gambar dibawah ini menjelaskan Sequence Diagrams dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA.
Spare Part UI
Staff Gudang
Spare Part
enter spare part UI() input data spare part() input-refused()
EOQ,ROP, Nilai Total Stok()
compute EOQ,ROP,Total Nilai Stok()
create data spare part() exit()
Gambar 4.32 Sequence Diagram “Pendataan Spare Part”
126
Staff Gudang
Pemasok UI
Pemasok
enter pemasok UI() input data pemasok() input-refused() create data pemasok() exit()
Gambar 4.33 Sequence Diagram “Pendataan Pemasok”
127
Staff Gudang
Staff Gudang UI
Staff Gudang_
enter staff gudang UI() input data staff gudang() input-refused() create data staff gudang() exit()
Gambar 4.34 Sequence Diagram “Pendataan Staff Gudang”
128
Staff Gudang
Pemesanan UI
SPB
Spare Part
Pemasok
Staff Gudang_
enter Pemesanan UI() input Kode Spare Part()
read data spare part() spare part detail() input Kode Pemasok() read nama pemasok() nama pemasok() input Kode Karyawan() read nama staff gudang() nama staff gudang() input data pemesanan() input-refused()
compute Total Harga() create SPB()
update status spare part()
print() exit()
Gambar 4.35 Sequence Diagram “Permintaan Pembelian”
129
Staff Gudang
Penerimaan UI
BBM
Spare Part
Pemasok
Staff Gudang_
enter Penerimaan UI() input Kode Spare Part()
read data spare part() spare part detail() input Kode Pemasok() read nama pemasok() nama pemasok() input Kode Karyawan() read nama staff gudang() nama staff gudang() input data pemesanan() input-refused()
compute Total Harga() create BBM()
update status spare part()
print() exit()
Gambar 4.36 Sequence Diagram “Penerimaan Pesanan Pembelian”
130
Staff Gudang
FPBG
Pemakaian UI
Spare Part
Staff Gudang_
enter Pemakaian UI() input Kode Spare Part()
read data spare part() spare part detail()
input Kode Karyawan() read nama staff gudang() nama staff gudang() input data pemakaian() input-refused()
compute Total Harga() create FPBG()
update status spare part()
exit()
Gambar 4.37 Sequence Diagram “Pengeluaran Barang Gudang”
131
Data Akuntansi
Physical Inventory Report UI
Data_Akuntansi
Spare Part
Staff Gudang_
enter_Physical_Inventory_Report_UI() input Kode Spare Part() read data spare part() spare part detail()
input Kode Karyawan() read nama staff gudang() nama staff gudang()
input Periode, Keterangan laporan() input-refused() create laporan() print() exit()
Gambar 4.38 Sequence Diagram “Pencetakan Physical Inventory Report”
132
Data Akuntansi
Inventory Status Report UI
Data_Akuntansi
Spare Part
BBM
Staff Gudang_
enter inventory status report UI() input Kode Spare Part() read data spare part() read data penerimaan() data penerimaan()
saldo awal()
compute data penerimaan()
compute Saldo Awal()
data spare part()
read data penerimaan() data penerimaan()
compute data penerimaan()
input Kode Karyawan() read nama staff gudang() nama staff gudang() create laporan() input-refused() print() exit()
Gambar 4.39 Sequence Diagram “Pencetakan Inventory Status Report”
133
Data Akuntansi
Management By Exception UI
Data_Akuntansi
Spare Part
FPBG
Staff Gudang_
enter management by exception UI() input Kode Spare Part() read data spare part() data spare part()
read data pemakaian() data pemakaian.selisih()
compute data pemakaian,selisih()
input Kode Karyawan() read nama staff gudang() nama staff gudang() create laporan() input-refused() exit()
Gambar 4.40 Sequence Diagram “Pencetakan Management by Exception Report”
