JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 7 No. 1, April 2007 : 14 - 18
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN PEMBAYARAN PIUTANG SEBAGAI ALAT KEPUTUSAN PEMBERIAN KREDIT Studi kasus pada PT. JSK Oleh :
Hastoni* dan Suhendra *Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor
ABSTRACT As for target is why done/conducted by this research is to measure and know role of sale accounting information system and acceptance of payment of receivable a company conducting activity of sale of yielded goods. Result of research to show that Company have applied accounting information system good enoughly in activity of sale and acceptance of payment of its receivable. Is can be seen from execution of procedure of activity of product selling. For the procedure of giving of credit, the company have determined of giving of policy of credit of its customer/ client type the adapted for the amount of sale as well as its storey;level of him. Information of sales department also assist in determining policy of company credit to customer/ client. Result of evaluation in this research of company the show that in accounting information system there are duplication of function in compared of sale procedure. The mentioned seen from accounting function which double also as credit function so that in is internal of control assessed is unfavourable. Besides in execution of credit to [customer/ client] of company still disregard because reason to take care of potency of customers. For that company require to pay attention the things because with existence of good system development and repair of company can assess customer/ client and give credit as according to customer/ client criterion. Keywords : accounting information system, credit
PENDAHULUAN Pada perusahaan yang menjual barang atau jasa tentu tidak terlepas dengan bagian penjualan. Penjualan terbagi menjadi dua berdasarkan bentuknya yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan atas barang dagangan atau jasa yang dilakukan oleh penjual kepada konsumen atau pembeli yang pembayarannya dilakukan secara tunai atau cash. Sedangkan penjualan kredit adalah penjualan barang dagangan atau jasa yang pembayarannya dilakukan dengan memakai jangka waktu atau batas waktu yang
disepakati oleh pihak penjual dan pihak pembeli. Penjualan yang bersifat kredit tentu tidak lepas dari adanya buku pembantu piutang. Piutang timbul karena adanya penjualan kredit atas barang yang dijual oleh perusahaan. Bagi kebanyakan perusahaan, piutang merupakan pos yang penting karena merupakan bagian aktiva lancar yang besar bagi perusahaan. Piutang merupakan kas yang tertunda yang penerimaannya ditentukan oleh waktu oleh karena ada semacam risiko yang mungkin akan terjadi yaitu, tidak tertagihnya piutang tepat
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 7 No. 1, April 2007
pada waktunya atau bahkan kerugian yang diakibatkan konsumen yang gagal bayar. Untuk itu bila perusahaan kurang melakukan pengendalian pada piutang dapat mengakibatkan kerugian yang cukup besar berupa piutang tak tertagih. Untuk itu perusahaan perlu sekali melakukan survei atau penilaian terhadap para calon pembeli, hal ini berkaitan dengan jumlah piutang yang mungkin akan tidak dapat ditagih. Pemberian kredit atas penjualan kredit pada debitur harus dapat diberikan perhatian yang baik, karena berkaitan erat dengan bagian penjualan dan penerimaan piutang. Sebelum kredit diberikan kepada konsumen, perusahaan biasanya menerapkan sistem prosedur yang biasanya disebut 5 C (Character, Capital, Capacity, Conditions, Colleteral.) dalam penilaian konsumen. Dan melakukan penilaian melalui analisis umur piutang. Hal tersebut dilakukan semata-mata sebagai pengendalian terhadap piutang. Dengan prosedur kebijakan kredit dan penagihan yang baik tentu saja akan dapat memberikan keamanan bagi perusahaan dalam melakukan penjualan. Dengan demikian pengambilan keputusan pemberian kredit mempengaruhi tingkat profitabilitas perusahaan ini berarti membuat pengelolaan manajemen dan akuntansi untuk piutang menjadi bagian tugas yang penting. Adapun berbagai pertimbangan pokok dalam akuntansi untuk piutang selalu melibatkan pengakuan, penggolongan, penilaian, dan pelaporan, serta pemilihan calon pembeli/debitur. Peranan pemberian kredit kepada debitur sangat memberikan pengaruh yang signifikan karena dengan adanya pemberian kredit diharapkan akan meningkatkan penjualan. Pengambilan keputusan yang tepat terhadap pemberian kredit akan dapat memberikan gambaran bahwa perusahaan sangat teliti dalam mencari customer atau kriteria para calon pembeli. Perusahaan yang kompeten harus menetapkan bagaimana memilih calon pembeli yang tepat dan prosedur apa yang harus ditempuh, agar dikemudian hari perusahaan tidak menderita kerugian yang besar. Ketepatan pengambilan keputusan akan menjadikan suatu gambaran yang baik karena penilaian terhadap perusahaan terhadap penjualan kredit mempengaruhi seberapa besar
bagian penjualan menentukan pelanggan yang diberikan kredit. Informasi terhadap calon pembeli akan dapat membantu bagi pihak pemasaran dalam hal ini bagian manajer pemasaran untuk dapat menentukan penjualan, menentukan pemberian kredit, dapat menentukan keuntungan, dan lain-lain. Pengambilan keputusan pemberian kredit yang tepat diharapkan dapat mengurangi kerugian yang diderita perusahaan. Untuk itu diperlukan suatu kontrol atau pengawasan terhadap kebijakan pemberian kredit, berserta persyaratan-persyaratan kredit. Struktur sistem dan prosedur penjualan mencakup semua kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh manajemen guna pengedalian terhadap penjulanan dalam hal ini penjualan kredit perusahaan. Dukungan sistem dan prosedur yang baik diharapkan pemberian kredit kepada konsumen dapat secara tepat diberikan.
