SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER STI&K JAKARTA
PENULISAN PENELITIAN/ILMIAH /PP/PI
SISTEM PEMESANAN BARANG PERCETAKAN PADA PT. PUTRA PERKASA CAHAYA BUNDA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0
Nama
: DIAN OKTAVIANA
NPM
: 30402105
Jurusan
: Sistem Informasi
Jenjang
: Diploma Tiga ( D III )
Dosen Pembimbing
: RAHAYU. NOVEANDINI. SKOM. MMSI
Ditulis guna melengkapi sebagian syarat untuk mencapai jenjang Diploma Tiga ( D III )
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER JAKARTA STI&K 2005
LEMBAR PENGESAHAN
Judul PI
: Sistem Pemesanan Barang Percetakan Pada PT. PUTRA PERKASA CAHAYA BUNDA Dengan Menggunakan Visual Basic 6.0
Nama
: Dian Oktaviana
NPM
: 30402105
Tanggal Sidang
: 28 Desember 2005
Tanggal Lulus
: 28 Desember 2005
Menyetujui
Plh. Ketua Jurusan Sistem Informasi
( Aqwam Rosadi K., Skom, MM )
Pembimbing
( Rahayu Noveandini, Skom, MMSI )
ABSTRAKSI
Dian Oktaviana.30402105 SISTEM PEMESANAN BARANG PERCETAKAN PADA PT. PUTRA PERKASA CAHAYA BUNDA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 PI.Jurusan Manajemen Informatika, STMIK Jakarta STI&K, 2005 Kata Kunci : Dian, PPCB
( x + 54 + Lampiran )
Penulisan Ilmiah ini membahas tentang bagaimana membuat sistem pemesanan yang sudah terkomputerisasi dengan menggunakan visual basic 6.0. Dalam penulisan ilmiah ini menggunakan pula database pada Microsoft Access 2000 yang telah terintegrasi pada program visual basic 6.0 dan juga menggunakan Crystal Report 4.6 untuk menampilkan laporan yang akan dicetak. Penulisan ilmiah ini juga dilengkapi dengan Flow of Document (FOD), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) dan juga Normalisasi mengenai sistem yang dibuat. Program yang ada pada sistem ini terdiri dari menu utama yang menampilkan Menu Input digunakan untuk menginput data pesanan dan data barang, Menu Daftar digunakan untuk melihat keseluruhan data pesanan dan juga data barang, Menu Laporan digunakan untuk menampilkan dan mencetak laporan bulanan dan tahunan, cetak faktur pembayaran. Sistem ini dibuat bertujuan untuk menggantikan sistem lama yang masih manual dengan sistem baru yang sudah terkomputerisasi, dengan harapan sistem yang baru ini dapat membuat kinerja perusahaan menjadi lebih baik khususnya pada bagian marketing yang menangani transaksi pemesanan barang. Daftar Pustaka (1989 – 2002)
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah S.W.T dan atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan sehingga penulisan ilmiah ini dapat diselesaikan tepat waktu. Penulisan Ilmiah ini merupakan salah satu syarat untuk mencapai jenjang setara Sarjana Muda jurusan Manajemen Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Jakarta (STI&K). Adapun maksud dan tujuan penulisan ilmiah ini bagi penulis adalah sebagai pelajaran yang berharga terutama
dalam hal menganalisa suatu sistem yang berjalan pada PT. Putra
Perkasa Cahaya Bunda dan membuat suatu rancangan sistem
usulan yang
berbasis komputer . Dalam kesempatan ini tak lupa penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada pihak-pihak yang telah memberikan dorongan dan doa yang tak henti hingga penulisan ini dapat diselesaikan. Sekali lagi penulis mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat : 1. Bapak Eko Hadiyanto, SSI, MMSI selaku Ketua STMIK JAKARTA STI&K. 2. Bapak Aqwam Rosadi K., Skom, MMSI selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi STMIK JAKARTA STI&K. 3. Ibu Rahayu Noveandini, Skom, MMSI selaku dosen pembimbing saya yang telah bersedia meluangkan waktu dan memberikan bantuan berupa ide, saran, kritik, dan juga dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan ilmiah ini. 4. Seluruh Dosen STMIK JAKARTA STI&K yang telah mencurahkan tenaga dan waktunya untuk mendidik dan memberikan ilmu yang berharga selama masa kuliah. 5. Pimpinan dan Seluruh karyawan PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda yang telah membantu memberikan informasi yang dibutuhkan bagi penulisan ilmiah ini.
6. Keluarga Besar terutama Orang Tua yang telah memberikan dukungan baik moril maupun material. Terima kasih sedalam-dalamnya atas doa yang tak hentinya. 7. Teman-teman kelas 308 terima kasih atas bantuan, doa dan dukungannya sehingga penulis mampu menyelesaikan penulisan ilmiah ini, terutama Fahmi, Dini, Husein terima kasih atas waktu dan dukungan finansial. Penulis menyadari bahwa penulisan ilmiah ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun guna menunjang kesempurnaan dalam penulisan ini. Akhir kata penulis berharap agar penulisan ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca umumnya dan bagi penulis khususnya.
Jakarta, Desember 2005
( Penulis )
DAFTAR ISI Halaman Judul Lembar Pengesahan………………………………........……………...i Abstraksi……………………………………………...............…….. .ii Kata Pengantar…………………………………………................... .iii Daftar Isi …………………………………………………................ .v Daftar Gambar……………………………………………......... .......vii Daftar Tabel………………………………………………................ ix Daftar Lampiran ………………………………………….......... ........x BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang................................................................................1 1.2 Permasalahan................................................................................. 2 1.3 Batasan Masalah ........................................................................... 2 1.4 Tujuan Penulisan............................................................................2 1.5 Metode Penelitian...........................................................................3 1.6 Sistematika Penulisan.....................................................................3 BAB II
LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi..………………………….......……5 2.2 Pengertian Perancangan Sistem...……………………..………..5 2.3 Konsep Flow Of Document ( FOD )……………………..…… 5 2.4 Konsep Data Flow Diagram ( DFD )……………………..…… 7 2.5 Konsep Entity Relationship Diagram ( ERD )…………..…….. 8 2.6 Konsep Normalisasi…………………………………………. .12 2.7 Pengertian Pemesanan……………………………………….. .13 2.8 Sekilas Tentang Visual Basic 6.0……………………………. .13 2.9 Sekilas Tentang Microsoft Access 2000……………………. . 19 2.10 Sekilas Tentang Crystal Report 4.6……………………………20
BAB III ANALISA MASALAH 3.1 Sejarah Singkat PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda……………24 3.2 Struktur Organisasi, Fungsi dan Tugas.........................….........25 3. 2. 1 Struktur Organisasi.........……………………………....…... 25 3. 2. 2 Fungsi dan Tugas...........…………………………….…...….26 3.3 Analisa Sistem Yang Berjalan………...…………….……….. 27 3.4 Bagan Alur Dokumen Sistem Berjalan………...…….………..28 3.5 Permasalahan Sistem Yang Berjalan…………...…….……….30
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Sistem Yang Diusulkan……………………………...……..… 30 4. 1. 1 Prosedur Sistem Usulan………………….……………...…..30 4. 1. 2 Bagan Alir Dokumen Sistem Usulan…….………….…..…. 32 4. 1. 3 Diagram Alur Data Sistem Usulan………….…………..…. 34 4.2 Entity Relationship Diagram………………….…….……....... 35 4.3 Normalisasi………………………...………….…………...... 36 4.4 Perancangan Program………………………….…….……...... 38 4. 4. 1 Spesifikasi File……………………………….…………...... 38 4. 4. 2 Struktur Menu………………………………..……...…....... 39 4. 4. 3 Spesifikasi Program………………………….………….......40 4. 4. 4 Struktur Kode.......……………………….……….……........ 42 4. 4. 5 Perancangan Input…...…………………….…….………..... 43 4. 4. 6 Perancangan Output................................................................49 4. 4. 7 Konfigurasi Komputer……………………….………….......52
BAB V
PENUTUP 4. 1 Kesimpulan……………………….………………………..... 53 4. 2 Saran…………………………………………………….….... 53
