Samen kennis delen,
samen groeien.
Een blauwdruk voor organisaties om, in samenwerking met BPV-ers een leuk en leerzaam BPV-bedrijf te worden.
Durf te groeien
Voorwoord Met het winnen van de titel “ICT Leerbedrijf van het jaar” in 2003 heeft Allers Bedrijfswagens BV de mogelijkheid gekregen € 5.000 te besteden aan een maatschappelijk relevant onderwijs project. Omdat bij Allers naast ontplooiing ook innovatie en zelfondernemerschap hoog in het vaandel staan, heeft Allers voorgesteld zelf een project op te starten, waarin andere – beginnende- leerbedrijven ondersteund worden in het opzetten van een gestructureerde BPV-begeleiding. Daarbij is het principe van Samen kennis delen – creëren - toepassen gebruikt. Door een samenwerking tussen verschillende ROC’s, leerbedrijven, Ecabo en natuurlijk BPV-ers zijn het afgelopen jaar verschillende thema’s behandeld en in een blauwdruk omgezet. De betrokkenen beschikken nu, na afloop van dit project, over meer kennis en contacten omtrent BPV begeleiding én over een blauwdruk. Deze blauwdruk is zo opgesteld dat nieuwe leerbedrijven (in samenwerking met de ROC’s en BPV-ers) binnen een jaar op alle belangrijke punten hun BPV-begeleiding geregeld, gedocumenteerd en beschikbaar hebben. Deze blauwdruk is tot stand gekomen door het samenbrengen van kennis en inzet van vele stagiaires, praktijkbegeleiders, docenten en adviseurs. BPV-ers hebben dit omgezet in een werkbare blauwdruk. Het werken aan dit project is door ons als inspirerend en leerzaam ervaren. We denken dat het de stagiaires gelukt is het enthousiasme wat bij alle betrokkenen aanwezig was, over te brengen in deze blauwdruk. We wensen u, namens alle BPV-ers, veel succes toe met het werken met deze blauwdruk en danken u voor de samenwerking waarin deze produktie heeft plaats kunnen vinden.
Gerry van Dam, Jeroen Engelhart
2
Durf te groeien
Lijst deelnemende organisaties Van Houtum Papier
Swalmen
Van Grinsven Drukkers BV
Venlo
Becs Computers BV
Weert
Gemco Industries
Eindhoven
MG Systems
Mierlo
Kverneland BV
Geldrop
Allers Bedrijfswagens BV
Venlo
Gilde Opleidingen, afdeling ICT
Venlo
Gilde Opleidingen, afdeling Marketing en Communicatie
Venlo
ROC Eindhoven, school voor ICT
Eindhoven
ROC Ter Aa
Helmond
Kenniscentrum Ecabo
Amersfoort
ASSE BV
Venlo
3
Durf te groeien
Inhoudsopgave Voorwoord .......................................................................................................... 2 Lijst deelnemende organsaties ............................................................................... 3 Inleiding ............................................................................................................. 6 Thema 1 Introductieprogramma ............................................................................ 7 1.1
Vooronderzoek ............................................................................................. 9
1.2
De introductiemap ...................................................................................... 10 1.2.1
Welkomstwoord.................................................................................. 11
1.2.2
Historie ............................................................................................. 12
1.2.3
Het bedrijf nu..................................................................................... 14
1.2.4
De afdeling ........................................................................................ 16
1.2.5
Algemene informatie ........................................................................... 19
1.2.6
De BPV- ............................................................................................ 20
1.2.7
Kwaliteit, ARBO en milieu..................................................................... 22
1.2.8
Extraatjes.......................................................................................... 23
1.3 Introductiepresentatie ................................................................................... 24 1.4 Introductieprogramma................................................................................... 25 1.5 Voorbereiding............................................................................................... 28 1.6 Presentatie introductieprogramma................................................................... 30 Thema 2 Persoonlijk Ontwikkelplan ...................................................................... 31 2.1
Iedere organisatie een POP ? ........................................................................ 33
2.2 Leerlingprofiel: wie ben je en wat wil je ? ......................................................... 34 2.3 Bedrijfsprofiel: wat kan ik hier leren ?.............................................................. 36 2.4 Terugkoppeling en vooruitkijken ..................................................................... 38 2.5 Je eigen POP ................................................................................................ 42 2.6 En ontwikkelen maar !................................................................................... 43 2.7 Hoe verliep het POP als proces ? ..................................................................... 43 2.8 Samen kennis delen …................................................................................... 44
4
Durf te groeien
Thema 3 Praktijkopdrachten en projecten .............................................................. 45 3.1
Vooronderzoek ........................................................................................... 47
