ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENARIKAN KENDARAAN BERMOTOR KONSUMEN PADA PT. BAF ( BUSSAN AUTO FINANCE ) PANGKALPINANG 1222510089 ACHMAD FAIRUZA Program Studi Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Jl. Jenderal Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung Website : http://www.atma-luhur.ac.id ABSTRAK PT Bussan Auto Finance (BAF) adalah perusahaan pembiayaan yang saat ini berkonsentrasi pada pembiayaan motor Yamaha. Selama tahun 2009, BAF membiayai lebih dari 714 ribu unit kendaraan bermotor baru. Total asset lebih dari 10 triliun rupiah. Namun pada sistem penarikan kendaraan bermotor yang sekarang ini pada BAF masih menggunakan cara manual belum terkomputrerisasi dengan baik, terutama untuk data – data penarikan, data biaya, tengang waktu pembayaran, surat keputusan dan data pembiayaan dan pelaporan dibuat menggunakan Microsoft Word dan Microdoft Excel dan disimpan dalam folder biasa, belum menggunakan database. Kata Kunci : analisa dan perancangan sistem informasi penarikan kendaraan bermotor konsumen pada pt. baf ( bussan auto finance ) pangkalpinang. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang PT. BAF ( Bussan Auto Finance ) cabang Bangka Belitung merupakan media pelayanan penyaluran pembiayaan pembelian kendaraan bermotor khususnya diwilayah bangka belitung, dengan fokus satu kendaraan yaitu Yamaha motor. Salah satu bagian penting dalam sebuah bisnis pelayanan dan pembiayaan kredit kendaraan bermotor selaian market adalah bagian penarikan kendaraan bermotor. Adapun fungsi bagian ini difokuskan untuk penarikan kendaraan bermotor apabila konsumen yang sesuai dengan perjanjian tidak menjalankan kewajibanya sebagai konsumen BAF, maka sebagai perusahaan yang profesional dalam hal pembiayaan berhak menarik kembali kendaraan yang
telah dimiliki konsumen dalam masa kredit. Namun pada sistem penarikan kendaraan bermotor yang sekarang ini pada BAF masih menggunakan cara manual belum terkomputrerisasi dengan baik, terutama untuk data – data penarikan, data biaya, tengang waktu pembayaran, surat keputusan dan data pembiayaan dan pelaporan dibuat menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel dan disimpan dalam folder biasa, belum menggunakan database. Sehingga dapat menjadi suatu kendala dan permasalahan apabila dibutuhkan secara cepat terutama untuk pimpinan cabang yang meminta data penarikan kendaraan bermotor pada setiap bulan secara cepat.
Berdasarkan uraian diatas maka judul yang diambil yaitu “ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENARIKAN KENDARAAN BERMOTOR KONSUMEN PADA PT. BAF ( BUSSAN AUTO FINANCE “. 1.2 TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN a. Tujuan Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan prosedur dan aliran data pada sistem informasi yang berjalan saat ini di sistem informasi penarikan kendaran bermotor, sehingga penulis dapat mengetahui teknik analisa dan perancangan sistem yang tepat untuk membuat sistem informasi sistem informasi kebutuhan penarikan kendaraan bermotor dengan lebih baik, relevan, mudah di baca dan dipergunakan.
1.3 PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, dapat dirumuskan masalah yang timbul yaitu sistem informasi Penarikan Kendaraan Bermotor yang ada saat ini belum dapat berjalan secara optimal karena pengelolaan data informasi - informasi kebutuhan penrikan kendaraan bermotor masih kurang akurat dan efesien dalam memberikan informasi baik dalam hal penarikan yang dilakukan dan pemberitahuan ke pihak konsumen. 1.4 RUANG LINGKUP Penulis membatasi masalah dalam hal pembuatan sistem penarikan kendaraan bermotor pada BAF , yang meliputi data konsumen, data Motor, data Biaya Kredit, data
–
data
kebutuhan
perjalanan
penarikan kendaraan , surat – surat yang b.
Manfaat
dari
penelitian
ini
diharapkan
dibutuhkan dalam penarikan, data- data biaya dan data – data yang berhubungan
Bagi Penulis Penelitian ini dilakukan untuk menambah pengetahuan dan pemahaman lebih mendalam bagi penulis mengenai analisa dan perancangan sistem informasi
dengan kebutuhan penarikan kendaran bermotor , sehingga menghasilkan laporan berupa
hasil
informasi
penarikan
kendaraan bermotor dan pelaporan biaya.
penarikan kendaraan bermotor pada PT. BAF
(
Bussan
Auto
Finance)
.