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………....... 55 LAMPIRAN……………………………………………………………….. ...... 56
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2. 1
Dokumen…………………………………………………………6
Gambar 2. 2
Proses Manual……………………………………………………6
Gambar 2. 3
Proses Dari Komputer……………………………………………6
Gambar 2. 4
Arus Dari Proses…………………………………………………6
Gambar 2. 5
Konektor Dalam Satu Halaman………………………….............6
Gambar 2. 6
Konektor Pindah Halaman……………………………………….7
Gambar 2. 7
Arsip Dokumen…………………………………………..............7
Gambar 2. 8
Terminator……………………………………………………….8
Gambar 2. 9
Proses…………………………………………………...... ……..8
Gambar 2. 10 Arus Data………………………………………………… ……..8 Gambar 2. 11
Data Store………………………………………………………..8
Gambar 2. 12
Entity……………………………………………………... ……..9
Gambar 2. 13
Relationship ……………………………………………………..9
Gambar 2. 14
Atribut……………………………………………………. ……..9
Gambar 2. 15
One to One ………………………………………………….. 11
Gambar 2. 16
One to Many……………………………………………............11
Gambar 2. 17
Many to One……………………………………………............11
Gambar 2. 18
Many to Many……………………………………………. ……12
Gambar 2. 19
Windows Utama……………………………………….……….14
Gambar 2. 20
Menu Utama……………………………………………………14
Gambar 2. 21
Form ……………………………………………………………14
Gambar 2. 22
Properties Windows……………………………………… ……15
Gambar 2. 23
Layout Windows……………………………………………….15
Gambar 2. 24
Project Explorer…………………………………………..........16
Gambar 2. 25
Toolbox………………………………………………………...16
Gambar 2. 26
Windows Code…………………………………………………19
Gambar 2. 27
Create New Report……………………………………….. …..20
Gambar 2. 28
Create Report Expert (Table)…………………………….…….21
Gambar 2. 29
Create Report Expert (Links)…………………………………..21
Gambar 2. 30
Create Report Expert (Filds)…………………………………...21
Gambar 2. 31
Create Report Expert (Sort) ……………………………………22
Gambar 2. 32
Create Report Expert (Total)……………………………...........22
Gambar 2. 33
Create Report Expert (Select)………………………………….22
Gambar 2. 34
Create Report Expert (Style)……………………………...........23
Gambar 3. 1
Struktur Organisasi……………………………………………..25
Gambar 3. 2
FOD yang sedang berjalan……………………………………..28
Gambar 4. 1
FOD usulan………………………………………………...…..32
Gambar 4. 2
Diagram Konteks………………………………………………34
Gambar 4. 3
Diagram Zero……………………………………………..........34
Gambar 4. 4
ERD……………………………………………………….........35
Gambar 4. 5
Normalisasi Tidak Normal………………….…………….........36
Gambar 4. 6
Normalisasi Kesatu…………………………………….............37
Gambar 4. 7
Normalisasi Ketiga………………………………………..........37
Gambar 4. 8
Struktur Menu………………………………..………………...39
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 4.1 Tabel Pesanan.......................................................................................38 Tabel 4.2 Tabel Barang.........................................................................................39
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman Lampiran 1
Listing Program……………………...…………………………56
Lampiran 2
Contoh OutputProgram…...…………...………………….…….66
BAB I PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang Kemajuan zaman senantiasa selalu diiringi dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Hal ini menyebabkan terjadinya perubahan tata kehidupan yang akan menjadikan informasi sebagai kebutuhan penting bagi manusia. Perubahan tata kehidupan tersebut menuntut adanya media informasi yang dapat menyajikan informasi yang berkualitas kepada masyarakat. Sedangkan informasi baru dapat dikatakan berkualitas bila informasi tersebut aktual, menarik, dan dapat dipercaya. Informasi merupakan elemen yang penting dalam sebuah perusahaan karena dengan mendapatkan informasi yang akurat maka para eksekutif akan lebih mudah dalam mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda adalah perusahaan yang bergerak dibidang percetakan dengan memproduksi barang percetakan sebagai bisnis utamanya. Semua pemesanan dilakukan secara manual menggunakan catatan biasa, sehingga dirasakan sulit dan sering terjadi kerumitan dalam penyajian data pemesanan. Data pemesanan adalah salah satu unsur yang penting dalam perusahaan ini karena dengan pengolahan administrasi pemesanan yang baik dan akurat, maka transaksi pemesanan dapat berjalan dengan lancar sehingga dapat mencapai target yang telah ditetapkan. Pemesanan merupakan urat nadi yang dapat menjaga dan memelihara kelangsungan hidup perusahaan. Untuk mendukung kegiatan sistem pemesanan, dibutuhkan suatu sistem yang terkomputerisasi agar dapat memperlancar serta mempermudah proses pengolahan data transaksi pemesanan. Untuk memperoleh informasi yang lengkap tentang informasi data dan cara kerja sistem yang tepat dan akurat dibutuhkan suatu sistem yang berbasis komputer. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, maka penulis mencoba merancang
suatu sistem pemesanan yang berbasis komputer pada PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda.
2.
Permasalahan Permasalahan yang dihadapi pada PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda
disebabkan oleh proes yang dilakukan secara manual sehingga menyebabkan timbulnya beberapa masalah yaitu : •
Suatu proses dikerjakan dalam waktu yang cukup lama karena banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan secara manual seperti pencatatan dan perhitungan yang membutuhkan ketelitian.
•
Banyaknya ruangan yang diperlukan untuk menyimpan arsip-arsip.
•
Lambatnya informasi yang diterima oleh pihak manajemen untuk membuat laporan kepada pimpinan.
•
Pengeluaran dan biaya yang digunakan untuk kegiatan cukup besar karena membutuhkan banyak buku, kertas, dan lain-lain sebagai media penyimpanan.
3.
Batasan Masalah Adapun masalah yang akan dibahas pada penulisan ini meliputi transaksi
pemesanan, data pesan, data barang, pembuatan faktur sampai dengan pembuatan laporan transaksi.
4.
Tujuan Penulisan Tujuan penulisan ini adalah untuk membuat suatu rancangan sistem
pemesanan yang terkomputerisasi pada PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda sehingga masalah-masalah yang timbul akibat menggunakan sistem manualisasi dapat teratasi dan membawa dampak positif bagi perusahaan.
5.
Metoda Penulisan Dalam penulisan ini metoda yang digunakan penulis sebagai berikut :
•
Studi Pustaka Dengan membaca buku-buku literatur, bahan-bahan kuliah dan sumber referensi lainnya untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan penulis.
•
Wawancara Melakukan wawancara pada pihak yang berkaitan dengan alur permasalahan. Wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan bahan penulisan yang mungkin lepas dari pengamatan.
6.
Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai hal-hal yang akan
dibahas secara keseluruhan didalam penulisan ini maka penyusunannya pun diatur bab demi bab, dimana bab-bab tersebut dibagi lagi menjadi sub bab, adapun sistematika penyusunan adalah sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN Pendahuluan pada bab I, berisi tentang latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, metode penulisan dan sistematika penulisan.
BAB II
LANDASAN TEORI Bab ini menggunakan landasan teori yang mengacu pada pembahasan, pengertian sistem, pengertian sistem informasi dan perancangan sistem, konsep FOD, DFD, ERD, konsep Normalisasi, konsep Visual Basic 6.0, konsep Microsoft Access, konsep Crystal Report dan pengertian pemesanan itu sendiri.
BAB III
ANALISA MASALAH Bab ini berisi tentang sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi,
fungsi
dan
tugas
dari
struktur
organisasi,
menganalisa sistem yang berjalan pada perusahaan, bagan alur
dokumen sistem yang berjalan, permasalahan sistem yang berjalan.
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH Bab ini menguraikan perancangan sistem yang meliputi Sistem usulan berupa FOD, DFD, ERD, Normalisasi, Perancangan program.
