Showtex gaat internationaal met Microsoft Dynamics NAV en ifacto

SUCCESS THROUGH VALUE INNOVATION

SOLUTIONS

iFacto Collection Management geeft zuurstof aan uw bedrijf KEYNOTE

In de wolken, maar met beide voeten op de grond: cloud computing

SPOTLIGHT

Showtex gaat internationaal met Microsoft Dynamics NAV en iFacto Trendwatcher: Automatiseren van financiële processen met Isabel Software

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen. Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

Haal meer uit uw dag met Isabel

Inhoud SPOTLIGHT

Showtex gaat internationaal met Microsoft Dynamics NAV en iFacto . . . . . . . Pagina 4 iFacto klantendag 2009 . . . . . . . . . . . . . . . Pagina 12 Informaticabeveiliging: een zaak van technologie, mensen en processen . . . . . . . Pagina 14 KEYNOTE

In de wolken, maar met beide voeten op de grond: cloud computing . . . . . . . . . . . . . Pagina 7 SOLUTIONS

iFacto Collection Management geeft zuurstof aan uw bedrijf . . . . . . . . . . . . Pagina 0 TRENDWATCHER

Automatiseren van financiële processen met Isabel Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pagina 14

INHOUD & EDITORIAAL

Editoriaal Think services

Zelden is het woord ‘crisis’ zo vaak gevallen als in de laatste maanden. Wat begon in de financiële sector, zal ongetwijfeld een weerslag hebben op onze hele economie. Natuurlijk zijn wij er ons bij iFacto Business Solutions van bewust dat iedere onderneming het informaticabudget nauwkeurig onder de loep zal nemen; dat is niet meer dan normaal. Het woord ‘crisis’ leert ons echter veel meer: het betekent in het Oudgrieks ‘keerpunt’, verwijzend naar het moment dat je tot actie moet overgaan en een beslissing nemen voor de toekomst. En laat dit nu net de cruciale vraag zijn: welke acties moeten bedrijven ondernemen om in de toekomst succesvol te blijven? Wie verder kijkt dan de financiële crisis, ziet ook dat onze economie vandaag een structurele verandering ondergaat. De klassieke visie op onze producteconomie – gericht op het vervaardigen en verdelen van tastbare goederen met extra diensten er rond - maakt geleidelijk aan plaats voor een totaal nieuwe visie waar diensten centraal staan: Rolls Royce verkoopt geen vliegtuigmotoren, maar paardenkracht aan vliegtuigmaatschappijen. Voor welke diensten staat uw bedrijf? Iedere onderneming die op deze nieuwe manier naar haar business kijkt, zal en moet op een andere manier gaan werken. Producten vormen slechts een schakel in het totale dienstverleningspakket van het bedrijf. Activiteiten die niet tot de core business behoren, worden desnoods uitbesteed aan externe specialisten. Dat geldt ongetwijfeld ook voor een deel van de informatica. In dit nummer van het magazine van iFacto Business Solutions leert u alvast de visie van Microsoft kennen rond software en services, maar u leest ook boeiende klantengetuigenissen door Microsoft Dynamics klanten. Wij wensen u alvast veel leesgenot!

Colofon Keyboard Magazine - Success through value innovation Uitgever:

Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 [email protected]

Redactie:

Veerle Bonte, Dries Van Damme, Patrick Dalle

Advertenties:

Microsoft, Isabel, ifacto

Grafische opmaak: Drukkerij:

Lemarco - Lutz Stange Artoos

Dirk Covens Managing Partner, iFacto Business Solutions

Prins Boudewijnlaan 24C, B-2550 Kontich Tel.: +32 (0)3 443.20.70 - Fax +32 (0)3 443.20.74 www.ifacto.be - [email protected] Keyboard > Page 3

SPOTLIGHT

Showtex gaat internationaal met

Microsoft Dynamics NAV

en iFacto Het in Antwerpen gevestigde Showtex is in de entertainmentbusiness wereldwijd gekend als trendsetter in textieldecoraties voor theaters, concerten, televisie, musea en beurzen. Het bedrijf heeft vandaag vestigingen in Antwerpen, Nederland, Dubai en Hong Kong. Om de internationale activiteiten logistiek, commercieel en financieel beter op te volgen, stapte Showtex onlangs over op een nieuw Microsoft Dynamics NAV bedrijfssysteem. Het bedrijf waardeert de vlotte samenwerking en de vakkennis van informaticapartner iFacto, die het project tot een goed einde bracht.

