“Met Microsoft Dynamics NAV zijn wij beter in control”
Organisatie
Goede automatisering gaat verder dan het automatiseren van bedrijfsprocessen.
AWL is gevestigd in Nederland en Tsjechië.
Dat ontdekte ook AWL, waar de samenhang tussen diverse softwareprogramma’s
Vanuit deze vestigingen werken meer dan 200
ontbrak. Met de implementatie van Microsoft Dynamics NAV door Logic Vision
medewerkers aan het realiseren van state-of-the-
heeft AWL nu een totaaloplossing voor al haar bedrijfsprocessen. Het resultaat:
art geautomatiseerde lasmachines voor haar
meer inzicht in de status van projecten, onderhanden werkbepaling en de
relaties die in heel Europa gevestigd zijn. De
aangegane verplichtingen, een betere aansturing van processen plus nauwkeurige
machines voldoen aan de hoogste
en snelle informatievoorziening om op en bij te sturen.
kwaliteitseisen en realiseren een aanmerkelijke productiviteitsverbetering. De lassystemen zijn ontwikkeld op basis van jarenlange kennis en
EILANDAUTOMATISERING
deskundigheid. Als één van de vooraanstaande Europese machinebouwers en
De bedrijfsprocessen bij AWL waren al geautomatiseerd en afgedekt, maar er was
systeemintegratoren op het gebied van boog-,
duidelijk sprake van eilandautomatisering. “We konden wel managementinformatie
weerstand- en laserlassen is AWL een sterke
opvragen,” vertelt René van Tol, voorheen Logistics and Quality Manager bij AWL,
partner waarop relaties kunnen bouwen als
nu Hoofd Personeel & Organisatie, “maar dat was behoorlijk omslachtig. We
optimale lasoplossingen worden verlangd. De
werkten onder andere met R8 van Ridder, waarin een groot aantal onderdelen van
belangrijkste afzetmarkten zijn de automobiel-
onze organisatie zoals verkoop, inkoop, productie en projecten-registratie was
en de metaalverwerkende industrieën. De
ondergebracht. De financiële integratie ontbrak echter. Het financiële deel was
cultuur van AWL kenmerkt zich door innovatie
ondergebracht in Exact en verder gebruikten we nog andere pakketten voor
en kwaliteit. Hiermee blijven relaties ‘ahead in
onderhoud, inventaris en personeelsadministratie. Door de veelheid aan pakketten
automated welding’.
waren de rapportages minder betrouwbaar en consistent. Het inzicht in de projectenadministratie was aanwezig, maar de voorspellende informatie ontbrak.” Gebrek aan integratie Met de groei van AWL namen ook de projecten in aantal en omvang toe. Hierdoor werd goed monitoren van de projectvoortgang steeds lastiger. Een andere manier van projectmanagement, inclusief voorspellende informatie, bleek noodzakelijk. Met de start van een Tsjechische vestiging werd het omslagpunt bereikt. Van Tol: “Ridder R8 was uitsluitend beschikbaar in de Nederlandse taal en dat gaf
problemen in Tsjechië. De ontwikkeling van een taalmodule was niet voorzien.
Eisen - Financieel geïntegreerd pakket
Ook was er geen mogelijkheid om onze rapportagetool te integreren. Redenen genoeg om ons te oriënteren op een financieel geïntegreerd ERP-pakket.”
- Inzicht in status van projecten - Work Based Structure
AWL maakte in deze periode een omslag van een functionele (productie)
- Flexibel systeem
organisatie naar een projectgeoriënteerde organisatie. Daardoor had het bedrijf
- Informatie sneller beschikbaar
andere tools nodig om de projectmanagers te ondersteunen met beter inzicht in de financiële voortgang en de projectplanning. Van Tol: “Voorheen waren de projectmanagers voornamelijk technisch verantwoordelijk, nu kregen zij de verantwoordelijkheid voor het hele traject inclusief de budgetten. Hierdoor werd de
Voordelen
noodzaak tot integratie met de financiële administratie verder vergroot.”
