SELECTIEREGLEMENT Manager service centrum (directeur A2) Waterwegen en Zeekanaal NV, afdeling Coördinatie en Ondersteuning Juli 2014 1. Toepassingsgebied Dit reglement is van toepassing op de bevorderingsprocedure, procedure horizontale mobiliteit en graadverandering voor manager service centrum in de graad van directeur bij Waterwegen en Zeekanaal NV, afdeling Coördinatie en Ondersteuning, standplaats Willebroek. 2. De selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit 3 fases: Fase 1: screening van de kandidaturen aan de statutaire en vacaturegebonden voorwaarden Fase 2: beoordeling van de generieke geschiktheid op basis van een interne en externe potentieelinschatting Fase 3: beoordeling van de functiespecifieke geschiktheid op basis van een gesprek met selectiejury Elke fase is eliminerend, m.a.w kandidaten dienen te slagen voor elk gedeelte alvorens ze kunnen deelnemen aan het volgende gedeelte. Fase 1: screening aan de statutaire en vacaturegebonden voorwaarden De ontvankelijkheidstoets van de kandidaturen gebeurt ten aanzien van de formele statutaire en vacaturegebonden toelatingsvoorwaarden en op basis van de kandidatuurstelling. De toelatingsvoorwaarden voor deelname aan deze procedure zijn: Statutair ambtenaar in rang A1 of contractueel personeelslid in een salarisschaal die overeenstemt met rang A1 binnen de Vlaamse overheid aangeworven via het objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking of in de graad van adviseur of navorser A21 (graadverandering) of directeur A21 (horizontale mobiliteit) 6 jaar relevante beroepservaring hebben op het gebied van supply chain (bevoorradingsketen) en facilitair management waarvan 4 jaar met het aansturen van medewerkers. Deze ervaring mag ook los van elkaar zijn opgedaan. Selectiereglement manager service centrum ID 20181
1
Om te kandideren mag de laatste functioneringsevaluatie niet besloten zijn met ‘onvoldoende’ Beschikken over rijbewijs B
Aan deze voorwaarden dient voldaan te zijn op de uiterste inschrijvingsdatum. De kandidaten die niet aan de voorwaarden voldoen, worden, in overleg met de lijnmanager, uitgesloten van verdere deelname. Fase 2: beoordeling generieke geschiktheid Het generieke gedeelte bestaat uit een interne en externe potentieelinschatting. De mate waarin men beschikt over de vereiste generieke competenties wordt hiermee in kaart gebracht. A. De vereiste generieke competenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 3 Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 3 Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen: - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden Klantgerichtheid Selectiereglement manager service centrum ID 20181
2
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 3 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes…) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen …) Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau 3 Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. - Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit - Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Niveau 2 Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken: - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega’s) moet overtuigen - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Selectiereglement manager service centrum ID 20181
3
Niveau 3 Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 2 Geeft richting op het niveau van processen en structuren. - Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden - Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling - Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen) - Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan - Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit - Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen - Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen Niveau 2 Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie - Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie - Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven - Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur …) - Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen - Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in 360°-inlevingsvermogen Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega’s, klanten, hiërarchie … Niveau 2 Reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen - Communiceert begrip voor de gevoelens, de behoeften en de belangen van de andere - Toont begrip door het eigen non-verbale gedrag Selectiereglement manager service centrum ID 20181
