Gemeentebestuur
Nr. 15 De Raa d van de g emeen te Dordrech t; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 juni 2000, nr. 2000/2010/SBC; gelet op het b epaalde in de artikelen 212 en 213 van d e Geme entewe t; gelet op de Organisatieverordening;
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende Verordening administratie en beheer verm oge nsw aard en e n co ntrole
Hoofdstuk 1
Algemene bepalingen Artik el 1
Begrippen 1. 2.
3.
4.
5. 6.
7.
Vermogenswaarden: de financiële middelen, alsmede de waarde van goederen en rechten van de gemeente. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en het functioneren van (een onderdeel van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Financiële administratie: het systematisch vastleggen en verwerken van de financiële verrekeningen binnen (een onderdeel van) de gemeentelijke organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in: - de uitvoering van de begroting en het beheer van de budgetten; - het beheer van de overige vermogenswaarden; - het afwikkelen van vorderingen en schulden; - de financieel-economische positie; alsmed e tot het a fleggen van reke ning en verantw oording daarov er. Algeme ne dienst: de administratie en het beheer van vermogenswaarden op centraal niveau. Dit betreft de middelen d ie (nog) niet zijn toebe deeld aan een dienst. Stadsadministratie: de financiële administratie op centraal niveau. Stadscomptabele en dienstcomptabelen: de fu nctio nariss en d ie ver antw oord elijk zijn voor de (ju isthe id van de) fin anc iële ad minis tratie en de rekening op respectievelijk stadsniveau en dienstniveau. Stadsc ontroller en dienstco ntroller: de functionarissen als bedoeld in artikel 17 en 18 van de Organisatieverordening.
- 2 -
8.
Administratieve organisatie: het geheel van administratieve procedures en activiteiten voor het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van de sturingsinformatie voor management en bestuur en ten behoeve van de rekening en verantwoording. 9. Interne controle: toetsing van de rechtmatigheid en doelmatigheid van de financiële administratie en informatie en het beheer van vermogenswaarden binnen (een onderdeel van) de gemeentelijke organisatie. 10. Externe controle: toetsing van de rechtmatigheid en doelmatigheid van de financiële administratie en informatie en het beheer van vermogenswaarden door een accountant, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie.
Artik el 2 Best uur e n org anisa tie 1. De verantwoordelijkheid voor de administratie en het beheer van vermogenswaarden, alsmede voor de organisatie daarvan, berust bij burgemee ster en wethouders. 2. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid in de administratie en het beheer van vermogenswaarden. 3. De a mbt elijke orga nisat ie is ing ede eld in adm inistra tief ze lfstan dige orga nisat ie-ee nhe den , die worden aangeduid als diensten. De betreffende diensten zijn vermeld in artikel 2, lid 2, van de Organisatieverordening.
Hoofdstuk 2
Financieel beheer op stadsniveau en stadsadministratie Artik el 3
Stadscomptabele en stadscontroller 1. Burgemeester en wethouders wijzen een stadscomptabele aan. Zij stellen voor het functioneren van de stad scompta bele zonod ig een nade re instructie vast. 2. De stadscomptabele is verantwoordelijk voor de volgende, door het Stads Bestuurs Centrum uit te voeren, taken: a. de zorg voor de stadsadministratie; b. het beheer van vermogenswaarden op stadsniveau, als bedoeld in artikel 4, lid 2c; c. het opstellen van de stadsjaarrekening. 3. De stadsco mptabe le zorgt bij de uitvoering va n de taken , genoem d in lid 2 voor een juiste behartiging van de financiële belangen van de gemeente. 4. De stadscontroller houdt toezicht op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de aanwending van financiële middelen door de diensten. Hij zorgt uit hoofde van zijn toezichtstaak, gevraagd en ongevraagd, voor de benodigde informatievoorziening aan burgemeester en wethouders en de secretaris. Aan hem wordt door de dienstdirecteuren en de dienstcontrollers alle door hem gevraagd e en voor de uitoefening va n zijn functie beno digde inform atie verstrekt. 5. De stadscontroller draagt zorg voor de benodigde kaders voor de administratieve organisatie, de interne controle en de bestuurlijke informatievoorziening en hij coördineert de totstandkoming van de stadsbegroting. 6. De stadscontroller adviseert burgemeester en wethouders over het financieel beleid, de financiële planning en de financiële consequenties van de beleidsvoorstellen.