METODE PENELITIAN Metode penelitian merupakan cara kerja untuk dapat memahami objek penelitian. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode penelitian yang sesuai dengan jenis dan tujuan penelitian. Hal tersebut dilakukan untuk mendapatkan hasil penelitian yang benar-benar berguna untuk pihak perusahaan. Dalam melakukan penelitian yang dilakukan dalam metode penelitiannya ada beberapa prosedur yang harus dimengerti antara lain : 1. Desain Penelitian Dalam desain penelitian mencoba menjelaskan tentang jenis, metode dan teknik penelitian, dan harus mengetahui jenis, metode dan teknik penelitiannya sehingga dapat mengetahui jenis penelitian yang dilakukan. 2. Operasional Variabel. Operasional variabel merupakan suatu cara yang dilakukan dalam mengukur variabel-variabel yang mendukung penelitian, maksudnya agar varibel tersebut memberikan suatu penilaian atau memiliki nilai pengaruh dari penelitian yang dilakukan. Prosedur ini terkait mengenai variabel, indikator, dan ukurannya. 15
HASTONI dan SUHENDRA, Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan
3.
Prosedur pengumpulan data Prosedur yang ditempuh dalam pengumpulan data dapat dicari dari beberapa sumber-sumber, baik dengan sumber primer, sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpulan data. Atau dapat juga dari sumber sekunder; sumber yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data. Dari asumsi tersebut dapat ditentukan bahwa bentuk penelitian adalah jenis atau bentuk pengembangan deskriptif, dengan metode penelitian deskriptif survei.
HASIL DAN PEMBAHASAN A. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Pembayaran Piutang sebagai Suatu Alat dalam Pengambilan Keputusan Pemberian Kredit pada PT. JSK Dalam membantu pengambilan keputusan manajemen dalam pemberian kredit, diperlukan informasi yang berkaitan dengan data pelanggan perusahaan. Hal tersebut sangat mempengaruhi hasil keputusan yang akan diambil. Adapun informasi-informasi yang erat hubungannya dalam hal pengurusan pemberian kredit antara lain: 1. Data informasi penjualan kepada pelanggan. Informasi ini menjelaskan spesifikasi dan keterangan-keterangan mengenai jumlah barang yang dipesan oleh customer, harga produk, syarat pembayaran. Dengan demikian akan terlihat bahwa pelanggan itu merupakan pelanggan lama atau pelanggan baru. 2. Daftar umur piutang. Dalam daftar umur piutang pihak yang dipegang oleh direktur akan melihat acuan atau dasar jangka waktu pembayaran dari customer (sejarah kredit dari masing-masing pelanggan).