4.1.3.2 Function Function List lengkap dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam tabel 4.4.
134 Tabel 4.4 Function List lengkap perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Function
Complexity
Type Update and Compute Update
Mendaftar Spare Part
Simple
Mendaftar Pemasok
Simple
Mendaftar Staff Gudang
Simple
Membuat Permintaan Pembelian
Medium
Mencetak Surat Permintaan Beli (SPB)
Medium
Membuat Penerimaan Pesanan Pembelian
Medium
Mencetak Bukti Barang Masuk (BBM)
Medium
Membuat Pengeluaran Barang Gudang
Medium
Mencetak Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG)
Medium
Membuat Physical Inventory Report
Medium
Mencetak Physical Inventory Report
Medium
Membuat Inventory Status Report
Medium
Mencetak Inventory Status Report
Medium
Membuat Management by Exception Report
Medium
Mencetak Management by Exception Report
Medium
Update Read, Update, and Compute Read, Update, and Compute Read and Update Read and Update Read and Update Read and Update Read and Compute Read Read and Update Read and Compute Read, Update and Compute Read
Melihat Surat Permintaan Beli (SPB)
Simple
Read
Melihat Bukti Barang Masuk (BBM)
Simple
Read
Melihat Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG)
Simple
Read
Melihat, Mencetak Data Pemasok
Simple
Read
Melihat, Mencetak Data Spare Part
Simple
Read
Melihat Data Akuntansi
Simple
Read
Melihat Data Staff Gudang
Simple
Read
Membuat, Mengedit, Menghapus, Data Staff Gudang
Simple
Update
Membuat, Mengedit, Menghapus, Data Pemasok
Simple
Update
Membuat, Mengedit, Menghapus, Data Spare Part
Simple
Update
Mengedit, Menghapus Surat Permintaan Beli (SPB)
Simple
Update
Mengedit, Menghapus Bukti Barang Masuk (BBM) Mengedit, Menghapus Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG) Mengedit, Menghapus Data Akuntansi
Simple
Update
Simple
Update
Simple
Update
135 4.1.3.3 User Interface Bahasa Indonesia adalah bahasa resmi yang digunakan dalam sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA, namun terdapat beberapa istilah bahasa Inggris yang diterapkan dalam rancangan antar muka sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA karena komitmen perusahaan untuk menghadapi tantangan globalisasi.
4.1.3.3.1 Dialogue Style Setiap interface pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki window untuk setiap class–class penting. Setiap window mendukung kegiatan pengelolaan persediaan spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA. Sistem yang diusulkan juga menyediakan fasilitas pencetakan, yang dapat digunakan untuk menghasilkan dokumen dan laporan yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan persediaan spare part. User Interface Main & Printouts perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Tabel 4.5.
136 Tabel 4.5 User Interface Main & Printouts perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Window
Printouts Pendataan
1 2 3
Spare Part Pemasok Staff Gudang
1 2 3
Pemesanan Penerimaan Pemakaian
1 2 3
Physical Inventory Report Inventory Status Report Management by Exception Report
Transaksi Surat Permintaan Beli Bukti Barang Masuk Form Pengeluaran Barang Gudang Laporan Physical Inventory Report Inventory Status Report Management by Exception Report
4.1.3.3.2 Overview Navigation Diagram menjelaskan masing-masing user interface window dan hubungan antar window tersebut. Window yang terdapat dalam perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA serupa dengan bentuk window yang terdapat dalam Navigation Diagram. Semua function penting dapat diaktifkan secara langsung oleh masing-masing window. Navigation Diagram pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Gambar 4.41.
137
Gambar 4.41 Navigation Diagram perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
138 4.1.3.4 The Technical Platform Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dikembangkan untuk satu unit komputer (Personal Computer (PC)) standard dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 (Enterprise Edition) sebagai front-end dan Microsoft Access XP Professional sebagai database engine (back-end) yang memiliki kemampuan Object Relationship Database Management System. User interface yang dikembangkan sesuai dengan sistem operasi Microsoft Windows. Sistem dapat dioperasikan dengan menggunakan standard input/output devices.