BAB V
PENUTUP Dalam bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari analisa yang dilakukan serta pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai suatu tujuan. Semua sistem meliputi tiga elemen utama yaitu input, transformasi atau proses, dan output. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Sedangkan data itu sendiri terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Jadi Sistem Informasi merupakan sekumpulan dari komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan atau mencari kembali, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kontrol di dalam organisasi. 2.2
Pengertian Perancangan Sistem Perancangan Sistem adalah proses dimana keperluan pengguna dirubah
kedalam bentuk paket perangkat lunak dan atau kedalam spesifikasi pada komputer yang berdasarkan pada sistem informasi. Tujuan perancangan sistem yaitu untuk memahami kebutuhan pemakai sistem, dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap, perancangan sistem yang umum adalah untuk memberikan gambaran umum kepada pemakai tentang sistem yang baru. 2.3
Konsep ( FOD ) Flow Of Document adalah bagan alir formulir atau Paperwork Flowchart
merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Komponen FOD terdiri dari : a. Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual maupun proses komputer.
Gambar 2.1 Dokumen b. Menunjukkan proses atau kegiatan yang dilakukan secara manual.
Gambar 2.2 Proses Manual c. Menunjukkan proses atau kegiatan dari operasi program komputer.
Gambar 2.3 Proses Dari Komputer d. Menunjukkan arus dari proses.
Gambar 2.4 Arus Dari Proses e. Menunjukkan penghubung dalam satu halaman.
Gambar 2.5 Konektor Dalam Satu Halaman
f. Menunjukkan penghubung pindah halaman.
Gambar 2.6 Konektor Pindah Halaman. g. Menunjukkan simbol pengarsipan dokumen.
Gambar 2.7 Arsip Dokumen 2.4
Data Flow Diagram ( DFD ) Data Flow Diagram adalah suatu bentuk gambaran secara grafis dari suatu
sistem yang menggunakan beberapa bentuk simbol untuk menjelaskan bagaimana data mengalir melalui suatu mekanisme proses interaksi.
Diagram dari DFD terdiri dari :
1. Diagram Konteks Diagram yang menjelaskan antara sistem dengan lingkaran luar sistem. 2. Diagram Zero (Level 0) Diagram yang terbentuk dari hasil diagram konteks. 3. Diagram Detail Diagram yang memberikan penjelasan secara detail dari diagram Zero.
Komponen DFD terdiri dari : 1. Terminator / Sumber Merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External Entity dapat disimbolkan sebagai berikut :
Gambar 2.8 Terminator 2. Proses Informasi diolah sedemikian rupa, mengubah input menjadi output . Proses dapat digambarkan dengan :
Gambar 2.9 Proses 3. Arus Data Terdiri dari sekumpulan elemen data, aliran data yang berhubungan secara logis, bergerak dari satu proses ke proses lainnya.
Gambar 2.10 Arus Data 4. Data Store Tempat penampungan, persinggahan sebelum data itu benar – benar digunakan. Data Store dapat digambarkan dengan :
Gambar 2.11 Data Store 2.5
Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram adalah mendokumentasikan data perusahaan
dengan mengidentifikasikan jenis entitas dan hubungannya. Tujuan utama dari penggambaran ERD adalah untuk menunjukkan objek data (entity) dan relationship (hubungan) yang ada dalam obyek tersebut. Ada tiga macam komponen-komponen ERD yang digunakan yaitu :
1. Entity / objek data Entitas adalah kumpulan objek atau suatu yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasi secara unik, kumpulan entitas yang sejenis disebut entity set penggambaran entitas pada ERD menggunakan simbol persegi panjang, entitas dapat diterapkan dengan satu elemen, seperti nama, alamat, dan nomor tlp.
Gambar 2.12 Entity 2. Relationship Relationship adalah Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih, kumpulan relationship yang sejenis disebut Relationship set. Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat, tiap belah ketupat diberi label kata kerja.
Gambar 2.13 Relationship 3. Atribut atau elemen data Atribut adalah Karakteristik dalam entity atau Relationship yang mengerjakan penjelasan detail tentang entity atau relationship atau dengan kata lain adalah kumpulan elemen data yang membentuk suatu entitas. Digambarkan dalam bentuk oval :
Gambar 2.14 Atribut Karakteristik yang menjadi ciri dari entitas, atribut. Atribut dapat dibedakan berdasarkan sejumlah pegelompokan seperti :
•
Key adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut yang
dapat
membedakan semua baris data dalam tabel secara unik. •
Atribut Deskriptif adalah atribut–atribut yang tidak menjadi atau merupakan anggota dari key primer.
•
Atribut sederhana adalah atribut atomik yang tidak dapat dipilih lagi.
•
Atribut komposit adalah merupakan atribut yang masih dapat diuraikan lagi menjadi sub–sub atribut dan masing–masing memiliki makna.
•
Atribut bernilai tunggal ditujukan pada atribut yang memiliki paling banyak satu nilai untuk setiap baris data.
•
Atribut bernilai banyak ditujukan pada atribut–atribut yang dapat kita isi dengan lebih dari satu nilai akan tetapi dengan jenis sama.
•
Mandatori atribut adalah suatu atribut harus bernilai atau berisi data dengan kata lain tidak boleh kosong.
•
Nilai null digunakan untuk menyatakan / mengisi atribut–atribut demikian yang nilainya memang belum siap atau tidak ada.
•
Atribut turunan adalah atribut yang nilai–nilainya diperoleh dari pengolahan atau dapat diturunkan dari atribut atau tabel lain yang berhubungan.
4. Cardinality Ration Cardinality Ration adalah batasan yang menjelaskan jumlah keterhubungan satu entity dengan entity lainnya. Ada empat jenis cardinality : ⇒
One to one ( 1 : 1 ) Hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua adalah satu berbanding satu, dimana entitas pertama hanya berhubungan dengan entitas kedua begitu pula sebaliknya. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran untuk menunjukkan tabel atau relasi antara kedua yang diwakilkan dengan tanda panah tunggal. Dosen
1
Jadwal
1
Gambar 2.15 One to One
Kelas
⇒
One to many ( 1 : M ) Hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua adalah satu berbanding
banyak
atau
sebaliknya,
hubungan
tersebut
dapat
digambarkan dengan tanda lingkaran untuk menunjukkan tabel dari relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah ganda untuk menunjukkan hubungan banyak tersebut.
Dosen
1
M
Mengajar
Kelas
Gambar 2.16 One to Many ⇒
Many to One ( M : 1 ) Beberapa entitas pertama dapat dihubungkan dengan satu entitas kedua, tetapi entitas kedua dapat dihubungkan dengan beberapa entitas pertama.
Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran
untuk menunjukkan tabel dan relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah ganda untuk menunjukkan hubungan banyak tersebut.
Anggota
M
Punya
1
Kartu Anggota
Gambar 2.17 Many to One ⇒
Many to Many ( M : M ) Hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua adalah banyak berbanding banyak. Hubungan tersebut digambarkan dengan tanda lingkaran untuk menunjukkan tabel atau relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah ganda untuk menunjukkan hubungan banyak. Barang
M
Dijual
M
Pelanggan
Gambar 2.18 Many to Many 2.6
Konsep Normalisasi Dalam perspektif Normalisasi sebuah basis data dapat dikatakan baik jika
pada setiap tabel yang menjadi unsur pembentuk dari basis data tersebut telah berada dalam keadaan baik atau normal sehingga proses normalisasi adalah teknik untuk mengatur sedemikian rupa dari sebuah item data ke bentuk yang lebih sederhana. Tabel yang baik adalah jika dalam tabel tersebut telah memenuhi tiga (3) kriteria berikut ini : 1. Jika terdapat dekomposisi tabel, maka dekomposisinya harus dijamin aman ( Lossless-Join Dekomposition ). 2. Terpeliharanya ketergantungan fungsional pada saat perubahan data (Dependency Preservation). 3. Tidak melanggar Boyce-Code Normal Form, yaitu jika untuk semua KF dengan notasi X
Y, maka X harus merupakan superkey pada tabel
tersebut. Bentuk normalisasi berikutnya adalah sebagai berikut : 1. Bentuk Normalisasi satu ( 1 NF / First Normal Form ) Suatu tabel dikatakan bentuk normal satu jika dan hanya jika mempunyai atau berisi nilai data atomic ( tidak berbentuk group ). 2. Bentuk Normalisasi dua ( 2 NF / Second Normal Form ) Suatu tabel adalah dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika relasi tersebut dalam bentuk normal ke satu dan setiap atribut harus tergantung penuh pada primary Key. 3. Bentuk Normal tiga ( 3 NF / Third Normalisasi Form ) Suatu tabel dikatakan bentuk normal ketiga jika relasi tersebut dalam bentuk 2 NF dan setiap atribut tidak tergantung secara transitif pada Primary Key.
