SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER JAKARTA STI&K
PENULISAN LAPORAN KKP/PENELITIAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART PADA GUDANG POOL TAKSI BLUE BIRD CIPUTAT DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000 Nama NPM Jurusan Dosen Pembimbing
: Firmansyah : 304.01.128 : Manajemen Informatika : Sutarno, Skom, MMSi.
Ditulis guna melengkapi sebagian syarat untuk menempuh jenjang setara Diploma Tiga (D3)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER JAKARTA STI&K
LEMBAR PENGESAHAN
NAMA MAHASISWA DOSEN PEMBIBING JUDUL PENULISAN
: FIRMANSYAH : SUTARNO, Skom, MMSi : SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART PADA GUDANG POOL TAKSI BLUE BIRD CIPUTAT DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000
Jakarta, Februari 2005 Disetujui Oleh : Ketua Jurusan Manajemen Informatika
( Susi Wagiyati P, Skom, MMSi)
Tanggal Lulus : 02 April 2005
Dosen Pembimbing
( Sutarno, Skom, MMSi)
KATA PENGANTAR
Bismillahir rohmanir rohim Alhamdulillahir robbil ‘alamin, segala puji bagi Allah swt rob sekalian alam, yang telah melimpahkan nikmat-Nya, terutama nikmat iman, sehat sehingga dapat menyelesaikan penulisan ilmiah ini. Penulisan ilmiah ini merupakan salah satu mata kuliah wajib pada pendidikan Diploma Tiga (D3) di jurusan Manajemen Informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), Penulisan ini dengan judul “ SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART PADA GUDANG
POOL
TAKSI
BLUE
BIRD
CIPUTAT
DENGAN
MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000“. Penulisan ini juga merupakan penerapan atau latihan untuk mengaplikasikan teori-teori yang pernah penulis dapatkan pada mata kuliah yang dipelajari dibangku kuliah dalam kenyataan di lapangan. Atas selesainya penulisan ini, penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada : 1. Bapak Eko Hadiyanto, SSi, MMSi, selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K).
2. Susi Wagiyati P, Skom, MMSi, selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K). 3. Bapak Sutarno, SKom, MMSi, selaku Pembimbing Akademik dan Dosen Pembimbing dalam penulisan. 4. Seluruh Pimpinan dan Staff Karyawan PT. Blue Brid Group, khususnya teman-teman bagian Gudang yang telah membantu saya dalam bentuk apapun sebelum, sesudah dan selama berlangsungnya penelitian ini. 5. Seluruh teman-teman Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), khususnya kelas malam yang telah rela serta ikhlas membantu penulis. 6. Seluruh jajaran dosen dan staff karyawan Sekolah Tinggi Manajemen informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), yang telah membantu dalam kelancaran pembuatan penulisan ini. Dan juga tidak lupa saya ucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada kedua orang tua saya, MATNUR dan MARHAMAH serta kakak saya, yang telah memberikan segalanya pada saya semenjak dari kecil hingga saat ini. Dengan segala kemampuan dan keterbatasan, saya menyadari segala kekurangan yang dalam penulisan, karena itu saya sangat menharapkan segala kritik atau saran yang dapat membangun dari semua pihak. Dan juga berharap penulisan ini dapat berguna bagi diri saya pribadi maupun pihak-pihak lain yang membutuhkannya.
Jakarta, Februari 2005 Penulis
DAFTAR ISI
Hal Halaman Judul Lembar Pengesahan Kata Pengantar ……………………………………………………………….
i
Daftar Isi ……………………………………………………………………..
iii
Daftar Gambar
…………………………………………………………….
vi
………………………………………………………………
vii
Daftar Tabel
BAB I . PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ...………………………………………………
1
1.2. Batasan Masalah ………………………………………………
2
1.3. Tujuan Penulisan ………………………………………………
2
1.4. Metode Penelitian ..……………………………………………
2
1.5. Sistematika Penulisan ………………………………………….
3
BAB II. LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Basis Data …………………………………………….…
4
2.1.1. Definisi Sistem ………………………………………..
4
2.1.2. Definisi Basis Data ……………………………………
4
2.1.3. Definisi Sistem Basis Data …………………………...
5
2.1.4. Komponen Sistem Basis Data ………………………..
5
2.1.5. Operasi Dasar Basis Data …………………………….
6
2.1.6. Manfaat Basis Data ……………………………………
7
2.1.7. Penerapan Basis Data …………………………………
9
2.2. Model Sistem …………………………………………………...
10
2.2.1. Data Flow Diagram …………………………………...
10
2.2.2. Simbol Data Flow Diagram …………………………..
11
2.2.3. Tahapan Data Flow Diagram …………………………
11
2.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) ………………….
12
2.3.1. Simbol Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) …
12
2.3.2. Kardinalitas Relasi (Derajat Relasi) …………………
13
2.4. Normalisasi Data ………………………………………………
14
2.5. Sistem Informasi Persediaan Spare parts ……………………...
15
2.5.1. Model Sistem Umum Perusahaan …………………...
15
2.5.2. Definisi Sistem Informasi ……………………………
16
2.5.3. Definisi Sistem Informasi Persediaan Spare parts …...
17
2.6. Sekilas Tentang Aplikasi MS-Acces …………………………..
17
BAB III. PEMBAHASAN MASALAH 3.1. Sejarah Singkat PT. Blue Bird Group ………………………….
20
3.2. Struktur Organisasi PT Blue Bird Group ……………………....
20
3.3. Rancangan Sistem Basis Data Persediaan Spare parts ………...
24
3.3.1. Diagram Kontek Persediaan Spare Parts …………….
24
3.3.2. Diagram Nol Persediaan Spare Parts ………………...
25
3.3.3. Diagram Entity-Relatioship (Diagram E-R) Sistem Persediaan Spare Parts ……………………….
26
3.3.4. Normalisasi Data Persediaan Spare Parts …………...
27
a. Bentuk Normalisasi Tahap Pertama (1NF) ……...
27
b. Bentuk Normalisasi Tahap Kedua (2NF) ……….
28
c. Bentuk Normalisasi Tahap Ketiga (3NF) ……….
29
3.3.5. Spesifikasi Input …………………………………….
30
a. Struktur Basis Data Spare Parts …………………
30
b. Struktur Basis Data Supplier ……………………
31
c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk …………..
32
d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar …………..
33
e. Struktur Basis Data Order Pembelian Spare parts ..
34
3.3.6. Spesifikasi Layout Output .………………………….
35
a. Report Daftar Spare Parts ……………………….
35
b. Report Spare Parts Masuk ……………………….
35
c. Report Spare Parts Keluar ……………………….