Dengan data yang konkret dari bagian penjualan diharapkan akan dapat membantu pihak lain. Untuk menunjang informasi yang baik dibentuklah suatu sistem dan prosedur yang pada akhirnya dipakai oleh perusahaan guna mengatur dan mengendalikan kegiatan perusahaan khususnya untuk bagian penjualan. Dengan demikian sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan dapat membantu kegiatan-kegiatan di bagian penjualan contohnya fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kredit yang bertugas menentukan dan menilai kredit dari pelanggan apakah dapat diterima atau tidak. PT. JSK memiliki sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan dalam setiap kegiatan penjualan yang terjadi, dalam sistem penjualan tersebut terdapat beberapa bagian yang memiliki kewenangan ganda. Ini terlihat dari fungsi yang terkait dalam flowchart penjualan dimana tidak teradapat fungsi kredit yang terpisah yang memiliki kewenangan dalam menentukan pemberian kredit, dengan kata lain fungsi akuntansi menilai kredit dari pelanggan. Jadi dapat dikatakan sistem akuntansi penjualan dalam perusahaan tidak memiliki pengendalian interen yang memadai untuk mendukung kegiatan perusahaan. Pada dasarnya dalam kegiatan penjualan perusahaan seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa bagian penjualan juga diberi wewenang untuk menentukan pemberian kredit untuk pelanggan, namun jika penjualan tersebut diatas Rp. 500.000.000 bagian penjualan harus memberikan kewenangannya kepada bagian direksi (accounting). Kebijakan kredit dalam perusahaan diberikan berdasarkan tingkat intensitas pembelian kepada perusahaan, serta bonafiditasnya (apakah pelanggan adalah perusahaan yang dikenal publik, contohnya Nestle). Kredit yang diberikan perusahaan berupa jangka waktu pelunasan terhadap produk yang dibeli oleh pelanggan dengan ketentuan yang telah disepakati dalam perjanjian (Contohnya uang muka yang perlu dibayar pelanggan). Untuk melihat pembagian kredit diatas dapat dilihat dalam tabel 1.
Tabel 1. Jenis Pemberian Kredit Perusahaan kepada Pelanggan PT. JSK 16
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 7 No. 1, April 2007
Jenis Pelanggan 1. 2. 3.
Customer baru, agen, perantara dan bukan perusahaan besar / bonafid Customer baru, agen, dan perantara dengan skala perusahaan cukup bonfid Customer baru dan merupakan perusahaan besar (bonafid)
4.
Customer lama dan tidak bonafid
5.
Customer lama dan perusahaan bonafid
Penggambaran akan tabel diatas dijelaskan sebagai berikut: Bank Mandiri sebagai pelanggan lama dengan tingkat perusahaan bonafid, dengan PT. Medco sebagai pelangan baru dengan tingkat perusahaan bukan perusahaan bonafid, maka kebijakan kredit yang bisa diberikan perusahaan : 1. Bank Mandiri akan mendapatkan kebijakan kredit untuk jenis nomor 5, dimana perusahaan akan memberikan kebijakan khusus atau menentukan waktu pembayaran tagihan terhadap piutangnya. 2. PT. Medco karena merupakan pelanggan baru atau belum lama, maka perusahaan akan memberikan jenis kredit 1. Kebijakan pemberian kredit yang tepat akan bermanfaat dalam meminimalisasikan cadangan piutang ragu-ragu. Hal tersebut diharapkan memberikan dampak yang positif baik bagi pihak perusahaan dan pelanggan seperti peningkatan jumlah penjualan produk pesanan, penambahan pelanggan, dan menambah daya saing. Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa fungsi kredit menjadi satu dengan fungsi akuntansi sehingga perusahaan kurang memperhatikan kredit yang diajukan atau diminta oleh pelanggan. Oleh karena itu sistem informasi akuntansi dituntut agar lebih akurat dalam memberikan informasi, melakukan perubahaan dalam sistem dan prosedur, baik dalam pengolahan data sampai pada proses dan penyimpanan laporannya, khususnya untuk sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. JSK, dimana harus ada fungsi yang ditambah baik personal maupun kelompok.
Penerimaan uang muka ( % )
Jangka waktu pelunasan Pada saat barang 50 % di terima. 1 minggu setelah 30-50 % barang diterima Uang muka bisa 2 minggu sampai diabaikan 1 bulan. Tanpa uang 2 minggu setelah muka barang diterima. Perusahaan akan memberikan kebijakan khusus sesuai dengan keinginan pelanggan. Adapun informasi yang diharapkan dapat diperoleh bagian kredit dari bagian marketing yaitu data umur piutang dan juga jumlah produk yang dijual, serta syarat penjualannya. Atas dasar tersebut maka pihak manajemen dalam hal ini fungsi kredit dalam perusahaan akan dapat menganalisis apakah kredit dari pelanggan dapat diterima atau tidak, namun pada dasarnya perusahaan selalu memberikan kredit terhadap penjualannya, ini disebabkan karena perusahaan bermaksud menjaga potensi pelanggan agar tidak lari ke perusahaan lain yang sejenis. Langkah-langkah analisis yang dilakukan perusahaan terhadap penilaian kebijakan pemberian kredit yaitu; melihat data informasi penjualan pelanggan, menentukan jenis kelompok pelanggan, keputusan pemberian kredit. Dengan prosedur tersebut maka pihak manajemen akan menghasilkan pemberian kredit kepada pelanggan dengan tepat. B. Sistem Pengendalian perusahaan terhadap penjualan.
