SISTEM BASIS DATA BERBASIS WEB UNTUK PENGELOLAAN PAKET PADA KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA

1

SISTEM BASIS DATA BERBASIS WEB UNTUK PENGELOLAAN PAKET PADA KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA Nathalia Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, [email protected]

Nesya Yulia Ramadhani Binus University, Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, [email protected]

Olivia Aldisa Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, [email protected]

Mohammad Subekti Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat

ABSTRACT This research aims to analyze and design a package management system in the form of web database application to support and control the process of package management at the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Indonesia, which is fast, secure, and transparent. In this research, there are two methodologies used, analysis and design method. Analytical methods used to analyze data collected through fact finding techniques, such as interviews, questionnaires, observation, and literature. Design method includes database design conceptual, logical, and physical, system design using Data Flow Diagrams and State Transition Diagrams, and also User Interface design. This design method based on one model of the Software Development Lifecycle (SDLC), waterfall model. The result is a web-based database application that can be used to support the management of package received by the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Indonesia. The conclusion of this paper is the application support the package management, and makes it easy for employees to obtain information related to the package management at the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Indonesia.

Keywords: System, Database, Web, Management, Package

2 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang sistem pengelolaan paket dalam bentuk aplikasi web basis data yang berguna untuk mendukung dan mengontrol proses pengelolaan paket pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia secara cepat, aman, dan transparan. Dalam penyusunan skripsi ini digunakan metodologi analisis dan perancangan. Metode analisis digunakan untuk menganalisis data yang dikumpulkan melalui beberapa teknik pengumpulan data, yaitu wawancara, kuesioner, observasi, dan studi pustaka. Metode perancangan meliputi perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal, perancangan sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram dan State Transition Diagram, serta perancangan layar. Metode perancangan menggunakan Software Development Lifecycle (SDLC), yaitu waterfall model. Dari penelitian ini dihasilkan aplikasi basis data berbasis web yang dapat digunakan untuk mendukung proses pengelolaan paket yang diterima Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Dari penulisan ini dapat diambil simpulan, yaitu aplikasi yang telah dibuat mendukung proses pengelolaan paket dan memberikan kemudahan bagi pegawai untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan pengelolaan paket pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Kata Kunci: Sistem, Basis Data, Web, Pengelolaan, Paket

PENDAHULUAN Pada era globalisasi saat ini, teknologi informasi berkembang dengan pesat dan sudah menjadi hal yang penting bagi kehidupan manusia. Awalnya, komputer hanya digunakan untuk proses perhitungan, namun seiring dengan perkembangan zaman fungsi komputer tidak hanya sebagai mesin penghitung tetapi juga sebagai mesin yang dapat mengolah data. Hal ini dapat dibuktikan dengan banyaknya perusahaan yang menggunakan basis data sebagai salah satu media utama untuk menyimpan, menyediakan dan berbagi informasi. Semua informasi yang berkaitan dengan proses pengolahan data harus dikelola dengan baik sehingga tidak terjadi kesalahan dan kehilangan data. Dengan adanya basis data mempermudah proses kerja sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia, proses penerimaan paket masih dilakukan secara manual. Tidak ada pencatatan sama sekali terhadap penerimaan paket, sehingga dapat terjadi penyelewengan. Hal ini menyebabkan kondisi dalam gedung juga menjadi kurang kondusif karena banyak orang keluar masuk untuk mengantarkan paket hanya dengan meninggalkan kartu identitas. Selain itu juga terjadi kesulitan dalam hal berbagi dan mencari data, bahkan terkadang ada paket yang hilang dan tidak terpantau keberadaannya. Oleh karena itu, untuk mengatasi permasalahan yang terjadi pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia tersebut, dibutuhkan adanya suatu sistem basis data yang dapat mencatat dan memberikan informasi secara menyeluruh mengenai paket yang masuk. Dengan adanya sistem basis data, proses penerimaan paket akan lebih cepat, terjaga keamanannya, dan lebih transparan, sehingga akan lebih mudah dimonitor oleh pihak Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Selain itu, data yang tersimpan akan menjadi tersusun dengan lebih rapi dan terintegrasi, sehingga memudahkan proses pencarian dan pengelolaan data. Data juga lebih mudah dikontrol, sehingga seluruh proses pengelolaan paket dapat diawasi oleh seluruh pegawai Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dan tidak terjadi penyelewengan. Tujuan pembuatan sistem ini adalah untuk meningkatkan keamanan dalam pengelolaan paket yang diterima dan mengurangi kesalahan dalam penerimaan paket. Selain itu juga memudahkan pegawai untuk melakukan pencarian dan pelacakan informasi mengenai paket yang sudah diterima di Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Sedangkan tujuan untuk pihak Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia yaitu merancang dan membangun sistem basis data berbasis web untuk membantu mengelola seluruh data yang berhubungan dengan pengelolaan paket dan mendukung proses pengelolaan paket pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia.

