Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzata
1
TARTALOMJEGYZÉK
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
4
1. Az alapító neve:........................................................................................................................................... 4 2. Költségvetési szerv neve:............................................................................................................................. 4 3. A hivatal jogállása: ..................................................................................................................................... 5 4. Felügyeleti szerve: ...................................................................................................................................... 5 5. A Hivatal gazdálkodási jogköre:................................................................................................................. 5 6. Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának az Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Rt.-nél vezetett bankszámlái: II. A POLGÁRMESTERI HIVATAL IRÁNYÍTÁSA ÉS VEZETÉSE
5
A POLGÁRMESTERI HIVATAL IRÁNYÍTÁSA. ......................................................................................................... 5 A POLGÁRMESTERI HIVATAL VEZETÉSE .............................................................................................................. 6 A Jegyzı : ........................................................................................................................................................ 6 Az aljegyzı: ..................................................................................................................................................... 6 Osztályvezetık................................................................................................................................................. 7 Az ügyintézık és ügykezelık valamint más alkalmazottak: ............................................................................. 8 A MUNKÁLTATÓI JOGOK GYAKORLÁSÁNAK RENDJE:........................................................................................... 9 A JOGI KÉPVISELET SZABÁLYAI: .......................................................................................................................... 9 VAGYONNYILATKOZAT-TÉTELRE KÖTELEZETT MUNKAKÖRÖK............................................................................ 9 .......................................................................................................................................................................... III. A POLGÁRMESTERI HIVATAL FELADATAI
10
A POLGÁRMESTERI HIVATAL ÖNKORMÁNYZATI MŐKÖDÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATAI ............................... 10 A Polgármesteri Hivatal feladata a Képviselı-testület tevékenységével kapcsolatban: ............................... 11 A Polgármesteri Hivatal feladata a Képviselı-testület bizottságai mőködésével kapcsolatban:.................. 11 A Polgármesteri Hivatal feladata az önkormányzati képviselık munkájának segítése érdekében: .............. 11 A POLGÁRMESTERI HIVATAL ÁLLAMIGAZGATÁSI FELADATAI ........................................................................... 12 IV. A HIVATAL BELSİ SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE: 14 A HIVATAL BELSİ SZERVEZETI EGYSÉGEINEK FELADATAI ÉS A MUNKAKÖRÖK MEGHATÁROZÁSA ................... 15 AZ IGAZGATÁSI OSZTÁLY FELADATAI:.............................................................................................................. 15 A MŐSZAKI ,GAZDASÁGI, ELLÁTÁSI OSZTÁLY FELADATAI:.............................................................................. 16 A PÉNZÜGYI OSZTÁLY FELADATAI: ................................................................................................................... 18 MŐVELİDÉSI, OKTATÁSI, IFJÚSÁGI ÉS SPORT OSZTÁLY FELADATAI : .............................................................. 22 A SZOCIÁLPOLITIKAI OSZTÁLY FELADATAI:...................................................................................................... 24 A VÁROSI GYÁMHIVATAL FELADATAI............................................................................................................... 25 A VAGYONGAZDÁLKODÁSI OSZTÁLY FELADATAI: ............................................................................................ 28 V. A HIVATAL MŐKÖDÉSI RENDJE 30 1. Munkarend, ügyfélfogadás:...................................................................................................................... 30 2. Iratkezelés, irattározás .............................................................................................................................. 31 3. Bélyegzık használatának rendje: .............................................................................................................. 31 4. A Polgármesteri Hivatal Szabályzatai: .................................................................................................... 32 5. A Hivatal munkájának irányítása, koordinálása, ellenırzése:.................................................................. 32 6. A helyettesítés rendje: ............................................................................................................................... 32 7. A munkakörök átadás-átvételének rendje: ................................................................................................ 33 8. Szakkönyv-, közlöny, folyóirat-rendelés, irodaszer-ellátás: ...................................................................... 33 9 . Az Önkormányzat tulajdonát képezı berendezések, eszközök használata:.............................................. 33
2
VI. UTASÍTÁS, PÉNZÜGYI ELLENİRZÉS, BESZÁMOLÁS RENDJE 34 1. Utasítás ..................................................................................................................................................... 34 2. Pénzügyi ellenırzés................................................................................................................................... 34 3. Beszámolás rendje..................................................................................................................................... 36 VII. KAPCSOLATOK ÉS KOORDINÁCIÓ
37
LAKOSSÁGHOZ ÉS A HELYI CIVIL SZERVEZETEKHEZ KAPCSOLÓDÓ FELADATOK: ............................................... 37 SAJTÓKAPCSOLATOK, ÉS A HIVATALI MŐKÖDÉS NYILVÁNOSSÁGA .................................................................... 37 VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
38
3
Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala
Szervezeti és Mőködési Szabályzata
I.
Általános rendelkezések Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának Képviselı-testülete egységes hivatalt hozott létre az Önkormányzat mőködésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. és a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.), valamint az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) sz. Kormányrendelet alapján.
1. Az alapító neve: Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának Képviselı-testülete.
2. Költségvetési szerv neve: Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala Székhelye: 3980 Sátoraljaújhely, Kossuth tér 5. Mőködési területe: Sátoraljaújhely Város közigazgatási területe, kivéve: - tőzvédelmi hatósági ügyekben Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Tőzoltósága hivatalos illetékességi területe - A Városi Gyámhivatal valamennyi feladat és hatáskörét a Sátoraljaújhelyi Kistérség Többcélú Társulása illetékességi területén gyakorolja. - építésügyi hatóság a Bodrogköz területérıl Dámóc, Semjén, Révleányvár, Zemplénagárd települések, a Hegyköz területérıl Hollóháza, Kovácsvágás, Vágáshuta, Mikóháza, Alsóregmec, Felsıregmec, Vilyvitány települések ügyeiben is eljár . - Az Okmányiroda feladat és hatáskörét Alsóregmec, Bózsva, Felsıregmec, Filkeháza, Főzér, Főzérkajata, Főzérkomlós, Főzérradvány, Hollóháza, Kishuta, Kovácsvágás, Mikóháza, Nagyhuta, Nyiri, Pálháza, Pusztafalu, Vágáshuta, Vilyvitány települések lakosainak ügyeiben is gyakorolja. 4
-
Az egészségügyi alapellátást Alsóberecki és Felsıberecki települések lakosai számára is biztosítja. - A Belsı Ellenırzési Társulás feladatainak gyakorlását Karcsa település tekintetében is ellátja.
Levelezési címe: 3980 Sátoraljaújhely , Pf. 147. E-mail címe:
[email protected] Honlap :www.satoraljaujhely.hu
3. A hivatal jogállása: A hivatal önálló jogi személyiséggel rendelkezı, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv. Saját költségvetési elıirányzata felett teljes jogkörrel rendelkezik, gazdálkodását a Képviselıtestület költségvetési rendelete határozza meg.
4. Felügyeleti szerve: Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának Képviselı-testülete
5. A Hivatal gazdálkodási jogköre: önállóan gazdálkodó költségvetési szerv
A költségvetési intézmény törzsszáma: 350107 A Polgármesteri Hivatal statisztikai kódja: 0505120 KSH számjele: 15350105 7511 321 05 Egészségbiztosítási nyilvántartási szám: 44846-8 A Polgármesteri Hivatal az általános forgalmi adónak alanya, adószáma: 15350105-2-05
6. Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának az Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Rt.-nél vezetett bankszámlái: Gépjármőadó beszedési számla: 11734138-15350105-08970000 Sátoraljalújhely TB.Tám.Eloszt.: 11734138-15350105-05290000 Bérlak.Ért.Lebony. számla: 11734138-15350105-06080000 Egyéb Elkülönített Elsz. számla: 11734138-15350105-06910000 Költségvetési Elszámolási számla: 11734138-15350105 Állami Hozzájárulások számla: 11734138-15350105-05120000 Cigány-Roma Helyi Kis.Önk. Elsz.: 11734138-15350105-04260000 Német Helyi Kis.Önk.Elsz. számla: 11734138-15350105-04330000 Szlovák Helyi Kis.Önk. Elsz. számla: 11734138-15350105-05670000 S.Újhely Iparőzési Adó Besz. számla: 11734138-15350105-03540000 Magánszemélyek Kommunális Adója: 11734138-15350105-02820000 Vállalkozók Kommunális Adója: 11734138-15350105-02990000 Tart.Idı Utáni Idegenforg. Adó: 11734138-15350105-03090000 Bírság számla: 11734138-15350105-03610000 Késedelmi Pótlék számla: 11734138-15350105-03780000 Termıföld Bérbead.Szárm.Jöv. Adó: 11734138-15350105-08660000 Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv.V ( Pipa u. lakás).: 11734138-15350105-02130000 Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv. V.(Mártírok u.lakás): 11734138-15350105-10330009
5
Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv. V. ( Nem lakás célú helyiség bérleti díja): Sátoraljaújh.Városellátó Szerv.: Sátoraljaújh.V.Istv.Közg.Infor.: Sátoraljaújh.Egyesített Szoc.Int.: Sátoraljaújhely Kossuth L.Mőv.K.: Saújhely Ruszin Helyi Kisebbs.Önk.: Sátoraljalújhely Idegen Bev.Elsz.: Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv. ( Balassi B.u. lakás): Sátoraljaújhely Talajt.Díj Besz.: Sújhely Kistérs.Többcélú Társu.: Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv.: (Küzdelem a munka világából…) Sátoraljaújhely V.Eljárási Ill.: Cigány Kisebbségi Önkormányzat: Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv.( Közmunka) Kistérségi Többcélú Társul. Ro.:
11734138-15350105-10340008 11734138-15350105-34560004 11734138-15350105-34570003 11734138-15350105-34580002 11734138-15350105-34590001 11734138-15350105-06770000 11734138-15350105-04400000 11734138-15350105-10520004 11734138-15350105-03920000 11734138-15585376 11734138-15350105-10580008 11734138-15585376-03470000 11734138-15350105-10600003 11734138-15350105-10710009 11734138-15585376-10600003
II.
A Polgármesteri Hivatal irányítása és vezetése
A Polgármesteri Hivatal irányítása. A Polgármesteri Hivatalt a polgármester, a Képviselı-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében, a jegyzı útján irányítja. Irányítói jogkörében: a) A jegyzı javaslatainak figyelembe vételével meghatározza a Polgármesteri Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében, végrehajtásában. b) A jegyzı javaslatára elıterjesztést nyújt be a Polgármesteri Hivatal belsı szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására. c) Gondoskodik a Polgármesteri Hivatal rendeltetésszerő mőködésérıl, meggyızıdik a Képviselı-testület határozatai végrehajtásáról. d) Rendszeresen tájékozódik az ügyintézés általános helyzetérıl, színvonaláról. e) Megfogalmazza a minıségpolitikai célokat, értékeli a hivatali munka hatékonyságát abból a szempontból, hogy az megfelel-e az önkormányzat reális, jogszerő igényeinek. f) Gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármesterek és a jegyzı tekintetében. g) Egyetértési jogot gyakorol a köztisztviselı kinevezése, felmentése, vezetıi megbízás, megbízás visszavonása, köztisztviselık illetményének megállapítása, jutalmazásuk során.