36
d. Report Order Pembelian Harian ……………..….
36
4.1. Kesimpulan …………………………………………………...
37
4.2. Saran-saran. …………………………………………………...
37
BAB IV. PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………..
39
LAMPIRAN DAFTAR GAMBAR
Gambar
Hal
2.1. External Entity ………………………………………………………..
11
2.2. Proses …………..……………………………………………………..
11
2.3. Data Flow ……………………………………………………………..
11
2.4. Data Store …………………………………………………………….. 11 2.5. Entity ………………………………..………………………………...
12
2.6. Atribut …………….…………………………………………………..
13
2.7. Relationship …………………………………………………………..
13
2.8. Link …………………….……………………………………………..
13
2.9. Sistem Fisik Perusahaan ……………………………………………...
15
2.10. Transformasi Data Menjadi Informasi ………………………………
16
2.11. Menu Bar dan Toolbar Microsoft Access …………………………...
19
3.1. Struktur Organisasi Blue Bird Pool Ciputat ………….…………….… 21 3.2. Diagram Kontek ……..……….………………………………………. 3.3. Diagram Nol ….……………….……………………………………… 25
24
3.4. Diagram Entity-Relationship ………………………………………....
26
3.5. Normalisasi Pertama (1NF) …….…………………………………….
27
3.6. Normalisasi Kedua (2NF) …………………………………………….
28
3.7. Normalisasi Ketiga (3NF) ………………………….………………...
29
3.8. Struktur Tabel Spare part dalam Ms-Access ……………..…………..
30
3.9. Struktur Tabel Supplier dalam Ms-Access …………………………..
31
3.10. Struktur Tabel Transaksi Masuk dalam Ms-Access
…………………
32
3.11. Struktur Tabel Transaksi Keluar dalam Ms-Access …………………
33
3.12. Struktur Tabel Order Spare part dalam Ms-Access ………………….
34
3.13. Report Daftar Spare parts …………………………………………….
35
3.14. Report Spare parts Masuk ……………………………………………
35
3.13. Report Spare parts Keluar ….………………………………………...
36
3.13. Report Order Pembelian …..…………………………………………
36
DAFTAR TABEL
Tabel
Hal
3.1. Tabel Spare parts ……………………………………………………… 30 3.2. Tabel Supplier …………………………………………………………
31
3.3. Tabel Transaksi Masuk ………………………………………………..
32
3.4. Tabel Transaksi Keluar ………………………………………………..
33
3.5. Tabel Order Spare parts ………………………………………………..
34
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Penulisan Sisten Persediaan Spare Part di sebuah Pool taksi merupakan salah satu
devisi atau bagian yang sangat berperan penting terhadap suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa transportasi, pada bagian gudang berperan sebagai pengadaan spare part yang dibutuhkan oleh Bengkel untuk mengantikan spare part mobil yang rusak, selain itu bagian gudang juga melakukan pengolahan spare part, diantaranya mencatat setiap barang baik yang masuk maupun yang keluar. Pencatatan yang dilakukan di bagian Gudang untuk spare part masuk dilakukan dengan mencatat spare part ke dalam bon masuk gudang (BMG) lalu di entry (di masukan) kedalam aplikasi Microsoft Excel, untuk spare part keluar pencatatan dilakukan dengan mencatat ke dalam bon keluar gudang (BKG) dan untuk order pembelian di catat di order pembelian harian (OPH), pencatatan secara manual dan di entry kedalam aplikasi Microsoft Excel merupakan suatu kegiatan yang kurang baik dengan jumlah item spare part yang sangat banyak. sehingga sering terjadi ketidakakuratan serta kehilangan data spare parts. Spare part yang ada di gudang pool taksi Blue Bird Ciputat yang dipakai untuk pengadaan gudang sekitar ……item. Oleh karena itu dibutuhkan pencatatan yang akurat dan tersimpan dengan rapih, jadi penulis memberikan usulan untuk dibuatkan basis data spare part dengan menggunakan software Microsoft Acces, sehingga dapat mencatat pemasukan dan pengeluaran spare part yang akurat dan benar.
1.2.
Batasan Masalah Setelah mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan Gudang
Persediaan Spare part pada pool taksi Blue Bird Ciputat, penulis memberikan batasan masalah hanya membahas pada proses pengadaan dan pengelolaan spare part dengan kegiatan keluar-masuknya spare parts.
1.3.
Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penelitian adalah membuat suatu program aplikasi
dengan menggunakan Microsoft Access yang dapat : -
Memdapat informasi yang ada dan lokasi spare part di tempatkan
-
Menghilangkan atau mengurangi kesalahan-kesalahan laporan
-
Membantu bagian gudang untuk mengetahui jumlah spare parts yang masih ada di gudang.
-
Memudahkan dalam transaksi keluar-masuknya spare parts.
1.4. Metode Penelitian Metode yang digunakan oleh penulis dalam penelitian adalah : a. Studi Pustaka Membaca buku-buku, literature atau bahan-bahan yang lain, yang berhubungan dengan masalah yang dibahas. b. Studi Lapangan
Penulis mendatangkan langsung objek yang dibahas untuk mendapatkan data-data yang diperlukan untuk penelitian. c. Wawancara Penulis menanyakan langsung masalah yang berhubungan dengan penelitian yang kebetulan bagian dari pekerjaan penulis.
1.5.
Sistematika Penulisan Penulis membagi menjadi empat bab untuk menyelesaikan masalah ini.
Adapun sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi, latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan pembahasan masalah antara lain : definisi sistem basis data, system informasi persediaan spare parts, flow alir data, simbol-simbol, dan sekilas tentang Microsoft Acces. BAB III PEMBAHASAN MASALAH Bab ini membahas tentang proses diagram kontek, diagram nol, ER diagram, struktur data, normalisai serta spesifikasi layout input output.
BAB IV PENUTUP Bab ini berisi seluruh kesimpulan hasil penulisan ini dan saran-saran yang diperlukan.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Basis Data Jika kita memiliki sebuah lemari arsip dan bertugas untuk mengelolahnya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti : memberi map pada kumpulan arsip yang akan disimpan, mengkelompokannya, memberi nomor dengan pola tertentu, dan arsip tersebut akan ditempatkan di lemari arsip dengan cara atau urutan tertentu. Hal-hal tersebut kita lakukan, agar suatu saat kita memerlukan arsip tersebut kita dapat mencari dan mengambilnya dengan mudah dan cepat.
2.1.1. Denifisi Sistem Sistem adalah tatanan atau keterpaduan
yang terdiri atas sejumlah
komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Bandung, 1999, Hal : 9)
2.1.2. Definisi Basis Data Basis data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai gudang, tempat berkumpul, sedangkan data adalah
representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, penerima), barang-barang, konsep, peristiwa dan sebagainya. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Bandung, 1999, Hal : 2).