Keyboard > Page 4

SPOTLIGHT

Licht, magie en illusie: het zijn onlosmakelijke onderdelen van de entertainmentbusiness. In 1983 richtten twee vennoten Pandora op; het bedrijf was oorspronkelijk actief in belichting en decors, maar specialiseerde zich vanaf 2000 enkel in theater- en evenemententextielen. De oprichters van Showtex waren afkomstig uit de belichtingswereld: daardoor waren ze van in het begin goed vertrouwd met de effecten die men met belichting kan bereiken op decortextiel. Pandora werd ondertussen omgedoopt tot Showtex: vandaag is het bedrijf uitgegroeid tot een wereldspeler met klanten in de hele wereld. De activiteiten omvatten groothandel, productie, projecten en verhuur. De klanten van Showtex zijn toonaangevende modebedrijven, productiehuizen, studio’s en theatergezelschappen; doorheen de jaren werden dan ook bijkomende vestigingen geopend vestigingen in Nederland, Hong Kong en in 2007 - in Dubai. De sleutel tot het succes van Showtex: flexibiliteit en innovatie. Het bedrijf streeft er voortdurend naar om snel in te spelen op de strenge deadlines en onverwachte situaties die steeds opnieuw in het entertainmentwereldje opduiken. Daarnaast blijft het bedrijf toonaangevend door haar vermogen om telkens opnieuw nieuwe producten en gedurfde ideeën aan te bieden.

Wim Lemmens, medeoprichter en partner bij Showtex: “Je kunt stellen dat Showtex echt een nieuwe markt uit het niets heeft gecreëerd. Wij verkopen natuurlijk producten, maar de echte waarde van Showtex ligt in de totaalconcepten waarin we betrokken zijn, van design tot implementatie.”

Lotus Notes Showtex maakte in het verleden gebruik van Filemaker en Lotus Notes, waarin zelfs een rekenmodule ontwikkeld was. Al was Lotus Notes een zeer veelzijdige oplossing toch vertoonde het product twee nadelen die een rem vormden op de groei van Showtex: het bood geen real-time zicht op de voorraadsituatie, en de oplossing was niet gekoppeld aan de boekhouding. Wim Lemmens: “Het leek soms alsof we met een boot vaarden waarvan de navigatie niet meer correct werkte. Indien we bij het oude systeem gebleven waren, zouden we waarschijnlijk nog steeds enkel in Antwerpen gezeten hebben. Ons nieuwe systeem moest ons vooral meer managementinformatie kunnen bieden over de verschillende vestigingen van Showtex heen.”

In het voorjaar van 2007 maakte Showtex een shortlist op van een viertal potentiële leveranciers van bedrijfsoplossingen. SAP werd al snel afgevoerd omdat het niet echt geschikt leek voor een KMO. In mei 2007 startten de eerste gesprekken met informaticaleverancier en Microsoft Dynamics Partner iFacto uit Kontich. Wim Lemmens: “We waren gecharmeerd door Microsoft Dynamics NAV en het eerste contact met iFacto gaf alle vertrouwen in een goede afloop.”

Keyboard > Page 5

SPOTLIGHT

en ook een zicht houden op de lopende offertes: vroeger gebeurde het weleens dat onze Belgische en onze Nederlandse vestigingen met elkaar concurreerden bij één en dezelfde klant… dat is nu verleden tijd”, stelt Wim Lemmens. Lemmens waardeert ook dat je per individuele gebruiker kan bepalen welke informatie hij te zien krijgt en welke niet.

Rapportering

“Showtex beschikt nu steeds de juiste informatie in real-time. We kunnen nu op een eenvoudige manier nagaan welkproduct het goed doet, bij welke klant, en waar de meerwaarde wordt gerealiseerd.” Wim Lemmens, Partner bij Showtex en Steven Arrazola de Onate van iFacto

Microsoft Dynamics NAV Showtex koos bewust voor een implementatie in verschillende fases. In een eerste fase werden de standaardmodules voor boekhouding, aankoop, verkoop en voorraadbeheer geïmplementeerd. Vervolgens ontwikkelde iFacto in maatwerk een volledige calculatiemodule die toelaat om het complexe afwerkingsproces van textielen te beheren. In juli 2008 ging de hoofdvestiging in Antwerpen live; daarna volgden Nederland in november 2008, Dubai in januari 2009 en Hong Kong in februari 2009. Vandaag werken de vier vestigingen van Showtex op één enkele database van Microsoft Dynamics NAV versie 5.0: alles samen 50 gebruikers. Wim Lemmens: “Microsoft Dynamics NAV biedt enorm veel mogelijkheden. In het dagelijks gebruik is de oplossing sober, intuïtief en logisch opgebouwd. Het vergde uiteraard de nodige aanpassingen: terwijl het vroegere systeem nogal wat vrijheden toeliet, dwingt Microsoft Dynamics NAV je meer om de opgelegde procedures van het bedrijf te volgen. Maar het systeem helpt je Keyboard > Page 6

echt om je doorheen de processen te loodsen, en uiteindelijk is dat positief voor het bedrijf.”

