ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Sharazita Dyah Anggita 08.12.2916
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
THE ANALYZE AND DESIGNING OF KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN CREDIT UNION SYSTEM ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN Sharazita Dyah Anggita Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Information technology is one of area in which progress more rapidly than other areas, such as agriculture, industrial, automotive, and others. Furthermore the current information technology give a great influence on various aspects of community life. Computers as tools of technology eventually selected as one of the most likely alternative in helping to complete the work and handle the information flow in large quantities to make the right decisions and accurate. “Koperasi Pegawai Republik Indonesia Tunas Harapan” as a business entity that has a lot of activities and work program also need a computer system that can process data in order to get the information they need. In this case the unit is taken as the unit of savings and loans cooperative members. The cooperative process data and financial flows still using a manual bookkeeping. Although it uses a calculator but it still often wrong. Surely it hinders the performance of the officer to process data efficiently so that’s not guarantee the accuracy of the information. Given this research are expected to facilitate the cooperative unit in processing the data on credit union system so as to produce accurate information. Keywords : information , data , accurate
1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan cermat. Pada umumnya setiap instansi pemerintahan maupun swasta membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengolah dan melihat kembali suatu informasi. Komputer sebagai perangkat teknologi canggih akhirnya terpilih sebagai salah satu alternatif yang paling mungkin dalam membantu menyelesaikan pekerjaan dan menangani arus informasi dalam jumlah yang besar, serta membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dan akurat. Koperasi Pegawai Republik Indonesia Tunas Harapan sebagai badan usaha yang memiliki banyak kegiatan dan program kerjapun juga membutuhkan suatu sistem untuk dapat mengolah data guna mendapatkan informasi yang mereka butuhkan pada unit simpan pinjamnya.
2. LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Sistem Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2. Definisi Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.2.1. Siklus Informasi Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya melahirkan informasi.
Prose (Model)
Output (Information)
Input Data
Dasar Data Data (Tangkap)
Penerima
Keputusan Tindakan
Hasil Tindakan
Gambar 2.1 Siklus Informasi 2.2.2. Kualitas Informasi Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu: 1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai
bila
manfaatnya
lebih
efektif
dibandingkan
dengan
biaya
mendapatkannya. 2.3. Definisi Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.4. Definisi Koperasi Definisi koperasi sebenarnya sangatlah beragam di seluruh dunia, namun Indonesia terdapat dua acuan tentang definisi koperasi, yaitu: 1. Menurut Moh. Hatta (Bapak Koperasi Indonesia) seperti yang dikutip oleh Sitio dan Tamba (2001, h.17), “koperasi adalah usaha bersama untuk memperbaiki nasib penghidupan ekonomi berdasarkan tolong-menolong. Semangat tolong-menolong tersebut didorong oleh keinginan memberi jasa kepada kawan berdasarkan „seorang buat semua dan semua buat seorang‟” 2. Definisi UU No.25/1992, koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat, yang berdasar atas azas kekeluargaan. 2.4.1. Koperasi Simpan Pinjam Koperasi simpan pinjam atau koperasi kredit dibentuk untuk memberikan peluang kepada anggota-anggotanya untuk memperoleh pinjaman dengan mudah dan dengan bunga yang ringan. Koperasi simpan pinjam sendiri memiliki pengertian sebagai koperasi yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui tabungan-tabungan para anggota secara teratur dan terus-menerus untuk kemudian dipinjamkan kepada para anggota dengan cara mudah, murah, cepat, dan tepat untuk tujuan produktif dan kesejahteraan (Anoraga dan Widiyanti, 1996, h.23).
2.5. Analisis Sistem Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya
dengan
maksud
mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
untuk
mengidentifikasikan
kesempatan-kesempatan,
dan
hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).
2.6. Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1.Flowchart Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain. 2.6.2. DFD Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.
