PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI KUD SARIMULYO KULON PROGO
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh : Herliani Safitri 09.12.3661
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 1
2
SERVICE INFORMATION SYSTEM PLANNING SAVES BORROW IN COOPERATION KUD SARIMULYO KULON PROGO
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI KUD SARIMULYO KULON PROGO
Herliani Safitri Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
Cooperatives are the type of business entity consisting of individuals or business and economic activities based on the principle of movement of the people who base on familial, and aim to prosper members. One of the type of cooperatives is savings and loan cooperatives. Its main activity is to raise and lend funds. In the current era of ICT, the use of information systems is absolutely necessary to do the bookkeeping activities of this kind . It is time for cooperatives go up to the next level in bookkeeping and reporting activities, so it can go hand in hand with the times. Cooperative "Sarimulyo" is a savings and loan cooperatives operating in Kenteng, Kembang, Nanggulan, Kulon Progo. In practice, managers use books and sheets of paper to keep records of membership, deposits, loans, and reporting of funds. When reviewing these "Sarimulyo" cooperative activity, what information systems can be built to make the process of accounting and reporting activities to be effective in their functions and efficient in manpower and resources? Is there any improvements in quality and quantity of information obtained from the system development? If there is, what information can be obtained? In this thesis, the author tries to analyze the subject. The results of this analysis will be used to build a new system which includes the savings and loan, is a mainstay of cooperatives in generating revenue. The new system will use a special applicationprogram is running according to the rules of the cooperative. Keywords: Information System, Cooperative, Bookkeeping, Repo
3
1.
PENDAHULUAN Di era TIK kini, perangkat komputer sangat lazim digunakan untuk membantu
suatu perusahaan dalam menunjang kegiatan usahanya. Ada banyak sekali cara, diantaranya memanfaatkan program aplikasi seperti Microsoft office atau Open Office. Namun, aplikasi seperti ini sebenarnya dirancang untuk pengguna pada umumnya. Banyak fitur-fitur yang tak terjamah namun disediakan oleh aplikasi tersebut. Di sinilah peranan customized software muncul. Dengan fitu-fitur unik sesuai dengan yang dibutuhkan secara real oleh perusahaan tersebut. Software ini dapat berupa banyak jenis, di antaranya adalah sistem informasi. Koperasi adalah jenis badan usaha yang beranggotakan perseorangan atau badan usaha dan kegiatannya berdasarkan prinsip gerakan ekonomi rakyat yang berasas kekeluargaan, serta bertujuan mensejahterakan anggotanya. Salah satu jenis koperasi adalah koperasi simpan pinjam. Kegiatan umumnya adalah menghimpun dan meminjamkan dana. Koperasi “Sarimulyo” adalah koperasi simpan pinjam yang beroperasi di Kentheng, Kembang, Nanggulan, Kulon Progo, Daerah Istimewa Yogyakarta. Koperasi sarimulyo ini dalam prakteknya, pengurus melakukan pencatatan tentang keanggotaan, simpanan, pinjaman, dan pelaporan dana menggunakan buku dan lembaran kertas. Selain itu informasi tentang keadaan real keuangan koperasi sendiri tidak dapat diketahui secara real time. Arsip koperasi sendiri tidak terkelola dengan teratur, sehingga sering terjadi kesulitan tracking transaksi. Pada skripsi ini, penulis mencoba menganalisis pokok bahasan tersebut. Hasil dari analisis ini akan digunakan untuk membangun sistem baru yang merupakan pengembangan dari sistem yang telah berjalan. Sistem yang baru ini akan menggunakan program aplikasi khusus yang berjalan sesuai aturan dalam koperasi “Sarimulyo”. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi, dan Analisis Sistem Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling
berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang
4
dirancang untuk mencapai satu tujuan1. Sedangkan sub sistem adalah suatu sistem yang kompleks yang ada didalam sebuah sistem yang lebih besar. Pengertian Sistem Menurut Jogiyanto H.M (2003:
34), menyatakan bahwa sistem dapat
didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Pendekatan sistem pada prosedur didefinisikan bahwa “sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”. Sedangkan pendekatan sistem pada komponen didefinisikan bahwa “sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu”. Contoh sistem yang didefinisikan pada pendekatan komponen adalah komputer sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak. 2.1.2
Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil dari olahan data-data yang telah diproses dan