- Betere registratie - Cijfers nauwkeuriger - Beter inzicht in projecten
SELECTIEFASE
- Betere aansturing van processen - Einde eilandautomatisering
Samen met een management trainee zette Van Tol het selectieproces op. “We
- Mogelijkheid om snel projectstructuur op te
hebben alle werkprocessen beschreven en per key user de wensen en eisen
zetten - Urenregistratie up to date
vastgelegd. De groep key users bestond grotendeels uit MT-leden, waardoor de wensen en eisen ook realistisch waren. Daarna zijn we gaan zoeken naar de best passende systemen. We hadden drie mogelijkheden: SAP, Trimergo en Microsoft Dynamics NAV. Vooraf hadden we bepaald dat we ons zouden beperken tot een demo van twee partijen.” Dit werden SAP en Microsoft Dynamics NAV. Trimergo viel af omdat de combinatie oplossing nog in ontwikkeling was. Tweedaagse demo Van Tol: “De Work Based Structure van SAP sprak ons aan door de strakke organisatie van het systeem. De verkoper had ook veel ervaring met een Engineer To Order (ETO) omgeving waardoor we prettig communiceerden. Microsoft Dynamics NAV bood die Work Based Structure ook, was echter flexibeler én leek beter bij ons bedrijf te passen. De ETO kennis was bij Logic Vision duidelijk aanwezig, waardoor andere Microsoft partners afvielen.” De demo bleek voor AWL echter te kort om een beslissing te nemen. Het bedrijf nodigde beide partijen daarom uit voor een tweedaagse demo. Daarna zou een go/no go moment plaatsvinden. Van Tol: “Om het besluit zo gefundeerd mogelijk te kunnen nemen, stelden we als eis dat de consultant die de demo zou geven ook de implementatie zou doen.”
KLIK MET LOGIC VISION Tijdens de uitgebreide demo ontstond een duidelijke klik met de consultant van Logic Vision. “Hij wist écht wat er bij ons speelde, verplaatste zich in onze situatie, had goede ideeën en veel ervaring,” zegt Van Tol. “Hij liet zien dat Microsoft Dynamics NAV te modelleren is en toonde de flexibiliteit van het systeem. SAP bleek moeilijker naar eigen hand te zetten zonder veel extra kosten te maken. De beslissing voor Microsoft Dynamcis NAV en Logic Vision was dus snel gemaakt.” Draagvlak Nu de keuze was gemaakt, diende deze ook intern omarmd te worden. Van Tol: “Een van de manieren om de medewerkers te overtuigen was via artikelen en informatie in ons infobulletin On the line. Verder was de rol van de key users essentieel. Zij communiceerden met hun eigen achterban en betrokken deze zo “Microsoft Dynamics NAV heeft onze
veel mogelijk bij het project. De reactie van de medewerkers was ambivalent,
eilandautomatisering opgelost.”
waarbij het grootste deel het nut van een nieuw systeem wel inzag. De
René van Tol, voorheen Logistics and Quality Manager
werkvoorbereiding hebben we wat sterker moeten overtuigen omdat dit proces in
bij AWL, nu Hoofd Personeel & Organisatie
het oude systeem prima was ondergebracht. De projectmanagers daarentegen behoefden geen overtuiging, die zagen het nut direct in nu ze sneller beschikbare en laagdrempelige informatie nodig hadden om hun werk goed te kunnen doen.”
IMPLEMENTATIEFASE De implementatie startte met de inrichting van standaard Microsoft Dynamics NAV en productie. Van Tol: “De integratie tussen projecten en productie bleek tijdens deze fase belangrijker dan in eerste instantie was ingeschat. De inzet van Advanced Job Management was dan ook noodzakelijk. Deze module is ontwikkeld met de standaard projectenmodule van Microsoft Dynamcis NAV als basis. Hiermee is het mogelijk om een uitgebreide projectstructuur, op basis van vrij te definiëren sjablonen, snel per project op te zetten. Voor de projectplanning maken we gebruik van de integratie met MS Project. Omdat wij gekozen hadden voor de laatste versie van Microsoft Dynamics NAV, was deze module pas enkele maanden na de start gereed. Hierdoor zijn we zeven maanden later live gegaan, een maand later dan gepland. De afdeling Sales werkte na vijf maanden al met CRM. Hiervoor was namelijk geen koppeling met Advanced Job Management noodzakelijk.”
Over het implementatieteam is Van Tol zeer te spreken. “Het traject is voor het overgrote deel uitgevoerd bij AWL. Dat was prettig omdat dit de efficiëntie en de communicatie ten goede kwam. Verder kon er direct getoetst worden met de medewerker ‘op de vloer’ wanneer er een probleem ontstond. Ten slotte had ik zo meer controle over de target die we ons gesteld hadden, namelijk live in zes maanden. Dat dit uiteindelijk zeven maanden zijn geworden, heeft vooral te maken met de implementatie van Advanced Job Management.”