Grensoverschrijdend “Het belangrijkste voordeel dat we uit Microsoft Dynamics halen, is dat we nu echt op een professionele manier grensoverschrijdend kunnen werken. Met enkele muisklikken hebben we nu een overzicht van de buffervoorraden in de verschillende vestigingen. Ook onze commerciële activiteiten verlopen nu efficiënter dan vroeger. Tussen het maken van een offerte en het leveren van goederen zitten gemiddeld slechts drie dagen. We moeten dus snel offertes kunnen maken

Bovenop Microsoft Dynamics NAV werd de rapporteringsmodule Jet Reports geïmplementeerd. En meteen haalt Wim Lemmens als belangrijkste voordeel van het nieuwe systeem aan: “Showtex beschikt nu steeds de juiste informatie in real-time. We kunnen nu op een eenvoudige manier nagaan welk product het goed doet, bij welke klant, en waar de meerwaarde wordt gerealiseerd.”

Conclusie Wim Lemmens: “Wij hebben steeds met iFacto op een aangename en vlotte manier kunnen samenwerken. Hun medewerkers zijn vakmensen met heel wat expertise, die bovendien oog blijven houden voor het budget.” In de toekomst wil Showtex de procedures voor het voorraadbeheer verder blijven verfijnen. Het bedrijf overweegt ook een module voor het specifieke beheer van de verhuuractiviteiten.

KEYNOTE

In de wolken, maar met beide voeten op de grond:

cloud computing Gartner omschrijft cloud computing als het fenomeen waarbij een aanbieder via het internet aan zijn klanten een individueel aanbod aan rekencapaciteit of dataverwerking ter beschikking stelt. Het onderzoeksbureau voorspelt dat cloud computing in de komende jaren ons informaticalandschap grondig zal hertekenen en een totaal nieuw tijdperk inluidt voor de manier waarop we omgaan met software. Hype of realiteit? In de praktijk lopen de meningen echter nogal uiteen als het over de impact van cloud computing gaat. Bovendien worden fenomenen als Software as a Service (SaaS), Service Oriented Architecture (SOA) en Utility Computing, vaak over dezelfde kam geschoren. Tijd om één en ander op een rijtje te zetten. Wij spraken met Luc Van de Velde (LVDV), Director Developer & Platform Group bij Microsoft, over cloud computing… of hoe je in de wolken kan zijn over een nieuwe trend, terwijl je toch met beide voeten op de grond blijft.

Hoe kan je de impact van cloud computing best omschrijven? LVDV: Eigenlijk maken we de opkomst mee van een totaal nieuw bedrijfsmodel. Je kan het best vergelijken met de gevolgen van de opkomst van de stoommachine tijdens de industriële revolutie. Oorspronkelijk investeerden de bedrijven die het zich konden veroorloven, elk in hun eigen stoommachine om elektriciteit te kunnen produceren, zoals wij vandaag individueel servers en software aankopen om aan onze informaticabehoeften te voldoen. Thomas Alva Edison realiseerde zich echter dat zijn grote uitvinding, de

gloeilamp, maar een commercieel succes kon worden als iedereen toegang had tot goedkope elektriciteit. Hij nam dus een patent op het distributiesysteem en het idee om de stoommachine te gebruiken als industriële elektriciteitscentrale die meteen iedereen zou kunnen voorzien van elektriciteit. Vandaag staat de IT-sector, die nog heel jong is, voor een gelijkaardige revolutie: de industrialisering heeft ook hier haar intrede gedaan. Terwijl bijna iedereen tot nu toe investeerde in z’n eigen minicentrale - een eigen netwerkinfrastructuur, eigen servers en opslagcapaciteit Keyboard > Page 7

KEYNOTE

- kunnen software en rekencapaciteit nu ook via het internet aangeboden worden door een centrale aanbieder. Regelmatig hoor je dan ook over ‘utility computing’ spreken.

Is cloud computing geen oude wijn in nieuwe zakken? LVDV: Allicht verwijs je naar het vroegere ASP model (Application Service Provider). Maar waarom heeft ASP het niet massaal gehaald in zijn oude vorm? In de eerste plaats omdat de markt er niet klaar voor was. De typische KMO-bedrijfsleider meende dat zijn bedrijfsinformatie veiliger stond bij hem op een server dan bij een externe provider. Maar in realiteit springen KMO's en zelfs beursgenoteerde bedrijven vaak zeer lichtzinnig om met bedrijfskritische informatica: de beveiliging laat te wensen over, het nemen van back-ups wordt stiefmoederlijk behandeld en men werkt met verouderde softwaretoepassingen. Terwijl iedereen het normaal vindt dat men iedere 20.000 km met zijn wagen op onderhoud moet, is die reflex vaak nog niet ingebouwd wat ICT betreft…