- 3 -
Artik el 4 Stads Bestuurs Centrum 1. Het Stads Bestuurs Centrum voert op stadsniveau de volgende control-taken uit betreffende de administratie en het beheer van vermogenswaarden: a. beleid- en prognosetaken; b. kaderstelling ten behoeve van de diensten, waaronder de stadsbegroting en de kaders voor administratieve organisatie, interne controle en bestuurlijke informatievoorziening; c. analyse van de stads- en dienstresultaten en verslaglegging; d. toezicht op de rechtmatigheid en doelmatigheid van het beheer van vermogenswaarden door de diensten; e. procesbeheersing ten aanzien van de cyclische processen; f. kaderstelling ten aanzien van de gemeentelijke belastingen. 2. Het Stads Bestuurs Centrum heeft ten aanzien van de administratie en het beheer van vermogenswaarden op stadsniveau de volgende uitvoerende taken: a. consolidatie van de dienstrekeningen in de stadsjaarrekening; b. het uitvoeren van de stad sadministratie (artikel 5). c. het kapitaalbeheer, waar onder de optimalisering van baten en lasten uit vorderingen en schulden e n de liquide m iddelen (treasury);
Artik el 5 De st adsa dmin istratie De stadsadministratie van de gemeente omvat de volgende onderdelen: a. de systematische vastlegging van gegevens die nodig zijn voor een goed inzicht in de financiële positie van de gemeente; b. het bewaken van aan de diensten beschikbaar gestelde budgetten; c. het bijhouden van het stelsel van baten en lasten; d. het verstrekken van financiële informatie.
Artik el 6 Reg istratie In de stadsadministratie worden alle bezittingen, schulden, ontvangsten en uitgaven, casu quo rechten en verplichtingen van de gemeente geregistreerd, met dien verstande dat alle op de diensten betrekking hebbende financiële mutaties periodiek in gecomprimeerde vorm in de stadsadministratie worden vastgelegd.
Artik el 7 Stadsbegroting en stadsjaarrekening 1. De stadsbegroting en de stadsjaarrekening worden opgesteld binnen de wettelijke voorschriften en de nader door burgemeester en wethouders aan te geven randvoorwaarden. 2. De stadsbegroting wordt opgesteld door de stadscontroller en wordt binnen de door burgemeester en wethouders vastgestelde tijdsplanning door de gemeentesecretaris aan hen aangeboden. 3. De st adsja arrek enin g wo rdt do or de stad scom ptab ele o pge maa kt en ond ertek end en uit erlijk 1 septem ber van het jaa r, volgend op het dienstjaar w aarop de rek ening betrek king heeft, door de secretaris aan burgemeester en wethouders aangeboden. 4. De tot de stadsjaarrekening behorende toelichting wordt ingericht met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke voorschriften en de door burgemeester en wethouders gegeven aanwijzingen.
- 4 -
Artik el 8 Toetsing Stads Bestuurs Centrum Indien het Stadsbestuurscentrum een afwijkend standpunt heeft ten aanzien van de verantwoording door diensten van baten en lasten, wordt daarvan bij de aanbieding van de stadsjaarrekening mededeling gedaan in de rapportage van het Stads Bestuurs Centrum.
Artik el 9 Décharge 1. De vaststelling van de stadsjaarrekening strekt mede tot décharge van burgemeester en wethouders met betrekking tot het gevoerde financieel beheer en de financiële administratie. De aanbieding van de rekening door burgemeester en wethouders aan de raad strekt mede tot décharge van de ambtelijke organisatie en de ambtenaren met betrekking tot het door hen gevoerde financieel beheer en de financiële administratie, behoudens later in rechte gebleken valsheid in bewijsstukken of andere onregelmatigheden. 2. De in het eerste lid bedoelde ambtenaren kunnen ook afzonderlijk worden gedéchargeerd.
Artikel 10 Tussentijdse rapportages 1. Periodiek uit te brengen financiële rapportages door de diensten worden door het Stads Bestuurs Centrum geïntegreerd tot een concept-stadsrapportage, die ook de gemeentebrede activiteiten omvat en die door de secretaris wordt aangeboden aan burgemeester en wethoude rs. 2. Burgemeester en wethouders leggen de stadsrapportage voor aan de gemeenteraad.