2.7
Pengertian Pemesanan Pemesanan berasal dari kata dasar pesan yang berarti Permintaan seseorang
yang merupakan amanat, maka Pemesanan adalah Permintaan seorang atau lebih untuk memenuhi kebutuhan si pemesan dengan memberikan balas jasa sesuai dengan yang menjadi hak si pemberi jasa. 2.8
Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman berbasis MS-
Windows, didesain untuk memanfaatkan fasilitas dalam MS-Windows. Visual Basic pertama kali diperkenalkan pada tahun 1991 yaitu program Visual Basic untuk DOS dan Windows. Pada tahun 1993 direlease menjadi Visual Basic versi 3.0, kemudian pada tahun 1995 disusul dengan Visual Basic versi 4.0 dan diakhir tahun 1998 keluarlah visual basic dengan versi terbarunya yaitu versi 6.0. Pada umumnya Microsoft membuat tiga edisi visual basic yaitu 1. Standar Edition merupakan produk dasar. 2. Profesional Edition berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine dan pembuatan server OLE automation. 3. Enterprise Edition adalah edisi Client server.
Gambar 2.19 Windows Utama 1. Menu Utama
Adalah tempat dari semua kegiatan program dilakukan. Di dalam window ini terdapat menu–menu yang digunakan selama perancangan program disebut juga dengan shortcut.
Gambar 2.20 Menu Utama 2. Form. Form merupakan window yang digunakan dalam pembuatan program, pada objek ini dapat diletakkan control, dan code pada saat perancangan program dilakukan.
Gambar 2.21 Form 3. Properties Windows Fasilitas tersebut digunakan untuk mengatur sifat dari form atau control– control. Isi dari window dapat berubah sesuai dengan form dan control yang dipilih.
Gambar 2. 22 Properties Windows
Windows properti terdiri atas tiga bagian yaitu : •
Bagian untuk memilih objek. Digunakan untuk memilih objek yang akan diubah propertinya
•
Bagian untuk pengaturan nilai–nilai properti Untuk mengubah nilai- nilai properti objek
•
Bagian untuk memilih properti sebuah objek Digunakan untuk menampilkan daftar properti dari objek tersebut
4. Form Layout Windows Bagian untuk melihat besarnya tampilan dari sebuah form yang dirancang.
Gambar 2. 23 Layout Windows 5. Project Explorer Digunakan dalam manajemen proyek untuk membuat program, serta menampilkan daftar form dan modul proyek anda dimana proyek merupakan kumpulan modul form, modul class, modul standar, dan file sumber yang membentuk suatu aplikasi.
Gambar 2. 24 Project Explorer
6. Tool box
Gambar 2. 25 Tool box
Keterangan : •
Label : Digunakan untuk menampilkan tulisan pada form dan pengguna tidak dapat mengubah tulisan itu secara langsung.
•
Line : Menggambar garis dengan berbagai variasi
•
Command Button : Digunakan untuk menjalankan suatu tindakan jika ingin melakukan pilihan, dengan menekan kontrol ini.
•
Text Box : Sebagai tempat input atau juga dapat digunakan untuk menampilkan text, serta pemakai dapat mengubah tulisan pada control ini dan merupakan output dari suatu proses.
•
List Box : Menampilkan beberapa item dan dari control ini item–item tersebut dapat dipilih salah satu oleh pemakai.
•
Combo Box :
Kombinasi antara textbox dengan listbox, pemakai bisa mengetikkan atau memilih lewat daftar drop down. •
Frame : Digunakan sebagai bingkai yang bertujuan mengelompokkan kontrol–kontrol secara visual atau secara fungsional.
•
Check Box : Digunakan untuk menampilkan statement true atau false, yes / no, pemakai dapat memilih beberapa check box secara bersamaan.
•
Option Button : Sama sepeti kontrol check box akan tetapi terdapat perbedaannya yaitu kontrol dari beberapa kontrol ini dapat di on-kan serta memberikan group pilihan dimana pemakai hanya dapat memilih satu option pada group pilihan.
•
Picture Box : Digunakan untuk menampilkan gambar pada form dengan extention bmp, jpg, gif, wmf, dan ico.
•
Timer : Digunakan untuk menghitung waktu event dalam internal yang ditentukan
•
Pointer : Merupakan petunjuk control sehingga kita bisa memindahkan letak atau merubah ukuran control yang terpasang pada form
•
Horizontal Scrollbar : Digunakan untuk menggulung dengan langkah lebar dengan indikasi posisi pemilihan dalam posisi horizontal
•
Vertikal Scrollbar : Digunakan untuk menggulung dengan langkah lebar dengan indikasi posisi pemilihan dalam posisi vertikal
•
Drive List Box : Menampilkan disk drive yang dimiliki komputer
•
Directory List Box : Menampilkan directory dan path
•
File List Box : Menampilkan file yang ada
•
Shape : Memasang control yang mampu menghasilkan sarana agar pemakai bisa menggambar berbagai bentuk, seperti oval, lingkaran dan lain-lain
•
Image : Menampilkan gambar bitmap, icon pada form
•
Data : Menyediakan sarana akses data dalam suatu database
7. Form Windows Code Digunakan untuk menulis, menampilkan dan menyunting kode-kode program untuk form dan semua kontrol didalamnya, jendela Code dibagi menjadi dua bagian, antara lain : Objek box dan procedure box .
Gambar 2. 26 Windows Code 2.9
Sekilas Tentang Microsoft Access 2000 Microsoft Access adalah perangkat lunak Database Management System (
DBMS ). Database dalam Microsoft Access dapat terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro, dan modul. Hasil kerja dari Access disimpan dalam 2 file yaitu *.mdb yang berisi tabel dan objek-objek yang telah dibuat dan satu file lain yaitu *.ldb. Jika basis data digunakan bersama dalam lingkungan multiuser, keterangan tentang tabel atau record yang dikunci selama waktu tertentu disimpan dalam file *.ldb. Access 2000 adalah anggota dari Microsoft Office 2000 yang bekerja dibawah windows, begitu pula istilah-istilah yang digunakan sama dengan istilah yang terdapat pada windows. Pada Access sering ditemukan istilah wizard.
Wizard adalah suatu metode yang menuntun pemakai membentuk suatu objek melalui urutan langkah tertentu secara otomotis. Wizard ditemukan pada saat pembuatan button, tabel, query, form dan report. Istilah-istilah dalam Microsoft Access yaitu sebagai berikut : 1. Query Query artinya pertanyaan atau penyelidikan. Dalam Database query adalah permintaan akan kumpulan data tertentu. 2. Form Form adalah lembar untuk menyajikan dan memasukan data dengan format yang bisa diatur sendiri. 3. Report Report adalah tampilan untuk melihat data dari hasil pengolahan tabel atau query yang disajikan baik pada layar monitor maupun diatas kertas. 2.10
Sekilas Tentang Crystal Report 4.6 Crystal Report merupakan software khusus yang didesain untuk membuat
berbagai laporan. Kemampuan yang sudah teruji dalam menghasilkan laporan dan didukung adanya fasilitas cukup lengkap, menjadikan perangkat ini banyak digunakan dalam mengolah laporan. Baik laporan sederhana maupun laporan yang kompleks. Begitu juga dalam melakukan komputasi data, tersedia formula cukup banyak. Cara membuat laporan dengan crystal report 4.6 adalah sebagai berikut : 1. Memilih jenis report yang akan dibuat dengan Create New Report.