Mempermudah dan mepercepat proses pembuatan penarikan
data
–
kendaraan,
data
kebutuhan
sehingga
tidak
memakan waktu yang lama karena data
1.5 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian adalah menggambarkan cara mengumpulkan informasi – informasi atau data – data yang diperlukan. Metode penelitian yang dilakukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah sebagai berikut.
sudah tersimpan di dalam server. a. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian yang digunakan adalah
b. Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. 1). Data Primer Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber penelitian, dengan cara wawancara langsung dengan angket atau kuesioner dan observasi dalam hal ini penulis memperoleh langsung. 2) Data Sekunder. Yaitu data yang didapat dari dokumentasi dan data lain yang bersumber dari referensi studi kepustakaan, jurnal dan artikel. b. Metode Pengumpulan Data 1). Studi Kepustakaan (Dokumentasi) 2). Metode Wawancara (interview) 3). Metode Pengamatan Lapangan (Observasi) c. Pembuatan Sistem Informasi 1). Analisis Sistem 2). Desain Dan Perancangan Sistem
b. Use Case Diagram transaksi
ANALISA SISTEM
c. Use Case Diagram laporan
DAN
PERANCANGAN
Entry Data Telat Angsuran Kredit
CS
HRD
Cetak Penagihan Kredit
Entry Data Kwintansi Pembayaran Administrasi
Staff
Entry Data Janji Bayar
Cetak Surat Peringatan << Include >> Entry Data Surat Penarikan Kendaraan Cetak Surat Penarikan Kendaraan
Entry Data Kondisi Kendaraan
Staff
Gambar 3.3. Use Case Diagra data transaksi
2. STRUKTUR ORGANISASI
Cetak Laporan Penarikan Kendaraan
BRANCH HEAD
Administrasi
COLL HEAD
Manager
Cetak Laporan tunggakan kredit CHIEF COLL
DESKCOLL
COLLETION
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
Gambar 3.4. Use Case Diagram laporan 4. ACTIVITY DIAGRAM a. Activity Diagram Pendataan Data Konsumen
3. ANALISA SISTEM USULAN a.Use Case Diagram Master Entry Data Konsumen
CS
Administrasi
Berikan Data Konsumen Lengkap
Terima Data Konsumen Lengkap
CS
Administrasi Simpan Data Konsumen
Entry Data Staff
HRD
Gambar 3.2. Use Case Diagram Master
Gambar. 4.1 Activity Diagram Pendataan Data Konsumen
administrasi
Manager
b. Activity Diagram Perintah Penagihan Buat Laporan Penarikan Kendaraan administrasi
Berikan Data Penagihan Keterlambatan
Staff Penagihan
konsumen
Lakukan Penagihan
[ tidak bayar ]
Terima Laporan Penarikan Kendaraan
Keterangan Konsumen
Hasil Penagihan Keterlambatan Anggsuran
Teriman Laporan
Berikan Laporan Penarikan Kendaraan
Terima Data Penagihan Keterlambatan Anggsuran
Informasi Konsumen
[ bayar ]
Laporan Informasi
Gambar. 4. 6 Activity Diagram Penarikan Kendaraan
Buat Kwintansi Pembayaran
5. RANCANGAN STRUKTUR BASIS DATA a. Entity Relationship Diagram Gambar. 4.2 Activity Diagram Perintah Penagihan
KONSUMEN
1
Berikan Data Staff Penarikan
1
Kode_staff No_tagih Staff Penagihan dan penarikan
administrasi
Kode_staff Nama_staff No_telpon Tugas Jabatan penagihan alamat
M M
1
Perintah
No_asr Tgl_asr Tgl_telat Biaya_angsuran Jumlah_hari
No_asr No_telat
No_tagih Tgl_tagih Tgl_byr Jumlah_biaya tagih Keterangan
PENAGINAN KREDIT
No_JB Tgl_JB penagihan Keterangan
1
M Lakukan
1
1
Janji Bayar
1
No_tagih No_JB
Buat KWINTANSI PEMBAYARAN
1
ada
