SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PERKEBUNAN KELAPA SAWIT KUD SUBUR MAKMUR TELUK PANJI IV LABUHAN BATU SELATAN SUMUT
Naskah Publikasi
diajukan oleh Elviana Dewi 09.12.4098
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
1
2
Payroll Information System For Oil Plam Plantations KUD Subur Makmur Teluk Panji 4 Labuhan Batu Selatan Sumut
Sistem Informasi Penggajian Perkebunan Kelapa Sawit KUD Subur Makmur Teluk Panji IV Labuhan Batu Selatan Sumut
Elviana Dewi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT
Payroll system is the result of oil palm plantations on the fertile KUD Makmur for this is still using the manual method, meaning that in terms of processing still using sheets of paper. So the authors aimed to analyze the Payroll Information System palm oil plantation KUD Fertile Gulf Makmur Flag-going so far and designing and implementing a computerized payroll information systems as a solution to the problems faced by cooperatives based on the analysis of payroll information system is running .
The analysis methodology using data collection methods and theoretically analyzed payroll information systems in general and ongoing. Then conducted interviews with the Prosperous or Fertile KUD concerned to know the problems faced and to learn about the business processes payroll information system is running. The results achieved are implementing a computerized payroll system of information on cooperatives Fertile Makmur that still use traditional / manual so that companies often experience delays in processing the payroll results of oil palm plantations. By generating a new payroll information system is expected to be beneficial according to expectations and desires of the company.
Keyword : System, Information System, payroll
3
1. Pendahuluan Dalam suatu KUD terdapat strukutur organisasi yang tersusun rapi dengan masing-masing jabatan yang telah ditentukan, organisasi ini memiliki peran sangat besar dalam kelancaran proses penggajian hasil perkebunan kelapa sawit dan pengolahan keuangan koperasi di Desa itu sendiri. Pembagian hasil dari perkebunan kelapa sawit yang dimiliki secara individu tersebut juga tidak diberikan langsung kepada pemilik kebun, namun pengambilanya harus melalui ketua kelompok yang telah ditentukan. Melihat begitu banyaknya proses yang harus dilakukan untuk kelancaran pembagian hasil perkebunan kelapa sawit, maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi yang dapat mengolah data-data penggajian dengan baik, sehingga memudahkan dalam mengolah pembukuan dan proses input tentang penggajian yang akan dibagikan dan akan diterima oleh masingmasing ketua kelompok. Proses pembagian hasil dari perkebunan kelapa sawit selama ini masih menggunakan
cara
manual,
artinya
dari
segi
pengolahan
masih
menggunakan lembaran nota yang harus ditulis tangan oleh pihak KUD, cara ini tentu kurang efektif jika dilihat dari segi kecepatan, ketepatan dan waktu yang dibutuhkan. sehingga
seringkali mengalami keterlambatan
dalam memproses gaji hasil perkebunan kelapa sawit. Berdasarkan
kelemahan
tersebut
maka
diperlukan
sistem
yang
terkomputerisasi dengan memakai perangkat lunak yang dapat membantu kelancaran proses pembagian hasil perkebunan kelapa sawit di KUD Subur Makmur. Sistem ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pengguna sehingga
memudahkan
dan
memperlancar
proses pembukuan
dan
pembagian hasil perkebunan kelapa sawit secara tepat dan akurat. Oleh karena itu, melihat dari adanya permasalahan yang muncul di atas maka penyusun atau penulis mengambil judul “ Sistem Informasi Penggajian Perkebunan Kelapa Sawit KUD Subur Makmur Teluk Panji 4 ”sebagai judul skripsi dan objek penelitiannya.
4
2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang (Abdul Kadir, 2003: 28). Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima yang mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan dalam keputusankeputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang (Gordon B. Davis, 1995: 28). 2.2 Siklus Sistem Informasi Sebuah sistem informasi dalam pengembangannya memerlukan proses-proses dan urutan-urutan yang standar, yakni Analisis, Desain, Implementasi, dan Pemeliharaan. Proses-proses tersebut dituangkan dalam satu metode yang dikenal dengan nama Systems Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodologi umum dalam pengembanganya sistem yang menandai kemajuan usaha analisis dan desain. SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut: 1. Identifikasi dan seleksi proyek; 2. Inisiasi dan perencanaan proyek; 3. Analisis; 4. Desain a.
Desain logikal
b.
