SCM 7
Welcome CCS
Service & Call Management 7 Handleiding voor configuratie SCM, versie 7.9, NL/NL
Laatst bijgewerkt juni 2011
Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Welcome CCS.
2
SCM 7
Welcome CCS
Voorwoord Beste gebruiker, welkom in deze handleiding! Voor u ligt een handleiding waar de configuratie van SCM in wordt behandeld. U krijgt stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Welcome CCS levert complete software oplossingen voor het klantgericht omgaan met vragen, meldingen, opmerkingen en klachten die uit de markt komen. Met behulp van de Welcome SCM software bent u in staat om klantgericht en efficiënt in te spelen op alle soorten reacties van uw klant, het genereert automatisch de processen die moeten worden doorlopen en het geeft de mogelijkheid al deze informatie te analyseren. Vriendelijke groet, Welcome Company Care Solutions Postbus 1144 5004 BC TILBURG T 013 – 571 88 44 F 013 – 571 88 43 E
[email protected] W www.welcomeccs.nl
1
SCM 7
Welcome CCS
Algemene informatie De inhoud van deze handleiding is opgebouwd naar de logica van de applicatie.
Opbouw van de handleiding De hoofdstukken hebben een vaste opbouw en wel als volgt: Hoofdstukindeling
Toelichting
Inleiding
Korte tekst over de toepasbaarheid van de te behandelen functionaliteit.
Uitleg in de paragrafen
Bespreking van een bepaalde functie of handeling.
Screenshots
Schermafdrukken laten het effect van een bepaalde handeling zien.
Verdieping in de subparagrafen
Na de algemene uitleg van een functie in een paragraaf wordt er dieper ingegaan op het onderwerp in de subparagrafen.
Schrijfwijze en symbolen In de cursushandleiding worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Schrijfwijze/symbool
Betekenis
Cursief
Alle tabbladen, namen van menu's en schermonderdelen worden cursief geschreven.
Hoofdletters
Alle bestands- en mapnamen worden met hoofdletters geschreven.
=1 =2 =3
Een verwijzing naar een onderdeel van het screenshot dat erboven staat afgedrukt.
Hiermee wordt een tip of belangrijke extra informatie weergegeven.
2
SCM 7
Welcome CCS
Inhoudsopgave
Voorwoord ................................................................................................ 1 Algemene informatie ............................................................................... 2 Opbouw van de handleiding .......................................................................................................... 2 Schrijfwijze en symbolen ............................................................................................................... 2
Inhoudsopgave ........................................................................................ 3 Hoofdstuk 1
Introductie in klachtenbeheer........................................ 5
Wat is een klacht? ......................................................................................................................... 5 Hoe ziet een klachtenbehandelingprocedure eruit? ...................................................................... 6 Het programma Welcome SCM .................................................................................................... 6
Hoofdstuk 2
Introductie in configuratie ............................................. 7
Het doel van dit document............................................................................................................. 7 Voor wie is dit document bedoeld? ............................................................................................... 7
Hoofdstuk 3
Van opstarten tot afsluiten ............................................ 8
SCM opstarten............................................................................................................................... 8 De schermindeling ....................................................................................................................... 10 SCM afsluiten .............................................................................................................................. 12
Hoofdstuk 4
Database - Veld onderhoud ......................................... 13
Werkwijzen voor het venster Veldonderhoud .............................................................................. 15
Hoofdstuk 5
Meldingnummer ........................................................... 30
Hoofdstuk 6
Algemeen - Schermopmaak........................................ 32
Hoofdstuk 7
Melding kopieer instellingen ....................................... 52
Hoofdstuk 8
Algemeen - Onderhoud kolommen ............................. 53
Hoofdstuk 9
Algemeen - Kleurinstellingen ..................................... 57
Hoofdstuk 10
Algemeen - Wordsjablonen ...................................... 59
Scherm opmaken ........................................................................................................................ 32 Actiebalk ...................................................................................................................................... 45 Zoekscherm ................................................................................................................................. 48 Eigen logo’s plaatsen .................................................................................................................. 51
Een standaardsjabloon maken .................................................................................................... 59 Een standaardsjabloon aanpassen ............................................................................................. 62 Een standaardsjabloon gebruiken ............................................................................................... 63 Standaardsjablonen combineren................................................................................................. 64
3
SCM 7
Hoofdstuk 11
Welcome CCS
Algemeen - Mail Instellingen ..................................... 71
Algemeen .................................................................................................................................... 71 Automatische e-mail .................................................................................................................... 71 Handmatige e-mail ...................................................................................................................... 77 E-mail configuratie ....................................................................................................................... 79
Hoofdstuk 12
Algemeen - Log Instellingen ...................................... 89
Log instellingen............................................................................................................................ 90
Hoofdstuk 13
Rapportage - Rapporten en Grafieken ...................... 92
Hoofdstuk 14
Modules – Workflow Manager (extra module) ....... 101
Rapport ........................................................................................................................................ 92 Kruistabellen / Kruisrapporten ..................................................................................................... 94 Extra rapporten ............................................................................................................................ 96 Pivot Tabel Analysetool (extra module) ...................................................................................... 98 Grafieken ..................................................................................................................................... 99
Workflows definiëren ................................................................................................................. 101 Workflow Manager opstarten .................................................................................................... 103 Standaard workflow definiëren .................................................................................................. 104 Overige workflows definiëren .................................................................................................... 106 Extra mogelijkheden .................................................................................................................. 112
Hoofdstuk 15
Modules - Template Manager (extra module) ........ 118
Hoofdstuk 16
Medewerkers en Bevoegdheden ............................. 125
Algemeen .................................................................................................................................. 118 Nieuwe templates aanmaken met de Template Manager ........................................................ 120
Medewerkers ............................................................................................................................. 125 Bevoegdheden .......................................................................................................................... 127
Hoofdstuk 17
Document Informatie Systeem (DIS)....................... 131
Koppelen van digitale documenten ........................................................................................... 132 Een document opvragen ........................................................................................................... 135 Documenteigenschapen opvragen. .......................................................................................... 135 Documenten verwijderen ........................................................................................................... 137 DIS documenten aan andere tabellen koppelen. ...................................................................... 138 DIS Instellingen ......................................................................................................................... 140
Hoofdstuk 18 Kostenmodule (extra module) .................................... 141
Koppelen van kosten ................................................................................................................. 142 Bestaande kosten raadplegen................................................................................................... 143 Kosten verwijderen .................................................................................................................... 144
Hoofdstuk 19 Actie monitor (extra module) ...................................... 145 Hoofdstuk 20 SCM Start (versneller) ................................................. 148 Hoofdstuk 21
Importeren ................................................................. 150
Algemeen .................................................................................................................................. 150 Importeren ................................................................................................................................. 150
4
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 1 Introductie in klachtenbeheer Klanten die klagen, geven aan dat in uw bedrijf een probleem is opgetreden. Het kan zijn dat er een fout is gemaakt, of dat bij de klant een verkeerde verwachting is gewekt. Door de klacht te onderzoeken kan uw bedrijf lering trekken en een dergelijke situatie in de toekomst proberen te voorkomen. Hoe groter het bedrijf en hoe meer klanten, hoe moeilijker het wordt om voorkomende klachten systematisch te verwerken. Het programma SCM is speciaal ontworpen om u te helpen bij alle onderdelen in het proces Klachtenbeheer. Het omvat registreren en verwerken van klachten inclusief de diverse hulpmiddelen om snel en eenvoudig een uitgebreide klachtenrapportage te genereren.
Wat is een klacht? “Bent u tevreden; vertel het verder. Heeft u klachten; vertel het ons!” is een oude handelswijsheid. Het serieus nemen van klachten stelt u in staat om zowel een beter inzicht te krijgen in de wensen van uw klanten, als uw bedrijfsvoering te optimaliseren. Zo gezien is een klacht een kans op kwaliteitsverbetering. Het is vaak moeilijk om het onderscheid te maken tussen een echte klacht, een opmerking of een positief bedoelde suggestie. De volgende soorten reacties kunnen zich voordoen: -
Het compliment. De opmerking of suggestie. De klacht. De claim.
Compliment
Complimenten zijn positieve uitingen waarin een klant zijn tevredenheid en waardering uit. Organisaties zijn het meestal niet gewend om complimenten te krijgen. Overigens zijn klanten vaak ook niet gewend om complimenten uit te delen als daar aanleiding toe is.
Opmerking of suggestie
Hierbij is sprake van een uiting waarin de klant wil aangeven dat zaken beter kunnen worden geregeld, zonder dat er sprake hoeft te zijn van ontevredenheid. Als er niet of niet juist gereageerd wordt op de suggestie van de klacht, kan dat later aanleiding geven tot ontevredenheid. De grenzen tussen een klacht en een opmerking zijn niet altijd scherp te trekken. Het verschil zit hem in de door de klant gewenste follow-up. Een klacht kan gezien worden als een uiting waarbij de klant een of andere vorm van genoegdoening verwacht, terwijl bij een opmerking een bedankje kan volstaan.
Klacht
Zoals uit de definitie naar voren komt, is een klacht een uiting van ontevredenheid. Het vertrouwen van de klant in het product of de dienstverlening is geschaad. Hij heeft niet gekregen wat hij verwachtte. De klager vraagt nadrukkelijk aandacht voor zijn probleem en verwacht of eist genoegdoening.
Claim
Een claim is een klacht met een eis tot schadevergoeding. Aan een claim zijn altijd financiële en/of juridische consequenties verbonden.
5
SCM 7
Welcome CCS
Hoe ziet een klachtenbehandelingprocedure eruit? Voor een juiste behandeling van klachten is het noodzakelijk een vaste procedure aan te houden. Deze procedure omvat: -
Registratie van de klacht; Benoemen van acties en verantwoordelijkheden; Uitvoeren en afwerken van deze acties; Analyse en kwaliteitsverbetering.
Registratie van de klacht
Bij de registratie worden alle gegevens die van belang zijn vastgelegd, zoals de naam van de klager, het product, de aard van de klacht(en) enzovoort. De klacht krijgt een volgnummer, zodat deze gemakkelijk is terug te vinden. Als er meerdere klachten zijn, worden deze individueel geregistreerd. Iedere klacht krijgt een volgnummer.
Benoemen van acties en verantwoordelijkheden
Meestal is het niet meteen duidelijk wat er is fout gegaan, en is het nodig om eerst uit te zoeken wat er precies is gebeurd. De actie is dan; onderzoek het probleem. Deze wordt aan een medewerker toegewezen, die daarmee verantwoordelijk is geworden voor het uitvoeren van die actie. Het kan voorkomen dat meerdere acties worden benoemd die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, zoals het onderzoeken van het probleem en het vervangen van het product. Terwijl de ene medewerker onderzoekt wat er is gebeurd, gaat een andere aan de slag om voor een vervangend product of dienst te zorgen.
Uitvoeren en afwerken van deze acties
Een medewerker die een actie toegewezen heeft gekregen, voert deze uit. Daarna voert hij in het systeem in dat de actie is afgehandeld. Als alle acties zijn afgehandeld die bij één klacht horen dan wordt dat klacht afgesloten.
Analyse en kwaliteitsverbetering
Door alle klachten te archiveren, wordt het mogelijk deze te analyseren. Zo kan inzicht worden verkregen in de soort klachten, maar ook in de oorzaken. Daarmee is de basis gelegd voor interne kwaliteitsverbetering. Deze actie is normaal gesproken gereserveerd voor de (kwaliteits)manager.
Het programma Welcome SCM SCM is ontworpen om alle aspecten van de klachtenprocedure te ondersteunen. Het zorgt ervoor dat alle belangrijke gegevens gemakkelijk en op gestandaardiseerde wijze kunnen worden ingevoerd. Met signaalkleuren wordt aangegeven of acties nog moeten worden uitgevoerd, te laat zijn, of reeds zijn afgewerkt. Iedere medewerker kan gemakkelijk een overzicht oproepen van acties waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Bovendien kan het programma zo worden ingesteld dat iedere nieuwe actie automatisch wordt gemeld via een e-mail bericht. Hiermee wordt voorkomen dat acties onopgemerkt blijven liggen. SCM is een zeer flexibel programma. Iedere gebruiker kan een aantal instellingen naar eigen smaak aanpassen. Op systeembeheerniveau biedt het uitgebreide mogelijkheden om bevoegdheden aan te passen aan de situatie in uw organisatie.
6
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 2 Introductie in configuratie
Om SCM te kunnen gebruiken dient de (client van de) applicatie op uw pc te zijn geïnstalleerd. Indien u Windows gebruikt, vindt u SCM op dezelfde plaats als alle andere applicaties, namelijk in het Start menu van de Windows taakbalk onder het submenu Alle programma's.
Het doel van dit document Voordat u SCM binnen uw organisatie gaat gebruiken zult u wellicht een aantal bedrijfseigen zaken in de applicatie willen configureren. Pas nadat dit is gebeurd, kunt u optimaal gebruik maken van alle mogelijkheden die Welcome SCM u biedt. Daarbij gaat het om zaken als het invoeren van stamgegevens die binnen uw organisatie gebruikt worden. Ook het toevoegen van klanten en producten is mogelijk. Dit document vormt de basis voor een succesvol klachtenmanagement met Welcome SCM. Wij adviseren u dan ook om dit document stap voor stap door te werken.
Voor wie is dit document bedoeld? Na de installatie van het pakket is de applicatiebeheerder met behulp van deze configuratiehandleiding in staat om Welcome SCM naar eigen inzicht in te richten.
7
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 3 Van opstarten tot afsluiten
Om SCM te kunnen gebruiken dient de (client van de) applicatie op uw pc te zijn geïnstalleerd. Het betreft hier slechts een snelkoppeling naar de executable van de applicatie.
SCM opstarten opstarten Om SCM te starten neemt u de volgende stappen: − − −
Klik in de taakbalk van Windows op de knop Start. Kies in het menu Alle programma's en kies voor Welcome – Welcome SCM of klik op de snelkoppeling op uw bureaublad. Het scherm Login verschijnt.
−
Indien uw bedrijf meerdere administraties gebruikt, kunt u In het veld Database een keuze maken uit één van de administraties. Voer in het tekstvak Gebruiksnaam uw gegevens in.
−
Typ in het tekstvak Wachtwoord uw wachtwoord.
−
Klik op de knop OK, of druk op de toets Enter, om u aan te melden.
−
Het startscherm wordt geopend.
−
8
SCM 7
Welcome CCS
Zowel de Inlogcode als het wachtwoord zijn hoofdletterongevoelig. Dit betekent dat het systeem geen onderscheid maakt tussen het invoeren van hoofdletters en kleine letters.
Indien u zich na de installatie van de applicatie de eerste keer aanmeldt, zijn er nog geen gebruikers bekend in de applicatie en dus nog geen persoonlijke logincodes en wachtwoorden aanwezig. Neem contact op met uw systeembeheerder voor de juiste codes.
9
SCM 7
Welcome CCS
De schermindeling Het scherm van Welcome SCM bevat verschillende onderdelen. Hier volgt een korte toelichting, in de volgende hoofdstukken worden deze onderdelen nog verder behandeld.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
7.
Toelichting In de Windows titelbalk vindt u de naam van uw organisatie en de naam van de administratie. De menu's in de menubalk bevatten de opdrachten die u kunt uitvoeren. De werkbalk Toolbar (Standaard werkbalk) bevat knoppen waarmee u snel toegang heeft tot een aantal veelgebruikte opdrachten. De werkbalk Gridbar (werkbalk Opmaak overzicht) bevat knoppen waarmee u snel de weergave van uw overzicht kunt aanpassen en vastleggen De SCM actiebalk geeft toegang tot de hoofdfunctionaliteiten van de applicatie, dit zijn: Melding-overzicht, Actie-overzicht, Relatie-overzicht en Contact-overzicht. De SCM titelbalk geeft de naam weer van het actieve scherm; de hoofdfunctionaliteit die u geactiveerd heeft. In dit voorbeeld is dat Melding – overzicht. Zie ook het Hoofdstuk Algemeen – Schermopmaak, paragraaf Actiebalk Het Zoekscherm geeft een overzicht van de functionaliteit die u zoekt. Door middel van de zoekvelden is het mogelijk om het overzicht te verfijnen. Zie ook het Hoofdstuk Algemeen – Schermopmaak, paragraaf Zoekscherm.
10
SCM 7
Welcome CCS
De werkbalk Toolbar De werkbalk Toolbar bevat algemene knoppen voor het aanmaken en verwijderen van gegevens en het veranderen van de beeldweergave. De werkbalk ziet er als volgt uit:
Knop
Naam
Omschrijving
Nieuw
Afhankelijk van het overzicht dat actief is, zal deze knop veranderen in Nieuwe Melding, Nieuwe actie, Nieuwe relatie Nieuw contact.
Verwijder
Hiermee kunt u, indien u daarvoor bevoegd bent, gegevens verwijderen.
Voorbeeld
Hiermee verschijnt een uitgebreid overzicht van het geselecteerde item (Onderin uw beeld, onder het overzicht!).
Mailbox
Hiermee komt u in uw mailbox om berichten te lezen en te beantwoorden(alleen indien Module E-mail Manager aanwezig is).
De werkbalk Gridbar De werkbalk Gridbar bevat een reeks van opdrachten die u kunt gebruiken om de diverse overzichten (meldingsoverzicht, actieoverzicht, relatieoverzicht, het productoverzicht en het contactoverzicht) te personaliseren. Van deze werkbalk worden een aantal functies hier kort toegelicht:
Knop
Naam
Omschrijving
Groeperen
Boven de overzichten komt een balk waar u een kolomkop naartoe kunt slepen om erop te groeperen.
Toon kolomnamen
De kolomkoppen van de kolommen zijn nu zichtbaar.
Toon voettekst
Als u hier met de muis op staat en de linkerknop aanklikt, krijgt u enkele mogelijkheden om tellingen e.d. uit te voeren.
Toon gridlijnen
In het overzicht zijn lijnen zichtbaar.
11
SCM 7
Welcome CCS
Autobreedte
Het overzicht krijgt de standaard breedte.
Toon Hint
Staat het overzicht niet op doorloop en is de tekst te lang, dan wordt de gehele tekst wel getoond als u hier met de muis op staat.
Alles inklappen
Het overzicht klapt in. Voor elke regel staat nu een plusteken. Door hier op te klikken klapt alleen die regel open. In bijvoorbeeld het overzicht van relaties zie je dan de bijbehorende contactpersonen
Alles uitklappen
Alle regels van het overzicht worden uitgebreid.
Kolomkiezer
U kunt nu kolommen aan het overzicht toevoegen, maar ook kolommen uit het overzicht slepen.