No_kwn Tgl_kwn Jumlah_uang Jumlah_pembayaran Tgl_telat Status_penagihan
Terima Data Staff Penarikan Kendaraan
No_sp Tgl_sp Perihal Tugas Isi keterangan
No_surat Tgl_surat Isi Keterangan Jumlah Telat SURAT PENARIKAN KENDARAAN 1
No_surat No_staff
No_surat No_kondisi
No_tagih No_kwn M
1
Lakukan
Catat Dan simpan
ANGSURAN TELAT
Buat
c. Activity Diagram Penarikan Motor HRD
M
punya
No_perjaniian No_asr
No.perjanjian Nama Alamat Telpon Jenis_motor No_rangka No_Mesin Tgl_kredit Tlg_habis_kredit Tgl_jatuhtempo Nama_surve Kode_surve Status_kredit Dp_Motor Masa_anggsuran No_BN
1
Surat Peringatan
1
Bisa
No_sp No_surat
Cek
1
KONDISI MOTOR
No_kondisi Jenis_motor Nama_motor Kondisi An.motor
Gambar. 4.3 Activity Diagram Penarikan Motor 4). d. Activity Diagram Pendataan staff penagihan HRD
Berikan Data Staff Penagihan
administrasi
Terima Data Staff Penagihan
Catat Dan Simpan
Gambar. 4.5 Activity Diagram Pendataan staff penagihan
e. Activity Diagram Proses Penarikan Kendaraan
Gambar 5.1. Entity Relationship Diagram 6. Spesifikasi Basis Data a. Tabel Konsumen Nama File : Konsumen Primary Key : No_perjanjian Tabel 6.1 Tabel Spesifikasii Basis Data Konsumen
b. Tabel Staff Penagihan Nama File : Staff Penagihan Primary Key : No_Staff
Tabel 6.6 Tabel Spesifikasi Basis Data Kwintansi Pembayaran
Tabel 6.2 Tabel Spesifikasi Basis Staff Penagihan
c. Tabel Angsuran Telat Nama File : Angsuran Telat Primary Key : No_asr Tabel 6.3 Tabel Spesifikasi Basis Data Angsuran Telat
f. Tabel Jenis Surat Peringatan Nama File : Surat Peringatan Primary Key : No_SP Tabel 6.7 Tabel Spesifikasi Basis Data Surat Peringatan
f. Tabel Surat Penarikan Kendaraan d. Tabel Penagihan Kredit Nama File : Penagihan Kredit Primary Key : No_tagih Tabel 6.4 Tabel Spesifikasi Basis Data Penagihan Kredit
e. Tabel Janji Bayar Nama File : Janji Bayar Primary Key : No_JB Tabel 6.5 Tabel Spesifikasi Basis Data Janji Bayar
f. Tabel Kwintansi Pembayaran Nama File : Kwintansi Pembayaran Primary Key : No_KWN
Nama File Kendaraan Primary Key
: Surat Penarikan : No_surat
Tabel 6.8 Tabel Spesifikasi Basis Surat Penarikan Kendaraan
g. Tabel Data Kondisi Motor Nama File : Data Kondisi Motor Primary Key: No_Kondisi Tabel 6.8 Tabel Spesifikasi Basis Kondisi Motor
7. PERANCANGAN TAMPILAN PROGRAM a. Struktur Tampilan Sistem Informasi Penarikan Kendaraan Bermotor Konsumen Pada PT. BAF ( Buasan
6). Rancangan Layar Entry Angsuran Telat Kredit FORM FORM ENTRY ENTRY DATA DATA ANGSURAN ANGSURAN TELAT TELAT KREDIT KREDIT
Auto Finance ) Pangkalpinang
Master
No.Staff
Laporan
Pendataan Pegawai
input
Tanggal Angsuran Entry Data Telat Angsuran Kredit
Entry Data Konsumen
Cetak Laporan Penarikan Kendaraan
Sysdate
Tanggal Telat
Sysdate
Biaya Angsuran Entry Data Staff
Cetak Penagihan Kredit
input
Cetak Laporan Tunggakan Kredit
input
Jumlah Hari Telat Entry Data Kwintansi Pembayaran
Entry Data Janji Bayar
No.Perjanjian
Cetak Surat Peringatan
Entry Data Surat Penarikan Kendaraan Cetak Surat Penarikan Kendaraan
input
Nama konsumen
Display
alamat
Display
Jenis motor
Display
BN. motor
Sysdate
Cari Data Konsumen
Entry Data Kondisi Kendaraan
Tabel 7.1 Struktur Tampilan Halaman b. Rancangan Layar 1). Rancangan Layar Menu Utama Form Menu Utama Transaksi
Master
Laporan