Desain fisikal
5. Implementasi 6. Pemeliharaan System / Informasions engineering
Analysis
Analysis
Analysis
5
Analysis
3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Dalam tahap analisis system terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan, langkah-langkah tersebut adalah:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kinerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis 3.1.1 Identifikasi Masalah 1. Proses pelayanan transaksi penggajian dan laporan membutuhkan waktu yang lama. 2. Informasi yang diperoleh tidak selalu akurat, karena semua data masih berbentuk nota / Hard Copy 3.1.2 Penyebab Masalah 1. Pencatatan transaksi yang masih manual 2. Sistem yang ada kurang mampu mengatasi pertambahan data pengeluaran 3.1.3
Analisis Kelemahan Sistem Metode yang digunakan dalam menganalisis kelemahan sistem KUD Subur
Mamur dapat menggunakan metode analisis PIECES yang dijelaskan sebagai berikut: 1. Kinerja (performance) Parameter
Hasil Penelitian
Throughput
Admin tidak mengetahui potongan apa saja yang harus dibayarkan oleh tiap kelompok, sehingga membutuhkan ketelitian untuk melakukan transakasi
Roesponse time
Membutuhkan waktu yang lama untuk melayani transaksi penggajian
6
2. Informasi (Information) Parameter
Hasil Penelitian
Akurat
Informasi total tonase tidak sesuai dengan pencatatan sebelumnya
Tepat waktu
Membutuhkan waktu yang lama untuk melayani transaksi penggajian, karena potongan yang harus dibayar oleh masing-masing
kelompok
berbeda-
beda Relevan
Sering terjadi kesalahan nota pada masing-masing tonase
3. Ekonomi (Economy) Parameter
Hasil Penelitian
Biaya
Pencatatan
Transaksi
penggajian
mengakibatkan biaya operasional yang tinggi, karena sering terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan Manfaat
Infromasi yang disampaikan tidak jelas sehingga manfaat yang diperoleh tidak sesuai dengan biaya yang dikeluarkan
4. Pengendalian (Control) Parameter
Hasil Penelitian
Hak Akses
Data hanya dapat dibuka oleh admin Tingkat keamanan data keuangan saat ini memang cukup baik akan tetapi tidak belum ada pemantauan data untuk mencegah penyalah gunaan data.
Keamanan Data
7
5. Efisiensi (Efficiency) Parameter
Hasil Penelitian
Pencatatan data transaksi
Setiap dokumen trnasaksi penggajian harus dibedakan satu dengan yang lain, sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama
Pembuatan Laporan
Dokumen-dokumen penyimpanan data yang akan dijadikan laporan sangat banyak, sehingga waktu yang relative lama
6. Pelayanan ( Service) Parameter
3.1.4
Hasil Penelitian
Kualitas pelayanan
Proses pencarian data masing-masing kelompok masih lambat karena banyaknya arsip yang menumpuk
Waktu pelayanan
Untuk melayani satu kelompok membutuhkan waktu yang cukup lama
Analisis Kebutuhan sistem
3.1.4.1 Kebutuhan Fungsional 1. Admin a. Memiliki hak akses penuh untuk mengontrol serta mencetak laporan semua data yang ada. b. Dapat memasukkan data anggota kelompok baru. c.
Dapat melakukan pengolahan laporan-laporan
3.1.4.2 Kebutuhan Non Fungsional 1. Operasional
Prosesor Intel Pentium IV
Motherboard BioStar I915P + SC
RAM 512 MB
Harddisk 160GB
VGA 256MB
DVDROM Samsung Sata
8
Monitor LCD 15’
Keyboard + Mouse
Casing Simbadda Sim-Cool 430W
Printer
2. Keamanan (Security) a. Aplikasi dilengkapi dengan kata sandi (password) 3. Informasi a. Digunakan untuk memantau pengguna dengan hak aksesnya. b. Digunakan untuk memberikan informasi apabila terjadi kesalahan. 3.1.5
Analisis Kelayakan Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang
akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak. Beberapa kelayakan yang dapat dipertimbangkan antara lain: 1. Analisis Kelayakan Teknik Sistem baru ini menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga akan memudahkan dalam pendataan serta pencarian data penggajian. 2. Analisis Kelayakan Operasional Sistem baru dapat dioperasikan oleh admin atau staff yang menanganinya. Penggunaan pertama kali sistem ini membutuhkan pelatihan bagi pengguna sistem untuk mengetahui detail pengoperasian sistem secara keseluruhan. 3. Analisis Kelayakan Hukum Software atau perangkat lunak yang mendukung aplikasi yang dibuat adalah semuanya mengunakan sofware legal, bukan bajakan. Sehingga jika suatu waktu ketika sistem itu dijalankan terdapat pemeriksaan software, maka sistem ini tidak dapat dikatakan melanggar hukum.