2.1.3. Definisi Sistem Basis Data Basis data hanyalah sebuah objek yang pasif atau mati, ia ada karena ada pembuatnya. Ia tidak akan pernah berguna jika tidak ada pengelola atau penggeraknya. Pengelola atau penggeraknya secara langsung adalah program atau aplikasi (Software). Gabungan basis data dan pengelolanya menghasilkan sebuah sistem, secara umum basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (table) yang saling berhubungan dan sekumpulan program yang memungkinkan beberapa pemakai untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel).( Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, 1999, Hal : 9-10).
2.1.4. Komponen Sistem Basis Data Dalam sebuah sistem basis data, secara lengkap akan terdapat komponenkomponen utama diantaranya sebagai berikut : a. Perangkat keras (Hardware) Perangkat keras yang biasa terdapat dalam sebuah sistem basis data adalah:
-
Komputer
-
Memori sekunder yang on-line (Harddisk)
-
Memori sekunder yang off-line (Tape atau Removable Disk)
-
Media atau perangkat komunikasi
b. Sistem Operasi (Operating System) Sistem
operasi
merupakan
program
yang
mengaktifkan
atau
memfungsikan system komputer, mengendalikan seluruh sumber daya (resource) dalam komputer dan melakukan operasi-operasi dasar dalam komputer (operasi I/O, pengelolaan file dan lain sebagainya). Sistem yang banyak digunakan seperti : MS-DOS, MS-WINDOWS dan lain-lain. c. Basis Data (Database) Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data seperti file atau tabel, indeks dan lain-lain. d. Sistem Pengelolaan Basis Data (Database Management System atau DBMS) Pengelolaan basis data ditangani oleh sebuah perangkat lunak yang khusus atau spesifik, perangkat lunak inilah yang disebut Sistem Pengelolaan Basis Data (DBMS), yang akan menentukan bagaimana data organisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Yang termasuk dalam perangkat lunak DBMS seperti : dBase III+, dBase IV, FoxBase, MS-Acces, MS SQLServe dan sebagainya.
2.1.5. Operasi dasar basis data Dalam sebuah basis data, dapat menempatkan satu atau lebih file atau tabel. Pada file atau tabel inilah sesungguhnya data disimpan atau ditempatkan. Setiap basis data dibuat untuk mewakili semua data yang spesifik. Untuk melakukan yang berkenaan dengan basis data tersebut dapat dilakukan operasioperasi dasar meliputi : a. Pembuatan basis data baru (create database). b. Penghapusan basis data (drop database) c. Pembuatan file atau tabel baru ke suatu basis data (create table) d. Penghausan file atau tabel dari suatu basis data (drop table) e. Penambahan atau pengisian data baru ke sebuah file atau tabel (insert) f. Pengambilan data dari sebuah file atau tabel (retrieve atau search) g. Pengubahan data dari sebuah file atau tabel (update) h. Penghapusan data dari sebuah file atua tabel (delete) Operasi yang berkenaan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan operasi awal yang dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan operasi-operasi yang berkaitan dengan isi tabel (data) merupakan operasi rutin yang akan berlangsung berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (management) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.
2.1.6. Manfaat Basis Data Pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh menemukan kembali data yang kita perlukan dengan mudah dan cepat. Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan sebagai berikut : a. Kecepatan dan kemudahan (Speed) Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data dengan mudah dan cepat. b. Efisien Ruang Penyimpan (Space) Dengan basis data yang efisien atau optimalisasi penggunaan ruang penyimpannya, agar dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan (redudansi) data, baik dengan menerapkan pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan. c. Keakuratan (Accuracy) Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan penerapan aturan atau batasan tipe data, domain data, keunikan data, dan sebagainya, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan pemasukan atau pengeluaran data. d. Ketersediaan (Availability)
Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah maupun jenisnya sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpan yang besar. e. Kelengkapan (Completeness) Lengkap atau tidaknya suatu data yang kita kelola dalam sebuah basis data bersifat relatif baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu. Untuk mengakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam bentuk penambahan objek baru (table) atau dengan penambahan field-field baru pada suatu tabel. f. Keamanan (Security) System yang besar dan serius harus menerapkan aspek keamanan yang ketat, dan menentukan pemakai (user) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek didalamnya. g. Kebersamaan Pemakaian (Sharability) Pemakai basis data seringkali terbatas pada satu pemakai saja, atau satu lokasi saja. Basis data yang dikelola oleh system yang multiuser, akan dapat memenuhi kebutuhan, tetapi tetap menjaga atau menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama diubah oleh banyak pemakai) atau deadlock (karena ada banyak pemakai yang saling menunggu untuk menggunakan data).
2.1.7. Penerapan Basis Data Sebuah organisasi atau perusahaan hampir semua memanfaatkan komputer dan senantiasa berhubungan dengan basis data. Secara teknis atau nyata, bidangbidang fungsional yang telah umum memanfaatkan basis data demi efisien, akurasi dan kecepatan operasi antara lain : kepegawaian, pergudangan (inventory), akuntansi, reservasi, layanan pelanggan, (customer care), dan sebagainya. Sedangkan bentuk organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan basis data sebagai komponen system informasi dalam organisasi atau perusahaan dapat berupa : perbankan, produsen barang, gudang spare part, asuransi, rumah sakit, pendidikan atau sekolah, telekomunikasi dan sebagainya.
2.2. Model Sistem Model adalah Penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah obyek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). (Sistem Informasi Manajemen, Raymond McLeod, Jr, Hal : 138)
2.2.1. Data Flow Diagram (DFD) Pendekatan analisis terstruktur diperkenalkan oleh Demarco (1978) dan Gane Sarson (1979) melalui buku metodologi struktur analisis dan disain sistem informasi, mereka menyarankan untuk mengunakan data flow diagram dalam mengambarkan aktivitas sistem informasi atau membuat model sistem. Pengertian secara umum dari data flow diagram adalah suatu newtrok yang menggambarkan
suatu sistem automata atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya saling berhubungansesuai dengan aturan mainnya.(Analisa Sistem Informasi, Tata Sutabri, Skom, MM, Hal : 163). Keuntungan dari data flow diagram adalah memungkinkan untuk menggambarkan system dari level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari data flow diagram adalah tidak menunjukan proses pengulangan (looping), proses keputusan.
2.2.2. Simbol Data Flow Diagram Simbol atau lambang yang digunakan dalam menbuat diagram ada 4 (empat) buah, yaitu : External Entity. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. Gambar 2.1. External Entity Proses.