3

METODOLOGI Dalam menganalisis, merancang dan membangun sistem basis data berbasis web untuk pengelolaan paket pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia, metodologi yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan . 1. Metode Analisis Metode analisis digunakan untuk menganalisis data yang dibutuhkan dan fakta yang didapat dari sistem yang sedang berjalan, yang dikumpulkan melalui teknik mengumpulkan data (fact finding), yaitu: a. Wawancara Penulis melakukan wawancara dengan beberapa pihak yang terkait, yaitu Bapak Odo Manuhutu, Ketua e-Government dan Open Government (Asisten Sekretaris Jendral), Bapak Rudi Yulistiawan, petugas keamanan di pintu masuk, dan Ibu Anissa Gita, petugas penerima tamu di lobby Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia, untuk mengetahui masalah yang terjadi yang berkaitan dengan proses penerimaan paket, juga mengetahui bagaimana sistem yang sedang berjalan, untuk menganalisis sistem apa yang dibutuhkan. b. Kuesioner Kuesioner dibagikan kepada para pegawai yang bekerja pada Pusat Komunikasi dan pada Satker lain yang berada di lantai empat. Kuesioner ini berisi daftar pertanyaan yang berhubungan dengan sistem pengelolaan paket pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat mengenai sistem. c. Observasi Penulis melakukan observasi secara langsung ke lapangan, sehingga dapat memahami dengan lebih jelas mengenai sistem yang sedang berjalan, dan mengetahui data apa saja yang dibutuhkan untuk membangun sistem yang baru. d. Studi Pustaka Penulis mengumpulkan bahan dan informasi yang dibutuhkan mengenai topik yang terkait melalui berbagai buku dan jurnal. 2.

a.

b.

Metode Perancangan Dalam merancang Sistem Pengelolaan Paket pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia, penulis menggunakan metode perancangan yang meliputi perancangan basis data, perancangan sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram dan State Transition Diagram, serta perancangan layar. Metode perancangan ini menggunakan salah satu metode SDLC (Software Development Lifecycle), yaitu waterfall model. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai metode perancangan dalam penulisan ini: Perancangan basis data, terdiri dari perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisikal. Perancangan konseptual dimulai dengan mengidentifikasi tipe-tipe entitas, hubungan, atribut, serta primary key dari entitas. Dalam tahap perancangan logikal, penulis merancang basis data dengan menggunakan data-data yang sudah dihasilkan dari perancangan konseptual, pada tahap ini juga dihasilkan ERD (Entity Relational Diagram). Selanjutnya perancangan basis data secara fisikal dilakukan dengan menerjemahkan model data logikal untuk target DBMS, desain organisasi, indeks file serta user view. Perancangan sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram dan State Transition Diagram. • Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk menggambar aliran data dalam sistem dan proses yang bekerja dalam sebuah sistem. • State Transition Diagram State Transition Diagram (STD) adalah sebuah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi dari layar yang mungkin terjadi selama user session.

4 c.

Perancangan Layar (User Interface) Perancangan layar (user interface) berfokus pada pembuatan rancangan layar sesuai dengan kebutuhan sistem. Setelah itu dilakukan konsultasi dengan Ketua e-Government dan Open Goverment, Kepala Bidang Pusat Komunikasi, dan System Analyst untuk mendapatkan masukan hingga perancangan user interface yang penulis buat memenuhi semua kebutuhan dan disetujui oleh ketiga pihak tersebut.

HASIL DAN BAHASAN Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan Proses penerimaan paket pada Kementerian Luar Negeri yang sedang berjalan dibedakan menjadi dua, yaitu penerimaan paket pada jam kerja dan di luar jam kerja. Pada jam kerja, kurir membawa paket dan memberikannya kepada petugas keamanan lobby untuk diperiksa melalui mesin x-Ray. Apabila paket ditujukan kepada Eselon I, maka petugas keamanan akan menandatangani tanda bukti pengiriman paket dari kurir dan langsung mengantarkan paket ke ruangan yang dituju serta menyerahkan paket dan tanda bukti pengiriman kepada Sekretaris Bagian. Sedangkan paket untuk eselon lainnya akan dikembalikan lagi kepada kurir. Setelah dikembalikan, kurir menuju ke meja petugas penerima tamu untuk menukarkan kartu identitas dengan kartu tamu, kemudian kurir langsung mengantarkan paket ke ruangan yang dituju dan menyerahkannya kepada Sekretaris Bagian. Sekretaris Bagian akan menerima paket dan menandatangani tanda bukti pengiriman paket dari kurir. Setelah itu Sekretaris Bagian akan menyerahkan paket beserta tanda bukti pengiriman paket kepada penerima paket. Ketika jam kerja telah usai, kurir membawa paket dan memberikannya kepada petugas keamanan pos. Setelah menandatangani tanda bukti pengiriman paket dari kurir, petugas keamanan pos menulis keterangan paket pada jurnal petugas keamanan, dan paket akan disimpan pada pos. Ketika jam kerja sudah dimulai kembali, paket yang ditujukan kepada Eselon I beserta tanda bukti pengirimannya langsung diantarkan ke ruangan yang dituju dan diberikan kepada Sekretaris Bagian. Sedangkan paket untuk eselon lainnya beserta tanda bukti pengirimannya akan diambil oleh Bagian Pengantar Surat dari pos, dan diantarkan langsung ke ruangan masing-masing dan diberikan kepada Sekretaris Bagian. Setelah itu Sekretaris Bagian akan menyerahkan paket beserta tanda bukti kepada penerima paket.