Wat pleit in het voordeel van cloud computing? LVDV: Eén van de meest voor de hand liggende voordelen van cloud computing, is dat gebruikers op ieder moment en vanaf iedere plek via het internet kunnen gebruikmaken van toepassingen die altijd up-to-date zijn, terwijl de veiligheid verzekerd is. Ook financieel heeft het een positieve impact: een deel van wat vroeger kapitaalsinvesteringen waren - de aanschaf van servers, softwarelicenties en de kosten voor systeembeheer - , kan je nu als ‘operating expenses’ boeken: je betaalt een maandelijks bedrag dat afgestemd is op je individuele behoeftes. Iedere maand kan je meer of minder gebruikers afnemen, capaciteit gebruiken wanneer het nodig is of zelfs de service tijdelijk helemaal stopzetten. En bij de update van nieuwe versies kan flink bespaard worden op de workload: de Keyboard > Page 8

software moet immers niet op individuele servers geïnstalleerd worden, maar wordt gestuurd vanuit één centrale plaats.

Zullen bedrijven in de toekomst dan al hun servers overboord gooien? LVDV: Neen, zo'n vaart zal het zeker niet lopen. Het gaat over de manier waarop je software en rekencapaciteit tot bij de eindgebruiker brengt, en we zien dit nu al naar gemengde omgevingen evolueren. Belangrijk is hier dat bedrijven de vrije keuze moeten hebben om te kiezen voor de formule die het beste past: ‘on-premise’ toepassingen waarbij de software op een eigen server staat; ‘hosting’ waarbij hun toepassing op een server bij een externe provider geïnstalleerd wordt; en tenslotte ‘Cloud Computing’ waarbij je betaalt voor IT capaciteit of het gebruik van software als dienstverlening door een centrale aanbieder. Voor specifiek lokale behoeften, zoals ‘file & print’ zullen KMO’s met hun eigen servers blijven werken, maar voor andere bedrijfsapplicaties zal het ‘Software as a Service’ (SaaS) model interessanter blijken: doordat

een aanbieder een applicatie naar een grote hoeveelheid klanten stuurt, kunnen belangrijke schaalvoordelen bereikt worden en zijn toepassingen die voordien een zware investering vormden, voortaan veel toegankelijker voor een KMO.

Welke strategie hanteert Microsoft om hierop in te spelen? LVDV: Microsoft gelooft dat de toekomst uit gemengde omgevingen zal bestaan: wij noemen dat ‘Software plus Services’. De strategie van Microsoft is eigenlijk om bedrijven voor hun hele ICT-omgeving de vrije keuze te laten: van basisinfrastructuur, over componenten zoals bijvoorbeeld email en communicatie, tot afgewerkte oplossingen zoals CRM. In het ‘Software plus Services’ concept onderscheiden we drie belangrijke componenten: Software as a Service (SaaS), Web 2.0 en Services Oriented Architecture. De eerste component, SaaS, gaat over de manier waarop je een toepassing tot bij de gebruiker brengt, als een vorm van dienstverlening.

KEYNOTE

Hoe ziet Microsoft Web 2.0 als onderdeel van Software plus Services?

Onlangs werd Azure aangekondigd. Kan u hier meer over vertellen?

LVDV: Geleidelijk aan worden steeds meer functionaliteiten van ‘social networking’ geïntegreerd binnen toepassingen en op allerlei devices. Denk maar aan diensten als Windows Live Services, waar oa. Live Messenger deel van uitmaakt, en die als een service worden aangeboden. Een belangrijke uitdaging van het hele Web 2.0 gebeuren wordt natuurlijk het commercieel leefbaar maken van het achterliggende business model. Diensten die voorheen misschien tegen betaling aangeboden zouden worden, kunnen vandaag gratis beschikbaar zijn en via een advertentiemodel worden gefinancierd: denk maar aan Facebook bijvoorbeeld. Je zou aan Ryanair een voorbeeld kunnen nemen: deze viegtuigmaatschappij is in staat om bijna gratis vluchten aan te bieden omdat ze andere bronnen van inkomsten heeft gevonden via advertenties en zelfs een tombola op de vluchten.

LVDV: Microsoft heeft zowel de ‘building blocks’ als de afgewerkte producten in huis. Of een toepassing nu ‘in the cloud’ draait, of enkel diensten ervan gebruikt, men heeft steeds een betrouwbaar applicatieplatform nodig. Miljoenen ontwikkelaars maken vandaag al gebruik van het Microsoft applicatieplatform, het .NET Framework en de Visual Studio ontwikkelomgeving. Het Azure Services Platform (Azure) laat hen toe om met dezelfde kennis en kunde ook ‘cloud’ toepassingen te ontwikkelen. Azure wordt gekenmerkt door een open architectuur, waardoor ontwikkelaars de vrije keuze hebben om te werken aan toepassingen en hybride oplossingen waarin online en traditionele componenten gecombineerd worden. Azure omvat verschillende componenten, waaronder het besturingssysteem Windows Azure, Windows Live Services, .NET Services, SQL Services, SharePoint Services en Dynamics CRM Services.