Gambar 2.27 Create New Report
2. Masuk kedalam form Create Report Expert untuk melalui beberapa tahap. Tahap-tahap tersebut yaitu : •
Tabel, memilih letak tabel database disimpan yaitu dengan Data File atau SQL/ODBC
Gambar 2.28 Create Report Expert ( Step1 : Tables ) •
Links, menunjukan bagaimana hubungan antar tabel-tabel atau digunakan bila lebih dari satu tabel yang ditambahkan pada satu report.
Gambar 2.29 Create Report Expert ( Step 2: Links ) 3. Fields, memilih fields yang akan dibuatkan laporan.
Gambar 2.30 Create Report Expert ( Step 3 : Fields )
4. Sort, mengurutkan fields yang akan dijadikan laporan.
Gambar 2.31 Create Report Expert ( Step 4 : Sort ) 5. Total, membuat ringkasan ( rekapan ) dari hasil pengelompokan atau merupakan hasil penjumlahan nilai numerik dari suatu field.
Gambar 2.32 Create Report Expert ( Step 5 : Total ) 6. Select, memilih sekaligus mengurutkan record dalam pembuatan laporan.
Gambar 2.33 Create Report Expert ( Step 6: Select ) 7. Style, memilih bentuk tampilan report.
Gambar 2.34 Create Report Expert ( Step 7 : Style )
BAB III ANALISA MASALAH
3.1 Sejarah Singkat PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda didirikan sebagai usaha keluarga dengan menjalankan usahanya dibidang percetakan, pada awalnya perusahaan ini berbentuk CV ( Commanditer ) namun karena usaha yang dikelola mengalami peningkatan yang cukup pesat maka perusahaan berubah bentuk pada tanggal 23 Agustus 2002 berdasarkan akta notaris H.M AFDAL GAZALI, S.H No. 77 tanggal 23 Agustus 2002. Perubahan yang terjadi diharapkan dapat membawa dampak positif bagi perusahaan setelah terjadi perubahan anggaran dasar perusahaan dan juga perubahan susunan dewan direksi yang diharapkan dapat membawa perusahaan kearah yang lebih maju lagi. Sesuai dengan pasal 3 No. 77 tentang pendirian perusahaan maksud dan tujuan perusahaanan didirikan bergerak dalam bidang percetakan. Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut perusahaan dapat melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut : a. Berusaha dalam bidang percetakan, seperti kartu nama, undangan, brosur, kalender, pamflet, stiker. b. Berusaha dalam bidang percetakan buku baik buku tulis maupun buku bacaan. PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda merupakan anggota dari PERSATUAN PERUSAHAAN GRAFIKA INDONESIA (PPGI) yang membuktikan bahwa perusahaan secara serius menjalankan usahanya dibidang percetakan.
3. 2
Struktur Organisasi, Fungsi dan Tugas
3. 2. 1 Struktur Organisasi Agar tujuan perusahaan dapat tercapai, perlu adanya suatu wadah dimana didalamnya dipadukan beberapa kegiatan-kegiatan yang dilakukan di perusahaan. Kegiatan-kegiatan itu dipadukan dan diorganisir dalam suatu badan yang disebut organisasi. Pembagian tugas dalam suatu organisasi, dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi elemen-elemen pendukung
organisasi. Pembagian tugas bagi
masing-masing elemen ini dapat digambarkan tingkatan-tingkatannya berdasarkan fungsi jabatannya dari tiap-tiap elemen. Oleh karena pentingnya peranan masing-masing elemen pendukung didalam suatu organisasi maka dibuatlah suatu struktur yang menggambarkan susunan elemen-elemen dari sebuah organisasi. Agar kegiatan perusahaan berjalan sesuai dengan yang diinginkan, tentu harus ada pimpinan dan anggota yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan tersebut. Adapun Struktur Organisasi pada PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda adalah sebagai berikut :
Pimpinan
Bagian Marketing
Bagian Produksi
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi
Bagian Keuangan
3.2.2 Fungsi dan Tugas a. Pimpinan -
Dalam hal ini fungsi dari pimpinan adalah memimpin perusahaan, dan bertanggung jawab penuh terhadap semua kinerja perusahaan. Serta menentukan arah penjualan perusahaan menuju mutu/kualitas yang baik.
-
Tugas seorang pemimpin adalah memberikan arahan pada setiap bagian dari perusahaan agar berjalan sesuai prosedur dan rencana, membuat rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek untuk diterapkan pada perusahaan, mengawasi dan mengkoordinir setiap elemen perusahaan.
b. Bagian Marketing -
Secara garis besar bagian marketing berfungsi untuk menjaga kelancaran pemenuhan pesanan dari para konsumen
-
Tugas bagian marketing adalah menjual produk perusahaan, memenuhi pesanan para konsumen dengan tepat waktu, Mencatat data yang berhubungan dengan pemesanan, pengolahan data transaksi pemesanan, melakukan transaksi, pencatatan dan pembuatan
faktur,
membuat
rencana
penjualan,
laporan
pemesanan, dll. c. Bagian Produksi -
Fungsi bagian produksi adalah memproduksi barang sesuai pesanan konsumen dengan tepat waktu
-
Tugas bagian produksi adalah mencatat bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi dan juga mengatur jalannya proses produksi barang sesuai dengan pesanan konsumen.
d. Bagian Keuangan -
Fungsi bagian keuangan adalah mengatur kas perusahaan. Tugas bagian keuangan adalah mengatur keuangan perusahaan dengan
membuat
anggaran
pendapatan
perusahaan dan membuat laporan keuangan.
dan
pengeluaran
3.3
Analisa Masalah Dalam penulisan ini penulis menguraikan singkat tentang usaha ini,
mengenai sistem yang berjalan dan kendala yang dihadapi sebagai berikut: Sistem yang berjalan : 1. Konsumen memesan barang ke bagian marketing. 2. Lalu bagian marketing mencatat data pesanan yang berisi nomor pesan, nama, alamat dan telepon konsumen, nama barang, jumlah pesan, tanggal pemesanan dan tanggal pengambilan barang. 3. Bagian marketing memberi tugas untuk mencetak barang kebagian produksi. Lalu bagian produksi mencetak barang sesuai dengan pesanan. 4. Bagian marketing mengecek apakah barang yang dipesan telah selesai dikerjakan sesuai dengan pesanan dan tanggal pengambilan barang. 5. Bagian marketing membuat faktur 2 rangkap. Rangkap pertama berwarna putih untuk konsumen, dan rangkap kedua berwarna biru untuk bagian marketing. 6. Konsumen mengambil barang pesanan pada hari pengambilan barang dan membayar secara tunai. 7. Bagian marketing membuat laporan pemesanan / laporan penjualan, kemudian diserahkan ke pimpinan.
3.4
Bagan Alir Dokumen Sistem Yang Berjalan
Gambar 3. 2 FOD yang sedang berjalan
3.5
Permasalahan Sistem Yang Berjalan Penulis mengambil kendala masalah saat ini masih terdapat beberapa
kendala yang ada pada perusahaan ini yang perinciaannya sebagai berikut: -
Masih banyak laporan hasil kerja dikerjakan tidak tepat waktu dan secara manual sehingga proses pengolahan dan penyimpanan data serta penyajian laporan kurang efektif dan efisien
-
Pembuatan faktur masih dilakukan secara manual, sehingga memperlambat proses pembuatannya.
-
Adanya faktur yang hilang dan menyebabkan perhitungan pembukuan tidak akurat.
-
Pada sistem pemesanan dengan menggunakan cara manual memakan waktu yang lama dan kemungkinan terjadinya kesalahan dan kerangkapan data cukup besar
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1
Sistem Yang Diusulkan
4.1.1 Prosedur Sistem Usulan Dari hasil analisa pada sistem yang sedang berjalan dan permasalahan yang sedang dihadapi, maka penulis mengusulkan pemecahan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini yaitu merubah sistem yang masih manual dan menggantinya menjadi sistem komputerisasi yang sudah pasti dapat memproses data lebih cepat dibandingkan dengan menggunakan proses manual. Dengan sistem komputerisasi diharapkan dapat membawa dampak yang positif bagi perkembangan usaha pada perusahaan. Selain perubahan terhadap sistem perusahaan, diharapkan perubahan juga terjadi pada cara kerja karyawan dan juga pengetahuan tentang sistem baru sehingga tidak menimbulkan masalah lain di kemudian hari. Pada bab ini penulis akan menguraikan sistem usulan bagi PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda berupa FOD ( Flow Of Document ), DFD ( Data Flow Diagram ), ERD ( Entity Relationship Diagram ), Normalisasi, Perancangan Program yang meliputi Spesifikasi File, Struktur Menu, Spesifikasi Program, Perancangan Input, Perancangan Output dan Konfigurasi Komputer.