9
3.2
Perancangan Sistem
3.2.1 Perancangan Basis Data 1. Normalisasi Normalisasi merupakan teknik yang digunakan untuk memvalidasi model data. a. Bentuk Dokumen dasar
10
b. Bentuk tidak Normal IdAngg ota A001
A002
Kel
Tonase
Tanggal
Jumlah tonase
I
I,II,III,IV
18/11/2012
II
I,II,III,IV
18/11/2012
Rp.29.040.000 Rp. 62.320.000 Rp. 10.492.100 Rp. 18.200.000 Rp. 25.800.000 Rp. 102.600.000 Rp. 15.535.000 Rp. 6.370.000
Angkutan kendaraan Rp. 15.000
Jasa KUD Rp.15.000
Simwaj Anggota+usipa 102.0000
Piutang Dagang Rp.900.000 0
Piutang Simpan pinjam Rp700.000
pupuk Rp.90.000
Rp. 15.000
Rp.15.000
Rp. 2.000.000
Rp.900.000
Rp.700.0000
Rp54.000
Jasa KUD Rp.15.000
Simwaj Anggota+usipa Rp 102.0000
Piutang Dagang Rp.900.0000
Piutang Simpan pinjam Rp700.000
Rp.90.000
c. Bentuk Normal Pertama
IdAngg ota A001
Kel
Tonase
Tanggal
Jumlah tonase
I
I
18/11/2012
Rp.29.040.000
Angkutan kendaraan Rp. 15.000
A001
I
II
18/11/2012
Rp. 62.320.000
Rp. 15.000
Rp. 15.000
Rp 102.0000
Rp.900.0000
Rp700.000
Rp.90.000
A001
I
III
18/11/2012
Rp. 10.492.100
Rp. 15.000
Rp. 15.000
Rp 102.0000
Rp.900.0000
Rp700.000
Rp.90.000
A001 A002
I II
IV I
18/11/2012 18/11/2012
Rp. 18.200.000 Rp. 25.800.000
Rp. 15.000 Rp. 15.000
Rp. 15.000 Rp.15.000
Rp 102.0000 Rp. 2.000.000
Rp.900.0000 Rp.900.000
Rp700.000 Rp.700.0000
Rp.90.000 Rp54.000
A002
II
II
18/11/2012
Rp. 102.600.000
Rp. 15.000
Rp.15.000
Rp. 2.000.000
Rp.900.000
Rp.700.0000
Rp54.000
A002
II
III
18/11/2012
Rp. 15.535.000
Rp. 15.000
Rp.15.000
Rp. 2.000.000
Rp.900.000
Rp.700.0000
Rp54.000
A002
II
IV
18/11/2012
Rp. 6.370.000
Rp. 15.000
Rp.15.000
Rp. 2.000.000
Rp.900.000
Rp.700.0000
Rp54.000
11
pupuk
d. Bentuk Normal Kedua
Relasi 1 : Penggajian 1
Id_anggota
Kelompok
Tanggal Tonase
Jumlah Potongan
Jumlah Bersih
A001
I
18/11/2012
Rp. 14.691.000
Rp. 105.361.000
A002
II
18/11/2012
Rp. 13.749.000
Rp. 162792.000
Id_an
Angkutan
ggota
kendaraan
A001
Rp. 15.000
A002
Rp. 15.000
Relasi 2 : Penggajian 2
Jasa KUD
Simwaj
Piutang
Piutang Simpan
pupuk
Anggota+usipa
Dagang
pinjam
Rp.15.000
Rp. 102.0000
Rp.900.0000
Rp700.000
Rp.90.000
Rp.15.000
Rp. 2.000.000
Rp.900.000
Rp.700.0000
Rp.54.000
e. Bentuk Normal ketiga
Relasi 1 : Penggajian 1
Id_angggota*
Kelompok*
Tanggal Tonase
Jumlah
Jumlah Bersih
Potongan A001
I
18/11/2012
Rp. 14.691.000
Rp. 105.361.000
A002
II
18/11/2012
Rp. 13.749.000
Rp. 162.792.000
2. Hubungan Antar Tabel
12
3.
Flowchart Sistem
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
3.2.2
Data Flow Diagram (DFD) Merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada system yang akan dibuat a.
Contex Diagram
13
b.