Er wordt ook vaak over Services Oriented Architecture (SOA) gesproken. Hoe plaatst u dit? LVDV: SOA is de derde component van het Software plus Services concept, naast SaaS en Web 2.0. Microsoft benadrukt de noodzaak van interoperabiliteit en daarmee het gebruik van open standaarden als ondersteuning van Software plus Services. SaaS oplossingen in de vorm van online diensten worden steeds vaker geïntegreerd met klassieke bedrijfsoplossingen. Op basis van een Service Oriented Architecture (SOA) bouw je samengestelde applicaties waarin traditionele software, online supply chain modules, collaboration tools en sociale media met elkaar praten en zelfs naadloos in elkaar overgaan. SOA verwijst dus naar de manier waarop je een softwaretoepassing opbouwt.

Bovenop dit platform biedt Microsoft een aantal kant-en-klare toepassingen aan. Het Windows Live gamma is gericht naar de particulier en wordt via een advertentiemodel gefinancierd: iedereen kent al Windows Live Messenger, maar in de toekomst krijgen we ook een online versie van Office, Office Live, dat gratis zal zijn voor de eindgebruiker. Het Windows Online gamma richt zich dan weer tot de professionele gebruiker met een IT afdeling. Vanaf dit voorjaar bieden we op die manier bijvoorbeeld professionele e-mail of communicatie-oplossingen aan zoals Exchange Online of SharePoint Online.

Welke gevolgen heeft deze strategie voor het Partnermodel van Microsoft? LVDV: Ik maak graag de vergelijking met wat gebeurde bij de overgang van analoge naar digitale fotografie: doemdenkers voorspelden het einde van de

fotografiemarkt, er zou geen geld meer verdiend worden met fotografie, enz… Maar wat merk je vandaag? Nog nooit kon je op zoveel plaatsen een fototoestel kopen als vandaag. Nog nooit werden er zoveel printafdrukken gemaakt van foto’s. Bedrijven die zich aan de nieuwe markt hebben aangepast, zijn nu succesvoller dan ooit in de fotografiemarkt. Hetzelfde geldt voor informaticabedrijven. De grootste verandering zit in de manier waarop toepassingen tot bij de eindgebruiker gebracht worden, maar diezelfde eindgebruiker heeft nog altijd de expertise nodig van de informaticapartner bij het maken van de juiste keuze, de implementatiefase, bij de opleiding en bij de ondersteuning achteraf.

Wat onderscheidt de aanpak van Microsoft van die van andere softwarebedrijven? LVDV: Je kunt niet anders dan vaststellen dat het Microsoft platform wijd verspreid is. Vandaag brengen wij dit platform ook online, maar vanuit de filosofie: ‘the power of choice’. Wij laten de keuze aan de klant. Vandaag al kunnen Microsoft Dynamics klanten kiezen of ze hun bedrijfstoepassing bij hen op een server willen geïnstalleerd zien of op een externe server bij een provider. Steeds meer klanten vragen ons naar deze ‘hosting’ optie. De virtualisatietechnologie maakt het voor de provider mogelijk om zijn servercapaciteit uit te breiden zonder hiervoor de software opnieuw te moeten installeren. Er duiken ook steeds meer online diensten op die kunnen geënt worden op Microsoft Dynamics. Zo biedt Porthus een online toepassing om goederen te dedouaneren, terwijl Trendstop een online dienst heeft waarmee je vanuit Microsoft Dynamics online financiële informatie kan opvragen over een bedrijf. De complexiteit van een ERP- of CRM implementatie wordt er dus niet minder om, wel integendeel. De informaticapartner is met zijn expertise dus belangrijker dan ooit. Keyboard > Page 9

SOLUTIONS

iFacto Collection Management

Geeft zuurstof aan uw bedrijf

Keyboard > Page 10

SOLUTIONS

Cash vormt de motor voor iedere onderneming. Een goede beheersing van de cash flow is dan ook een noodzakelijke voorwaarde om als bedrijf te overleven, zeker omdat veel van uw eigen klanten hun betalingen net zo lang mogelijk uitstellen om hun eigen cash positie te vrijwaren. De uitdaging voor iedere onderneming is dan ook om deze doelstelling te realiseren met een minimum aan inspanningen, zonder dat de goede relatie met de klanten eronder gaat lijden. Klassieke oplossingen voor financieel beheer bieden vaak een basisoplossing voor passief debiteurenbeheer, zoals het versturen van aanmaningen, maar zijn echter niet gericht op een efficiënt en proactief beleid naar debiteuren toe. Bovendien staan verouderde rapporteringen een efficiënt ingrijpen in de weg: de tijd die verloren gaat aan de opvolging van slechte betalers, gaat vaak ten koste van de relatie met andere klanten.

