Samenwerken Vinden en versterken van partners
November 2014
Milou Althof Henk Cornelissen Pleuni Koopman Milja Kruijt Landelijk Samenwerkingsverband Actieve bewoners tel. 030-2317511 mail:
[email protected] web: www.lsabewoners.nl www.bewonersbedrijven.nl
Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3 1. Wat is samenwerken? ......................................................................................................................... 4 1.1. Kenmerken ................................................................................................................................... 4 1.2. Manieren ...................................................................................................................................... 4 1.3. Voorwaarden ................................................................................................................................ 5 1.3.1. Voorwaarden initiatief .......................................................................................................... 5 1.3.2. Voorwaarden uitvoering ....................................................................................................... 5 1.4. Belangen samenvoegen ............................................................................................................... 6 1.5. Valkuilen ....................................................................................................................................... 6 2. Samenwerkingspartners vinden .......................................................................................................... 8 2.1. Wat wil ik? .................................................................................................................................... 8 2.2. Waar vind ik dat?.......................................................................................................................... 8 3. Netwerken ......................................................................................................................................... 11 3.1. Relevant netwerk zoeken ........................................................................................................... 11 3.2. Binnenkomen bij een netwerk ................................................................................................... 11 3.2.1. Tips om te netwerken.......................................................................................................... 12 3.2.2. Elevatorpitch ....................................................................................................................... 13 3.2.3. Gelegenheden om te netwerken ........................................................................................ 13 3.3. Soorten contact .......................................................................................................................... 13 3.4. Valkuilen bij netwerken .............................................................................................................. 14 4. Communicatie ................................................................................................................................... 16 4.1. Onderhouden van contact.......................................................................................................... 16 4.1.1. Manieren om contact te onderhouden ............................................................................... 16 4.2. Gezamenlijke communicatie ...................................................................................................... 17 4.2.1. Voordelen ............................................................................................................................ 17 4.2.2. Nadelen ............................................................................................................................... 18 5. In de praktijk ...................................................................................................................................... 19 5.1. BewonersBedrijf Malburgen ...................................................................................................... 19 5.2. BewonersBedrijf Heechterp Schieringen ................................................................................... 19 5.3. BewonersBedrijf Op Eigen Houtje .............................................................................................. 19 6. Meer weten? ..................................................................................................................................... 20 Bijlage 1. Voorbeelden elevator pitch ............................................................................................... 21 Bijlage 2. Flyer samenwerking BewonersBedrijf Heechterp Schieringen en Earlik Ite Fryslân ......... 22
Inleiding Je kunt binnen je BewonersBedrijf samenwerken of je kunt als BewonersBedrijf samenwerken met andere organisaties, instellingen en personen. In deze handleiding gaan wij in op het laatste. We bedoelen met samenwerken dus iemand buiten je BewonersBedrijf benaderen en samen een gezamenlijk doel behalen. Voor elk bedrijf kan samenwerken veel voordelen bieden. Denk aan nieuwe klanten en nieuwe of betere producten en diensten. Voordat je gaat samenwerken is het heel belangrijk om duidelijk op papier te zetten wat jullie als BewonersBedrijf willen. Wat is jullie doel en wat wil je met de samenwerking bereiken. Wanneer je dit helder hebt, kun je op zoek naar samenwerkingspartners. Welke organisaties of mensen passen binnen jullie doelen? Benader hen en ga het gesprek aan. Als je een partij hebt gevonden om samen te werken, is het belangrijk dat jullie goed met elkaar communiceren. Gaat de samenwerking als gepland? Zijn de resultaten zoals verwacht? Ben ook niet bang om aan te geven dat alles niet naar wens verloopt. In deze handleiding lees je niet alleen hoe samenwerking in theorie verloopt, je leest ook praktijkvoorbeelden. BewonersBedrijven kunnen op verschillende manieren en met verschillende partijen samenwerking. Dit beschrijven wij in hoofdstuk 5.
De informatie in deze handleiding is geschreven vanuit het perspectief van BewonersBedrijven ondernemingen van en voor bewoners om hun wijk leuker, socialer en sterker te maken. De informatie is ook te gebruiken voor vergelijkbare ondernemingen zoals wijkondernemingen en sociale ondernemingen.
1. Wat is samenwerken? Samenwerken kan je veel voordelen opleveren. Je hebt samen bijvoorbeeld meer kennis, meer geld of meer mensen. Daardoor kun je andere of betere activiteiten, producten en diensten leveren. Samenwerken kan ook lastig zijn. Je moet namelijk aan het belang van het BewonersBedrijf en aan het belang van je samenwerkingspartner denken. In dit hoofdstuk bespreken we wat samenwerken precies is. Welke vormen van samenwerken zijn er? En wat heb je nodig voor een goede samenwerking?
1.1. Kenmerken Samenwerken is een verzamelnaam voor alles dat twee of meer organisaties samen doen. Er zijn een aantal kenmerken voor samenwerken: 1. 2. 3. 4. 5.
Niet meer alleen Eén kartrekker Individuele belangen samenvoegen tot een gezamenlijk belang Partner én concurrent Verhoudingen veranderen
Deze kenmerken kunnen een voor- en nadeel zijn. Een voordeel van niet meer alleen zijn (1) is dat je werk kunt verdelen en meer ideeën en visies op een probleem hebt. Dit kan meteen een nadeel zijn, want je zult vaak een compromis moeten sluiten met de ander. In het BewonersBedrijf neem jij als bestuur of als zakelijk leider de beslissingen. Je bent de kartrekker (2). Zo iemand heb je ook nodig in een samenwerkingsverband. Het kan dus zomaar zijn dat je in het BewonersBedrijf wel kartrekker bent, maar in het samenwerkingsverband niet. En dat is even wennen. Dat betekent ook dat je de belangen van je BewonersBedrijf moet samenvoegen met de belangen van je samenwerkingspartner om samen een belang na te streven (3). Daarom is het belangrijk om samen te werken met iemand die een vergelijkbare visie heeft. Als jullie belangen enorm van elkaar verschillen, is het samenvoegen en daarmee het samenwerken moeilijk. Het kan dus een voordeel zijn om een samenwerkingspartner te kiezen die vergelijkbaar is met het BewonersBedrijf. Jullie maken bijvoorbeeld dezelfde producten of bieden een zelfde soort diensten aan. Dit is ook een moeilijk punt omdat je dan niet alleen samenwerkingspartner maar ook concurrent bent (4). Jullie bieden namelijk een vergelijkbaar aanbod. Denk daarom heel goed na over met wie je een samenwerkingsverband aangaat. Want door samenwerken veranderen de verhoudingen (5).