6
Az alpolgármesterek a polgármester által meghatározott munkamegosztás szerint vesznek részt a Polgármesteri Hivatal irányításában. A Polgármesteri Hivatal vezetése
A Polgármesteri Hivatal, mint egységes igazgatási szervezet, operatív szakmai vezetıje a jegyzı.
A Jegyzı : A jegyzı a polgármester irányításával, a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelıen vezeti a hivatal apparátusát. Vezetıi jogkörében: a) Gyakorolja a munkáltatói jogokat a Polgármesteri Hivatal köztisztviselıi tekintetében. b) Gondoskodik a Polgármesteri Hivatalban folyó munka megszervezésérıl, melynek során az osztályvezetık útján, esetenként közvetlenül utasítja a Polgármesteri Hivatal dolgozóit. c) Koordinálja az osztályok munkáját. d) Meghatározza a feladatok végrehajtásának idejét, módját, ütemét. e) Irányítja a Polgármesteri Hivatal operatív gazdálkodási tevékenységét. Az önkormányzat nevében a polgármester által vállalt kötelezettségeket ellenjegyzi. f) Biztosítja a Polgármesteri Hivatal feladatokhoz igazodó létszámát, szakemberállományát. g) Gondoskodik a köztisztviselık tervszerő továbbképzésérıl. h) Biztosítja a közszolgálati nyilvántartás vezetését. i) Biztosítja a személyes adatok védelmérıl, nyilvántartásának és továbbításának rendjérıl szóló törvényben, annak alapján kiadott más jogszabályokban foglaltak betartását. j) Javaslatot tesz a polgármesternek a Polgármesteri Hivatal belsı szervezeti tagozódására, a munkamegosztás, az ügyfélfogadás rendjére. k) Kiadja a hatáskörébe tartozó, a hivatali mőködés rendjére vonatkozó szabályzatokat, gondoskodik azok karbantartásáról. l) A Polgármsteri Hivatal egészét érintı ügyekben jegyzıi utasításokat ad ki. m) Jóváhagyja a dolgozók munkaköri leírását. n) Szabályozza a kiadmányozás rendjét. o) Köteles gondoskodni a belsı szabályzatok elkészítésérıl, aktualizálásáról és azok betartatásáról.
Az aljegyzı: Az aljegyzı a jegyzıi feladatok ellátásában a jegyzı által meghatározottak szerint mőködik közre.Az aljegyzı feladata a jegyzı helyettesítése, a jegyzı által meghatározott feladatok ellátása. A jegyzı irányításával közremőködik a Hivatal vezetésében, munkájának megszervezésében. E körben : - ellátja - a jegyzı akadályoztatása esetén - a jegyzı helyettesítését, - vezeti a Városi Gyámhivatalt, - segíti a jegyzı döntéseinek elıkészítését és végrehajtásának megszervezését, ellenırzését, - a jegyzı által meghatározott körben közremőködik a Hivatal koordinációs tevékenységében,
7
-
ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a jegyzı megbízza, átruházott hatáskörben gyakorolja a jegyzıi hatásköröket és a kiadmányozást, részt vesz a vezetıi értekezleteken és az osztályvezetıi értekezleteken.
Osztályvezetık A Polgármesteri Hivatal osztályait a jegyzı által a polgármester egyetértésével megbízott osztályvezetık vezetik. Az osztályvezetık gondoskodnak a vezetésükre bízott osztályon folyó, döntés-elıkészítı és végrehajtó önkormányzati, valamint államigazgatási munka megszervezésérıl. Biztosítják a vezetésükre bízott szervezeti egység szakszerő mőködését, és ezért személyes felelısséggel tartoznak. Ennek érdekében: a) Gondoskodnak az osztályok feladatjegyzékének, valamint az ott dolgozók munkaköri leírásainak naprakészen tartásáról. b) Gondoskodnak az osztályokra vonatkozó ügyfélfogadási rend betartásáról. c) Biztosítják a hatékony hivatali munkát szolgáló,az osztályok közötti folyamatos együttmőködést, információáramlást, kapcsolattartást. d) Gyakorolják a jegyzı megbízásából és képviseletében ,a jegyzı által meghatározott körben a kiadmányozási jogot. e) Gyakorolják a jegyzı által meghatározott terjedelemben az osztály dolgozói tekintetében a munkáltatói jogot. f) Elkészítik a Polgármesteri Hivatal folyamataira jellemzı értékeléseket és minısítéseket annak érdekében , hogy az eljárás megfeleljen az ISO 9001:2000 minıségügyi szabvány és a Polgármesteri Hivatal Minıségügyi Kézikönyve elıírásainak.Munkakörükben felkészülnek és segítik az osztályon dolgozókat az ISO 9001:2000 szabvány szerint mőködı minıségirányítási rendszer felügyeleti és tanúsító auditjaira. A jogszabályi változások bekövetkezésekor írásban javaslatot tesznek az általuk készített eljárások módosítására. g) Részt vesznek a Polgármesteri Hivatal Közös Értékelési Keretrendszere (CAF ) mőködtetésében valamint közremőködnek a folyamatba épített , elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés (FEUVE) megvalósulásában. h) Jegyzı által meghatározott , a köztisztviselı munkateljesítményének értékeléséhez szükséges munkakövetelmények alapján,minden évben elvégzik az osztályon dolgozók teljesítményértékelését . i) Az osztály munkájáról munkatervet készítenek, az osztály dolgozóinak éves szabadságolási tervének betartását ellenırzik. j) Részt vesznek a Képviselı-testület ülésein, ott az osztály szakmai elıkészítésével napirendre került elıterjesztéssel összefüggésben, az elıterjesztı, illetve a jegyzı felhívására az elıterjesztéshez szakmai magyarázatot adnak, k) Gondoskodnak az osztályokra vonatkozó ügyfélfogadási rend betartásáról. l) Biztosítják a hatékony hivatali Részt vesznek az állandó bizottságok minden olyan ülésén, amelyen az osztály szakmai elıkészítésével elıterjesztett napirend megtárgyalására kerül sor, és ott a tárgyalt napirenddel összefüggésben szakmai véleményt nyilvánítanak, a feltett kérdésekre választ adnak, szükség esetén bemutatják az elıterjesztést alátámasztó, ahhoz nem csatolt dokumentumokat. Amennyiben szükséges, gondoskodnak az elıkészítésben közremőködı fımunkatárs jelenlétérıl is. m) Biztosítják azon önkormányzati bizottság adminisztratív munkájának megszervezését, amelyért a Polgármesteri Hivatal feladatmegosztása szerint felelısséggel tartoznak.
8
n) Biztosítják azon ad-hoc bizottság munkájának döntés-elıkészítı, szakmai és adminisztratív tevékenységét, melynek munkájáért a Képviselı-testület határozata szerint felelısséggel tartoznak. o) Közremőködnek az önkormányzati intézményekkel kapcsolatban a fenntartói, felügyeleti tevékenység ellátásában, ennek érdekében az intézményvezetıkkel folyamatos kapcsolatot tartanak, az intézményt érintı képviselı-testületi döntésrıl tájékoztatják. A Polgármesteri Hivatal feladatmegosztása szerint az osztályhoz tartozó intézmény mőködésérıl naprakész információval rendelkeznek, arról a jegyzıt folyamatosan tájékoztatják. p) A Polgármesteri Hivatal képviseletében szakszerő információadással közremőködnek a hatósági, illetve törvényességi ellenırzések zavartalan végrehajtásában. q) A vonatkozó önkormányzati rendeletek, határozatok, szerzıdések által meghatározott terjedelemben kapcsolatot tartanak az önkormányzat szerzıdéses partnereivel, beszállítóival, az önkormányzat által kiírt közbeszerzési eljárás résztvevıivel. r) Igény szerint kapcsolatot tartanak az önkormányzati képviselıkkel, kisebbségi önkormányzatok képviselıivel, részükre önkormányzati ügyekben a szükséges tájékoztatást megadják. s) A Polgármesteri Hivatal feladatmegosztása szerint az osztályhoz tartozó ügyekben a közérdekő adatokról megkeresésre tájékoztatást adnak. t) A jegyzı elızetes engedélyével a médiáknak tájékoztatást adhatnak, illetve közremőködnek a lakosság tájékoztatásában.
Az ügyintézık és ügykezelık valamint más alkalmazottak: A Hivatal valamennyi köztisztviselıjének alapvetı feladata a kulturált ügyfélfogadás, az ügyfelek önkormányzati és államigazgatási ügyeinek törvényes, gyors ügyintézése, szakszerő tájékoztatás adása. Az ügyintézı feladata az államigazgatási és az önkormányzati hatósági ügyek érdemi döntésre való elıkészítése, a kulturált, ügyfél-centrikus ügyintézés megvalósítása, felelıs a saját tevékenységéért és munkaterületén a törvényesség betartásáért, a munkaköri leírásban részére megállapított, illetve a felettese által kiadott - feladatokat a kapott utasítások és határidık figyelembevételével teljesíti. Követelmény az alkalmazandó jogszabályok (belsı szabályzatok, polgármesteri, jegyzıi utasítások, intézkedések) ismerete, a jogalkalmazás során szerzett tapasztalatok alapján jelzés, kezdeményezés, javaslattétel. Az ügyintézı a Polgármesteri Hivatalban az ISO 9001:2000 szabvány szerint mőködtetett minıségirányítási rendszer eljárásában foglaltak figyelembe vételével végzi munkáját. Az ügykezelı gondoskodik az ügyviteli feladatok ellátásáról, az iratok átvételérıl, a kiadmánytervezeteknek az ügyintézı útmutatása szerinti leírásáról, sokszorosításáról, továbbításáról, nyilvántartásáról, vezetésérıl. A munkáltatói jogok gyakorlásának rendje: A polgármester gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat a jegyzı felett. A jegyzı gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselıi és munkavállalói felett.
9
A vezetıi munkakörök, a sajtóreferens és a polgármesteri titkárnı álláshelyek betöltéséhez ,felmentéshez, a vezetıi megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz, köztisztviselı jogviszonyának megszüntetéséhez, fegyelmi eljárás megindításához, fegyelmi intézkedés kiszabásához, köztisztviselı tanulmányi szerzıdésének megkötéséhez, a polgármester egyetértése szükséges. A Jegyzı az egyéb munkáltatói jogokat a szervezeti egységek köztisztviselıi és munkaviszonyban álló munkavállalói (a továbbiakban: munkavállalók) tekintetében átruházhatja a belsı szervezeti egységek vezetıire. A dolgozóknak járó éves szabadság mértékét minden évben meg kell határozni és errıl osztályonként nyilvántartást kell vezetni.A szabadságok kiadásáról legkésıbb tárgyév március 15. napjáig szabadságolási tervet kell készíteni.A szabadságok naprakész nyilvántartása az osztályvezetık feladata. A jogi képviselet szabályai: A Hivatal jogi képviseletét a jegyzı által meghatározott személy látja el. Az ügyvédi megbízás(oka)t a jegyzı írja alá.
Vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett munkakörök
A Polgármesteri Hivatalban vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett munkakörök: - jegyzı - aljegyzı - osztályvezetık - beruházási fıelıadó - belsı ellenırök - okmányirodai ügyintézık - anyakönyvvezetı - vagyongazdálkodási elıadók - szabálysértési és birtokvédelmi elıadó
III.
A Polgármesteri Hivatal feladatai A A Polgármesteri Hivatal önkormányzati mőködéssel kapcsolatos feladatai
10
A Polgármesteri Hivatal feladata a Képviselı-testület tevékenységével kapcsolatban: a) b) c) d) e)
Szakmailag elıkészíti az önkormányzati rendeleteket, a képviselı-testületi elıterjesztéseket, a határozati javaslatokat, biztosítja ezek törvényességét. Szervezi az önkormányzati rendeletek és határozatok végrehajtását. Közremőködik a Képviselı-testület munkatervére vonatkozó javaslat kidolgozásában. Ellátja a Képviselı-testületi ülések mőködésével kapcsolatos ügyviteli, adminisztrációs feladatokat, a jegyzı külön intézkedésében meghatározottak szerint Nyilvántartja a Képviselı-testület döntéseit.
A Polgármesteri Hivatal feladata mőködésével kapcsolatban:
a
Képviselı-testület
bizottságai
a) Biztosítja a bizottságok mőködéséhez szükséges szervezési, leírási, ügyviteli feltételeket. Jegyzıi utasítás szerinti egységes formátumban elkészíti a bizottsági ülés jelenléti ívét, az ülésrıl hangfelvételt készít, gondoskodik az ülésrıl készítendı írásos jegyzıkönyv törvényes határidıben történı elkészítésérıl, a bizottság elnökével történı aláírattatásáról, a Jegyzıi Irodán való leadásáról. b) Gondoskodik a bizottsági elıterjesztések, jelentések, beszámolók szakmai elıkészítésérıl. c) A bizottsághoz érkezı javaslatokat – igény szerint – szakmailag véleményezi. d) Biztosítja a bizottságok döntéseinek végrehajtását. e) Bizottság által elızetesen véleményezett képviselı-testületi elıterjesztés esetén gondoskodik a bizottsági módosító javaslat szakszerő megfogalmazásáról.
A Polgármesteri Hivatal feladata munkájának segítése érdekében:
az
önkormányzati
képviselık
a) Elısegíti az önkormányzati képviselık jogainak gyakorlását. Ennek érdekében a képviselıi munkához szükséges, Polgármesteri Hivataltól igényelt tájékoztatást soron kívül megadja, a szükséges adminisztrációt, ügyvitelt biztosítja. b) Amennyiben a képviselı közérdekő ügy elintézése érdekében fordul a Polgármesteri Hivatalhoz, bejelentésérıl az illetékes ügyintézı, illetve vezetı köteles feljegyzést készíteni, annak iktatásáról, intézésérıl, a szabályos hivatali ügymenetben gondoskodni, illetve az azzal összefüggésben tett intézkedésrıl a képviselıt 15 napon belül tájékoztatni. c) Az önkormányzati képviselı intézkedést, a Polgármesteri Hivatalban a jegyzı útján kezdeményezhet.
B
11
A Polgármesteri Hivatal államigazgatási feladatai A Polgármesteri Hivatal ellátja mindazon államigazgatási feladatokat , melyeket jogszabály a polgármester és a jegyzı illetve a hivatal dolgozója számára megállapít.
12
13
IV.
A Hivatal belsı szervezeti felépítése:
14
A Hivatal belsı szervezeti egységeinek feladatai és a munkakörök meghatározása Az osztályok feladatainak meghatározására és az egyes munkakörök kialakítására - a polgármester egyetértésével, az érintett osztályvezetı véleményének ismeretében – az alábbiak szerint kerülhet sor: A köztisztviselıi jogviszony létesítésekor a munkakört pontosan meg kell határozni. A munkaköri leírást a jegyzı (egyetértési körében a polgármester) és a köztisztviselı írja alá. A munkaköri leírás a kinevezési okmány mellékletét képezi, annak 1 példányát a köztisztviselınek át kell adni. A munkakörök átszervezésére, módosítására, jogszabály-módosítás, célszerőségi követelmények, munkaszervezési okok esetén - az osztályvezetı javaslatára - a jegyzı jogosult. A munkakör-módosítás a munkaköri leírások egyidejő pontosításával történik. Az osztályvezetı javaslatára a jegyzı szabályozza az egyes munkafolyamatokat, meghatározott ügymenet alkalmazását írhatja elı. Az Igazgatási Osztály feladatai: Az Igazgatási Osztály alapvetı feladatai : -
születések anyakönyvezése, ezzel kapcsolatos nyilvántartások vezetése családi jogállás rendezése házasságkötéssel kapcsolatos ügyintézés állampolgársági ügyek hatósági igazolványok kiadása mozgáskorlátozottak parkolási igazolványának kiadása családi állapotról igazolás kiállítása rögzítés (születés, házasság, haláleset, válás) honvédelmi igazgatással kapcsolatos feladatok? halotti anyakönyvezés hagyatéki ügyintézés gondnokoltak, intézetbeni nevelésben lévık vagyoni ügyeiben történı leltár felvétele szabálysértési és birtokháborítási ügyekhez kapcsolódó feladatok okmányiroda (személyi igazolvány, útlevél ügyintézés, lakcímkártya ,vállalkozói igazolvány, közlekedési igazgatás) iktatás, irattározás ,selejtezés gondnoki teendık ellátása tőz- és munkavédelem tőzvédelmi hatósági ügyek fénymásolás, postázás
15
A Mőszaki ,Gazdasági, Ellátási Osztály feladatai:
kommunális ellátás, közlekedés, környezetvédelem, fejlesztés, felújítás, mőszaki hatósági ügyek, ipar, mőszaki ellenırzés, kereskedelem, mezıgazdaság, munkaerı-gazdálkodás, közcélú, egyes közhasznú, közmunka programok szervezése, bonyolítása, beruházással kapcsolatos pénzügyi elszámolások, építéshatósági tevékenység. A feladatok részletezése: önkormányzati és ügyviteli feladatkör: − a Gazdasági-, Fejlesztési és Eu Integrációs Bizottság, valamit a Városüzemeltetési és Mőszaki Bizottság ügyviteli teendıinek ellátása, − a Mőszaki, Gazdasági és Ellátási osztály feladatkörébe tartozó képviselı-testületi elıterjesztések elkészítése, − a feladatkörbe tartozó önkormányzati rendeletek folyamatos karbantartása, − a feladatkörbe tartozó önkormányzati határozatok végrehajtása, − a Mőszaki, Gazdasági és Ellátási osztály adminisztrációs, ügyviteli feladatainak ellátása, építéshatósági feladatkör: építéshatósági feladatkör: − Sátoraljaújhely város kiemelt építéshatósági illetékességi területére az elvi építési, építési, bontási, használatbavételi és fennmaradási engedélyezések döntésre való elıkészítése (tulajdoni lapok, szakhatósági állásfoglalások megkérése; tervezıi jogosultság, közmőszolgáltatói nyilatkozatok ellenırzése; a tervek szakmai ellenırzése a rendezési terv figyelembe vételével; a feltételek megléte esetén jogerıs engedélyek megküldése), − az engedélyezett építési munkák helyszíni ellenırzése, − engedély nélküli, vagy engedélytıl eltérı építési munkák esetén építésügyi bírság kiszabása, − életveszély esetén a helyreállítás, vagy bontás elrendelése, − telekmegosztási kérelmek elbírálása, − tervtár kezelése, építéshatósági nyilvántartások vezetése, − KSH jelentések megküldése, − ügyfelek építéshatósági tájékoztatása, környezetvédelmi feladatkör: − környezetvédelmi program célkitőzéseinek irányítása, ellenırzése, − környezetvédelmi bírság határozatainak elkészítése,
16
− önkormányzati, jegyzıi hatáskörbe tartozó környezetvédelmi ügyek hatósági feladatainak ellátása, − zajkibocsátási határérték megállapítása, − szolgáltatói tevékenységet ellátó létesítménynél határérték túllépés esetén zaj- és rezgésvédelmi bírság kiszabása, munkaügyi feladatkör: − a Polgármesteri Hivatal közhasznú munkavégzés létszámigényének lejelentése a Munkaügyi Központ felé, − havi összesítı készítése a foglalkoztatásról, ennek alapján a szerzıdés szerinti támogatások megigénylése a Munkaügyi Központtól, − közhasznú munkavégzık munkaszerzıdéseinek, elszámoló lapjainak elkészítése, − napi kapcsolat tartása a Munkaügyi Központtal, − a város foglalkoztatási helyzetének nyomon követése, − közcélú foglalkoztatottak nyilvántartásának vezetése, − közcélú foglalkoztatási igények bekérése, igény szerinti irányítás, − foglalkoztatási bejelentések alapján a támogatás igénylése, − közmunka kereskedelmi, telepengedélyezési feladatkör: − mőködési engedélyek kiadásával, módosításával kapcsolatos feladatok elvégzése, − vendéglátó egységek osztályba sorolásának, mőködésének ellenırzése, − vállalkozók és piacok alkalomszerő ellenırzése, − vásárlók könyvének hitelesítése, bejegyzések kivizsgálása, − játéktermek mőködésével kapcsolatos feladatok ellátása, − kereskedelmi és fizetı szálláshelyek osztályba sorolásának ellenırzése, − kereskedelmi egységek, üzletek mőködésével kapcsolatos bejelentések kivizsgálása, a jogszabály szerint elıírt intézkedések megtétele, − a KSH felé negyedéves jelentések elkészítése, − telepengedélyezési eljárások lefolytatása, mezıgazdasági feladatkör: − szabálytalan állattartási ügyek kivizsgálása, ezzel kapcsolatos határozatok elkészítése, kötelezések visszaellenırzése, − fakivágások engedélyezése, − gyümölcstelepítések engedélyezése, − méhtartással kapcsolatos feladatok elvégzése, nyilvántartás vezetése, − marhalevelek kiadása, irányítások elvégzése, − ebek veszettség elleni beoltásának, pótoltásának megszervezése, − kóbor ebek befogásának elrendelése, − vadkárbecslések megszervezése, szakértı kirendelése, − a bejelentett növényvédelmi munkákról a méhészek tájékoztatása, közlekedésügyi feladatkör: − a város forgalmi rendjének meghatározása, figyelemmel kísérése, − utak, hidak, járdák, nyilvántartásának folyamatos vezetése, − hídvizsgálatok rendelet szerinti elvégzése, − utak állapotának ellenırzése, − útkarbantartások, útfelújítások megrendelése, irányítása, mőszaki ellenırzése,
17
− közterület-használat engedélyezése, − nyílt árkok karbantartásának figyelemmel kísérése, probléma esetén felszólítás kiküldése, − útburkolati jelek, közúti jelzıtáblák ellenırzése, fenntartása, − közlekedést érintı ügyekben együttmőködés a Közlekedési Felügyelettel, a Rendırséggel, a Közútkezelı Közhasznú Társasággal, − tömegközlekedési eszközök menetrendjének egyeztetése (VOLÁN, MÁV), − utak, járdák bontásának engedélyezése, a helyreállítás figyelemmel kísérése, − önkormányzati közút területének rendeltetés ellenes, vagy engedély nélküli igénybevétele esetén az eredeti állapot helyreállításának elrendelése, − közúton folyó munkák, vagy egyéb okok miatt útlezárás elrendelése, − útcsatlakozás létesítéséhez hozzájárulás megadása, kommunális feladatkör: − vízrendezés, belvízmentesítéssel kapcsolatos ügyek intézése, − élıvízfolyások fenntartásának ellenırzése, irányítása, − illegális szennyvíz-kibocsátások feltárása, intézkedés a szabálytalan állapot megszüntetésére, − nyomvonal jellegő önkormányzati beruházások mélyépítési munkálatainak mőszaki ellenırzése, − együttmőködés a közmő üzemeltetıkkel (ÉMÁSZ, Zempléni Vízmő Kft., MAGYAR TELECOM RT., TIGÁZ ZRT), − önkormányzati szennyvízcsatorna-beruházás pályázati elıkészítése, − közterület alatti pincetömedékelések, megerısítések mőszaki ellenırzése, beruházási, felújítási feladatkör: − fejlesztési, felújítási pályázatok elıkészítése, benyújtása, − közbeszerzési eljárások lefolytatása, − fejlesztési, felújítási munkák mőszaki ellenırzése, − aktiválások mőszaki munkarészének elvégzése.