4
-
Houdt bij beleidsvoorbereiding rekening met de standpunten van relevante actoren Toont begrip voor de reacties van anderen in een bepaalde situatie Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen
Ontwikkelen van medewerkers (resultaatsgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Niveau 2 Coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach of mentor - Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden - Onderneemt acties om het inzicht van de medewerkers in hun eigen functioneren te versterken - Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de medewerkers en stimuleert dat ook - Is in staat om zijn advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn medewerkers - Heeft oog voor voortgang van groei in gedrag - Richt zich niet alleen op de taak of het doel die gerealiseerd moeten worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren
B. Interne potentieelinschatting De interne potentieelinschatting gebeurt door de lijnmanager of zijn gedelegeerde. Voor elke competentie gebeurt de inschatting op basis van geobserveerd gedrag. Indien de interne potentieelinschatter onvoldoende informatie heeft over de kandidaat, wint hij of zij de nodige informatie in bij betrokken leidinggevenden. Het rapport over de interne potentieelinschatting is duidelijk en ondubbelzinnig, maar wordt zo geschreven en aangevuld dat de kandidaat er aanknopingspunten voor ontwikkeling of verdere loopbaanoriëntering in vindt. C. Externe potentieelinschatting De externe potentieelinschatting wordt georganiseerd door Jobpunt Vlaanderen i.s.m. met Hudson. De externe potentieelinschatting bestaat uit volgende oefeningen:
Een Een Een Een
competentiegericht interview persoonlijkheidsvragenlijst leidinggevend rollenspel analyse- en presentatieoefening
Elke competentie wordt minstens op 2 momenten gemeten. Per competentie wordt een oordeel gegeven over de mate waarin de kandidaat al dan niet aan deze competentie voldoet. Dit gebeurt aan de hand van een 5-puntenschaal: heeft duidelijk niet het vereiste niveau, heeft niet het vereiste niveau, heeft het vereiste niveau, heeft meer dan het vereiste niveau, heeft duidelijk meer dan het vereiste niveau. Selectiereglement manager service centrum ID 20181
5
Per kandidaat wordt een eindoordeel met betrekking tot de generieke competenties uitgesproken: -
Beschikt over het generieke profiel voor een functie in de graad van directeur. Beschikt niet over het generieke profiel voor een functie in de graad van directeur.
Het eindoordeel wordt gemotiveerd in een rapport over de generieke competenties. D. Advies directieraad en beslissing generieke geschiktheid De directieraad van Waterwegen en Zeekanaal NV adviseert aan de lijnmanager wie van de kandidaten voldoet aan de vereiste generieke competenties. De kandidaten worden in kennis gesteld van het advies van de directieraad over de generieke competenties. Als een kandidaat zich benadeeld voelt, kan hij binnen 15 kalenderdagen na de kennisgeving bezwaar indienen bij de directieraad van Waterwegen en Zeekanaal NV. Hij wordt op zijn verzoek gehoord door de directieraad. De lijnmanager beslist vervolgens welke kandidaten voldoen aan de generieke competenties. De kandidaten die over de generieke competenties beschikken, worden toegelaten tot fase 3. Fase 3: beoordeling functiespecifieke geschiktheid A. Gesprek met selectiejury a. Selectiejury De selectiejury bestaat minimum uit de algemeen directeur, het afdelingshoofd van de betrokken afdeling (of diens gedelegeerde), , een HR-verantwoordelijke (of diens vervanger) en een externe consultant. b. Inhoud De functiespecifieke competenties worden beoordeeld op basis van een selectiegesprek ten aanzien van de selectiejury waarin de vaktechnische competenties, motivatie, inpasbaarheid team/functie, wederzijdse verwachtingen en zelfstandig werken aan bod komen. Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangen de kandidaten een case die ze kunnen voorbereiden. Per competentie wordt een oordeel gegeven over de mate waarin de kandidaat al dan niet aan deze competentie voldoet. Per kandidaat wordt een eindoordeel met betrekking tot de functiespecifieke gedragscompetenties uitgesproken: -
Beschikt over de functiespecifieke competenties voor de functie van manager service centrum Beschikt niet over de functiespecifieke competenties voor de functie van manager service centrum
Het eindoordeel competenties.