diinterpretasikan sehingga menjadi sesuatu yang bermakna, berarti dan dapat dipahami serta dimengerti oleh masyarakat umum. Data adalah simbol atau fakta mentah yang tidak mempunyai arti dan nilai apapun secara tersendiri. Pengertian informasi menurut Gordon B. Davis (2002 : 27), “informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. 2.2.2.1 Kualitas Informasi Agar informasi yang didapat berguna maka informasi yang dihasilhan harus : 1)Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaianya serta informasi yang disajikan sebaiknya terikat dengan keputusan yang akan diambil oleh pengguna sistem informasi tersebut. 2)Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan. Antara informasi dengan kejadiankejadian atau objek yang diwakilinya harus cocok dengan faktanya. 3)Tepat waktu Informasi yang datang tidak boleh terlambat, karena informasi yang tidak tepat waktu akan menjadi informasi yang tidak berguna atau tidak dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. 2.1.3
Pengertian Sistem Informasi
1
Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern / Hanif Al Fatta; Yogyakarta: ANDI 2007 halaman 3
5
Sistem Informasi harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagi entitas penting sistem informasi. Adanya data dan informasi yang diolah serta diproses dan memiliki arti sehingga bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Menurut pendapat Burch dan Gudnistki sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi antar satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen-komponen sistem informasi meliputi :
a)Blok Masukkan (Input Block) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang dimasukkan yang dapat berupa dikumen-dokumen dasar. b) Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c)Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem. d) Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan kontak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e)Blok Database (database Block) Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f) Blok Kendali (Control Block)
6
Pengndalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila ada kesalahn2
kesalahan dapat langsung cepat diatasi . 2.2
Karakteristik Sistem Informasi Dalam memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan
unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah beberapa karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya : 1)Batasan (Boundary) Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2)Lingkungan (Enviroment) Segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. 3)Masukan (Input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkunagan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4)Keluaran (Output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5)Komponen (Component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentranformasikan input menjadi bentuk setengan jadi (Output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6)Penghubung (Interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7)Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 8)Pengolahan Sistem (Process System) 2
Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern / Hanif Al Fatta; Yogyakarta: ANDI 2007 halaman 10-11
7
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. 2.3
Sistem Perangkat Lunak yang digunakan
2.3.1
Visual Basic 6.0 Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user
interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners Allpurpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programming/OOP), Visual Basic juga bersifat modular karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modul-modul. 2.3.1.2 Kemampuan Visual Basic Visual Basic 6.0 memiliki beberapa kemampuan dan Keistimewaan yang menjadikan Visual Basic 6.0 ini unggul, yaitu : 1)Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. 2)Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah dalam pembuatan aplikasi dengan tugas-tugas tertentu. 3)Teknologi ActiveX
Tm
memungkinkan kita untuk memakai fungsi-fungsi yang
disediakan dari aplikasi lain, seperti pengolahan kata Microsoft Word, Microsoft Excel Spreadsheet, dan aplikasi windows lainya. 4)Visual Basic tersedia dalam tiga edisi setiap peralatan disiapkan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam setiap pembuatan aplikasi. Adapun ketiga edisi dari Visual Basic tersebut yaitu Visual Basic Learning Edition, Visual Basic Profesional Edition, dan Visual Basic Entreprise Edition. 5)Internet, mampu mengintegrasikan dokumen, baik dari aplikasi user ke internet maupun dari internet ke aplikasi user 6)Finishing aplication, untuk komplikasi aplikasi menjadi file .exe. kemudian dengan 3
Virtual Basic Machine, aplikasi dapat didistibusikan . 2.3.2
Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL (Structured Query Language) Server 2000 ialah perangkat lunak
Relation Database Management System (RDMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar. SQL server 2000 dapat dijalankan pada NT4.0
3
Andi Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Ms.SQL, Andi 2007, halaman 113
8
Server atau Microsoft 2000 Server, dan dapat diinstal juga pada personal desktop di Windows 2000 Professional, Windows 98, dan Windows Millenium. 2.6.2.2 Fasilitas–fasilitas Penting Dalam Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas-fasilitas yang mempermudah pengguna menangani database, diantarnya : a)Web assistant wizard. b) SQL server profiler. c)SQL server manager 3.