2.7. Definisi Basis Data Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan (berelasi). Dalam ilmu komputer, definisi basis data bertambah spesifik, yaitu kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (disk). Data diwujudkan dengan bentuk tabel-tabel. Relasi antar tabel ditunjukkan dengan adanya kunci (key) pada kolom (field) yang memiliki keterkaitan fungsi. Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1. Identifikasi Masalah Masalah utama dari koperasi tersebut ada pada proses pencatatan yang tidak teratur dan tidak efisien. Koperasi masih menggunakan arsip kertas dan buku untuk melakukan pencatatan yang dibantu dengan perhitungan kalkulator, sehingga proses perhitungan cukup menyita konsentrasi. 3.2. Analisis Kebutuhan Sistem Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses system apa saja yang ada di sana. b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan digunakan. 3.3. Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap
sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem layak untuk diimplementasikan atau tidak. 3.4. Perancangan Sistem 3.4.1.Flowchart Sistem Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. 3.4.2. DFD Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem informasi simpan pinjam yang terstruktur dan jelas. 3.5. Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe datanya. 3.6. Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah dilakukan seleksi. 4.1. Rencana Implementasi Sistem Rencana implementasi merupakan suatu arah dan
batasan yang harus
dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.2. Pelaksanaan Proses Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut adalah: 4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemilihan Personil
Personil yang dipilih adalah karyawan dari KPRI Tunas Harapan, dalam hal ini adalah juru buku koperasi tersebut, dengan pertimbangan bahwa karyawan tersebut sudah memahami sistem simpan pinjam, sehingga hanya diperlukan penyesuaian terhadap sistem yang baru. 2. Pelatihan Personil Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan personil, yaitu: 1) Pelatihan Prosedur 2) Pelatihan Tutorial 3) Pelatihan Praktek Kerja 4.2.2.Instalasi Perangkat Lunak 1. Instalasi SQL Server 2000. 2. Instalasi aplikasi. 4.2.3. Pengetesan Program Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data, simpan data dan media output/keluaran. 1.
Pengetesan terhadap input dan edit data
2. Pengetesan terhadap item pencarian data 3. Pengetesan terhadap item simpan data 4. Pengetesan terhadap media output 4.2.4.Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. 4.2.5. Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama. Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang ada pada sistem koperasi simpan pinjam dikonversi ke dalam sistem baru.
Pelaksanaan konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan data akan tetap berjalan lancer. 4.3. Manual Program
Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi. Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam. 4.3.1 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.4 Form Menu Pada form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem koperasi simpan pinjam ini. Terdapat beberapa sub menu yaitu: 1) File : Exit 2) Olah Data Master : Data anggota , Data Jenis Simpanan 3) Transaksi : Simpanan, Penarikan Simpanan, Pinjaman, Angsuran, Tutup Angsuran 4) Laporan : Laporan anggota, Laporan simpanan, Laporan penarikan, Laporan pinjaman, Laporan angsuran
4.3.2
Form Anggota
Gambar 4.5 Form Anggota
Gambar 4.6 Tampilan Data Anggota Form ini berfungsi untuk menginputkan data anggota. Langkah awal menginputkan data dengan menekan tombol tambah maka seluruh textbox akan aktif. Tombol edit digunakan untuk mengubah data anggota apabila ada pembaruan data. Pada Gambar 4.6 juga disediakan menu pencarian anggota berdasar Nip dan nama sehingga memudahkan user dalam mencari data anggota. Dengan klik satu kali data anggota yang ada di tab data anggota, maka data tersebut akan muncul di textbox pada tab formulir.
4.3.3
Form Jenis Simpanan
Gambar 4.7 Form Jenis Simpanan Untuk menginputkan data jenis simpanan diawali dengan menekan tombol tambah, maka kode jenis simpanan akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan duplikat kode jenis simpanan. Tombol simpan untuk menyimpan data setelah selesai menginputkan data. Tombol hapus untuk menghapus data jenis simpanan. Tombol batal untuk membatalkan input data. Semua data jenis simpanan akan ditampilkan pada tab data jenis simpanan. 4.3.4
Form Simpanan
Gambar 4.8 Form Simpanan Untuk mengawali input data pada transaksi simpanan ini diawali dengan menekan tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode penarikan. Data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota. Di dalam form pop up anggota user dapat melakukan pencarian data anggota dengan mengetikkan nip atau nama anggota yang dicari yang kemudian data anggota tersebut akan ditampilkan di text box nip, nama, komisariat dan alamat pada formulir simpanan. 4.3.5
Form Penarikan Simpanan
Gambar 4.9 Form Penarikan Simpanan Untuk mengawali input data pada transaksi penarikan simpanan ini, diawali dengan menekan tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode penarikan. Sama seperti pada form simpanan, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota. Jika anggota sudah pernah melakukan transaksi simpanan maka data simpanan akan muncul di formulir dan datagrid form penarikan simpanan.