Simbol
ini
digunakan
untuk
proses
pengolahan atau transformasi data. Gambar 2.2. Proses Data
Flow.
Simbol
ini
digunakan
untukmnggambarkan aliran data yang berjalan. Gambar 2.3. Data Flow
Data
store.
Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan data flow yang sudah disimpan Gambar 2.4. Data store
atau disrsipkan
2.2.3. Tahapan Data Flow Diagram Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat kontruksi data flow diagram, yaitu : a. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau digunakan untuk menggambarkansistem secara umum atau global dari keseluruhan system yang ada. b. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci. c. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam dagram nol.
2.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) Perancangan basis data seringkali diasosiasikan dengan pembuatan Model Entity-Relatioanship, dimana kelompok-kelompok data dan relasi antas kelompok data tersebut diwujudkan dalam bentuk diagram. Model Entity-Relationship yang
berisikan komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mepresentasikan seluruh fakta dari ‘dunia nyata’ yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan mengunakan Diagram Entity-Relationship.
2.3.1. Simbol Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram Entity-Relationship (Diagram ER) yang dapat kita gunakan adalah :
Entity. Menyatakan Himpunan Entitas Gambar 2.5. Entity Atribut. Menyatakan Atribut (atribut yang berfungsi sebagai key digarisbawahi) Gambar 2.6. Atribut
Relationship. Menyatakan Himpunan Relasi Gambar 2.7. Relationship
Link. Sebagai penghubung antara Himpunan relasi Gambar 2.8. Link
dengan Himpunan Entitas dan Himpunan Entitas dengan atribut.
2.3.2. Kardinalitas Relasi (Derajat Relasi) Kardinalitas Relasi yang terjadi antar himpunan entitas dapat berupa : a.
Satu ke Satu (One to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan B, dan begitu juga sebaliknya setiap himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. b.
Satu ke Banyak (One to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada Himpunan entitas A. c.
Banyak ke Satu (Many to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada Himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A. d. Banyak ke Banyak (Many to Many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan juga sebaliknya, dimana setiap entitas
pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
2.4. Normalisasi Data Normalisasi adalah proses-proses untuk mengorganisasikan file dengan menghilangkan group elemen yang berulang. Adapun bentuk-bentuk normalisasi diantaranya : a.
Bentuk Normal Tahap Pertama (First Normal Form / 1NF)
Bentuk Normal Tahap Pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (Multivalued Attribute) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama. b.
Bentuk Normal Tahap kedua (Second Normal Form / 2NF)
Bentuk Normal Tahap Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh. Sebuah tabel tidak memenuhi 2NF, jika ketergantungannya hanya bersifat parsial atau hanya tergantung pada sebagian dari key primer. c.
Bentuk Normal Tahap Ketiga (Third Normal Form / 3NF)
Penerapan aturan Normalisasi sampai tahap ketiga sesungguhanya sudah sangat memadai untuk menghasilkan table-tabel yang berkualitas. Bentuk Normal Tahap Ketiga, yaitu menghilangkan beberapa ketergantungan transitive (Trancitive Devence) atau dengan kata lain apabila sudah berada
pada 2NF dan setiap atribut yang bukan key tidak tergantung terhadap atribut lain kecuali terhadap key primer.
2.5. Sistem Informasi Persediaan Spare part 2.5.1. Model Sistem Umum Perusahaan Sarana yang digunakan sebagai dasar utama penerapan prinsip-prinsip pada sistem informasi disegala jenis organisasi, disebut dengan model sistem umum perusahaan, merupakan diagram grafik yang disertai dengan narasi yang mengambarkan semua organisasi secara umum, dengan mneggunakan kerangka kerja sistem. Proses Transformasi
Sumber Daya Input
Sumber Daya Output
Gambar 2.9. Sistem Fisik Perusahaan Gambar 2.9. menunjukan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output, juga menggambarkan semua jenis perusahaan. 2.5.2. Definisi Sistem Informasi Diawal bab dua telah dijelaskan tentang definisi sistem yang berarti tatanan atau keterpaduan
yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional
(dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Ir, Hal : 9)
Sedangkan informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan sebagainya. Definisi umum untuk “informasi” dalam pemakaian sistem informasi, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang. (Seri Diktat Kuliah, Guna Darma, “Pengantar Sistem Informasi”, Hal:142-143). Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai sampai barang jadi, dengan perkataan lain, sistem pengolahan data menjadi informasi, atau lebih tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya.
Penyimpan Data
Data
Pengolah
Informasi
Gambar 2.10. Tranformasi data menjadi Informasi
2.5.3. Definisi Sistem Informasi Persediaan Spart part Sebelumnya telah dijelaskan tentang sistem informasi yang merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang, sedangkan persediaan (inventory) merupakan suatu aktivitas atau kegiatan dalam mengolah
data di dalam pergudangan, baik berupa keluar-masuknya barang, maupun dalam penataannya. Dan spare part adalah suku cadang suatu kendaraan. Dapat disimpulkan sistem informasi persediaan spare part merupakan data berupa dokumen seperti faktur, surat jalan yang diolah menjadi sebuah bentuk seperti laporan-laporan yang berkaitan dengan spare part dan sangat bermanfaat bagi penerimanya untuk diambil keputusan saat ini maupun keputusan yang akan datang.
2.6. Selikas Tentang Aplikasi Ms-Acces Microsoft Acces merupakan salah satu program aplikasi yang dapat membuat basis data, Ms-Acces terdapat di dalam Microsoft Office. Banyak yang dapat dilakukan dengan menggunakan Ms-Acces, yaitu bagaimana merancang sebuah formulir yang begitu mudah dan indah, menggabungkan beberapa table dan menyeleksi suatu data secara mudah. Ada suatu kemudahan dalam pemrograman pada Microsoft Acces yaitu perintah yang digunakan yakni Microsoft Visual Basic (Visual Basic Aplication/VBA). Microsoft Acces akan membantu dalam mengolah data dengan beberapa fasilitas yang tersedia diantaranya : a. Table Suatu fasilitas untuk mendesain atau membuat suatu struktur basis data (Database), sehingga data dapat di simpan dan diambil secara mudah dan efisien.
