Sándorfalva Város Önkormányzat 2014. évi Ellenırzési Programja
A 370/2012. (XII. 31.) Korm. rendelet - a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl - 31. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelıen a belsı ellenırzési vezetı – összhangban a stratégiai ellenırzési tervvel – összeállította a tárgyévet követı évre vonatkozó éves ellenırzési tervet. A (2) bekezdésben foglaltaknak megfelelıen az éves ellenırzési terv alapja a stratégiai ellenırzési terv és a kockázatelemzés alapján felállított prioritások, valamint a belsı ellenırzés rendelkezésére álló erıforrások. Az éves kockázatelemzést az 1. számú melléklet tartalmazza. A 2014.évi ellenırzések típusai: a) szabályszerőségi ellenırzés: annak ellenırzése, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység mőködése, illetve tevékenysége megfelelıen szabályozott-e, és érvényesülnek a hatályos jogszabályok, belsı szabályzatok és vezetıi rendelkezések elıírásai; b) pénzügyi ellenırzés: az adott szervezet, program pénzügyi elszámolásainak, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások ellenırzése; c) az informatikai ellenırzés a költségvetési szervnél mőködı informatikai rendszerek megfelelıségére, megbízhatóságára, biztonságára, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességére, megfelelıségére, szabályosságára és védelmére irányul.
A stratégiai tervben foglaltak szerint a belsı ellenırzésnek 2014. évre vonatkozóan, kockázatelemzés alapján meghatározott prioritási területei: I. II. III.
Munkaügyi dokumentumok ellenırzése Belsı kontrollrendszer ellenırzése Költségvetés tervezésének ellenırzése
I. Pénzügyi ellenırzés Ellenırzött idıszak: 2012/2013, 2013/2014 tanév, 2013. költségvetési év. Az ellenırzés tárgya: az önkormányzat által fenntartott intézmények normatív állami támogatásai elszámolásának ellenırzése. Az ellenırzés célja: az önkormányzat által fenntartott intézmények a normatív állami támogatások nyilvántartásait a jogszabályi elıírásoknak és a szabályzatokban foglaltaknak megfelelıen vezetik-e, azok közoktatási statisztika adatait hitelt érdemlıen alátámasztják-e.
1
Ellenırzési program A települési önkormányzatok egyes szociális feladataira kapott támogatások elszámolásának ellenırzéséhez Szociális étkeztetés A hozzájárulást a települési önkormányzat a Szoctv. 62. §- a alapján és külön jogszabályban foglalt szakmai szabályoknak megfelelıen nyújtott szociális étkeztetés feladatok ellátására használta-e. A hozzájárulás elszámolása a települési önkormányzat által, az étkeztetésben ellátottak száma alapján történt-e. Az ellátottak számának meghatározása: elszámoláskor az étkeztetésben részesülık nyilvántartása alapján naponta összesített éves ellátotti létszámot alapul véve, azt osztva 251el történt-e. Egy ellátottat naponta csak egyszeresen vettek-e figyelembe. Házi segítségnyújtás A hozzájárulást a települési önkormányzat a Szoctv. 63. §- a alapján és a külön jogszabályban foglalt szakmai szabályoknak megfelelıen mőködtetett házi segítségnyújtásra szorulók ellátásra használta-e. Az ellátottak számának meghatározása: elszámoláskor a házi segítségnyújtásban részesülık nyilvántartása alapján naponta összesített ellátottak számának alapulvételével számított éves ellátotti létszám osztva 251-vel, történt-e. Idıskorúak, pszichiátriai és szenvedélybetegek, hajléktalanok nappali intézményi ellátása A hozzájárulást a helyi önkormányzat a Szoctv.- ben szabályozott módon idıskorúak, számára nappali ellátást biztosító intézményt fenntartására igényelték-e. A taglétszámban figyelembe vették-e a kizárólag étkezésben részesülık és a 30 napnál folyamatosan hosszabb ideig távolmaradók létszámát. Az ellátottak számának meghatározása: elszámolásnál az ellátottak gondozási naplója (esemény-, illetve látogatási napló) alapján naponta összesített ellátottak számának – a heti 6, illetve heti 7 napos nyitva tartással mőködı intézmények a 6, illetve 7 nap – alapulvételével számított éves ellátotti létszám osztva 251-el történt-e. A hozzájárulást az éves átlaglétszámra a mőködési engedélyben szereplı létszám erejéig vették-e figyelembe. Bölcsıdei ellátás A hozzájárulás a Gyvt. alapján szervezett, a helyi önkormányzat által fenntartott bölcsıdében ellátott beíratott gyermekek után vették-e igénybe. Az ellátottak számának meghatározása: elszámoláskor a bölcsıdék havi jelentılapja szerinti, ténylegesen ellátásban részesülı gyermekek száma alapján összesített éves gondozási napok száma osztva 251-gyel történt-e. Ingyenes és kedvezményes gyermekétkeztetés támogatása Az önkormányzat a kötött felhasználású támogatást a gyermekek védelmérıl és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény alapján szervezett, a települési önkormányzat által fenntartott bölcsıdében ellátott azon gyermekek után vette-e igénybe, akik a Gyvt. 151. § (5) bekezdés a) pontja alapján ingyenes bölcsıdei étkeztetésben részesülnek.