4.3.6
Form Pinjaman
Gambar 4.10 Form Pinjaman Untuk mengawali input data pada transaksi pinjaman ini, diawali dengan menekan tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode pinjaman. Sama seperti pada form sebelumnya, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota. Di sini akan dicek terlebih dahulu apakah anggota masih mempunyai tanggungan pinjaman. Jika ternyata masih mempunyai tanggungan maka akan muncul peringatan dan user tidak dapat melakukan transaksi pinjaman. 4.3.7
Form Angsuran
Gambar 4.11 Form Angsuran Untuk mengawali input data pada transaksi pinjaman ini, diawali dengan menekan tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode angsuran. Sama seperti pada form sebelumnya, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota. Setelah data anggota masuk di form angsuran maka kode pinjaman, pokok pinjaman, angsuran pokok, angsuran ke dan sisa pinjaman akan terisi secara otomatis. Penyimpanan data dilakukan dengan menekan tombol simpan yang akan mengupdate otomatis sisa pinjaman. Seluruh data angsuran anggota akan ditampilkan pada tab data angsuran anggota. 4.3.8
Form Tutup Pinjaman
Gambar 4.12 Form Tutup Pinjaman Setelah data anggota masuk di formulir tutup pinjaman maka semua data yang ada pada form ini akan terisi. Pada dasarnya alur pada form ini tidak jauh beda dengan form angsuran. Karena data yang diinputkan pada form ini juga akan disimpan pada tabel angsuran. Hanya saja pada form ini terdapat perhitungan jasa yang harus dibayarkan anggota. Penyimpanan data dilakukan dengan tombol simpan dan data transaksi akan tampil pada tab data angsuran.
4.3.9
Laporan Anggota
Gambar 4.13 Laporan Anggota 4.3.10 Laporan Simpanan
Gambar 4.14 Laporan Simpanan
4.3.11 Laporan Penarikan
Gambar 4.15 Laporan Penarikan
4.3.12 Laporan Pinjaman
Gambar 4.16 Laporan Pinjaman
4.3.13 Laporan Angsuran
Gambar 4.17 Laporan Angsuran
5. KESIMPULAN Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN ” maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa : a. Penyimpanan data dan bukti transaksi simpan pinjam anggota Koperasi Pegawai Republik Indonesia “Tunas Harapan” ini masih disimpan berupa berkas dan dibukukan secara manual sehingga memperbesar kemungkinan kehilangan data. Dengan adanya sistem ini maka data tidak perlu disimpan dalam bentuk berkas lagi karena semua data sudah tersimpan di dalam database dan petugas hanya tinggal mencetak data-data tersebut pada saat diperlukan. b. Pencatatan
dan
pengolahan
data
transaksi
simpan
pinjam
masih
belum
terkomputerisasi sehingga menyebabkan informasi yang tidak akurat. Belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data transaksi simpan pinjam masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan perhitungan dan pencatatan data yang
membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi. Dengan adanya sistem ini maka akan menghindari kesalahan perhitungan transaksi dan mempermudah pencarian data. Program yang kami buat masih terlalu sederhana dan masih terdapat beberapa kekurangan yang masih dapat dikembangkan lagi, seperti tampilan program, output program dan masih banyak kesalahan dan kekurangan lainnya, tentunya kami berharap dapat menyempurnakan lagi sehingga menjadi lebih sempurna untuk user.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI
Isroi dan Ramadhan, Arief. 2004. Seri Pelajaran Komputer Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI Ramalho, Jose. 2001. SQL Server 7.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit ANDI
