Samenwerken op afstand
In 5 stappen
Stappenplan Samenwerken op afstand in 5 stappen
Inleiding Veel organisaties hebben medewerkers in dienst die geen vaste werklocatie hebben. Of het nu buitendienstmedewerkers, thuiswerkers of medewerkers zijn die zelf hun werklocatie mogen bepalen, de fysieke afstand tussen collega’s wordt letterlijk vergroot. Om efficiënt te kunnen samenwerken, is persoonlijk en face to face contact cruciaal. Door moderne hulpmiddelen hoeven collega’s niet meer in elkaars fysieke nabijheid te zijn. Overleggen op afstand, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van communicatie, is mogelijk met slimme vergadermiddelen zoals videoconferencing. In dit stappenplan leest u hoe u dit in vijf stappen kunt realiseren. Daarmee kunt u aanzienlijk op reis- en verblijfskosten besparen en veilig samenwerken op afstand mogelijk maken.
2
Stappenplan Samenwerken op afstand in 5 stappen
Stappenplan
Samenwerken op afstand in 5 stappen Hoe komt u tot een oplossing voor samenwerken op afstand die rendabel is en bij uw bedrijfsbehoeften past? In dit 5-stappenplan helpen we u op weg. Van behoeften in kaart brengen tot de juiste oplossing, inclusief de juiste hardware én tips om er vervolgens effectief mee te werken.
1
Reistijd van medewerkers benoemen
Om een goede keuze te kunnen maken, is het belangrijk om eerst uw huidige situatie goed in kaart te brengen. Maak een document of spreadsheet aan en benoem daarin de volgende zaken. • Algemene reiskosten
Breng de kosten in kaart die gekoppeld zijn aan het reizen van en naar het werk. Thuiswerken kan kosten besparen als het gaat om reizen maar ook op het gebied van duurzaamheid.
• Reiskosten intern overleg
Hoeveel is uw organisatie per jaar in totaal kwijt aan reiskosten voor intern overleg?
(vergeet niet de reistijd x uurtarief medewerker)
• Reiskosten extern overleg
Hoeveel is uw organisatie per jaar kwijt aan reiskosten voor fysiek vergaderen met externen?
(vergeet niet de reistijd x uurtarief medewerker). Maak een uitsplitsing tussen klanten, leveranciers, partners, etc.
• Telefoonkosten:
Hoeveel is uw organisatie per jaar kwijt aan teleconferencing en telefonisch overleg?
(uitsplitsing intern/extern)
Naast deze harde, meetbare cijfers is het ook goed om de ‘zachte’ kant te benoemen. Peil binnen uw organisatie wat er leeft op communicatiegebied. Is er sprake van veel miscommunicatie? Is dit te wijten aan de huidige communicatiemiddelen? Waar liggen de knelpunten? Hoe belangrijk is fysiek vergaderen? Wat zijn de behoeften? Urenregistratie Weet u hoeveel uur uw organisatie exact kwijt is aan vergaderen? Gouden tip: Maak gebruik van een urenregistratiesysteem. Dit geeft veel meer inzicht in uw bedrijfsvoering en helpt u bij het nemen van gefundeerde beslissingen. Dan weet u bijvoorbeeld zeker dat de aanschaf van een systeem voor videovergaderen rendabel is of niet.
Stappenplan Samenwerken op afstand in 5 stappen
3
2
Bepaal wat u nodig heeft
Nu uw huidige situatie in kaart is gebracht, is het goed te benoemen wat uw bedrijf precies nodig heeft. Dit helpt bij het zoeken naar een juiste oplossing op het gebied van vergaderen op afstand met slimme vergadermiddelen. Benoem in het document/spreadsheet nu de volgende zaken: Locaties en gebruikers • Vanaf hoeveel locaties moet er vergaderen op afstand mogelijk zijn? • Hoeveel medewerkers moeten per locatie kunnen deelnemen aan een vergadering op afstand? • Is de oplossing alleen bedoeld voor intern vergaderen of wilt u ook een vergadering op afstand met externe partijen? • Tussen hoeveel locaties moet een vergadering op afstand maximaal kunnen plaatsvinden?
“We hebben van tevoren onze reistijd en kosten in kaart gebracht. Hoe vaak overleggen we en wat kost dat onze organisatie? Dat financiële plaatje hebben we vergeleken met de investering van videovergaderen. In ons geval hadden we de investering na drie á vier jaar volledig terugverdiend.”