ANALISIS
3.1
Analisis Kelemahan Sistem Analisis terhadap kelemahan sistem mempunyai tujuan untuk mengetahui lebih
jauh, apakah sistem yang berjalan hingga saat ini masih layak dipertahankan untuk digunakan. Berdasarkan hasil identifikasi, kelemahan-kelemahan sistem pencatatan dan perhitungan pada koperasi “Sarimulyo” adalah sebagai berikut :
1.
Dari segi kehandalan Penganganan pencatatan yang masih manual dengan arsip, buku, danb kalkulator masih rentan terjadi kesalahan. Proses perhitungan yang cukup
rumit
dapat
mengakibatkan
ketidak
akuratan
dalam
hasil
perhitungannya,membuat informasi keuangan menjadi kacau dan berimbas pada salahnya pengambilan keputusan. 2.
Dari segi teknologi Di saat zaman semakin maju, dimana semua proses pembukuan diperusahaan-perusahaan besar sudah beralih ke sistem terkomputerisasi yang memang terbukti mampu menangani pembukuan dengan baik dan berkualitas,
koperasi
di
Indonesia,
khususnya
koperasi
“Sarimulyo”
seharusnya menyadari betapa pentingnya peran teknologi informasi dalam menunjang proses pembukuan yang berkualitas. Selama tiga puluh enam tahun beroperasi, pencatatan dilakukan dengan kombinasi manual dan computer pada saat transaksi juga seharusnya ditinggalkan karena tidak ada keterkaitan secara langsung dengan sistem perhitungan dan pencatatan koperasi. 3.
Dari segi document
9
Berkas-berkas yang semakin hari semakin bertambah akan membutuhkan banyak tempat, selain itu berkas ini juga tidak dapat bertahan dengan lama (rentan terhadap kerusakan) karena factor lingkungan. Berkas tersebut antara lain, buku transaksi sementara, laporan keuangan tiap periode, dan buku-buku anggota. 3.2.2
Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras Analisis kebutuhan lperangkat keras yang dibuthkan untuk sistem informasi koperasi simpan pinjam ini sangat sederhana, yaitu satu unit PC atau Notebook/Netbook keluaran tahun produksi 2008. Selain computer, printer juga dibutuhkan untuk mencetak laporan-laporan dan bukti transaksi. 3.2.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Analisis kebutuhan perangkat lunak ini adalah program yang digunakan untuk mendukung kegiatan dari sistem computer. Perangkat lunak yang digunakan adalah Windows XP Profesional sebagai sistem operasi, dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai perangkat lunak untuk mengelolah database. 3.2.2.3 Kebutuhan Informasi Informasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting dalam proses pelayanan pada koperasi sarimulyo, karena dengan adanya informasi yang baik maka akan sangat mendukung terciptanya sebuah kinerja yang baik. Dalam mingkatkan kinerja perusahaan untuk pengolahan data, maka dibutuhkan berbagai laporan-laporan yang berhubungan dengan membantu kelancaran peningkatan kinerja. Kebutuhan informasi yang dihasilkan, yaitu berupa : laporan anggota, laporan simpanan, laporan penarikan simpanan, laporan, pinjaman, laporan angsuran pinjaman, laporan jurnal, laporan pembagian SHU, laporan jurnal penutup, laporan SHU, dan laporan neraca. 3.2.2.4 Kebutuhan Pengguna (user) Dalam sistem informasi ini, dibutuhkan beberapa tingkatan user. Tingkatan user dibedakan berdasarkan wewenangnya terhadat fasilitas dan informasi yang tersaji dalam sistem informasi koperasi simpan pinjam ini. 1.
Administrator, user ini memiliki hak penuh atas seluruh fasilitas yang ada dalam sistem dan pengaturan sistem. Tanggung jawab terbesar atas keamanan sistem dipegang oleh seorang administrator. Administrator yang dibuthkan oleh sistem ini sebanyak satu orang.
2.
Petugas, tugas dari petugas adalah menginputkan data transaksi, data anggota, pengelolaan rekening, dan pencetakan laporan-laporan jumlah personil yang dibuthkan sebanyak satu orang.
10
3.
Pengurus, pengurus koperasi hanya mendapatkan hak ases untuk modul laporan.