Artikel 11 Besluiten met financiële gevolgen De st adsc omp tabe le en de sta dsco ntrolle r wo rden doo r de se creta ris tijdig op d e ho ogte gest eld van alle do or de raad en bu rgem eest er en wet hou ders g eno men beslu iten w aara an fin anc iële gevolgen voor de gemeente zijn verbonden.
Artikel 12 Toezicht op doelmatigheid financieel beheer Indien de stadscontroller en de stadscomptabele van oordeel zijn, dat op enigerlei wijze een meer doelmatig financieel beheer kan worden verkregen, dan wel dat vermeerdering van inkomsten mogelijk is, treden zij over de te nemen maatregelen in overleg met de secretaris, de dienstdirecteuren, dienstcontrollers en dienstcomptabelen en wordt een gezamenlijke rapportage aan burgemeester en wethouders voorgelegd.
Artikel 13 Comptabiliteitsoverleg Met inachtneming van hoofdstuk 3 voert de stadscomptabele regelmatig overleg met de dienstcomptabelen ter bewaking van de eenheid in de financiële administratie, het beheer van de geldmiddelen en de inrichting van de financiële verslaglegging.
- 5 -
Artikel 14 Algemene dienst De st adsc omp tabe le is ve rantw oord elijk vo or de rege ling e n uitv oerin g van de fin anc iële verhouding van de algemene dienst met de diensten, met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke voorschriften en de door burgemeester en wethouders gegeven aanwijzingen.
Artikel 15 Geldverkeer 1. Het ge ldverkee r dient zov eel mo gelijk te wo rden ge leid via doo r burgem eester en wetho uders aangewezen bankrekeningen. 2. Contant g eldverkeer en het gebruik va n chequ es aan toon der dienen zo veel mog elijk te worden beperkt. 3. De betalingen van de posten op de algemene dienst geschieden met inachtneming van door burgemeester en wethouders vast te stellen richtlijnen.
Hoofdstuk 3
Financiële administratie en financieel beheer binnen diensten
Artikel 16 Algemeen 1. Onverminderd de verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders berust de verantwoordelijkheid voor de financiële administratie, met inbegrip van de organisatie daarvan, voor de administratieve organisatie, met inbegrip van de interne controle, en het financieel behee r van een dienst bij de betreffen de dien stdirecteu r. 2. Van het bepa alde in dit hoofdstuk kan worde n afgeweke n ten aanzien van de d ienst Stadsw erken, voor zo ver de "Vero rdening op d e Sportraad " daarin voorziet. 3 Van het bepaalde in dit hoofdstuk kan worden afgeweken ten aanzien van de dienst Welzijn, voor zover de "Verordening bestuurscom missie openb aar primair onde rwijs gemee nte Dordrech t" en de "Ve rordening be stuurscom missie openb aar voortgeze t onderwijs gem eente Dordrecht" daarin voorzien. 4. Voo r wat betre ft de g eme ente finan ciën omv at de alge men e die nst m ede de re sulta ten v an a lle diensten, als bedoeld in artikel 2 van de Organisatieverordening.
Artikel 17 Eigendommen 1. De eigendommen die in een dienst worden ingebracht, worden gewaardeerd tegen een door de gemeenteraad vast te stellen systematiek. 2. De afschrijvingen worden, voor zover geen specifieke voorschriften of richtlijnen van kracht zijn, door burgemeester en wethouders op bedrijfseconomische grondslagen bepaald, op voorstel van de dienst.
Artikel 18 Reserves en voorzieningen 1. Binn en d e die nst k unn en re serve s en v oorz ienin gen wor den gevo rmd . De g eme ente raad stelt nadere regels vast inzake de vorming van reserves, rentebijschrijving, alsmede toevoeging en onttrekking aan de reserves. 2. Rese rves e n voo rzien inge n, m et uitz ond ering van d ie van het G rond bed rijf, wo rden bele gd b ij de algemene dienst. De reserves worden rentedragend belegd volgens een door burgemeester en wethouders vast te stellen rentepercentage.
- 6 -
Artikel 19 Financiering 1. De gemeenteraad verstrekt uit de algemene dienst kapitaal aan de dienst voor de financiering van de vaste activa. 2. Het kapitaal wordt jaarlijks aangepast op grond van de mutaties die zich in de boekwaarde van de vaste activa hebben voorgedaan. Voor het Grondbedrijf wordt uitgegaan van de netto-toename na inzet van de reserves en voorzieningen. 3. De gemeenteraad verstrekt uit de algemene dienst financiële middelen aan de dienst voor de uitvoering van haar taken. 4. Over uit de alge mene d ienst aan de d iensten verstrekte financieringsmid delen wo rdt rente berekend volgens een door burgemeester en wethouders vast te stellen percentage.