1.2. Manieren De kenmerken van samenwerken zijn vrij breed. Binnen deze kenmerken zijn er verschillende manieren waarop je kunt samenwerken. Grofweg onderscheiden wij er drie: 1. Creatieve samenwerking 2. Politieke samenwerking 3. Functionele samenwerking
Creatieve samenwerking (1) is gericht op het vernieuwen van de producten en diensten van je BewonersBedrijf. Met je samenwerkingspartner kun je deze verbeteren. Voor een creatieve samenwerking zoek je daarom een samenwerkingspartner die inhoudelijk veel of andere kennis heeft. Politieke samenwerking (2) is gericht op het ideaal ‘samen staan we sterker’. Je kiest een samenwerkingspartner omdat jullie samen meer macht hebben. Met meer macht kun je meer voor elkaar krijgen. Dit betekent dat je zoekt naar personen of organisaties met veel aanzien in de wijk. Functionele samenwerking (3) is gericht op het verbeteren van kwaliteit. Met je samenwerkingspartner weet je meer. Daardoor kun je de kwaliteit van wat je wil bereiken, verbeteren. Je zoekt daarom een samenwerkingspartner die veel inhoudelijke kennis van verschillende vakgebieden heeft.
1.3. Voorwaarden Als je weet wie je als samenwerkingspartner wil, moet je initiatief nemen. Je moet proberen om tot een samenwerking te komen. Daarna kun je pas gaan samenwerken, de uitvoering. Voor beide stappen gelden een aantal voorwaarden. Als je aan deze voorwaarden voldoet, kun je goed samenwerken.
1.3.1. Voorwaarden initiatief Denk bij het nemen van het initiatief om tot een samenwerking te komen, aan: 1. Ken jezelf Waarom wil je graag met hen samenwerken en wat zijn de voordelen voor het BewonersBedrijf? 2. Ken de ander Wat kunnen jullie voor de ander betekenen? Waarom zou de ander met het BewonersBedrijf samenwerken? 3. Zoek gemeenschappelijkheid Denk na over gemeenschappelijke belangen en over problemen die jullie samen kunnen oplossen. Denk daarbij vooral aan de voordelen voor beide partijen en niet alleen voor jezelf. 4. Ga in gesprek Maak een afspraak en praat met elkaar. Samen bedenk je vaak ideeën die je alleen niet bedenkt. Een persoonlijk gesprek is hiervoor het beste.
1.3.2. Voorwaarden uitvoering Denk bij het daadwerkelijk samenwerken aan: 1. Ben jezelf Communiceer open en transparant. Dat betekent dat je geen dingen voor elkaar achterhoudt. En heb vertrouwen in elkaar.
2. Houd rekening met de ander Begrijp wat de ander wil bereiken en focus ook op de doelen van de ander. Allebei op je eigen doel focussen werkt niet. 3. Versterk elkaar Wat wil je samen bereiken? Bekijk welke obstakels je tegen kunt komen en verzin daar oplossingen voor. Het allerbelangrijkste is dat je een win-winsituatie creëert. Deze samenwerking moet jullie allebei voordelen opleveren. Als in de praktijk blijkt dat een van de twee beter wordt van de samenwerking en de ander niet, kun je samen naar oplossingen hiervoor zoeken. Waar gaat jullie samenwerking mis? Ben niet bang om vriendelijk uit elkaar te gaan als blijkt dat de samenwerking jullie niet oplevert wat je had verwacht.
1.4. Belangen samenvoegen Tijdens een samenwerking creëer je een win-winsituatie. Dat betekent dat jullie je eigen belangen samenvoegen tot een gezamenlijk belang, waar jullie allebei voordeel uit halen. Een belang is per definitie iets waar iemand voordeel uit haalt. Deze belangen bepalen hoe je naar situaties en vraagstukken kijkt. Het beleid van het BewonersBedrijf is dus gebaseerd op belangen. Bij een samenwerking is het belangrijk om deze belangen duidelijk te maken. Je moet namelijk de belangen van alle samenwerkingspartners naast elkaar zetten en zoeken naar overlap. Welke belangen delen jullie? De belangen voeg je samen in een gezamenlijk belang. Zo kun je naar een winwinsituatie zoeken. Een situatie waarin de samenwerking voordelen heeft voor jou en voor je samenwerkingspartner(s). Helaas is het in de praktijk niet altijd mogelijk om belangen samen te voegen. Dit kan zijn omdat jullie belangen zo verschillen dat je geen gezamenlijk belang kunt vinden. In dat geval moet je je afvragen of dit wel de juiste samenwerkingspartner is. Misschien moet je iemand anders zoeken? Het kan ook dat een van de twee zijn eigen belang veel belangrijker vindt dan het belang van de ander. In dat geval werk je niet samen maar voor het belang van één partij. Ook dan vraag je jezelf af of dit wel je bedoeling is.