3.2
Projectmatig werken: hoe pak je dat aan ? ..................................................... 49
3.3
Een opdracht op maat ................................................................................. 51
3.4
Aan de slag !.............................................................................................. 54
3.5
Hoe verliep de opdracht als proces?............................................................... 56
3.6
Samen kennis delen … ................................................................................. 57
Thema 4 Begeleiden en beoordelen....................................................................... 58 4.1 Introductieprogramma, POP en Project ............................................................ 59 4.2 Begeleiden, wat valt daar eigenlijk onder ? ....................................................... 60 4.3 De dagelijkse begeleiding............................................................................... 61 4.4 Begeleidingsgesprekken................................................................................. 62 4.4.1 Een –hoe gaat het- gesprek ................................................................... 62 4.4.2 Begeleidingsgesprek: opbouw ................................................................ 64 4.4.3 Verslaglegging ..................................................................................... 66 4.5 Beoordeling: voorkomen van verrassingen ! ..................................................... 68
5
Durf te groeien
Inleiding
Je staat op het punt van start te gaan om van je bedrijf een leuk en interessant leerbedrijf te maken. Deze blauwdruk geeft je daarbij concrete tips en handvaten om deze uitdaging aan te gaan. De kracht van deze blauwdruk is dat de BPV-ers de thema’s in samenwerking met het leerbedrijf doorlopen. Zo ontstaan er producten voor BPV-ers door BPV-ers en afgestemd op de bedrijfsituatie van het leerbedrijf. Deze blauwdruk is opgebouwd uit een viertal themahoofdstukken: 1. Introductieprogramma 2. Persoonlijk OntwikkelPlan 3. Praktijkopdrachten en projecten 4. Begeleiden en beoordelen Elk thema begint met algemene informatie over het thema om voeling te krijgen met het onderwerp. Daarna begint voor de BPV-er een verkenning naar beschikbare informatie binnen het leerbedrijf en de ROC’s over het onderwerp. Met behulp van deze informatie gaat de BPV-er samen met de praktijkbegeleider aan de slag om het thema binnen het leerbedrijf op te zetten en te implementeren. De themahoofdstukken bevatten concrete opdrachten die ervoor zorgen dat aan het eind van het hoofdstuk het leerbedrijf beschikt over concrete producten, getest en geëvalueerd door de BPV-ers. Veel lees- en vooral leerplezier bij het doorwerken van deze blauwdruk !
6
Durf te groeien
Thema 1 Introductieprogramma Iedereen kent het gevoel van de eerste werk- of BPV-dag wel, je hebt er enorme zin in en tegelijkertijd sta je daar met je broodtrommel vol onzekerheid. Het is dan prettig dat er vanuit het bedrijf iemand klaarstaat die je ontvangt en welkom heet. Een goede eerste indruk maken is niet alleen belangrijk voor de BPV-er, maar ook als bedrijf is een eerste indruk het visitekaartje en sfeerbepaler voor de BPV-periode. Door je als bedrijf goed voor te bereiden op de komst van een nieuwe BPV-er, stel je de BPVer gerust en neem je een stukje onzekerheid weg. Bovendien zijn medewerkers binnen de organisatie, door een goede voorbereiding, op de hoogte van de komst van de BPV-er, zodat de BPV-er niet gezien wordt als die rare jongen met een pet, maar als nieuwe aanwinst. Na deze eerste kennismaking start de introductie met een inleidend gesprek. In veel gevallen is dit inleidend gesprek tevens de complete introductie. De BPV-er krijgt in vogelvlucht een berg informatie over het bedrijf en de werkzaamheden. Na het inleidend gesprek krijgt de BPV-er een rondleiding, waarin allerlei mensen in verschillende functies aan hem worden voorgesteld. Het is begrijpelijk dat deze ongestructureerde introductie het risico loopt dat er essentiële zaken vergeten zijn en de BPV-er de informatie niet onthoudt. Met behulp van dit thema, Introductieprogramma, is het mogelijk om een gestandaardiseerd en effectief introductieprogramma voor de afdeling op te zetten. Dit introductieprogramma geeft de BPV-er in korte tijd een duidelijk beeld over wat het bedrijf inhoudt en over wat het wil zeggen om er een deel van uit te maken. Voor het bedrijf geeft het programma meer inzicht in wie de BPV-er is en wat hij wil leren. Bij de opzet van een introductieprogramma staan dan ook de volgende 5 onderwerpen centraal: 1. Bedrijf 2. Werken 3. Leren 4. Begeleiding 5. Beoordeling
7
Durf te groeien
Door samen, POL en BPV-er, een introductieprogramma op te zetten bereik je met het introductieprogramma de volgende doelen: •
de BPV-er voelt zich welkom en verwacht
•
de organisatie is voorbereid op de komst van de BPV-er
•
de BPV-er landt snel binnen de afdeling en de rest van de organisatie
•
de BPV-er is snel en volledig op de hoogte van de noodzakelijke informatie
•
de BPV-er heeft naslagwerk om informatie terug te vinden, geschreven in de taal van BPV-ers
•
de BPV-er proeft meteen van de cultuur van de afdeling
•
inwerken en introduceren is gecombineerd
•
de mogelijkheid om het verwachtingspatroon van de BPV-er af te stemmen met dat van de afdeling
•
duidelijkheid voor de BPV-er over het BPV-traject, de BPV-begeleiding en de BPVbeoordeling.