Artikel 20 Vera ntw oord elijkh ede n die nstc omp tabe le 1. De dienstdirecteur wijst voor zijn dienst een dienstcomptabele aan. 2. Onverminderd het bepaalde in de artikelen 15 en 18 van de Organisatieverordening is de dienstcomptabele zelfstandig verantwoordelijk voor de inrichting en de uitvoering van de financiële administratie. In dat kader voert hij tevens interne controles uit op de rechtmatigheid van de financieel-administratieve handelingen. 3. De h iervo or in a anm erkin g ko men de fu nctio nariss en ve rstrek ken de die nstc omp tabe le alle gegevens en stukken die hij ten behoeve van een juiste verzorging van de administratie en de periodieke ve rslaglegging no dig heeft. 4. De dienstcomptabele draagt er zorg voor dat aan burgemeester en wethouders, aan de dienstcontroller en de daarvoor in aanmerking komende andere functionarissen alle door hen benodigd e informatie tijdig, juist en volledig w ordt verstrekt. 5. Burg eme este r en w etho ude rs stelle n voo r het f unc tione ren v an d ienst com ptab elen zono dig een nad ere instructie vast.
Artikel 21 Verantwoordelijkheden dienstcontroller in het kader van financieel beheer 1. Op gro nd van artikel 18 va n de O rganisatie verorde ning he eft de die nstcon troller onde r andere tot ta ak h et toe zicht op d e rec htm atigh eid e n do elma tighe id van de aa nwe ndin g van finan ciële middelen door de dienstonderdelen. Hij zorgt uit hoofde van zijn toezichtstaak, gevraagd en ongevraagd, voor de benodigde informatievoorziening aan burgemeester en wethouders en de dienstdirecteur. Aan hem wordt door de medewerkers van de dienst alle door hem gevraagde informatie verstrekt. 2. De dienstcontroller draagt zorg voor de benodigde kaders binnen zijn dienst voor de administratieve organisatie, de interne controle en de bestuurlijke informatievoorziening en coördineert de totstandkoming van de begroting. 3. Als onderdeel van de algemene taak van de dienstcontroller om de directeur te ondersteunen bij de bedrijfsvoering adviseert hij de directeur over het financieel beleid, de financiële planning en de financiële consequenties van de beleidsvoorstellen.
Artikel 22 Begroting 1. Burgemeester en wethouders stellen jaarlijks richtlijnen vast voor de (meerjaren) begrotingsvoorbereiding. 2. Jaarlijks vóór een door burgemeester en wethouders te bepalen datum biedt de dienstdirecteur een ontwerp-begroting voor het komend dienstjaar aan burgemeester en wethouders aan.
- 7 -
3. Burgemeester en wethouders winnen, alvorens de door hen vastgestelde ontwerp-begroting aan de raad voor te leggen , het advies in van de betrokken raad scommissies.
Artikel 23 Tussentijdse rapportages 1. Periodiek en in elk geval op nader door burgemeester en wethouders aangegeven tijdstippen legt de d ienstdirec teur doo r tussenk omst va n de sec retaris aan burgem eester en wetho uders verantwoording af over het door hem gevoerde financieel beheer. Hij brengt hiertoe periodiek een financiële rapportage uit, desgewenst in samenhang met een productenrapportage. 2. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regelen vaststellen omtrent de inrichting van deze managementrapportage en de frequentie van rapporteren.
Artikel 24 Begrotingswijzigingen 1. In de tussentijdse rapportage doet de dienstdirecteur zonodig voorstellen tot wijziging van de begroting va n zijn dienst. 2. Het bepaalde in artikel 22, lid 3, is van overeenkomstige toepassing op voorstellen tot wijziging van de begroting.