4.1.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Usulan
Gambar 4. 1 FOD usulan
4.1.3 Diagram Alur Data Sistem Usulan •
Diagram Konteks
Gambar 4. 2 Diagram Konteks
•
Diagram Zero
Gambar 4. 3 Diagram Zero
4.2
Entity Relationship Diagram
Gambar 4. 4 ERD
4.3
Normalisasi
Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )
Nomor Faktur Tanggal Pesan Tanggal Ambil Tanggal Bayar Jumlah Pesanan Bayar Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Harga Satuan Barang
Gambar 4. 5 Normaliasi Tidak Normal
Bentuk Normal Kesatu ( 1 NF/First Normalized Form ) PESANAN
Nomor Faktur *
BARANG Kode Barang *
Tanggal Pesan
Jenis Barang
Tanggal Ambil
Nama Barang
Tanggal Bayar
Harga Satuan Barang
Jumlah Pesanan Bayar
Gambar 4. 6 Normalisasi Kesatu
Bentuk Normalisasi Ketiga ( 2 NF / 3NF )
Nomor Faktur *
Kode Barang *
Tanggal Pesan
Jenis Barang
Tanggal Ambil
Nama Barang
Tanggal Bayar
Harga Satuan Barang
Jumlah Pesanan Bayar Kode Barang **
Gambar 4. 7 Normalisasi Ketiga
4.4
Perancangan Program
4.4.1 Spesifikasi File Rancangan sistem pemesanan barang menggunakan file sebagai berikut : 1. File Pesanan 2. File Barang
Spesifikasi file masing-masing database : 1. Nama File
: Data.mdb
Nama Tabel
: Pesanan
Key Field
: Nomor Faktur
Panjang Record
: 34
Nama Field
Type Data
Size
Nomor Faktur
Text
4
Nomor Faktur
Tanggal Pesan
Date/Time
4
Tanggal Pesan
Tanggal Ambil
Date/Time
4
Tanggal Ambil
Tanggal Bayar
Date/Time
4
Tanggal Bayar
Jumlah Pesanan
Text
5
Jumlah Barang Pesan
Bayar
Currency
8
Bayar
Kode Barang
Text
5
Kode Barang
Tabel 4. 1 Tabel Pesan
2. Nama File
: Data.mdb
Nama Tabel
: Barang
Key Field
: Kode Barang
Panjang Record
: 38
Keterangan
Nama Field
Type Data
Size
Keterangan
Kode Barang
Text
5
Kode Barang
Jenis Barang
Text
5
Jenis Barang
Nama Barang
Text
20
Nama Barang
8
Harga Satuan Barang
Harga
Satuan Currency
Barang
Tabel 4. 2 Tabel Barang
4.4.2 Struktur Menu
Gambar 4. 8 Struktur Menu
4.4.3 Spesifikasi Program ⇒ Nama Program
: Program Login
Akronim
: Login. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program 1. Memasukkan Nama User dan Password, maka akan tampil form Splash.
⇒ Nama Program
: Program Splash
Akronim
: Splash. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program 1. Mengklik form splash, maka akan tampil form Menu Utama.
⇒ Nama Program
: Program Menu Utama
Akronim
: MENU. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program 1. Memilih Tombol Input Pesanan, maka menampilkan form Input Pesanan. 2. Memilih Tombol Daftar Pesanan, maka menampilkan form Daftar Pesanan. 3. Memilih Tombol Input Barang, maka menampilkan form Input Barang. 4. Memilih Tombol Daftar Barang, maka menampilkan form Daftar Barang. 5. Memilih Tombol Laporan, maka menampilkan form Laporan. 6. Memilih Tombol Faktur, maka menampilkan form Faktur. 7. Memilih Tombol Keluar, maka akan kembali ke Login.
⇒ Nama Program
: Program Input Pesanan
Akronim
: Input Pesanan. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program 1. Bila sudah mengisi data dan ingin menyimpan, maka memilih tombol Save. 2. Bila ingin meng-update data, maka memilih tombol Refresh. 3. Bila ingin kembali ke menu utama, maka memilih Close.
⇒ Nama Program
: Program Input Barang
Akronim
: Input Barang. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program 1. Bila sudah mengisi data dan ingin menyimpan, maka memilih tombol Save. 2. Bila ingin meng-update isi data, maka memilih tombol Refresh. 3. Bila ingin kembali ke menu utama, maka memilih Close.
⇒ Nama Program
: Program Daftar Pesanan
Akronim
: Daftar Pesanan. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program 1. Bila ingin mengubah data pesan maka memilih tombol Edit. 2. Bila ingin menghapus data maka memilih tombol Delete. 3. Bila ingin meng-update data maka memilih tombol Refresh. 4. Bila ingin kembali ke menu utama maka memilih tombol Close.
⇒ Nama Program
: Program Daftar Barang
Akronim
: Daftar Barang. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program 1. Bila ingin mengubah data pesan maka memilih tombol Edit. 2. Bila ingin menghapus data maka memilih tombol Delete. 3. Bila ingin meng-update data maka memilih tombol Refresh. 4. Bila ingin kembali ke menu utama maka memilih tombol Close.
⇒ Nama Program
: Program Menu Laporan
Akronim
: Laporan. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program
:
1. Memilih laporan bulanan, mencetak laporan perusahaan perbulan. 2. Memilih laporan tahunan, mencetak laporan perusahaan pertahun.
⇒ Nama Program
: Program Faktur
Akronim
: Faktur. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program
:
1. Bila ingin mencetak faktur terlebih dahulu menentukan nomor faktur yang ingin dicetak. 2. Bila sudah menentukan nomor faktur yang ingin dicetak maka memilih tombol Print. 3. Bila ingin kembali ke menu utama maka memilih tombol Close.
⇒ Nama Program
: Program Menu Exit
Akronim
: Menu. Frm
Paket Program
: Visual Basic 6.0
Proses Program 1. Bila ingin keluar dari Menu Utama lalu kembali ke Login, maka memilih tombol Keluar.
4.4.4 Struktur Kode Struktur kode dibuat untuk mempermudah dan mempercepat dalam memasukkan data, menghemat tempat penyimpanan data, mempercepat proses pengolahan data dan menjaga kerahasiaan data. Dibawah ini akan dijelaskan elemen data yang dijadikan sebagai kode-kode.