Bij de opzet is er aandacht voor zowel de voorbereiding als het programma zelf, waarbij het uitwerken van dit thema een ware ontdekkingsreis door het bedrijf is. Samen veel succes en plezier met thema 1 Introductieprogramma.
8
Durf te groeien
1.1
Vooronderzoek
De ontdekkingsreis door het bedrijf begint met een verkenning naar de beschikbare middelen en informatie omtrent introductie die op dit moment binnen het bedrijf aanwezig zijn. Deze verkenning geeft je een beeld van: •
de organisatie,
•
wie er betrokken zijn bij een introductie,
•
de manier waarop het bedrijf op dit moment met het introduceren van medewerkers en BPV-ers omgaat en
•
de stijl waarin het bedrijf medewerkers en BPV-ers introduceert.
Door gebruik te maken van bestaande middelen en informatie bij het opzetten van een introductieprogramma voorkom je dat je dubbel werk doet. Deze verkenning kun je grondig aanpakken door de volgende opdrachten uit te voeren:
1: Jouw introductie
2: Bedrijfsintroductie
Je bent inmiddels geïntroduceerd in
Een bedrijf heeft vaak een uitgebreid
het bedrijf. Omschrijf hoe deze
introductieprogramma voor nieuwe
introductie er uit zag. Let daarbij op:
medewerkers.
•
Hoe werd je ontvangen?
•
Wat voor informatie is er
Onderzoek hoe jouw BPV-bedrijf
doorgegeven?
nieuwe medewerkers introduceert.
Op wat voor manier is die
Verzamel daarbij materialen
informatie gegeven?
waarmee het bedrijf de informatie
•
aan de nieuwe medewerker verstrekt, zoals presentaties.
Omschrijf daarnaast hoe je deze introductie hebt ervaren. Geef daarbij aan wat je positief vind, wat je
Tip:
verwacht had en wat volgens jou
Deze informatie is vaak beschikbaar
beter zou kunnen.
bij de Personeelsafdeling van je BPVbedrijf.
9
Durf te groeien
1.2
De introductiemap
Na het vooronderzoek beginnen we met het samenstellen van een introductiemap. Deze introductiemap vormt namelijk het naslagwerk voor BPV-ers en bevat alle noodzakelijke en relevante informatie over het bedrijf en de BPV-. Na het samenstellen van de introductiemap heb je alle informatie bij de hand die nodig is om de rest van het introductieprogramma op te stellen. De introductiemap heeft de volgende indeling, waarmee de 5 onderwerpen (bedrijf, werken, leren, begeleiding en beoordeling) aan bod komen: 1. Het welkomstwoord 2. De historie 3. Het bedrijf nu 4. De afdeling 5. Algemene informatie 6. De BPV7. Kwaliteit, ARBO en milieu Deze onderdelen vullen we aan met suggestie opdrachten, zodat de BPV-ers nog meer vertrouwd raken met het onderdeel. Na het doorlopen van dit onderdeel heb je een goed instrument voor het introductieprogramma gecreëerd, om de BPV-er: •
informatie te verstrekken over het bedrijf, de afdeling en haar werkzaamheden
•
te laten proeven van de cultuur en de manier van communiceren binnen het bedrijf
•
duidelijkheid te geven over het BPV-traject, de BPV-begeleiding en de BPVbeoordeling
•
volledig op de hoogte te stellen van de noodzakelijke informatie.
Daarnaast geeft de introductiemap natuurlijk een professionele uitstraling richting de BPV-er.
10
Durf te groeien 1.2.1
Welkomstwoord
Het welkomstwoord is een concreet middel om de BPV-er welkom te heetten in het bedrijf. Daarnaast vormt het welkomstwoord de inleiding van de introductiemap. En zoals het spreekwoord zegt, een goed begin is het halve werk, is het belangrijk dat het begin van de introductiemap zo motiverend is, dat de BPV-er zich meer vertrouwd voelt met het bedrijf, zin heeft de map verder door te lezen en meer betrokken is bij de introductie en de rest van de BPV-periode. Onderstaande opdracht en tips helpen je bij het schrijven van een motiverend welkomstwoord: 1: Schrijven welkomstwoord
3: Leeswijzer introductiemap
Schrijf een motiverend welkomst-
Geef in je welkomstwoord aan wat
woord, zodat je meteen aan de slag
het doel is van de introductiemap en
zou willen gaan, nadat je het zelf
uit welke onderdelen de map bestaat.
gelezen hebt.
2: Begin met de naam
4: Ben creatief
Door te beginnen met de naam van Niets is gek genoeg !
de BPV-er in de aanhef (Hallo Rick), geef je de BPV-er het gevoel dat hij
Creativiteit in het welkomstwoord en
verwacht werd.
de rest van de map is altijd welkom, Tevens is de aanhef een mogelijkheid
dit maakt het lezen van de map
om te laten zien hoe je binnen het
extra leuk en nog boeiender.
bedrijf collega’s onderling aanspreekt.