b. Form Suatu cara untuk menyusun suatu bentuk formulir. Dengan formulir dapat memasukan data dan melihatnya kembali. c. Query Query
digunakan
untuk
membuat
suatu
relasi
tabel,
sehingga
menghasilkan suatu informasi yang merupakan gabungan dari beberapa buah tabel. d. Report Suatu bagian dalam basis data (database) untuk menyusun laporan-laporan data yang bersumber baik dari tabel ataupun dari query. e. Macro Suatu fasilitas untuk menyerhanakan suatu pengopersian basis data (databas), misalkan untuk menyerderhanakan membuka suatu form, tabel dan lainnya. Dan masih banyak lagi fasilitas-fasilatas yang ada pada Microsoft Acces yang tidak bias disebutkan satu persatu seperti : Data Filter, Sort, Find dan sebagainya. (Belajar Sendiri Microsoft Access 2000, Djoko Pranomo, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2001)
Gambar 2.11. Menu Bar dan Toolbar Microsoft Acces
BAB III PEMBAHASAN MASALAH
3.1. Sejarah Singkat PT. Blue Bird Group Awal berdiri Blue Bird bermula dari rental atau sewa kendaraan dari keluarga almarhum ibu Mutara Fatimah Joko Soetono, SH, yang dikendarai sendiri oleh anak-anak beliau, dan akhirnya dapat mendirikan perusahaan jasa transportasi darat (taksi) PT. Blue Bird Group pada mei tahun 1972, oleh seorang ibu Mutara Fatimah Joko Soetono, SH sampai sekarang beberapa cabang-cabang atau pool-pool taksi diantaranya Pool Buncit, Pool Ciputat, Pool Pondok Cabe, Pool Perigi, dan masih banyak lagi yang tidak penulis sebutkan satu persatu.
3.2. Struktur Organisai PT. Blue Brid Group Pool Ciputat Adapun struktur yang digambarkan merupakan struktur PT. Blue Bird Pool Ciputat. Pada umumnya struktur organisasi setiap pool adalah sama, pimpinan pool mebawahi kepala-kepala bagian, hanya yang membedakan antara pool kecil dan pool besar. Pool besar kepala bagian membawahi Ka. Sub, sedangkan pool kecil langsung membawahi Ka. Sie.
Ka. Pool
Sekretaris
Ka. Bengkel
Ka. Operasi
Ka. Sub. Operasi
Ka.Sub. Bengkel
Ka.Sie. Operasi
Ka.Sie. Bengkel
Staff Kasir
Staff Operasi
Montir
Ka. AK
Ka. PU
Ka. Gudang
Ka. Sie. PU
Staff Gudang
Pembelian
Staff PU
Gambar 3.1. Sturktur Organisasi Blue Bird Pool Ciputat Keterangan yang diberikan dari struktur hanya yang berhubungan dengan penelitian yang dibuat diantaranya : 1.
Ka. Pool (Pimpinan Pool)
Bertugas atau mempunyai wewenang merelease atau menyetujui order spare parts (Purchase Order / PO), yang totalnya nominalnya Rp. 500.000,- sampai dengan Rp. 10.000.000,2.
Ka. A/K (Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan)
Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut : a. Menyetujui order spare parts (Purchase Order) terhadap spare parts yang diorder oleh pihak bengkel.
b. Mengawasi stock gudang agar prosentasi 1:1:1 dapat terpenuhi (perbandingan antara pemasukan : persediaan : pengeluaran 100%) c. Menyeleksi hasil ralatan tender dari pihak Ka.Gudang dan pihak Ka.Bengkel. 3.
Ka. Gudang (Kepala Gudang)
Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut : a. Merelease atau menyetujui orderan dari pihak bengkel. b. Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu ditambah atau dikurangi jumlah order. c. Menyetujui permintaan spare parts dari pool lain. d. Bertanggungjawab dalam pengadaan jumlah (stock) spare parts gudang dalam memenuhi kebutuhan bengkel, e. Mengontrol jumlah (stock) spare parts agar terjadi keseimbangan antara pemasukan, pengeluaran pada posisi perbandingan 1:1:1 (100%) f. Mengevaluasi atau menilai kinerja Supplier dalam hal kerjasama untuk menyupai kebutuhan gudang 4.
Staff Gudang
Menpunyai tugas sebagai berikut : a. Mengelola keluar-masuknya spare parts baik dari permintaan bengkel, pemenuhan kebutuhan jumlah spare parts ataupun dari tender. b. Meberikan informasi pada Ka.Gudang jumlah spare parts yang minimum, agar diusulkan untuk pembelian.
c. Menolak spare parts yang dikirim oleh supplier, setelah direkomendasikan oleh pihak bengkel. d. Menata atau meletakan spare parts sesuai rak atau lokasi yang ada. 5.
Ka. Bengkel (Kepala Bengkel)
Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut : a. Merelease atau menyetujui spare parts yang diorder. b. Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu ditambah atau dikurangi jumlah order. c. Menolak spare parts yang masuk ke gudang, bila terdapat kualitas spare parts yang kurang baik. d. Mengontrol pekerjaan yang ada di bengkel agar dapat meminimalkan storing atau kerusakan di jalan. 6.
Ka. Sub. Bengkel (Kepala Bagian / Supervisor)
Bertugas atau mempunyai wewengan sebagai berikut : a. Mengawasi pekerjaan yang ada dibengkel. b. Mempunyai wewenang menolak spare parts yang mutunya kurang baik. c. Mengorder spare parts yang dibutuhkan bengkel. 7. Ka. Sie Bengkel (Kepala Seksi Bengkel) Bertugas mengawasi langsung pekerjaan dari awal laporan sampai selesainya pekerjaan, dan juga menilai spare parts yang dating atau masuk ke gudang.
8. Montir Merupakan pelaksana yang mengerjakan setiap kerusakan yang dilaporkan oleh pengemudi.
3.3. Sistem yang berjalan PT. Blue Bird taksi pool Ciputat memiliki armada sebesar ………meter dan ……Bus, Sehingga untuk pengadaan spare part untuk gudang pool Ciputat sangat banyak, sehingga dibutuhkan penggelolaan yang baik dan rapih. Untuk saat ini administrasi pada gudang pool Ciputat dilakukan dengan mencatat ke Bon Masuk Gudang (BMG) bila spare part masuk, setelah itu dimasukan (entry) ke aplikasi Microsoft Excel, dalam pembelian harian sehari pencatatan Bon Masuk Gudang sekitar 50-100 item spare part, dan untuk pembelian tender (order dariv pusat) sekitar 100-500 item spare part. Untuk spare part yang keluar dicatat ke Bon Keluar Gudang (BKG), dalam sehari transaksi dapat mengeluarkan spare pare dengan BKG mencapai sekitar kurang 150 BKG (Bon Keluar Gudang), dan untuk kebutuhan pengadaan spare part dicatat kedalam Order Pembelian Harian (OPH) baik order dari pihak bengkel maupun order dari gudang yang stocknya minim dengan di lihat rata-rata pakainya, order dari pihak bengkel ada form khusus untuk dilihat keabsahannya order spare part yang dibutuhkan dengan ditanda tangani oleh kepala bengkel.