1.5. Valkuilen Samenwerken is niet altijd makkelijk. Er zijn een aantal valkuilen waar je in kunt trappen. Een voorwaarde om samen te kunnen werken, is het samenvoegen van belangen. Maar dat kan niet altijd. Als jullie belangen te ver uit elkaar liggen, of haaks tegenover elkaar staan, is het samenvoegen niet makkelijk. Soms blijkt het samenvoegen van belangen zelfs onmogelijk. Het is goed als je dit op tijd inziet. En ben dan ook niet bang om te stoppen met de samenwerking. Houd wel contact. Wie weet kunnen jullie later of voor een ander project wel samenwerken. Waar BewonersBedrijven veel tegenaan lopen is de valkuil: individuen kunnen samenwerken maar de organisaties nog niet. Je hebt goed contact met iemand bij een organisatie. En jullie zien de samenwerking allebei helemaal zitten. Maar naar verloop van tijd blijkt dat de organisatie niet samen kan werken met het BewonersBedrijf. Dit gebeurt veel bij gemeenten. Mensen die bij een gemeente werken staan vaak open voor een samenwerking met een BewonersBedrijf. Maar zij zijn gebonden aan de regels en wetgeving van die gemeente. Dit kan ervoor zorgen dat de samenwerking alsnog
niet door kan gaan. Of dat er binnen de gemeente dingen moeten veranderen. Dat bedoelen we met individuen kunnen samenwerken maar organisaties nog niet. Ook het samenwerken met de wijk kan problemen opleveren. In elke wijk zijn namelijk mensen die wel betrokken willen zijn en een aantal mensen die liever niet betrokken zijn. Vaak heeft wel iedereen in de wijk voordeel van de activiteiten van het BewonersBedrijf. Dit is niet altijd een probleem. Het doel van het BewonersBedrijf is namelijk om de hele wijk te verbeteren. Dit kan een nadeel zijn als er sprake is van free riding. Met fee riding bedoelen we bewoners die niet actief willen zijn in het BewonersBedrijf maar wel zoveel mogelijk van het BewonersBedrijf willen profiteren. Ze willen dus wel de lusten en niet te lasten. Er zijn twee manieren waarop je het ontstaan van free riding kunt voorkomen: 1. Zorg voor verschillende activiteiten 2. Werk met kleine groepen Als alle activiteiten te maken hebben met tuinieren, is er een grote groep wijkbewoners die je niet aanspreekt. Deze bewoners zullen niet snel meewerken in het BewonersBedrijf. Als je zorgt dat je zoveel mogelijk verschillende activiteiten aanbiedt (1), spreek je ook verschillende bewoners aan. De kans op free riding is dan kleiner, omdat meer bewoners mee kunnen doen met een activiteit die zij interessant vinden. De beste manier om de kans op free riding te verkleinen, is sociale controle. Sociale controle betekent dat bewoners op elkaar letten en elkaar ook kunnen aanspreken. Je hebt je buurman bijvoorbeeld al een paar dagen niet gezien en belt even aan om te vragen of alles goed is. Dat is sociale controle. Daarom moet je ervoor zorgen dat bewoners in het BewonersBedrijf werken in kleine groepen. In kleine groepen is de sociale controle namelijk groter dan in grote groepen. Dan kunnen bewoners elkaar aanspreken. Een laatste valkuil bij samenwerken is geen afscheid durven nemen. Om deze valkuil te voorkomen, kun je met vrijwilligers en ook met samenwerkingspartners, een vaste termijn afspreken. Vrijwilligers zeggen bijvoorbeeld toe om de komende 12 weken achter de bar in het BewonersBedrijf te werken. Het vrijwilligerswerk is dan eindig en je kunt na die 12 weken samen kijken of de vrijwilliger nog een keer 12 weken wil werken. Dit is voor de vrijwilliger ook fijn. Want je verlaagt de drempel voor de vrijwilliger om te stoppen. Er is een vast moment waarop de vrijwilliger kan zeggen: “dit vind ik niet meer leuk, ik wil iets anders doen.”. Het is gebruikelijk dezelfde afspraken te maken met samenwerkingspartners. Je werkt samen voor één project of een bepaalde periode en bekijkt daarna of en hoe je de samenwerking voortzet.
2. Samenwerkingspartners vinden Met wie kan en wil je samenwerken? Dat zijn de eerste belangrijke vragen bij het aangaan van samenwerkingsverbanden. Je moet als BewonersBedrijf eerst zelf duidelijk voor ogen hebben waarom je wil samenwerken en met wie. Daarna kun je op zoek naar samenwerkingspartners. Soms kom je iemand van een bedrijf tegen waarmee je een samenwerking ziet zitten. Vaak gaat het niet zo vanzelf en moet je zelf actief op zoek naar de samenwerking. Daarover lees je meer in dit hoofdstuk.
2.1. Wat wil ik? Overleg goed met het bestuur en de zakelijk leider wat voor samenwerkingsverband je zoekt. Je kunt daarbij op twee manieren nadenken: 1. Vanuit je projecten 2. Vanuit je mogelijke samenwerkingspartner Denk goed na over de invulling van de projecten van het BewonersBedrijf zoals die nu is. Wat kun je daaraan toevoegen of verbeteren door met een ander bedrijf samen te werken? Stel je hebt een ruimte met een aantal computers waar elke ochtend computerles gegeven wordt en ’s middags wordt de ruimte niet gebruikt. Dan kun je op zoek gaan naar een club die huiswerkbegeleiding verzorgt en hen benaderen voor een samenwerking. Zo staat jouw ruimte niet leeg. Je kunt ook nadenken vanuit je mogelijke samenwerkingspartner. Je zou bijvoorbeeld graag samenwerken met de sportvereniging in je wijk. Dan kun je nadenken welke soort projecten en activiteiten je kunt organiseren waarbij je met de sportvereniging samenwerkt. Voordat je samenwerkt met wie dan ook, is het belangrijk om goed te weten wat je met deze samenwerking wil bereiken. Als je dat voor ogen houdt, merk je tijdens een gesprek sneller of jullie allebei iets aan de samenwerking hebben. Ook kun je beter polsen of jullie een vergelijkbaar doel en belang hebben als je eigen doel en belang duidelijk is.
2.2. Waar vind ik dat? Als je weet waarom en met welk soort bedrijf je wil samenwerken, moet je actief op zoek. Zoals gezegd, samenwerkingspartners moet je meestal zoeken en zelf benaderen. Ze komen niet aanwaaien. Begin met zoeken in je wijk. Dat is praktisch omdat je het gebied voor jezelf verkleint en omdat bedrijven uit dezelfde wijk sneller geneigd zijn samen te werken met een startende onderneming. Je kunt beginnen met het maken van een wijkkaart (zie afbeelding 1). Elke wijk heeft namelijk een unieke combinatie van kwaliteiten en talent. En om samen te werken is het belangrijk als je deze kent. Een manier om dit in kaart te brengen is in een wijkkaart. Deze bestaat uit drie onderdelen: individuele talenten, vrijwilligersorganisaties en instellingen. In afbeelding 1 zie je voorbeelden van groepen bewoners die binnen deze drie onderdelen vallen.
Afbeelding 1.
De wijkkaart.