•
Kode Barang U
Format
:
Panjang
: 5 digit
D
1
0
1
Keterangan kode
•
Inisial nama barang
: UD1 yaitu Undangan
Nomor Urut Barang
: 01
Nomor Faktur 0
Format
:
Panjang
: 4 digit
Keterangan kode Nomor Urut Faktur
4.4.5
: 0001
Perancangan Form Input
Rancangan Form Password
0
0
1
Rancangan Form Splash
Rancangan Form Menu Utama
Rancangan Form Input Pesanan
Rancangan Form Daftar Pesanan
Rancangan Form Input Barang
Rancangan Form Daftar Barang
Rancangan Form Laporan Bulanan
Rancangan Form Laporan Tahunan
Rancangan Form Faktur
4.4.6
Perancangan Form Output
Rancangan Laporan Bulanan
PT. PUTRA PERKASA CAHAYA BUNDA Jl. Kangkung No. 54 Kebayoran Lama, Jakarta Selatan Phone : (62-21) 7237210 Fax : (62-21) 7243178 Po Box – 12230
Laporan Pemesanan Nomor Faktur xxxx
Kode Barang xxxxx
Tanggal Pesan xx/xx/xx
Jumlah Pesanan xxxxx
Harga Satuan Rp. xxx.xxx
Bayar Rp. xxx.xxx
Grand Total
Rp. xxx.xxx
Jakarta, 25 March 2006 Pimpinan
(
)
Rancangan Laporan Tahunan
PT. PUTRA PERKASA CAHAYA BUNDA Jl. Kangkung No. 54 Kebayoran Lama, Jakarta Selatan Phone : (62-21) 7237210 Fax : (62-21) 7243178 Po Box – 12230
Laporan Pemesanan Nomor Faktur xxxx
Kode Barang xxxxx
Tanggal Pesan xx/xx/xx
Jumlah Pesanan xxxxx
Harga Satuan Rp. xxx.xxx
Bayar Rp. xxx.xxx
Grand Total
Rp. xxx.xxx
Jakarta, 25 March 2006 Pimpinan
(
)
Cetak Faktur Pembayaran
PT. PUTRA PERKASA CAHAYA BUNDA
Jakarta,
Jl. Kangkung No. 54 Kebayoran Lama, Jakarta Selatan Phone : (62-21) 7237210 Fax : (62-21) 7243178 Po Box – 12230
Nomor Faktur
:
xxxx
Kode Barang xxxxx
Nama Barang xxxxxxxxxxxxx
Kepada Yth, xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx
Tanggal Pesan : xx/xx/xx Tanggal Ambil : xx/xx/xx Tanggal Bayar : xx/xx/xx Harga Satuan x.xxx Jumlah
Tanda Tangan Penerima,
(
)
Jumlah Pesanan xxx xxx.xxx
Hormat Kami, PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda
(
)
4.4.7 Konfigurasi Komputer Untuk dapat membangun sebuah sistem komputerisasi, hal yang paling utama dan yang harus dapat diperhatikan adalah spesifikasi sistem komputer yang akan dipergunakan, Sistem dapat berjalan dengan lancar apabila didukung dengan beberapa unsur antara lain perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (software) dan juga pemakai (Brainware) sehingga dapat menghasilkan laporan sistem yang optimal. Untuk itu penulis akan menguraikan salah satu dari peralatan pendukung yang tersedia pada sistem komputer yaitu perangkat keras (Hardware) : Tipe Komputer
: IBM PC_AT Compatible
Prosessor
: Pentium II
RAM
: 128 MB
ROM
: 640 KB
Monitor
: SVGA Color
Harddisk
: 10 GB
Printer
: Canon i255
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan Setelah membahas mengenai perancangan sistem pemesanan yang ada pada PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda ini, maka pada akhirnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan
memproses
sistem
pemesanan
yang
baru,
akan
dapat
menghasilkan laporan bulanan dan tahunan lebih cepat dan akurat dari pada menggunakan sistem manual, dan juga pimpinan dengan mudah dapat mengambil keputusan apabila terjadi masalah pada perusahaan karena informasi dapat diperoleh dengan lebih cepat . 2. Dengan sistem komputerisasi yang baru dapat lebih mudah menangani transaksi pemesanan, Sehingga kekurangan-kekurangan yang terdapat pada sistem manual dapat diatasi. 3. Sistem informasi yang baru dapat mengurangi beban biaya perusahaan, seperti membayar upah lembur karyawan pembuat laporan bulanan dan tahunan karena dengan proses komputerisasi laporan dapat dibuat dengan cepat.
5.2 Saran-saran Didalam melaksanakan penulisan ini penulis juga ingin memberikan saransaran yang diharapkan dapat menjadi masukan bagi perusahaan yang bersangkutan atau bagi pihak-pihak yang membutuhkan, berikut sedikit saran dari penulis : 1. Untuk menghemat waktu dan efektifitas kerja, maka komputerisasi di bidang lainnya perlu dilakukan. 2. Untuk mempermudah Proses pengembangan dan perbaikan sistem dimasa datang perlu diadakan dokumentasi untuk setiap rancangan yang dibuat.
3. Untuk menunjang terlaksananya sistem ini dengan baik, maka disarankan adanya back up data untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan dan diperlukan juga proses pelatihan dan kerja sama yang baik antar bagian ataupun pegawai yang ada dalam satu sistem. 4. Dengan adanya rancangan sistem informasi pemesanan ini, penulis harapkan semoga dapat bermanfaat bagi PT. Putra Perkasa Cahaya Bunda khususnya dan bagi pembaca pada umumnya. Demikian beberapa hal yang disampaikan oleh penulis mulai dari awal sampai penutup. Semoga dapat menambah pengetahuan bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
DAFTAR PUSTAKA
Adi Kurniadi, Pemprograman Microsoft Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000 Budi Kurniawan , Microsoft Accses For Windows, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1996 Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, PT Andi Yogyakarta, Semarang, 1989 Laudon, K.C, Jane, P.L, Management Information System : Managing TheDigital Firm, Prentice Hall, New Jersey, 2002 Madcoms, Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report, PT Andi Offset, Yogyakarta, 2004 McLeod, R, Sistem Informasi Manajemen, Terjemahan Teguh. H, PT. Prehallindo, Jakarta, 1996
LISTING PROGRAM Form Login / Login.frm Private Sub CmdCancel_Click() End End Sub Private Sub CmdOK_Click() If TxtUserName = "Dian" And TxtPassword = "PPCB" Then MsgBox "Selamat Menggunakan Sistem Pemesanan Pada PT. PUTRA PERKASA CAHAYA BUNDA", vbOKOnly, "INFORMASI" frmSplash.Show Me.Hide Else MsgBox "Warning!", 0, "Login" End If End Sub
Form Splash / FrmSplash.frm Private Sub Form_KeyPress(KeyAscii As Integer) Menu.Show Me.Hide End Sub
Form Menu / Menu.frm Private Sub CmdInputBarang_Click() FrmInputBarang.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdInputPesanan_Click() FrmInputPesanan.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdDaftarPesanan_Click() FrmDaftarPesanan.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdInputDataBarang_Click() FrmInputBarang.Show Me.Hide
End Sub Private Sub CmdDaftarBarang_Click() FrmDaftarBarang.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdLaporan_Click() FrmLaporan.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdFaktur_Click() FrmFaktur.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdKeluar_Click() frmLogin.Show Me.Hide End Sub
Form Input Pesanan / InputPesanan.frm Private Sub CmdClose_Click() FrmMenu.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdHitung_Click() Text3.Text = Text2.Text * Text7.Text End Sub Private Sub CmdRefresh_Click() Call Clear Data1.Refresh End Sub Private Sub CmdSave_Click() On Error GoTo salah Data1.Recordset.AddNew Data1.Recordset!Nomer_faktur = Text1.Text Data1.Recordset!Jml_Brg_Pesan = Text2.Text Data1.Recordset!Bayar = Text3.Text Data1.Recordset!Kode_Barang = Text4.Text Data1.Recordset!Hrg_Satuan_Brg = Text7.Text Data1.Recordset!Tanggal_Pesan = DTPicker1
