Microsoft Dynamics NAV Brancheoplossing opleidingen en trainingen ...meer werk met minder inspanning... ...sneller inspelen op marktvragen... ...online communicatie met cursisten... ...verbeterde managementinformatie...
Abecon en Microsoft Slagvaardig de toekomst in Als opleider opereert u in een dynamische omgeving waarin veel van u wordt geëist. Zo verwachten uw cursisten meer dan ooit dat u snel reageert, excellente service biedt en aandacht besteedt aan individuele opleidingswensen. Dat maakt het noodzakelijk dat u bedrijfsprocessen naadloos op elkaar laat aansluiten. Abecon kan u helpen bij het maken van deze professionaliseringsslag. Van inschrijving tot financiële afhandeling en van inroostering tot het vinden van beschikbare docenten en locaties – met Abecon Course heeft u uw bedrijfsvoering continu onder controle.
Abecon Course is een gestandaardiseerde oplossing voor
Weinig inspanning, beter resultaat
de opleidingsbranche, gebaseerd op Microsoft Dynamics® NAV.
Met Abecon Course vergroot u uw controle op de bedrijfs-
Met deze software beschikt u als opleider over essentiële
voering. Het biedt u de zekerheid dat u en uw medewerkers
functionaliteiten. Zo ondersteunt de software de volledige
alles in de hand hebben. De software heeft veel voordelen:
administratieve en financiële afhandeling van uw opleidingsaanbod. Via een persoonlijk portal houdt u uw cursisten en
• De juiste tools voor efficiënt werken
docenten online op de hoogte. En met de mogelijkheden voor
Veel organisaties werken nog met losse systemen voor de
rapportage heeft u elk gewenst moment inzicht in zaken als
afhandeling van onder meer inschrijvingen, correspondentie,
docentbeschikbaarheid en bezettingsgraad. Het stroomlijnen
financiële verwerking, HR en inroostering. Informatie wordt
van processen zorgt ervoor dat uw mensen met minder
handmatig van het ene systeem in het andere overgezet; dat
inspanning meer werk verzetten. Dat levert u een toename
kost veel tijd en menskracht. Met Abecon Course beheert u al
van uw rendement op.
deze processen in één oplossing. Processen zijn geautomatiseerd: zo kunt u automatisch facturen versturen, beschikbare docenten selecteren en zelfs een klanttevredenheidsonderzoek met één muisklik in gang zetten.
2
Abecon Informatiesystemen B.V.
• Hogere klanttevredenheid
• Van productgerichtheid naar klantgerichtheid
Cursisten verwachten veel van een opleider. Zo laat onderzoek
Maatwerk opleidingen zijn niet meer uit het onderwijs weg te
zien dat zij hun opties tot het laatste moment openhouden:
denken. Veel opleiders spelen hier op in door hun opleidingen in
ze schrijven zich vaak pas op een laat moment definitief in.
componenten aan te bieden. Op die manier kan voor elke cursist
En mochten ze na inschrijving alsnog van gedachten veranderen,
een persoonlijk programma worden samengesteld. Hoewel dat
dan rekenen ze op soepele annuleringsvoorwaarden.*
mooi klinkt, is het organisatorisch een behoorlijke uitdaging.
Met Abecon Course bent u meer dan ooit in staat om uw klanten
Met Abecon Course heeft u gebruiksvriendelijke tools in handen
optimaal van dienst te zijn. Dat begint al bij het inschrijven –
om deze flexibele vorm van onderwijs te bieden.
eenvoudig via internet. Binnen enkele ogenblikken ontvangt een nieuwe cursist de bevestiging en alle gegevens worden direct in
• Up-to-date rapportages
uw systeem geregistreerd en verwerkt. De cursist heeft altijd
De opleidingsbranche is zeer dynamisch. In uw dagelijkse
toegang tot voor hem relevante gegevens als cursusdata, loca-
praktijk houdt u zich doorlopend bezig met de ontwikkeling
ties, docenten en examens, ook wanneer er mutaties optreden.
of herziening van cursussen. Ook houdt u controle op de
En ook de financiële afhandeling verloopt efficiënt. Eventuele
voortgang van cursussen, en voegt u deze waar nodig samen.
kortingen worden in de berekening meegenomen en facturen
Soms is het nodig om cursussen te annuleren. En u houdt
worden tijdig aan de juiste betalingsplichtige verzonden.