Je kunt je het eerst richten op individuele talenten. Door in kaart te brengen wat wijkbewoners kunnen, weet je ook wat ze voor je BewonersBedrijf kunnen betekenen. Geef hiervoor antwoord op de vragen: -
Welke groepen zijn er in de wijk? Wat wil elke groep? Wie hoort bij deze groep?
Met deze vragen kun je zien welke personen ongeveer dezelfde belangen nastreven. Dit is een goed uitgangspunt om op zoek te gaan naar een netwerk (zie hoofdstuk 3). Daarna bekijk je de vrijwilligersorganisaties. Deze zijn vaak informeler dan andere bedrijven en meer gericht op bewoners. In de meeste wijken zijn organisaties met godsdienstige, culturele, sportieve of recreatieve doelen en deze zijn heel belangrijke samenwerkingspartners. Vooral omdat vrijwilligersorganisaties vaak bereid zijn om naast werken aan hun eigen doel, ook met anderen te werken aan het verbeteren van de wijk. Vooral vrijwilligersorganisaties met een groot netwerk kunnen heel belangrijk zijn voor het BewonersBedrijf. Instellingen is een verzamelnaam voor publieke instellingen (scholen, parken, brandweer), non-profit instellingen (welzijnswerk, ziekenhuis) en ondernemingen (kantoren, winkels). De belangen en doelen van instellingen kun je het eenvoudigst in kaart brengen, omdat deze vaak op hun website
staan. Moeilijker is deze instellingen ervan overtuigen dat zij ook verantwoordelijk zijn voor de wijk. En de instellingen op die manier een relatie met bewoners aan laten gaan. Het maken van deze wijkkaart zal veel tijd kosten maar levert je uiteindelijk veel op. Je weet namelijk precies hoe je wijk is opgebouwd en met wie je kunt samenwerken. Op basis van de wijkkaart kun je contact zoeken en een netwerk opbouwen. Hierover lees je meer in hoofdstuk 3.
3. Netwerken De wijkkaart (zie 2.2.) is een eerste stap naar het vormen van een netwerk. Een netwerk is een groep van 2 of meer personen die een samenwerkingsrelatie hebben. Mensen met een groot netwerk kunnen heel belangrijk zijn voor het BewonersBedrijf. Diegene heeft vaak connecties met mensen bij bedrijven en instellingen die interessant zijn. Maar ook het BewonersBedrijf zelf kan netwerken. Vaak zijn er in de wijk verschillende netwerken om lid van te worden. Vraag je daarbij goed af welke netwerken relevant zijn voor het BewonersBedrijf. Denk bij het zoeken naar een netwerk ook aan het LSA Platform. Dit zijn actieve bewoners uit heel Nederland die samenkomen om activiteiten en projecten te bespreken en te plannen, en kennis te delen.
3.1. Relevant netwerk zoeken In een netwerk hebben personen of organisaties een samenwerkingsrelatie. Dat betekent dat zij iets voor elkaar kunnen betekenen. Het is daarom niet alleen handig om een groot netwerk te hebben, maar vooral om een relevant netwerk te hebben. Daarmee bedoelen we dat er mensen en organisaties in je netwerk zitten die iets voor jou kunnen betekenen, en waarvoor jij iets kunt betekenen. Je kunt vanuit niets een netwerk bouwen. Iedereen die je kent en waar je mee samenwerkt, maakt deel uit van je netwerk. Maar er zijn in Nederland heel veel bestaande netwerken waar je deel van kan uitmaken. Met deze vragen kies je bewust voor het juiste netwerk: -
Welke netwerken zijn er in de wijk? Welke landelijke netwerken zijn er? Wat zoek ik in een netwerk? Zoek je opdrachten of kennis of vrijwilligers? Wil ik bij dit netwerk horen? Pas ik in dit netwerk? Wat zijn de gevolgen van deel uitmaken van dit netwerk?
Met het stellen van deze vragen, vind je vast een netwerk dat voor jou relevant is. Zorg dat je je netwerk goed in de kaart brengt. Iedereen in het BewonersBedrijf kent andere mensen. Schrijf dit allemaal overzichtelijk op. In de meeste situaties is er vanuit het BewonersBedrijf een kort lijntje naar bedrijven en instellingen. Maak hier gebruik van.
3.2. Binnenkomen bij een netwerk Als je weet welke netwerken relevant zijn, kun je lid worden. Veel netwerken hebben een website of een groep op LinkedIn. Daar vind je meer informatie. Sommige netwerken vragen een lidmaatschapsbijdrage. Je betaalt elk jaar een bepaald bedrag om lid te zijn. Andere netwerken vragen een bijdrage om naar bijeenkomsten te kunnen en aan activiteiten deel te nemen. Als je iemand kent die in een relevant netwerk zit, kun je hem of haar benaderen. Vraag wat voor ondernemingen en mensen in het netwerk zitten, of jullie erbij passen en of je voorgesteld kunt worden.
Als je niet direct iemand kent in het netwerk, kun je je ook aanmelden voor een bijeenkomst. Alle netwerken organiseren namelijk introductiebijeenkomsten. Iedereen kan zich hiervoor aanmelden om zelf te kijken wie deel uitmaakt van het netwerk en of je daarbij past. Tijdens zo’n bijeenkomst is het belangrijk om op mensen af te stappen. Zeg bijvoorbeeld: “Hoi ik ben Piet en dit is de eerste keer dat ik hier ben. Ik ben met 5 andere bewoners een BewonersBedrijf aan het oprichten. Dat is een onderneming voor en door bewoners om de wijk beter en leuker te maken. Daarom ben ik hier. Ik wil graag ervaringen van andere ondernemers horen. Wat doen jullie?” Dat is eng en niet iedereen stapt makkelijk op een groep onbekenden af. Maar als je dat niet doet, zal je nooit deel uitmaken van een netwerk.