3.4. Permasalahan Dari kegiatan gudang PT. Blue Bird Pool Ciputat penulis melihat ada beberapa permasalahan diantaranya adalah : a. Pekerjaan untuk pemasukan dilakukan secara 2 (dua) kali pekerjaan, pertama dicatat di bon, setelah itu dimasukan ke aplikasi Microsoft Excel menjadi kurang efisien dalam kegiatan gudang. b. Belum ada proses pencarian informasi yang baik yang menunjukan jumlah stock dan letak spare pat di tempatkan. c. Sering terjadi adanya bon-bon yang tidak dimasukan (entry). d. Dalam transaksi sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengebon keluar karena dikerjakan dengan manual.
3.5. Pemecahan Masalah Dari beberapa masalah yang ada pada gudang spare part taksi PT. Blue Bird Pool Ciputat, penulis membuat program atau aplikasi untuk memudahkan dalam kegiatan gudang, yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi oleh personel gudang berhubungan dengan transaksi-transaksi, baik itu transaksi masuk maupun dengan transaksi keluar dengan menggunakan Microsoft Access 2000.. Penulis juga membuat basis data yang berkaitan dengan spare part, seperti data supplier dan data spare part.
3.6. Rancangan Sistem Basis Data Sistem Persediaan Spare part Rancangan sistem basis data menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang semestinya diselesaikan. Rancangan sistem disini menyangkut bagaimana mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangka keras. Setelah pemecahaan masalah didapat penulis menentukan beberapa diagram diantaranya : Diagram kontek, Diagram Nol dan Diagram EntityRelationship. Diagram kontek disini menggambarkan secara umum tentang alur atau jalannya dokumen atau data baik berupa faktur/surat jalan maupun bon-bon, mulai dari order spare part OPH (Order Pembelian Harian) sampai transaksitransaksi gudang baik transaksi masuk BMG (Bon Masuk Gudang) maupun transaksi keluar BKG (Bon Keluar Gudang). Penulis membentuk Normalisasi sampai tahap ketiga.
3.6.1. Diagram Kontek barang masuk (BMG) Order Spare Part (OPH ) Barang keluar (BKG)
Supplier
Terima barang (Faktur/SJ)
Kirim barang (Faktur/SJ)
GUDANG
Sistem Persediaan Spare Part
Order Spare Part (OPH)
Pimpinan BENGKEL
Terima barang (BKG)
Laporan
Gambar 3.2. Diagram Kontek
3.6.2. Diagram Nol
B engkel
G udang
Su p p lier
1 .0 P erm int aan Sp art p art
O rd e r (O P H )
O P H ,B M G ,B K G
F a ktu r / S J
T erim a Barang (BK G )
D ata S p are p arts spa re p art
2 .0 C ek d ata gu d ang
D ata G u d ang
3 .0 P em b eli an S p art p art
D ata S u p p lier
4 .0 S erah T erim a
D ata T ransaksi
D ata G u d ang
D ata S u p p lier
D ata T ransaksi
D ata T ransaksi Pim p inan
5 .0 Lap o ran
D ata S u p p lier
Gambar 3.3. Diagram Nol
D ata G u d ang D ata Sp are p arts
3.6.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)
Kd_Sp p
Nama_Sp p
Satuan No_TransM
Merk
Stoc k
No_Orde r
Jumlah No_TransK
Spare parts
M
1
Transak si Keluar
No_Mobi l
No_TransK Tgl_Keluar
M
Kd_Spp Penerima No_TransM No_Faktur
Transaks i Masuk
Tg_Faktu r Kd_Supplie r
M Kd_Supplie r Nama_Supplie r
Supplier
Alamat
No_Telp
Gambar 3.4. Diagram Entity-Relationship
3.6.4. Normalisasi Data Persediaan Spare parts
Gudang
1
Tgl_Orde r
a. Bentuk Normalisasi Tahap Pertama (1NF) Kd_Sparepart Nm_Sparepart Alamat No_Telp No_TransM No_Faktur Tg_Trans Kd_Supplier No_TransM Kd_Spp Jumlah Kd_Spp Nama_Spp Merk Satuan Stock No_TransK Penerima Tgl_Kel No_Mobil *Kd_Sparepart Nm_Sparepart No_TransK Alamat Kd_Spp No_Telp Jumlah * No_TransM No_Order No_Faktur Tgl_)rder Tg_Trans **Kd_Supplier No_Order Tgl_)rder **No_TransM Jumlah **Kd_Spp Kd_suppLier Jumlah
Gambar 3.5. Normalisasi Pertama (1NF) *Kd_Spp Nama_Spp Merk Satuan Stock
b. Bentuk Normalisasi Tahap
*No_TransK Penerima Tgl_Kel Kedua (2NF) No_Mobil **No_TransK **Kd_Spp Jumlah *No_Order Tgl_Order **No_Order Tgl_Order Jumlah Kd_Supplier
Gambar 3.6. Normalisasi Kedua (2NF)
c. Bentuk Normalisasi Tahap Ketiga (3NF) Trans_Keluar Supplier Kd_Supplier Nama_Supplier Alamat No_Tlp
No_TransK Penerima Tg_Kel No_Mobil
Trans_Masuk No_TransM No_Faktur Tg_Trans Kd_Supplier Detail_Keluar No_TransK Kd_Spp Jumlah Order
Detail_Masuk Sparepart
No_Order Tgl_Order Detail_Order
No_TransM Kd_Spp Jumlah
No_Order Tgl_Order Jumlah Kd_Supplier
Kd_Spp Nama_Spp Merk Satuan Stok
Gambar 3.7. Normalisasi Ketiga (3NF)
3.6.5. Spesifikasi Input a. Struktur Basis Data Spare part
Field Name *Kd_Spp Nama_Spp Merk Satuan
Type Text Text Text Text
Field Size 12 25 10 2
Stock
Number Integer Tebel 3.1. Tabel Spare Part
Description
Gambar 3.8. Struktur Tabel Spare part dalam Ms-Acces
b. Struktur Basis Data Supplier Field Name *Kd_Supplier Nama_Supp Alamat
Type Text Text Text
Field Size 5 25 30
Description
No_Tlp
Text
13 Tabel 3.2. Tabel Supplier
Gambar 3.9. Struktur Tabel Supplier dalam Ms-Acces
c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk Field Name *No_TransM No_Faktur Tg_Trans
Type Number Text Date/Time
Field Size Long Integer 10 DD/MM/YYYY
Description
Kd_Supplier
Text
5
Tabel 3.3. Tabel Transaksi Masuk
Gambar 3.10. Struktur Tabel Transaksi Masuk dalam Ms-Acces
d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar Field Name *No_TransKel PENERIMA TGL_KEL NO_MOBIL
Type AutoNumber Text Date/Time Text
Field Size Long Integer 20 DD/MM/YYYY 6
Description
Tabel 3.4. Tabel Transaksi Keluar
Gambar 3.11. Struktur Tabel Transsaksi Keluar dalam Ms-Acces
e. Struktur Basis Data Order Spare Field Name *No_Order Tanggal Jumlah Kd_Supllier
Type AutoNumber Date/Time Number Text
Field Size Long Integer DD/MM/YYYY Single 5
Tabel 3.5. Tabel Order Spare parts
Description
Gambar 3.12. Struktur Tabel Order Spare parts dalam Ms-Acces
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat dikemukakan berdasarkan penjelasan-penjelasan yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai berikut : a. Sistem Informasi Persediaan Spare part yang berbasis komputer, dan memiliki basis data (database), diharapkan dapat menyelesaikan masalahmasalah yang dialami. b. Dengan adanya basis data (database) dengan komputer mepermudah pencariaan atau pengecekan spare parts yang ada di gudang c. Basis data (database) dengan komputer juga memperkecil tingkat kesalahan didalam transaksi antara bengkel dan gudang. d. Report atau laporan dapat dibuat sesuai basis data (database) yang telah dibuat, dan di format dengan mudah, cepat serta akurat.