bij welke cursisten op welke wachtlijst zijn geplaatst, zodat u hen wanneer mogelijk kunt bijplaatsen. Hierbij is het van
• Alle informatie via internet beschikbaar
belang dat u over krachtige, flexibele rapportagemogelijk-
Inschrijven, inzien van lesdata en -locaties en bekijken van
heden beschikt, waarop u uw besluitvorming op kunt baseren.
resultaten zijn slechts enkele van de vele mogelijkheden die
Abecon Course biedt u die. Met één druk op de knop heeft
Abecon Course biedt op het gebied van online communicatie.
u inzicht in inschrijvingen – per product of locatie – docent-
Via internet houdt u uw cursisten, betalingsplichtigen en
beschikbaarheid, bezettingen, omzet en kosten. U kunt
docenten op de hoogte van voor hen relevante gegevens.
dwarsverbanden leggen en heeft inzicht in het rendement op
Daarvoor loggen ze in op een persoonlijk portal.
uw opleidingen en het resultaat van uw organisatie. Uit recent
Docenten kunnen via een Docentenportal roosters genereren
onderzoek blijkt overigens dat verbeterde managementinfor-
en inzien, presentielijsten bijhouden, examineringen opgeven
matie voor opleiders verreweg de belangrijkste doelstelling is
en telefoonlijsten raadplegen. Cursisten hebben toegang tot
bij de aanschaf van bedrijfssoftware.*
algemene cursusinformatie, rooster, cijferlijsten en meer. * Bron: Marktonderzoek commerciële opleiders (2009) i.s.m. Hogeschool van Amsterdam (Economie en Management / HES).
Mirjam Berntsen, director competence development bij Mprise:
“Alle gegevens over cursussen en cursisten zijn meteen beschikbaar via één centrale ingang. We kunnen dus rechtstreeks uit het systeem factureren en mailen. Zo hebben we meer overzicht en een sterke basis voor gerichte communicatie met cursisten.”
Abecon Informatiesystemen B.V.
3
Complete Microsoft-oplossing voor de opleidingsbranche
Met Abecon Course heeft u structureel inzicht in de bezetting van uw cursussen en de mogelijkheden om deze waar nodig te verbeteren. Ook kunt u snel (marketing)acties ondernemen. Vanzelfsprekend worden alle financiële consequenties direct in het financiële hart van het systeem verwerkt. De toegang tot actuele gegevens en het brede scala aan analyse- en rapportagetools helpen u om goed onderbouwde besluiten te nemen die
Abecon Course deelt het opleidingsproces in vier fasen:
bijdragen aan het succes van uw cursusprogramma of project.
plannen, beslissen, uitvoeren en evalueren. In de software is voor elke fase specifieke functionaliteit beschikbaar.
Fase 3: uitvoeren De praktijk blijkt altijd weerbarstiger dan de papieren planning.
Fase 1: plannen
Docenten worden ziek of gaan uit dienst. Cursisten sturen een
Om een succesvol cursusprogramma te plannen, wilt u slim
collega of willen toch deelnemen aan een andere cursus. Of een
gebruik maken van alle beschikbare informatie over uw doelgroep.
locatie is onverhoopt niet beschikbaar wegens onderhoud.
Met Abecon Course kunt u alle informatiebronnen benutten -
Dankzij de geïntegreerde datastructuur van Abecon Course houdt
van marktonderzoek en trendanalyses tot het klikgedrag op uw
u controle op uw bedrijfsvoering. Docenten en cursisten informeert
website. Vanzelfsprekend weegt u ook informatie over de bezetting
u met een druk op de knop over roosterveranderingen. Ook andere
van eerdere cursussen mee. Heeft u het cursusaanbod eenmaal
veranderingen biedt u eenvoudig en effectief het hoofd.
samengesteld, dan helpt Abecon Course u om dit snel en gericht onder de aandacht van uw relaties te brengen. Dan kan via e-mail
Fase 4: evalueren
en websites, maar ook met behulp van brochures. Alle werk-
Het einde van de cyclus is hét moment om te bepalen hoe goed
processen rond informatieaanvragen, inschrijven en factureren
de planning heeft standgehouden en op welke punten verbetering
worden geautomatiseerd. Zo plant én realiseert u een flexibel
nodig is. Met Abecon Course maakt u gebruik van een brede
onderwijsaanbod, dat zoveel mogelijk is afgestemd op de
set standaardrapportages, die eenvoudig zijn aan te passen aan
behoeften van uw cursisten.
specifieke wensen voor inhoud en presentatie. U kunt daardoor snel de kwaliteit en kwantiteit analyseren. Dat doet u onder meer
Fase 2: beslissen
op basis van klant- en docenttevredenheidsonderzoeken,
Voor elke opleider is het zaak om voor een optimale bezetting
examenresultaten en financiële kengetallen. Met dit diepere
te zorgen. Om dat te bereiken kan het noodzakelijk zijn
inzicht kunt u uw mensen, middelen en projecten nog beter
om groepen samen te voegen of cursussen te annuleren.
plannen en beheren.