3.2.1. Tips om te netwerken Netwerken is eng. Je komt binnen in een zaal waarin de meeste mensen elkaar kennen en samenwerken. Jij bent de nieuweling en dat is eng. Ook weet je van te voren niet precies in wat voor netwerk je terecht komt. Jij loopt bijvoorbeeld in je spijkerbroek en t-shirt terwijl de rest een driedelig pak draagt. Dat kan gebeuren en dat kan je ongemakkelijk laten voelen. Daarom een aantal tips om ervoor te zorgen dat het netwerken een succes wordt: -
Stel je aan veel mensen voor, maar netwerk vooral met mensen die je mag. Dat gaat een stuk makkelijker. Stel vragen en luister goed naar de ander. Bereid je goed voor! Weet wat je wil en wat je kan. Probeer erachter te komen wie er zullen zijn en met wie je wilt praten. Eerst brengen dan halen. Dat betekent dat je eerst aanbiedt om iets voor de ander te doen, voordat je de ander vraagt iets voor jou te doen. Kom op tijd. Een netwerkbijeenkomst is een zakelijke afspraak dus kom op tijd. Maak en oefen je elevatorpitch (zie 3.2.2.) Verzamel visitekaartjes en schrijf erop waar je elkaar ontmoet hebt en wat je voor elkaar kunt betekenen. Denk ook aan de lange termijn. Misschien kun je nu nog niet samenwerken, maar over een tijdje wel. Zo’n zaal vol onbekenden is eng. Zoek iemand die er benaderbaar uit ziet, en stel je eerst aan hem of haar voor. Vraag of je voorgesteld kunt worden. Het is minder eng om voorgesteld te worden, dan om zelf op iemand af te stappen. Blijf niet de hele bijeenkomst bij één persoon. Je komt om mensen te leren kennen. Als je met een persoon interessant contact hebt, plan je een vervolgafspraak. Bedank contacten die iets voor je hebben gedaan. Dat kan gewoon via e-mail. Geef altijd antwoord als je wordt uitgenodigd ergens voor. Ook als je niet kunt of wilt gaan. Laat de moeilijke hapjes staan. Zorg dat je altijd een hand vrijhoudt om je voor te kunnen stellen. Rug recht en schouders naar achter. Laat zien dat je hier vanwege je succes bent.
3.2.2. Elevatorpitch Goed voorbereid naar een netwerkbijeenkomst gaan, is het allerbelangrijkst. Bij een goede voorbereiding hoort een elevatorpitch: in 30 tot 60 seconden vertel je wie je bent, wat je doet en wat je kunt bieden. Deze term is uit het Engels overgewaaid en komt uit de zakenwereld waarin directeuren en managers altijd druk zijn. Zij maken geen afspraak maar zeggen: “Vertel je plan maar in de lift.” Daarom heet het een elevatorpitch. In een elevatorpitch vertel je dus wie je bent, wat je doet en wat je wil. Dat is moeilijk, maar je kunt dit wel goed voorbereiden. Met deze tips kun je meteen aan de slag: -
Ben eerlijk. Beloof niets dat je niet waar kunt maken. Vertel alles dat belangrijk is zo kort mogelijk. Dit is een kwestie van je pitch uitschrijven en steeds blijven herschrijven. Spreek in normale taal met woorden die iedereen begrijpt. Oefen hardop en vraag andere mensen om hun mening. Ben zelfverzekerd en gebruik dus geen woorden zoals ‘misschien’ en ‘eventueel’. Ben beleefd en enthousiast. Val positief op zodat de luisteraar je naam onthoudt. Pas je pitch aan, afhankelijk van wie tegenover je zit. Een bewoner wil andere dingen van je weten dan een wethouder. Kijk goed naar de luisteraar. Heeft deze nog interesse? Zo niet, dan rond je je pitch af en stel je hem een vraag. Eindig met een vraag en toon interesse in de ander .
Een goede elevatorpitch maken kost tijd. Schrijf je pitch op. Dan is het makkelijker om in de tekst te schrappen. Op het internet zijn verschillenden voorbeelden van een elevatorpitch te vinden. Bijvoorbeeld op YouTube (https://www.youtube.com/playlist?list=PLAB3D520B067E3F28 ). In bijlage 1 hebben we een aantal geschreven elevator pitches toegevoegd. 3.2.3. Gelegenheden om te netwerken Netwerken kan in principe overal. Je haalt de kinderen van school en praat met een andere ouder. Of bij de sportvereniging waar je lid van bent. Je leert, vaak onbewust, heel veel mensen kennen op die manier. Daarnaast zijn er een aantal gelegen heel geschikt en soms zelfs bedoeld om te netwerken: -
Workshops, cursussen en opleiding Borrels en recepties van je BewonersBedrijf of van andere bedrijven in de wijk Online via social media Verjaardagen. Al wil je daar natuurlijk niet de hele avond over je bedrijf praten.
3.3. Soorten contact Je hebt een netwerk en dat heb je ook in kaart gebracht. Maar niet met iedereen in je netwerk heb je hetzelfde contact en dezelfde band. Sommige spreek je wekelijks andere na die ene keer op een bijeenkomst nooit meer. Er zijn dus verschillende soorten contacten binnen je netwerk. Mensen die je een keer hebt gezien noemen we koude contacten. Die ken je wel maar spreek je niet. Als je elkaar af en toe spreekt, noemen we dat een lauw contact. Warme contacten spreken elkaar regelmatig en
werken ook samen. Als het contact zo goed is dat het bijna lijkt dat jullie voor hetzelfde bedrijf werken, dan noemen we dat op schoot. (zie afbeelding 2). Soort contact Koud Lauw Warm Op schoot
Afbeelding 2.
Kenmerken Je kent elkaar Je belt elkaar soms Je belt en spreekt elkaar intensief. Je maakt gebruik van elkaars kennis en vaardigheden. Je maakt bijna onderdeel uit van het bedrijf van je samenwerkingspartner of andersom. Soorten contact met kenmerken.