Artikel 25 Jaarrekening van de dienst 1. Elke dienst stelt jaarlijks een rekening en een verslag op over het gevoerde financieel beheer en de gerealiseerde resultaten. 2. De jaarrekening van de dienst wordt opgemaakt door de dienstcomptabele en het verslag wordt opgesteld door de dienstdirecteur. De jaarrekening en het directieverslag worden door de directeur aan burgemeester en wethouders aangeboden voor een door hen te bepalen datum na afloo p van h et verslag jaar. 3. Indien en voor zover de rekening de dienstdirecteur aanleiding geeft tot het maken van opmerkingen met betrekking tot de verantwoording, neemt hij dit op in het directieverslag.
Artikel 26 Besluiten met financiële gevolgen De dienstco mptabe le en de dienstc ontroller worden tijdig door de dienstd irecteur op de h oogte gesteld van alle door de raad, door burgemeester en wethouders en door de directeur genomen besluiten, waaraan financiële consequenties voor de dienst zijn verbonden.
Artikel 27 Geldverkeer 1. Burgemeester en wethouders kunnen één of meer afzonderlijke bankrekeningen aanwijzen voor het innen van (door hen aan te geven) inkomsten en voor het doen van uitgaven. 2. Contant geldverkeer en het gebruik van cheques aan toonder dienen zoveel mogelijk beperkt te worden. 3. Betalingen door de dienst geschieden met inachtneming van door burgemeester en wethouders na consultatie van de dienstcomptabele vast te stellen richtlijnen.
- 8 -
Artikel 28 Inning van inkomsten De dienstco mptabe le is belast met de inn ing van de ink omsten v an de diens t.
Artikel 29 Gron dbe drijf Tegelijkertijd met de indiening van de jaarrekening van het Grondbedrijf wordt door de directeur Grond bedrijf een progno se van h et verloop van de vermo gensp ositie van d it bedrijf op lan gere term ijn aa n bu rgem eest er en wet hou ders a ang ebo den . Dez e pro gno se ge eft m inima al een bee ld van de resultaten die zouden ontstaan wanneer, rekening houdend met de door burgemeester en wet hou ders g ege ven richtlijn en, a lle gro nde xplo itatie s van het G rond bed rijf zou den zijn gerealiseerd overeenkomstig de voorgenomen plannen.
Hoofdstuk 4
Controle op de administratie en het beheer van vermogenswaarden Artikel 30
Accountant 1. De controle op de administratie en het beheer van vermogenswaarden wordt opgedragen aan een bij afzond erlijk raadsbesluit aange wezen a ccounta nt. 2. De controle is gericht op de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.
Artikel 31 Periodieke controles 1. De controle geschiedt zo vaak burgemeester en wethouders dit aan de in artikel 30 bedoelde acc oun tant opd rage n en tenm inste een maa l per ja ar en voor ts zo v aak als de acco unta nt dit wenselijk oord eelt en onve rminderd he t bepaalde in a rtikel 215 van de Gemee ntewet. 2. De controle geschiedt zonder voorafgaande aankondiging aan de gecontroleerden en op ongeregelde tijdstippen. 3. De gecontroleerden, alsmede de andere ambtenaren der gemeente, geven desgevraagd inzage van de kas, de financiële administratie en de bescheiden en verstrekken verder de inlichtingen, welke de accoun tant voor de u itoefening van zijn taak nodig ac ht.
Artikel 32 Controleverslag 1. Van iedere controle wo rdt door de ac countan t een contro leverslag opge maakt. 2. De gecontroleerde is bevoegd aan het verslag een verklaring toe te voegen. 3. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de doorzending van het controleverslag aan de gemeenteraad en aan het college van Gedeputeerde Staten.
Artikel 33 Controle bij diensten De controle op de financiële administratie en het geldelijk beheer van de diensten wordt opgedragen aan de in artikel 30 bedoelde accountant. De artikelen 31 en 32 zijn hierbij van overeenkomstige toepassing.
- 9 -
Artikel 34 Controle van de jaarrekening Het onderzoek naar de deugdelijkheid van de stadsjaarrekening en van de jaarrekeningen van de diensten w ordt opged ragen aan de in artikel 30 bed oelde acco untant.
Hoofdstuk 5
Slotbepalingen
Artikel 35 Uitzonderingen Indie n en voor zove r dit op gron d van de w et da n we l daa ruit vo ortvlo eien de vo orsch riften nod ig is, kan door burgemeester en w ethouders voor een da artoe door hen aang ewezen dienst van deze verordening worden afgeweken.