A Pénzügyi Osztály feladatai: költségvetéssel kapcsolatos feladatok, egészségügyi alapellátás, adóügyek. A pénzügyi osztályvezetı által elvégzett feladatok: a Pénzügyi osztály irányítása, a munka koordinálása, heti rendszerességgel a Pénzügyi osztály dolgozóinak részvételével megbeszélés tartása a heti feladatok és a határidıre adandó jelentési kötelezettségek áttekintésére. (Ezeken a megbeszéléseken kerül kijelölésre az adott jelentés összeállításáért felelıs dolgozó.)
18
az önkormányzat éves költségvetési tervjavaslatának elkészítése, egyeztetések az önálló és a részben önálló intézmények vezetıivel a bevételi és a kiadási tervelıirányzatok kialakítására (bevételenként, kiadásoknál rovatcsoport mélységig) gondoskodás a képviselı-testület által jóváhagyott pénzügyi tervben foglaltak végrehajtásáról, a jogszabályokban elıírt féléves, háromnegyed éves és az éves beszámoló jelentések elkészítésérıl, azok továbbításáról a MÁK (Magyar Államkincstár Borsod – Abaúj – Zemplén megyei Területi Igazgatósága) felé, valamint a bizottságok, illetve a testület elé történı elıterjesztésekrıl, megtárgyalás, illetve jóváhagyás céljából, a költségvetésben meghatározott feladatok pénzügyi végrehajtásának folyamatos biztosítása; a tervtıl eltérı bevételek és kiadások teljesítése esetén, valamint évközben biztosított pótelıirányzatok elıirányzat-módosítására javaslat készítése a bizottságok és a képviselı-testület felé, az egészségügyi alapellátáshoz kapcsolódó gazdálkodási feladatok irányítása, a Polgármesteri Hivatal költségvetését és az egészségügyi alapellátási feladatokat érintıen az ellenjegyzési feladatok ellátása a kiadások, bevételek teljesítésénél 500 eFT-ig, a bevételeknél összeghatár nélkül az érvényesítési feladatok ellátása,
a költségvetési gazdálkodás operatív végrehajtása során cél- és témavizsgálatok tartása az intézményeknél, az éves költségvetési törvényben meghatározott szempontok alapján gondoskodás az önhibáján kívül hátrányos helyzetben lévı (forráshiányos) kiegészítı támogatás biztosításához I-II. fordulóban benyújtandó pályázati anyag elkészítésérıl, valamint az egyéb támogatási igényekhez kapcsolódó pályázati anyagokról, az adóhatósági feladatok ellátásához kapcsolódó ellenırzési tevékenység folyamatos végzése, az önállóan gazdálkodó intézmények vezetıivel a helyesbített pénzmaradvány összegének egyeztetése,a képviselı-testületnek a jóváhagyandó pénzmaradványra és azok jogcímenkénti felhasználására javaslat tétele. A költségvetéssel kapcsolatban elvégzendı feladatok: az éves normatív elszámolások elkészítése, a tényleges feladatmutatók alapján kimutatva az esetleges visszafizetési kötelezettség összegét, illetve visszaigénylését, a gazdálkodásról szóló évközi információs jelentések elkészítése és továbbítása a Pénzügyminisztérium felé (a MÁK - on keresztül), nyilvántartás vezetése évközben az önkormányzat részére biztosított pótelıirányzatokról, intézményekhez kapcsolódó elıirányzat-módosításokról értesítés küldése az érdekelt intézményvezetıknek, a Polgármesteri Hivatal kezelésében lévı immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartásának kezelése, a mindenkor érvényben lévı leírási kulcsok alapján azok értékcsökkenésének elszámolása, A Polgármesteri Hivatal által tartósan adott kölcsönök analitikus nyilvántartása, és az érintettek felé havi számlázása: - számlák készítése, - vételár befizetésének ellenırzése, - a részletre történı vásárlásoknál a kölcsön – törlesztésekbıl havonta befolyó törlesztı részletek számítógépes feldolgozása, kézi analitikus nyilvántartások (kartonok) vezetése, befizetések ellenırzése, - bérleti díjak leszámlázása havonta,
19
-
a bérleti szerzıdések, bérleti díjak analitikus nyilvántartásának vezetése, a befizetések ellenırzése, - a kamatmentes kölcsön – törlesztések számítógépes rögzítése, hátralékos listák (negyedévenkénti) készítése, a behajtás érdekében intézkedések megtétele. legalább 10 naponként pénztári ellenırzés elvégzése (ennek igazolására a pénztárnapló aláírása), az alapítványokkal (Gyermekeinkért, Pro-Fidelitate) összefüggı számviteli nyilvántartások vezetése, a be- és kifizetésekkel kapcsolatos könyvelési feladatok elvégzése, az éves pénzügyi elıirányzatok intézményenkénti vezetése, nyilvántartása, az abban bekövetkezett változások folyamatos átvezetése, az intézmények mőködıképességének biztosításához szükséges költségvetési támogatás kiutalása, a Polgármesteri Hivatalnál kezelt belsı szakfeladatok gazdálkodással kapcsolatos utalványrendeleteinek kiállítása, a pénzügy-technikai feladatok ellátása: − közutak, hidak, alagutak üzemeltetése és fenntartása, − önkormányzatok igazgatási tevékenysége, − helyi kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége, − Közoktatási Ellátási Körzet, − Polgári Védelmi tevékenység, − intézményi vagyon mőködtetése, − város és községgazdálkodási szolgálat, − önkormányzatok elszámolásai, − önkormányzatok feladatra nem tervezhetı elszámolása, − oktatási célok és egyéb feladatok, − sportcélok és feladatok, − máshova nem sorolt kulturális tevékenység, − Belsı Ellenırzési Társulás feladatai, − Tourinform Iroda utazás szervezési szakfeladatok, − egészségügyi alapellátáshoz kapcsolódó szakfeladatok (iskola egészségügy), − védınıi szolgálat, − anya-, gyermek- és csecsemıvédelmi szakfeladatok, − az egészségügyi ellátás egyéb szakfeladatai (ügyelet). a Polgármesteri Hivatal, az Egészségügyi Alapellátás által kezelt számlák (fedezetbiztosítási, rövid lejáratú betétek, bérlakások értékesítése, devizabetét) pénzforgalmával kapcsolatos utalványrendeletek kiállítása, az intézményi alaptevékenységhez és egyéb sajátos bevételekhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások folyamatos vezetése, mutatkozó tartozások írásbeli értesítése (legalább negyedévenként) a fizetést kimutató társosztályok részére, az engedélyezett munkáltatói támogatással összefüggı pénzügy-technikai feladatok ellátása, szintetikus könyvelése, a Polgármesteri Hivatal, az Egészségügyi Alapellátás által kezelt szakfeladatok operatív gazdálkodásával összefüggı könyvelési tételek kontírozása és azok gépi úton történı könyvelése, a Polgármesteri Hivatal, az Egészségügyi Alapellátás személyi juttatásaival összefüggı könyvelési feladatok végzése, a felhasználás folyamatos figyelemmel kísérése, szükség esetén az egyes tételek közötti átcsoportosításra javaslat készítése, a gazdálkodással összefüggı adónyilvántartások folyamatos vezetése, határidıre az adóbevallások elkészítése és a szükséges összeg átutalása az APEH felé,
20
az éves költségvetési alapokmány, a Polgármesteri Hivatal, az Egészségügyi Alapellátás gazdálkodásával összefüggı évközi és éves beszámoló jelentések elkészítése, a pénztári be- és kifizetésekkel kapcsolatos mőveletek ellátása (pénzforgalom gépi könyvelése, az ehhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások vezetése, illetményelılegek, utólagos elszámolásra kiadott elılegek kezelése), a Polgármesteri Hivatal, az Egészségügyi Alapellátás anyaggazdálkodásával összefüggı bevételek és kiadások nyilvántartásának vezetése, a szintetikus könyvelés részére az anyagfelhasználási összesítı elkészítése, a gondnokkal folyamatos egyeztetés a raktári készletet érintı anyagváltozások tekintetében, a kisebbségi önkormányzatok készpénz be- és kifizetésével kapcsolatos elszámolások elvégzése, illetve az azokhoz kapcsolódó számviteli feladatok ellátása, a Polgármesteri Hivatalt érintı nem rendszeres személyi juttatásokhoz kapcsolódó díjak számfejtése, kifizetése és azok gépi feladása, MÁK -hoz történı megküldése, a munkából való távolmaradás-jelentés összeállítása és megküldése a MÁK részére, valamint a bérszámfejtés alapjául szolgáló okiratok továbbítása,
jogviszony létesítésével, módosításával, megszőnésével kapcsolatos alkalmazási iratok elkészítése (IMI rendszer bevezetése miatt), a képviselık és a külsı bizottsági tagok tiszteletdíj kifizetésének számfejtése, és kifizetése. Az adókkal kapcsolatban elvégzendı feladatok: az iparőzési, idegenforgalmi, gépjármő-, magánszemélyek, vállalkozások kommunális és luxus adójával, talajterhelési díjjal kapcsolatos feladatok (bevallások, adásvételi szerzıdés feldolgozása, államigazgatási határozat meghozatala) ellátása, a fenti adónemekkel kapcsolatos gépi könyvelés és adatfeldolgozás, az iparőzési adó fizetési kötelezettek részére a fizetési meghagyás idıben történı kibocsátása, a helyi adóbefizetések teljesítésének figyelemmel kísérése, a mutatkozó hátralékok felszámolására a szükséges intézkedések megtétele, a jóváhagyott éves ellenırzési tervben foglaltak szerint az iparőzési adót fizetık körében helyszíni ellenırzések elvégzése, az ellenırzési tapasztalatok alapján az írásbeli összefoglaló jelentés elkészítése, az idegen helyrıl kimutatott tartozások nyilvántartásának vezetése, gondoskodás azok beszedésérıl és utalásáról a kimutatott szerv felé, A szakmai tevékenységet támogató adminisztrátor feladatai: a Pénzügyi osztály és az Egészségügyi Alapellátás adminisztrációs feladatainak ellátása (valamennyi belsı feljegyzés, jelentés, bizottsági, testületi elıterjesztés számítógépen történı leírása, illetve ezek továbbítása, postázása a címzettek részére), a Pénzügyi osztály és az Egészségügyi Alapellátás dolgozói szabadság-nyilvántartásának vezetése, a Pénzügyi osztály irodaszer-ellátásának biztosítása, a Rehabilitációs Bizottság és az Egészségügyi Alapellátás mőködésével kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátása.