Het is redelijk eenvoudig te zien met wie je welk soort contact hebt. Minder eenvoudig is bedenken of je dit contact ook wil. Misschien is er een koud contact waar je eigenlijk wel nauw mee samen wilt werken. Of een lauw contact dat je vaker wil inschakelen tijdens je activiteiten. Je wil dan dat een koud contact een lauw contact wordt. Of dat een lauw contact een warm contact wordt. Dit kost tijd. Iemand is niet meteen een warm contact, dat moet groeien. Er zijn wel een aantal dingen die je kunt doen om deze groei te versterken. Het belangrijkste om te doen is bellen. Maak een afspraak, vraag hoe het nu gaat en drink samen een kop koffie om te bekijken of je kunt samenwerken. Ook dit kost tijd. Je voert namelijk eerst een verkennend gesprek, daarna ga je afspraken maken en werk je een keer samen bij een activiteit. Bevalt dit? Dan werken jullie nog een keer samen. Op deze manier worden contacten steeds warmer. Meer over het onderhouden van contact met je samenwerkingspartner lees je in hoofdstuk 4. Bedenk dat een koud contact niet verkeerd is. Een koud contact hoeft niet perse een warm contact te worden. In sommige gevallen heb je aan een koud contact genoeg. Dit is bijvoorbeeld iemand die jou kan voorstellen aan iemand anders in de organisatie in een relevantere functie. Deze contacten zijn ook erg handig. Bedenk ook dat er vooral aan een contact op schoot ook nadelen kleven. Bij een contact op schoot maak je bijna onderdeel uit van de onderneming van je samenwerkingspartner. Dit kan voordelig zijn, als deze een groot netwerk heeft dat het BewonersBedrijf nu ook leert kennen. Het kan ook nadelig zijn omdat mensen jouw BewonersBedrijf koppelen aan je samenwerkingspartner. Je moet er dus voor zorgen dan mensen het BewonersBedrijf los blijven zien van andere ondernemingen. En dat jouw plaats in het netwerk ervoor zorgt dat je bekendheid vergroot wordt, zonder jezelf te laten ondersneeuwen door een andere onderneming.
3.4. Valkuilen bij netwerken Netwerken kan je veel voordelen opleveren. Pas daarom op dat je niet in deze valkuilen trapt: 1. Sociale ondernemers zijn ook ondernemers Een BewonersBedrijf heeft overwegend een sociale functie: het verbeteren van de wijk, mensen een zinvolle dagbesteding geven. Maar ondertussen ben je ook heel zakelijk een bedrijf aan het runnen.
Je bent een ondernemer. Kijk dus vooral ook naar ondernemersnetwerken bij jullie in de buurt. In deze netwerken zitten mensen met veel kennis en ervaring die jij kunt gebruiken. 2. Vergroot je wijk Denk bij netwerken niet te klein. Het is natuurlijk mooi als je deel uitmaakt van belangrijke netwerken in de wijk. Maar dit zijn niet de enige. Kijk ook naar netwerken in de stad of in de regio. Misschien is er zelfs een landelijk netwerk waar je je bij aan kunt sluiten. Het is bij netwerken namelijk belangrijk welke mensen erbij horen. Of het dan een netwerk in de wijk of in de stad is, is minder van belang. 3. Stel je verwachtingen bij Op een netwerkbijeenkomst kom je vooral omdat je zelf iets wil. Verwacht daarom niet dat iedereen die je spreekt je ook meteen helpt. Misschien gaat er wat tijd overheen en van sommige mensen zal je niets meer horen. Houd daar dus rekening mee. 4. Ben eerlijk en oprecht Je hebt er niets aan om te doen alsof je interesse hebt in de ander. Vaak heeft de ander dat in de gaten. En je verdoet je tijd. Want alle tijd die je besteedt aan het doen alsof je interesse hebt in iemand, besteed je niet aan het hebben van een echt interessant gesprek met iemand waar je graag mee wil samenwerken. Neem netjes afscheid en zeg niets negatiefs over anderen. Een opmerking als “ik had zo’n saai gesprek met die meneer van de wijkraad” kan je nog lang achtervolgen.
4. Communicatie Misschien lijkt het alsof het zoeken van samenwerkingspartners het belangrijkste is. Let op! Want nog belangrijker is om de samenwerking te onderhouden met partners. Je wil natuurlijk voor de lange termijn samenwerken. Vooral als een samenwerking beide partijen voordelen oplevert. Daarom besteden we in dit hoofdstuk aandacht aan het communiceren met je samenwerkingspartners. En aan het communiceren over je samenwerkingspartners.
4.1. Onderhouden van contact Als je samenwerkt is het belangrijk elkaar op de hoogte te houden van wat je doet. Nieuwe ontwikkelingen en belangrijke beslissingen communiceer je naar je samenwerkingspartner. Er is een belangrijk verschil tussen vertellen en overleggen. Alle nieuwe ontwikkelingen en belangrijke beslissingen vertel je aan je samenwerkingspartner. Ook als dit niet direct invloed heeft op de ander en op jullie samenwerking. Beslissingen die direct invloed hebben op jullie samenwerking overleg je met elkaar. Een voorbeeld: Je hebt een grote zaal met een podium en je werkt samen met de toneelvereniging in de wijk. Zij kunnen oefenen in jullie zaal en verzorgen in ruil daarvoor maandelijks een gratis voorstelling. Als je een andere ruimte in het pand hebt verhuurd aan een startende ondernemer die niets met de toneelvereniging te maken heeft, vertel je dit. Maar als je van plan bent de grote zaal met podium te verbouwen waardoor deze tijdelijk niet gebruikt kan worden, overleg je dit. Dat laatste heeft namelijk direct invloed op je samenwerkingspartner. Daarnaast zijn er nog een aantal dingen erg belangrijk bij het onderhouden van contact: -
Werk aan de relatie met je samenwerkingspartner. Informeel contact tijdens een borrel of lunch kan jullie relatie bijvoorbeeld versterken. Maak duidelijke afspraken over hoe en wanneer je met elkaar communiceert. Vier successen samen. Jullie eerste klant, eerste bijeenkomst of een belangrijke nieuwe ontwikkeling vier je met elkaar. Bereid overleggen goed voor en maak er een duidelijk verslag van Een samenwerking moet groeien. En soms zie je niet meteen duidelijke resultaten. Evalueer. Ga op vaste tijden met elkaar in gesprek en evalueer de samenwerking. Wat gaat er goed en wat kunnen jullie verbeteren?