OPLEIDING AWL heeft ook aandacht gegeven aan de opleiding van de gebruikers. Van Tol: “De key users zijn door Logic Vision opgeleid en zij hebben de eindgebruikers weer getraind. Hiervoor hadden we een ruimte en een testomgeving ingericht. Dit is “Met Microsoft Dynamics NAV kunnen we de
allemaal voorspoedig verlopen, met uitzondering van Time Registration. Deze
focus weer richten op onze core business.”
module, die bij AWL voor de urenverantwoording wordt gebruikt, is door de
René van Tol, voorheen Logistics and Quality Manager
financiële administratie getest. We hebben het testen van alle varianten enigszins
bij AWL, nu Hoofd Personeel & Organisatie
onderschat. Je kunt je voorstellen dat het een enorm karwei is om met achterstand de uren van 200 medewerkers te verantwoorden. De registratie van deze uren is nu overigens via de PC en via barcodescanning mogelijk.”
LIVEGANG De livegang is relatief rustig verlopen. Volgens Van Tol heeft dit, buiten een goede voorbereiding, te maken met de ‘gefaseerde’ livegang. “De administratieve processen rolden zich als een soort boeggolf uit. Eerst de werkvoorbereiding (inkoop en productie), daarna het magazijn (ontvangst goederen) en daarna financieel. De afdeling Sales was al twee maanden live met CRM, dus daarover hoefde ik me geen zorgen te maken. Ook de rol van de applicatiebeheerder heeft de livegang vereenvoudigd. Hij heeft bijvoorbeeld de koppeling gemaakt met de barcodescanner voor de urenregistratie en rapporten opgezet. Zijn rol is essentieel geweest tijdens het traject.”
VOORDELEN AWL werkt nu bijna twee jaar met Microsoft Dynamics NAV. “De voordelen zijn duidelijk merkbaar,” vertelt Van Tol tevreden. “Het systeem is laagdrempelig
waardoor meer medewerkers er actief mee werken. Dit leidt tot een betere Meer informatie
registratie en dat heeft weer effect op de nauwkeurigheid van onze cijfers. Het
- AWL Techniek
inzicht dat we voorheen ontbeerden is nu aanwezig. Hierdoor is het aansturen van
www.awl.nl
de processen duidelijk verbeterd. Verder is de Look & Feel van Microsoft Dynamics NAV prettig. Het is een Microsoft product dat herkenbaar is voor de meeste
- Logic Vision Contactpersoon Ramon Speelpenning
medewerkers. Onze oudere medewerkers zijn niet huiverig om het te gebruiken en dat is een positieve ontwikkeling.”
telefoonnummer: 0184-677 588
[email protected]
Hulpmiddel
www.logicvision.nl
“Automatisering is een hulpmiddel bij het soepel laten verlopen van onze primaire werkprocessen. Inmiddels hebben we een groot aantal verbeterdoelen behaald. Van eilandautomatisering is geen sprake meer. Er wordt efficiënter en met minder fouten gewerkt, er is meer inzicht en de processen zijn beter aan te sturen. Hierdoor kunnen we ons beter richten op onze core business: het ontwerpen en bouwen van productie-installaties waarin de verbindingstechniek centraal staat.”
TOEKOMST Van Tol: “Dankzij de integrale structuur binnen Microsoft Dynamics NAV zijn de rapportages verbeterd en zijn wij beter in staat de productiviteit te meten. Dit heeft ondermeer geleid tot het optimaliseren van de afdeling Service. Bezetting en omzet van deze afdeling zijn op elkaar afgestemd. Verder gaan we de leveranciersbeoordeling optimaliseren met behulp van de gegevens in Dynamics NAV. Op logistiek vlak gaan we de onderdelenleveringen strakker volgen waardoor we Waarom Microsoft?
verwachten de doorlooptijden bij het assembleren te kunnen verkorten. Dit zal dan
Prettige Look & Feel. Microsoft Dynamics NAV is
weer leiden tot een hogere productiviteit.”
een Microsoft product dat herkenbaar is voor de meeste medewerkers. Het is een flexibele oplossing. Aantal users
ADVIES VAN AWL
55 users
“Wij hebben vooraf bepaald dat we ons tot een demo van twee partijen zouden Implementatietijd Zeven maanden
beperken. Als je een goede voorbereiding treft, kun je jezelf zo’n beperking opleggen. Verder is het belangrijk dat je automatiseringspartner verstand van én ervaring heeft in je business. Dan pas kun je tot een werkelijke samenwerking komen. Met Logic Vision heeft dat prima gewerkt!”
Disclaimer Microsoft aanvaardt geen inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de in deze case beschreven ervaringen van haar partners.