2
II. Szabályszerőségi ellenırzés Ellenırzött idıszak: 2013-2014. év Ellenırzés tárgya: nyilvántartásai
a
Közös
Önkormányzati
Hivatal
munkaügyi
dokumentumai,
Ellenırzés célja: annak megállapítása, hogy a Közös Hivatalban a munkaügyi dokumentumokat a jogszabályban ill. a szabályzatokban foglaltaknak megfelelıen vezetik-e.
Ellenırzési Program a munkaügyi dokumentumok, nyilvántartások ellenırzéséhez 1. Az ellenırzési területtel kapcsolatos szabályzatok ellenırzése 2. A munkaügyi dokumentációk ellenırzése: kinevezések, szerzıdések, munkaköri leírások ellenırzése, 3. A létszámgazdálkodás ellenırzése, 4. Jelenléti ív, szabadság nyilvántartás vezetésének ellenırzése. Ellenırzés módszere: munkaügyi dokumentumok, nyilvántartások ellenırzése. III. Szabályszerőségi ellenırzés Ellenırzött idıszak: 2014. év Ellenırzés tárgya: a Közös Hivatal mőködésének és gazdálkodásának szervezettsége, a folyamatba épített vezetıi ellenırzés rendszere. Ellenırzés célja: annak megállapítása, hogy a hivatal mőködésének és gazdálkodásának szervezettsége és szabályozottsága a jogszabályi, illetve a célszerőségei és hatékonysági követelményeknek megfelelı-e. A Folyamatba épített vezetıi ellenırzés rendszerét Ellenırzés módja: a folyamatba épített ellenırzések szabályzatainak, dokumentumainak vizsgálata. Ellenırzési Program a folyamatba épített vezetıi ellenırzés és a belsı kontrollrendszer ellenırzéséhez 1. A költségvetési szerv vezetıje kialakította-e a szervezeten belüli kontrolltevékenységeket, melyek biztosítják a kockázatok kezelését és hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. 2. A kontrolltevékenység részeként minden tevékenységre vonatkozóan biztosított-e a folyamatba épített, elızetes, utólagos és vezetıi ellenırzés (FEUVE), különösen az alábbiak vonatkozásában: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerzıdések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) a pénzügyi kihatású döntések célszerőségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsága,
3
c) a költségvetési gazdálkodás során az elızetes és utólagos pénzügyi ellenırzés, a pénzügyi döntések szabályszerőségi szempontból történı jóváhagyása, illetve ellenjegyzése, d) a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelelı könyvvezetés és beszámolás) kontrollja. 3. A fent felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítése biztosított-e. 4. A költségvetési szerv vezetıje belsı szabályzataiban a felelısségi körök meghatározásával szabályozta-e az alábbiakat: a) engedélyezési, jóváhagyási és kontrolleljárások, b) a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférés, c) beszámolási eljárások. 5. A hivatal szervezeti felépítése, annak területi tagolása, tevékenységi struktúrája, a döntési és hatásköri jogkörök megosztása kellıen igazodott-e az ellátandó feladatokhoz, a hatékony mőködés és a gazdálkodás szempontjaihoz. 6. A döntési és hatásköri rendszer megfelelı mőködéséhez: 7. meghatározták-e a feladat- és hatásköröket és az ezekkel kapcsolatos felelısséget, 8. elkészítették-e a folyamatba épített vezetıi ellenırzés szabályzatát (FEUVE) 9. kiépítették-e a szervezeti egységek kapcsolatát és az miként valósult meg. 10. A hivatal mőködéséhez, a gazdálkodás viteléhez rendelkezésre állnak-e a szükséges, naprakész belsı szabályzatok. A belsı szabályzatok : 11. a feladatok, tevékenységek végrehajtását teljeskörően átfogják-e, megállapítható-e azokból egyértelmően a felelısség, a hatásköri rendszer, az egyes egységek feladatköre, 12. a szabályzatok a jogszabályi elıírásokkal összhangban vannak-e, 13. a szabályzatok és az adott területen végzett gyakorlat eltérı vagy azonos-e. 14. A belsı információs rendszer kialakítása és mőködése megfelel-e a hivatal sajátosságainak, szervezeti és területi tagolásának, a belsı és külsı információs igényeknek. 