21
A Mővelıdési, Oktatási, Ifjúsági és Sport Osztály feladatai : Oktatással kapcsolatos önkormányzati feladatok ellátása, Mővelıdéssel, kultúrával kapcsolatos önkormányzati és szervezési feladatok ellátása, Sporttal kapcsolatos önkormányzati feladatok ellátása,
Ifjúsággal kapcsolatos önkormányzati feladatok ellátása, idegenforgalommal kapcsolatos feladatok, önkormányzati döntések elıkészítése, végrehajtása, tulajdonosi, fenntartási ügyek intézése.
A feladatok részletezése: az önkormányzat közoktatási, közmővelıdési, ifjúságpolitikai, valamint a sporttal és a civil szervezetekkel kapcsolatos feladat-ellátási kötelezettségének megvalósításához a szakmai háttér biztosítása: − bizottsági és testületi elıterjesztések elıkészítése az alábbi témákban: ∼ intézmények létesítése, megszüntetése, átszervezése, ∼ vezetıi pályáztatás, megbízás, ∼ alapító okirat (intézmények tevékenységeinek, feladatainak meghatározása, gazdálkodási jogkör megállapítása), ∼ intézmények névváltoztatása, ∼ SZMSZ, pedagógiai program, Házirend jóváhagyása, ∼ Önkormányzati Minıségirányítási Program elkészítése, ∼ Intézményi Minıségirányítási Program jóváhagyása, ∼ Éves munkaterv készítése, ∼ tandíj, térítési díj megállapítása, ∼ intézményátadás más önkormányzat részére, ∼ önként vállalt önkormányzati feladatok, ∼ társulási, közoktatási megállapodások megkötése, ∼ a kötelezı felvételt biztosító körzethatárok kijelölése, − a jegyzı munkájának segítése: ∼ óvodai, iskolai felvételekkel kapcsolatos döntések elleni jogorvoslat, ∼ óvodai csoportokban, iskolai osztályokban való elhelyezéssel kapcsolatos döntések felülvizsgálata, ∼ tanulói fegyelmi büntetések felülvizsgálata, ∼ tanulói jogviszony megszüntetésének jogorvoslata, ∼ mulasztások jogkövetkezményei, ∼ nem önkormányzati intézmények létesítéséhez szükséges mőködési engedély kiadásához a feltételek vizsgálata, − a közoktatási intézmények fenntartói ellenırzése: ∼ tanügyi ellenırzés, ∼ törvényességi ellenırzés, ∼ a tapasztalt hiányosságok megszüntetésére tett intézkedések, ∼ az intézményekben folyó munka eredményességének vizsgálata gazdasági és szakmai szempontból, − az intézmények mőködtetésének segítése, ellenırzése:
22
statisztikák, tantárgyfelosztás, egyéb iskolai dokumentumok (SZMSZ, pedagógiai program, stb.) ellenırzése, ∼ normatívák igénylése, elszámolása, ∼ az intézményi költségvetések elıkészítése, ∼ beszámoltatás az intézmények munkájáról, ∼ segítségnyújtás az új jogszabályok egységes értelmezéséhez, a pedagógusok továbbképzéséhez, ∼ munkáltatói jogokból eredı adminisztráció elvégzése: magasabb vezetı kinevezése, átsorolások, jutalmazás, jubileumi jutalom, vezetıi megbízás visszavonása, fegyelmi eljárás, stb., ∼ az Önkormányzati Minıségirányítási Program mőködtetése éves munkaterv alapján, − a közoktatási társuláshoz tartozó polgármesteri hivatalok és közoktatási intézményeik számára szakmai tanácsadás valamennyi területen: ∼ a többcélú kistérségi társulásban a szakszolgálati és szakmai szolgáltatási feladatok megszervezése, koordinálása, ∼ pályázatok készítése a szakmai programokra, ezek szervezése, ellenırzése, beszámolók, elszámolások készítése, közmővelıdés: − a közmővelıdési intézmények mőködtetésével, feladataiknak ellátásával összefüggı feladatok, pl. vezetıi pályáztatás, megbízás, SZMSZ, munkaterv jóváhagyása, költségvetés felhasználásának ellenırzése, beszámoló véleményezése, ellenırzési feladatok stb., − a város közmővelıdési rendezvényeinek összehangolása, városi rendezvényterv elkészítése, − a Zemplén Fesztivál, Újhelyi Napok rendezvénysorozat és az „Édes Anyanyelvünk” nyelvhasználati verseny országos döntıjének, Zempléni Szivárvány, Kisebbségi Önkormányzatok Regionális Találkozója szervezési munkái, − városi ünnepélyek szervezése, koordinálása, − az önkormányzat által alapított kitüntetések átadásának elıkészítı munkái, − köztéri szobrok, kiadványok, régészeti feltárások, múzeum létrehozása és minden mővelıdéshez kapcsolódó feladat szakmai elıkészítése, ∼
civil szervezetek programjainak segítése, koordinálása: − a sátoraljaújhelyi civil szervezetek informálása a pályázati lehetıségekrıl, − segítségnyújtás, közremőködés a pályázatok megírásában, − az önkormányzat és a civil szervezetek együttmőködésének elısegítése, − az önkormányzati céltámogatásokkal kapcsolatos feladatok ellátása a Civil-, Ifjúsági és Sportügyi Bizottság határozata alapján, − a civil-ifjúsági szféra kommunikációjának elısegítése a civil-ifjúsági ház létrehozásában, ifjúság: − a gyermekek és az ifjúság tájékoztatása, felvilágosító munka, − diákönkormányzatok segítése, diákjogok érvényesítésével kapcsolatos teendık, − diákfórumok rendezvények szervezése, − pályázatok írása ifjúsággal kapcsolatos rendezvényekre, táboroztatásra, a programok szervezése, elszámolása,
23
sport: - sportrendezvények koordinálása, − sportversenyek, vetélkedık szervezéséhez segítségnyújtás, − sportvezetık kitüntetésének elıkészítı munkái, egyéb: − idegenforgalom terén pályázatok írása kiadványokra, információk továbbítása az érdeklıdıknek, − alapítványok létrehozása, gondozása („Gyermekeinkért-Sátoraljaújhely” Alapítvány, Gönczöl Oktatási Alapítvány, „Magyar Nyelv Múzeuma” Alapítvány), − testvérvárosi kapcsolatok létrehozása, közös programok szervezése, − szakmai továbbképzések szervezése, értekezleteken való részvétel, ünnepi beszédek, megemlékezések, zsőrizés, kiállítások megnyitása, stb., − a Zemplén Tourinform Iroda szakmai munkájának segítése, − a feladatokkal járó adminisztrációk, jelentések, beszámolók, pályázatok írása, iktatás, ügyiratkezelés, az érintett bizottságok (Oktatási és Közmővelıdési Bizottság, illetve Civil-, Ifjúsági és Sportügyi Bizottság) anyagainak gépelése, jegyzıkönyvvezetés, emlékeztetık, határozatok megírása.
A Szociálpolitikai Osztály feladatai: Szociálpolitikai ügyek intézése, jegyzıi gyámügyek intézése. A feladatok részletezése: szociális feladatok: − az 1993. évi III. törvény és az ez alapján alkotott 1997. évi (IV.30.) sz. önkormányzati rendeletben szabályozott szociális rászorultságtól függı, pénzbeli és természetbeni ellátásokról szóló feladatok ellátása területi (utcarendszer szerinti) megosztásban: ∼ a Szociális és Egészségügyi Bizottság hatáskörébe utalt szociális ellátások (lakásfenntartási támogatás, átmeneti segély, temetési segély, ápolási díj, méltányossági közgyógyellátás, adósságkezelési és adósságrendezési támogatás, bentlakásos intézményi beutalás) iránti kérelmek döntésre való elıkészítése, ∼ a polgármester hatáskörébe utalt ellátások közül a köztemetés, és az adósságkezelési támogatással kapcsolatos kérelmek elıkészítése, a hozott döntések határozati formába való öntése, illetve ezen döntések nyilvántartása, ∼ a szociális vonatkozású, jegyzıi hatáskörbe utalt ellátások (a mozgáskorlátozottak támogatásával kapcsolatos valamennyi ügy, hadigondozottak pénzbeli ellátásával kapcsolatos ügyek, alanyi jogú közgyógyellátási igazolványok kiadása és normatív jogon kiadható közgyógyigazolványok kiadása, vakjáradék, nyugdíjasok távhıszolgáltatási támogatása, rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény, kiegészítı gyermekvédelmi támogatás) iránti kérelmek kivizsgálása, döntésre való elıkészítése, nyilvántartása, ∼ szociális vonatkozású környezettanulmányok készítése más szervek részére,
24
− a képviselı-testület által a polgármester hatáskörébe utalt, önkormányzati hatáskörbe tartozó szociális ellátásokkal kapcsolatos feladatok (rendszeres szociális segély, idıskorúak járadéka, normatív lakásfenntartói támogatás megállapítása, módosítása, megszüntetése, felülvizsgálata, megtérítése, egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság elbírálása szociális rászorultság alapján, tanévkezdési támogatás megállapítása, ápolási díj alanyi jogcímen történı megállapítása, megszüntetése, megigénylése), − A 2005. évi CXXVI. törvényben foglaltak alapján a nappali oktatás munkarendje szerinti tanulmányokat folytató, illetve felsıfokú iskola nappali tagozatán tanuló nagykorú személyek esetében a rendszeres gyermekvédelmi támogatás nyilvántartása, illetve ezzel kapcsolatosan havonta listakészítés a Városellátó Szervezet felé, legfeljebb 2006. augusztus 1-ig − havonta jelentés küldése a Magyar Államkincstár felé a rendszeres ellátásokkal összefüggı egészségügyi ellátásokra való jogosultságokról (rendszeres szociális segély, hadigondozotti ellátás, ápolási díj, szociális rászorultsági alapon való jogosultság az egészségügyi szolgáltatásra, − folyamatos kapcsolattartás a Munkaügyi Központ helyi kirendeltségével, jegyzıi gyámügyi feladatok: ∼ teljes hatályú apai elismerı nyilatkozat felvétele, ∼ jogszabályban meghatározott esetben ügygondnoki kirendelés, munkadíj megállapítás, környezettanulmány-készítés, ∼ szülı nyilatkozatának felvétele, amelyben hozzájárul gyermeke ismeretlen személy általi örökbefogadásához, ∼ a gyermek védelembe vétele, annak felülvizsgálata, megszüntetése, ∼ a gyermeknek azonnali intézkedést igénylı esetben a harmadik személynél (külön élı szülınél nagyszülınél, más alkalmas személynél, gyermekotthonban, vagy más bentlakásos intézményben, nevelıszülınél) való elhelyezése, ∼ együttélési nyilatkozat felvétele, záradékolása, kiadása, ∼ közremőködés a gyermektartásdíj iránti igény érvényesítésében, a nemzetközi szerzıdésben meghatározottak szerint, ∼ közremőködés a gondozási díj, valamint a gyermektartásdíj behajtásában,
A Városi Gyámhivatal feladatai
Gyermekvédelmi gondoskodás, Pénzbeli támogatással kapcsolatos döntések, A gyermek családi jogállásának rendezése, Örökbefogadással kapcsolatos feladatok, A Városi Gyámhivatal pert indíthat, illetve kezdeményezhet, A szülıi felügyeleti joggal, illetve a gyermektartásdíjjal kapcsolatos feladatok, A gyámsággal és gondnoksággal kapcsolatos feladatok, Vagyonkezeléssel kapcsolatos feladatok, A Gyvt. 132.§-a szerinti szakértı rendeléssel és felmentéssel, továbbá a szakértıi díjmegállapítással kapcsolatos feladatok.