Keluar
Baru
simpan
Batal
Keluar
Gambar 7.10 Rancangan Layar Entry Angsuran Telat Kredit 7). Rancangan Layar Entry Penagihan Kredit FORM FORM CETAK CETAK PENAGIHAN PENAGIHAN KREDIT KREDIT
No. Angsuran
input
Tanggal Angsuran
Sistem Informasi Penarikan Kendaraan Bermotor Konsumen Pada PT. BAF ( Buasan Auto Finance ) Pangkalpinang
Sysdate
Tanggal Telat
Sysdate
Biaya Angsuran Input
Jumlah Hari Telat
Display
No.Perjanjian
Display
Nama konsumen
Display
Kode Staff
input
Nama Staff
Display
Tugas
Display
No.Tagih
input
Tgl. Tagih
input
Kode Staff
Tgl. Bayar
Gambar 7.2 Rancangan Layar Menu Utama 3). Rancangan Layar Data Konsumen FORM FORM ENTRY ENTRY DATA DATA KONSUMEN KONSUMEN
PT. BAF ( BUASAN AUTO FINANCE ) No.Perjanjian
input
Nama Konsumen
input
Alamat
input
Cari Data
Telpon
input
Jenis Motor
input
No.Rangka
input
No.Mesin
input
Tgl.Kredit
input
Jumlah Biaya Tagih
999.999.999
Kode Staff
Keterangan Baru
Cari Data Staff
input simpan
Batal
Keluar
Gambar 7.11 Rancangan Layar Entry Penagihan Kredit 8). Rancangan Layar Form Data Kwintansi Pembayaran
Baru FORM FORM ENTRY ENTRY DATA DATA KWINTANSI KWINTANSI
NO. Kwintansi Simpan
input
Tanggal Kwintansi
Sysdate
Jumlah Uang
input
Jumlah Pembayaran
Sysdate
Tgl.Habis Kredit
Sysdate
Tgl. Jatuh Tempo
sysdate
Nama surve
input
Kode Surve
input
Input
Tgl. Telat
Input
Status Penagihan
Input
Ubah
Nama Konsumen
Display
Alamat Hapus
Display
No.Tagih
input
Tanggal Tagih
Status Kredit
input
Tgl.Bayar
Display
DP Motor
input
No.Kebutuhan Nama Perusahaan
Display
Keterangan
Display
Masa Angsuran
input
No. BN Motor
input
Cari Data Penagihan Kredit
Display
Display
Keluar
Tambah
Gambar 7.4 Rancangan Layar Konsumen 4). Rancangan Layar Data Staff FORM ENTRY DATA STAFF
PT. BAF ( BUASAN AUTO FINANCE )
simpan
Batal
Keluar
Gambar 7.12 Rancangan Layar Form Entry Data Kwintansi Pembayaran 9). Rancangan Layar Data Janji Bayar FORM ENTRY DATA JANJI BAYAR
No. Janji Bayar
Kode Staff
input
Cari Data
Nama Staff
input
Baru
Tugas
input
Simpan
Jabatan
input
Ubah
input
Hapus
Penagihan Alamat
input Keluar
Gambar 7.8 Rancangan Layar Data Staff
input
Tgl. Janji Bayar
Sysdate
Penagihan
input
Keterangan
Input
No.Penagihan
input
Tanggal Penagihan
Display
Nama Staff
Display
Cari Data SJ
Nama Konsumen
Display
Alamat
Display
No.Telpon
Display
Baru
simpan
Batal
Keluar
Gambar 7.13 Rancangan Layar Data Janji Bayar
Cetak Cetak Laporan Laporan Tunggakan Tunggakan Kredit Kredit
Tanggal Awal
Dd/mm/yyyy
Tanggal Akhir
10). Rancangan Layar Cetak Surat Peringatan
Gambar 7.17 Rancangan Layar Cetak laporan Tunggakan Kredit
input
Tanggal Surat Isi Surat
Sysdate
input
Jumlah Telat
Input
No.SP
Batal
Cetak
FORM CETAK PENAGIHAN KREDIT
No.Surat Penarikam
Dd/mm/yyyy
input
Tanggal SP
Sysdate
Nama Konsumen
Display
Alamat
Display
Kode Staff
input
Nama Staff
Display
Tugas
Cari Data SP
13). Rancangan Layar Entry Data Persyaratan SUKP
Cari Data Staff
Display
Form Entry Data Persyaratan SUKP Baru
simpan
Batal
Keluar
No.Persyaratan
input
Gambar 7.14 Rancangan Layar Layar Cetak Surat Peringatan
Tanggal SUKP
input
input
SIMPAN
BATAL
Cari Data Sysdate
Perihal
input
Jenis Berkas
BARU
input
Nomor SUKP
Tgl.persyaratan Nomor Berkas
Display
Keputusan
Display
Tujungan
Display
KELUAR