Antwoord op complexe uitdagingen Onderstaand drie veelvoorkomende uitdagingen in
Informatie wordt in verschillende systemen verwerkt.
de opleidingsbranche, die u met de oplossingen van
Er is geen overall inzicht, en het bijhouden van informatie-
Abecon goed het hoofd kunt bieden:
stromen is tijdrovend en inefficiënt. Abecon Course is een totaalpakket, dat de administratieve, financiële en communica-
4
Klanten verwachten veel van een opleider: snelle
tieve afhandeling integreert. Medewerkers hoeven informatie
reacties, tijdig de juiste informatie, servicegerichtheid,
niet in aparte systemen in te voeren. Ze stellen gemakkelijk
bereikbaarheid. In Abecon Course is een groot deel van de
roosters samen, verwerken inschrijvingen en facturen en passen
communicatieve afhandeling geautomatiseerd. Cursisten ontvan-
eenvoudig kortingsstructuren en tarieven toe. Relatiegegevens
gen na aanmelding bericht en hebben via een persoonlijk portal
worden in één bron opgeslagen. Zo zijn alle relevante gegevens
24 uur per dag toegang tot relevante informatie. Via workflows
in één oogopslag beschikbaar. Alle handelingen zijn op intuïtieve
worden alle mijlpalen tijdig bij de juiste medezwerkers uitgezet.
wijze uit te voeren.
Abecon Informatiesystemen B.V.
Microsoft Dynamic NAV Effectief inspelen op voortdurende veranderingen De wereld om ons heen verandert continu en in een steeds hoger tempo. Uiteindelijk zal er sprake zijn van één wereldmarkt. En in die ene wereldmarkt bevinden zich op elk moment van de dag talloze aanbieders. Mensen en bedrijven moeten daarom altijd en overal bereikbaar
• Complexiteit van het efficiënt samenwerken • Beschermen en beheren van data en informatie • Terugvinden van informatie • Inzicht creëren in een grote hoeveelheid informatie • Reduceren van de hoge kosten van informatietechnologie en beveiliging van de infrastructuur
zijn. Onbereikbaarheid kost direct klanten en omzet. Bovendien willen organisaties transparant zijn en zoveel mogelijk kosten besparen. De mens maakt het verschil In de visie van Microsoft is in al deze trends en ontwikkelingen de mens de onderscheidende factor voor elke organisatie. Techniek is een toolbox; het ondersteunt de mens optimaal in zijn streven om succesvol te zijn. Onderzoek onder een groot aantal (zakelijke) gebruikers van software heeft er mede toe bijgedragen dat deze visie ontwikkeld kon worden. Het heeft als basis gediend voor de ontwikkeling van de nieuwste generatie software, die een antwoord geeft op de grootste knelpunten die op dit moment gevoeld worden binnen organisaties:
Deze tijd vraagt een omschakeling van aanbodgerichtheid naar vraaggerichtheid; dat is moeilijk in de huidige bedrijfsvoering in te passen. Door een cursus op te delen in modules kan een opleider tegemoetkomen aan individuele wensen van cursisten. Abecon Course ondersteunt de ingewikkelde administratie en afhandeling hiervan. Opleiders hebben eenvoudig inzicht in de financiële impact van wijzigingen, de commerciële mogelijkheden en de ruimte die de huidige bezetting biedt.
Abecon Informatiesystemen B.V.