Permasalahan yang Dihadapi Berbagai permasalahan yang dihadapi pada proses penerimaan paket di Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia salah satunya yaitu penerimaan paket tidak dicatat sama sekali ke dalam bentuk apapun, sehingga tidak efektif dan dapat terjadi penyelewengan karena tidak ada kontrol terhadap paket yang diantar, juga terjadi kesulitan dalam hal mencari data. Terkadang ada paket yang hilang dan sulit dicari, akan tetapi pegawai yang seharusnya menerima paket tidak dapat melakukan penelusuran lebih lanjut karena pihak Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia tidak memiliki catatan mengenai data yang berhubungan dengan paket tersebut. Pihak kurir juga tidak dapat mengetahui dengan pasti apakah paket benar-benar sampai kepada orang yang dituju, karena paket hanya dititipkan kepada Sekretaris Bagian pada masing-masing ruangan. Selain itu, kondisi di dalam gedung Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia juga menjadi kurang kondusif karena banyak orang keluar masuk hanya untuk mengantarkan paket. Permasalahan lainnya yaitu pihak Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia juga tidak dapat mengetahui dengan pasti jumlah transaksi yang terjadi di dalam gedung yang berhubungan dengan penerimaan paket, serta tidak dapat dilakukan analisis terhadap jumlah paket yang masuk.

Usulan Pemecahan Masalah Setelah melakukan pengamatan terhadap sistem yang sedang berjalan dan mengetahui masalah yang sedang dihadapi mengenai penerimaan paket, maka penulis memberikan usulan pemecahan masalah dengan merancang sistem basis data berbasis web untuk pengelolaan paket pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia.

5 Dalam mengatasi masalah kesulitan berbagi dan mencari data, penulis merancang modul untuk memasukkan dan menyimpan seluruh data yang berhubungan dengan penerimaan dan pengambilan paket. Seluruh data paket yang masuk akan ditampilkan pada LCD TV yang terdapat pada lobby gedung Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Penulis juga membuat sebuah modul untuk menghasilkan kode paket berupa barcode yang digunakan pada setiap paket untuk mempermudah proses identifikasi paket. Saat pengguna ingin mencari data-data ataupun keterangan mengenai paket, barcode dapat langsung di-scan, sehingga akan ditampilkan seluruh data paket. Agar paket dapat terkontrol hingga sampai ke tujuan, terdapat fitur notifikasi yang dikirimkan kepada penerima paket melalui email dan pesan pada website, bahwa pengguna mendapatkan kiriman paket yang harus diambil, fitur notifikasi ini berisi rincian mengenai data paket secara lengkap. Untuk menghindari penyelewengan juga dirancang modul bagi operator untuk mencetak tanda bukti pengambilan paket yang diserahkan saat paket diambil. Dengan adanya sistem ini, diharapkan keadaan di dalam gedung Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia menjadi lebih kondusif, karena kurir tidak perlu masuk ke setiap ruangan untuk mengantarkan paket kepada yang dituju. Selain itu, agar pihak kurir yakin bahwa paket yang seharusnya dikirim telah sampai ke gedung Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia, akan dibuat modul untuk mencetak tanda bukti pengiriman paket bagi kurir, serta akan diberikan alternatif kepada operator untuk mengirimkan pemberitahuan melalui email kepada agen. Usulan pemecahan masalah selanjutnya yaitu dengan merancang modul untuk menampilkan dan mencetak laporan yang berguna untuk mempermudah pihak Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dalam menganalisis dan mengetahui data-data mengenai seluruh paket yang masuk. Untuk mempermudah pengelolaan data, penulis juga merancang modul dimana pengguna yang memiliki wewenang dapat menambah, mengubah, menghapus, dan menampilkan rincian data mengenai seluruh pengguna, organisasi, kurir, pengirim, jenis paket, dan pencatatan segala aktivitas berupa log. Log merupakan history pengguna yang akan mencatat seluruh rincian kegiatan pengguna berupa waktu, nama pengguna dan seluruh aktivitas yang dilakukan seperti login, logout, penerimaan dan pengambilan paket serta pengelolaan data. Dengan adanya sistem ini, penulis berharap seluruh permasalahan yang terjadi pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia yang berhubungan dengan pengelolaan paket tidak akan terjadi lagi.