Exporteren
Gegevens worden rechtstreeks uit het overzicht geëxporteerd naar Excel, HTML, XML en Textfile.
Autohoogte
Alle regels krijgen een standaard hoogte.
Ververs
De inhoud van het overzicht wordt ververst.
Overzicht
Hier selecteert u een opgeslagen overzicht. Klik dan op de knop Zoeken en het juiste overzicht verschijnt.
Overzicht bewaren
U heeft een overzicht gemaakt en u wilt dit bewaren. Klik dan op deze knop en typ een naam voor het overzicht in het verschenen venster.
Overzicht verwijderen
Kies eerst de overzicht die u wilt verwijderen en klik dan op deze knop.
SCM afsluiten Om SCM af te sluiten, gaat u als volgt te werk: − Klik op de sluitknop
in de titelbalk.
− Of kies in het menu Bestand voor Sluiten. − Het volgende scherm verschijnt:
− Klik op Yes. − SCM is nu afgesloten.
12
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 4 Database - Veld onderhoud In SCM 7 kan iedere organisatie SCM volledig aanpassen aan de eigen wensen van de organisatie. De applicatiebeheerder beschikt over de mogelijkheid om zelf tabellen en velden toe te voegen. Bij de meeste velden bestaat de mogelijkheid eigenschappen, namen en lengtes van velden aan te passen. Om aanpassingen uit te kunnen voeren, beschikt u over de optie Veld onderhoud. Veld onderhoud kunt u activeren vanuit de menubalk in het venster Welcome SCM. − Ga naar Extra – Beheer (of F9)
− Kies bij Database het onderdeel Veld onderhoud
13
SCM 7
Welcome CCS
− Het volgende scherm verschijnt: 2
3
4
5
6
7
8
9 1
10 11 13
12
Veld/knop
Omschrijving
1.
Overzicht van tabellen en velden (Sidebar)
Hierin vindt u een overzicht van alle aanwezige tabellen. Door op het plusteken (+) te klikken opent u de tabel. De aanwezige velden in deze tabel zijn nu zichtbaar.
2.
Opslaan
3. 4. 5. 6. 7.
Tabel toevoegen Veld toevoegen Veld verwijderen Tabel verwijderen Toon interne namen
8.
Tabelnaam
Hiermee slaat u elke wijziging op. Wijzigingen moeten eerst worden opgeslagen, voordat u andere wijzigingen kunt doorvoeren. Na het opslaan, wordt de wijziging ook in de database doorgevoerd. Wijzigingen worden pas zichtbaar na het herstarten van de applicatie. Hiermee kunt u een nieuwe tabel aanmaken. Hiermee kunt u een nieuw veld aanmaken. Met deze knop kunt u een geselecteerd veld verwijderen. Met deze knop kunt u een geselecteerde tabel verwijderen. Hiermee wordt het veld ‘Interne veldnaam’ getoond. Normaal gesproken heeft u alleen de normale veldnaam nodig, maar het kan wel eens voorkomen dat u de interne veldnaam nodig hebt. Hierin wordt de naam opgeslagen die de database aan het veld heeft gegeven. Doorgaans wordt hier de naam opgeslagen, die door u het eerst aan het veld gegeven is. Dit is de naam van de tabel die u zelf kunt aanpassen. Deze naam is ook zichtbaar in de SCM applicatie voor de gebruikers.
9.
Veldrelaties
Door deze knop in te drukken, opent u een scherm waarmee u relaties tussen velden in deze tabel kunt leggen. Bijvoorbeeld: Indien het veld Prioriteit de waarde Urgent bevat, dient het veld
14
SCM 7
Welcome CCS
10. in Actiebalk 11. Screenshot 12. Helptekst 13. Pictogram toevoegen
Behandelaar automatisch met Jan Janssen gevuld te zijn. Zie verder in dit hoofdstuk voor een uitgebreidere uitleg. Hiermee kunt u de tabel beschikbaar maken in de Actiebalk van SCM. Hier wordt een voorbeeld van de veldsoort met korte uitleg getoond, indien u er een heeft geselecteerd. Hier wordt een Help-tekst weergegeven, van een geselecteerd veld of functie. Aan elke tabel kan een pictogram gekoppeld worden. Dit pictogram wordt zichtbaar als de tabel in de sidebar geactiveerd is. Door op het bestaande pictogram of het grijze vlak te klikken opent u de Windows Verkenner. Hier kunt u een pictogram op de computer zoeken. Het formaat dient 16x16 pixels te bevatten.
Werkwijzen voor het venster Veldonderhoud Tabel toevoegen (2) (2) U kunt voor uw organisatie SCM uitbreiden met tabellen om SCM geheel aan te laten sluiten op uw organisatie of systemen. Om deze nieuwe tabellen aan te maken voert u de volgende werkwijze uit: −
Ga naar Extra – Beheer (of F9)
−
Kies Veld onderhoud
−
Klik op de knop Tabel toevoegen
15
SCM 7
−
−
−
Welcome CCS
Het volgende scherm verschijnt:
Vul hier de Interne tabelnaam in met maximaal 10 karakters. Dit is de naam die SCM intern opslaat en dit is niet de naam die de gebruiker uiteindelijk zal zien. Later kunt u de naam van de tabel alsnog aanpassen. De interne naam blijft wel altijd bestaan. Bijvoorbeeld handig als de naam uit meer dan 10 karakters bestaat. De tabel wordt onder aan in de sidebar toegevoegd (Overzicht links; zie afbeelding). Automatisch wordt altijd het veld ID toegevoegd.
De eerste velden van het scherm Veld onderhoud worden in onderstaande tabel toegelicht. Voor u afsluit moet u altijd op de knop Opslaan klikken om de ingevoerde gegevens door te voeren. Veld/knop
Omschrijving
Tabelnaam In Actiebalk Grijze knop
Vul hier de naam in die de gebruiker te zien krijgt in de applicatie. Hiermee bepaalt u of deze tabel wel of niet in de actiebalk beschikbaar is. Door op het grijze vlak te klikken, opent u Windows Verkenner om een pictogram aan de tabel toe te voegen. Dit pictogram wordt alleen zichtbaar in de actiebalk. Het pictogram mag 16x16 pixels groot zijn.
16
SCM 7
Welcome CCS
Als u nieuwe tabellen aanmaakt, dient u de volgende volgorde goed in acht te nemen: 1. Maak nieuwe tabel aan (zoals hierboven beschreven) 2. Maak nieuwe velden aan (zoals hieronder beschreven) 3. Herstart SCM 4. Voeg de tabel toe aan de bevoegdheidsgroepen 5. Herstart SCM 6. Maak een scherm voor deze tabel in de functie Schermopmaak. 7. Herstart SCM
Veld toevoegen (3) Aan elke aanwezige tabel kunt u velden toevoegen, die u nodig heeft om de tabel te kunnen gebruiken. In het voorbeeld van de tabel Fabrikant kunt u denken aan bijvoorbeeld de velden Naam, Adres, Plaats, etc.. Om nieuwe velden toe te voegen gaat u als volgt te werk: −
Selecteer in het overzicht links de tabel waar het veld aan gekoppeld moet worden
−
Klik op de knop Veld toevoegen.
−
Het volgende scherm verschijnt:
-
Kies bij Veldtype het veldtype dat u wenst. Afhankelijk van uw keuze worden er meer velden beschikbaar en zal de rechterzijde van het scherm voorzien zijn van screenshots en een Help-tekst. Hieronder tonen we u in welke gevallen en met welke velden het scherm wordt uitgebreid. (De verschillende veldtypen worden u verderop uitgelegd bij “Veldtype”.
17
SCM 7
Bij veldtype Boomveld, Tekstselectie veld en Tekst-combo veld.
Welcome CCS
Afbeelding
Omschrijving Veldtype: hier ziet u uw keuze. Veldnaam: geef hier de naam op van het veld. Keuzelijst: Kies hier een van de reeds aanwezige lijsten. Onderhoud bomen/lijsten: Klik hierop als u een geselecteerde lijst wenst aan te passen of een nieuwe wenst aan te maken. Snelzoeken: Geef hier aan of dit veld gebruikt moet worden door de Quick-search functionaliteit. Verplicht bij invoer: Geef hier aan of dit veld wel of niet verplicht is bij de registratie. Voorbeeld/wit vlak: hier ziet u een voorbeeld van de geselecteerde lijst.
Datumveld, Datum-tijd veld, Tijdveld, Double veld, Integer (met calculator), Memoveld,
Veldtype: hier ziet u uw keuze.
Hyperlinkveld,
Veldtype: hier ziet u uw keuze.
Veldnaam: geef hier de naam op van het veld. Snelzoeken: Geef hier aan of dit veld gebruikt moet worden door de Quick-search functionaliteit. Verplicht bij invoer: Geef hier aan of dit veld wel of niet verplicht is bij de registratie.
Veldnaam: geef hier de naam op van het veld. Grootte: hier geeft u aan hoeveel characters in dit veld ingevoerd mogen worden. Snelzoeken: Geef hier aan of dit veld gebruikt moet worden door de Quick-search functionaliteit. Verplicht bij invoer: Geef hier aan of dit veld wel of niet verplicht is bij de registratie.
Alle Objectvelden (Object boom, -zoek, Combo en –lijst)
Veldtype: hier ziet u uw keuze. Veldnaam: geef hier de naam op van het veld. Snelzoeken: Geef hier aan of dit veld gebruikt moet worden door de Quick-search functionaliteit. Verplicht bij invoer: Geef hier aan of dit veld wel of niet verplicht is bij de registratie. Koppeltabel: geef hier aan aan welke SCM tabel u dit veld wenst te koppelen
Koppelvelden: Hier geeft u aan welke velden zichtbaar moeten zijn voor de gebruikers Bij elk ‘Object’ veld zullen de functies enigszins verschillen: Bij een Object-zoekveld: U geeft aan op welke velden van de tabel u dit veld wilt laten zoeken. Na selectie wordt alleen de eerste keuze in het veld getoond. Bij een Object –combo veld: U geeft aan welke velden in de combobox getoond moeten worden. Na selectie wordt alleen de eerste keuze in het veld getoond. Bij een Object-boomveld: U geeft hiermee aan op basis van welke velden de takken in de boom bepaald worden. Na selectie wordt eerst de laatste keuze in het veld getoond. De hogere niveau’s worden tussen haakjes weergegeven. Filter: Hier kunt u aangeven of de details van dit veld gefilterd moet worden op basis van waarden uit een ander veld. Voorbeeld: ik wil in dit veld alleen die Contactpersonen kunnen selecteren die bij de Relatie horen die ik in een ander veld al heb geselecteerd. Door middel van dit filter kunt u bepalen dat sommige velden niet alle records tonen van de tabel, maar alleen dat wat in dit geval nodig is.
18
SCM 7
Welcome CCS Stel: u wilt in een Melding een Relatie registreren, maar ook de contactpersoon van die Relatie. U selecteert eerst de Relatie. In het veld Contactpersoon wilt u natuurlijk alleen dié contactpersonen zien van dié Relatie en niet alle Contactpersonen uit de tabel Contactpersoon. Door middel van de functie Filter kunt u er nu voor zorgen dat het veld Contactpersoon eerst "kijkt" naar het veld Relatie en op basis daarvan al een filter instelt.
U stelt het Filter op de volgende manier in: −
Klik op
en het volgende schermpje verschijnt:
−
Dit venster geeft het volgende aan: Geef de Contactpersonen weer, waarbij de Relatie in de Contactpersoon gelijk is aan de Relatie die in de Melding geselecteerd is.
De verschillende velden van het scherm Veld onderhoud worden in onderstaande tabel toegelicht.
Voor u afsluit moet u altijd op de knop Opslaan klikken om de ingevoerde gegevens vast te leggen. Bij de Memovelden is het mogelijk een Tijdstempel of Timestamp te plaatsen. Gebruik hiervoor de toetscombinatie CTRL-T en uw initialen de huidige systeemtijd wordt geregistreerd. (Voorbeeld [MB 4-8-2008 12:15:03])
Pictogram toevoegen (13) 13) Door op het grijze vlak te klikken, opent u het Windows Verkennerscherm om een kleine afbeelding aan de tabel toe te voegen. Dit pictogram wordt alleen zichtbaar in de sidebar en mag maximaal 16x16 pixels groot zijn. Veldrelaties (9) (9) Als de tabel over 2 of meer velden beschikt, bestaat de mogelijkheid om verschillende velden aan elkaar te relateren.
19
SCM 7
Welcome CCS
Bijvoorbeeld: als de inhoud van veld ‘Prioriteit’ gelijk is aan ‘Hoog’, dient het veld ‘Behandelaar’ automatisch gevuld te worden met ‘Jan Jansen’. 0f Als het veld ‘Datum van binnenkomst’ een gevuld datumveld is, moet het veld ‘Deadline’ automatisch op 2 dagen verder staan. Werkwijze: −
Klik op de knop Veldrelaties.
−
Het volgende scherm verschijnt:
De verschillende velden van het scherm Veldrelaties worden in onderstaande tabel toegelicht. Voor u afsluit moet u altijd op de knop Opslaan klikken om de ingevoerde gegevens vast te leggen.
1. 2.
Veld of knop
Omschrijving
Opslaan Nieuwe veldrelatie
Hiermee slaat u de nieuwe instellingen op. U kiest hier voor Conditie of Wijzig veld
20
SCM 7
Welcome CCS
Uitleg 1 – Conditie In onderstaand voorbeeld wordt de volgende conditie gerealiseerd: Als in het meldingscherm het veld ‘Prioriteit’ gevuld wordt met ‘Hoog’, dan is de verantwoordelijke voor de klacht ‘Jos de Bruijn’. In alle andere gevallen is Daniël Hooymans de verantwoordelijke − −
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Kies in het hierboven getoonde scherm voor Condities Het volgende scherm verschijnt:
Veld of knop
Omschrijving
Opslaan Nieuwe veldrelatie Veld Operator Waarde +/dan, anders
Hiermee slaat u de nieuwe instellingen op. U kiest hier voor Conditie of Wijzig veld U kiest hier het bronveld U kiest hier de operator (<,<=,=,>,>=) U kiest hier de bronwaarde waar het veld aan dient te voldoen. Hiermee kunt u nieuwe veldrelatie aanmaken of verwijderen Hierin geeft u aan of een ander veld moe veranderen of er een melding op het scherm van de gebruiker dient te verschijnen. U kiest hier het doelveld U kiest hier de doelwaarde. Hiermee verwijdert u de instellingen van die regel.
8. Veld 9. Waarde 10. -
Uitleg 2 – Wijzig veld In onderstaand voorbeeld wordt voor de mogelijkheid ‘Wijzig veld’ gekozen: Als in het meldingscherm het veld ‘Binnengekomen op gevuld wordt met een datum, dan wordt het veld ‘Deadline’ automatisch gevuld met een datum die 5 dagen verder ligt. − −
Kies in het hierboven getoonde scherm voor Wijzig veld Het volgende scherm verschijnt:
21
SCM 7
Welcome CCS
Uitleg 3 – Script Om complexe berekeningen uit te voeren in SCM is er bij de veldrelaties een extra optie “Script” toegevoegd. Voor deze veldrelatie moeten 2 velden ingevuld worden: - Op welk veld moet de veldrelatie reageren (wanneer moet deze zijn werk doen) - Wat is de actie (het daadwerkelijke script) dat uitgevoerd moet worden. Voorbeeld:
Deze scripts zullen alleen door of in nauwe samenwerking met Welcome CCS uitgevoerd mogen worden. Dit soort scripts kan namelijk ook schade veroorzaken aan de database bij ondeskundig gebruik.
22
SCM 7
Welcome CCS
Veldtype (12) Elk veld in de SCM kan beschikken over één van vele veldtypes die er standaard zijn in de applicatie. Hieronder worden alle veldtypes nader uitgelegd. Naam veldtype
Omschrijving of Voorbeeld
Code-veld
Wordt alleen gebruikt als automatische code door de applicatie voor de velden. Heeft geen functie voor de beheerder.
Meldingnummer
Wordt alleen gebruikt als automatische code door de applicatie voor de velden. Heeft geen functie voor de beheerder.
Integer-veld
Veld waarin alleen numerieke karakters ingevuld kunnen worden.
Integer-veld met Calculator
Veld waarin alleen numerieke karakters ingevuld kunnen worden, maar nu met Calculator
Double-veld Valuta-veld
Numeriek veld, maar hierbij zijn ook cijfers achter de komma mogelijk. Veld waarin getallen direct worden omgezet naar valuta en van een geldsymbool worden voorzien.
Tekst-veld
Veld waarin u standaard tekst kunt intypen (max. 7500 karakters).
Tekst-Comboveld
Veld waarin u een keuze kunt maken uit een gekoppelde lijst, maar waar u ook zelf tekst kunt intypen.
23
SCM 7
Welcome CCS
TekstSelectieveld
Veld waarin men een keuze kan maken uit een gekoppelde lijst. Bij dit type kunt u alleen een keuze maken uit de beschikbare lijst.
Datumtijd-veld
Veld waarbij zowel de datum als de tijd ingevuld kunnen worden.
Datumveld
Veld waarbij de datum ingevuld kan worden.
Tijd-veld
Veld waarbij alleen de tijd ingevuld kan worden.
24
SCM 7
Welcome CCS
Boom-veld
Veld waarin hoofd- en subniveau’s gedefinieerd kunnen worden.
Memo-veld
Veld waarin grotere teksten ingetypt kunnen worden.
Hyperlink-veld
Veld speciaal voor email- en webadressen.
Object comboveld Object zoek-veld
Gelijk aan een Tekst-Combo-veld, maar nu opgebouwd op basis van een andere tabel (object) in SCM. Veld, gekoppeld aan andere tabel (object), waarin men op meerdere velden uit een andere tabel kan zoeken. Bijv. zoekt in de tabel Relatie op zowel Naam, Postcode en Stad.
Object boomveld
Veld waarin hoofd- en subniveau’s gedefinieerd kunnen worden. De niveau’s worden bepaald door velden in de gekoppelde tabel.
25
SCM 7
Welcome CCS
Objectenlijst
Hiermee kan men meerdere items uit een gekoppelde tabel tonen in lijstvorm. Bijv. Contactpersonen in een Relatiescherm.
Status-veld
Wordt alleen gebruikt als automatische status voor de applicatie. Dit veld wordt in de Overzichten als een ‘Checkbox’ getoond. Heeft geen functie voor de beheerder. Hiermee schakelt u het veld uit.