5
Strategische voorsprong door vooruit te kijken Abecon realiseert al ruim 30 jaar branchegerichte bedrijfsoplossingen. Abecon is Microsoft Gold Certified Partner met een ISV-gecertificeerde oplossing voor de opleidingsbranche. Dat staat garant voor continuïteit: de software voldoet aan de zeer strenge eisen van Microsoft. Dit biedt u de garantie dat uw investering ook in de loop der jaren zijn waarde behoudt. Abecon Course is gebaseerd op Microsoft-technologie en wordt blijvend ondersteund – ook als de technologie verder ontwikkelt. U hoeft in de toekomst geen dure nieuwe investeringen te doen in software. En uw medewerkers kunnen blijven werken met een vertrouwd systeem, zonder opnieuw tijd te hoeven stoppen in opleiding. Vanuit de ISV-certificering is Abecon deelnemer aan het Microsoft Technical Adaption Programma. Microsoft vraagt zijn meest gewaardeerde partners om betrokken te zijn bij de ontwikkeling van nieuwe software. Deelnemers geven al voor de
Abecon Course is al dertig keer met succes geïmplementeerd
introductie feedback op software en denken mee met nieuwe
in Nederland. De betreffende bedrijven werken met de meest
ontwikkelingen. Bijkomend voordeel is dat Abecon de nieuwe
recente versie van de software. Dat dit in de praktijk succes-
producten al in zijn vingers heeft vóór de officiële release.
vol werkt, bewijst de zeer actieve gebruikersgroep. Aangezien
Het kan snel anticiperen op veranderingen en de eigen pakket-
Abecon zich specifiek richt op de opleidingsbranche, is concrete
ten aanpassen. Abecon Course is daardoor steeds gebaseerd
kennis van uw branche en processen aanwezig. Uw uitdagingen
op de allernieuwste technologie.
zijn veelal herkenbaar, ook omdat veel wordt samengewerkt
6
Abecon Informatiesystemen B.V.
Gelauwerde internettoepassing Dat de inspanningen van Abecon ook door Microsoft worden gewaardeerd, blijkt wel uit het feit dat Abecon al twee jaar op rij werd genomineerd voor de Microsoft Dynamics Partner Award in de categorie Innovatie. Met dit platform voor internettoegang kunt u informatie uit uw backoffice uitwisselen met uw medewerkers of doelgroep via internet of mobiele technologie. Het biedt (externe) met andere spelers in de branche. Daarbij doet Abecon actief
docenten en cursisten online toegang tot allerlei functionali-
marktonderzoek in samenwerking met diverse universiteiten en
teiten en informatie. Zo kan men zich via internet inschrijven
hogescholen. Hierdoor kan worden ingespeeld op nieuwe trends
voor cursussen. Docenten kunnen presentielijsten invoeren
en toepassingen zoals e-learning, online documentmanagement
via hun PDA. Abecon past deze technologie ook toe in
en verregaande webintegratie.
andere branches. Overigens is er bredere belangstelling voor Abecon DynamicsOnline: diverse bedrijven rollen het platform in binnen- en buitenland uit.
Johan Boonekamp, directeur TOON Gorinchem, Kunstcentrum voor amateurkunst:
“Abecon Course maakt een eind aan eilandautomatisering. Medewerkers merken dat het prettiger werken is, en dat er aanzienlijk minder foutkansen bij facturen zijn. Nu zijn al onze bedrijfsprocessen samengebracht in één standaardoplossing. Deze investering verdient zich zeker terug in efficiëntievoordelen.”
Abecon Informatiesystemen B.V.
7
Microsoft Dynamics NAV Alles wat de opleidingsbranche aan ERP nodig heeft (en meer) De mens is de onderscheidende factor in elke organisatie. Als organisaties en de processen die zich er afspelen worden ingericht rondom de mens in plaats van rondom het product, levert dat uiteindelijk op veel fronten winst op. Microsoft Dynamics hanteert een viertal pilaren die van deze visie uitgaan en waarop de investeringen in ontwikkeling gedaan worden: • Gebruiksgemak door in één scherm relevante informatie te tonen en te bewerken • Flexibiliteit door systemen aan te bieden, die eenvoudig zijn aan te passen aan huidige en toekomstige wensen en eisen • Technologische inpasbaarheid door gebruik te maken van de investeringen die bedrijven reeds gedaan hebben in (Microsoft) technologie en door eenvoudige integratie via onder meer webservices • Business Intelligence door zoekfuncties en heldere rapportagefuncties aan te bieden
8
Abecon Informatiesystemen B.V.
Uw bedrijfsvoering is leidend Abecon is dé ICT-partner voor de opleidingsbranche. Abecon is
Gedurende het traject worden uw key-users direct betrokken.
groot genoeg voor slagkracht en klein genoeg om u te waarderen.