Frequentie • Hoe vaak zal er op afstand worden vergaderd? (Dagelijks, wekelijks,…) • Gaat het voornamelijk om conversaties tussen twee locaties of om multipoint vergaderen (meer dan twee locaties)? Apparaten • Op welke apparaten moet vergaderen op afstand mogelijk zijn? Is Bring Your Own Device (BYOD) gebruikelijk binnen de organisatie (Smartphone/tablet/laptop/desktop/grote schermen)? Kwaliteit • Welke kwaliteit is nodig? Splits bijvoorbeeld uit per type vergadering/overleg en daarachter: ‘gegarandeerde connectie + hoge kwaliteit’ of ‘basiskwaliteit’. Aanvullende functionaliteiten • Welke aanvullende functionaliteiten heeft u nodig? Denk aan: presentaties geven, titelbalkjes in beeld brengen, video’s of geluidsfragmenten afspelen, etc of aan het real-time samenwerken aan documenten (bijvoorbeeld aan bouwtekeningen of tekeningen van productiefaciliteiten of een ontwerp van een nieuwe motor van een nieuw te lanceren auto).
“De hele installatie van de videovergaderruimtes vond ik heel erg meevallen. Er hangt een televisie en een camera die het beeld en geluid in HD-kwaliteit opneemt en doorstuurt. Alles werkt prima. We hebben nog geen enkel technisch probleem gehad.”
4
Stappenplan Samenwerken op afstand in 5 stappen
3
Kies een passende oplossing
Bij deze stap gaat het met name om 5 zaken: • Welk type systeem heeft mijn bedrijf nodig? • Over welk netwerk zullen de vergaderingen op afstand worden gevoerd? • Welke aanvullende software en hardware heb ik nodig? • Wat sluit het beste aan bij onze ICT strategie? Moet ik de oplossing zelf beheren of is uitbesteden een optie? • Hoe verloopt de integratie met andere producten, systemen en devices? Op basis van de vragen bij stap 2 heeft u de behoeften in kaart gebracht. Als u vooral één-op-één wilt communiceren tussen enkele locaties en geen hoogwaardige kwaliteit nodig heeft, kan een simpele oplossing voor online vergaderingen voldoende zijn. Ga dan eens testen met de verschillende mogelijk heden die er zijn (Skype, Facetime, Lync, Hangouts, etc). Denk daarbij wel aan de veiligheid. Binnen de bedrijfsvoering is het uiteraard essentieel dat de besproken punten in een vergadering en de bijbehorende documentatie niet op straat komen te liggen. Wilt u de veiligheid garanderen? Vraag dan vrijblijvend advies en offertes aan bij de verschillende partijen die vergadermiddelen aanbieden en bekijk de actuele mogelijkheden van hun oplossing. Vergeet de prijzen van de aanbieders niet te vergelijken met uw berekeningen van stap 1. Dan weet u exact hoe snel u de investering terug heeft verdiend. Groot voordeel van dit type oplossing is dat u één aanspreekpunt heeft en in overleg met de aanbieder een oplossing op maat kunt samenstellen die volledig voldoet aan uw behoeften. Denk bijvoorbeeld aan belangrijke voorwaarden zoals veiligheid en garanties op dit gebied. Deze afspraken kunt u samen met de aanbieder vastleggen in een Service Level Agreement (SLA). Zo heeft u meer zekerheid.
Stappenplan Samenwerken op afstand in 5 stappen
5
4
Kies de juiste technologie
Welke technologie (hardware en netwerken) heeft u nodig bij vergaderen op afstand? Voor online vergaderen (simpele variant) heeft u nodig: • PC (desktop/laptop/tablet/smartphone) • Camera (webcam of ingebouwde camera is voldoende) • Microfoon (headset of ingebouwde microfoon is voldoende) • Speaker (headset of ingebouwde speaker is voldoende) • Een goede internetverbinding (liefst kabel of glasvezel) Wanneer u het maximale wilt halen uit online vergaderen kunt u een externe microfoon (hand of tafelmicrofoon) en externe camera (digitale videocamera of HD webcam) aanschaffen en deze aansluiten op uw PC. Het beeld en geluid zal nog wel worden gecomprimeerd, maar u kunt de kwaliteit wel verbeteren door betere hardware te gebruiken. Gaat u voor veilige, uitgebreide vergadermiddelen, dan heeft u per locatie nodig: • Camera • Microfoon • Speaker • Display (monitor, TV, beamer) • Of een all-in-one apparaat: dat is een totaaloplossing van één mobiel vergaderdevice, waarmee u via een beveiligde verbinding op afstand kunt vergaderen. Het voordeel is de verplaatsbaarheid, waardoor u geen vaste vergaderruimte nodig heeft die moet worden gereserveerd. Het vergaderen kan in alle ruimtes plaatsvinden. Optioneel kunt u kiezen voor een interactief whiteboard waarmee u heel eenvoudig en real-time op afstand kunt samenwerken aan documenten. Bepaal samen met uw organisatie of flexibiliteit belangrijk is. U kunt namelijk verschillende producten of oplossingen met elkaar integreren. Om vergaderen op afstand mogelijk te maken heeft u zelf in ieder geval een snelle en beveiligde internetverbinding en een sterk intern netwerk nodig. Zorg voor de bandbreedte die bij uw oplossing past. Als u videogesprekken in high definition (HD) wilt voeren heeft u minstens 1MB per seconde aan bandbreedte nodig. Bij de meeste hoogwaardige oplossingen wordt ook gebruik gemaakt van een video gateway unit en een aparte server om perfecte video en audio te garanderen. U kunt er voor kiezen om dit alles volledig zelf te ondersteunen en te beheren, maar u kunt dit natuurlijk ook uitbesteden aan een professionele service provider.