11
Durf te groeien
Dit onderdeel is af te sluiten met een suggestie opdracht, waarbij de BPV-er zich voorstelt aan de rest van de organisatie. Een voorbeeld van een suggestie opdracht is: Suggestie opdracht 1 Schrijf een klein stukje waarin je jezelf voorstelt aan de rest van de organisatie. Voeg aan dit stukje een foto van jezelf toe. Mail dit naar je buddy, zodat hij het kan verspreiden binnen de organisatie.
1.2.2
Historie
Elk bedrijf heeft haar eigen verhaal als het gaat over de oprichting en de start van het bedrijf. Sommige bedrijven bestaan al vijftig jaar en andere zijn pas twee jaar geleden opgericht. Een leuke beschrijving van het verleden, geeft de BPV-er een beter beeld en begrip van het heden. Een interessante beschrijving van de historie van het bedrijf is een mix van belangrijke feiten en gebeurtenissen en leuke weetjes uit het verleden. Deze feiten en weetjes kunnen ook betrekking hebben op gebeurtenissen buiten het bedrijf, zoals het feit dat de eerste elektronische computer, genaamd De Colossus, in de Tweede Wereld oorlog door Engeland is ontwikkeld.
12
Durf te groeien
Er zijn verschillende manieren waarmee je informatie kunt verzamelen uit het verleden: 1: Vooronderzoek
3: Onderzoek
Wellicht dat er binnen de informatie
Wanneer er nog niet voldoende of geen
die je in het vooronderzoek hebt
geschreven informatie is over de
verzameld, informatie te vinden is
historie, kun je de historie verzamelen
over de oprichting en historie van het
door medewerkers of directie van het
bedrijf
bedrijf te interviewen. Je kunt vragen aan de medewerkers
2: BPV-verslagen
om een gebeurtenis op te schrijven, waarvan zij vinden dat die zeker in de
Geen werk dubbel doen !
historie van het bedrijf moet terugkomen.
Mogelijk zijn er BPV-verslagen van oud-BPV-ers aanwezig.
4: Oude rot in het vak
In de meeste BPV-verslagen is een
Vaak werken er medewerkers die al
hoofdstuk besteedt aan de historie
lang binnen het bedrijf of in het vak
van het bedrijf. Dit is wellicht
werkzaam zijn. Deze oude rotten
bruikbaar materiaal voor het
kunnen goed en enthousiast vertellen
schrijven van een historie.
over de geschiedenis.
Het internet: Veel weetjes over het vak zijn te vinden op het World Wide Web. De volgende opdracht is het samenvoegen van de gevonden informatie in één hoofdstuk over de historie. Het is belangrijk dat je daarbij weetjes over het vak en het bedrijf combineert en afwisselt. Een logische opbouw creëer je door het tijdspad te volgen waarin de verschillende gebeurtenissen zich hebben afgespeeld.
13
Durf te groeien
Het hoofdstuk over de historie van het bedrijf en het vak is tevens af te sluiten met een suggestie opdracht. Voorbeeld suggestie opdracht Maak een afspraak met een medewerker binnen het bedrijf, het liefst iemand die al wat langer in dienst is, en maak daarmee een praatje over de geschiedenis van het bedrijf. Maak van dit gesprek een gespreksnotitie.
Naast dit voorbeeld zijn er natuurlijke meer opties om de BPV-er kennis te laten maken met de historie. Bedenk zelf ook een suggestie opdracht met betrekking tot de historie van het bedrijf of het vak.
1.2.3
Het bedrijf nu
Na het beschrijven van het verleden gaan we door met het beschrijven van het heden. In het bedrijf nu, staan de visie, missie en doelstellingen, de hedendaagse (kern)activiteiten, de structuur van de organisatie en verschillende feiten, zoals het aantal werknemers en het aantal vestigingsplaatsen, centraal. Informatie over het heden is op verschillende manieren te verzamelen: Vooronderzoek: Mogelijk zit er bruikbaar materiaal bij de informatie die je in het vooronderzoek hebt verzameld. BPV-verslagen: Ook hier kun je gebruik maken van BPV-verslagen van oud-BPV-ers.
14
Durf te groeien
Onderzoek: Heb je onvoldoende informatie over het bedrijf nu, dan zijn er de volgende opties om aan informatie te komen: •
bedrijfsfolders: bedrijfsfolders en folders over de producten of diensten die het bedrijf levert, bevatten vaak uitgebreide beschrijvingen van het bedrijf, haar doelstellingen en haar producten en diensten.
•
Website: misschien heeft het bedrijf een eigen website, daar vind je dan informatie over wie ze zijn, wat ze doen en waarom.
•
Personeelsafdeling: de personeelsafdeling heeft meestal een organogram van de organisatie en kan je ook vertellen hoeveel medewerkers er in dienst zijn.
•
Ondernemingsplan: het is mogelijk dat er een ondernemingsplan aanwezig is, wanneer je dit plan in kan zien, staat daar vaak heel duidelijk de doelstelling van het bedrijf in beschreven.