4.1.1. Manieren om contact te onderhouden Hoe werkt dat in de praktijk? Er zijn verschillende manieren waarop je het contact met je samenwerkingspartner kunt onderhouden: -
Face – to – face Telefonisch Digitaal
Met face – to – face bedoelen we dat je met elkaar afspreekt op een locatie om te overleggen. Dit kan heel nuttig zijn omdat je dan meteen op elkaar kunt inspelen en elkaar weer een keer gezien hebt. Als je een vast moment afspreekt, voorkom je eindeloos heen en weer ge-mail en gebel om een afspraak te maken. Een nadeel is dat face – to – face overleggen meer tijd kost. Vaak moet je
namelijk naar een andere locatie en heb je dus reistijd. Als je samen een beslissing moet nemen, is het verstandig om face – to – face te overleggen. Direct op elkaar inspelen kan ook door telefonisch te overleggen. Je spreekt elkaar direct, zonder dat je moet reizen. Daarom is een telefonisch overleg vaak makkelijker te plannen dan een face – to – face overleg. Toch kan een telefonisch overleg een face – to – face overleg niet helemaal vervangen. Het blijft goed om je samenwerkingspartners af en toe de hand te schudden en echt in de ogen te kijken. Dit kun je deels oplossen door met elkaar te videobellen, bijvoorbeeld via Skype. Daarnaast kun je digitaal overleggen. Daarmee bedoelen we vooral e-mail, maar er zijn meer digitale manieren van overleg te noemen. E-mail is vooral handig om elkaar op de hoogte te houden van wat je doet. Mensen zijn natuurlijk niet altijd bereikbaar voor een (telefonisch) overleg. Maar je kunt wel altijd een mailtje sturen. Ook documenten uitwisselen kan prima per mail. Nog praktischer is Dropbox. Via www.dropbox.com kun je een map aanmaken die je deelt met je samenwerkingspartner. Jullie kunnen vanaf elke computer, laptop en telefoon bij deze documenten via de website. Het is daarom niet verstandig om gevoelige informatie via Dropbox te delen.
4.2. Gezamenlijke communicatie Je communiceert niet alleen met elkaar maar ook met de rest van de wereld. En aan de rest van de wereld wil je vertellen over jullie samenwerking. Je treedt samen naar buiten. Hierbij moet je opletten met wat je precies communiceert. Gezamenlijke communicatie heeft namelijk veel voordelen maar kan ook nadelen hebben. Dit is vooral afhankelijk van het imago van je BewonersBedrijf en het imago van je samenwerkingspartner. Het imago is wat anderen over je denken en van je vinden. Een goed imago levert je nieuwe klanten en samenwerkingspartners op. Mensen willen namelijk graag in zee gaan met een onderneming die een goed imago heeft. Het hebben van een slecht imago kan veel nadelen hebben. Mensen willen je dienst niet gebruiken, je producten niet kopen en niet voor je werken. Houdt bij het communiceren dus altijd rekening met je imago en met welk imago je wil. En bedenk dat het veranderen van je imago erg veel tijd en moeite kost. Zoek dus zoveel mogelijk informatie voordat je met iemand samenwerkt. Dat kan via internet of door wijkbewoners te vragen naar hun beeld van diegene. Praat met anderen over de samenwerkingspartner die je op het oog hebt. Vraag jezelf daarna goed af of je met dit beeld geassocieerd wil worden.
4.2.1. Voordelen Als je samenwerkingspartner een goed imago heeft, kun je daar je voordeel mee doen. Werk je samen met een bedrijf dat anderen zien als betrouwbaar en van goede kwaliteit, dan zullen ze jou ook zo zien. Mensen projecteren het imago van je samenwerkingspartner namelijk heel makkelijk op jou. Als dat bedrijf samenwerkt met het BewonersBedrijf, zal het BewonersBedrijf ook betrouwbaar en van goede kwaliteit zijn. Zo kun je meeliften op het imago van je samenwerkingspartner.
Daarnaast bereik je samen een veel grotere groep met je communicatie. Je communiceert namelijk niet alleen naar je eigen netwerk maar ook naar het netwerk van je samenwerkingspartner. Samen bereik je dus een grotere doelgroep. Je kunt elkaar noemen op de website, in nieuwsbrieven, bij evenementen en zo veel extra reclame voor elkaar maken. Ook bij mensen die je op een andere manier niet zo snel zou bereiken.
4.2.2. Nadelen Verbonden zijn aan een bedrijf met een bepaald imago kan ook nadelig zijn. Net als een positief imago op je BewonersBedrijf geprojecteerd wordt, gebeurt dat ook met een negatief imago. Mensen die geen vertrouwen hebben in je samenwerkingspartner, zullen ook geen vertrouwen in jouw BewonersBedrijf hebben. Samenwerken met een partij die veel groter en bekender is, kan ook nadelen hebben. Je kunt bijvoorbeeld samenwerken met een groot schoonmaakbedrijf voor bepaalde projecten. Hierbij loop je het risico dat je gezien wordt als ‘project van het schoonmaakbedrijf’ omdat je als BewonersBedrijf vele malen kleiner bent. Maar je wil natuurlijk gezien worden als zelfstandige en gelijkwaardige partner in deze samenwerking. Als je altijd samen communiceert, kun je dus je eigen identiteit verliezen. Het noemen van je samenwerkingspartner in je communicatie is logisch en belangrijk. Tot het punt dat het vervelend wordt. We hebben het dan over ‘namedropping’: pronken met de naam van een ander. Veel mensen en bedrijven maken zich schuldig aan namedropping. Ze kennen of werken samen met iemand die een bepaalde status heeft en benadrukken dat altijd. Ook als het totaal niet relevant is tijdens het gesprek. Dit wekt irritatie op en laat zien dat je niet op eigen benen kunt staan. Je hebt het namelijk nodig om constant de naam van een ander te noemen, voordat je serieus genomen wordt. Dat wil je natuurlijk niet als BewonersBedrijf.
5. In de praktijk In de vorige hoofdstukken hebben we het gehad over wat samenwerken is en over het belang van een netwerk. Met die kennis in het achterhoofd, zal samenwerken voor jou makkelijker zijn. Denk daarnaast goed na over je unieke positie als BewonersBedrijf. In de praktijk is samenwerken vooral een kwestie van de juiste mensen kennen en met de juiste mensen en organisaties een samenwerkingsverband aangaan. Daarom laten we je drie voorbeelden uit de praktijk zien.