Data Flow Diagram (DFD) Level 1
Gambar 3.3 DFD Level 1
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 implementasi Database Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Desain table berikut dapat dilihat dari SQL Server Entreprise Manager yang telah disediakan oleh SQL Server 2000.
14
4.2 Implementasi Program 4.2.1 Listing Program
a. Koneksi Database Untuk dapat mengakses masuk ke sebuah database SQL Server 2000 dengan visual basic 6.0 maka keduanya harus dihubungkan melalui sebuah koneksi 4.3 Testing Program Pengujian program dibagi menjadi dua, yaitu white box dan blackbox testing. a. Blackbox Testing No
Nama Form
Jenis Unit Tes
1. Form Menu Utama
2. Mater Data
3. Menu Proses
15
Hasil
Master Data
Ok
Menu Proses
Ok
Menu Laporan
Ok
Input Data
Ok
Cari Data
Ok
Setting Harga
Ok
Hitung Tonase
Ok
Hitung Pengeluaran
Ok
4. Menu Laporan
Slip Gaji
Ok
Lap Data Anggota
Ok
Lap Tonase
Ok
Lap Pengeluaran
Ok
Lap Gaji
Ok
Form Tambah
OK
From Edit
OK
From Simpan
OK
Form Hapus
OK
Form Batal
OK
5. Input Data
6. Cari Data
OK
7. Setting Harga
1. Hitung Tonase
16
Tambah
OK
Simpan
OK
Hapus
OK
Batal
OK
Exit
OK
Baru
OK
Simpan
OK
Batal
OK
Tutup
OK
Baru
OK
9 Hitung
Simpan
OK
Batal
OK
Tutup
OK
Baru
OK
Simpan
OK
Batal
OK
Tutup
OK
Cetak
OK
Cetak
OK
Cetak
OK
Cetak
OK
Pengeluaran
10 Slip Gaji
1. Lap Data Anggota 2. Lap Data Tonase 3. Lap Data Pengeluaran 4. Lap Data Gaji
4.4 Manual Program Berikut adalah tampilan dari implementasi aplikasi Sistem Informasi Penggajian pada KUD Subur makmur. Berikut fungsi dari setiap tampilan yang telah dibuat: a. Form Login
17
b. Menu Utama
c.
Form Pengeluaran
d. Form hitung Gaji
18
4.5
Pemeliharaan Sistem
4.5.1 Backup Database Langkah-langkah untuk melakukan backup database menggunakan Enterprise Manager adalah sebagai berikut. a.
Buka Enterprise Manager dan terhubung ke server.
b.
Buka folder database kudsubur dan klik kanan All Tasks, pilih Backup Database.
c.
Isikan nama backup baru
d.
Simpan folder beckup ke driver
19
e.
Klik tombol OK untuk menyimpan Backup Database baru
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi penggajian ini, yaitu: 1. Kekurangan sistem lama a. Pengolahan data di KUD Subur Makmur IV masih bersifat manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu aman. b. Penggunaan
sistem
yang
masih
manual
mempunyai
keterbatasan dalam proses pencarian data karena data tersebut masih tersimpan dalam bentuk catatan pada buku atau lembaran - lembaran kertas. c.
Untuk
meminimalisasi
masalah-masalah
tersebut
maka
diperlukan suatu sistem pengolahan data transaksi penggajian yang diharapkan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat serta dapat membantu dalam proses perkembangan KUD tersebut. 2. Kelebihan sistem baru a. Sistem dapat memberikan informasi penggajian secara tepat waktu, akurat dan relevan.
20
b. Dapat
menghemat
waktu
untuk
melakukan
pencarian,
pencatatan dan pemasukan data. c.
Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap.
d. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang. e. Dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak KUD Subur Makmur di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh pengolah KUD. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak KUD Subur Makmur untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu : 1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dan lebih menghemat waktu dibandingkan dengan sistem yang manual. 2. Dalam penerapan sistem baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah adanya perawatan hardware dan software yang baik dan benar. 3. Sistem
digunakan sebagai bahan penelitian berikutnya
untuk
mengembangkan program lebih lanjut. 4. Perlu
diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan
data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses penginputan data, record transaksi, sampai penyajian laporan dapat berjalan dengan lancar. Demikian
kesimpulan
dan
saran
yang
dapat
penyusun
sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan penjualan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan KUD Subur Makmur Teluk Panji IV.
21
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu Yogyakarta Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi Offset, Yoygakarta. HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yoygakarta. J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Andi Offset, Yogyakarta
22
