Sanoma Uitgevers voorziet honderden medewerkers van effectiever communicatiemiddelen met slimme ‘appliance’
E-mail is een prima communicatiemiddel, behalve als de mail niet of te laat gelezen wordt. Sanoma Uitgevers zocht daarom een oplossing voor presence en Instant Messaging, met een minimum aan beheer en hardware. Het werd een combinatie van Microsoft Office Communication Server 2007, Windows Server 2008 en één stekkerklare ‘doos’: de UC appliance van StartReady.
Het bedrijf Met ruim 85 publiekstijdschriften en zo‟n 200 websites is Sanoma Uitgevers BV de grootste multimediale uitgever van Nederland. Tot de tijdschriften behoren onder meer AutoWeek, Cosmopolitan, Donald Duck, Linda en Margriet. In 2008 realiseerden Sanoma Uitgevers en haar dochters en deelnemingen een omzet van 515,7 miljoen euro. In de hoofdvestiging in Hoofddorp werken circa 1.000 medewerkers op redacties en ondersteunende afdelingen.
Aanwezigheidsindicatie Zoals in zoveel organisaties, wordt ook bij Sanoma steeds mobieler gewerkt. Mensen zijn niet altijd achter hun bureau te vinden, maar werken thuis of onderweg. Even bij een collega binnenlopen lukt dus niet altijd, ook al omdat het aantal internationale projecten de laatste tijd flink toeneemt. Ook met traditionele communicatiemiddelen zoals telefoon en e-mail is snel communiceren moeilijk, wegens het ontbreken van 'presence-indicatie‟: het kunnen zien of iemand aanwezig en beschikbaar is. Messaging systemen als Windows Live Messenger – zeer populair bij nieuwe medewerkers bieden die mogelijkheid wel, inclusief de extra communicatiemogelijkheid via chatten. De heer Groenendijk, IT Architect bij Sanoma Uitgevers: “Live Messenger is aardig voor privédoeleinden, maar niet bedoeld voor een professionele zakelijke omgeving. Je moet eerst „vriendjes‟ worden door je MSN-naam uit te wisselen. En MSN bevat reclame (dating en dergelijke), wat niet echt zakelijk overkomt. Bovendien loopt de communicatie over een
publiek, niet-beveiligd netwerk, je kunt de chats niet opslaan, wat soms voor compliancy vereist is, en tot slot heeft Messenger geen relatie met Active Directory of Exchange Server. Kortom, met de opname van Live Messenger in je zakelijk omgeving komen veiligheid en beheerbaarheid in het gedrang.”
Zoeken naar oplossing De heer Groenendijk: “Al geruime tijd hebben we diverse high-end communicatiefuncties operationeel. Zoals Exchange Server 2007 voor e-mail en agenda op pc of PDA, en videocommunicatie in onze vergaderruimten. Maar het kan altijd beter. Om de bereikbaarheid van onze medewerkers te vergroten, waren we op zoek naar een geschikte en goed beheerbare messaging-, vergader- en/of telefoonoplossing.
"StartReady levert appliances die gebruik maken van Windows Server 2008 met Hyper-V virtualisatie. Hierdoor besparen wij op servers, en dus op ruimte, stroomverbruik en beheerkosten." Dennis Groenendijk, IT Architect bij Sanoma Uitgevers
Na een marktverkenning viel ons oog op Microsoft Office Communication Server 2007. Dit product blijkt laagdrempelig, gebruiksvriendelijk en kostenefficiënt en integreert goed in onze bestaande omgeving. Na enkele demo's waren wij overtuigd van de mogelijkheden."
Uitdaging - liever soepel uitrol dan moeilijk IT-project Veel IT-leveranciers zullen het uitrollen van een nieuwe toepassing traditioneel benaderen: men bestelt de hardware en gaat met een cd-rom in de hand bij de klant aan het installeren. Daarbij moeten diverse problemen overwonnen worden en verloopt de aansluiting op de ITomgeving ook niet altijd soepel. Het resultaat is een doorlooptijd van een aantal weken en een hoge rekening voor de klant. De heer Groenendijk: "Om dat scenario te vermijden, streven wij ernaar het beheer van onze generieke IT zoveel mogelijk te outsourcen. Bovendien wilden we Office Communication Server (OCS) snel operationeel hebben, dat dan is het mooist als je het als „dienst‟ aan je
mensen beschikbaar kunt stellen. Zou je OCS op eigen servers willen laten draaien, dan zou je in ons geval drie tot vijf fysieke servers moeten aanschaffen."