iFacto Collection Management Hoe sneller klanten gecontacteerd worden in geval van een laattijdige betaling, hoe sneller ze gaan betalen. iFacto ontwikkelde binnen Microsoft

Dynamics NAV een geïntegreerde module die specifiek gericht is op een proactief debiteurenbeheer. U bepaalt zelf de timing en de volgorde van de opeenvolgende acties; het systeem staat in voor de uitvoering op zich. Zo kunt u een efficiënt kredietbeleid uitstippelen dat bovendien in lijn is met de strategie van het bedrijf. Niet iedere klant verdient dezelfde behandeling: een goede betaler die eenmalig een openstaand saldo vertoont, dient allicht aan een ander regime onderworpen te worden, dan een klant die systematisch te laat betaalt.

Key Performance Indicators (KPI’s) Om u als bedrijf toe te laten een beleid te voeren dat rekening houdt met de individuele situatie van iedere klant, baseert de iFacto Collection Management module zich op krachtige Key Performance Indicators (KPI’s). Voor iedere klant wordt dagelijks een berekening uitgevoerd van tien verschillende KPI’s: voorbeelden hiervan zijn het totaal aantal openstaande facturen, het vervallen saldo, de verhouding tussen openstaand saldo en kredietlimiet, enz. Bij de implementatie van

de iFacto Collection Management module wordt, in lijn met de bedrijfsdoelstellingen, de timing en de volgorde vastgelegd van de opeenvolgende acties die het systeem moet voorstellen op basis van combinaties van KPI’s.

Individueel dashboard Iedere medewerker beschikt via een individueel dashboard over alle nodige informatie over de klanten die hem toegewezen zijn. Het systeem stelt hem acties voor in functie van de berekende KPI’s: telefonisch contact, het versturen van een email of van een aanmaning per brief, enz. De medewerker beslist dan zelf welke opvolging hij geeft aan de voorgestelde acties, maar de historiek van iedere actie wordt binnen het systeem geregistreerd.

Delen van verantwoordelijkheden in teamverband De afwezigheid van een bepaalde medewerker mag natuurlijk de uitvoering van een consistent debiteurenbeheer niet in de weg staan. De iFacto Collection Management module werd daarom ontwikkeld vanuit het oogpunt van een maximale samenwerking tussen verschillende teamleden, zodat verantwoordelijkheden kunnen overgenomen worden in periodes van afwezigheid.

Managementinformatie Al beschikt iedere medewerker over de vrijheid om zelf te beslissen over de uitvoering van de voorgestelde acties, de activiteiten die hij onderneemt zullen steeds nauwgezet in het systeem worden geregistreerd. Het management heeft toegang tot de historiek van de door de medewerkers uitgevoerde acties en beschikt over rapporteringen op maat om de activiteiten van het team nauwgezet op te volgen. Keyboard > Page 11

SPOTLIGHT

iFacto klantendag 2009 Donderdag 26 maart vond de 2de editie van de iFacto klantendag plaats. Deze dag was een uitgelezen gelegenheid om de iFacto-klanten in te lichten over de laatste nieuwigheden op gebied van Microsoft Dynamics NAV 2009. Ook extra applicaties, die specifieke meerwaarden bieden aan bedrijven, kregen hier de nodige aandacht. De aanwezigen konden kiezen om een functionele of technische workshop te volgen. Tijdens de functionele workshop kwamen onderwerpen zoals Collection Management, E-Commerce, Document Scanning & Management, Rapportering/ Business Intelligence en Mobile Solutions aan bod. Ook de personen die meer technisch onderlegd zijn, bleven zeker niet op hun honger zitten. Tijdens de technische workshop werd dieper ingegaan op de iFacto Tools, Upgrades, SQL Server, het technische gedeelte van NAV 2009 en Unified Communications.