“Ik kan ook vanaf mijn smartphone deelnemen aan een videovergadering. Het werkt allemaal prima, zelfs via Wifi en mobiel internet. Soms loop ik in het centrum van Hong Kong en laat ik mensen live de stad zien.”
6
Stappenplan Samenwerken op afstand in 5 stappen
“De oplossing die wij gebruiken is heel gemakkelijk in gebruik. Er zit een kleine afstandsbediening bij met vijf knoppen en daarmee kun je alles bedienen. Met enkele drukken op de knop bel je naar een locatie naar keuze en binnen enkele seconden ben je live verbonden. Een kind kan de was doen.”
De laagdrempelige oplossingen voor online vergaderen (zoals webcams, skype etc.) kunt u koppelen aan de uitgebreide vergadermiddelen (zoals whiteboards en mobiele vergaderdevices), zodat u kunt vergaderen met iemand die onderweg is en alleen zijn smartphone of tablet kan gebruiken. De kwaliteit wordt aan de ene kant wel gecomprimeerd, waardoor het beeld en geluid niet optimaal zijn.
5
Gebruik het optimaal
Als u eenmaal de keuze heeft gemaakt voor een passende oplossing en eventueel aanvullende hardware heeft geïnstalleerd, kunt u starten met samenwerken op afstand. Het is goed om er voor te zorgen dat het ook echt wordt gebruikt door uw werknemers en eventueel externe partijen. Uit eerder genoemd onderzoek van Forrester blijkt dat van alle werknemers in de VS en Europa die de mogelijkheid hebben om vergaderen op afstand te gebruiken, slechts 25 procent dat ook doet. Het stimuleren van de beoogde gebruikers is dus een belangrijke taak. Daarvoor is een strak beleid nodig. Het is goed uw medewerkers te (laten) trainen, zodat vergaderen op afstand op een efficiënte manier wordt ingezet. Zorg ook voor een geschreven handleiding en een aanspreekpunt binnen uw organisatie. Iemand die ervoor verantwoordelijk is dat alles werkt en dat medewerkers er op een juiste manier mee omgaan. Als u dat voor elkaar heeft, kan videovergaderen uw bedrijf en bedrijfsvoering een stuk efficiënter maken.
‘’Videovergaderfaciliteiten koop je of lease je. Maar ze zijn snel verouderd. Daar moet je rekening mee houden. Ook belangrijk is om te kijken naar de mogelijkheid om het te combineren met andere oplossingen van videovergaderen.”
Stappenplan Samenwerken op afstand in 5 stappen
7
Waarom Ricoh Niet voor niets is Ricoh wereldwijd marktleider op het gebied van duurzame IT- en documentmanagement-oplossingen. Wij bewijzen dat bedrijven van elke omvang efficiënter, duurzamer en productiever kunnen werken. Daarnaast kunt u kosten besparen en beter beheersen. Door intensief samenwerken, creatief denken, adviseren en trainen komen we tot oplossingen. Daarmee vereenvoudigt u al uw documentintensieve processen en kunt u informatie beter beheren. Ook verbetert de beveiliging van uw documenten. Zo vertalen we uw wensen in slimme ideeën en concrete oplossingen. imagine. change.
Ricoh Nederland B.V. Postbus 93150, 5203 MB ‘s-Hertogenbosch Tel.: +31 (0)73 - 645 2600 E-mail:
[email protected]
www.ricoh.nl Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en uiterlijke vormgeving kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.
Copyright © 2014 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Dit document, de inhoud en/of layout ervan mag niet worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.