3.2.2.5 Kebutuhan Fungsional 1.
Sistem harus dapat menangani transaksi pokok dalam simpan pinjam, meliputi : a.
Pengelohan simpanan anggota, yaitu simpanan pokok, simpanan wajib, dan simpana sukarela.
b.
Pengolahan
pinjaman
angggota,
yaitu
pengolahan
pinjaman,
pemilihan banyak angsuran, dan perhitungan angsurannya. c.
Pengelohan data penarikan simpanan oleh anggota.
d.
Pembayaran angsuran pinjaman anggota, termasuk di dalamnya proses
perhitungan
saldo
pinjaman
anggota,
dan
denda
keterlambatan angsuran. 2.
Sistem harus dapat menangani pengolahan data anggota
3.
Sistem harus dapat menangani pencarian data anggota
4.
Sistem harus dapat menangani pengolahan jurnal umum
5.
Sistem harus dapat melakukan pengaturan-pengaturan yaitu : a.
Sistem harus dapat mengatur rekening-rekening yang digunakan dalam pembukuan koperasi
b.
Rekening
yang
bersangkutan
dengan
SHU,
yaitu
simpanan,
pinjaman, dan denda pinjaman
6.
7.
c.
Pengaturan alokasi SHU
d.
Pengaturan jumlah pinjaman yang mampu dipinjamkan ke anggota
Sistem harus dapat melakukan perhitungan-perhitungan, meliputi : a.
Perhitungan SHU
b.
Pembagian SHU per anggota
Sistem harus dapat melakukan bebrapa pelaporan dengan periodisasi, meliputi :
3.2.3
a.
Laporan jurnal, jurnal penutup, pembagian SHU, SHU dan Neraca
b.
Laporan simpanan dan pinjaman anggota per periode pertemuan
c.
Laporan transaksi berdasarkan periode tertentu.
Analisis Kelayakan Sistem Setelah mengetahui permasalahan yang ada dalam sistem yang lama, maka
langkah selanjutnya adalah menuju sistem yang baru melalui analisis kelayakan sistem. Analisis kelayakan sistem ini akan menguji apakah sistem baru yang diusulkan dapat
11
memenuhi criteria layak dari berbagai aspek, misalnya aspek ekonomi, hukum, teknologi, social, dan operasional. 3.2.3.1 Kelayakan Teknologi Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi ini adalah teknologi yang dapat dengan sangat mudah didapatkan sekarang. Selain mudah didapatkan, computer sebagai alat utama dalam sistem informasi ini, bukan merupakan barang mewah dan asing lagi untuk orang sekarang. Pengoperasian computer sendiri saat ini mudah dipelajari. Sistem informasi akan dibuat semudah mungkin sesuai dengan kebutuhan user, sehingga memudahkan pengoperasiannya. Dengan sedikit pelatihan, user dapat menggunakan sistem informasi ini dengan baik. Ketersediaan alat di pasaran dan kemudahan pengoperasian sistem, membuat sistem ini layak dari sisi teknologi. 3.2.3.2 Kelayakan Hukum Sistem dikatakan layak secara hokum apabila tidak melanggar peraturan dan hokum yang berlaku. Secara hokum, tidak ada undang-undang yang melanggar pembuatan aplikasi computer untuk kegiatan perkoperasian di Indonesia. Masalah legalitas software pendukung aplikasi yang sering menjadi sorotan utama, tidak akan menjadi permasalahan karena dalam sistem yang baru ini menggunakan software yang legal, resmi, dan berizin. Software pendukung seperti sistem operasi windows xp, mysql, dan crystal report sudah termasuk dalam rincian anggaran belanja sistem baru. Dengan rincian di atas, sistem ini dipastikan tidak akan melanggar hukum di kemudian hari yang berkaitan dengan legalitas dan izin. 3.2.3.3 Kelayakan Operasional Pengoperasian sistem ini tidak membutuhkan skill khusus di bidang computer. Kemampuan yang diperlukan hanya kemampuan dasar pengoperasian computer dan pengoperasian aplikasi sistem informasi koperasi simpan pinjam. Dalam pembuatannya, sistem baru yang dibangun ini sudah melalui penelitian mendalam yang memperhatikan kebutuhan-kebutuhan user secara spesifik. Sehingga secara operasional sistem ini sudah dapat meliputi kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan dalam pembukuan koperasi simpan pinjam. Sebelum penerapan program aplikasi pada koperasi, akan diadakan pelatihan mendalam tentang aplikasi, sehingga saat pelatihan selesai, pengguna aplikasi dipastikan akan dapat mengoperasikan aplikasi tersebut. 3.2.3.4 Kelayakan Sosial Kelayakan social ditinjau dari pengaruh yang dibawa oleh sistem kepada lingkungan social (lingkungan masyarakat, social, pendidikan, dan budaya). Sistem baru