Artikel 36 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking op 1 juli 2000. 2. De "Verordening organisatie financieel concernbeheer" en de "Beheersverordening takken van dienst", beide vastgesteld op 29 september 1992 en gewijzigd op 31 januari 1995, en de "Verordening controle financiële administratie c.a.", vastgesteld op 29 september 1992, worden met ingang van 1 juli 2000.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 4 juli 2000. de w nd. s ecre taris
de voorzitter
Artikelsgewijze toelichting op de Verordening administratie en beheer vermogenswaarden en controle
Artikel 2: rolverdeling bestuur en management, definities beheer, rechtmatigheid en doelmatigheid. Dit artikel reg elt de be stuurlijke ve rantwo ordelijkhe id voor de admin istratie en he t financiee l behee r. Naast de bestuurlijke verantwoordelijkheid van B&W is de verantwoordelijkheid van het dienstmanagement geregeld in artikel 16. Met financieel beheer wordt bedoeld: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de gemeentelijke middelen en rechten. Onder eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid wordt verstaan: a. de deugdelijkheid van de financiële verantwoording; b. verplichtingen, uitgaven en ontvangsten moeten in overeenstemming zijn met de geldende regelgeving en het doel van de ze regels; c. er mag geen sprake zijn van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen; d. financieel beheer en administratie moeten ordelijk en controleerbaar zijn; e. de opzet en de werking van het systeem van sturing houdt waarborgen in voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de activiteiten; f. benodigde middelen worden economisch verantwoord verworven; g. de informatievoorziening aan burgemeester en wethouders en de raad moet betrouwbaar, tijdig, relevant en toereikend zijn; h. de gehanteerde methoden en technieken van gegevensverwerking moeten efficiënt zijn. De verordening verplicht burgemeester en wethouders, respectievelijk de dienstdirecteuren tot het benoem en van ee n stadscom ptabele respe ctievelijk dienstcom ptabelen (artikelen 3 en 20). Deze verordening en derhalve ook de in dit artikel beschreven bestuurlijke verantwoordelijkheid geldt ook voor de in de Organisatieverordening aangewezen dienst Stadstoezicht en Controle. Het feit dat deze dienst organisatorisch is ondergebracht bij de Politie, district Dordrecht, doet hieraan geen afbreuk.
Artikel 3/artikel 20/artikel 21: rolverdeling comptabelen, controllers en management De dienstdirecteur is voor alle zaken binnen zijn dienst, dus ook voor de financiële administratie, het financieel beheer, de control, de bestuurlijke informatievoorziening, de begroting, de rekening en de administratieve organisatie, verantwoordelijk. Daarnaast kent deze verordening een verantw oordelijkheid waarbij een functionaris van de dienst rechtstreeks ve rantwoo rding verschu ldigd is aan het be stuur: Dit be treft d e ver antw oord elijkh eid va n de dien stco mpt abe le voo r de to tstan dko ming en de juisth eid van de dienstrekening, alsmede de juistheid van de financiële administratie. Op grond van de Organisatieverordening kennen we reeds de verantwoordelijkheid van de dienstcontroller voor een onafhankelijk toezicht op de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de aanwending van financiële middelen door de dienstonderdelen. Beide functionarissen hebben met elkaar gemeen dat zij rechtstreeks naar het bestuur een actieve informatieplicht he bben: zij zorgen e rvoor dat het b estuur tijdig, juiste en volledige info rmatie krijgt. De verordening laat de mogelijkheid open dat de functies comptabele en controller door één functionaris worden vervuld. Dit kan bijvoorbeeld bij een kleine dienst gewenst zijn. Ook kan een dien st erv oor k iezen om d e co ntrolle r de h iërarc hisch e ba as va n he t hoo fd va n de finan ciële administratie te laten zijn. De vraag is wie dan als dienstcomptabele moet worden aangewezen: de controller of het hoofd van de financiële administratie. De dienst bepaalt dit zelf aan de hand van de aard van d e stu ring d oor d e co ntrolle r: stuu rt de c ontro ller oo k ster k inh oud elijk d an d ient h ij als comptabele te worden aangewezen; beperkt de sturing zich hoofdzakelijk tot de personele zorg en stuurt hij inhoudelijk gezien op afstand, dan kan het hoofd f.a. als comptabele worden aangewezen.