wordt
gemotiveerd
in
een
rapport
over
de
functiespecifieke
B. Advies en beslissing functiespecifieke geschiktheid Selectiereglement manager service centrum ID 20181
6
De directieraad van Waterwegen en Zeekanaal NV adviseert vervolgens de lijnmanager wie van de kandidaten voldoet aan de vereiste functiespecifieke competenties. De kandidaten worden in kennis gesteld van het advies van de directieraad. Als een kandidaat zich benadeeld acht, kan hij binnen 15 kalenderdagen na de kennisgeving bezwaar indienen bij de directieraad van Waterwegen en Zeekanaal NV. Hij wordt op zijn verzoek gehoord door de directieraad. De lijnmanager beslist vervolgens welke kandidaten voldoen aan de functiespecifieke competenties, kiest de meest geschikte kandidaat en kent de bevordering toe. 3. Timing van de procedure ·
aankondiging vacature
4 augustus 2014
·
uiterste sollicitatiedatum
14 september 2014
·
screening aan de voorwaarden
tot 19 september 2014
·
interne potentieelinschatting
22 september tot 3 oktober 2014
·
externe potentieelinschatting
22 september tot 3 oktober 2014
·
jurygesprekken
week van 24 november 2014
Dit is een indicatieve timing. Afhankelijk van het aantal kandidaten en de omstandigheden kan deze timing wijzigen. 4. Arbeidsvoorwaarden De salarisschaal A211 (directeur) is van toepassing. 5. Kandidaatstelling De kandidatuurstelling gebeurt door te solliciteren via de jobsite van W&Z (www.wenz.be en klik op ‘vacatures’). Enkel als u een ontvangstbevestiging per e-mail ontvangt, is uw kandidatuur goed toegekomen. Bij vragen over het solliciteren via onze jobsite: -
[email protected] - Team loopbaan: -
Wendy Coremans, tel 03 860 63 20 Veerle Hadermann, tel 03 860 63 35
We verwachten uw kandidatuur uiterlijk op 14 september 2014.
Selectiereglement manager service centrum ID 20181
7
6. Vrijstellingen (art. VI 2 VPS, art. VI 3bis VPS) Vrijstellingen voor de huidige bevorderingsprocedure: U heeft een vrijstelling voor de externe potentieelinschatting in deze bevorderingsprocedure indien u niet meer dan 7 jaar geleden in kader van een sollicitatie voor een functie in het middenkader (N-1) of in een directeursgraad geslaagd was voor de externe potentieelinschatting. U heeft een vrijstelling voor de volledige generieke beoordeling (interne potentieelinschatting, externe potentieelinschatting en advies directieraad) in deze bevorderingsprocedure indien u niet meer dan 7 jaar geleden geschikt bevonden werd voor de uitoefening van een N-functie of een functie van algemeen directeur of slaagde voor de test van de generieke competenties voor een middenkaderfunctie (N-1) of voor een directeursfunctie indien de test van de generieke competenties onder meer een externe potentieelinschatting omvatte. Vrijstellingen voor toekomstige bevorderingsprocedures: Indien u in deze bevorderingsprocedure deelneemt aan de externe potentieelinschatting en u wordt generiek geschikt bevonden door de lijnmanager, dan wordt u gedurende 7 jaar vrijgesteld voor de volledige generieke beoordeling (interne potentieelinschatting, externe potentieelinschatting en advies managementorgaan) voor bevorderingen naar functies in een directeursgraad. Indien u slaagt voor de externe potentieelinschatting maar u wordt niet generiek geschikt bevonden door de lijnmanager, dan wordt u gedurende zeven jaar enkel vrijgesteld voor de externe potentieelinschatting voor bevorderingen naar functies in een directeursgraad. Indien u gebruikt wenst te maken van een vrijstelling, dient u deze mee te sturen als bijlage. 7. Feedback Kandidaten hebben recht op feedback nadat de procedure volledig beëindigd is. 8. Algemeen Voor al wat niet expliciet in dit selectiereglement is opgenomen gelden de bepalingen van het Vlaams Personeelsstatuut.
Selectiereglement manager service centrum ID 20181
8