4.1.4
Recommendations
4.1.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dikembangkan untuk dapat melakukan proses pengelolaan persediaan spare part secara terkomputerisasi yang dapat memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang persediaan spare part (Sistem Informasi Manajemen Persediaan), sehingga mendukung proses pengelolaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part secara efektif dan efisien. Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
juga
dikembangkan
agar
dapat
menghasilkan
laporan
yang
berhubungan dengan persediaan spare part yang dimiliki oleh perusahaan selama
139 periode tertentu dengan tujuan untuk mengendalikan transaksi-transaksi yang berhubungan dengan persediaan spare part Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dikembangkan agar perusahaan lebih efisien dalam hal penggunaan kertas. Hasil pencatatan transaksi persediaan spare part akan disimpan didalam hard disk komputer, sementara untuk back-up data akan digunakan media Compact Disc (CD).
4.1.4.2 Strategy Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dibangun dan dirancang melalui beberapa tahapan berikut ini : 1. Analisis 1) Analisis sistem yang berjalan pada perusahaan saat ini 2) Pertemuan dengan client 3) Interview dengan user (staff gudang) 4) Prototyping 5) Mendefinisikan kebutuhan user 2. Perancangan 1) Merancang arsitektur sistem 2) Permodelan data 3) Merancang flow control
140 3. Implementasi 1) Pembuatan kode program 2) Penginstalasian software 3) Supervisi sistem baru 4) Penyesuaian database 5) Persiapan Testing 4. Testing 1) Pengecekan error 2) Testing Requirements 3) Testing oleh user Sistem ini dibangun dengan total biaya sebesar Rp. 15.000.000,- (lima belas juta rupiah). Pengalokasian biaya diantaranya digunakan untuk pengadaan terminal komputer dan peralatan pendukung lainnya (printer dan lain-lain); pembiayaan tenaga kerja; diantaranya system analyst, programmer, database specialist, dan lain-lain. Sebelum
sistem
informasi
manajemen
persediaan
PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA diterapkan, rencananya akan dilakukan pelatihan terlebih dahulu terhadap staff gudang yang akan bertindak sebagai pengguna sistem. Apabila staff gudang mampu memahami dan mengoperasikan sistem yang diusulkan, serta output dari sistem yang diusulkan sesuai dengan kebutuhan
141 dan kemampuan perusahaan, maka sistem tersebut berarti sesuai untuk diterapkan pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA.
4.1.4.3 Development Economy Pengembangan
sistem
informasi
manajemen
persediaan
PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA menghabiskan waktu sekitar enam bulan dan dilakukan oleh satu orang yang mencakup peran sebagai system analyst, programmer, GUI designer, telecommunication specialist, dan database specialist. Total biaya yang diperlukan mulai dari proses pengembangan hingga pengimplementasian sistem diperkirakan sekitar 15 juta rupiah (kurs saat ini).
4.2
Design Document
4.2.1
The Task
4.2.1.1 Purpose Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dikembangkan agar dapat meringankan pekerjaan administratif dalam hal pengelolaan dan pengendalian persediaan spare part yang dimiliki perusahaan dengan mempermudah pencatatan transaksi permintaan pembelian, pembelian atau pemesanan, penerimaan barang, pendataan barang, pemakaian, dan pengeluaran spare part dari gudang yang mengakibatkan perubahan kuantitas persediaan spare part, serta mempermudah pengendalian atas seluruh transaksi yang berhubungan dengan spare part.. Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang diusulkan dapat pula
142 digunakan untuk pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pembelian atau pemesanan persediaan spare part.
4.2.1.2 Correction to The Analysis Beberapa
perbaikan
(koreksi)
dilakukan
terhadap
analisa
dan
perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA. Perbaikan-perbaikan tersebut adalah penyesuaian beberapa model asosiasi dan perincian atribut dari objek yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA.