Gedeactiveerdveld
26
SCM 7
Welcome CCS
Keuzelijst Aan verschillende veldtypes kan men een keuzelijst koppelen, waaruit de gebruiker een keuze kan maken. Deze lijsten zijn alleen te gebruiken bij de typen Tekst-Combo-veld en TekstSelectieveld. Om een keuzelijst toe te voegen dient u de volgende handelingen uit te voeren:
− − −
Ga naar het onderdeel Veldonderhoud ( Extra – Beheer – Veld onderhoud). Maak een nieuw veld aan of selecteer een bestaand veld. Kies voor Tekst Combo-veld of Tekst Selectie-veld. Er zijn nu 2 mogelijkheden: 1. Lijst bestaat al: Klik op in het veld Keuzelijst en de aanwezige lijsten verschijnen. U kunt er vervolgens één selecteren. Klik op Opslaan en het veld beschikt over de door u geselecteerde lijst (sluit SCM wel eerst even af en herstart SCM). Lijst bestaat nog niet: Klik op
en het volgende scherm verschijnt:
De velden van het scherm Keuzelijst worden in onderstaande tabel toegelicht. Voor u afsluit moet u altijd op de knop Opslaan klikken om de ingevoerde gegevens door te voeren. Veld / Knop
Omschrijving
1. Opslaan 2. Sluiten 3. Nieuwe lijst 4. Verwijder lijst 5. Hernoem lijst 6. Sorteren
Hiermee slaat u de wijzigingen op. Hiermee sluit u het scherm Keuzelijst af. Hiermee creëert u een nieuwe lijst. Hiermee verwijdert u een in 8 geselecteerde lijst. Hiermee kunt u de naam van de lijst aanpassen. Hiermee kunt de volgorde van de lijst sorteren op alfabet.
27
SCM 7
Welcome CCS
Veld / Knop
Omschrijving
7. Keuzelijst 8. Tekstlijsten 9. Inhoud
Hier wordt de naam van de lijst getoond of kunt een nieuwe naam ingeven. Hier ziet u alle beschikbare lijsten. Hier ziet u de inhoud van de geselecteerde lijst.
Werkwijze: -
Klik op de knop Nieuwe lijst. Vul bij Keuzelijst de naam van de lijst in. Klik op de knop Opslaan. Vul bij Inhoud (9) de waarden van de lijst in. Elke waarde moet met een Enter worden afgesloten. Klik op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het vorige scherm. Herstart SCM om alle wijzigingen door te voeren.
Boomlijst Aan het veldtype Tekst-boomveld kan men een keuzelijst koppelen, die gepresenteerd wordt als een boom- of mappenstructuur, waaruit de gebruiker een keuze kan maken. Om een boomlijst toe te voegen dient u de volgende handelingen uit te voeren: −
Ga naar het onderdeel Veldonderhoud ( Extra – Beheer – Veld onderhoud).
−
Maak een nieuw veld aan of selecteer een bestaand veld. Kies voor veldtype boomveld.
−
Er zijn nu 2 mogelijkheden: 1. Lijst bestaat al: Klik op in het veld Keuzelijst en de aanwezige lijsten verschijnen. U kunt er vervolgens één selecteren. Klik op Opslaan en het veld beschikt over de door u geselecteerde lijst (sluit SCM wel eerst even af en herstart SCM). Lijst bestaat nog niet: Klik op en het volgende scherm verschijnt:
28
SCM 7
Welcome CCS
De velden van het scherm Keuzelijst worden in onderstaande tabel toegelicht. Voor u afsluit moet u altijd op de knop Opslaan klikken om de ingevoerde gegevens door te voeren. Veld / Knop
Omschrijving
1. Bewaar boom 2. Sluiten 3. Nieuwe boom 4. Verwijder boom 5. Hernoem boom 6. Bewaar item 7. Nieuw item 8. Nieuw subitem 9. Verwijder item 10. Boomnaam 11. Bomen 12. Inhoud
Hiermee slaat u de wijzigingen op. Hiermee sluit u het scherm Bomen af. Hiermee creëert u een nieuwe boomlijst. Hiermee verwijdert u een in 11 geselecteerde boomlijst. Hiermee kunt u de naam van de boomlijst aanpassen. Hiermee slaat u een nieuw definitief item op. Hiermee voegt u een item toe onder het door u geselecteerde item. Hiermee voegt u een subitem toe onder het door u geselecteerde item. Hiermee verwijdert u een geselecteerd item. Hier wordt de naam van de lijst getoond of kunt een nieuwe naam ingeven. Hier ziet u alle beschikbare boomlijsten. Hier ziet u de inhoud van de geselecteerde boomlijst.
Werkwijze: -
Klik op de knop Nieuwe boom. Vul bij Boomnaam de naam van de lijst in. Klik op de knop Opslaan. Vul bij Inhoud (12) de waarden van de lijst in. Maak hiervoor gebruik van de knoppen Nieuw item, Nieuw subitem, Bewaar item, Verwijder item. Klik op Opslaan en Sluiten om terug te keren naar het vorige scherm. Herstart SCM om alle wijzigingen door te voeren.
29
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 5 Meldingnummer In SCM 7 wordt aan iedere melding een uniek nummer gekoppeld wat automatisch door de applicatie opgehoogd wordt. Het is in SCM 7 ook mogelijk om elk meldingnummer te laten voorafgaan door een pre-fix. Hierdoor kunt u elk meldingnummer bijvoorbeeld vooraf laten gaan door een jaartal. Of misschien ook nog door de maand. U meldingnummer kan er bijvoorbeeld zo uit komen te zien: ‘2006-01-725. Hierbij is bijvoorbeeld direct duidelijk dat deze melding met volgnummer 725 is geregistreerd in januari 2006. En zo kunt u zelf het uiterlijk van het meldingnummer bepalen.
−
Ga naar Extra – Beheer (of F9)
−
Kies bij Algemeen het onderdeel Meldingnummer.
−
Het volgende scherm verschijnt:
Verklaring van de velden en knoppen: Veld
Omschrijving
1. 2.
Opslaan: hiermee slaat u de aangepaste gegevens op. Opslaan & Sluiten: hiermee slaat u de aangepaste gegevens op en sluit direct het scherm. Sluiten: hiermee sluit u het scherm zonder eerst de aangepaste gegevens op te slaan. MeldingsNummer: Hier wordt aangegeven welk nummer als laatste gebruikt is. (De volgende melding in dit voorbeeld krijgt dus nummer 731) Masker meldings nr: Hier kunt u aangeven wat de prefix wordt van het totale meldingsnummer. In dit voorbeeld wordt dit dus ‘2005-731’. In het jaar 2006 wordt de prefix van de nummers automatisch ‘2006
3. 4. 5.
Het belangrijkste voor u als beheerder, is wat u kunt invullen bij dit laatste veld.
BELANGRIJK: de informatie die u automatisch wilt toevoegen, dient altijd binnen blokhaken [ ] te staan.
30
SCM 7
Welcome CCS
Dit masker kan op veel meer manieren gebruikt worden, dan hierboven besproken. U kunt een keuze maken uit de volgende meest belangrijke mogelijkheden: Instelling
Omschrijving
Voorbeeld met nummer 731
[yy] [yyyy] [m] [mm] [mmm] [mmmm] [d] [dd] [ddd] [dddd] [yyyy”-Klacht-“mm]
Toont het jaartal als een 2-cijferig nummer Toont het jaartal als een 4-cijferig nummer Toont de maand zonder 0 voorafgegaan Toont de maand met 0 voorafgegaan Toont de maand als tekst, verkort Toont de maand als tekst, lang Toont de dag zonder 0 voorafgegaan Toont de dag met 0 voorafgegaan Toont de dag als tekst, verkort Toont de dag als tekst, lang Tekens tussen (dubbele) aanhalingstekens worden als waarde getoond en hebben geen effect op de automatische omzettingen
05-731 2005-731 6-731 06-731 Dec-731 December-731 6-731 06-731 Ma-731 Maandag-731 2005-Klacht-12-731
Ook combinaties van het bovenstaande zijn mogelijk Voorbeelden: Laat het nummer er als volgt uitzien:
Vul in:
2005-731 (jaartal-nummer) 200512-731 (jaartalmaand-nummer) 2005-12-731 (jaartal-maand-nummer) SCM-2005-731 (Titel-jaartal-nummer 2005-SCM-731 (jaartal-titel-nummer) 2005-SCM-12-731
[yyyy] [yyyymm] [yyyy-mm] SCM [yyyy] [yyyy]-SCM [yyyy”-SCM-“mm]
BELANGRIJK: indien binnen uw organisatie gebruik gemaakt wordt van verschillende Windows talen, adviseren wij u GEEN gebruik te maken van de tekstnotaties
31
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 6 Algemeen - Schermopmaak De Welcome SCM 7 applicatie is een oplossing die geheel aan te passen is aan de wensen en eisen van de eigen organisatie. Één van de unieke functionaliteiten, waarover SCM 7 beschikt, is de mogelijkheid dat alle schermen geheel aangepast kunnen worden aan de wensen van de eigen organisatie. Hierbij gaat het niet alleen om de Melding- en Actieschermen, maar álle onderhoudsschermen die beschikbaar zijn binnen SCM. Zo kunt u binnen de SCM schermen: Velden op elke gewenste positie op het scherm plaatsen. − −
Velden die bij elkaar horen, groeperen en binnen kaders plaatsen.
−
De lengte van de velden aanpassen.
−
De veldnamen vóór de velden plaatsen of juist er boven.
Meerdere tabbladen over elkaar plaatsen. − Een scherm kan er bijvoorbeeld als volgt uit komen te zien:
Scherm opmaken Om de lay-out van de schermen aan te kunnen passen heeft u de beschikking over de functionaliteit Schermopmaak. Werkwijze: −
Kies in de menubalk Extra - Beheer (of F9).
−
Klik bij Algemeen op Schermopmaak.
−
Het volgende scherm verschijnt:
32
SCM 7
Welcome CCS
Verklaring van de velden en knoppen: Veld
Omschrijving
1 Boomstructuur van alle afdelingen en medewerkers van uw organisatie 2 Checkbox. Indien aangevinkt is er reeds een scherm gedefinieerd. 3 Knoppen om het desbetreffende scherm te openen. (Elke tabel in SCM heeft een eigen scherm). −
-
−
Selecteer eerst voor wie u het scherm gaat maken in de linkerkolom (). Standaard zal Iedereen voorgeselecteerd zijn. Indien u per afdeling of medewerker aparte schermen wenst, kunt u een van de onderliggende afdelingen of medewerkers selecteren. Klik dan op het plusteken. In het begin adviseert Welcome CCS u alleen de schermen voor ‘Iedereen’ te definiëren.
Open een van de schermen door op de desbetreffende knop te klikken. (Aangezien SCM nu veel velden zal inladen, kan dit even iets langer duren) Standaard zult u een reeds geheel of gedeeltelijk ingericht scherm aantreffen. Het volgende scherm verschijnt in ons voorbeeld:
33
SCM 7
−
Veld
Welcome CCS
Om de werking duidelijk uit te kunnen leggen, gaan we in dit voorbeeld uit van een geheel leeg (Relatie)scherm. U ziet hierboven dus het venster Relatie, dat nog geheel ingericht dient te worden. Klik op de knop Schermopmaak en het venster Veldkiezer zal verschijnen. (Zie voorbeeld)
Omschrijving
34
SCM 7
Welcome CCS
Veld
Omschrijving
1 2 3
Ongedaan maken / Opnieuw Alles (groepen) inklappen Alles (groepen) uitklappen
4 5
Verwijderen Titel positie: hiermee bepaalt u of de titel (label) vóór, boven, achter of onder het veld wordt geplaatst. Alles (groepen) inklappen Alles (groepen) uitklappen Groep toevoegen Hulp Item toevoegen Verwijderen Alle groepen en velden die zich op het scherm bevinden (in boomstructuur) Alle groepen en velden die nog beschikbaar zijn om op het scherm te plaatsen. Tabblad Weergave – Indien u er de voorkeur aan geeft de twee delen, als tabbladen over elkaar te zien. (Geeft iets meer rust en ruimte aan de inhoud) Als dit scherm geactiveerd is, kunt u de schermen aanpassen, door de velden en groepen die hier aan de rechterzijde staan, naar het scherm te "slepen".
6 7 8 9 10 11 12 13
35
SCM 7
Welcome CCS
Groepen We beginnen met de groepen. Om het scherm werkbaar te houden en ook een geordend karakter te geven, is het aan te raden de velden te rangschikken door middel van ‘Groepen’. Een groep bestaat uit een rechthoek met een doorlopende lijn, waarbinnen velden geplaatst kunnen worden. Voor nog meer duidelijkheid kan men de groep ook van een titel of naam voorzien. −
Voorbeeld Groep met titel/naam, gevuld met velden
Werkwijze Groepen maken en plaatsen −
− −
Klik op de knop Groep toevoegen Aan de rechterzijde ziet u staan Nieuwe groep
−
Sleep deze groep naar het Relatiescherm en laat deze ‘vallen’.
36
SCM 7
Welcome CCS
−
−
Plaats eventueel nog meer Groepen die benodigd zijn om de Velden op het scherm te ordenen.
Werkwijze Velden op het scherm plaatsen −
− −
Klik op de knop Groep toevoegen Aan de rechterzijde ziet u staan Nieuwe groep
−
Sleep deze groep naar het Relatiescherm en laat deze ‘vallen’.
37
SCM 7
Welcome CCS
−
−
−
Plaats vervolgens andere groepen die u straks nodig hebt. U hoef hier niet helemaal volledig te zijn. Op elk gewenst kunt u nog groepen toevoegen, verwijderen of aanpassen. In ons voorbeeld kan het in ieder geval er als volgt uitzien.
38
SCM 7
Welcome CCS
Groepsnamen aanpassen Om de groepsnamen te kunnen aanpassen, dient u wederom gebruik te maken van de − Veldkiezer. Selecteer op het scherm of in de Veldkiezer de groep waarvan u de naam wenst aan te − passen. U drukt vervolgens op F2 en u kunt de naam aanpassen. − −
−
Wanneer u de Groep verlaat, wordt de nieuwe naam automatisch opgeslagen.
39
SCM 7
Welcome CCS
Velden op het scherm plaatsen U heeft nu alle groepen geplaatst en kunt daarin nu de velden plaatsen. − −
Sleep met de muis nu een veld vanuit de Veldkiezer (rechterdeel) naar het scherm en laat deze op de gewenste plaats vallen.
−
En herhaal dit voor alle velden die u wenst te zien in het scherm.
−
Ons voorbeeld zou zo opgebouwd kunnen worden:
40
SCM 7
Welcome CCS
Tabbladen creëren − −
Soms is het handig om alle gegevens te ordenen met behulp van Tabbladen. In ons voorbeeld is het handig om de Lijsten Contactpersonen en Meldingen, over elkaar te leggen en te activeren door op een tabblad te klikken. Bespaart u een hoop ruimte op het scherm.
−
Werkwijze:
−
Plaats de bewuste velden in een groep
−
Klik met de rechtermuisknop op de rand van de groep. Deze wordt nu geselecteerd en blauw gekleurd en een pop-up lijst verschijnt. Kies voor Indelingsrichting en vervolgens voor Tabbladen.
−
De groep ziet er vervolgens uit als volgt:
−
Dit kunt u ook uitvoeren voor meerdere velden per tabblad. Deze dienen dan wel eerst in een groep geplaatst te worden. Zie onderstaand voorbeeld.
41
SCM 7
Welcome CCS
Grootte van de groepen en velden aanpassen Vanaf versie 7.9 kunt u voortaan alle velden en groepen door middel van de − Drag&Drop methode vergroten −
Werkwijze:
−
Klik op een Veld of een Groep in het scherm.
− −
Versleep met een van de handgrepen en maak daarmee het veld of de groep kleiner of groter Voorbeeld:
Plaats van de titels / labels bepalen Ik kunt er voortaan voor kiezen de titels onder, boven, links of rechts van de velden te − plaatsen Voorbeelden: −
−
Of misschien wel zo:
− −
Werkwijze:
−
Selecteer een veld
−
−
Klik in de Veldkiezer op de knop Titel positie
−
−
Selecteer daar de juiste positie en het veld wordt vervolgens zo getoond.
42
SCM 7
Welcome CCS
Extra mogelijkheden Het is ook mogelijk voortaan extra ‘hulpitems’ toe te voegen om het scherm nog meer − te kunnen ordenen. Zo kennen we de volgende mogelijkheden. − −
1 2
3
4
Tekstlabel - Wanneer u losse tekst aan het scherm wenst toe te voegen. Lege ruimte - Wanneer u extra blanco ruimte aan het scherm wenst toe te voegen, opdat groepen en velden daardoor misschien beter uitgelijnd worden. Scheidingsobject - Wanneer u tussen groepen of velden een duidelijke scheiding (lijn) wenst aan te brengen. Splitsingsobject - Lijkt sterk op het Scheidingsobject, alleen deze lijn maakt verslepen mogelijk.
43
SCM 7
Welcome CCS
−
Werkwijze:
−
Klik in de Veldkiezer op de knop Hulp item toevoegen.
−
−
Maak daar uw keuze uit:
−
Uw keuze wordt getoond in de lijst Beschikbare Items.
−
Sleep uw keuze naar het scherm en plaats deze op de juiste plaats.
44
SCM 7
Welcome CCS
Actiebalk Algemeen De linkerbalk van SCM wordt ook wel de Actiebalk genoemd. Deze balk is altijd aanwezig. Omdat de knoppen direct te gebruiken zijn, kan men gelijk handelingen uitvoeren. Standaard ziet de Actiebalk er als volgt uit:
1 2
3
4
5
Verklaring van de velden en knoppen:
1.
Veld/knop
Toelichting
Welcome page
Door op deze knop te klikken gaat u terug naar het startscherm van de applicatie. Deze knopen vormen samen een groep van knoppen die betrekking hebben op één van de tabellen in SCM. Standaard zullen Melding en Actie altijd getoond worden in de Actiebalk. Afhankelijk van uw wensen, kunt u maximaal 4 extra tabellen in de Actiebalk plaatsen. Knop om een leeg Melding registratiescherm te openen. U kunt dan een nieuwe Melding registreren.
2. t/m 5.
2.
Melding (nieuw)
3.
Geavanceerd zoeken
Knop om het Geavanceerd Zoeken scherm te openen.
4.
Quick Search
In dit veld kunt u een zoekterm intypen. Door op Enter of op de knop erachter () te klikken, wordt de Quick Search uitgevoerd.
45
SCM 7
Welcome CCS
Actiebalk aanpassen Binnen SCM 7 zijn alle schermen zeer flexibel in te richten. En dat geldt ook voor de Actiebalk. Werkwijze: − −
Klik op de rechtermuisknop op een willekeurige plaats in de Actiebalk. Het volgende schermpje verschijnt:
− −
Kies voor Actiebalk aanpassen. Één van de volgende schermen verschijnt: (afhankelijk van het geselecteerde tabblad).
−
Op dit moment is de Actiebalk aan te passen.
46
SCM 7
−
Welcome CCS
U kunt nu: 1. De plaats van de aanwezige groepen veranderen. Selecteer een groep en houd de linker muisknop ingedrukt. De groep verandert:
2.
U kunt de groep nu naar een andere plaats in de Actiebalk slepen door middel van de Drag&Drop-functionaliteit. Door de linker muisknop los te laten, wordt de groep op die plaats neergezet. Automatisch zal de groep zich schikken naar de andere groepen. De groepen verwijderen Selecteer een groep en houd de linker muisknop ingedrukt. De groep verandert:
U kunt de groep nu buiten de Actiebalk slepen. Door de linker muisknop los te laten, wordt de groep uit de Actiebalk verwijderd. (De groep wordt weer in het venster Actiebalk aanpassen geplaatst).
3.
Groepen toevoegen Selecteer een groep in het venster Sidebar en houd de linker muisknop ingedrukt. U kunt nu de groep naar de Actiebalk "slepen" en op de juiste locatie plaatsen. Een zwarte rechthoek geeft precies aan waar de groep geplaatst gaat worden. De nieuwe groep wordt boven de Actiegroep geplaatst.
47
SCM 7
Welcome CCS
De nieuwe groep wordt onder de Actiegroep geplaatst.
4.
Templates plaatsen Indien u ook beschikt over de Template-module, kunt u Template knoppen in de Actiebalk plaatsen. Ook hiervoor geldt, dat u zelf de locatie van deze knoppen bepaalt.
U kunt tussen de verschillende onderdelen ook een ‘streepje’ plaatsen. Hiermee creëert u een duidelijke scheiding tussen de onderdelen in de Actiebalk. Open hiervoor het sidebarvenster en maak een groep zonder naam aan. Sleep deze groep op de gewenste plaats.U heeft nu een scheidingsstreepje.
Zoekscherm SCM 7 stelt u in staat om uitgebreide overzichten te maken door middel van de unieke gridfunctionaliteiten. De functie Geavanceerd Zoeken biedt daarbij nog meer mogelijkheden om nauwkeurige overzichten te genereren. Geavanceerd Zoeken In dit voorbeeld gaan we uit van de tabel Melding, maar deze functionaliteit is uiteraard voor alle tabellen hetzelfde. Werkwijze: −
Klik in de Actiebalk op één van de knoppen voor Geavanceerd Zoeken
48
SCM 7
−
Welcome CCS
Het volgende scherm verschijnt:
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/knop
Omschrijving
1. 2. 3.
Zoekscherm Zoeken Herstel
−
Wanneer u op de knop Zoeken klikt en niets in de zoekvelden zet, dan krijgt u een overzicht van de items die u heeft gezocht (in dit geval Meldingen). Door de Zoekvelden te gebruiken, kunt u het overzicht verder verfijnen.
−
Zoekscherm met velden waarop men wenst te zoeken. Knop om de zoekactie uit te voeren. Knop om alle ingevulde velden van het zoekscherm leeg te maken.
Door de Gridfunctionaliteiten en Weergaven uitvoerig te gebruiken, bent u in staat zeer nauwkeurige overzichten te maken en te bewaren. Zie hiervoor de desbetreffende hoofdstukken Onderhoud kolommen en Kleurinstellingen.
49
SCM 7
Welcome CCS
Zoekscherm aanpassen U bepaalt als organisatie helemaal zelf welke velden u in het Zoekscherm wenst te plaatsen. U kunt de velden op de volgende wijze in de zoekschermen plaatsen. − −
Klik op de rechter muisknop op een willekeurige plaats op het Zoekscherm. Het volgende menu verschijnt:
− −
Kies voor Zoekscherm aanpassen. Het volgende scherm verschijnt:
−
Hierin vindt u alle velden waarop u kunt zoeken. Vanuit dit venster kunt u de velden slepen naar het Zoekscherm en plaatsen op de plaats die u wenst.
50
SCM 7
Welcome CCS
Eigen logo’s plaatsen U kunt SCM zo inrichten, dat u uw eigen logo’s terugziet in bijvoorbeeld het Welcome startscherm en alle rapporten.
Werkwijze: Voor het Welcome Startscherm: Wanneer u uw logo als WelcomePage.jpg opslaat en in de programma directory plaatst, wordt dit automatisch als plaatje getoond. Vervolgens ziet u, elke keer als u SCM opstart, uw eigen logo in plaats van het Welcome CCS logo. Voor alle standaardrapportages en –grafieken: U dient uw logo als Logo.bmp op te slaan en in de programma directory te plaatsen. U ziet dan automatisch uw logo op elk standaardrapport verschijnen in plaats van het Welcome CCS logo.
51
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 7 Melding kopieer instellingen Vanaf SCM versie 7.8 is het mogelijk om meldingen te kopiëren. Dit houdt in, wanneer u zich in een openstaande melding bevindt, u vanuit deze melding direct een nieuwe melding kunt aanmaken en waarbij dan bepaalde gegevens direct worden overgenomen. Bijvoorbeeld wanneer u meerdere meldingen van 1 klant of over 1 product achter elkaar wenst in te voeren. Nu kunt u er voor kiezen om alle gegevens naar de nieuwe melding te kopiëren, maar in de meeste gevallen wenst u slecht een beperkt deel van de gegevens over te nemen. Dit kunt u instellen via de functie Melding kopieer instellingen. Melding kopieer instellingen aanpassen Werkwijze: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9)
−
Klik bij het onderdeel Melding kopieer instellingen.
−
Het volgende scherm verschijnt:
−
Vink hier de velden aan die u wenst te kopiëren in de nieuwe melding.
−
Indien gereed; klik op Opslaan & Sluiten.
52
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 8 Algemeen - Onderhoud kolommen Zoals u misschien wel weet, maakt SCM gebruik van overzichten om alle items uit een bestaande tabel in een keer te tonen. Voorbeelden hiervan zijn het meldingen- en actieoverzicht. Alle gegevens uit deze tabellen zijn als kolom te tonen in deze overzichten. Zie onderstaande afbeelding van het Actie overzicht als voorbeeld:
In SCM 7 is het nu ook mogelijk Melding informatie te tonen in het overzicht. Handig is het bijvoorbeeld om ook direct informatie te tonen, zoals de naam van de Relatie of het Product of de Dienst waar het over gaat. In Beheer bij het onderdeel Onderhoud Kolommen kunt u bepalen welke kolommen wel of niet getoond mogen worden. Hiermee geeft u van te voren aan welke kolommen door de gebruikers wel en niet in het overzicht te "slepen" zijn.
53
SCM 7
Welcome CCS
Werkwijze: −
Kies in de menubalk Extra - Beheer (of F9)
−
Klik bij Algemeen op Onderhoud kolommen
−
Het volgende scherm verschijnt: 1
2
3
4 6 5
Verklaring van de velden en knoppen:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
−
Veld/knop
Omschrijving
Opslaan Opslaan & sluiten Sluiten Stamtabel Velden
Wijzigingen opslaan. Wijzigingen opslaan en scherm sluiten.
Toevoegen als kolommen in de grid
Hiermee sluit u het scherm zonder de wijzigingen eerst op te slaan. Hier selecteert u de gewenste SCM tabel. Hier ziet u een overzicht van alle beschikbare velden die als kolom in het overzicht van deze tabel beschikbaar zijn. Hier ziet u een overzicht van alle velden die momenteel als kolom beschikbaar zijn in de kolomkiezer van het desbetreffende overzicht.
Selecteer de juiste tabel (4)
−
Dubbelklik op het Veld wat u als kolom wenst te zien. In ons voorbeeld is dat Product en Relatie van de Melding (5) De dubbelgeklikte onderdelen zijn nu in het rechterdeel aanwezig. (6)
−
Het scherm ziet er als volgt uit:
−
54
SCM 7
Welcome CCS
−
−
Klik nu op Opslaan om de velden toe te voegen aan de kolomkiezer.
−
Sluit het venster
Om de kolommen in het overzicht toe te voegen ga je als volgt te werk: −
Klik in de Actiebalk op de knop voor het Actieoverzicht.
−
Activeer de Kolomkiezer door op de knop , in de werkbalk Gridbar, te klikken. of Klik op uw rechter muisknop in de namenrij van de kolommen en kies uit het snelmenu Kolomkiezer. U ziet dat de zojuist geselecteerde velden, als kolom beschikbaar zijn.
−
Sleep deze kolommen in het overzicht en het overzicht ziet er als volgt uit:
−
55
SCM 7
Welcome CCS
−
−
Op deze wijze kunt u alle SCM overzichten uitbreiden en aanpassen.
56
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 9 Algemeen - Kleurinstellingen Meldingen en acties kennen binnen SCM verschillende statussen. Zo kunnen we bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen openstaande of afgewerkte meldingen. Ook kunnen we onderscheid maken tussen acties die te laat zijn of acties die binnen een waarschuwingstermijn vallen. Al deze statussen zijn te voorzien van kleuren om snel en duidelijk een overzicht te hebben in de statussen van alle meldingen en acties. Deze kleuren zijn flexibel in te stellen met behulp van de optie Kleurinstellingen Werkwijze: −
Kies in de menubalk Extra - Beheer (of F9)
−
Kies bij Algemeen voor Kleurinstellingen
−
Het volgende venster verschijnt:
Verklaring van de velden en knoppen: Omschrijving 1. 2. 3.
Kies hier op Status (er komen in de toekomst nog meer mogelijkheden beschikbaar). Aanpassen van de Tekstkleur Aanpassen van de Achtergrond.
57
SCM 7
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
Welcome CCS
Het voorbeeld bekijken. Geef hier aan hoeveel dagen vóór de deadline de waarschuwingskleur dient in te gaan. Kleur van normaal openstaande meldingen. Kleur van Afgewerkte meldingen. Kleur van meldingen die zich in de waarschuwingstermijn bevinden. Kleur van meldingen waarvan de deadline op vandaag ligt. Kleur van meldingen waarvan de deadline overschreden is. Kleur van meldingen die in de Wachtstand/On hold staan. Kleur van normaal openstaande acties. Kleur van afgewerkte acties. Kleur van acties die zich in de waarschuwingtermijn bevinden. Kleur van acties waarvan de deadline op vandaag ligt. Kleur van acties die overschreden zijn. Kleur van items die gede-activeerd zijn. Bovenstaande instellingen opslaan Hiermee hertelt u uw aanpassingen en worden de instellingen teruggezet naar de vorige instellingen. Hiermee bepaalt u wat de standaardinstellingen voor alle medewerkers zijn.
−
Klik op één van deze knopen
−
Het volgende venster verschijnt:
−
Selecteer een kleur.
−
Klik op OK.
58
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk Hoofdstuk 10 Algemeen - Wordsjablonen SCM beschikt over de mogelijkheid om direct vanuit SCM documenten aan te maken. Met behulp van vooraf gedefinieerde Wordsjablonen kunt u direct vanuit de melding brieven of formulieren activeren. Alle gegevens van de Melding, Relatie of Contactpersonen worden automatisch in het document geplaatst.
Een standaardsjabloon maken U kunt de functie Wordsjablonen in SCM gebruiken om standaard brieven of standaard formulieren (sjablonen) te maken zodat u snel, eenduidig en foutloos in- en extern kunt communiceren met de gegevens, die in SCM zijn geregistreerd. Werkwijze: −
Kies in SCM in de menubalk achtereenvolgens Extra – Beheer (of F9).
−
Klik bij Algemeen op Wordsjablonen.
−
Het volgende scherm verschijnt: 2
3
4
1
5
6 7
8 9
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/knop
Toelichting
1.
Nieuw sjabloon maken
2.
Opslaan
3.
Geselecteerd sjabloon Verwijderen
4.
Overzicht van de aanwezige sjablonen. (van de geselecteerde tabel in linker overzicht)
59
SCM 7
Welcome CCS
5. 6. 7.
Naam Ingevoerd door/in Gewijzigd door/in
8.
Overzicht van alle beschikbare tabellen waar sjablonen aan gekoppeld kunnen worden (in eerste instantie alleen voor Melding beschikbaar). Ruimte voor naam van het sjabloon Algemene gegevens over personen en tijdstippen van aanmaken en wijzigen van het document.
WORD wordt vanuit SCM opgestart.
9.
Lijst
−
Selecteer in het linkeroverzicht (5) de tabel ( bijv. Melding) waaraan het sjabloon gekoppeld kan worden. Klik op de knop Nieuw sjabloon(1). Vul de naam van het sjabloon in (bijv. Ontvangstbevestiging). Klik op de WORD-knop (8). MS WORD wordt opgestart.
− − − −
−
Keuzemogelijkheid om gekoppelde sjablonen aan een hoofdsjabloon te koppelen (Bijvoorbeeld: Melding met alle aanwezige Acties).
WORD beschikt over (1 of 2) knoppen of of beide om samenvoegvelden in het document te plaatsen. Dit kan per WORD-versie verschillen. Door op één van beide knoppen te klikken, activeert u een lijst met alle mogelijke SCM velden, die u in het document kunt plaatsen.
60
SCM 7
− −
Welcome CCS
Selecteer een veld en dubbelklik hierop of klik op de knop Invoegen. Herhaal dit tot u alle velden, die u wilt gebruiken, heeft ingevoegd. Typ daarna uw vaste tekst in het WORD document. Zet de samenvoegvelden op de juiste plaats in het document.
−
Klik nu op Opslaan NIET op OPSLAAN ALS!!
Let op! Alleen Opslaan gebruiken en NIET Opslaan als. Het document moet onder dezelfde naam opgeslagen worden om op de juiste wijze te worden opgeslagen als SCM sjabloon.
− −
Sluit WORD af en ga terug naar het SCM Wordsjablonenscherm. U ziet dat er een instructievenster is geopend
− −
Klik op JA. Klik nu op Opslaan in het Wordsjablonenscherm van SCM en u ziet dat het document aan de lijst is toegevoegd.
61
SCM 7
Welcome CCS
Een standaardsjabloon aanpassen Werkwijze: − − −
Kies in SCM in de menubalk Extra – Beheer (of F9) Kies voor de optie Wordsjablonen. Het volgende scherm verschijnt:
− − −
Selecteer in het linker overzicht de tabel waar het sjabloon zich in bevindt. Rechts ziet u vervolgens de aanwezige sjablonen. Dubbelklik op de juiste regel in de lijst en WORD zal opstarten. Het document zal zich waarschijnlijk onderin in uw Taakbalk bevinden. Typ vervolgens uw wijzigingen in WORD. Klik nu op Opslaan.
− −
62
SCM 7
Welcome CCS
Let op! Alleen Opslaan gebruiken en NIET Opslaan als. Het document moet onder dezelfde naam opgeslagen worden om op de juiste wijze te worden opgenomen in de database.
− −
Sluit WORD en ga terug naar het SCM venster Wordsjablonen. U ziet dat er een instructievenster is geopend
−
− −
−
Klik op OK. Klik nu op Opslaan. Het gewijzigde document is opgeslagen en kan gebruikt worden.
Een standaardsjabloon gebruiken − −
Ga naar een bestaande Melding in SCM Klik op de WORD-knop
−
Het volgende scherm met aanwezige sjablonen verschijnt
− −
Kies het juiste sjabloon en klik op OK (of dubbelklik op het document). WORD wordt opgestart en uw document wordt samengesteld met de aanwezige gegevens vanuit SCM. Voorbeeld:
63
SCM 7
Welcome CCS
−
U kunt dit document vervolgens afdrukken en/of opslaan.
Let op! Indien u de Word-Addin ook geïnstalleerd heeft, kunt u het document direct opslaan in SCM.
Standaardsjablonen combineren De functie Wordsjablonen stelt u nu ook in staat om gecombineerde afdrukken aan te maken. Zo kunt u met SCM7 Meldingsjablonen genereren, die u weer koppelt aan Actiegegevens. Voor beide onderdelen dient u aparte sjablonen te maken. Deze worden later aan elkaar gekoppeld. Een me meldingsjabloon maken Werkwijze: − − −
Kies in SCM in de menubalk Extra – Beheer (of F9) Kies voor de optie Wordsjablonen. Maak nu een Meldingsjabloon zoals in de paragraaf hiervoor is beschreven(zie: Een standaardsjabloon maken).
64
SCM 7
Welcome CCS
Een actiesjabloon actiesjabloon maken Werkwijze: − −
Klik in het linker overzicht op het plusteken (+) bij de tabel Melding. De subtabel Acties verschijnt.
−
− −
Selecteer deze subtabel Acties Maak nu een Actiesjabloon zoals in de paragraaf hiervoor is beschreven(zie: Een standaardsjabloon maken).
Let er op dat u de breedte van uw tekst zo kort mogelijk houdt. Wanneer er meerdere Acties aanwezig zijn, worden deze allemaal onder elkaar gezet. Het zou het document onnodig lang kunnen maken.
Sjablonen koppelen − Selecteer het Meldingsjabloon − Bij Lijst is nu het Actiesjabloon aanwezig. − Selecteer het sjabloon ( heeft u nog andere sjablonen gemaakt selecteer dan het sjabloon, dat u wenst te koppelen). − Klik nu op Opslaan.
65
SCM 7
Welcome CCS
− Wanneer u nu vanuit de melding dit sjabloon opvraagt, wordt voor elke Actie die er aanwezig is, een Actiesjabloon toegevoegd aan het document. U heeft dus een Afdruk van de melding met daaronder alle Acties. − Deze afdruk kan er als volgt uit zien:
66
SCM 7
Welcome CCS
67
SCM 7
Welcome CCS
Sjablonen filteren Vanaf versie 7.8 is het mogelijk om een speciaal filter op elk wordsjabloon te plaatsen, waardoor het alleen bij een melding getoond wordt, op het moment dat het relevant is voor dit soort melding. Voorbeeld: U wilt dat Excuusbrief1 alleen beschikbaar is als als het meldingveld ‘Prioriteit’ met ‘Hoog’ gevuld is. Werk
- Selecteer eerst de Brief in de lijst. - Klik op de knop Conditie wijzigen - Het volgende scherm verschijnt:
68
SCM 7
Welcome CCS
- Selecteer aan de linkerzijde het veld waarop het document moet reageren. - Vink aan 1 of meerdere waarden aan de rechterzijde. (U kunt hier zelfs combinaties maken van verschillende velden en waarden) - Klik op OK indien u gereed bent. - Het volgende scherm verschijnt:
- U ziet dat het veld Conditie nu gevuld is. - Klik op Opslaan indien u de gegevens wenst op te slaan.
69
SCM 7
Welcome CCS
Sjablonen kopiëren
Er is versie 7.8 een functie bijgekomen die het mogelijk maakt een bestaand document in zijn geheel te kopiëren. -
Selecteer het brondocument Klik op de knop Kopiëren. Pas het document verder aan zoals hierboven is beschreven.
70
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 11 11 Algemeen - Mail Instellingen
Algemeen De Welcome SCM applicatie beschikt over een geavanceerd mail-informatie-systeem, wat u in staat stelt alle betrokken medewerkers en eventueel ook de betrokken klanten of leveranciers snel en correct te informeren via de e-mail. Binnen deze module kan een onderscheid gemaakt worden tussen automatische en handmatige mail. 1. Automatische mail In SCM kunt u instellen dat er automatisch een mail gestuurd wordt naar: - iemand die verantwoordelijk is voor een melding en/of - iemand die (mede)verantwoordelijk is voor een actie. Voor beide situatie geldt dat er automatisch een mail gestuurd kan worden bij een Nieuwe Melding/Actie, een Gewijzigde Melding/Actie of een Afgewerkte Melding/Actie. 2. Handmatige mail Vanuit de Melding en Actie (en verschillende andere schermen) kunt u handmatig e-mails versturen naar iedereen, die betrokken is bij die Melding of Actie.
Automatische ee-mail Automatische ee-mail bij Meldingen SCM kan zo door u ingesteld worden, dat automatisch een mail wordt verstuurd naar de Verantwoordelijke van de Melding. Op die manier is een betrokken medewerker direct van de meest noodzakelijke informatie op de hoogte. In onderstaand voorbeeld is de Verantwoordelijke degene die in het veld Opvolging genoemd is. Dit kan per klant verschillen. Werkwijze: − −
Maak een nieuwe melding aan. Kies iemand in het veld Opvolging (naam kan anders zijn in uw situatie)
71
SCM 7
−
Welcome CCS
Klik op Opslaan van de Melding. Een voorbeeld van de mail die zal worden verzonden, verschijnt op uw scherm. Behalve wanneer u heeft aangegeven dat u geen voorbeeld wenst te zien, dan wordt de mail op de achtergrond verzonden.
72
SCM 7
−
Welcome CCS
Wanneer u op de knop Send (of Verzend) klikt, wordt de mail naar de verantwoordelijke van de Melding gezonden.
Automatische ee-mail bij Acties Werkwijze: − − −
− − − − −
Open een bestaande Melding Klik op de knop Nieuwe Actie Het volgende scherm verschijnt: (Dit kan per klant verschillen)
Het scherm bevat zowel Meldings- als Actie informatie, echter alleen de Actie informatie is aanpasbaar. Geef hier precies aan wanneer (opvolgdatum), wie (Uit te voeren door), wat (Omschrijving) dient te doen. Klik op de knop Opslaan (of Opslaan en Nieuw of Opslaan en Sluiten) en de Actie wordt aangemaakt. Gelijktijdig wordt een voorbeeld getoond van de e-mail die verstuurd gaat worden. (zie ook vorige paragraaf) Wanneer u op de knop Send (of Verzend) klikt, wordt de mail naar de verantwoordelijke van de Actie gezonden.
73
SCM 7
Welcome CCS
Automatische ee-mail bij naar Leveranciers (gebruik) Vanaf versie 7.6, kunt u tevens Actiemails toewijzen aan Leveranciers of onderaannemers Werkwijze: − − −
− − − − −
−
Open een bestaande Melding Klik op de knop Nieuwe Actie Het volgende scherm verschijnt: Dit kan per klant verschillen. Met name de leveranciersvelden zullen in de meeste gevallen eerst aangemaakt moeten worden.
Het scherm bevat zowel Meldings- als Actie informatie, echter alleen de Actie informatie is aanpasbaar. Geef hier precies aan wanneer (opvolgdatum), wie (Uit te voeren door), wat (Omschrijving) dient te doen. Als er een derde partij (Leverancier, Onderaannemer) bij betrokken is, kunt u deze hier invullen. Klik op de knop Opslaan (of Opslaan en Nieuw of Opslaan en Sluiten) en de Actie wordt aangemaakt. Gelijktijdig wordt een voorbeeld getoond van de e-mails die verstuurd gaan worden. (zie ook vorige paragraaf). Als zowel een medewerker als een onderaannemers, kunt u het zo instellen dat ze beiden een mail ontvangen. Wanneer u op de knop Send (of Verzend) klikt, worden beide mails verzonden.
74
SCM 7
Welcome CCS
Automatische ee-mail bij naar Leveranciers (instellingen) Werkwijze: 1. 2. −
3. 4.
Zorg er voor dat u binnen de Actie tabel de benodigde velden aanmaakt in Veldonderhoud. Sleep de velden in het Actie scherm met SchermOpmaak Een scherm kan er dus als volgt uitzien.
Maak een nieuw Mail Sjabloon aan, zoals u wilt dat uw leveranciers deze gaan ontvangen. Zorg er voor dat de Mailinstellingen worden aangepast. Ga naar F9 - Mail Instellingen
75
SCM 7
Welcome CCS
−
− −
Kies bij Nieuwe Actie (extra) voor Onderaannemer/Leverancier (afhankelijk van uw eigen naamgeving en voor een mail Sjabloon Klik op de knop Opslaan en u bent klaar om uw leveranciers te betrekken bij uw processen.
76
SCM 7
Welcome CCS
Handmatige ee-mail Vanuit de Melding of Actie kan men als gebruiker handmatig een e-mail sturen naar iedere eigen medewerker of zelfs naar een contactpersoon van de Relatie die gekoppeld is aan de Melding of Actie. Vanaf versie 7.7 is het zelfs mogelijk binnen alle in SCM beschikbare emailadressen te zoeken. Werkwijze: − Open een bestaande Melding of Actie (of maak een nieuwe en sla deze op). − Het volgende scherm verschijnt:
−
Klik in de knoppenbalk op de e-mail knop
− Het volgende scherm verschijnt:
77
SCM 7
Welcome CCS
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/Knop Toelichting 1.
Aan, CC of BCC
2.
Zoek hiermee binnen alle in SCM gekende adresboeken.
4.
Sjabloon
5.
Handtekening
6.
Quote
7.
Opslaan in DIS
8.
E-mail bewerken
Hier worden alle mailadressen getoond, naar waar de mail verstuurd wordt. Hiermee kiest u het e-mailadres van een van de direct aan de melding betrokken personen. Kies het sjabloon van de e-mail. Bijv. Interne mail of Externe mail) Kies hier de handtekening die u wenst onder uw mailbericht. Kies hiermee het mailbericht wat u als quote met uw mail wilt meezenden. Vink Opslaan in DIS aan als u wenst dat de mail meteen in DIS wordt opgeslagen. Vink E-mail bewerken aan als u eerst de mail wilt zien/bewerken, voordat deze verzonden wordt.
9.
Document toevoegen
Voeg een in DIS gekoppeld document toe aan de mail door een of meerdere documenten aan te vinken.
Voorbeeld van e-mail
Hier ziet u een voorbeeld van het mailbericht zoals het verzonden zal worden. (nog niet samengevoegd en zónder handtekening) Klik op OK als u de e-mail wilt verzenden.
3.
10.
OK Annuleren
Klik alleen op Annuleren als u wilt dat de e-mail niet wordt verzonden. (U krijgt hiervan een melding)
Het verzenden van handmatige mail vanuit een Actie gaat op dezelfde wijze.
78
SCM 7
Welcome CCS
E-mail configuratie Om SCM in staat te stellen om e-mails handmatig of automatisch te kunnen verzenden, dient u een tweetal zaken in te stellen: 1. E-mail instellingen 2. E-mail sjablonen E-mail instellingen (1) Werkwijze: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9)
−
Klik op Mail instellingen
−
Het scherm ziet er dan als volgt uit:
79
SCM 7
Welcome CCS
1 2 3
4 5 6 7 8
9 10
11
12
13
14
15
Verklaring van de velden en knoppen:
Veld/Knop
Omschrijving
1.Mailtype
Vul hier het type in van uw mailserver; MAPI of SMTP
2.Mailserver
Vul hier de naam van uw mailserver in. (alleen voor SMTP)
3.Gebruiker/Wachtwoor d
Vul hier de Gebruikersnaam en het Wachtwoord in van uw mailserver (indien nodig) (alleen voor SMTP)
4.Nieuwe melding
Vinkt u dit aan, dan wordt er automatische een mail verstuurd naar de verantwoordelijke, als er een nieuwe melding geregistreerd wordt. Vinkt u dit aan, dan wordt er automatische een mail verstuurd naar de verantwoordelijke, als er een melding gemuteerd wordt. Vinkt u dit aan, dan wordt er automatische een mail verstuurd naar de verantwoordelijke, als een melding is afgewerkt. Vinkt u dit aan, dan wordt er automatische een mail verstuurd naar de verantwoordelijke, als er een nieuwe actie geregistreerd wordt. Vinkt u dit aan, dan wordt er automatische een mail verstuurd naar een andere verantwoordelijke voor de actie, als er een nieuwe actie geregistreerd wordt.(bijv. een onderaannemer)
5.Gewijzigde melding
6.Afgewerkte melding
7.Nieuwe actie
8.Nieuwe actie (extra)
9.Gewijzigde actie
Vinkt u dit aan, dan wordt er automatische een mail
80
SCM 7
10.Afgewerkte actie
11.Aan 12.Sjabloon 13.Voorbeeld 14.Doc als bijlage
15.Opslaan in DIS
16.Memoveld voor Email
Welcome CCS
verstuurd naar de verantwoordelijke, als er een actie gemuteerd wordt. Vinkt u dit aan, dan wordt er automatische een mail verstuurd naar de verantwoordelijke, als een actie is afgewerkt. Selecteer hier de persoon/veld aan wie de mail verstuurd moet worden. Selecteer hier het mailsjabloon dat gebruikt moet worden in die situatie. Zet hier een vinkje als u eerst het mailbericht wilt zien voordat het wordt verstuurd. Zet hier een vinkje als u voor verzending nog de gelegenheid wilt krijgen om een opgeslagen document aan de mail te koppelen. Als u hier een vinkje zet dan wordt uw verzonden mail automatisch in DIS opgeslagen en gekoppeld aan de Melding. Hiermee geeft u aan in welk memoveld de inhoud van de ingelezen e-mail opgeslagen mag worden.
E-mail sjablonen (2) Een ee-mail sjabloon maken. U kunt de functie E-mail sjablonen in SCM gebruiken om e-mail berichten (sjablonen) te maken zodat u snel, in- en extern kunt mailen met de gegevens die in SCM zijn geregistreerd. Werkwijze:
− Klik op Mailsjablonen − Het scherm ziet er dan als volgt uit:
81
SCM 7
Welcome CCS
Verklaring van de velden en knoppen: Veld
Toelichting
1.
Nieuw sjabloon maken
2.
Opslaan
3.
Geselecteerd sjabloon Verwijderen
4.
Overzicht van de aanwezige sjablonen (van de geselecteerde tabel in linker overzicht). Overzicht van alle beschikbare tabellen waar sjablonen aan gekoppeld kunnen worden. Ruimte voor naam van het sjabloon Algemene gegevens over personen en tijdstippen van aanmaken en wijzigen van het sjabloon.
5. 6. 7.
Naam Ingevoerd door Gewijzigd door
8.
Hier start u het maken van een e-mail sjabloon
9.
Hiermee geeft u aan of de mail ook beschikbaar moet zijn indien men een handmatige mail verstuurt, of misschien alleen als sjabloon voor automatische mails beschikbaar mag zijn. Keuzemogelijkheid om gekoppelde sjablonen aan een hoofdsjabloon te koppelen. (Bijvoorbeeld: Melding met alle aanwezige Acties)
10.
Lijst
Werkwijze: − Selecteer in het linkeroverzicht (5) de tabel ( bijv. Melding) waaraan het sjabloon
82
SCM 7
− − −
Welcome CCS
gekoppeld kan worden. Klik op de knop Nieuw sjabloon(1). Vul de naam van het sjabloon in (bijv. Melding). Klik op de E-mail-knop (8).
83
SCM 7
Welcome CCS
−
Het volgende scherm verschijnt:
−
−
Typ in het veld ‘Onderwerp’, het onderwerp van de mail in. Dit kan een eigen tekst zijn, maar kan tevens gevuld worden met invoegvelden die automatisch gevuld worden. Typ in het rechter gedeelte uw tekst. Wanneer u een SCM Veld wilt toevoegen, dan kunt u de lijst aan de linkerkant gebruiken. Dubbelklik op een veld of klik op de knop SCM Veld en daarna op het veld dat u wilt toevoegen. Een sjabloon kan er dan bijvoorbeeld zo uit zien:
−
Klik op Opslaan. Het sjabloon is nu toegevoegd aan de lijst.
Voor het uitlijnen van de teksten kunt u gebruik maken van tabellen.
−
84
SCM 7
Welcome CCS
Sjablonen kopiëren
Er is versie 7.8 een functie bijgekomen die het mogelijk maakt een bestaand sjabloon in zijn geheel te kopiëren. -
Selecteer het brondocument Klik op de knop Kopiëren. Pas het sjabloon verder aan zoals hierboven is beschreven.
85
SCM 7
Welcome CCS
Adresboek instellingen Vanaf SCM versie 7.7 is het bij het verzenden van mails, nu mogelijk e-mail adressen uit meerdere adresboeken te koppelen en zoeken. Voorheen kon men alleen de direct betrokkenen direct mailen, nu iedere persoon of organisatie met een e-mailadres. Om aan te geven binnen welke tabellen de medewerkers mogen zoeken, dient men dit nog wel eerst aan te geven: -
Ga naar F9 - Mail instellingen.
-
Klik op Adresboek
1
86
SCM 7
-
Welcome CCS
Het volgende scherm verschijnt:
In dit geval gaan we aangeven dat er ook binnen de gegevens van de Contactpersonen gezocht mag worden. -
Selecteer bij Tabellen de tabel Contact Klik op de knop Toevoegen Volgend scherm verschijnt:
Naam kolom Extra info kolom E-mail kolom -
- Geef hier aan in welk veld de naam van deze persoon voorkomt. - Geef hier een extra veld op om het zoeken te vergemakkelijken. - Geef hier aan in welk veld het e-mail adres voorkomt.
Klik op OK om verder te gaan.
87
SCM 7
-
Welcome CCS
Het scherm ziet er uit als volgt:
De wijzigingen zijn doorgevoerd. (in sommige gevallen dient u SCM eerst te herstarten).
88
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 12 12 Algemeen - Log Instellingen Binnen SCM worden meldingen geregistreerd, aangepast, afgesloten en in sommige gevallen zelfs heropend of verwijderd. Soms is het gewoon handig om te weten wanneer wie, wat heeft gewijzigd. Zo heeft u een duidelijk overzicht in wat er met bepaalde meldingen in het verleden is gebeurd. Deze aanpassingen kunt u allemaal zien in het extra tabblad Log , die u in het venster Melding ziet.
Standaard ziet u hier (van onder naar boven) alle handelingen die zich in deze melding hebben afgespeeld. Het bovenstaande voorbeeld leest u van onder naar boven als volgt: Melding is aangemaakt Actie is aangemaakt Document aan DIS toegevoegd 2x een gekoppeld e-mail bericht bekeken 3x het memoveld gewijzigd Bovenaan is een veld gewijzigd in de melding.
89
SCM 7
Welcome CCS
Log instellingen U bepaalt als organisatie zelf welke gegevens u wel en niet wilt vastleggen in een logbestand. Om dit te kunnen instellen beschikt u in Beheer bij Algemeen over het onderdeel Log instellingen. Werkwijze: −
Kies in SCM in de menubalk Extra – Beheer (of F9).
−
Klik bij Algemeen op Log Instellingen.
−
Het volgende scherm verschijnt:
−
Het scherm bestaat uit twee delen: Boven: Hier geeft men aan welke gegevens er gelogd moeten worden. Onder: Hier worden alle mutaties in Meldingen, in DIS en in andere tabellen SCM getoond.
Verklaring van de velden in het bovenste gedeelte: Veld
Omschrijving
Groep Melding/Actie: Nieuw
Het aanmaken van een melding of actie wordt gelogd.
90
SCM 7
Gewijzigd Verwijderd Afgewerkt Heropend E-mail Automail Word document
Groep DIS: Nieuw Gewijzigd Verwijderd Document geopend Groep Overig: Nieuw Gewijzigd Verwijderd E-mail Word document
Welcome CCS
Elke wijziging binnen het melding- of actiescherm wordt gelogd. Elke verwijderde melding of actie wordt gelogd. Elke afgewerkte melding of actie wordt gelogd. Het heropenen van een melding wordt gelogd. Het verzenden van een handmatige e-mail vanuit melding of actie wordt gelogd. Het verzenden van een automatisch gegenereerde mail wordt gelogd. Het maken van een Word document van een melding of actie wordt gelogd.
Het koppelen van document wordt gelogd. Het wijzigen van de documentgegevens wordt gelogd. Het verwijderen van een document wordt gelogd. Het openen (en dus bekijken) van een document wordt gelogd.
Het aanmaken van nieuwe items (van andere tabellen) wordt gelogd. Het wijzigen van bestaande items (van andere tabellen) wordt gelogd. Het verwijderen van items (van andere tabellen) wordt gelogd. Het verzenden van een handmatige e-mail vanuit andere tabellen wordt gelogd. Het maken van een Word document vanuit een item wordt (van andere tabellen) gelogd.
91
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 13 Rapportage - Rapporten Rapporten en Grafieken Als gebruiker heeft u een aantal tools ter beschikking om een overzicht of rapportage te verkrijgen uit alle informatie die is opgeslagen in SCM. Zo kunt u een aantal eenvoudige overzichten of rapporten genereren en heeft u bovendien de mogelijkheid om geavanceerde grafieken te maken op basis van meldinggegevens. U kunt de rapporten en grafieken gebruiken als rapportage naar het management of andere afdelingen, maar ook voor analyses en verbeteracties.
Rapport SCM stelt u in de gelegenheid om rapportages te maken van de gegevens die zich in de database bevinden. Binnen deze rapportages kunt u kiezen welke gegevens u wel en niet wilt zien. Een standaardrapport maken Werkwijze: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9)
−
Klik bij Rapportage op Rapporten
−
Het volgende scherm verschijnt:
1 2 3
4
5
6
−
7
U heeft hier de beschikking over twee tabbladen: Van-tot en Periode
92
SCM 7
Welcome CCS
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/Knop
Omschrijving
1.
Begindatum
Kies hier voor de Begindatum van het rapport.
2.
Einddatum
Kies hier de Einddatum van het rapport.
3.
Verdeling
4.
Afdrukstand
5.
Rapporteer op
Kies hier welke periode verdeling men wenst. Deze wordt in de kolommen getoond. Hier kunt u aangeven of u het rapport Staand (Portrait) of Liggend (Landscape) moet worden afgedrukt. Kies hier het onderwerp waarover de rapportage moet gaan. Meerdere onderwerpen tegelijkertijd zijn mogelijk.
6.
Genereren
Door op deze knop te klikken start het maken van het rapport.
7.
Annuleren
Hiermee sluit u het venster.
Door op een plusteken te klikken, opent u de onderliggende niveaus. Ook die kunt u gebruiken om rapportages te genereren.
−
Bepaal de periode van het rapport door de datums aan te passen.
−
Kies een periodeverdeling.
−
Selecteer de afdrukstaand.
−
Kies het onderwerp.
−
Start het maken van het Rapport door op de knop Genereer te klikken.
−
In het afdrukvoorbeeld ziet u bijvoorbeeld dit rapport.
−
−
Door op de knop Afdrukken te klikken kunt u het rapport uitprinten.
93
SCM 7
Welcome CCS
Kruistabellen / Kruisrapporten Naast de bovengenoemde standaardrapportages, beschikt u binnen SCM ook over een functionaliteit om kruisrapportages te maken. Een kruisrapport kruisrapport maken Werkwijze: − Ga naar Extra-Beheer (of F9) − Klik bij Rapportage op Kruis Rapporten. − Het volgende scherm verschijnt:
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/Knop
Omschrijving
1.
Tabelvelden
Kies hier een veld voor uw rapport.
2.
Begindatum
Typ hier de begindatum van de periode waarover u een rapport wilt samenstellen.
3.
Einddatum
Typ hier de einddatum van de periode waarover u een rapport wilt samenstellen.
4.
Titel
Typ hier de naam van uw rapport.
5.
Afdrukstand
Maak hier de keuze of uw rapport Staand of Liggend moet worden afgedrukt. Hier kunt u velden vanuit de linkerkant naar toe slepen.
Aantal
U maakt hierdoor een rapport met aantallen
6. 7.
94
SCM 7
Welcome CCS
8.
Som
U maakt hierdoor een rapport met bedragen. Hierdoor komt 11 automatisch beschikbaar.
9.
Genereer
Door op deze knop te klikken start het maken van het rapport.
10. Annuleren
Hiermee sluit u het venster.
11.
Hier plaatst u een valuta veld naar toe.
−
Sleep één van de velden vanuit naar één van de witte vakken . Zet in elk vak één item. Heeft u een verkeerd veld naar het vak gesleept, dan kunt u dit veld verwijderen door het net boven het vlak te slepen en los te laten.
−
Bepaal de periode van het rapport door de datums in en aan te passen.
− −
Pas eventueel de titel van het rapport aan in . Geef aan of u een Staand of Liggend rapport wenst.
−
Het scherm kan er nu bijvoorbeeld zo uit zien:
−
Start het maken van het Kruis Rapport door op de knop Genereren te klikken.
−
In het afdrukvoorbeeld ziet u bijvoorbeeld dit rapport.
95
SCM 7
−
Welcome CCS
Klik op de knop Afdrukken om het rapport uit te printen.
Extra rapporten Vanaf versie 7.8 is het mogelijk om zeer specifieke maatwerkrapporten te laten maken door de Welcome CCS programmeurs, welke u ten alle tijden kunt opvragen. We hebben er alvast een zeer nuttig algemeen rapport voor u gemaakt: Werkwijze: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9)
−
Klik bij Extra rapporten
−
Het volgende scherm verschijnt:
96
SCM 7
Welcome CCS
−
We hebben er al een gemaakt voor u.
−
Klik op Uitvoeren en het volgende dialoogscherm verschijnt:
−
Klik op OK en het rapport verschijnt:
97
SCM 7
Welcome CCS
Pivot Tabel Analysetool (extra module) Voor zeer uitgebreide rapportage en draai/kruistabellen, kunt u uitstekend de Pivot Table Analyse tool inzetten. Hiermee wordt u in staat gesteld rapportages éénmalig te maken en in de eigen ‘bibliotheek’ op te slaan om op elk gewenst moment weer te kunnen gebruiken. Voor meer informatie hierover raden wij u aan de duidelijke demofilm op onze website te raadplegen.
98
SCM 7
Welcome CCS
Grafieken Om verbanden en structuren duidelijk weer te geven, beschikt u met SCM ook over een grafiekenmodule. U bent hiermee in staat om in één oogopslag duidelijk te maken waar de knelpunten en kansen liggen. Een grafiek maken Werkwijze: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9).
−
Klik in Rapportage op Grafieken.
−
Het volgende scherm verschijnt:
1
2 3 4 5 9
6
10
7
11
8
12
13
14
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/Knop 1.
Omschrijving Kies hier het veld voor het onderwerp voor uw grafiek.
2.
Begineinddatum
Typ hier de begindatum en de einddatum van de periode waarover u een grafiek wilt maken.
3.
Titel
Typ hier de naam van uw grafiek.
4.
Betreft
Hier ziet u nog ter controle het veld dat u geselecteerd heeft.
5.
Afdrukstand
Maak hier de keuze of uw rapport Staand of Liggend moet worden afgedrukt.
6.
Grafiek in 3D
Hier kunt u aangeven of de grafiek drie dimensionaal moet worden.
7.
0 waarden
Geeft hier aan of items zonder meldingen wel of niet getoond moeten worden (Nul waarden).
8.
Waarden tonen
Hier kunt u aangeven of de waarden (aantallen) wel of niet getoond moeten worden bij de grafieken.
99
SCM 7
9.
Welcome CCS
Grafiek soort
Hier kunt u kiezen uit de diverse soorten grafieken.
10. Volgorde
Maak hier een keuze uit de volgorde die u wenst. Dit kan zowel alfabetisch als op aantallen.
11. Labels
Geef hier aan of u labels wel of niet wilt zien in uw grafiek.
12. Legenda
Geef hier aan of u legenda wilt zien in uw grafiek.
13. Genereren
Start het maken van de grafiek.
14. Annuleren
Hiermee sluit het venster.
−
Kies het onderwerp waarover de grafiek moet gaan. U kunt hier voor het hoofdniveau kiezen dat in de Melding getoond wordt, maar ook 1 niveau dieper gaan. Dus bijvoorbeeld een grafiek op Relatie, maar ook op het niveau van de plaatsnaam of regio van de relatie. Maak u keuzes voor de velden 2 tot 12.
−
Klik op de knop Genereer en het maken van uw grafiek start.
−
In het afdrukvoorbeeld staat nu bijvoorbeeld de volgende grafiek:
−
−
Indien u wenst, kunt u de rapporten en grafieken ook exporteren als Excel of PDF document: Veld/Knop in de menubalk
Omschrijving
1.
Klik hier op als het wilt exporteren als Excel document
2.
Klik hier op als het wilt exporteren als PDF document
100
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 14 14 Modules – Workflow Manager (extra module) SCM 7 beschikt over een unieke Workflowmodule . Hiermee kunt u zorgen dat elke melding op de juiste wijze wordt opgevolgd en niet gaat ‘zweven’ binnen de organisatie. Klachten die niet (juist) worden opgevolgd, zijn namelijk funest voor de reputatie van elke organisatie. In het kort komt het er op neer dat deze module elke melding ‘screent’ en aan de hand van de criteria die in de melding (automatisch) zijn ingevuld, het juiste afhandelingsproces opstart. Automatisch worden vervolgens de juiste taken met de juiste doorlooptijden aan de juiste personen toegewezen. Al uw afhandelingprocessen kunt u in SCM7 vastleggen, terwijl men altijd de vrijheid heeft om van de processen af te wijken. In dit deel wordt de configuratie van de Workflow module besproken. Met behulp van dit document bent u in staat geheel zelfstandig uw processen te definiëren.
Workflows definiëren Om de workflowmodule ten volle te gebruiken is het altijd van belang dat men van te voren goed bepaalt, hoe uw afhandelingprocessen er uit moeten komen te zien. Zo zijn er een aantal onderdelen, die van groot belang zijn bij de samenstelling van deze processen: Bijvoorbeeld: − Wanneer moet deze workflow gestart worden? − Uit welke fasen bestaat mijn proces? − Hoe lang mogen we over elke fase doen? − Welke acties of taken worden er aan wie toegewezen en hoe lang mag men daar over doen? − Zijn er nog controle vragen nodig, die de workflow in een bepaalde richting sturen? Of dient er nog een eindcontrole-vraag te zijn?
101
SCM 7
Welcome CCS
Om een voorbeeld te geven, zou de volgende workflow kunnen gelden:
ACTIES / TAKEN
FASEN
Actie: Ontvangstbevestiging sturen Wie: Margreet v.d. Akker Doorlooptijd: 4 uur
Ontvangstfase
Actie: Melding onderzoeken Wie: Jan van Daken Doorlooptijd: 3 dagen
Onderzoeksfase
Actie: Klant informeren Wie: Margreet v.d. Akker Doorlooptijd: 4 uur
Verslagfase NEE
Is de klant tevreden met de oplossing?
JA
Afgewerkt
102
SCM 7
Welcome CCS
Workflow Manager opstarten Werkwijze: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9)
−
Klik bij Modules op Workflow Manager
−
Het volgende scherm verschijnt:
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12 13
1 14
15
16
17
18
19 20
21
23
22 24
25
26
27
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/Knop
Omschrijving
1. 2.
Overzicht Opslaan
In dit overzicht ziet u alle aanwezige workflows Hiermee slaat u al uw wijzigingen op.
3. 4.
Hiermee verwijdert u het in het overzicht geselecteerde item. Hiermee kunt u een nieuwe workflow definiëren.
5.
Verwijderen Nieuwe Workflow Nieuwe Fase
6.
Nieuwe Actie
Hiermee kunt u een actie aan de, in het overzicht geselecteerde, fase toevoegen.
7.
Nieuwe vraag
8.
Nieuw Antwoord
9.
Workflow naam
Hiermee kunt u een nieuwe vraag aan de in het overzicht geselecteerde fase toevoegen. Hiermee kunt u een nieuw antwoord aan de in het overzicht geselecteerde vraag toevoegen. Hier geeft u de naam aan van de nieuwe workflow.
10. Actief
Hiermee kunt u een fase aan de in het overzicht geselecteerde,workflow toevoegen.
Hier geeft u aan of de workflow wel of (nog) niet actief is in SCM.
103
SCM 7
Welcome CCS
11. Start Conditie
Hier geeft u de condities aan waaraan een melding moet voldoen, voordat deze workflow gestart wordt.
12. Standaard
Hiermee geeft u aan of deze workflow wel of niet de standaard workflow moet worden. De standaard workflow wordt gestart indien er geen enkele andere workflow voldoet aan de criteria van de melding. Als het ware fungeert deze workflow als een soort ‘vangnet’.
13. Start Conditie memoveld
Hierin wordt de eerder ingegeven start conditie uitgebreid getoond.
14. Fase naam 15. Laatste
Hier geeft u de naam aan van de fase van de workflow. Hierin geeft u aan of deze fase als een laatste fase gezien moet worden. Na deze fase wordt de melding automatisch afgewerkt en zal deze niet naar een andere fase overgaan. Hierin geeft u aan hoelang deze fase mag duren. Dit kan zowel in dagen als uren of minuten.
16. Fase Norm 17. Actie omschrijving
Hier geeft u aan wat de actie of taak is, die iemand dient uit te voeren.
18. Vaste norm
23. Variabele norm memoveld 24. Actor memoveld
Hierin geeft u aan hoelang deze actie mag duren. Dit kan zowel in dagen als uren of minuten. Hierin selecteert u de medewerker aan wie de actie wordt toegewezen. Hier geeft u aan dat de medewerker afhankelijk is van een ander medewerkersveld; bijvoorbeeld degene die de melding heeft geregistreerd of degene die als verantwoordelijke geregistreerd is. Hiermee geeft u aan hoelang deze actie mag duren, maar dat is dan wel afhankelijk van criteria die in de melding voorkomen. Bijvoorbeeld 2 dagen als Prioriteit is Normaal en 4 uur als Prioriteit is Hoog. Hiermee geeft u aan wie deze actie moet worden toegewezen, maar dat is dan wel afhankelijk van criteria die in de melding voorkomen. (Bijv. Jan Jansen als Prioriteit is Normaal en Piet Pietersen als Prioriteit is Hoog). Hierin wordt de eerder ingegeven variabele normconditie uitgebreid getoond. Hierin wordt de eerder ingegeven actor-conditie uitgebreid getoond.
25. Vraag 26. Antwoord
Hierin kunt u de vraag kwijt, die volgt op een bepaalde actie. Hierin kunt u het antwoord kwijt, dat volgt op een bepaalde vraag.
27. Volgende
Hierin geeft u aan naar welke fase de workflow moet gaan als dat antwoord wordt gegeven.
19. Medewerker 20. Gelijk aan
21. Variabele norm
22. Actor
Standaard workflow definiëren De workflowmodule wordt u standaard zonder workflows aangeboden. U kunt dus zelf al uw processen definiëren. Welcome adviseert u altijd eerst een Standaard of Default workflow te definiëren. Dit is een workflow die geactiveerd wordt op het moment dat geen enkele andere workflow voldoet aan de criteria van de melding. Deze workflows geldt dan als een soort ‘vangnet’. Een workflow workflow toevoegen Om de Standaard workflow te definiëren volgt u de volgende werkwijze: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9).
−
Klik bij Modules op Workflow Manager.
104
SCM 7
−
− −
Welcome CCS
Het volgende scherm verschijnt:
Klik op en in het Overzicht (links) ziet u dat
zichtbaar is. Geef in het veld Workflow naam een naam voor deze workflow op. Onze suggestie: Standaard of Default
−
Vink zowel
−
Klik op . Doe verder NIETS met de Start Conditie.
−
als
aan.
Een fase fase toevoegen − −
Selecteer de Workflow en klik op Vul de naam in van de Fase (Bijvoorbeeld ‘Behandelingsfase’)
−
Geef aan wat de norm (doorlooptijd) van deze fase is in dagen en eventueel ook in uren en minuten.
−
Klik op
.
Een actie actie toevoegen − −
Selecteer de Fase in het Overzicht (links) en klik op Vul de naam in van de Actie in Actie omschrijving. (Bijvoorbeeld ‘Melding behandelen’)
105
SCM 7
Welcome CCS
−
Vul de Actie norm in.
−
Geef aan wie de Actie verantwoordelijke is.
−
Klik op
Overige workflows definiëren In principe gaat het maken van een workflow op dezelfde wijze als de Standaard workflow, die hiervoor is beschreven. U kunt dus ook de andere Workflows gaan definiëren. Er zijn echter een groot aantal mogelijkheden om ook de meest complexe afhandelingprocessen in goede banen te leiden. In deze stap zullen we de dan ook de eerder in dit hoofdstuk genoemde afhandelingproces invoeren (zie ook de verkleinde versie hiernaast). Aan de hand van dit voorbeeld zullen alle functionaliteiten behandeld worden. We gaan er gemakshalve van uit dat SCM in deze organisatie gebruikt wordt voor verschillende soorten meldingen. Dit voorbeeld is het proces voor het behandelen van klachten.
106
SCM 7
Welcome CCS
Een workflow workflow definiëren Om bovenstaande workflow in SCM te definiëren volgt u de volgende werkwijze: −
Ga naar de Workflowmodule.
−
Klik op en u ziet in het Overzicht (links) dat zichtbaar is. Geef in het veld Workflow naam een naam voor deze workflow op. Suggestie: "Klacht"
−
Vink alleen
−
Klik op
−
−
aan. .
Klik op de knop Het volgende scherm verschijnt:
−
−
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/Knop
Omschrijving
1.
Hier ziet u alle aanwezige velden van het Meldingscherm.
2.
Hier ziet u de mogelijke waarden van het in (1) geselecteerde veld. U kunt hier 1 of meerdere keuzes selecteren. Hier ziet u alle keuzes die al gemaakt zijn. Ook combinaties uit verschillende velden zijn mogelijk. Klik op Ok als u de juiste keuze heeft gemaakt. Klik op Annuleren als u terug wilt naar het vorige scherm
3. 4.
Ok of Annuleren
Dit voorbeeld geeft dus aan: De huidige workflow dient te worden gestart als in het veld ‘Soort melding’ (in het meldingscherm) gekozen wordt voor de waarde ‘Klacht’.
107
SCM 7
Welcome CCS
Fasen aanmaken Welcome adviseert, voor een goed overzicht, allereerst alle ‘Fasen te definiëren. Fase 1
−
Selecteer de Workflow in het linker overzicht en klik op Vul de naam ‘Ontvangstfase’ in bij het veld Fase naam.
−
Geef de norm (doorlooptijd) van deze fase in: 0 dagen en 4 uren.
−
Klik op
−
.
.
Fase 2
−
Selecteer de Workflow in het linker overzicht en klik op Vul de naam ‘Onderzoeksfase’ in bij het veld Fase naam.
−
Geef de norm (doorlooptijd) van deze fase in: 2 dagen en 0 uren.
−
Klik op
−
.
.
Fase 3
−
Selecteer de Workflow in het linker overzicht en klik op Vul de naam ‘Verslagfase’ in bij het veld Fase naam.
−
Geef de norm (doorlooptijd) van deze fase in: 0 dagen en 4 uren.
−
Klik op
−
.
.
108
SCM 7
Welcome CCS
Fase 4
−
Selecteer de Workflow in het linker overzicht en klik op Vul de naam ‘Afgewerkt’ in bij het veld Fase naam.
−
Geef de norm (doorlooptijd) van deze fase in: 0 dagen en 0 uren.
−
Geef aan dat dit de laatste fase is in
−
Klik op
−
.
.
.
Deze laatste fase bevat later geen Acties. Wanneer de taak in Fase 3 wordt afgewerkt, zal de Melding overgaan in deze laatste fase. Dit wordt dan ook zichtbaar in de Melding. De gehele melding zal automatisch worden afgewerkt.
Acties aanmaken Actie 1
−
Selecteer de ‘Ontvangstfase’ in het Overzicht (links) en klik op Vul de omschrijving in van de Actie in het veld Actie omschrijving.
−
Vul de norm in (4 uur) en geef aan wie de Verantwoordelijke is (Margreet v.d. Akker).
−
Klik op
−
.
.
Actie 2
−
Selecteer de ‘Onderzoeksfase’ in het Overzicht (links) en klik op Vul de omschrijving in van de Actie in het veld Actie omschrijving.
−
Vul de norm in (3 dagen) en geef aan wie de Verantwoordelijke is (Jan van Daken).
−
109
SCM 7
Welcome CCS
−
−
Klik op
.
Actie 3
−
Selecteer de ‘Verslagfase’ in het Overzicht (links) en klik op Vul de omschrijving in van de Actie in het veld Actie omschrijving.
−
Vul de norm in (4 uur) en geef aan wie de Verantwoordelijke is (Margreet v.d. Akker).
−
.
−
−
Klik op
.
Vragen en antwoorden aanmaken Vragen aanmaken Na de derde Actie is in de tekening een vraag beschreven. Deze vraag wordt in de applicatie getoond, als een medewerker de voorgaande Actie heeft afwerkt. Afhankelijk van de keuze die de gebruiker maakt, gaat de Workflow naar een andere fase. In het voorbeeld betekent dit: −
Wanneer de medewerker Margreet v.d. Akker haar Actie ‘ Klant informeren’ afwerkt, verschijnt de volgende vraag:
110
SCM 7
Welcome CCS
−
Wanneer zij kiest voor ‘JA’, gaat de workflow naar de laatste fase.
−
Wanneer zij kiest voor ‘NEE’, gaat de workflow terug naar de Onderzoeksfase.
Om deze vraag in de workflow te definiëren, voert u de volgende handelingen uit: −
Selecteer de Actie, waaraan de Vraag gekoppeld dient te worden.
−
Klik op de knop
en in het scherm wordt onderstaand veld actief.
−
−
Vul bij het veld Vraag de vraag in, welke u de gebruiker wenst voor te leggen na het afwerken van een Actie.
−
Klik op
.
Antwoorden aanmaken Antwoord 1 − − −
Selecteer in het Overzicht (links) de Vraag waaraan het eerste Antwoord gekoppeld dient te worden. Klik op en de antwoordvelden worden actief. Vul het eerste Antwoord ‘Ja’ in en geef bij Volgende aan naar welke fase (Afgewerkt) dit antwoord moet leiden.
111
SCM 7
−
Welcome CCS
Klik op
.
Antwoord 2 − − −
Selecteer in het Overzicht (links) de Vraag, waaraan het tweede Antwoord gekoppeld dient te worden. Klik op en de antwoordvelden worden actief. Vul het tweede Antwoord ‘Nee' in en geef bij Volgende aan naar welke fase (Onderzoeksfase) dit antwoord moet leiden.
−
−
Klik op
.
Extra mogelijkheden Bovenstaand voorbeeld is een voorbeeld wat eenvoudig met de Workflow Manager gerealiseerd kan worden. Maar de Module Workflow Manager heeft nog veel meer in zich. In dit deel worden deze extra mogelijkheden beschreven. Meerdere taken per fase Paralelle acties Het is mogelijk meerdere taken tegelijkertijd binnen één fase aan te maken. Wanneer een fase dan wordt bereikt, worden meerdere Acties tegelijkertijd uitgezet. Aanmaken van paralelle acties Het aanmaken van meerdere Acties in één Fase gaat op dezelfde wijze als een enkele Actie aanmaken:
−
Selecteer de juiste Fase in het Overzicht (links) en klik op Vul de naam in van de Actie in Actie omschrijving.
−
Vul de Norm in en geef aan wie de Verantwoordelijke is.
−
.
112
SCM 7
−
Welcome CCS
Klik op
Variabele Variabele norm In voorgaande voorbeelden wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid om aan elke Actie een vaste norm te koppelen. Men mag er bijvoorbeeld 1 dag of 4 uur over doen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat deze doorlooptijd afhankelijk is van waarden die in het Meldingscherm zijn geregistreerd. Zo kan deze het zijn dat een Actie een norm van 1 dag mag hebben als het veld ‘Prioriteit’ op ‘Normaal’ staat, maar dat de norm 4 uur is als ditzelfde veld op ‘Hoog’ staat. Hiervoor beschikt u over de functie Variabele norm bij het onderdeel Actie norm. − − −
Activeer Variabele norm door het keuzerondje aan te klikken. Klik op de knop Het volgende scherm verschijnt:
−
−
Vul nu de eerste Actie Norm in. Zie ook hoofdstuk 2 Database – Veldonderhoud.
−
Vul daarna eventuele volgende Actie Normen in.
113
SCM 7
−
Welcome CCS
Het scherm kan er dan als volgt uitzien:
−
−
Klik op
.
Gerelateerde norm Vanaf versie 7.8 is er een nieuwe norm toegevoegd aan de Workflow; de gerelateerde norm. Zo kan men de Actiedatum laten bepalen door een datumveld in de melding. Stel: u heeft een veld Deadline in de melding. En u wilt dat er 2 dagen vóór de deadline een actie wordt uitgevoerd door een persoon; dat kunt u realiseren met deze functionaliteit. Hiervoor beschikt u over de functie Gerelateerde norm bij het onderdeel Actie norm. −
− −
Activeer Gerelateerde norm door het keuzerondje aan te klikken.
Klik op de knop Het volgende scherm verschijnt:
114
SCM 7
Welcome CCS
− − −
Vul daar de gewenste gegevens in (dit voorbeeld geeft aan dat de Actiedatum gelijk is aan de Deadlin -/- 2 dagen) Klik op OK
115
SCM 7
Welcome CCS
Variabel medewerker (Actoren) In voorgaande voorbeelden wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid om aan elke Actie een vaste medewerker of medewerker-veld te koppelen. Medewerker X moet de actie uitvoeren of bijvoorbeeld de medewerker die bij het veld ‘Verantwoordelijke’ is geselecteerd. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat deze medewerker afhankelijk is van waarden die in het Meldingscherm zijn geregistreerd. Zo kan deze het zijn dat bij prioriteit Hoog een andere medewerker gekozen moet worden dan bij prioriteit Laag. Of misschien is de medewerker wel afhankelijk van verschillende gegevens uit de melding. Hiervoor kunt u de Actor-functionaliteit inschakelen. Hiervoor beschikt u over de functie Actor bij het onderdeel Actie verantwoordelijke. −
Activeer Actor door het keuzerondje aan te klikken.
−
Klik op de knop Het volgende scherm verschijnt:
− −
−
Vul nu de eerste Actor regel in. Klik op om de Nieuw knop om een nieuwe regel toe te voegen. Bij IF wordt de conditie ingevuld. Bijvoorbeeld Prioriteit = Laag (meerdere condities zijn mogelijk. Klik dan op
−
Bij THEN wordt de Actie verantwoordelijke gekozen. Klik dan op Vul daarna eventuele volgende Actor regels in.
116
SCM 7
−
Welcome CCS
Het scherm kan er dan als volgt uitzien:
−
−
Klik op
.
117
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 15 Modules - Template Manager (extra module)
Algemeen SCM 7 beschikt standaard over één Melding registratiescherm, die u gebruikt om uw meldingen en klachten te kunnen registreren. Alle velden die noodzakelijk zijn voor de registratie, staan op dit scherm. Het kan natuurlijk voorkomen dat u meerdere, verschillende soorten meldingen registreert en dat voor elk soort melding verschillende gegevens geregistreerd worden. Zo bestaat bij u misschien een onderscheid tussen interne meldingen en externe meldingen. Waarschijnlijk zult u bij de interne meldingen geen klantgegevens nodig hebben, terwijl dit bij de externe melding wel het geval is. Met de module Template Manager kunt u wel meerdere registratieschermen aanmaken. Voor elk soort melding is het nu mogelijk om een eigen scherm (of template) te definiëren. Naast deze mogelijkheid beschikt de Template Manager over nog twee unieke functionaliteiten: 1.
Registratiescherm en behandelscherm. Men kan, binnen één template, een onderscheid maken tussen een registratiescherm en een behandelscherm. Zo beschikt de medewerker die de melding registreert, alleen over die velden die belangrijk zijn ten tijde van de registratie van de melding. Wanneer de melding vervolgens wordt opgeslagen en eventueel door een ander persoon wordt bekeken, is het scherm aangevuld met de velden die nodig zijn voor de verdere behandeling van de melding.
2.
Vooraf ingevulde (gedefinieerde) velden. Men kan verschillende velden in de schermen al van te voren invullen. Bijvoorbeeld dat de Prioriteit standaard op ‘Medium’ staat en standaard een bepaalde medewerker wordt ingevuld als Verantwoordelijke van de melding. Uiteraard kan men dit altijd aanpassen, indien het moet afwijken van deze standaard. Dit soort voorgedefinieerde velden maakt de registratie nog eenvoudiger en sneller.
118
SCM 7
Welcome CCS
Voorbeeld van een registratiescherm:
Voorbeeld van een behandelscherm:
119
SCM 7
Welcome CCS
Nieuwe templates aanmaken met de Template Manager Als beheerder beschikt u over de mogelijkheid om zelf templates aan te maken voor u en uw medewerkers. U kunt templates als volgt maken: −
Kies in SCM in de menubalk Extra – Beheer (of F9).
−
Klik bij Modules op Templates.
−
De Template Manager wizard wordt opgestart en het volgende scherm verschijnt:
−
Kies voor Nieuwe Template maken en klik op Volgende.
−
Het volgende scherm verschijnt:
120
SCM 7
Welcome CCS
−
In dit voorbeeld gaan we er van uit dat er nog niet eerder Templates gedefinieerd zijn.
−
Kies dus voor Standaard Meldingscherm gebruiken en klik op Volgende.
−
Het volgende scherm verschijnt:
1 2 3 4 5 6 7 8
Verklaring van de velden en knoppen: Veld / Knop
Toelichting
1.
Naam
Vul hier de naam van de template in
2.
Omschrijving
Vul hier de interne naam of omschrijving in.
3.
Bevoegdgroep
4.
Op de Welcome pagina
5.
In de Actiekolom
6.
Aanpassen Registratie Template Aanpassen Behandel Template Behandelscherm is standaard meldingsscherm
Hier kiest u één van de groepen, voor wie deze template zichtbaar moet zijn. Hiermee geeft u aan dat de template op de Welcome pagina gepubliceerd mag worden. Hiermee geeft u aan of deze template in de Actiekolom wordt getoond. Hiermee kunt u de Registratietemplate aanpassen. Hiermee kunt u de Behandeltemplate aanpassen. Hiermee geeft u aan of u wilt afwijken van een apart behandelscherm.
7. 8.
Opmerking Deze naam zien de gebruikers. Deze naam is niet zichtbaar voor de gebruikers. (nog niet beschikbaar in SCM 7) (nog niet beschikbaar in SCM 7)
Indien u deze keuze aanvinkt, zal het behandelscherm er hetzelfde uitzien als het standaard meldingsscherm.
121
SCM 7
Welcome CCS
Een Registratiet Registratietemplate maken Werkwijze: −
Kies in SCM in de menubalk achtereenvolgens Extra – Beheer (of F9)
−
Kies voor de optie Template Manager.
−
Er wordt een wizard opgestart.
−
Selecteer Nieuwe Template maken.
−
Bij de volgende stap selecteer je Standaard meldingscherm gebruiken.
−
Het volgende scherm verschijnt:
Vul de volgende velden in: Naam − Omschrijving − Vink aan: In de Actiekolom − −
Klik op de knop Aanpassen Registratie Template Het volgende scherm verschijnt: ! het kan zijn dat er al een standaard meldingscherm gedefinieerd is geweest. In dat geval zullen er reeds velden zichtbaar zijn.
122
SCM 7
− −
Welcome CCS
U heeft nu (waarschijnlijk) een leeg Registratiescherm. Voeg nu velden toe zoals uitgelegd in het hoofdstuk Schermopmaak.
123
SCM 7
−
Welcome CCS
Uw scherm kan er als volgt uitzien:
−
−
Klik op de knop Bewaar Template.
−
U bent terug in het Template Manager scherm.
Een Behandelt Behandeltemplate maken U doet dezelfde handelingen zoals beschreven bij het maken van een Registratie Template. In plaats van op de knop Aanpassen Registratie Template te klikken klikt u op Aanpassen Behandel Template.
Knop Velden leegmaken: Als u deze knop gebruikt, worden alle velden die u heeft ingevuld in één keer leeggemaakt.
Behandelscherm is standaard Meldingsscherm: Als dit is aangevinkt is, hoeft u het Behandelscherm niet meer apart te definiëren. Standaard wordt dan de inrichting van het standaard Meldingsscherm overgenomen.
124
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 16 Medewerkers Medewerkers en Bevoegdheden In dit hoofdstuk komen de personen (gebruikers) en hun bevoegdheden aan bod. Alle medewerkers die met SCM gaan werken, dienen eerst als persoon aangemaakt te worden. Vervolgens worden de bevoegdheden vastgelegd in gebruikersgroepen en aan de personen gekoppeld.
Medewerkers Medewerkers Ook de gegevens van medewerkers, indien niet gekoppeld aan bestaande applicaties, kunnen worden ingevoerd in Welcome SCM. Ingevoerde medewerkers worden in Welcome SCM gezien als gebruikers. Een nieuwe nieuwe medewerker invoeren. Werkwijze: − Ga naar Extra-Beheer (of F9) − Klik bij het onderdeel Medewerker op Medewerker. − Het volgende scherm verschijnt: −
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/knop
Toelichting
1. Nieuw
Een nieuwe medewerker toevoegen.
2. Verwijder
Een medewerker verwijderen. Overzicht van de gegevens van alle toegevoegde medewerkers.
3.
Opmerking
125
SCM 7
− −
Welcome CCS
Klik op de knop Nieuw Het volgende venster verschijnt:
−
−
−
Vul de gegevens in de velden in. Login naam is gelijk aan de naam waarmee de medewerker aangemeld is op het netwerk. Klik één van de volgende knoppen: Opslaan Opslaan en Nieuw Opslaan en Sluiten
Een medewerker medewerker verwijderen Werkwijze: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9).
−
Klik bij het onderdeel Medewerker op Medewerker.
−
Selecteer de rij van de medewerker die u wilt verwijderen.
− −
Klik nu op de knop Verwijder . De medewerker is uit het overzicht verdwenen. Let op: Indien je een medewerker verwijdert zijn de gegevens van deze medewerker uit alle velden verdwenen.
Een medewerker medewerker in een groep indelen Werkwijze:
126
SCM 7
Welcome CCS
−
Ga naar Extra-Beheer (of F9).
−
Klik bij het onderdeel Medewerker op Medewerker.
− −
−
Dubbelklik op een medewerker en klik op de knop Groepen Het volgende scherm verschijnt:
.
Dubbelklik op een beschikbare groep aan de linkerkant. Die staat nu rechts onder Lid van:
Bevoegdheden Elke organisatie is anders. Binnen organisaties bestaan vaak ook nog de nodige verschillen. SCM houdt daar rekening mee en beschikt over een uitgebreide filter- en bevoegdhedenstructuur. U kunt zelf een aantal zaken instellen: - Wat medewerkers mogen zien - Wat hun bevoegdheden zijn binnen deze filterinstellingen. Om dit te kunnen instellen doet u het volgende: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9)
−
Klik bij het onderdeel Medewerker op Bevoegdheden.
127
SCM 7
−
Welcome CCS
Het volgende scherm verschijnt:
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/knop
Toelichting
1. Groep
Naam van de Bevoegdheidsgroep
2. E-mail
E-mailadres van de Bevoegdheidsgroep
3. Gebruiker
Gebruikersnaam van de mailserver
4. Wachtwoord
Wachtwoordgegevens van de mailserver
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Opmerking Dit adres kan gebruikt worden om e-mails te verzenden
Tabblad Filters: Medewerkers die tot deze bevoegdheidsgroep behoren, zien indien aangevinkt: Alle meldingen en acties van iedereen. De meldingen waarvoor zij zelf verantwoordelijk zijn. Ze zien dan ook de onderliggende acties. De acties waarvoor zij zelf verantwoordelijk zijn. Ze zien dan ook de betrokken meldingen. De meldingen waarvoor medewerkers van dezelfde afdeling verantwoordelijk zijn. Ze zien dan ook de onderliggende acties. De acties waarvoor medewerkers van dezelfde afdeling verantwoordelijk zijn. Ze zien dan ook de betrokken meldingen. De meldingen die door deze medewerker zijn ingevoerd. De acties die door deze medewerker zijn ingevoerd.
128
SCM 7
Welcome CCS
Tabblad Bevoegdheden: Hierin kan men aangeven wat de gebruiker, die aan deze bevoegdheidgroep gekoppeld is, mag doen binnen zijn of haar filterinstellingen. Het tabblad Bevoegdheden bestaat ook weer uit twee tabbladen: Functionaliteiten en Tabellen Tabblad Functionaliteiten Hier staan verschillende SCM functionaliteiten.
Door de checkboxen aan of uit te vinken, kunt u deze functionaliteiten in- en uitschakelen. X = Execute / Uitvoeren A = Add (Toevoegen) C = Change (Muteren) D = Delete (Verwijderen)
Tabblad Tabellen Hier vindt u alle tabellen waarover SCM beschikt. Uw versie zal waarschijnlijk verschillen
129
SCM 7
Welcome CCS
Door de checkboxen aan of uit te vinken, kunt u bevoegdheden voor de desbetreffende tabel in- en uitschakelen. X = Execute / Uitvoeren A = Add (Toevoegen) C = Change (Muteren) D = Delete (Verwijderen
Door in bovenstaande afbeelding op de kolomkoppen (X,A,C,D) te klikken, wordt de gehele onderliggende kolom aan- of uitgevinkt.
Een nieuwe bevoegdhedengroep toevoegen Werkwijze: −
Ga naar Extra-Beheer (of F9)
−
Klik bij het onderdeel Medewerker op Bevoegdheden.
− −
Klik op de knop Nieuw . Het volgende scherm verschijnt:
−
Typ de naam voor de nieuwe groep.
−
Klik op Ok.
−
Klik nu op de pijlknop achter Groep en klik op de nieuwe groep.
−
Selecteer nu zoals voorvoor beschreven de bevoegdheden en filters.
−
Klik op Opslaan.
130
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 17 Document Informatie Systeem
(DIS)
Documenten kunnen een belangrijk onderdeel vormen van een klacht of melding. Vaak komen klachten per brief, fax of mail binnen. U heeft foto’s die betrekking hebben op een melding, die u bij de melding als informatie wilt bewaren. Met behulp van de module SCM DIS kunt u alle digitale documenten koppelen aan de melding. Zo beschikt u, in combinatie met andere informatie, over een compleet dossier wat met de melding ‘meereist’. Daardoor heeft iedere betrokkene snel en eenvoudig inzicht in het gehele dossier.
Voordat u documenten kunt koppelen, dient u wel eerst het DIS onderhoudsscherm te definiëren. Raadpleeg hiervoor het hoofdstuk Schermopmaak.
131
SCM 7
Welcome CCS
Koppelen van digitale documenten Wanneer u een (reeds bestaande) melding* opent, ziet u dat er een tabblad actief is voor alle documenten . U ziet dat de knop Document toevoegen actief is. * Vanaf versie 7.6 is het ook mogelijk documenten aan andere tabellen te koppelen, zoals een Relatie, Project of elke andere willekeurige tabel)
132
SCM 7
Welcome CCS
Werkwijze om een document te koppelen: − −
Klik op de knop Document toevoegen. Automatisch wordt Windows Verkenner/Explorer opgestart.
− −
Kies het document dat u wenst te koppelen en klik op Open. Het volgende scherm verschijnt:
−
Vul in het veld Omschrijving een door u gewenste omschrijving van het document in en klik op
−
of . Het document wordt nu opgeslagen. U ziet dat in de melding de bladtab DIS is veranderd. Er zal getoond worden hoeveel documenten er gekoppeld zijn aan deze melding. Bijvoorbeeld:
133
SCM 7
Welcome CCS
Een document beveiligen Vanaf versie 7.8 is het ook mogelijk aan te geven dat een document alleen te lezen is voor personen die daartoe bevoegd zijn. Om dat te realiseren, dient u het speciale veld Afgeschermd document aan te vinken, op het moment dat u wenst dat alleen personen met deze bevoegdheid dit mogen bekijken.
Wanneer dit veld voor u nog niet zichtbaar is, dient dit eerst op het scherm geplaatst te worden via de functie Schermopmaak. En de bevoegdheid voor de personen kunt u instellen bij de functie Bevoegdheden.
134
SCM 7
Welcome CCS
Een document document opvragen Nadat een document is opgeslagen, kunt u of één van uw collega’s het document raadplegen. Uiteraard alleen indien men hiertoe bevoegd is. Werkwijze: − −
Ga naar een melding waaraan een document gekoppeld is (bijvoorbeeld van voorgaand voorbeeld). Klik op de tab DIS
−
Men krijgt het volgende scherm. In dit overzicht kunnen meerdere documenten gekoppeld zijn.
−
Dubbelklik op het document (de regel) in dit overzicht en het document wordt automatisch geopend.
Documenteigenschapen opvragen. Nadat een document is opgeslagen, kunt u altijd nog de Eigenschappen van het document bekijken. Werkwijze: −
Klik op de tab DIS.
−
Men krijgt het volgende scherm. In dit overzicht kunnen meerdere documenten gekoppeld zijn.
135
SCM 7
Welcome CCS
−
Selecteer een document (de regel) in dit overzicht door hierop éénmaal te klikken. (enkele klik, géén dubbelklik!)
−
Het veld wordt actief. Klik op deze knop en u krijgt het volgende scherm. Hier vindt u alle informatie over het document.
−
−
Door op het icoon te dubbelklikken, kunt u ook van hieruit het document openen.
136
SCM 7
Welcome CCS
Documenten verwijderen Nadat een document is opgeslagen, kunt u, indien u hiertoe bevoegd bent, een opgeslagen document verwijderen uit de database Werkwijze: −
Klik op de tab DIS.
−
U krijgt het volgende scherm. In dit overzicht kunnen meerdere documenten gekoppeld zijn.
−
Selecteer het document (de regel) in dit overzicht door hierop te klikken. (enkele klik, geen dubbelklik!)
−
Het veld wordt actief. Klik hierop en u krijgt het volgende scherm:
− −
− −
Kies voor Yes of Ja en het document wordt definitief uit de database verwijderd. Kies voor No of Cancel en u gaat weer terug naar het vorige scherm.
137
SCM 7
Welcome CCS
DIS documenten aan andere tabellen tabellen koppelen. koppelen. Het is vanaf versie 7.6 mogelijk om ook aan alle tabellen DIS documenten te koppelen. Wilt u dat mogelijk maken, dient u de volgende stappen uit te voeren: 1. 2.
Maak eerst een nieuwe tabel aan. Geef gebruikers bevoegdheden voor deze tabel 1. Nieuwe tabel aanmaken
− Ga naar Extra – Beheer (of F9) − Kies bij Database het onderdeel Veld onderhoud − Het volgende scherm verschijnt:
-
Selecteer de tabel waaraan u Documenten wenst te koppelen. Vink het vakje bij DIS aan Automatisch wordt een nieuwe tabel Relatie-DIS aangemaakt.
138
SCM 7
-
Welcome CCS
Herstart SCM Pas de Bevoegdheden aan om rechten te hebben op deze tabel. Herstart SCM opnieuw U kunt vanaf nu documenten koppelen aan uw Relaties.
139
SCM 7
Welcome CCS
DIS Instellingen Vanaf versie 7.6 is het mogelijk om aan te geven waar u de DIS documenten, die u aan de SCM koppelt, wenst op te slaan. U heeft de keuze uit: 1. De database (dit is de standaard instelling) of 2. Een netwerkmap. Werkwijze om de bestanden in een netwerkschijf te plaatsen: Maak allereerst een map aan op uw netwerk waarin u alle documenten wenst op te − slaan. De SCM gebruikers dienen wel over lees- en schrijfrechten te beschikken voor deze map. Ga naar Extra-Beheer (of F9) − − −
Klik bij het onderdeel Modules op DIS instellingen. U krijgt het volgende scherm.
−
Kies voor Bestand i.p.v Database. Kies met de Verkenner de juiste map Kies voor Compressie indien u wilt dat elk DIS document ‘ingepakt/gezipt’ wordt. (Dit beperkt de benodigde schijfruimte op uw netwerk aanzienlijk en indien ingeschakeld, worden ook alle nieuwe documenten ‘gezipt’.)
− −
Klik op OK De documenten worden vervolgens verplaatst van de Database naar de ingestelde Netwerkmap
Dit proces kunt u ook omgekeerd laten plaatsvinden. Bijvoorbeeld handig indien u alle bestanden weer ‘gezipt’ wenst op te slaan in de database.
140
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 18 18 Kostenmodule (extra module) Kosten kunnen een belangrijk onderdeel vormen van een klacht of melding. U kunt kosten die betrekking hebben op een melding, bij de melding registreren en bewaren. Met behulp van de module Kostenmodule, kunt u alle soorten kosten koppelen aan de melding. Zo beschikt u, in combinatie met andere informatie, over een compleet dossier wat met de melding ‘meereist’.
Voordat u kosten kunt koppelen, dient u wel eerst het DIS onderhoudsscherm te definiëren. Raadpleeg hiervoor het hoofdstuk Schermopmaak.
141
SCM 7
Welcome CCS
Koppelen van kosten Wanneer u een melding opent, ziet u dat er een tabblad actief is voor alle kosten.(1) En u ziet dat de knop Kosten toevoegen actief is. 1
2
Werkwijze om kosten te koppelen: Klik op de knop Kosten toevoegen. Het volgende scherm verschijnt:
Vul hier de gegevens in die te maken hebben met de Kosten. (De velden en de inhoud daarvan zijn uiteraard geheel aan te passen aan uw eigen wensen) Klik op
of
.
142
SCM 7
Welcome CCS
Bestaande kosten raadplegen Nadat kosten zijn opgeslagen, kunnen u of een van uw collega’s de kosten raadplegen. Uiteraard alleen indien men hiertoe bevoegd is. Werkwijze: - Ga naar een melding waaraan de kosten gekoppeld zijn. (bijvoorbeeld voorgaand voorbeeld) -
Klik op de tab Kosten
-
Men krijgt het volgende scherm. In dit overzicht kunnen meerdere kostenposten gekoppeld zijn.
-
Dubbelklik op de kosten (de regel) in dit overzicht en het scherm met de kostengegevens wordt automatisch geopend.
143
SCM 7
Welcome CCS
Kosten verwijderen Nadat kosten zijn opgeslagen, kunt u, mits bevoegd, opgeslagen kosten verwijderen uit de database. Werkwijze: -
Klik op de tab Kosten
-
U krijgt het volgende scherm. In dit overzicht kunnen meerdere kostenposten gekoppeld zijn.
-
Selecteer de kosten (de regel) in dit overzicht door hierop te dubbelklikken. Het volgende scherm verschijnt:
-
Het veld wordt actief. Klik hierop en u krijgt de vraag gesteld of u de kostenpost wenst te verplaatsen. Kies voor Yes of Ja en de kosten worden definitief uit de database verwijderd. Kies voor No of Cancel en u gaat weer terug naar het vorige scherm.
144
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 19 19 Actie monitor (extra module) Om er voor te zorgen dat geen enkele actie aan de aandacht van u en uw medewerkers ontsnapt, heeft u binnen SCM7 de beschikking over de extra module Actie monitor. Deze module zorgt er voor dat uitstaande acties continue bewaakt worden. Indien acties een kritische fase naderen, zullen de betrokkenen automatisch per e-mail geïnformeerd worden over deze acties. Zo kunt u betrokkenen informeren over acties die: - binnen de waarschuwingstermijn komen, - vandaag uitgevoerd dienen te worden of - overschreden zijn. Zo kunt u verder instellen dat deze notificaties verstuurd worden naar: - de actie verantwoordelijken zelf. - de managers van de verantwoordelijken. - de verantwoordelijken van de meldingen, waar deze acties aan gekoppeld zijn. - de eindverantwoordelijke van de organisatie. Werkwijze om de Actie monitor in te stellen:
−
Kies in SCM in de menubalk achtereenvolgens Extra – Beheer (of F9)
−
Kies voor de optie Actie monitor.
−
Het volgende scherm verschijnt:
145
SCM 7
Welcome CCS
Verklaring van de velden en knoppen: Veld/knop
Toelichting
1.
Opslaan
Hiermee slaat u de wijzigingen op.
2.
Tijdveld
3.
Monitor status
4.
Test
5.
Checkbox
6.
Persoon
7.
Sjabloon
8.
Herhaal bericht
9.
Samenvatting
10.
Koptekst
11.
Tabbladen
12.
2de regel
13.
3
de
regel
14.
4
de
regel
Hier geeft u aan op welk tijdstip de Actie monitor geactiveerd dient te worden. Deze knop geeft de status aan van de monitor; t.w. Monitor aan of Monitor uit. De tekst op de knop geeft de huidige status weer. Met deze Testknop kunt u tijdens de configuratie handmatig de monitor starten om direct uw resultaat in de praktijk te zien. Hiermee geeft u aan of het bijbehorende deel ook moet worden meegenomen in de Actie monitor mails. Hierin wordt aangegeven welke persoon van de actie op de hoogte gesteld dient te worden. (De eerste staat standaard al toegewezen aan de actie verantwoordelijke) Hierin geeft u aan welk sjabloon gebruikt wordt voor deze actie informatie. U dient deze sjablonen wel van te voren te definiëren. Indien de mails bestaan uit veel acties, adviseren wij u de sjablonen zo klein mogelijk te houden. Bij voorkeur slechts 1 regel hoog. Hiermee bepaalt u of de notificatie eenmalig is of elke dag opnieuw moet worden meegenomen. Naast de acties kunt u ook een samenvatting sturen van acties die te laat zijn. U kunt hierin in 1 regel aangeven hoeveel acties er bijvoorbeeld te laat zijn. Het aantal zal altijd aangegeven moeten worden door de volgende 3 tekens <X>. Op deze plaats zal het mailtje het aantal acties aangeven die hieraan voldoen. Hier geeft u aan welke koptekst er getoond moet worden boven een groep van acties die hierop betrekking hebben. (zie voorbeeld) Per status van de actie is er een scherm beschikbaar voor uw instellingen. Hier geeft u of en aan de manager van de actie verantwoordelijke (of andere medewerker die gekoppeld is aan de medewerker), een notificatie wilt sturen. Hier geeft u aan of u een notificatie wenst te sturen naar de verantwoordelijke van de melding. Hier geeft u aan of en aan wie u een notificatie wenst te sturen met alle acties die betrekking op dit tabblad (te laat, waarschuwing, vandaag.
146
SCM 7
Welcome CCS
De mails kunnen er als volgt uit komen te zien; Mail naar iemand die alleen actie verantwoordelijke is:
.. of mail naar iemand die tevens manager is van een of meerdere medewerkers:
1. 2. 3.
Verklaring van de cijfers: Samenvatting(en) als ingegeven in de Actie monitor. Koptekst zoals door u aangeven. Gegevens overgenomen vanuit een sjabloon wat door uzelf is samengesteld.
147
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 20 SCM Start (versneller) Wanneer men SCM start vanaf het netwerk, wordt de gehele applicatie over het netwerk naar de PC van de gebruiker gehaald. In sommige gevallen kan dit resulteren in een trage opstarttijd van soms meer dan 15 seconden. Vanaf SCM 7.6.1 wordt de applicatie SCMStart.exe meegeleverd. Wanneer hiervan gebruikt gemaakt wordt, zal SCM aanzienlijk sneller opstarten dan voorheen. Door deze werkwijze zullen verschillende programma bestanden reeds op de PC van de gebruiker geplaatst worden en daar ook bewaard. Wanneer men dan SCM opstart, is het niet meer nodig alle bestanden nogmaals over te halen, wat dus resulteert in een kortere opstarttijd. Werkwijze: 1. Zorg er voor dat de Gebruiker een nieuwe snelkoppeling krijgt naar SCMStart.exe i.p.v. SCM.exe. Open de snelkoppeling en pas de gegevens aan: De eigenschappen kunnen er als volgt uitzien In het onderdeel Doel kunnen de volgende zaken ingesteld worden: 1. Het pad waar de snelkoppeling naar verwijst. Uiteraard is dit reeds ingevuld zodra de snelkoppeling is aangemaakt (voorbeeld: W:\SCM\SCMStart.exe) 2. –L Hiermee geeft u aan dat SCM de tijdelijke bestanden wegschrijft in een lokale map. Standaard wordt daarvoor %temp%\SCM\App* gebruikt. Optioneel 3. Indien u wenst dat de bestanden in een andere dan bovenstaande map worden opgeslagen, kunt u zelf de map aangeven. (Voorbeeld –L C:\SCMNETWERK**) 4. De database die standaard geldt voor deze medewerker. (voorbeeld: -D Welcome)
! Denk wel aan de spatie tussen de verschillende onderdelen.
* Zorg er wel voor dat de SCM Gebruiker schrijfrechten heeft voor deze map. ** SCM zal automatisch deze map aanmaken, indien de gebruiker hiervoor voldoende rechten heeft. Anders dient de systeembeheerder deze aan te maken.
148
SCM 7
Welcome CCS
Werkwijze: SCMStart kunt u met de volgende optionele parameters (in de snelkoppeling bij “Doel”) gebruiken: -L <pad> -D Optie –L - Waar worden de programma bestanden geplaatst? De optie -L kunt zowel met als zonder de extra optie <pad> opgeven. Als u de extra optie niet gebruikt dan zal %temp%\SCM\App als lokaal pad gebruikt worden, anders wordt het door u opgegeven <pad> als lokaal pad gebruikt. Indien de map nog niet bestaat, zal deze automatisch aangemaakt worden. Let op! De gebruikers dienen wel over schrijfrechten te beschikken op deze locatie. Voorbeeld: SCMStart -L SCMStart -L "C:\mijn SCMMap" Optie –D - Wat is de standaard database voor de gebruiker? (Interessant indien u de keuze heeft uit meerdere databases) Met de optie -D kunt u een standaard database meegeven. Deze zal bij het inloggen geselecteerd zijn zodat de gebruiker dit niet meer hoeft te doen. Als u de optie -D gebruikt dan moet u een geldige database naam meegeven. Voorbeeld: SCMStart -L -D Welcome SCMStart -L "C:\mijn SCMMap" -D Welcome
149
SCM 7
Welcome CCS
Hoofdstuk 21 21 Importeren
Algemeen De Welcome SCM applicatie beschikt over een geavanceerde mogelijkheid om grote bestanden in verschillende formaten in SCM te kunnen inlezen
Importeren Werkwijze: − Ga via F9 – Beheer naar de Beheerpagina − Klik op Importeren gegevens − Het volgende scherm verschijnt. Klik hier op de doeltabel waar de gegevens ingevoerd moeten worden
Klik op OK om verder te gaan. − Het volgende scherm verschijnt. Kies hier het formaat van het Bronbestand dat u wenst te importeren. In dit voorbeeld gaat het om een Excel bestand.
150
SCM 7
Welcome CCS
Klik op Next om verder te gaan. − Het volgende scherm verschijnt. Kies bij Import from File de locatie van het bronbestand
Klik op Next om verder te gaan.
151
SCM 7
Welcome CCS
− Het volgende scherm verschijnt. Kies hier op welke regel de import moet beginnen. In ons voorbeeld kiezen we voor 2
Klik op Next om verder te gaan. -
Het volgende scherm verschijnt. Hier kunt u de kolommen koppelen aan de velden in het Doelbestand van SCM.
Wanneer u op een kolomkop klikt, kunt u een keuze maken in welk SCM veld de desbetreffende kolom dient te worden geïmporteerd. Doe dat voor elke kolom en het scherm ziet er vervolgens zo uit.
152
SCM 7
Welcome CCS
Klik op Next om verder te gaan -
Het volgende scherm verschijnt. Hier kunt u de unieke sleutel opgeven. Dit is met name belangrijk indien u regelmatig een import uitvoert en gegevens bijvoorbeeld bijgewerkt moeten worden. (In ons voorbeeld is dit nu niet van belang en vinken we niets aan).
-
Klik op Next om verder te gaan. Het volgende scherm verschijnt. Hier wordt nogmaals aangegeven hoe SCM de gevevens uiteindelijk gaat invoeren.
153
SCM 7
Welcome CCS
Indien u hiermee akkoord gaat, kunt op Next klikken om verder te gaan. -
Het volgende scherm verschijnt. Hier kunt u instellen op welke wijze u de gegevens wenst in te voeren. Of wel of niet alle keuze beschikbaar zijn, hangt er van af of u eerder wel of geen Unieke Sleutel heeft aangegeven.
154
SCM 7
Welcome CCS
Verklaringen: Append: Voeg alle regels uit het bronbestand toe aan het doelbestand in SCM. Update: Pas alleen de overeenkomende records aan in SCM. Append/Update: Voeg alle nieuwe bestanden toe en pas bestaande bestanden aan in SCM. Delete: Verwijder bestanden uit SCM die overeenkomen met het Bronbestand. Copy: Verwijder ALLE SCM bestanden en vervang deze door de bestanden uit het Bronbestand. Append New: Voeg alleen bestanden uit het Bronbestand toe, indien deze nog niet in SCM voorkomen. -
Klik op Execute om de import te starten. U krijgt een vraag of u zeker weet dat u deze import wilt uitvoeren.
Klik op Yes. -
Het importeren is gestart. Als de import voltooid is, verschijnt volgend scherm.
-
De import is gereed.
155