25
1997. november 1-tıl kezdıdıen önálló feladat- és hatáskörrel rendelkezı Sátoraljaújhelyi Városi Gyámhivatal nem csak a város területén látja el a törvényben ráruházott feladatokat, hanem a Sátoraljaújhelyi Kistérség Többcélú Társulása illetékességi területén is.
A feladatok részletezése: Gyermekvédelmi gondoskodás: ∼
∼ ∼ ∼ ∼ ∼ ∼
∼ ∼ ∼ ∼ ∼ ∼
Elhelyezi a gyermeket ideiglenes hatállyal a különélı másik szülınél, más hozzátartozónál, vagy alkalmas más személynél, illetve nevelıszülınél, ha erre nincs mód, gyermekotthonban vagy más bentlakásos intézményben; Megállapítja a szülıi felügyeleti jog feléledését; Dönt a más szerv által alkalmazott ideiglenes hatályú elhelyezés megszüntetésérıl, és megváltozásáról; Átmeneti nevelésbe veszi a gyermeket és egyidejőleg gyámot (hivatásos gyámot) rendel; Tartós nevelésbe veszi a gyermeket és egyidejőleg gyámot (hivatásos gyámot) rendel; Dönt az átmeneti és tartós nevelésbe vett gyermek kapcsolattartásáról; Figyelemmel kíséri az átmeneti nevelésbe vett gyermek és a szülı kapcsolatának alakulását, a szülınek a gondozó személlyel vagy intézménnyel való együttmőködését; Dönt a gyermek átmeneti vagy tartós nevelésbe vételének megszüntetésérıl; Dönt az utógondozás és az utógondozói ellátás elrendelésérıl; Dönt a gondozási díjfizetési kötelezettség megállapításáról, illetve megszüntetésérıl; Megállapítja az átmeneti vagy tartós nevelésbe vett gyermek lakóhelyét; Dönt az átmeneti vagy tartós nevelésbe vett, speciális szükséglető gyermeknevelési felügyeletrıl; Közremőködik a bírósági végrehajtási eljárásban;
Pénzbeli támogatással kapcsolatos döntések: ∼ ∼
otthonteremtési támogatás megállapítása; gyermektartásdíj megelılegezése;
A gyermek családi jogállásának rendezése: ∼ ∼ ∼
teljes hatályú apai elismerı nyilatkozatot vesz fel; megállapítja a gyermek családi és utónevét; hozzájárul - cselekvıképtelen jogosult esetén - a családi jogállás megállapítására irányuló per megindításához és egyidejőleg eseti gondnokot rendel;
26
Örökbefogadással kapcsolatos feladatok: ∼ ∼ ∼ ∼ ∼ ∼
Dönt a gyermeket örökbe fogadni szándékozók alkalmasságáról, kérelemre elrendeli az örökbefogadásra alkalmas személyek nyilvántartásba való felvételét; Dönt a gyermek örökbefogadhatónak nyilvánításáról; Elbírálja és jóváhagyja a szülınek azon jognyilatkozatát, amelyben hozzájárul gyermeke ismeretlen személy általi örökbefogadásához; Dönt az örökbefogadás engedélyezésérıl; Dönt a felek közös kérelme alapján az örökbefogadás felbontásáról; Kérelemre felvilágosítást adhat a vér szerinti szülı adatairól;
A Városi Gyámhivatal pert indíthat, illetve kezdeményezhet: ∼ ∼ ∼ ∼ ∼ ∼ ∼ ∼ ∼
A gyermek elhelyezése, illetve kiadása; Gyermeket megilletı tartási követelés érvényesítése; A szülıi felügyelet megszüntetése vagy visszaállítása; A gyermek örökbefogadásának felbontása; A cselekvıképességet érintı gondnokság alá helyezés és annak megszüntetése; A számadási kötelezettség, illetve a számadás helyességének megállapítása iránt; A Városi Gyámhivatal feljelentést tesz: A gyermek veszélyeztetése vagy tartás elmulasztása, A gyermek sérelmére elkövetett bőncselekmény miatt.
A szülıi felügyeleti joggal, illetve a gyermektartásdíjjal kapcsolatos feladatok: ∼ ∼ ∼ ∼ ∼ ∼ ∼
∼ ∼
∼
Dönt a gyermek és a szülı kapcsolattartásáról; Intézkedik a bíróság, valamint a gyámhivatal által szabályozott kapcsolattartás végrehajtásáról; Dönt a szülı jognyilatkozatásnak érvényességéhez szükséges jóváhagyásról; Dönt a szülıi felügyeleti jogkörbe tartozó olyan kérdésrıl, amelyben a szülıi felügyeletet együttesen gyakorló szülık nem jutottak egyetértésre; Hozzájárul a gyermek családba fogadásához; Jóváhagyja a gyermek végleges külföldre távozására vonatkozó nyilatkozatot; Engedélyezi a gyermek részére a szülıi ház vagy a szülık által kijelölt más tartózkodási hely elhagyását, illetve a feltételek megváltozása esetén visszavonja az e tárgyban kiadott engedélyt; Dönt a gyermek házasságkötésének engedélyezésérıl; Eljár a külföldön lakó vagy tartózkodó személy tartásdíj iránti igényével kapcsolatos ügyben; Engedélyezi a tanköteles gyermek mővészeti, sport- modell- vagy hirdetési tevékenység keretében történı foglalkoztatását.
A gyámsággal és gondnoksággal kapcsolatos feladatok: ∼ ∼
A gyermek részére gyámot, hivatásos gyámot rendel; Ideiglenes gondnokot, gondnokot, hivatásos gondnokot rendel;
27
∼ ∼ ∼
Irányítja és felügyeli a gyám, hivatásos gyám tevékenységét; Felfüggeszti, elmozdítja vagy felmenti a gyámot, a gondnokot; Külön jogszabályban meghatározott esetekben zárlatot rendel el, zárgondnokot, eseti gondnokot, ügygondnokot, az ügyei vitelében akadályozott személy képviseletére és méhmagzat részére gondnokot rendel és ment fel, továbbá megállapítja a munkadíjukat.
Vagyonkezeléssel kapcsolatos feladatok: ∼
∼ ∼ ∼ ∼ ∼
Dönt a gyermekek és gondnokoltak készpénzvagyonának gyámi fenntartásos betétben vagy folyószámlán történı elhelyezésérıl, illetve az elhelyezett pénz felhasználásáról, államilag garantált értékpapírba, biztosítási kötvénybe történı befektetésérıl, letétben kezelésérıl, valamint egyéb tárgyak letétbe helyezésérıl; Dönt a gyám, a gondnok vagyon- és bérlakás kezeléséhez kapcsolódó jognyilatkozata érvényességéhez szükséges jóváhagyásról; Rendszeres felügyelete alá vonhatja a vagyonkezelést, ha a szülık a gyermek vagyonának kezelése tekintetében kötelességüket nem teljesítik; Elbírálja a rendszeres és az eseti számadást, meghatározott esetekben a végszámadást; Közremőködik a gyermekek, gondnokoltak ingó és ingatlan vagyonával és vagyonértékő jogával kapcsolatos ügyekben; Közremőködik hagyatéki eljárásban.