4.2.1.3 Quality Goal Perancangan kriteria sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA ditekankan pada aspek usable dan reliable. Sistem yang reliable dapat diandalkan dan diperlukan dalam mempertahankan keutuhan data agar sistem dapat menghasilkan laporan yang handal. Sistem yang usable diperlukan untuk mempermudah penerapan pada saat pengimplementasian sistem. Penekanan juga diberikan pada; kriteria secure agar sistem yang dirancang dapat menyediakan keamanan bagi sistem dari serangan yang datang dari pihak luar atau pengguna internal yang tidak memiliki otorisasi; kriteria efficient agar sistem yang dirancang dapat digunakan secara rutin; kriteria correct agar sistem yang dirancang sesuai dengan kebutuhan; kriteria comprehensible agar yang dirancang dapat dengan mudah dimengerti oleh
143 pengguna; dan kriteria reusable agar sistem yang dirancang memungkinkan subsistem dari sistem yang dirancang dapat digunakan pada sistem yang lain. Kriteria maintainable dan testable memiliki prioritas yang rendah, namun kriteria flexible adalah kriteria yang mudah untuk dipenuhi dalam sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA. Kriteria portable dan interoperable merupakan kriteria yang tidak memiliki relevansi atau hubungan dengan sistem informasi manajemen persediaan yang diusulkan. Kriteria sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Tabel 4.6.
Tabel 4.6 Kriteria Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Criterion Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reusable Portable Interoperable
Very Important
Important
Less Important
Irrelevant
Easily fulfilled
X X X X X X X X X X X X
144 4.2.2
Technical Platform
4.2.2.1 Equipment Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dirancang dan dikembangkan untuk dapat diterapkan pada satu unit komputer (Personal Computer (PC)) dengan spesifikasi yang setingkat atau diatas spesifikasi sebagaimana disajikan dalam Tabel 4.7.
Tabel 4.7 Spesifikasi peralatan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Specification Processor Motherboard Memory Hard Disk Drive Floppy Disk CD-ROM Monitor Keyboard Mouse Sound Card Graphic Card Printer Operating System
Type Intel Pentium 4 1.4 GHz ASUS P4B 256 SDRAM Maxtor 20 GB 7200 RPM Panasonic 1.44 MB Floppy Drive Samsung 52x CD-ROM drive Samsung SyncMaster 551v 15" Logitech Logitech On-Board On_Board Canon i 320 Microsoft Windows 98 SE or Higher
145 4.2.2.2 System Software Perancangan
sistem
informasi
manajemen
persediaan
PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 Enterprise Edition (front-end) dan Microsoft Access XP Professional Edition yang memiliki library dengan class-class untuk menangani elemen standard user interface.
4.2.2.3 System Interfaces Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang diusulkan membutuhkan printer yang dapat mencetak dengan format A4 ataupun surat. Untuk itu, sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang diusulkan akan menggunakan printer Canon i 320. Driver printer tersebut harus diinstall terlebih dahulu pada komputer yang akan digunakan agar compatible dengan interface printer.
4.2.2.4 Design Language Perancangan dokumen menggunakan notasi UML (Unified Modelling Language) berorientasi objek dengan menggunakan Microsoft Visio 2000 (Drawing Æ UML Model Diagram).
146 4.2.3
Architecture
4.2.3.1 Component Architecture Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang diusulkan menggunakan arsitektur dimana komponen user interface, function, dan model terletak pada komputer dimana sistem diimplementasikan. Component Architecture dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam gambar 4.42.
<>
<> User Interface
<> Function
<> Model
Gambar 4.42 Component Architecture dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
147 4.2.3.2 Process Architecture Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang diusulkan dioperasikan dengan menggunakan komputer standalone oleh staff gudang. Staff gudang memiliki otorisasi sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya sehingga tingkat keamanan dari data terjamin. Output data yang dihasilkan sistem dapat dicetak dengan menggunakan printer. Deployment diagram dirancang dimana komponen user interface, function, dan model terletak pada komputer dimana sistem diimplementasikan. Semua data yang diinput melalui komponen user interface akan diproses terlebih dahulu oleh komponen function, lalu input data tersebut akan diproses lebih lanjut oleh komponen model. Arsitektur proses sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Gambar 4.43.
148
: Dedicated processor
Staff Gudang_User Interface
System Interface Staff Gudang_Function
Staff Gudang_Model
System_Interface
Data_akuntansi
printer
Gambar 4.43 Process Architecture dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
149 4.2.3.3 Standard Perancangan windows dan pesan kesalahan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA menyesuaikan dengan standard windows. Beberapa standard window dan pesan kesalahan pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Gambar 4.44.