Zij worden feitelijk opgeleid om ook na de implementatie keuzes
Het team van specialisten heeft kennis van zaken en wordt voort-
te kunnen maken én deze zelfstandig door te voeren. Door deze
durend getraind op technisch en inhoudelijk gebied. Het pakt elke
aanpak komt u tijdens of na de implementatie niet voor onaan-
uitdaging vol enthousiasme op. Klanten stellen de betrokkenheid
gename verrassingen te staan. U heeft een totaaloverzicht van de
en gedrevenheid van Abecon zeer op prijs.
investering die u doet, met directe invloed op de implementatieduur. Ook krijgt u op deze manier een duidelijk beeld van uw eigen
Al in het voortraject weet u precies wat u van Abecon kunt
werkzaamheden om het systeem in te richten. U weet bovendien
verwachten. Dankzij de Workshop Methode, gebaseerd op de
welke training uw medewerkers eventueel nodig hebben.
Microsoft Dynamics SureStep methodology, verloopt de implementatie professioneel en voorspelbaar. U heeft duidelijkheid over de te nemen stappen en bent er zeker dat de implementatie binnen de gestelde tijd en volgens budget verloopt. In samenspraak met uw key-users wordt het plan van aanpak opgesteld. In een aantal sessies worden hierna bedrijfsprocessen in kaart gebracht en knelpunten geïnventariseerd. Naar aanleiding van deze sessies wordt de optimale inrichting van uw systeem bepaald. De gemaakte keuzes worden vastgelegd. Het resultaat kan tussentijds worden getoetst en waar nodig worden bijgesteld.
Abecon Informatiesystemen B.V.
9
Microsoft Dynamics NAV De rol van de partner De partners van Microsoft spelen een cruciale rol naar zijn klanten. Niet alleen wat betreft de verkoop van producten, maar ook door uitbreidingen te maken op de standaardfunctionaliteit van Microsoft Dynamics. Daarmee bieden zij aanpassingen en add-ons om de software branche- en klantgericht te maken. Partners zorgen voor verkoop, implementatie, training, optimalisatie en migratie van de software. Naast uitgebreide trainingen en classificatie van de partners zelf, biedt Microsoft aanvullende middelen om de kwaliteit van een softwarematige oplossing te borgen, waaronder Certified for Microsoft Dynamics voor het certificeren van (branche)specifieke add-ons binnen Microsoft Dynamics software. De oplossing in deze brochure is gecertificeerd en voldoet daarmee aan de hoogste kwaliteitseisen van Microsoft. De oplossing biedt een passende branche-aanvulling op de Microsoft Dynamics kernproducten. Daarmee is het een vertrouwde en betrouwbare oplossing die soepeler is te implementeren en eenvoudiger te onderhouden. Wilt u meer weten over wat Microsoft Dynamics voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Abecon.
10
Abecon Informatiesystemen B.V.
Over Abecon Abecon ontwikkelt en implementeert betaalbare IT-oplossingen voor het midden- en kleinbedrijf. Al meer dan dertig jaar staan we garant voor kwaliteit, kennis en advies. Die beslaan meer dan alleen software; onze zestig gekwalificeerde medewerkers hebben diepgaande kennis van de branches waarvoor Abecon actief is. Juist door deze focus op specifieke branches – zoals de opleidingsbranche – kennen we de uitdagingen van onze klanten. Abecon is Microsoft Gold Certified Partner. Dat betekent dat onze oplossingen zijn gebaseerd op bewezen Microsoft-producten. Zoals Microsoft Dynamics NAV voor het aansturen en ondersteunen van alle primaire bedrijfsprocessen: financiële administratie, in- en verkoop, klantrelatiebeheer, ketenintegratie, logistiek, servicemanagement, magazijnbeheer: alles wat van belang is voor succesvolle uitvoering van uw activiteiten.
Arjan Oude Kotte, directeur Small Midmarket Solutions & Partners – Microsoft Nederland:
“Ons succes wordt mede bepaald door de branchefocus van partners en door hen ontwikkelde branche-oplossingen. Middels certificering van partners maken we zichtbaar voor klanten welke partners zich onderscheiden door hun ervaring en successen. Abecon is zo’n gecertificeerde partner. Dit is een bedrijf met een goede mix van commerciële gedrevenheid, klantfocus en branchekennis.”
Abecon Informatiesystemen B.V.
11
UW MICROSOFT GEKWALIFICEERDE IMPLEMENTATIE PARTNER:
Abecon Informatiesystemen B.V. Huizermaatweg 510 | 1276 LM Huizen | telefoon 035 695 1234 | telefax 035 678 0454 email:
[email protected] | www.abecon.nl