•
Interviewen: Ook hier kun je werknemers of je afdelingshoofd vragen naar de kernactiviteiten van het bedrijf en wat het bedrijf wil bereiken, doelstellingen en andere feiten.
Na het verzamelen van informatie ga je met behulp van onderstaande opdracht en tips het hoofdstuk uitwerken: 1. Schrijven het bedrijf nu: maak een verhaal over de huidige situatie van het bedrijf. Begin met het opstellen van een opbouw voor dit hoofdstuk en vul deze opbouw dan verder in. 2. Ben creatief: ook hier geldt Niets is gek genoeg ! plaatjes en woordspelingen laten de tekst meer tot de verbeelding spreken. 3. Belangrijke onderdelen: neem in ieder geval de volgende onderdelen op in je verhaal: doel, activiteiten, organisatiestructuur, vestigingsplaatsen, klanten, feitjes. Sluit dit onderdeel af met een suggestie opdracht.
15
Durf te groeien
Voorbeeld suggestie opdrachten •
rondleiding met het afdelingshoofd door het bedrijf, waarbij het laten zien van de productielijn of bedrijfsproces centraal staat in plaats van het voorstellen van alle medewerkers.
•
Het maken van een promotiesheet over het bedrijf.
•
Beschrijf waarom je gekozen hebt voor dit bedrijf om BPV- te lopen.
Bedenk zelf ook een suggestie opdracht die samenhangt met de huidige situatie van het bedrijf. Tip: Voer zelf eens een suggestie opdracht uit om te ervaren of de opdracht uitvoerbaar is en waar de aandachtspunten liggen bij de uitvoering ervan.
1.2.4
De afdeling
In de beschrijving over de afdeling gaan we wat dieper in op het onderdeel Werken. Dit hoofdstuk geeft namelijk inzicht in: •
hoe de structuur van de afdeling in elkaar zit,
•
welke functies er binnen de afdeling zijn,
•
wat de plaats van de afdeling binnen het bedrijf is,
•
welke werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de afdeling horen,
•
wat de cultuur is binnen de afdeling en
•
ook hier zijn leuke weetjes die specifiek betrekking hebben op de afdeling welkom.
Met onderstaande opdrachten en tips maak je een interessant verhaal over de afdeling waar je BPV- loopt. Ga op zoek naar de benodigde informatie, zoals je dat ook gedaan hebt bij de hoofdstukken Historie en Het bedrijf nu. •
Werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de afdeling: Beschrijf welke werkzaamheden centraal staan binnen de afdeling, wat de producten of diensten zijn die de afdeling levert, wat de doelstellingen zijn van de afdeling, wat de directie van de afdeling verwacht. Misschien heeft de afdeling wel een motto dat altijd centraal staat.
16
Durf te groeien
•
Organogram: maak een organogram van de afdeling waar alle medewerkers van de afdeling in voor komen. Noem alle medewerkers bij naam en functie en maak het extra leuk door bijvoorbeeld ook foto’s van de medewerkers in het organogram te gebruiken. Geef in het organogram ook aan wat de plaats van de BPV-er is binnen de afdeling.
•
Functiebeschrijvingen: Ga op zoek naar de functiebeschrijvingen van de verschillende functies die er binnen de afdeling zijn. Voeg deze toe als bijlage en vermeldt in je verhaal kort en bondig wat elke functie inhoudt en welke rol de functie heeft binnen de afdeling. Deze informatie geeft de BPV-er meer inzicht in welke functies er zijn in zijn vakgebied en wat het betekent om een bepaalde functie te hebben, wat moet je kunnen om bijv. Manager te zijn van de afdeling of Ontwikkelaar.
•
Plaats binnen de organisatie: Wat is de plaats van de afdeling binnen de organisatie. Geef hier ook aan met welke externe partijen de afdeling te maken heeft, wat zijn de belangrijkste leveranciers, klanten en samenwerkingspartners en wie zijn de contactpersonen van deze partijen.
•
Contactogram: Maak een contactogram voor de BPV-er waarin duidelijk zichtbaar is met welke werknemers, functies en externe partijen de BPV-er veel en direct mee te maken heeft en welke functies en partijen wat verder van hem af staan en waar hij dan ook minder vaak contact mee heeft. Zie voorbeeld contactogram ICT Binnendienst medewerker.
•
Vestiging: geef aan of de afdeling op één filiaal of juist op meerdere filialen gevestigd is en waarom dat zo is.
•
Systemen: Geef aan met welke geautomatiseerde systemen de afdeling werkt, en voeg een korte beschrijving van deze systemen toe in de bijlage van dit hoofdstuk.
17
Durf te groeien
•
Cultuur: Dit zijn de waarden en normen die binnen de afdeling centraal staan. Daarbij ga je op zoek naar de antwoorden op vragen zoals: Wat verwacht de afdeling van haar medewerkers, wat verwachten collega’s onderling van elkaar, op wat voor manier wensen collega’s met elkaar om te gaan, wat is de stijl van leidinggeven, aan welke eigenschappen hecht de afdeling veel waarde (accuraat zijn, meedenken in het proces, eigen ideeën inbrengen, je houden aan de regels, afspraak is afspraak, veel vrijheid) enz.