Na het informatieve gedeelte was er gelegenheid tot persoonlijke demo’s bij een hapje en een drankje. Geïnteresseerden konden kennismaken met het nieuwste toestel van Microsoft nl. de Microsoft Surface. Dit apparaat is in essentie een Windows Vista computer in een tafel, waarvan het tafelblad een 76 cm reflecterend scherm is. Onder het scherm is een projector geplaatst die afbeeldingen kan projecteren op het scherm. Gebruikers kunnen met de machine werken doormiddel van hun vingers dankzij de 5 infraroodcamera’s. Zo kunnen ze dingen op het scherm aanraken en verplaatsen. Nadien kon er nog gezellig nagepraat worden tijdens een walking diner. En de avond werd afgesloten met leuke quotes zoals: “Dank u voor deze puike namiddag”, “ ’t was weer tip top zoals vorige keer”, “het was boeiend, leerrijk en plezant”, …

Keyboard > Page 12

TRENDWATCHER

Automatiseren van financiële processen

met Isabel Software maakt weg vrij voor

strategische rol van CFO In het verleden was de rol van de financiële verantwoordelijke in een bedrijf hoofdzakelijk gericht op een aantal operationele processen: het uitvoeren van financiële transacties, het beheren van budgetten en het voldoen aan de nodige wettelijke formaliteiten. Vandaag is de CFO uitgegroeid tot een onmisbare schakel in het strategische bedrijfsbeleid: hij is een generalist, en wordt mee betrokken bij het uitzetten van de krijtlijnen samen met het managementteam. Deze nieuwe invulling van de rol van CFO is mede te danken aan het feit dat vandaag heel wat routinetaken zonder toegevoegde waarde geautomatiseerd kunnen worden, waardoor de CFO meer tijd kan vrijmaken voor zijn strategische rol in het bedrijf. Het consultancybureau B&M Consulting voerde in opdracht van Isabel een onderzoek uit bij 245 bedrijven, en peilde naar de kostenbesparing die kan gerealiseerd worden door het automatiseren van financiële processen, van bij de controle van de ontvangen factuur, tot het ingeven van het rekeningafschrift in een bedrijfsoplossing zoals Microsoft Dynamics. B&M onderwierp twee specifieke processen aan een grondig onderzoek: het verwerken van betalingen en het ontvangen van rekeningafschriften.

Het verwerken van betalingen aan leveranciers Bij het versturen van betalingen, moeten betalingsgegevens eerst gedistilleerd worden uit de aankoopfactuur en ingevoerd worden in de Isabel-software. Wanneer dit manueel gebeurt, gaat niet alleen veel tijd verloren, maar stijgt ook de kans op fouten bij het inbrengen van gegevens.

De integratie van Isabel-software met de Accounts Payable module van bijvoorbeeld Microsoft Dynamics, laat toe om betalingsgegevens automatisch door te sturen: B&M rekende uit dat u hiermee een besparing kan realiseren van maar liefst 59 seconden ten opzichte van een manuele verwerking. Meerdere gebruikers van op verschillende locaties kunnen de transactie ondertekenen en autoriseren, en doordat op het Isabel platform meerdere bankrekeningen tegelijk beheerd worden, beschikt u als CFO meteen over de mogelijkheid om aan proactief cashbeheer te doen.

Ontvangen van rekeningafschriften B&M peilde in het onderzoek ook naar de besparing die men realiseert bij de elektronische ontvangst van rekeningafschriften: de gemiddelde verwerkingstijd bij het manueel invoeren en bij de reconciliatie met de factuur, bedraagt 87 seconden. Elektronische rekeningafschriften die rechtstreeks worden doorgestuurd van de Isabel-software naar Microsoft Dynamics, zorgen niet alleen voor een fikse tijdsbesparing: het gevolg is ook dat uw debiteurenbeheer veel efficiënter verloopt.

CFO werkt efficiënter en strategischer Het onderzoek van B&M concludeert dat de aanzienlijke besparing op de verwerkingstijden van financiële processen, de CFO meteen toelaat om een meer strategische invulling te geven aan zijn functie door een beter cash management en een beter debiteurenbeheer. Het gevolg: een rechtstreekse positieve impact op uw bedrijfsresultaat.

”Isabel en Microsoft slaan al jarenlang de handen in elkaar om hun oplossingen technisch en functioneel optimaal met elkaar te laten samenwerken. Om dit alles om te zetten in een tastbaar voordeel voor de KMO, hanteren beide bedrijven ook dezelfde strategie: gekwalificeerde ICT-Partners met kennis van Isabel én van Microsoft Dynamics staan garant voor een vlekkeloze implementatie van uw oplossing, van A tot Z.” Tom Van Gool, Go to Market Manager, Isabel NV Zelf berekenen wat u kan uitsparen door Microsoft Dynamics te integreren met Isabel? Ga naar www.isabel.be/gain. Keyboard > Page 13

SPOTLIGHT

Informaticabeveiliging:

een zaak van technologie, mensen en processen Vandaag staat iedere organisatie voor de uitdaging om de ICT-beveiliging af te stemmen op de strategie van het bedrijf. Beveiliging maakt steeds vaker deel uit van de dagelijkse processen en is een verantwoordelijkheid voor iedere medewerker. Beveiligingsspecialisten moeten in de eerste plaats de bredere context kunnen begrijpen als ze succesvol willen zijn in hun job. Hier volgen alvast 5 raadgevingen voor een betere beveiligingsstrategie voor uw informatica.