15. A vezetıi ellenırzés folyamatosan és a lehetséges mértékben dokumentáltan valósult-e meg, a munkafolyamatba épített belsı ellenırzés zártan átfogja-e a hivatal mőködését és gazdálkodását. IV. Pénzügyi ellenırzés Ellenırzött idıszak: 2014. év Az ellenırzés tárgya: az Önkormányzat és a Közös Hivatal eredeti, illetve módosított költségvetése. Az ellenırzés célja: annak megállapítása, hogy a Közös Hivatalnál a költségvetés tervezése megalapozottan történt-e, megteremteti-e a feladatellátás feltételeit. Ellenırzési program a költségvetés tervezésének ellenırzéséhez 1. A fenntartó által meghatározott követelmények biztosították-e az intézmények költségvetési terveinek tartalmi és számszaki megalapozottságát, a költségvetési feladatok és az erıforrások összhangját. 2. A költségvetési elıirányzatok kialakításakor: 3. a költségvetési tervezési rendszer összességében biztosította-e a feladatellátás által elvárt követelményeket, 4
4. reálisan számba vették-e az önkormányzat a hivatal és az intézmények feladatait, illetve az azok ellátásához szükséges feltételeket, erıforrásokat, így az elıirányzatok mennyire tekinthetık megalapozottnak. 5. A költségvetési elıirányzatok teljesítése a terveknek megfelelıen alakult –e, elıirányzat módosításokra indokolt esetben, szabályszerően került-e sor, 6. A kiadások, bevételek tervezett és tényleges mértékének eltéréseit milyen okokra lehet visszavezetni. 7. Milyen okok húzódtak meg a pénzmaradványok keletkezése mögött, a pénzmaradványok igénybevétele és felhasználás szabályszerően, kellıen dokumentálva történt-e.
Az ellenırzés módszere: a költségvetés tervezését megalapozó adatok, dokumentumok vizsgálta.
Sándorfalva, 2013. november 11.
Juhász Lejla Belsı ellenırzési vezetı
5
1.számú melléklet
Kockázatelemzés Sándorfalva Város Önkormányzat 2014. évi belsı ellenırzési munkatervéhez Sor szám 1 2 3 4
Kockázati tényezık Súly
Kontrollok értékelése Változás, átszervezés Rendszer komplexitás Kölcsönhatás más rendszerekkel 5 Pénzügyi hatás 6 Külsı fél által gyakorolt befolyás 7 Elızı ellenırzés óta eltelt idı 8 Vezetıség aggályai a rendszer mőködésével kapcsolatosan 9 Pénzügyi szabálytalanságok valószínősége 10 Jövıbeni döntésekre gyakorolt hatás 11 Munkatársak tapasztalata képzettsége 12 Közvélemény érzékelése Összesen:
4 2 2 4
Önkormányzat KocÖsszekázat sen 2 8 2 4 2 4 3 12
3 4 3 4
Hivatal Kockázat 3 4 3 3
Összesen 9 16 9 12
4 4 4 4
Súly
Súly
Intézmények KocÖsszekázat sen 2 8 3 12 2 8 3 12
3 3
3 3
6 6
2 3
2 3
4 9
3 2
3 2
9 4
2
2
4
2
1
2
2
2
4
2
2
4
2
2
4
2
2
4
2
2
4
2
2
4
2
2
4
3
3
6
3
3
9
3
2
6
3
2
5
4
2
8
3
2
6
2
2
4
1
3
3
2
2
4
67
89
73
Kockázatkezelési mátrix Sándorfalva Város Önkormányzat 2014. évi belsı ellenırzési munkatervéhez Valószínőség Magas (816) biztos bekövetkezés Közepes 5-7) Nem vizsgálandó esetleges terület bekövetkezés Alacsony (0- Nem vizsgálandó 4) ritka terület bekövetkezés Alacsony (1-50) jelentéktelen
Nem vizsgálandó terület Közepes (51-75) mérsékelt
Magas (76- 100) nagy
6