•
Weetjes: Elke afdeling heeft feiten en gegevens die betrekking hebben op hun werkzaamheden zoals, het aantal PC-werkplekken dat de afdeling ICT onderhoudt, of het aantal facturen dat de Bedrijfsadministratie per dag verwerkt enz..
•
Foto’s: Maak foto’s van medewerkers die werkzaamheden uitvoeren en gebruik deze in je verhaal, dit spreekt BPV-ers aan.
•
Schrijven van De afdeling: Giet al deze onderwerpen in een mooi verhaal over de afdeling. Schrijf het in een taal die past bij de stijl van de afdeling en leesbaar is voor de BPV-er. Creatief informeel schrijven is hier net als bij de voorgaande hoofdstukken nog steeds een gewenst extraatje.
Om de BPV-er te helpen bij het leren kennen van de nieuwe collega’s en de werkzaamheden van de afdeling sluit je dit hoofdstuk af met suggestie opdrachten: •
Maak een plattegrond van de afdeling en nummer daarbij de werkplekken. Aan de hand van de plattegrond gaat de BPV-er de nummers af en noteert achter elk nummer de naam en functie van de medewerker, of functie van de ruimte. Tevens vraagt de BPV-er aan de medewerker om uit te leggen waar hij mee bezig is en wat op dit moment zijn belangrijkste taak is. Op deze manier leert de BPV-er zijn directe collega’s snel kennen.
•
maak een samenvatting van een BPV-verslag van een oud BPV-er en presenteer deze samenvatting aan je afdeling. Daarmee maakt de BPV-er kennis met de werkzaamheden die voorgaande BPV-ers hebben uitgevoerd en wat zij hebben ervaren, cultuur proeven.
18
Durf te groeien
•
Welke functie spreekt je het meest aan en waarom, en wat wil en verwacht je vakmatig te gaan leren tijdens deze BPV-periode. Bespreek dit met je POL, afdelingshoofd.
•
Bedenk een aantal suggestie opdrachten waardoor de BPV-er kennis maakt met de systemen waar hij mee gaat werken en de werkzaamheden van de afdeling.
1.2.5
Algemene informatie
Al vanaf de eerste dag krijg je als BPV-er te maken met een aantal praktische zaken, zoals, waar zet ik mijn fiets neer, hoe laat houden ze hier pauze, wat voor kleren moet ik aan, waar hang ik mijn jas neer. Dit soort algemene praktische informatie verzamel je in dit hoofdstuk. Voer de onderstaande opdrachten uit om een compleet eerste hulp pakket samen te stellen, zodat de BPV-er beter en sneller wegwijs is binnen het bedrijf. •
Onderzoek of er binnen de afdeling of het bedrijf huisregels zijn opgesteld.
•
Beschrijf wat de afspraken zijn over: o
Parkeergelegenheid
o
Werktijden en pauzetijden
o
Het omgaan met bedrijfsmaterialen
o
Werkkleding
•
Beschrijf waar de toiletten en garderobe zijn, met behulp van een plattegrond.
•
Beschrijf hoe je telefoneert, een telefoongesprek opneemt, de beller aanspreekt, hoe je doorverbind, hoe je een gesprek in de wacht zet en dat het belangrijk is dat als je iemand gaat halen dat je het gesprek dan in de wacht zet, verkorte kiescodes enz.
•
Beschrijf hoe de BPV-er met zijn werkplek, zijn PC omgaat en de gegevens die er op staan, internet en intranet wat mag wel en wat mag niet.
•
Beschrijf hoe je uren registreert.
19
Durf te groeien
•
•
Personeelszaken: o
Zelf bewaren van documenten met betrekking tot de BPV-
o
Hoe meld je je ziek en beter
o
Verlofaanvragen
Voeg de informatie samen en verduidelijk je verhaal met foto’s, plaatjes en/of plattegronden, zodat dit hoofdstuk daadwerkelijk een helder eerste hulp pakket is voor praktische zaken.
Leer de BPV-er om te gaan met dit eerste hulp pakket door ook dit hoofdstuk af te sluiten met suggestie opdrachten. Om je op ideeën te brengen geven we een aantal voorbeeld suggestie opdrachten. Voorbeeld suggestie opdracht: •
Laat een collega bellen naar de BPV-er en vragen om het gesprek door te verbinden naar een andere collega.
•
Laat de BPV-er een collega bellen.
•
Vraag verlog aan met als reden TEST.