Data1.Recordset!Tanggal_Ambil = DTPicker2 Data1.Recordset!Tanggal_Bayar = DTPicker3 Data1.Recordset.Update Call Clear MsgBox "Data Telah Tersimpan", vbInformation, "Information" Exit Sub salah: MsgBox "Data Sudah Ada", vbInformation, "Konfirmasi" End Sub Private Sub Clear() Text1.Text = "" Text2.Text = "" Text3.Text = "" Text4.Text = "" Text5.Text = "" Text6.Text = "" Text7.Text = "" Text1.SetFocus End Sub Private Sub Form_GotFocus() Text1.SetFocus End Sub Private Sub Text1_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text2.SetFocus End If End Sub Private Sub Text2_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text4.SetFocus End If End Sub Private Sub Text4_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Data2.Recordset.Index = "BarangIdx" Data2.Recordset.Seek "=", Text4.Text On Error GoTo salah Text5.Text = Data2.Recordset!Jenis_Barang Text6.Text = Data2.Recordset!Nama_Barang Text7.Text = Data2.Recordset!Hrg_Satuan_Brg CmdHitung.SetFocus
End If Exit Sub salah: MsgBox "Data Tidak Ada", vbInformation, "KOnfirmasi" End Sub Private Sub Text1_GotFocus() StatusBar1.Panels(4).Text = "Ketikkan Nomor Faktur" End Sub Private Sub Text2_GotFocus() StatusBar1.Panels(4).Text = "Ketikkan Jumlah Pesanan" End Sub Private Sub Text4_GotFocus() StatusBar1.Panels(4).Text = "Ketikkan Kode Barang" End Sub
Form Input Barang / InputBarang.frm Private Sub CmdClose_Click() FrmMenu.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdRefresh_Click() Call Clear Data1.Refresh End Sub Private Sub CmdSave_Click() On Error GoTo salah Data1.Recordset.AddNew Data1.Recordset!Kode_Barang = Text1.Text Data1.Recordset!Jenis_Barang = Text2.Text Data1.Recordset!Nama_Barang = Text3.Text Data1.Recordset!Hrg_Satuan_Brg = Text4.Text Data1.Recordset.Update Call Clear MsgBox "Data Telah tersimpan", vbInformation, "Information" Exit Sub salah: MsgBox "Data Sudah Ada", vbInformation, "Konfirmasi" End Sub Private Sub Form_GotFocus()
Text1.SetFocus End Sub Private Sub Text1_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text2.SetFocus End If End Sub Private Sub Text2_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text3.SetFocus End If End Sub Private Sub Text3_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text4.SetFocus End If End Sub Private Sub Clear() Text1.Text = "" Text2.Text = "" Text3.Text = "" Text4.Text = "" Text1.SetFocus End Sub
Private Sub Text1_GotFocus() StatusBar1.Panels(4).Text = "Ketikkan Kode Barang" EndSub Private Sub Text2_GotFocus() StatusBar1.Panels(4).Text = "Ketikkan Jenis Barang" End Sub Private Sub Text3_GotFocus() StatusBar1.Panels(4).Text = "Ketikkan Nama Barang" End Sub Private Sub Text4_GotFocus() StatusBar1.Panels(4).Text = "Ketikkan Harga Satuan Barang" End Sub
Form Daftar Pesanan / DaftarPesanan.frm Private Sub CmdClose_Click() FrmMenu.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdDelete_Click() If Text1 = Empty Then MsgBox "Masukkan Nomer Faktur", vbInformation, "Konfirmasi" Text1.SetFocus Else With Rspesanan Data1.Recordset.Index = "PesananIdx" Data1.Recordset.Seek "=", Text1.Text On Error GoTo salah warning = MsgBox("Apakah Anda Akan Menghapus Nomer Faktur " & Data1.Recordset!Nomer_faktur & " ...?", vbYesNo, "Konfirmasi") If warning = vbYes Then Data1.Recordset.Delete Call Clear MsgBox "Data Telah Dihapus", vbInformation, "Information" End If End With End If Exit Sub salah: MsgBox "Data Tidak Ada", vbInformation, "Konfirmasi" End Sub Private Sub CmdEdit_Click() On Error Resume Next Data1.Recordset.Edit Data1.Recordset!Nomer_faktur = Text1.Text Data1.Recordset!Kode_Barang = Text2.Text Data1.Recordset!Jml_Brg_Pesan = Text3.Text Data1.Recordset!Hrg_Satuan_Brg = Text4.Text Data1.Recordset!Bayar = Text5.Text Data1.Recordset!Tanggal_Pesan = DTPicker1 Data1.Recordset!Tanggal_Ambil = DTPicker2 Data1.Recordset!Tanggal_Bayar = DTPicker3 Data1.Recordset.Update Call Clear MsgBox "Data Telah Diedit", vbInformation, "Information"
On Error GoTo 0 End Sub Private Sub CmdHitung_Click() Text5.Text = Text3.Text * Text4.Text End Sub Private Sub CmdRefresh_Click() Call Clear Data1.Refresh End Sub Private Sub Text1_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Data1.Recordset.Index = "PesananIdx" Data1.Recordset.Seek "=", Text1.Text On Error GoTo salah Text2.Text = Data1.Recordset!Kode_Barang Text3.Text = Data1.Recordset!Jml_Brg_Pesan Text4.Text = Data1.Recordset!Hrg_Satuan_Brg Text5.Text = Data1.Recordset!Bayar DTPicker1 = Data1.Recordset!Tanggal_Pesan DTPicker2 = Data1.Recordset!Tanggal_Ambil DTPicker3 = Data1.Recordset!Tanggal_Bayar End If Exit Sub salah: MsgBox "Data Tidak Ada", vbInformation, "Konfirmasi" End Sub Private Sub Clear() Text1.Text = "" Text2.Text = "" Text3.Text = "" Text4.Text = "" Text5.Text = "" Text1.SetFocus End Sub
Form Daftar Barang / Daftar Barang.frm Private Sub CmdClose_Click() FrmMenu.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdDelete_Click()
If Text1 = Empty Then MsgBox "Masukkan Kode Barang", vbInformation, "Konfirmasi" Text1.SetFocus Else With RsBarang Data1.Recordset.Index = "BarangIdx" Data1.Recordset.Seek "=", Text1.Text On Error GoTo salah warning = MsgBox("Apakah Anda Akan Menghapus Kode Barang " & Data1.Recordset!Kode_Barang & "...?", vbYesNo, "Konfirmasi") If warning = vbYes Then Data1.Recordset.Delete Call Clear MsgBox "Data Telah Dihapus", vbInformation, "Information" End If End With End If Exit Sub salah: MsgBox "Data Tidak Ada", vbInformation, "Konfirmasi" End Sub Private Sub CmdEdit_Click() On Error Resume Next Data1.Recordset.Edit Data1.Recordset!Kode_Barang = Text1.Text Data1.Recordset!Jenis_Barang = Text2.Text Data1.Recordset!Nama_Barang = Text3.Text Data1.Recordset!Hrg_satun_Brg = Text4.Text Data1.Recordset.Update Call Clear MsgBox "Data Telah Diedit", vbInformation, "Information" On Error GoTo 0 End Sub Private Sub CmdRefresh_Click() Call Clear Data1.Refresh End Sub Private Sub Form_GotFocus() Text1.SetFocus End Sub Private Sub Text1_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then
Data1.Recordset.Index = "BarangIdx" Data1.Recordset.Seek "=", Text1.Text On Error GoTo salah Text2.Text = Data1.Recordset!Jenis_Barang Text3.Text = Data1.Recordset!Nama_Barang Text4.Text = Data1.Recordset!Hrg_Satuan_Brg End If Exit Sub salah: MsgBox "Data Tidak Ada", vbInformation, "Konfirmasi" End Sub Private Sub Clear() Text1.Text = "" Text2.Text = "" Text3.Text = "" Text4.Text = "" Text1.SetFocus End Sub
Form Laporan / Laporan.frm Private Sub CmdClose_Click() FrmMenu.Show Me.Hide End Sub Private Sub CmdPrint1_Click() Report1.WindowState = crptMaximized Report1.SelectionFormula = " month ({Pesanan.Tanggal_Pesan})=" & Month(DBCombo1) & "" Report1.RetrieveDataFiles Report1.Action = 1 End Sub Private Sub CmdPrint2_Click() Report1.WindowState = crptMaximized Report1.SelectionFormula = " Year ({Pesanan.Tanggal_Pesan})=" & Year(DBCombo2) & "" Report1.RetrieveDataFiles Report1.Action = 1 End Sub
Form Faktur / Faktur.frm Private Sub CmdClose_Click() FrmMenu.Show
Me.Hide End Sub Private Sub CmdPrint_Click() Report1.WindowState = crptMaximized Report1.SelectionFormula = "{Pesanan.Nomer_Faktur}='" & DBCombo1 & "'" Report1.RetrieveDataFiles Report1.Action = 1 End Sub Private Sub Form_Load() Data1.Refresh End Sub
Tampilan Program •
Form Password
•
Form Splash
•
Form Menu Utama
•
Form Input Pesanan
•
Form Input Barang
•
Form Daftar Pesanan
•
Form Daftar Barang
•
Form Laporan Bulanan
•
Form Laporan Tahunan
•
Form Faktur Pembayaran
•
Hasil Output ( Laporan Pemesanan Bulanan )
•
Hasil Output ( Laporan Pemesanan Tahunan )
•
Hasil Output ( Faktur Pembayaran )