150
Gambar 4.44 Beberapa standard window dan pesan kesalahan pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
151 4.2.4
Model Component Komponen model menyediakan kebutuhan bagi komponen function dan
komponen model. Terdapat satu komponen function dalam perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA,
yaitu
function Spare Part yang berperan sebagai kartu persediaan spare part. Sedangkan seluruh function lainnya akan diimplementasikan didalam operation dari komponen model.
4.2.4.1 Structure Modifikasi dilakukan terhadap beberapa class yang terdapat dalam Class Diagram yang dihasilkan sebelumnya (Gambar 4.2 “Class Diagram lengkap perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA”). Class-class yang mengalami modifikasi adalah class-class yang berupa dokumen pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA sebagaimana disajikan dalam Gambar 4.45.
1
1
1
1
1
1
Header FPBG
Detail FPBG
Header BBM
Detail BBM
Header SPB
Detail SPB
-NoFPBG : String -NoRekening : String -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -TglKeluar : Date -TotalHarga : Currency +read() +add() +update() +delete() +print()
-KdSparePart : String -NmSparePart : String -HargaPerUnit : Currency -JmlhKeluar : Integer +read() +add() +update() +delete() +print()
-NoBBM : String -NoRekening : String -KdPemasok : String -NmPemasok : String -NmKaryawan : String -TglDiterima : Date -TotalHarga : Currency -KondisiTerima : char -Keterangan : char +read() +add() +update() +delete() +print()
-KdSparePart : String -JenisSparePart : String -NmSparePart : String -JmlhSparePart : Integer -HargaPerUnit : Currency +read() +add() +update() +delete() +print()
-NoSPB : String -KdPemasok : String -NmPemasok : String -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -TglPesan : Date -TglDiperlukan : Date -TotalHarga : Currency -Status : String +read() +add() +update() +delete() +print()
-KdSparePart : String -JenisSparePart : String -NmSparePart : String -HargaPerUnit : Currency +read() +add() +update() +delete() +print()
1 1
1
1
1
1
1
1 1
0..*
Staff Gudang -KdKaryawan : String -NmKaryawan : String -Jabatan : String -Gaji : Currency -Alamat : char -Status : String -Password : String +read() +add() +update() +delete() +print()
1
1
0..*
0..*
1 1
Spare Part
Pemasok
-KdSparePart : String -NoRekening : String -JenisSparePart : String -NmSparePart : String -HargaPerUnit : Currency -JmlhTersedia : Integer -ROP : Integer -EOQ : Integer -MinimumStock : Integer -MaximumStock : Integer -JmlhPakaiSetahun : Integer -SifatKhusus : char -NilaiTotalStok : Integer -Status : String +read() +add() +update() +delete() +print()
-KdPemasok : String -NmPemasok : String -AlmtPemasok : char -NoTelp : String -NoFaks : String -Email : String -ContactPerson : String +read() +add() +update() +delete() +print()
Gambar 4.45 Revised Class Diagram perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
152
153 4.2.4.2 Classes Berikut ini adalah spesifikasi atribut dan operation utama dari class-class yang terdapat dalam Revised Class Diagram perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA 1. Header SPB (Surat Permintaan Beli) Purpose : Memberikan informasi mengenai pemasok beserta tanggal pemesanan Attributes : NoSPB, KdPemasok, NmPemasok, KdKaryawan, NmKaryawan, TglPesan, TglDiperlukan, TotalHarga, dan Status Operations : Read, add, update, delete, dan print 2. Detail SPB (Surat Permintaan Beli) Purpose : Memberikan informasi mengenai detail spare part yang dipesan Attributes : KdSparePart, JenisSparePart, NmSparePart, dan HargaPerUnit Operations : Read, add, update, delete, dan print
154 3. Header BBM (Bukti Barang Masuk) Purpose : Memberikan informasi mengenai pemasok beserta tanggal penerimaan Attributes : NoBBM,
NoRekening,
KdPemasok,
NmPemasok,
NmKaryawan,