1.2.6
De BPV-
Dit hoofdstuk gaat in op de onderdelen werken, leren, begeleiding en beoordeling. Dit hoofdstuk geeft antwoord op een van de meest belangrijke vraag van de BPV-er, Wat verwachten jullie van mij?. Sommige onderdelen, zoals Persoonlijk ontwikkelplan, opdrachten en begeleiding en beoordeling, komen in andere thema’s aan bod. Deze onderdelen vormen een belangrijk deel in het BPV-programma. Na het behandelen en uitwerken van de overige thema’s wordt de uitkomst verwerkt in het BPV-programma en in dit hoofdstuk van de introductiemap. Door onderstaande opdrachten en tips stel je een basis BPV-verloop op zoals dat op dit moment plaats vind binnen het bedrijf. Daarnaast besteed je in dit hoofdstuk aandacht aan wat de afdeling verwacht van de BPV-er.
20
Durf te groeien
•
Beschrijf het verloop van je eigen BPVOmschrijf hoe jouw BPV- er uit zag van week tot week. Let daarbij op: •
hoe lang duurde de introductie?
•
Wanneer vinden er begeleidingsgesprekken plaats?
•
Kreeg je speciale opdrachten of een specifieke BPV-opdracht?
•
Waarop beoordeelt het bedrijf je?
•
Wat verwacht de afdeling van je op vakmatig gebied, sociaal gebied, organisatorisch gebied?
•
Schrijf De BPVVoeg deze informatie samen in een hoofdstuk over De BPV-. Zorg voor een duidelijke structuur, door bijvoorbeeld het tijdsverloop van de BPV- te gebruiken.
In dit hoofdstuk kun je de suggestie opdracht gebruiken om de BPV-er beter te leren kennen. Hieronder zie je een aantal voorbeeld suggestie opdrachten. •
Wat verwacht je tijdens deze BPV- te leren?
•
Wat verwacht je met betrekking tot de begeleiding?
•
Beschrijf welke activiteiten je in vorige BPV-s hebt uitgevoerd.
Bedenk ook hier suggestie opdrachten om de BPV-er beter te leren kennen op punten die belangrijk zijn voor het bedrijf om te weten.
21
Durf te groeien
1.2.7
Kwaliteit, ARBO en milieu
Veel bedrijven besteden actief zorg aan kwaliteit, ARBO (arbeidsomstandigheden) en het milieu, afgekort KAM. Daarbij staan vaak niet alleen de risico’s en gevaren centraal, maar ook comfort, effectiviteit, efficiëntie en plezier zijn belangrijke factoren in deze onderwerpen. Om een optimale situatie op je BPV- te creëren is je eigen bijdrage in kwaliteit, ARBO en milieu van belang. Veel regels op deze gebieden hebben betrekking op menselijk handelen. Voer volgende opdrachten uit en maak de BPV-er op een leuke manier bewust van het KAM-beleid binnen het bedrijf. •
Onderzoek wat het bedrijf aan informatie en middelen heeft op KAM-gebied. Is er bijvoorbeeld een kwaliteits- of milieuhandboek aanwezig, of een calamiteitenplan. Voeg de folders toe als bijlage aan dit hoofdstuk en vermeld in je verhaal waar de handboeken en het calamiteitenplan te vinden zijn.
•
Zoek instrumenten bij elkaar waarmee je de BPV-er een goede indruk geeft van KAM, zoals bijvoorbeeld folders over RSI, gevaarlijke stoffen.
•
Schrijf een interessant stuk over KAM, zodat de BPV-er bewust is van zijn werkomgeving.
In dit hoofdstuk gebruik je de suggestie opdrachten om de BPV-er kennis te laten maken met KAM en de gevolgen op de werkomgeving. Voorbeeld opdrachten: •
Richt je werkplek in volgens de ARBO-norm, noteer wat niet klopt volgens de ARBOnorm, wat je zelf niet kunt aanpassen.
•
Loop vanuit je werkplek naar de nooduitgang.
Bedenk zo nog meer suggestie opdrachten met betrekking tot KAM.
22
Durf te groeien
1.2.8
Extraatjes
Je hebt nu je ontdekkingsreis door het bedrijf bijna voltooid. Het naslagwerk voor de BPV-ers is gecreëerd. Om ervoor te zorgen dat de map helemaal van alle markten thuis is, laat je ruimte in de map over voor de BPV-er om zijn eigen aantekeningen, verslagen, documentatie en formulieren te bewaren. Tevens ga je op zoek naar alle formulieren die de BPV-er moet behandelen voordat hij officieel BPV-er is bij het bedrijf, zoals checklisten van de afdeling Personeelszaken, de BPV-overeenkomst enz. Laat de map spreken ! Kies een vorm waarin je de verschillende hoofdstukken presenteert, dit kan een map zijn, maar wat dacht je van een introductiesite. Geef deze map een logische indeling en de uitstraling die bij het imago van het bedrijf en de afdeling past. Dus kort samengevat voer je de volgende opdrachten uit om je map compleet te maken: •
Formulieren verzamelen:
Verzamel de formulieren die door de BPV-er behandeld moeten worden, denk aan BPVovereenkomst vanuit het bedrijf, checklisten van Personeelszaken enz. •
Extra ruimte:
Laat ruimte over voor de BPV-er om zijn eigen aantekeningen, verslagen, documentatie en formulieren te kunnen bewaren. Je kunt ook een kladblok en schrijfmateriaal toevoegen aan de map.