Implementeren als appliance Sanoma kwam via een zakenrelatie in contact met StartReady BV, een Microsoft Gold Certified partner, opgericht door een tweetal ex-Microsoft medewerkers. Deze organisatie levert hardware en software als een „appliance‟, dus iets wat net zo gemakkelijk gebruikt kan worden als een huishoudelijk apparaat. "De kracht van het StartReady model ligt in het leveren van een hardware 'doos' die gebruik maakt van Windows Server 2008 met Hyper-V virtualisatie. Hierdoor kunnen alle servers die nodig zijn voor OCS op één fysieke machine draaien", legt de heer Groenendijk uit. "Mochten er capaciteitsproblemen op die machine ontstaan, dan zouden we volgens StartReady gemakkelijk kunnen uitbreiden, door er nog een appliance bij te zetten. Bovendien voeren de mensen van StartReady een technische intake uit bij de klant en gebruiken ze een slimme wizard, waarmee een complexe applicatie als OCS bij ons in één ochtend geconfigureerd was."
"Onze StartReady OCS appliance was binnen enkele uren geconfigureerd en bedrijfsklaar. Toen meer capaciteit nodig was, werd probleemloos een tweede appliance aangekoppeld. De schaalbaarheid is dus uitstekend." Dennis Groenendijk, IT Architect bij Sanoma Uitgevers
Groeimogelijkheden Sanoma Uitgevers streeft ernaar alle generieke IT te oursourcen en het liefst alleen diensten af te nemen. In dit geval was de appliance oplossing én veel sneller te impementeren én factoren goedkoper dan wat de traditionele system integrators konden bieden. "StartReady levert niet alleen de hard- en software en de installatie, maar beheert en onderhoudt deze ook", aldus de heer Groenendijk.
"Inmiddels hebben wij ook de beloofde schaalbaarheid kunnen testen. Doordat de nieuwe communicatiemogelijkheden sneller dan verwacht door onze medewerkers werden opgepakt, was er namelijk al gauw behoefte aan een functionaliteitsuitbreiding. Medewerkers wilden namelijk overal via hun laptop en eventueel hun PDA gebruik kunnen maken van OCS om mobiel te werken. Daarvoor is een OCS Edge server nodig. Aangezien onze DMZ fysiek op een andere locatie draait, wilden we deze Edge Server niet op dezelfde hardware laten draaien. Hiervoor werd een tweede appliance geplaatst, die gekoppeld werd aan het internet. StartReady heeft deze tweede appliance probleemloos aan de eerste gekoppeld."
Effectiever communiceren Microsoft Office Communication Server biedt Sanoma de mogelijkheid om telefonie, Instant Messaging (IM), presence en vergadermogelijkheden te combineren binnen een voor de medewerkers vertrouwde werkomgeving. Dennis Groenendijk: "Veel van de gebruikers van OCS werken buiten de deur of maken deel uit van een internationaal team. Het presence aspect is daarbij belangrijk, omdat je direct ziet wie bereikbaar is. Zo kan een gebruiker via IM heel snel contact maken met zijn collega‟s, maar ook een vergadering plannen of een document delen. Ik zie OCS als medium tussen telefonie en mail: een deel van het mailverkeer verschuift naar chatten, maar zodra een chat serieus wordt, pakt men over het algemeen de telefoon. OCS kan je dan met één muisklik verbinden met de medewerker waarmee je aan het chatten was." Over voordelen op het gebied van beheer meldt Groenendijk: "StartReady levert appliances die gebruik maken van Windows Server 2008 met Hyper-V virtualisatie. Hierdoor besparen wij op servers, en dus op ruimte, stroomverbruik en beheerkosten." De besparing komt ook tot uiting in de ROI. “De ROI van Office Communication Server zal qua ROI vijfmaal goedkoper uitpakken dan wat partijen aanboden.”
Toekomst – telefonie? Geleidelijk voegt Sanoma steeds meer gebruikers aan de OCS-omgeving toe. Het is niet ondenkbaar dat uiteindelijk rond de 2.000 medewerkers met OCS zullen werken. Iedereen weet dan van elkaar wie aanwezig en bereikbaar is. Vergaderingen kunnen ad hoc worden
gepland en instant messaging vervangt een deel van het e-mailverkeer. "Het is zelfs mogelijk de telefoon van het bureau te halen", schetst de heer Groenendijk."OCS ondersteunt telefonie, zodat je een headset of USB-telefoon kunt gebruiken."
Eisen
Presence en Instant Messaging
Telefonie en vergadermogelijkheden vanaf pc
Minimum aan beheer en hardware
Bereikbaar via vertrouwde Windows- en PDA-omgeving
Schaalbaarheid
Voordelen
Effectiever communicatie
Snelle acceptatie door integratie met Outlook
Minimale hardware door virtualisatie
Minimale onderhoud door stekkerklare „appliance‟
Gemakkelijk uitbreidbaar
Producten
Microsoft Office Communication Server 2007 – www.microsoft.nl/communicationsserver
Links
Sanoma Uitgevers - www.sanoma-uitgevers.nl
StartReady - www.startready.com