4.2. Saran-saran Berdasarkan hal-hal yang dikemukakan diatas, untuk meningkatkan keberhasilan system yang dibuat maka diberikan saran-saran sebagai berikut : a. Sistem Persediaan spare parts perlu ditunjang dengan pemeliharaan yang baik agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. b. Sebaiknya sistem persediaan spare parts dapat dihubungkan dengan bagian lain seperti bagian bengkel, bagian administrasi, melalui jaringan nantinya. c. Untuk meninjau baik-tidaknya kinerja sistem persediaan spare parts, sebaiknya dalam kurun waktu satu tahun tidak ada modifikasi, agar terlihat mana yang harus dikembangan dalam system persediaan spare parts.
DAFTAR PUSTAKA
1. 1988
H.M, Jogiyanto, Pengenalan Komputer, Andi Offset, Yogyakarta,
2.
Fathansyah, Buku Teks Ilmu Komputer “BASIS DATA”, CV.
Informatika, Bandung, 1999 3.
Sutabri, Tata, Analisa Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta,
2003 4.
McLeod,
Raymond,
Sistem
Informasi
Manajemen,
PT.Prenhallindo, Jakarta, 1997 5.
Davis B Gordon, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen,
PT. Pusaka Pressindo, Jakarta, 1997 6.
Pranomo, Djoko, Belajar Sendiri Microsoft Access 2000, PT. Elex
Media Komputindo, Jakarta, 2001
LAMPIRAN
LISTING PROGRAM
**** Listing program Form Spare Part **** Option Compare Database
Private Sub cmdedit_Click() Me.AllowAdditions = True isi Kd_Spp.SetFocus cmdtambah.Enabled = False cmdedit.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False cmdkeluar.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True cmdbatal.Enabled = True End Sub Private Sub cmdtambah_Click() On Error GoTo Err_cmdtambah_Click Me.AllowAdditions = True Me.NavigationButtons = False isi DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Kd_Spp.SetFocus cmdtambah.Enabled = False cmdedit.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False cmdkeluar.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True cmdbatal.Enabled = True Exit_cmdtambah_Click: Exit Sub Err_cmdtambah_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdtambah_Click End Sub Private Sub cmdsimpan_Click() On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click Me.AllowAdditions = True Me.NavigationButtons = True DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Kd_Spp.SetFocus
kunci cmdtambah.Enabled = True cmdedit.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdsimpan_Click: Exit Sub Err_cmdsimpan_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdsimpan_Click End Sub Private Sub cmdbatal_Click() On Error GoTo Err_cmdbatal_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Me.NavigationButtons = True kunci Kd_Spp.SetFocus cmdtambah.Enabled = True cmdedit.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdbatal_Click: Exit Sub Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click End Sub Private Sub cmdhapus_Click() On Error GoTo Err_cmdhapus_Click Me.AllowAdditions = True DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
Me.AllowAdditions = False Exit_cmdhapus_Click: Exit Sub Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click End Sub Private Sub cmdkeluar_Click() On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click DoCmd.Close Exit_cmdkeluar_Click: Exit Sub Err_cmdkeluar_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdkeluar_Click End Sub Private Sub Form_Load() Dim db As Database Dim rs As Recordset Set db = CurrentDb Set rs = db.OpenRecordset("SPAREPART") If rs.EOF = True Then Me.AllowAdditions = True Else Me.AllowAdditions = False End If kunci End Sub Public Sub kunci() Kd_Spp.Locked = True Nama_Spp.Locked = True merk.Locked = True Satuan.Locked = True Stok.Locked = True
End Sub Public Sub isi() Kd_Spp.Locked = False Nama_Spp.Locked = False merk.Locked = False Satuan.Locked = False Stok.Locked = False End Sub **** Listing Program Form Supplier **** Option Compare Database Private Sub cmdedit_Click() Me.AllowAdditions = True Me.NavigationButtons = False isi Kd_Supplier.SetFocus cmdtambah.Enabled = False cmdedit.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False Command20.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True cmdbatal.Enabled = True End Sub Private Sub cmdtambah_Click() On Error GoTo Err_cmdtambah_Click Me.AllowAdditions = True isi Me.NavigationButtons = False DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Kd_Supplier.SetFocus cmdtambah.Enabled = False cmdedit.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False Command20.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True cmdbatal.Enabled = True Exit_cmdtambah_Click:
Exit Sub Err_cmdtambah_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdtambah_Click End Sub Private Sub cmdsimpan_Click() On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click Me.AllowAdditions = True DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Me.NavigationButtons = True Kd_Supplier.SetFocus cmdtambah.Enabled = True cmdedit.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True Command20.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False kunci Exit_cmdsimpan_Click: Exit Sub Err_cmdsimpan_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdsimpan_Click End Sub Private Sub cmdbatal_Click() On Error GoTo Err_cmdbatal_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Me.NavigationButtons = True Kd_Supplier.SetFocus cmdtambah.Enabled = True cmdedit.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True Command20.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False
cmdbatal.Enabled = False kunci Exit_cmdbatal_Click: Exit Sub Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click End Sub Private Sub cmdhapus_Click() On Error GoTo Err_cmdhapus_Click Me.AllowAdditions = True DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Exit_cmdhapus_Click: Exit Sub Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click End Sub Private Sub Command20_Click() On Error GoTo Err_Command20_Click DoCmd.Close Exit_Command20_Click: Exit Sub Err_Command20_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command20_Click End Sub Private Sub Form_Load() Dim db As Database Dim rs As DAO.Recordset Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset("SUPPLIER") If rs.EOF = True Then Me.AllowAdditions = True Else Me.AllowAdditions = False End If kunci End Sub Public Sub kunci() Kd_Supplier.Locked = True Nama_Supp.Locked = True Alamat.Locked = True No_Tlp.Locked = True End Sub Public Sub isi() Kd_Supplier.Locked = False Nama_Supp.Locked = False Alamat.Locked = False No_Tlp.Locked = False End Sub **** Listing Program Form Transaksi Spare Part Keluar **** Option Compare Database Private Sub cmdtambah_Click() On Error GoTo Err_cmdtambah_Click Me.AllowAdditions = True Me.NavigationButtons = False isi DoCmd.GoToRecord , , acNewRec No_Trans.SetFocus cmdtambah.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False cmdkeluar.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True cmdbatal.Enabled = True Exit_cmdtambah_Click: Exit Sub