11). Rancangan Layar Surat Penarikan kendaraan FORM CETAK SURAT PENARIKAN
No. Surat penarikan
input
Tgl. surat
Sysdate
Cetak
Batal
Keluar
Gambar 7.15 Rancangan Layar Form Surat Penarikan kendaraan
Gambar 7.18 Rancangan Layar Entry Data Persyaratan SUKP 14). Rancangan Layar Cetak Persyaratan SUKP Form Cetak Persyaratan SUKP Pilih
No.Persyaratan
CARI DATA Sysdate
Tanggal Persyaratan
Cetak
11). Rancangan Layar Entry Data Kondisi Motor
Batal
FORM ENTRY DATA KONDISI MOTOR
No.Kondisi
Input
Nama Motor
input
Kondisi
Input
AN. Motor
Input
No. Surat Penarikan
input
Tanggal surat
Display
Nama Konsumen
Display
Alamat
Display
Baru
Gambar 7.19 Rancangan Layar Cetak Persyaratan SUKP
input
Jenis motor
simpan
Batal
Cari Data Penarikan Kendaraan
15). Rancangan Layar Form Entry Data SKKP
Keluar
Gambar 7.16 Rancangan Layar Entry Data Kondisi Motor
Form Entry Data SKKP input
Nomor SKKP Tanggal SKKP
Keputusan
NIP
Cari Data Display
Display Display
input
Tujungan
input
Pangkat
Input
Jabatan
Input
Gaji Pokok
Input Input Input
Menimbang
Input
Memperhatikan
Tunggakan Kredit
Nama Pegawai
input
Instansi
Cetak laporan
input
Tanggal SUKP
input
Unit Kerja
12). Rancangan Layar
No_SUKP Sysdate
Perihal isi
Input
Kedua
Input
Ketiga
Input
BARU
SIMPAN
BATAL
KELUAR
Gambar 7.20 Rancangan Layar Form Entry Data SKKP 16). Rancangan Layar Form Cetak SKKP
Form Cetak SKKP Pilih
No.SKKP Tanggal SKKP
CARI DATA Sysdate
Cetak
Batal
Gambar 7.21 Rancangan Layar Form Cetak SKKP 17). Rancangan Layar SUKP
Perancangan
Sistem
informasi
Yogyakarta : Andi
Periode Laporan
Tanggal Akhir
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007 Analisis dan
Cetak Laporan
Form Cetak Laporan SUKP
Tanggal Awal
cepat. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka dalam pengolahan data pegawai dan pembuatan lapporan laporan dapat meningkatkan efisiensi waktu yang digunakan.
DD/MM/YYYY
Davids, Gordon B 2002, Kerangka Dasar
DD/MM/YYYY
Cetak
Sistem Informasi Manajemen .
Batal
Gambar 7.22 Rancangan Layar Cetak Laporan SUKP 18). Rancangan Layar SKKP
Jakarta:DDM Fowler, Martin.2005 Panduan Singkat Bahasa Permodelan Objek Standat
Cetak Laporan
Yogyakarta : Andi Mcleod
Jr
Raymond.
2002.
Sistem
Form Cetak Laporan SKKP
Informasi Manajemen Jakarta
Periode Laporan Tanggal Awal
DD/MM/YYYY
Tanggal Akhir
DD/MM/YYYY
Cetak
Batal
Mulyanta dan
Leong, marlom 2009.
Tutorial Membangun Multimedia Interaktif Media pembelajaran
Gambar 7.23 Rancangan Layar Cetak Laporan SKKP
Yogyakarta : Universitas Alam Jaya
8. PENUTUP 1. Kesimpulan
Nugroho,
Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan jugabeberapa solusi pemecahan yang dapat ditawarkan, maka dapat ditarik kesimpulan yang dapat dirinci. Penggunaan system komputerisasi pada sistem administrasi perjalanan dinas, dapat membantu tugas dan tanggungjawab bagian tata usaha dalam memaksimalkan kerjanya dalam pengolahan data pegawai. Penyimpanan data dalam basis data yang terkomputerisasi akan meminimalkan akses data dalam bentuk fisik mapun pengarsipan, dengan begini meminimalkan ruang penyimpanan arsip data dan informasi mengenai akan tersimpan dengan aman dan dapat diakses dengan
Yogyakarta. Adi
2002.
Perancangan
Analisa
Sistem
dan
Informasi
dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung : Informatika