12
yang akan dibangun ini, tidak akan mengganggu kepentingan lingkungan social di luar sistem, karena sistem ini hanya beroperasi di dalam lingkup sistem tanpa melibatkan lingkungan luar (social). Selain lingkungan social yang ada di luar sistem, lingkungan di dalam sistem seperti pegawai koperasi, dipastikan tidak akan terganggu kepentingannya, justru dengan adanya sistem ini akan membuat pegawai koperasi akan semakin dipermudah dalam kerjanya di koperasi. 3.2.3.5 Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi adalah hal yang paling diperhatikan dalam setiap pengembangan sistem. Berbicara kelayakan ekonomi, pasti akan berkenaan dengan analisis biaya dan manfaat ( costs-benefits analysis). Koperasi menginvestasikan dananya untuk pengembangan sistem ini untuk memperoleh manfaat di kemudian hari. Melihat pertumbuhan anggota koperasi yang baik, koperasi perlu membuat keputusan investasi dalam sistem pembukuan yang lebih baik. Untuk itu harus ditunjang dengan perangkat-perangkat teknologi yang memadai seperti : 1)
Biaya pengadaan : Pengadaan perangkat lunak (Software), pengadaan perangkat keras (hardware) yang akan diusulkan. a.
Komponen perangkat keras
Table 3.1 Komponen perangkat keras Jenis hardware
Keterangan
Laptop
Acer Aspire 4750-2332G50Mn
Mouse
LOGITECH Black Optical Mouse [M100]
Printer
CANON PIXMA iP2770
Total
Harga Rp 5.000,000
Rp 73.700
Rp 481.500 Rp 5.555,200
Sumber : http://www.tokopedia.com/search?sc=288&vi=1&q=acer&st=product http://www.harganya.com/komputer-aksesoris-komputer/daftar-hargamouse-lengkap-dan-updated-harganya.html http://www.bhinneka.com/category/printer/brands/canon.aspx Per tanggal : 28 Maret 2012
13
b.
Komponen perangkat lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan antara lain, sistem operasi, DBMS, dan aplikasi pembuatan laporan. Tabel 3.2 Komponen perangkat lunak
Jenis Software
Keterangan
Harga
Sistem operasi
Microsoft Windows 7
*bundled with Windows 7 OS
DBMS
Mysql
*free
Total
Rp 0,00
Untuk penggunaan sistem operasi, tidak memerlukan biaya tambahan, karena OS sudah di-bundle dengan notebook. Sedangkan mysql sendiri merupakan software free berada di bawah GPL. Namun, untuk keperluan koperasi ini, developer sistem membuat program ini menjadi opensource, karena itu lisensi GPL masih berlaku, sehingga tidak memerlukan tambahan biaya pembelian mysql. 2)
Biaya
pengembangan
sistem
diantaranya,
berhubungan
dengan
pengoperasian sistem tersebut terdiri dari biaya variable yang meliputi biaya perawatan hardware, perawatan software, dan biaya overhead. 3) Biaya operasional dan pemeliharaan aplikasi. 4)
Manfaat terdiri dari manfaat berwujud (tangible benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible benefit). Manfaat berwujud adalah yang berupa penghematan-penghematan atau bentuk satuan nilai uang, sedangkan manfaat yang tidak berwujud sulit untuk diukur dengan satuan nilai uang, maka pengukurannya dapat dilakukan dengan taksiran atau perkiraan. Manfaat berwujud dalam sistem informasi penjualan obat adalah : 1.
Pengurangan biaya operasi
2.
Pengurangan kesalahan proses
3.