- 2 -
Artikel 4: rol Stads Bestuurs Centrum Het Stads Bestuurs Centrum (SBC) is het ondersteunende apparaat voor stadscontroller en stadscomptabele. In het kader van control zorgt het SBC voor kaderstelling (waaronder het begrotingsproces), toezicht en ondersteuning. In het kader van de comptabiliteit voert het SBC de stadsadministratie uit, verzorgt het financieel beheer op stadsniveau en stelt de stadsjaarrekening samen.
Artikel 8: toetsing SBC Deze bepaling heeft betrekking op de onafhankelijke toezichtstaak van de stadscontroller c.q. het SBC ten a anzie n van de re chtm atigh eid e n do elma tighe id van de aa nwe ndin g van finan ciële middelen door diensten, als bedoeld in artikel 17, lid 2, van de Organisatieverordening.
Artikel 9: décharge Décharge houdt in dat de wijze waarop de financiële middelen zijn beheerd en zijn aangewend voor de te verrichten taken, wordt geaccordeerd. Daarna kunnen de betrokken bestuurders of amb tena ren n iet m eer o p ee n on juist b ehe er wo rden aan gesp roke n, ten zij er sp rake is van valsh eid in geschrifte of andere onregelmatigheden. De laatste toevoeging is nogal algemeen gesteld. Men moet hierbij vooral denken aan handelingen waarbij opzet in het spel is.
Artikel 10: rapportages De belangrijkste en jaarlijks terugkerende rapportage in dit verband is de interimnota. Ook ad hoc kan afgesproken worden een tussentijdse rapportage uit te brengen, bijvoorbeeld in het kader van bezuinigingen en ombuigingen. Ook bij grote dienstoverstijgende projecten kan dit aan de orde zijn.
Artikel 13: overleg tussen comptabelen enerzijds en controllers anderzijds De prak tijk zal nog m oeten u itwijzen ho e het ov erleg tusse n com ptabele n en tus sen con trollers voo rtaan zal ga an p laats vind en. T ot du sverr e ken nen we h et co ntrolle rsove rleg. D eze c ontro llers zijn meestal tevens de comptabelen. Ook staan zowel control-onderwerpen als administratieve zaken op de agenda. Ad hoc worden ook medewerkers of leidinggevenden met verantwoordelijkheid voor de financiële administratie en financieel beheer uitgenodigd. Het controllersoverleg in deze vorm zal blijven functioneren. Wanneer op enig moment dienstcomptabelen zijn aangewezen die niet tevens controller zijn, wordt met deze comptabelen overlegd over zaken betreffende de eenheid in de financiële administratie en verslaglegging en het beheer van de ge ldmiddelen, zonodig in aanw ezigheid van de controllers.
Artikel 14: algemene dienst Voor het begrip "algemene dienst": zie artikel 1.
Artik el 16 , lid 1: s portr aad en be stuu rscom missie s ope nba ar on derw ijs In de Verordening op de Sportraad staat een enkele, van deze verordening afwijkende, bepaling. Het betreft afwijkingen van artikel 2. Hetzelfde geldt voor de "Verordening bestuurscommissie openbaar primair onderwijs" en de "Verordening bestuu rscommissie openbaa r voortgezet onderwijs".
- 3 -
Artikel 23: dienstrapportages In toenemende mate zullen deze financiële rapportages deel gaan uitmaken van meer algemene managementrapportages (MARAP's). Verantwoording afleggen over het gevoerde financieel beheer zal steeds meer gekoppeld worden aan de verantwoording over gerealiseerde resultaten. Naast de M ARAP's d ienen ook de rapportag es van de d iensten in het ka der van de inte rimnota te worden vermeld als rapp ortage in de zin va n dit artikel (zie ook artikel 10).
Artikel 24: begrotingswijzigingen Spelregels met betrekking tot het indienen van begrotingswijzigingen zijn opgenomen in de door burgemeester en w ethouders vastgestelde bud getregels.
Artikel 25: dienstjaarrekening Lid 3: Indien directeur en comptabele na overleg verschil van mening blijven behouden over een onderdeel van de rekening, kan de directeur de comptabele niet opdragen dit aan te passen. Hij kan zijn visie dan opnemen in het directieverslag.
Artik el 30 - 34: a cco unta ntsc ontro le De controle richt zich op de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid. De wetgever heeft niet nader aangege ven wat hieronder m oet worden verstaan. D e invulling die in de praktijk aan deze begrippen wordt gegeven is verwoord in de toelichting op artikel 2.
- - - - - - - - -