ERD Logical Yang Dihasilkan Menurut Connolly dan Begg (2010, p.371), Entity Relationship Modeling adalah pendekatan topdown untuk perancangan basis data yang dimulai dengan mengindentifikasikan data penting yang berupa entities dan relationship antara data yang harus diwakilkan dalam sebuah model.

6

Gambar 1 ERD Logical Sistem Pengelolaan Paket

7 Beberapa Perancangan STD Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2007, p.635), State Transition Diagram adalah sebuah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi dari layar yang mungkin terjadi selama user session. Diagram ini memberikan gambaran berdasarkan ketergantungan waktu dari sistem (timedependent).

Gambar 2 STD Login

Gambar 3 STD Beranda

8

Gambar STD Pencatatan Penerimaan Paket

Perancangan DFD Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2007, p.317), Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang digunakan untuk menggambar aliran data dalam sistem dan proses yang bekerja dalam sebuah sistem. Data Flow Diagram menggambarkan sistem informasi pada suatu perusahaan.

Gambar 5 Diagram Konteks Sistem Pengelolaan Paket

Gambar 6 Diagram Level Nol

Struktur Menu

Gambar 7 Struktur Menu Sistem Pengelolaan Paket

11 Perancangan Layar Menurut Shneiderman dan Plaisant (2010, p.88-89), prinsip-prinsip yang mendasari perancangan antar muka yang dapat diterapkan dalam banyak sistem: 1. Berusaha untuk tetap konsisten 2. Memenuhi kebutuhan yang universal 3. Memberikan umpan balik yang informatif 4. Sistem harus memberikan umpan balik bagi semua tindakan pemakai. 5. Merancang dialog yang memberikan penutup atau keadaan akhir 6. Memberikan penanganan kesalahan 7. Mudah untuk kembali ke tindakan yang sebelumnya 8. Mendukung tempat pengendalian internal 9. Mengurangi beban ingatan jangka panjang

Beberapa hasil perancangan layar: •

Halaman Login

Gambar 8 Halaman Login

•

Halaman Beranda Paket Berdasarkan Waktu Masuk - Admin

Gambar 9 Halaman Beranda Paket Berdasarkan Waktu Masuk - Admin

12

SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis, perancangan, implementasi, dan evaluasi Sistem Basis Data Berbasis Web untuk Pengelolaan Paket pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia yang telah dibahas pada babbab sebelumnya, maka simpulan yang dapat diambil oleh penulis yaitu: 1. Dengan adanya basis data pada sistem memberi kemudahan bagi pegawai untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan pengelolaan paket. 2. Sistem dirancang dalam bentuk web sehingga mudah diakses oleh seluruh pegawai untuk mendapatkan informasi yang ada secara real time. 3. Sistem Pengelolaan Paket membantu pihak Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia mengawasi pengelolaan paket secara transparan melalui hak akses yang diberikan kepada pengguna, dan juga melalui LCD TV yang disediakan. 4. Sistem ini membantu Sekretaris Jendral mendapatkan laporan mengenai pengelolaan paket yang tersedia dalam jangka waktu tertentu dan dalam lingkup Satuan Kerja. Dengan adanya fitur log (history pengguna), seluruh aksi yang berhubungan dengan proses manipulasi data yang dilakukan oleh pengguna dapat dipantau dan disimpan dengan baik. 5. Pengiriman rincian paket yang diterima ke email dan pesan pada layar website penerima paket pada sistem ini mempercepat proses pendistribusian paket untuk sampai kepada tujuan.

REFERENSI Bassil, Y. (2011). A Simulation Model for the Waterfall Software Development Life Cycle, International Journal of Engineering & Technology (iJET). Connolly, T., Begg, C. (2010). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th Edition). Addison-Wesley, New York Shneiderman, B., Plaisant, C. (2010). Designing The User Interface. Addison Wesley. Whitten, J. L,. Bentley, L. D., Dittmann, K.C. (2007). Systems Analysis and Design for the Global Enterprise, (7th Edition), International Edition. McGrawHill, New York.

RIWAYAT PENULIS Nathalia lahir di kota Jakarta pada 24 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer Teknik Informatika pada 2013. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Nesya Yulia Ramadhani lahir di kota Subang pada 7 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer Teknik Informatika pada 2013. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Olivia Aldisa lahir di kota Tebing Tinggi pada 22 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer Teknik Informatika pada 2013. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun.