Sense & Sensibility Flexibel verlonen Lieve Michiels 21/10/2014
2
Steeds meer…. Geboorte geschenk Anciënniteitspremie
Fiets vergoeding
Huwelijks geschenk gsm
Groepsverzekering
internet
Maaltijd cheque
Eco cheque
Variabel Loon & prestatiepremie Sinterklaas geschenk
Dag vergoeding Vast loon & merit
Hospitalisatie verzekering
Onkosten vergoeding
Bedrijfswagen
4
Maar… Zijn medewerkers tevreden over de samenstelling van hun loonpakket?
0 Bron: SD Worx – Engagement Study © 5
10
Waar ligt uw werknemer van wakker?
6
Waar ligt uw werknemer van wakker? De werknemer en zijn visie op de benefits
7
Waar ligt uw werknemer van wakker? De werknemer en zijn visie op de benefits Ik wil graag meer vakantiedagen Ik kan mijn vakantiedagen niet allemaal opnemen Ik wil graag smartphone X en niet smartphone Y Kan ik geen fiets ter beschikking krijgen? Waarom hebben we geen tandzorgverzekering? Ik wil graag meer sparen voor mijn pensioen Ik wil meer cash Ik woon in de stad en ik hoef geen bedrijfswagen. Ik ben wel geïnteresseerd in autodelen …
8
Waar ligt u als HR professional van wakker?
9
Waar ligt u als HR professional van wakker? 3 generations @ work
10
Waar ligt u als HR professional van wakker? Intentie om de onderneming te verlaten 100% 90%
24,6%
16,0%
80% 70% 60% 50% 40%
Looking for another job 75,4%
84,0%
30% 20% 10% 0% Your employer determines the composition of your renumeration package
11
Employee determines the composition of his renumeration package using a fixed budget
Happy to stay
Waar ligt u als HR professional van wakker?
12
Waar ligt u als HR professional van wakker? De werkgever en zijn visie op de benefits Mijn werknemer wil een loonsverhoging maar ik heb geen/een heel beperkt budget Mijn werknemers hebben diverse behoeften. Het aanbieden van alle benefits om iedereen wat wils te geven is onbetaalbaar. De aanwezige benefits worden niet door iedereen geapprecieerd Sommige benefits zijn duur en worden slechts beperkt gebruikt De werknemer heeft geen zicht op de totale waarde van zijn loonpakket Benefits toekennen lijkt een evidentie voor de werknemer ….
13
Wat wilt u als HR professional bereiken?
14
Wat wilt u als HR professional bereiken? De werkgever en zijn ambities Geeft deze benefits om werknemers te belonen Wil hierdoor de werknemers motiveren
Wil werknemers behouden Wil een attractieve werkgever zijn Wil de werknemers blijvend motiveren Wil de loonkost onder controle houden
15
Werkgever en werknemer vinden elkaar…
16
Werkgever en werknemer vinden elkaar… Verloning op maat 100%
7,8%
90% 80%
40,2%
70% 60% 50%
92,2%
40% 30%
59,8%
20% 10% 0% Your employer determines the composition of Employee determines the composition of his your renumeration package renumeration package using a fixed budget
17
Prefers that the employer composes his renumeration package Prefers to make his own composition using a fixed budget
Flexibel verlonen Wat? Concept ‘Flex Income Plan’- België °2007 Doel Diversifiëren en individualiseerbaar maken van de arbeidsvoorwaarden Definitie Het à la carte aanbieden van arbeidsvoorwaarden…
18
Benefits in ruil voor: Mobiliteit Work life balance Pensioen Sociale risico’s en verzekeringen Tijdsparen Vorming … of vice versa
Flexibel verlonen Wat?
19
Flexibel verlonen Hoe? Premissen FIP is vrije keuze voor de werknemer. De wilsautonomie van de werknemer staat centraal. Flexibel belonen mag niet gelijkgesteld worden aan optimaliseren van het loonpakket. De keuze van de werknemer heeft gevolgen op vlak van RSZ en fiscaliteit, maar deze gevolgen zijn op zich niet het doel van FIP.
Respect voor hiërarchie van de rechtsbronnen
Budgetneutraliteit in hoofde van de werkgever (FIP mag geen aanleiding geven tot meeruitgaven)
20
STAP 1 Inventaris en legal audit van de benefits in de organisatie Oplijsten van alle loonelementen en benefits • individueel • collectief
Benefits die niet (meer) door de werknemers als benefit bekeken worden, komen (terug) naar boven • bv: gratis parking, cake bij de koffie, …
Overzicht van en inzicht in globale benefits landschap
Legal audit brengt foutieve toepassingen van voordelen naar boven • enkel correcte voordelen flexibiliseren • opportuniteit tot regularisatie & harmonisatie 21
STAP 2 Valorisatie van de benefits
22
STAP 3 Classificatie der rechtsbronnen Per benefit de rechtsbron(nen) in kaart brengen
Mogelijkheid tot flexibilisering onderzoeken
Legally compliant
Recurrent
23
STAP 3 Classificatie der rechtsbronnen
24
STAP 4 Vastleggen van de FIP strategie Welke voordelen(~clusters) in de verf zetten? • Mobiliteit • Health • Pension & insurances • Work-life • Devices Rekening houdend met: • Cultuur organisatie • Corporate values • (HR/Comp&Ben) strategie
25
STAP 4
FIP strategie: wat kunnen/willen we flexibiliseren & wat willen we aanbieden?
26
STAP 4 FIP strategie: budgetneutraliteit
27
STAP 4 FIP strategie: budgetten Budget wordt bepaald op basis van flexibiliseerbare voordelen zie ‘ijsberg’
Aan de flexibiliseerbare voordelen een waarde koppelen, gebaseerd op de totale werkgeverskost van deze voordelen
Budgetneutraliteit: steeds rekenen met budgetten, niet met bruto of netto bedragen
2 ‘soorten budgetten’ • Recurrent budget heeft WN jaarlijks recht op bv. budget uit extralegale vakantiedagen
• Niet-recurrent budget ad hoc budget; niet jaarlijks gegarandeerd (recht/bedrag) bv. bonus 28
STAP 4 FIP strategie: Looptijd benefits Flexibel verlonen = wederkerende keuzemogelijkheid voor werknemer
In principe kiest de werknemer jaarlijks de benefits voor het komende jaar
Sommige benefits hebben een langere looptijd. Indien de werknemer deze kiest, zal de keuze vaststaan voor deze langere looptijd. De werknemer zal deze ook enkel kunnen kiezen met recurrent budget. - bv. lease fiets voor een leaseperiode van 3 jaar, lease auto
29
STAP 4 FIP strategie: Looptijd benefits en budgetten
30
STAP 5 Hertekening juridische architectuur Arbeidsovereenkomst (bijlage): • vastleggen keuzes werknemer • bepaalde duur
Handleiding • Voor werkgever/HR/payroll/comp&ben • Voor werknemer • FIP strategie & events
31
Herschrijven rechtsbronnen • Arbeidsovereenkomst • Arbeidsreglement • CAO’s • Policies
STAP 6 Implementatie Vendormanagement • Onderhandelingen prijs & aanbod benefits • Praktische afspraken bestelling, levering, onderhoud • Events
Stakeholders betrekken
Communicatie aan werknemers • Principes flexibel verlonen • Budgetneutraliteit • Keuzemogelijkheden • Verloop keuze proces 32
STAP 7 Keuze proces, administratie & integratie HR systemen Keuze proces werknemer: • Deelnemen J/N • Beschikbaar budget: recurrent vs niet-recurrent (per groep?) • Keuzemogelijkeden benefits (per groep) • Arbeidsovereenkomst (bijlage) ondertekenen • Handleiding
Beheer keuze proces werkgever: • Opvolging instap • Registreren gemaakte keuzes • Arbeidsovereenkomst (bijlage) opmaken en bezorgen
33
STAP 7 Keuze proces, administratie & integratie HR systemen Benefits administratie werkgever: • Opvolgen arbeidsovereenkomst (bijlage) • Opvolgen formaliteiten/verklaringen/bewijsstukken – bv. attest pensioensparen • Bestellen gekozen benefits bij vendors • Optioneel: levering benefits
HR Operations: • Payroll processing benefits • Extra verlofdagen verwerken afwezigheidsregistratie systemen • Benefits registreren in HR/Comp&Ben systemen • Opvolging events
34
STAP 7 Keuze proces, administratie & integratie HR systemen Benefits administratie werkgever: • Opvolgen arbeidsovereenkomst (bijlage) • Opvolgen formaliteiten/verklaringen/bewijsstukken – bv. attest pensioensparen • Bestellen gekozen benefits bij vendors • Optioneel: levering benefits
HR Operations/systemen: • Payroll processing benefits • Extra verlofdagen verwerken afwezigheidsregistratie systemen • Benefits registreren in HR/Comp&Ben systemen • Opvolging events
35
JAARLIJKSE WORKFLOW Keuze proces, administratie & integratie HR systemen Strategie/beleid: • aanpassingen budgetcreatie? • aanpassing benefits keuze? • aanpassing/update juridische architectuur - keuze proces administratie
Bepalen keuze budgetten per werknemer
Communicatie aan (nieuwe) werknemers
Keuze proces werknemers & opvolging
Administratie periode 36
FLEXIBEL VERLONEN Enkele voorbeelden
37
Voorbeeld 1 Flexibel verlonen
IN
38
Variabel loon
OUT
Extralegale vakantiedagen (max. 5 dagen)
Internet
Carwash kaart
GSM toestel
GSM abonnement
Child Plan
Cash bonus
Voorbeeld 2 Flexibel verlonen IN
39
regularisatie kostenforfait
OUT
Aanvulling individueel pensioensparen
Tussenkomst privé dental plan
Tussenkomst privé hospitalisatieverzekering
Extralegale vakantiedagen (max. 5 dagen)
Kilometervergoeding
Internet @ home
Upgrade smartphone
GSM abonnement + datakaart
Tablet
Pc privé
Ekivita
Cash bonus
Voorbeeld 3
Flexibel verlonen IN
40
OUT
wagenbudget
Scooter (elektrisch)
Fiets (plooi/elektrisch)
Treinabonnement 1e klasse
Parkingabonnement aan station
Cambio
Openb.vervoer privé-verplaatsingen (fietsdelen)
Internet @ home
Upgrade smartphone en extra smartphone
GSM abonnement + datakaart
Tablet
PC en randapparatuur
Over te dragen budget naar volgend jaar
Cash bonus
Goed doel
Voorbeeld 4
Flexibel verlonen IN
41
extralegale eindejaarspremie
1 vakantiedag
Saldo flexlease
OUT
Aanvulling individueel pensioensparen
Extralegale vakantiedagen (max. 5 dagen)
Uitbreiding leasebudget + 1 categorie
Mobiel internet
Upgrade iPhone
iPad
PC privé
Ekivita
Aandelenopties
Cash bonus
Goed doel
Voorbeeld 5
Flexibel verlonen IN
42
OUT anciënniteitsbudget
bonusbudget
Aanbrengpremie
Saldo vorig jaar
Tussenkomst hospitalisatieverzekering familieleden
Extralegale vakantiedagen (max. 5 dagen)
Uitbreiding leasebudget
Internet
Pc en toebehoren
Cash bonus
Goed doel
Over te dragen budget
HR DIGITALIZATION Flexibel verlonen & automation : de grote sprong voorwaarts
43
HR DIGITALIZATION Flex Income Plan webtool
TIPS Voor een succesvolle implementatie van flexibel verlonen 1. Aantal benefits in het aanbod beperken (+/- 5 à 6 tal) Meest populaire: extralegale vakantiedagen bedrijfswagen maximalisatie cash (premies) extralegale kinderbijslag internet (Telenet Incentive plan) GSM abonnement Upgrade bedrijfs-GSM 2. Beperk het aantal keuzemomenten (1 keer per jaar) 3. Bij budgetcreatie eerder individuele benefits en minder collectieve benefits (moeilijker te waarderen per WN; afschaffen kan grote impact hebben)
45
DE VOLGENDE STAP? DE FLEXIBELE WERKORGANISATIE! Flex everything: een vorm van sociale innovatie Nieuwe vormen van managen, organiseren en samenwerken
Flexibel omgaan met: • Beloning Maar ook met • Tijd • Plaats • Job-inhoud • Loopbaan • Structuur
46
«alles wat vast zit» «LOSMAKEN»
Brouwersvliet 5 2000 Antwerpen Tel 0473/94 64 21 www.sdworx.com
Lieve Michiels Managing Consultant Reward & FIP
[email protected]
47