TglDiterima, Total Harga, KondisiTerima, dan Keterangan Operations : Read, add, update, delete, dan print 4. Detail BBM (Bukti Barang Masuk) Purpose : Memberikan informasi mengenai detail spare part yang diterima Attributes : KdSparePart,
JenisSparePart,
NmSparePart,
JmlhSparePart,
dan
HargaPerUnit Operations : Read, add, update, delete, dan print 5. Header FPBG (Form Pengeluaran Barang Gudang) Purpose : Memberikan informasi mengenai waktu pengeluaran barang dari gudang
155 Attributes : NoFPBG, NoRekening, KdKaryawan, NmKaryawan, TglKeluar, dan TotalHarga Operations : Read, add, update, delete, dan print 6. Detail FPBG (Form Pengeluaran Barang Gudang) Purpose : Memberikan informasi mengenai barang yang dikeluarkan dari gudang Attributes : KdSparePart, NmSparePart, HargaPerUnit, dan JmlhKeluar Operations : Read, add, update, delete, dan print
156 4.2.5
User Interface Component Seperti yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini, setiap komponen
windows dan komponen print akan diimplementasikan menjadi sebuah class dengan satu objek. Setiap window class dan print mewarisi karakteristik umum dari library user-interface standard. Class Diagram untuk user (Staff Gudang) pada
perancangan
sistem
informasi
manajemen
PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Gambar 4.46.
persediaan
PT.
157
Gambar 4.46 Class Diagram untuk user (Staff Gudang) pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
158 4.2.6
Recommendation
4.2.6.1 The System Usefulness Perancangan
sistem
informasi
manajemen
persediaan
PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA akan memenuhi kriteria utama dengan catatan sebagai berikut : 1. Usability : Sistem yang dirancang dapat memenuhi kebutuhan dari staff gudang sebagai pengguna sistem untuk melakukan kegiatan pengelolaan dan pengendalian spare part. 2. Reliable
: Sistem yang dirancang mampu menghasilkan informasi yang
dapat diandalkan bagi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dalam melakukan proses pengelolaan dan pengendalian spare part beserta seluruh sumber daya yang terpengaruh oleh adanya proses tersebut. 3. Secure : Sistem yang dirancang mampu menjamin keamanan bagi sistem dan data yang tersimpan didalam sistem dari akses yang tidak terotorisasi yang datang dari luar maupun dalam perusahaan. 4. Efficient : Sistem yang dirancang mampu mendukung kegiatan pengelolaan dan pengendalian spare part secara efisien. 5. Correct : Sistem yang dirancang mampu mendukung kebutuhan user secara tepat dan benar. 6. Comprehensible : Sistem yang dirancang mampu dipahami dengan mudah sehingga dapat dioperasikan oleh pengguna sistem.
159 7. Reusable : Sistem yang dirancang memungkinkan subsistem dari sistem yang dirancang untuk dapat digunakan pada sistem lainnya.
4.2.6.2 Plan for Initiating User Pelatihan dan instalasi sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA rencananya akan dilakukan oleh seorang programmer pada tahap implementasi dan delivery. Staff gudang sebagai pengguna sistem wajib untuk mengikuti pelatihan yang rencananya akan diadakan selama 1 jam per hari dalam 15 hari berturut-turut, dan diharapkan untuk memberikan saran dan tanggapan mengenai sistem yang akan diterapkan tersebut.
4.2.6.3 Implementation Plan Sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA rencananya akan diterapkan dengan menggunakan metode parallel, dimana
aktifitas-aktifitas
yang
berhubungan
dengan
pengelolaan
dan
pengendalian persediaan spare part akan dilakukan secara manual dan secara terkomputerisasi (beriringan) selama 50 hari. Hal ini dimaksudkan untuk membuktikan bahwa kinerja sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang diusulkan memang dapat diandalkan. Rencana
implementasi
sistem
informasi
manajemen
PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Gambar 4.47.
persediaan
PT.
160
Gambar 4.47 Gantt Chart rencana implementasi sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