Pengurangan biaya persediaan
Dari penelitian di lapangan dan berdasarkan kebutuhan untuk mengembangkan sistem baru maka dapat dirincikan biaya dan manfaat proyek, sebagai berikut : Table 3.3 Rincian Biaya dan Manfaat Th 0
Th 1
Th 2
I. Biaya-biaya
14
1. Biaya Pengadaan a. Biaya Pembelian Hardware
5,555,200.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
5,600,200.00
0.00
0.00
- Biaya pengumpulan data
0.00
0.00
0.00
- Biaya Analisis dan Desain
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
- Biaya konversi sistem
300,00.00
0.00
0.00
- Biaya pelatihan petugas
100,00.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
400,00.00
0.00
0.00
5,640,200.00
0.00
0.00
0.00
211,800.00
304,000.00
b. Biaya Perawatan Hardware
200,000.00
240,000.00
c. Biaya Perawatan Software
250,000.00
220,000.00
d. Biaya Backup Data (3x 1th)
117,000.00
117,000.00
0.00
778,800.00
881,000.00
5,640,200.00
778,800.00
881,000.00
a. Pengurangan biaya operasi
0.00
247,200.00
226,000.00
b. Pengurangan kesalahan proses
0.00
63,000.00
81,000.00
c. Peningkatan nasabah/anggota
0.00
1,215,000.00
1,620,000.00
b. Biaya Pembelian Software 2. Biaya Persiapan Operasi c. Biaya penerapan sistem
450,00.00
Total Biaya Pengadaan & Persiapan Operasi 2. Biaya Proyek a.
Biaya
Analisis
dan
Desain
Sistem
Sistem b. Biaya Pembuatan Program c. Biaya penerapan sistem
- Biaya konversi data lama ke sistem baru Total Biaya Proyek Total Biaya Pengembangan Sistem 3. Biaya Perawatan a. Biaya Overhead
Total Biaya Operasi dan Perawatan Total Biaya-biaya
II. Manfaat-manfaat 1. Keuntungan berwujud
15
Total keuntungan berwujud
0.00
1,525,200.00
1,927,000.00
0.00
3,108,000.00
3,996,000.00
b. Peningkatan kerja petugas
0.00
1,596,000.00
2,052,000.00
Total keuntungan tak berwujud
0.00
4,704,000.00
6,048,000.00
Total Manfaat-manfaat
0.00
6,229,200.00
7,975,000.00
(5,640,200.00)
5,450,400.00
7,094,000.00
2. Keuntungan berwujud a. Peningkatan
pelayanan
thdp
anggota
Total Manfaat – Total biaya
Terdapat beberapa cara untuk melakukan analisis biaya dan manfaat, antara lain : a)
Metode Periode Pengembalian (Payback Periode) Metode payback periode ini menggambarkan berapa lama suatu investasi dapat ditutup dengan aliran kas masuk (proceed). Kas masuk adalah selisih antara manfaat yang dihasilkan untuk sistem baru. Apabila masa manfaat sistem baru lebih lama dibandingkan dengan periode pengembalian, maka investasi dapat dilanjutkan. Selain itu, metode ini dapat digunakan untuk mengetahui seberapa cepat suatu investasi dapat kembali. Adapun perhitungan dengan metode ini adalah sebagai berikut : Nilai investasi
Rp 5,640,200.00
Proceed periode thn I
Rp 5,450,400.00
Sisa investasi thn II
PP = Rp 189,800.00
-
Rp 189,800.00
x 12 bulan = 0,40 bulan
Rp 5,640,200.00 Berdasarkan perhitungan, payback period didapatkan saat sistem berjalan selama 1 tahun 29 hari. Pada awal tahun kedua penerapan sistem, investasi sudah dapat kembali. Umur ekonomis sistem ini adalah dua tahun, dan nilai payback period sendiri lebih kecil daripada umur ekonomis. Jadi berdasarkan analisis ini, sistem baru dinyatakan layak untuk digunakan. b)
Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment) Metode pengembalian investasi atau yang biasa disebut dengan ROI, menggambarkan persentase manfaat yang diperoleh dari sistem baru
16
dibandingkan dengan biaya investasi dan operasi yang dikeluarkan. Rumus perhitungan ROI adalah sebagai berikut : Total Manfaat – Total Biaya ROI =
Total Biaya
x 100%
Apabila ROI > 0, maka proyek sistem baru dapat diterima. Berikut ini adalah perhitungan ROI untuk sistem baru yang diusulkan :