A Vagyongazdálkodási osztály feladatai: -
lakásgazdálkodás nem lakás céljára szolgáló helyiségekkel való gazdálkodás önkormányzati tulajdon nyilvántartása, hasznosítás elıkészítése, privatizáció egyéb feladatok
A feladat egyaránt kiterjed: - a forgalomképtelen törzsvagyonra - a korlátozottan forgalomképes törzsvagyonra - a vállalkozói vagyon körébe tartozó vagyontárgyakra. A feladatok részletezése: önkormányzati feladatkör, ügyviteli feladatkör: - a Vagyongazdálkodási Bizottság ügyviteli teendıinek ellátása - a Vagyongazdálkodási Osztály feladatkörébe tartozó képviselı-testületi elıterjesztések elkészítése - a feladatkörbe tartozó önkormányzati rendeletek folyamatos karbantartása - a feladatkörbe tartozó önkormányzati határozatok végrehajtása - a Vagyongazdálkodási Osztály adminisztrációs , ügyviteli feladatainak ellátása az önkormányzat tulajdonát képezı lakások és helyiségek elidegenítésével lapcsolatos teendık ellátása:
28
-
a beadott kérelmek feldolgozása, valamint az elidegenítésre történı kijelölésekhez az elıterjesztések elkészítése
-
az értékesítéssel kapcsolatos feladatok ellátása, ezen belül: a) társasházzá alakítás b) értékbecslés megrendelése c) hirdetés, pályáztatás, liciteljárás levezetése d) a szerzıdés elkészítése, ügyvédi ellenjegyeztetése e) a tulajdonjog átvezettetése a Földhivatalban
-
a behajtásra irányuló intézkedések megtétele a lakásokat részletre megvásárlók részére egyösszegő befizetés esetén a kedvezményezett összeg kiszámítása, befizettetése és a kapcsolódó feladatok ellátása
a nem lakás céljára szolgáló helyiségek üzemeltetéséevl , mőködtetésével kapcsolatos feladatok ellátása: - a bérleti szerzıdések megkötése - a bérbe, illteve albérletbe adások adminisztrálása, a Vagyongazdálkodási Bizottság elé terjesztése - a visszaadott, megüresedett ingatlanok , bérlemények meghirdetése, pályáztatása, liciteljárás lebonyolítása, átadása - a nem lakás céljára szolgáló helyiségek adatainak feldolgozása - a felemrülı észervételek, hiányosságok, kérések nyilvántartásba vétele, elbírálása - a behajtásra irányuló intézkedések megtétele - a szükséges karbantartási és javítási munkálatok elvégeztetése és egyben a végrehajtás ellenırzése az ingatlanváltozással kapcsolatos feladatok ellátása: - a vagyonkataszter karbantartása: a) eladott ingatlanok kivezetése b) új ingatlanok feltüntetése c) változások átvezetése d) analitikus nyilvántartások elkészítése e) évente egy alkalommal változásjelentés készítése a MÁK ( Magyar Államkincstár Borsod-Abaúj-Zemplén megyei Területi Igazgatósága) valamint a KSH részére. a lakásgazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása: - a lakásigénylık besorolása, - a bérleti jogviszony megszüntetésére, folytatására intézkedések megtétele - lakáscserék lebonyolítása - az önkényes beköltözık kilakoltatása érdekében intézkedések megtétele - bírósági ügyekben eljárás - a bérlık, lakáshasználók kijelölése, szükséglaásokban való elhelyezése - különbözı helyszíni vizsgálatok lefolytatása - a visszaadott, megüresedett lakások meghirdetése, pályáztatása, eljárások lefolytatása
29
-
az elsı lakáshoz jutók kamatmentes kölcsönre irányuló kérelmének elbírálása, értékbecslések elkészítése
-
állami támogatással épült szociális bérlakások kezelésével kapcsolatos feladatok ellátása
egyéb feladatok: - az önkormányzat tulajdonát képezı erdı, szántó, gyep, udvar, kert megjelöléső belterületi, külterületi, illetve zártkerti ingatlanok , építési telkek, gazdasági épületek nyilvántartása és hasznosítása - az önkormányzat tulajdonát képezı befektetett pénzügyi eszközök ( értékpapírok, részvények…stb.)nyilvántartása, a kapcsolódó számviteli feladatok ellátása, analitikus nyilvántartása, megbízás alapján a közgyőléseken a tulajdonos képviselete, - a Képviselı-testület a városközponti épületek homlokzat-felújítására vonatkozó rendelete kapcsán a felújítási program irányítása, szervezése - lakásépítési kedvezmény, valamint a kiegészítı kamattámogatásra való jogosultság személyi feltételeinek megállapítása és vizsgálata.
V.
A Hivatal mőködési rendje 1. Munkarend, ügyfélfogadás:
a) Munkarend: HÉTFİ: KEDD:
7.30 - 16.00 7.30 - 16.00
SZERDA: CSÜTÖRTÖK: PÉNTEK:
7.30 - 17.00 7.30 - 16.00 7.30 - 12.30
A 30 perc munkaközi szünetet 12.00 és 13.00 óra közötti idıtartamban kell biztosítani. b) Ügyfélfogadási rend: A polgármester minden hétfın 13.00-16.00 óráig, minden szerdán 8.00-17.00 óráig, minden pénteken 8.00-12.00 óráig tart ügyfélfogadást. A jegyzı minden szerdai napon 9.00-12.00 óráig tart ügyfélfogadást. A Polgármesteri Hivatal köztisztviselıinek ügyfélfogadási rendje:
30
HÉTFİ: SZERDA: PÉNTEK:
13.00 – 16.00 óráig 7.30 – 12.00 és 13.00-17.00 óráig 8.00 – 12.00 óráig
Az Okmányiroda ügyfélfogadási rendje: HÉTFİ: KEDD: SZERDA: CSÜTÖRTÖK: PÉNTEK:
8.00 – 12.00 és 13.00-15.30 óráig 8.00 - 12.00 és 13.00- 15.30 óráig 8.00 – 12.00 óráig és 13.00-16.30 óráig nincs ügyfélfogadás 8.00 - 12.00 óráig
A jegyzı esetenként az itt foglaltaktól eltérı munkarendet is megállapíthat.
A jegyzı az ügyfélfogadási rendet eseti jelleggel az idıszakosan jelentkezı nagyobb ügyfélforgalmi igények kielégítésére, akár a teljes hivatali szervezetre, akár annak egyes szakterületeire vonatkozóan meghosszabbított idıtartamban is megállapíthatja.
2. Iratkezelés, irattározás A Hivatalban egységes iktatási rendszer mőködik, ennek megfelelıen az iktatás számítógépes rendszerben, folyamatosan, évente kezdıdı fıszámokra, alszámokra, illetve győjtıszámra történik. A Hivatalba érkezett küldeményeket, a Polgármesteri titkárság ügykezelıje bontja fel s miután az összes küldeményt érkeztetı bélyegzıvel látta el és feljegyezte, átteszi azokat a Jegyzıi titkárság ügykezelıjéhez a Jegyzıhöz való továbbítás céljából. A Jegyzı az osztályok postáját átvéve , szükség esetén feladatot és határidıt állapít meg.Ezt követıen kerül az osztályvezetıkhöz az osztályok postája.Az osztályvezetık ügyintézıkre szignálják az iratokat ,majd ezt követıen iktatás céljából leadják azokat az iktatónak. A jegyzı a saját illetve a közvetlenül hozzá tartozó ügyintézık postáját a titkárnı közremőködésével leadja az iktatónak iktatás céljából. Az iratok kezelését, tárolását, selejtezését, irattározását ,az iratkiadás valamint betekintés rendjét az Ügyirat és Iratkezelési Szabályzat tartalmazza. A kiadmányozás rendjét Jegyzıi utasítás tartalmazza.
3. Bélyegzık használatának rendje: A Hivatal bélyegzıinek felsorolását és leírását a bélyegzı nyilvántartás tartalmazza. A Hivatalban használható bélyegzık beszerzését a jegyzı engedélyezi. A használatba adott bélyegzıkrıl a nyilvántartást a gondnok vezeti . A bélyegzıket sorszámozva kell elkészíttetni. A nyilvántartó a bélyegzık meglétét évente legalább kétszer ellenırizni köteles.
31
A bélyegzı kezelıje (használója) anyagi, fegyelmi és büntetıjogi felelısséggel tartozik azok jogszerő használatért. Bélyegzı elvesztését az osztályvezetınek írásban jelenteni kell, aki köteles az elvesztés körülményeit és a dolgozó felelısségét megvizsgálni és a szükséges intézkedéseket megtenni, továbá a megsemmisítési eljárást lefolytatni. A bármely okból használhatatlanná vagy feleslegessé vált bélyegzıket a gondnoknak vissza kell adni, aki gondoskodik annak megsemmisítésérıl illetve ırzésérıl, errıl jegyzıkönyvet vesz fel és azt a nyilvántartás mellékleteként ırzi..
4. A Polgármesteri Hivatal Szabályzatai: A Jegyzı a hivatal mőködési, gazdálkodási feladatainak ellátása érdekében szabályzatokat készít, készíttet, melyek jegyzékét az 1.sz. függelék tartalmazza.A szabályzatok elkészítéséért felelıs személy nevét és a felülvizsgálat idıtartamát a FEUVE tartalmazza. A jegyzı gondoskodik a jelen Szervezeti és Mőködési Szabályzat és függelékei naprakész állapotáról. A jegyzı gondoskodik a szabályzatoknak az osztályvezetıkkel való megismertetésérıl , akik továbbítják azokat a dolgozóik felé.
5. A Hivatal munkájának irányítása, koordinálása, ellenırzése: A Polgármesteri Hivatal évente egy munkaértkezletet tart.A munkaértekezletet a Jegyzı hívja össze és vezeti le.Az osztályok havonta egy munkaértekezletet kötelesek tartani. A Jegyzı az osztályvezetık részvételével szükség szerint de legalább kéthetente munkamegbeszélést tart, melynek célja a feladatok megbeszélése,a végrehajtás koordinálása. A munkakezdés és befejezés idıpontját a dolgozók kötelesek az osztályonként felfektetett jelenléti ívbe bejegyezni.A munkaidı alatti eltávozásokról távozási naplót kell a portán vezetni.Osztályon belül a munkaidı alatti eltávozást az osztályvezetı, az osztályvezetık esetében a Jegyzı engedélyezi.A jelenléti íveket az osztályvezetık , a Jegyzı alá közvetlenül tartozó dolgozók esetében a Mővelıdési , Kulturális, Ifjúsági és Sport Osztály vezetıje által lezárva a tárgyhót követı hónap 3. napjáig le kell adni a Pénzügyi Osztálynak.A jelenléti ív vezetéséért, a távozási naplóba beírtak valódiságáért az osztályvezetı felel. A betegség miatti távollétet a dolgozó köteles annak elsı napján közvetelen felettesének bejelenteni. A dolgozók kötelesek a munkájuk során tudomásukra jutott hivatali titkot megırizni és ezen kívül sem közölhetnek illetéktelen személyekkel olyan tényeket, adatokat , amelyekbıl közvetlenül a Képviselı-testületre, annak bizottságára, a Polgármesteri Hivatalra vagy az ügyfélre nézve hátrány származhat.
6. A helyettesítés rendje: A jegyzıt tartós távollétében, illetve akadályoztatása esetén – a pénzügyi területet kivéve az aljegyzı helyettesíti.
32
A hivatali belsı szervezeti egységek helyettesítési rendje a következı: Az osztályvezetıt távolléte esetén a munkaköri leírásban nevesített illetve a Jegyzı által megjelölt személy helyettesíti. A köztisztviselı munkaköri leírása tartalmazza, hogy - munkaköri kötelezettségként melyik munkakörben, személy szerint kit köteles helyettesíteni távollét esetén. Az osztályvezetı köteles gondoskodni arról és felelıs azért, hogy valamennyi ügykörben, feladatkörben az állandó érdemi ügyintézés és az ügyvitel biztosított legyen.
7. A munkakörök átadás-átvételének rendje: Osztályvezetıi munkakör átadás esetén a jegyzı, ügyintézı esetében az osztály vezetıje felel az átadás - átvétel lebonyolításáért. A munkakör átadása-átvétele esetén a jegyzıkönyvben kell rögzíteni: - a munkakör, az átadó, az átvevı megnevezése, az idıpont megjelölése, - a folyamatban lévı ügyek felsorolása ügyiratszámmal, az utolsó eljárási cselekmények megjelölésével, - át kell adni az ügyintézıi Munkanaplót, az utolsó iktatás megjelölésével, - át kell adni az ügyintézı által használatos nyilvántartásokat, szakkönyveket, közlönyöket, szobaleltárt, illetve a számára átadott eszközöket, felszereléseket, Ezek a szabályok munkakör-módosulás esetén értelemszerően alkalmazandók.
8. Szakkönyv-, közlöny, folyóirat-rendelés, irodaszer-ellátás: A hivatali munkához szükséges szakkönyvek, közlönyök, folyóiratok, szaklapok, stb. megrendelése a jegyzı által meghatározottak szerint történik.