Err_cmdtambah_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdtambah_Click End Sub Private Sub cmdsimpan_Click() On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click Me.AllowAdditions = True Me.NavigationButtons = False DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False No_Trans.SetFocus kunci cmdtambah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdsimpan_Click: Exit Sub Err_cmdsimpan_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdsimpan_Click End Sub Private Sub cmdbatal_Click() On Error GoTo Err_cmdbatal_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False No_Trans.SetFocus kunci cmdtambah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdbatal_Click:
Exit Sub Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click End Sub Private Sub cmdkeluar_Click() On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click DoCmd.Close Exit_cmdkeluar_Click: Exit Sub Err_cmdkeluar_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdkeluar_Click End Sub Private Sub Form_Load() Dim db As Database Dim rs As DAO.Recordset Set db = CurrentDb Set rs = db.OpenRecordset("TRANS_KELUAR") If rs.EOF = True Then Me.AllowAdditions = True Else Me.AllowAdditions = False End If kunci End Sub Public Sub kunci() NO_TRANSK.Locked = True TGL_KEL.Locked = True PENERIMA.Locked = True NO_MOBIL.Locked = True fDETAIL_KELUAR_Subform.Locked = True End Sub Public Sub isi()
NO_TRANSK.Locked = False TGL_KEL.Locked = False PENERIMA.Locked = False NO_MOBIL.Locked = False fDETAIL_KELUAR_Subform.Locked = False End Sub Private Sub cmdhapus_Click() On Error GoTo Err_cmdhapus_Click Me.AllowAdditions = True DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Exit_cmdhapus_Click: Exit Sub Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click End Sub **** List Program Form Transaksi Spare Part Masuk **** Option Compare Database Private Sub Form_Load() Dim db As Database Dim rs As DAO.Recordset Set db = CurrentDb Set rs = db.OpenRecordset("Trans_Masuk") If rs.EOF = True Then Me.AllowAdditions = True Else Me.AllowAdditions = False End If kunci End Sub Public Sub kunci() No_TransM.Locked = True NO_FAKTUR.Locked = True
Tg_Trans.Locked = True Kd_Supplier.Locked = True FDetail_Masuk_Subform.Locked = True End Sub Public Sub isi() No_TransM.Locked = False NO_FAKTUR.Locked = False Tg_Trans.Locked = False Kd_Supplier.Locked = False FDetail_Masuk_Subform.Locked = False End Sub Private Sub cmdtambah_Click() On Error GoTo Err_cmdtambah_Click Me.AllowAdditions = True Me.NavigationButtons = False isi DoCmd.GoToRecord , , acNewRec No_TransM.SetFocus cmdtambah.Enabled = False cmdkeluar.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True cmdbatal.Enabled = True Exit_cmdtambah_Click: Exit Sub Err_cmdtambah_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdtambah_Click End Sub Private Sub cmdsimpan_Click() On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click Me.AllowAdditions = True Me.NavigationButtons = True DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False kunci No_TransM.SetFocus
cmdtambah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdsimpan_Click: Exit Sub Err_cmdsimpan_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdsimpan_Click End Sub Private Sub cmdbatal_Click() On Error GoTo Err_cmdbatal_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Me.NavigationButtons = True kunci No_TransM.SetFocus cmdtambah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdbatal_Click: Exit Sub Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click End Sub Private Sub cmdhapus_Click() On Error GoTo Err_cmdhapus_Click Me.AllowAdditions = True DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False
Exit_cmdhapus_Click: Exit Sub Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click End Sub Private Sub cmdkeluar_Click() On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click DoCmd.Close Exit_cmdkeluar_Click: Exit Sub Err_cmdkeluar_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdkeluar_Click End Sub **** Listing Program Form Order Spare part **** Option Compare Database Private Sub cmdtmbah_Click() On Error GoTo Err_cmdtmbah_Click Me.AllowAdditions = True Me.NavigationButtons = False DoCmd.GoToRecord , , acNewRec isi no_order.SetFocus cmdtmbah.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False cmdkeluar.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True cmdbatal.Enabled = True Exit_cmdtmbah_Click: Exit Sub
Err_cmdtmbah_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdtmbah_Click End Sub Private Sub cmdsimpan_Click() On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click Me.AllowAdditions = True DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Me.NavigationButtons = True no_order.SetFocus cmdtmbah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdsimpan_Click: Exit Sub Err_cmdsimpan_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdsimpan_Click End Sub Private Sub cmdbatal_Click() On Error GoTo Err_cmdbatal_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Me.NavigationButtons = True no_order.SetFocus cmdtmbah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdbatal_Click: Exit Sub
Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click End Sub Private Sub cmdhapus_Click() On Error GoTo Err_cmdhapus_Click Me.AllowAdditions = True DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False Exit_cmdhapus_Click: Exit Sub Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click End Sub Private Sub cmdkeluar_Click() On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click DoCmd.Close Exit_cmdkeluar_Click: Exit Sub Err_cmdkeluar_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdkeluar_Click End Sub Private Sub Form_Load() Dim db As Database Dim rs As DAO.Recordset Set db = CurrentDb Set rs = db.OpenRecordset("TOrder") If rs.EOF = True Then Me.AllowAdditions = True
Else Me.AllowAdditions = False End If kunci End Sub Public Sub kunci() no_order.Locked = True Tgl_Order.Locked = True FDetail_Order_Subform.Locked = True End Sub Public Sub isi() no_order.Locked = False Tgl_Order.Locked = False FDetail_Order_Subform.Locked = False End Sub
Tampilan-tampilan Program
Print out Program