Manfaat
tahun ke-1 = Rp 6,229,200.00 Manfaat tahun ke-2
= Rp 7,975,000.00
Total Manfaat
= Rp 14,204,200.00
Untuk segi biaya yang dikeluarkan adalah : Biaya Tahun ke-0
= Rp 5,640,200.00
Biaya Tahun ke-1
= Rp 778,800.00
Biaya Tahun ke-2
= Rp 881,000.00
Total Biaya
= Rp 7,300,000.00
14,204,200.00 – 7,300,000.00 ROI =
x 100% 7,300,000.00
= 94,57% Hasil perhitungan ROI memberikan nilai 94,57%, yang artinya proyek sistem baru ini memberikan keuntungan sebesar 94,57% dari keseluruhan biaya investasi. Sehingga proyek ini dinyatakan layak. c)
Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Metode nilai sekarang atau Net Present Value (NPV) ini merupakan metode untuk mengetahui berapa besar keuntungan sekarang ditahun yang akan dating dengan memperhatikan nilai waktu dari uang. Rumus NPV sendiri adalah : NPV = -Nilai Proyek + Proceed 1 + Proceed 2 + Proceed n (1+i%)
1
(1+i%)
2
n
(1+i%)
Keterangan : NPV : Net Present Value I
: Tingkat suku bunga diskonto
n
: Umur proyek
17
Perhitungan Net Present Value (NPV) dengan tingkat suku bunga diskonto yang diperhitungkan sebesar 6,5% per tahun dengan dasar suku bunga Bank Indonesia sebagai berikut : NPV = -5,640,200.00 + 5,450,400.00 + 7,094,000.00 1.0650
1.1342
NPV = -5,640,200.00 + 5,117,746.48 + 6,254,490.95 NPV = -5,640,200.00 + 11,372,237.43 NPV = 5,732,037.43 Pada hasil perhitungan terhadap nilai mata uang di masa 2 tahun yang akan dating, diperoleh hasil NPV yang > 0. Artinya, di masa mendatang, proyek ini masih menguntungkan bagi perusahaan. Jadi, berdasarkan analisis NPV, sistem baru yang diusulkan ini layak untuk dijalankan. Pengujian kelayakan ekonomi pada sistem baru telah dilakukan, dan berikut adalah ringkasan hasilnya : Table 3.4 Hasil pengujian kelayakan ekonomi sistem baru No
5.
Metode pengujian
Nilai
Syarat
Keputusan
1
Payback Periode
1 tahun 29 hari
Layak
2
Return of Investment
94,57%
> 0
Layak
3
Net Present Value
5,732,037.43
> 0
Layak
Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya dengan adanya
penelitian pada KUD Sarimulyo Kulon Progo, dalam rangka pennyusunan skripsi dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Simpan Pinjam Pada Koperasi KUD Sarimulyo Kulon Progo”, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1.
Proses pengadaan data yang berjalan masih menggunakan cara manual dan
belum
adanya
program
khusus
untuk
mengolah
data
yang
mengakibatkan pelayanan informasi simpan pinjam kurang cepat dan akurat,
oleh
karena
itu
perlu
dibuat
sistem
komputerisasi
untuk
memudahkan pengolahan data dan pembuatan laporan.
18
2.
Kelebihan dari sistem terkomputerisasi ini adalah : a.
Mempercepat dan mempermudah proses pengolahan data.
b.
Informasi juga dapat disajikan dengan cepat dan akurat.
c.
Semua data tersimpan dan terorganisir dengan rapi.
d.
Laporan dapat disusun dengan cepat.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern / Hanif Al Fatta; Yogyakarta: ANDI Arief,M Rudyanto, 2007. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000/ M. Rudyanto Arief; Yogyakarta : ANDI
19
Gordon B. Davis. 2002. Management Information Sistem : Conceptual Foundations, Structure and Development. Tokyo:McGraw-Hill Kogasukha,Ltd. Lucas, J.R. dan Henry, C. 1987. Analisis Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Ms.SQL, ANDI http://www.tokopedia.com/search?sc=288&vi=1&q=acer&st=product http://www.harganya.com/komputer-aksesoris-komputer/daftar-harga-
mouse-lengkap-
dan-updated-harganya.html http://www.bhinneka.com/category/printer/brands/canon.aspx
20