9. Az Önkormányzat használata:
tulajdonát
képezı
berendezések,
eszközök
- az Önkormányzat tulajdonát képezı berendezések, eszközök - házon kívüli használatára kizárólag a jegyzı írásbeli engedélyével kerülhet sor.
33
VI.
Utasítás, pénzügyi ellenırzés, beszámolás rendje 1. Utasítás A Hivatal egységére, vagy bármely egységére, azok ügymenetére vonatkozóan a polgármester vagy a jegyzı írásban és szóban „Utasítás”-t, „Intézkedés”-t adhat ki.
2. Pénzügyi ellenırzés Az államháztartási pénzügyi ellenırzés alapvetı célja, hogy az adott szervezet , program pénzügyi elszámolásainak, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartásokat ellenırizze. A költségvetési szerveknél belsı ellenırzés kialakításáról és megfelelı mőködtetésérıl a Hivatal vezetıje köteles gondoskodni. A belsı ellenırzést végzı személy tevékenységét a költségvetési szerv vezetıjének közvetlenül alárendelve végzi. Az ellenırzés szabályait külön szabályzatok tartalmazzák: - Belsı ellenırzési kézikönyv - FEUVE szabályzat - Költségvetési ellenırzés rendszere Az ellenırzés során - a jegyzı biztosítja, hogy az Önkormányzat könyvvizsgálója a jogszabályi elıírások szerint elláthassa feladatait, - a jegyzı bármikor ellenırizheti a Hivatal tevékenységének törvényességét, célszerőségét. Ellenırzési formák: - külsı pénzügyi ellenırzés tevékenységet az Állami Számvevıszék látja el. - belsı pénzügyi ellenırzés a) folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés (FEUVE) b) belsı ellenırzési tevékenység
A FEUVE biztosításához létrehozott szabályzatnak biztosítani kell a szabálytalansáok kezelésének eljárásrendjét, a rendelkezésre álló erıforrások szabályszerő, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A FEUVE rendszeren belül az ellenırzési nyomvonalnak a Hivatal tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenırzési folyamatainak szöveges illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírását kell biztosítani. A FEUVE rendszerén belül kockázatkezelési rendszert kell mőködtetni, amelyen belül meg kell állapítani a Hivatal tevékenységében, gazdálkodásában rejlı kockázatokat.
34
Az intézmények belsı ellenırzése az Helyi önkormányzatokról szóló 1990.évi LXV.törvény 92. § (2) bekezdése alapján történik. A belsı ellenır tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belsı ellenırzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és a Belsı ellenırzési kézikönyv szerint végzi. Belsı ellenırzési terveket a belsı ellenırzési vezetı készíti és a Képviselı-testület hagyja jóvá. a) stratégiai terv 5 évre b) középtávú ellenırzési terv 3 évre c) éves ellenırzési terv
Belsı ellenırzés feladata: a) vizsgálni és értékelni a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési rendszerek kiépítésének, mőködésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését; b) vizsgálni és értékelni a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszerek mőködésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; c) vizsgálni a rendelkezésére álló erıforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát; d) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni a költségvetési szerv vezetıje számára a költségvetési szerv mőködése eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési, és a belsı ellenırzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében; e) ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezık, hiányosságok megszőntetése, kiküszöbölése érdekében; f) nyomon követni az ellenırzési jelentések alapján megtett intézkedéseket.
Ellenırzési módszerek: a) szabályszerőségi ellenırzés b) pénzügyi ellenırzés c) rendszerellenırzés d) teljesítmény-ellenırzés e) megbízhatósági ellenırzés f) informatikai rendszerek ellenırzése A vizsgálatok során alkalmazandó (általános) eljárási szabályok. A belsı ellenırzési vezetı a vizsgált szervezeti egység vezetıjét a vizsgálat megkezdése elıtt szóban vagy írásban tájékoztatja a vizsgálat elrendelésérıl, várható idıtartamáról, tárgyáról, a vizsgálatban résztvevıkrıl (belsı ellenır, megbízott szakértı, köztisztviselı stb.). Az elızetes bejelentést nem kell megtenni, ha az – a rendelkezésre álló adatok alapján meghiúsíthatja az ellenırzés eredményes lefolytatását.Az elızetes bejelentés elhagyásáról a belsı ellenırzési vezetı dönt.
35
Az ellenırzés végrehajtásához ellenırzési program készül, amely tartalmazza a vizsgálat során alkalmazandó fıbb szempontokat is. Az ellenırzési programot a belsı ellenırzési vezetı hagyja jóvá.A programtól eltérni a belsı ellenırzési vezetı jóváhagyásával lehet, a program módosítását a vizsgálatvezetı kezdeményezheti. A vizsgálati megállapításokról összefoglaló ellenırzési jelentés készül, amelynek elkészítéséért , a levont következtetésekért, a vizsgálatvezetı, a megállapítások valódiságáért és alátámasztásáért a vizsgálatot végzık felelısek. A belsı ellenırzési vezetı a jelentés tervezetét, egyeztetés céljából megküldi az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének.A jelentéstervezetben foglaltakra vonatkozóan az érintettek észrevételeket tehetnek, melyeket meg kell küldeniük az ellenırzést végzı szerv vagy szervezeti egység vezetıje részére.Ha az ellenırzést végzık az észrervételeket vitatják akkor az ellenırzést végzık és az ellenırzött szerv vagy szervezeti egység vezetıinek részvételével megbeszélést kell tartani.A megbeszélés célja a megállapítások és következtetések elemzése, valamint az összeállított ajánlások egyeztetése. Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról a vizsgálatvezetı dönt, errıl az érintetteknek írásbeli tájékoztatást ad és az el nem fogadott észrevételeket indokolja. Az elfogadott észrevételeknek megfelelıen a vizsgálatvezetı a jelentést módosítja. Az ellenırzési jelentés ezt követıen lezárásra kerül.A jelentést a vizsgálatvezetı és a vizsgálatot végzı valamennyi ellenır aláírását követıen a belsı ellenırzési vezetı megküldi az ellenırzött szerv vezetıjének( amennyiben költségvetési szervrıl van szó ) illetve az ellenırzött szervezeti egység vezetıjének és a szervezeti egységet mőködtetı költségvetési szerv vezetıjének. A Hivatal elısegíti a Ügyrendi Bizottságnak az SZMSZ alapján folytatott ellenırzési munkáját. A jegyzı rendszeresen ellenırzi a Hivatalt érintı közérdekő bejelentések, javaslatok és panaszok ügyintézését, vizsgálja azok keletkezésének okait.
3. Beszámolás rendje A polgármester évente tájékoztatást ad a Képviselı-testületnek az Önkormányzat intézményeinél végzett pénzügyi ellenırzésekrıl, valamint az önkormányzatnál történt külsı ellenırzések megállapításairól. A jegyzı a Képviselı-testület munkaterve által meghatározott idıpontban számol be a Hivatal munkájáról, a jelentısebb anyagi kihatású ( 1000 e Ft –ot meghaladó ) peres ügyekrıl és a város lakosságának jelentıs részét érintı eseményekrıl , intézkedésekrıl. A jegyzı a Képviselı-testületnek , jogszabály illetve a munkaterv alapján beszámol a Hivatal egyes szakági feladatainak ellátásáról. Az osztályvezetık évente vagy a jegyzı által elrendelt esetben írásban beszámolnak az osztály munkaterületére vonatkozó feladatok végrehajtásáról, az egyes ügyintézési folyamatokról, feladatokról.
36
VII.
Kapcsolatok és koordináció Lakossághoz és a helyi civil szervezetekhez kapcsolódó feladatok: E körben a Hivatal a jegyzı felügyelete mellett - szervezi a lakosság és az Önkormányzat kapcsolattartásával összefüggı teendıket, - kapcsolatot tart a városban és a régióban mőködı vállalkozókkal, civil szervezetekkel, alapítványokkal, valamint az ıket tömörítı érdekképviseletekkel, kamarákkal, klubokkal és egyesületekkel, vezeti e szervezetek nyilvántartását és gondoskodik e nyilvántartás naprakészségérıl, - intézi a Polgármesteri Hivatalhoz forduló ügyfelek közérdekő bejelentéseinek, panaszos ügyeinek továbbítását az érintettek felé, - az ügyfelek kifejezett kérésére gondoskodik a tisztségviselık és a panaszosok közvetlen találkozásának – elızetes egyeztetés alapján – történı biztosításáról, - kapcsolatot tart az egyházak, felekezetek és vallási közösségek helyi, területi központjaival, - közremőködik a lakossági kapcsolatokkal, civil szervezıdésekkel összefüggı testületi elıterjesztések elıkészítésében. Sajtókapcsolatok, és a hivatali mőködés nyilvánossága A hivatal részérıl sajtónyilatkozatot a jegyzı vagy az általa kijelölt osztályvezetı, kivételesen ügyintézı és a sajtóreferens adhat. A hivatali mőködés a jogszabályi keretek szerint nyilvános, az SZMSZ nyilvános iratnak minısül. A hivatal általános ügymenetére vonatkozó tájékoztatással az itt, vagy más szabályzatban foglalt szabályok vonatkoznak. Egyedi ügyekben az adatkezelés és a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény rendelkezései szerint kell eljárni. Jogosulatlan tájékoztatás vagy jogosulatlannak adott tájékoztatás közszolgálati fegyelmi felelısséget von maga után.
37
VIII.
Záró rendelkezések A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2006.június 19. napjával lép hatályba egyidejőleg hatályát veszti az Ügyrendi és Kisebbségi Bizottság 5/2002.(I.28.)sz. határozatával elfogadott Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzata.
Sátoraljaújhely, 2006. június 19.
Szamosvölgyi Péter polgármester
Fedorné dr.Fráter Zsófia jegyzı
ZÁRADÉK: A Szervezeti és Mőködési Szabályzatot 2006.június 19. napján megtartott ülésén az Ügyrendi Bizottság a 20/2006(VI.19.)sz. határozatával jóváhagyta.
38
Az SZMSZ 1.sz függeléke 3. Ügyirat és Iratkezelési szabályzat. 4. Bélyegzı nyilvántartás. 5. A Hivatal gazdálkodásával kapcsolatos kötelezettség vállalás, ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás rendje. 6. Eszközök és források értékelési szabályzata. 7. Számviteli politika. 8. Leltározási és leltárkészítési szabályzat. 9. Pénzkezelési szabályzat. 10. Belsı ellenırzési szabályzat. 11. Számítástechnikai szabályzat. 12. Munkavédelmi szabályzat. 13. Kiküldetési költségek elszámolásának szabályzata. 15. Munkaköri leírások. 16. A Hivatal azonosítására alkalmas dokumentumok, iratminták. 17. Vagyongazdálkodási és beruházási szabályzat. 18. Tárgyi eszközök és készletek hasznosítási és selejtezési szabályzata. 19. Tőzvédelmi szabályzat. 20. Számlarend. 21. Gazdasági ügyrend 22. Önköltségszámítási szabályzat 23. Költségvetési ellenırzés rendszere
39