intern Proses
Pengendalian intern dalam perusahaan yang mencakup sistem informasi akuntansi dinilai kurang dapat diandalkan, ini dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut ini : 1. Dalam order pesanan pelanggan bagian penjualan memiliki otorisasi terhadap pemberian kredit pelanggan. Sehingga ini dinilai bahwa perusahaan tidak ada pemisahaan tugas dan tanggung jawab terhadap wewenang pemberian kredit. 2. Tidak adanya pemisahan fungsi khususnya pada bagian kredit. 17
HASTONI dan SUHENDRA, Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan
Fungsi kredit dalam perusahaan dipegang oleh bagian akuntansi dengan demikian bagian akuntansi memiliki tugas ganda. Dalam pengendalian intern yang baik kedua fungsi ini harus dipisahkan hal ini akan memberikan peningkatan dalam kinerja penjualan khususnya penjualan kredit dalam hal analisis pemberian kredit pelanggan. 3. Penilaian pemberian kredit kepada pelanggan hanya berdasarkan bonafiditas dari pelanggan. Penilaian pemberian kepada pelanggan harus bisa dilihat dari syarat kredit yaitu : 5 C (Character, Capital, Capacity, Conditions, Collateral). Pemberian kredit yang dinilai dalam perusahaan berdasarkan bonafiditasnya, ukuran tersebut mungkin belum tentu diketahui semua pihak. Sehingga perusahaan memerlukan suatu ukuran yang dapat menjamin kredit pelanggan tersebut kalaupun bonafiditas tersebut tetap dipakai perusahaan harus menentukan ukuran-ukuran tertentu yang objektif. 4. Belum terdapatnya konsekuensi terhadap kredit yang telah jatuh tempo. Perusahaan belum dapat memberikan suatu pedoman dalam kredit yang telah jatuh tempo dalam prosedur kredit, karena selama ini perusahaan hanya melakukan konfirmasi saja terhadap kredit yang akan jatuh tempo kepada pelanggan dalam waktu seminggu sebelum kredit jatuh tempo. Untuk itu perusahaan harus mencoba menentukan pedoman dalam kredit yang telah jatuh tempo, entah itu dikenakan dengan berdasarkan persentase. Untuk itu perusahaan perlu memperhatikan pengendalian intern perusahaan, khusunya untuk transaksi penjualan baik kredit maupun tunai. Dengan demikian akan memberikan sistem yang mendukung bagi proses pemberian kredit perusahaan kepada pelanggan. Berdasarkan uraian diatas jelaslah bahwa peranan sistem informasi akuntansi penjualan .
18
dan penerimaan pembayaran piutang terhadap keputusan pemberian kredit bagi pelanggan amatlah penting. Pihak manajemen kredit akan lebih mudah melakukan analisis dan mengambil keputusan pemberian kredit secara tepat. Sehingga jelas bahwa kedua variabel diatas saling berhubungan dan mempengaruhi.
DAFTAR PUSTAKA Howard F. Sattler. 2001. Diklat Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi. STIE Kesatuan Bogor. Bogor. Wilkinson, Joseph W., Michael J. Curello, and Wong on Wing. 2000. Accounting Information Systems: Essential Concept and Application. 4th Edition. John Wiley and Sons-Inc. New York. Jugiyanto HM. 2001. Analisa dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur. Andi Offset. Yogyakart. Longenecker, Justin G., Carlos, W. Modre., dan J. William Petty. 2001. Kewirausahaan Manajemen Usaha Kecil. Salemba Empat. Jakarta. Kasmir. 2001. Manajemen Perbankan . Raja Grafindo Persada. Jakarta Narko.
2004. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusatama. Yogyakarta.
Mcleod, Raymond Jr., George Sshell. 2001. Management Information Systems. PrenticeHall Inc. NewJersey. Simamora H. 2000. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Jilid I. Salemba Empat. Jakarta. Sukrisno Agoes. 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) Oleh Kantor Akuntan Publik. Edisi ketiga. FEUI. Jakarta