1. Outsource uw beveiliging Of uw bedrijf nu rechtreeks lijdt onder de economische omstandigheden of niet, u zult uw prioriteiten moeten herbekijken. Uw budget verlagen is zeker niet aangewezen, maar wel een herverdeling ervan in het voordeel van projecten die een rechtstreekse positieve impact kunnen hebben op uw netto resultaat, zonder dat ze de veiligheid in gevaar brengen. Grote investeringsprojecten maken allicht plaats voor een meer gefaseerde aanpak van kleinere beveiligingsinitatieven.

2. Meer risico’s nemen om te besparen? Geen goed idee Wanneer het economisch moeilijker is, komt men makkelijker in de verleiding om te besparen op beveiliging en meer risico’s te aanvaarden. Toch moet men zich bewust zijn dat een bedrijf net Keyboard > Page 14

in deze tijden meer beveiligingsrisico’s loopt: medewerkers en externe businesspartners bevinden zich vaak in een meer onzekere situatie en de kans op interne fraude is net groter dan anders.

3. Bekijk de hele levenscyclus van uw data Vaak wordt met beveiliging op een reactieve wijze omgesprongen. Het loont echter de moeite om na te denken over een plan om bedrijfsgegevens te beschermen over de hele levenscyclus heen, rekening houdend met de typische processen in het bedrijf. De encryptie van gegevens vormt alvast een eerste stap, maar veel belangrijker is het om na de denken hoe wordt omgegaan met informatie, vanaf de creatie ervan tot en met de finale archivering. Ook de eigen medewerkers spelen hierin een belangrijke rol: ze moeten opgeleid en bewust gemaakt worden van de noodzaak om veilig om te gaan met bedrijfsgegevens.

4. Mobiele medewerkers: vechten op meerdere fronten Medewerkers worden steeds mobieler: laptops en smartphones maken deel uit van de dagelijkse werkomgeving van heel

wat externe medewerkers. Outlook Web Access, SharePoint en andere Web tools worden gebruikt om toegang te krijgen tot bedrijfskritische informatie. Alvast een signaal om nog meer aandacht te schenken aan beveiliging, en vooral om rekening te houden met de mensen en processen die erbij betrokken zijn. Een eerste stap is het trainen van werknemers om op een verantwoordelijke manier te surfen op het internet en met bedrijfsgegevens om te gaan.

5. Web 2.0 Blogs, sociale netwerken en andere Web 2.0 technologieën druppelen langzamerhand de professionele omgeving binnen. Soms vervaagt zelfs de grens tussen het professionele en het privéleven. Jonge medewerkers verwachten bovendien dat ze via het bedrijfsnetwerk toegang krijgen tot Web 2.0 technologieën. Het is een illusie om te geloven dat het management in een KMO deze evolutie kan tegenhouden. Men kan echter wel de nodige stappen ondernemen om bedrijfskritische informatie maximaal te beschermen, in de eerste plaats door de medewerkers bewust te maken en te wijzen op hun verantwoordelijkheid.

BEHEERS DE

“realtime cijfers, realtime inzicht”

DYNAMIEK.

Ondernemen kent ontelbare soorten dynamiek. Beheers ze allemaal. Met Microsoft Dynamics. TM

Microsoft Dynamics : bijzonder gebruiksvriendelijke bedrijfsoplossingen voor financieel en logistiek beheer en voor customer relationship management. Makkelijk om te leren, makkelijk om te gebruiken. Microsoft Dynamics lijkt helemaal op de Microsoft toepassingen waar uw mensen dagelijks mee werken. Ontdek meer op www.microsoftdynamics.be.

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Microsoft Dynamics, the Microsoft Dynamics logo, and “Your potential. Our passion.” are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

ifacto

staat voor de realisatie van bedrijfsoplossingen voor kleine en middelgrote bedrijven, zowel nationaal als internationaal. Dit betekent dat we zowel korte, kleinere projecten, als meer complexe, grote projecten aanpakken, steeds met compacte, goedgetrainde projectteams. Als Microsoft Gold Certified Partner verdelen en implementeren we ERP oplossingen gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Onze jarenlange informatica ervaring en grondige sectorkennis bieden u de oplossing die de unieke behoeften van uw organisatie invult.

ifacto, taking your business to the next level.

ifacto business

solutions

Prins Boudewijnlaan 24C, B-2550 Kontich | T +32 (0)3 443.20.70 F +32 (0)3 443.20.74 | www.ifacto.be | [email protected]