5.1. BewonersBedrijf Malburgen BewonersBedrijf Malburgen heeft een pand met tien verdiepingen: het Bruishuis. Het pand wordt grotendeels verhuurd. Ook – in samenwerking met een welzijnsinstelling in Arnhem – aan mensen die begeleid wonen. Twee verdiepingen in het Bruishuis worden volledig verhuurd aan mensen die begeleid wonen. In het restaurant op de begane grond biedt BewonersBedrijf Malburgen werk aan mensen met een beperking. Zij kunnen aan de slag in de keuken, in de moestuin en in de schoonmaak.
5.2. BewonersBedrijf Heechterp Schieringen BewonersBedrijf Heechterp Schieringen is door Earlik Ite Fryslân benaderd voor een unieke samenwerking. Met de slogan ‘Earlik Ite, Earlik Wurk’ bezorgt het BewonersBedrijf de maaltijden die Earlik Ite Fryslân bereidt. Zo kunnen bewoners nog meer voor elkaar betekenen. De maaltijden worden zo veel mogelijk gemaakt met producten uit Friesland. Elke week is er een gevarieerde menukaart. De bewoners die gebruikmaken van deze service kunnen zelfs voorkeuren en dieetwensen doorgeven. Daar houdt Earlik Ite Fryslân rekening mee. Met het verspreiden van flyers brachten zij de warme maaltijdservice onder de aandacht in de wijk. De flyers zijn toegevoegd in bijlage 2.
5.3. BewonersBedrijf Op Eigen Houtje In de Emmense wijk Emmerhout ligt het BewonersBedrijf Op Eigen Houtje. Niet ver daar vandaan ligt een bejaardenflat. Deze flat heeft geen recreatieruimte en dat is een gemis voor de bewoners. BewonersBedrijf Op Eigen Houtje springt handig in op dit gemis. Zij bieden bijvoorbeeld dagopvang voor bejaarden in de recreatieruimte van het BewonersBedrijf. Ook werkt het BewonersBedrijf wat betreft eten en koken samen met de bejaardenflat. Bewoners van de flat kunnen in het BewonersBedrijf samen koken of komen eten. Op deze manier leren de bewoners van de bejaardenflat elkaar beter kennen. Samen eten is een stuk minder eenzaam.
6. Meer weten? Informatieblad van het Ministerie van BZK http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/brochures/2014/07/01/informatiebladwijkondernemingen-samenwerken-dat-doe-je-samen.html
Materialen en instrumenten http://www.loketgezondleven.nl/gemeente-en-wijk/gezonde-gemeente/gezondheidsbeleiduitvoeren/samenwerken/materialen-samenwerken/
Elevator pitch http://www.intermediair.nl/carriere/doorgroeien/competenties/zo-maak-je-een-goede-elevatorpitch http://www.carrieretijger.nl/carriere/zelfmarketing/elevator-pitch http://www.sollicitatiedokter.nl/tips-en-advies/sollicitatiegesprek/de-elevator-pitch/ http://www.mkbservicedesk.nl/6465/hoe-maak-duidelijke-pitch.htm
Netwerken http://www.carrieretijger.nl/functioneren/samenwerken/sociale-vaardigheden/netwerken http://www.sprout.nl/artikel/marketing/10-tips-voor-succesvol-netwerken
ABCD methode (wijkkaart) http://www.abcdinstitute.org/faculty/McKnight/
Bijlage 1. Voorbeelden elevator pitch Vaste onderdelen via: http://www.sollicitatiedokter.nl/tips-en-advies/sollicitatiegesprek/deelevator-pitch/ Na de afronding van mijn studie Business Development aan de UvA ben ik gaan werken in mijn huidige functie. (wie ben je) Hier heb ik in vijf jaar veel ervaring opgedaan met marktonderzoek dat specifiek is gericht op research design, het ontwikkelen van verschillende analytische modellen en data analyse (wat kun je). Zo heb ik bijvoorbeeld een nieuwe online onderzoeksmethode ontwikkeld waarbij sociale media worden gebruikt in plaats van de meer reguliere dataverschaffingsmethoden waarbij direct contact nodig was met mensen. Door de kortere benodigde tijd en daling van personeelskosten bespaart het bedrijf nu jaarlijks enkele miljoenen euro’s (wat jij toevoegt). In mijn huidige functie zit ik aan het plafond en heb ik niet veel mogelijkheden meer om mij te ontwikkelen. Hoe is de visie van [bedrijf] op het laten doorgroeien van personeel binnen het bedrijf? (wat zoek je) Voorbeelden voor BewonersBedrijf 1. Mijn naam is Laura de Jong. Ik ben geboren en opgegroeid in deze wijk en heb hem zien veranderen. (wie ben je). Samen met 5 andere bewoners willen we een BewonersBedrijf starten. Dat is een onderneming van bewoners die de wijk leuker, socialer en beter maakt. We zoeken nu naar mogelijkheden om een pand over te nemen van de gemeente en te verhuren. (wat kun je). Dat pand staat al een tijdje leeg en begint te vervallen. Door van het pand weer het bruisende centrum van de wijk te maken, zal de leefbaarheid verbeteren. Er is dan weer een ontmoetingsplek. (wat jij toevoegt). Als bestuur hebben wij veel enthousiasme maar niet genoeg kennis en ervaring om dit alleen te doen. Wat doet u precies? (wat zoek je). 2. Twee jaar geleden hebben we met 6 bewoners uit de wijk een BewonersBedrijf opgestart. Sinds 1 juni zijn wij officieel gestart met verschillende projecten zoals een warme maaltijdservice, een boodschappendienst en het organiseren van activiteiten in de wijk. (wat kun je). Met deze activiteiten helpen we mensen die zelf geen boodschappen meer kunnen doen en voorzien we in een sociale behoefte. Er is namelijk veel eenzaamheid in de wijk. En met alle activiteiten die wij nu organiseren hebben bewoners meer contact met elkaar. (wat jij toevoegt). Het bestuur van het BewonersBedrijf is bekend in de wijk. We zijn een vast aanspreekpunt voor bewoners en kunnen ook veel bewoners op de been krijgen. (wie ben je). We willen graag uitbreiden en zijn op zoek naar nieuwe activiteiten. Wat doen jullie voor de wijk? (wat zoek je)
Bijlage 2. Flyer samenwerking BewonersBedrijf Heechterp Schieringen en Earlik Ite Fryslân