23
Durf te groeien
1.3 Introductiepresentatie De ontdekkingsreis door het bedrijf is afgerond en het is tijd om de introductiemap aan het afdelingshoofd te presenteren. Maak een algemene introductiepresentatie. In deze presentatie komen de belangrijkste punten uit de verschillende hoofdstukken in vogelvlucht, op gestructureerde wijze, kort en krachtig naar voren. Geef deze presentatie aan het afdelingshoofd en bespreek daarna samen de introductiemap. Je hebt nu een introductiemap en een introductiepresentatie klaar voor gebruik.
24
Durf te groeien
1.4 Introductieprogramma Ontvangst en de eerste werkdag: Plezier: Zorg voor een feestelijke stemming op de eerste BPV-dag, denk aan een bloemetje op het bureau of een lunch met de hele afdeling om informeel kennis te maken. Begin met rust: Laat de BPV-er op zijn eerste BPV-dag wat later komen, zodat je genoeg tijd hebt om zijn komst voor te bereiden. Welkomstwoord: Zodra de BPV-er er is ontvang je hem en heet je hem welkom in het bedrijf. Voor een leuk en motiverend welkomstwoord kun je natuurlijk het welkomstwoord in de introductiemap als houvast gebruiken. Algemene presentatie: Na het welkomstwoord is het handig te beginnen met de algemene presentatie, zodat de BPV-er snel op de hoogte is van de belangrijkste punten van het bedrijf en de BPV-. Uitreiken introductiemap: Biedt de BPV-er na de algemene presentatie de introductiemap aan en leg hem uit wat de bedoeling van de map is. Neem kort de map even door en laat zien dat elk hoofdstuk eindigt met een suggestie opdracht. Doornemen praktische zaken: Sta even stil bij het hoofdstuk Algemene zaken, aangezien daar een aantal praktische zaken benoemd staan die gedurende de eerste BPV-dag handig zijn om te weten. Uitleg introductieprogramma: Neem kort de rest van het introductieprogramma door, zodat de BPV-er weet wat hem de eerste week te wachten staat en weet wanneer hij informatie over een bepaald onderwerp ontvangt en met wie hij wanneer kennis maakt.
25
Durf te groeien
Voorstellen aan buddy: Geef de nieuwe BPV-er een buddy, dit is een enorme houvast voor de BPV-er. Een ideale buddy is een collega binnen de afdeling die de BPV-er begeleidt in zijn dagelijkse werkzaamheden en een vast aanspreekpunt voor hem vormt voor het stellen van vragen. Rondleiding productieproces filiaal: De buddy geeft de BPV-er een rondleiding op het filiaal, hierdoor leren de buddy en de BPV-er elkaar wat beter kennen. Bij deze rondleiding staat het laten zien van een aantal praktische zaken, zoals de wc en de garderobe, en het laten zien van het productieproces centraal. De BPV-er krijgt zo een beter beeld van waar het bedrijf op dit filiaal mee bezig is. Vervolg introductieprogramma: Plan het doornemen van de introductiemap: Geef in het introductieprogramma aan wanneer je verwacht dat de BPV-er een bepaald onderdeel van de introductiemap doorneemt en de suggestie opdrachten heeft afgerond. Op deze manier kun je de onderdelen inleiden met een kort gesprek of presentatie over het onderdeel en afsluiten met een vragenuurtje en het bespreken van de resultaten van de opdracht. Voorstellen medewerkers en externe partijen: Met behulp van het contactogram, maak je afspraken met medewerkers buiten de afdeling en contactpersonen van externe partijen om de BPV-er daarmee kennis te laten maken. Daardoor zorg je ervoor dat de BPV-er beter onthoud welk gezicht bij welke functie of externe partij hoort. Bovendien is er dan gelegenheid wat dieper in te gaan op wat voor manier en waarover de BPV-er met name contact heeft met deze medewerkers en contactpersonen. Eindgesprek: Sluit de introductie af met een eindgesprek, daarin is ruimte het introductieprogramma te evalueren, wat nuttige informatie kan opleveren.
26
Durf te groeien
Heb je eenmaal een standaard introductieprogramma opgesteld dan is dit voor elke nieuwe BPV-er toe te passen en snel opgesteld, het enige wat je bij een nieuwe stagiare moet doen is letten op de datum. Bekijk voor inspiratie het voorbeeld introductieprogramma hieronder. Introductieprogramma Maandag
Dinsdag
Woensdag
Donderdag
Vrijdag
Start lezen De stage
Start lezen KAM
Voorstellen aan klant
Pauze
Pauze
Pauze
8.00 Ontvangst en Welkom Algemene presentatie Start lezen De afdeling Uitreiken intromap Doornemen praktische zk. 10.00 Doornemen introductiepr. Invullen doc umentatie: - Beveiligingsric htlijn - Veiligheidsric htlijn - Belastingverklaring - Identiteitsbewijs - Verzekeringsgegevens - Bankgegevens - Overeenkomst 11.00 Voorstellen aan buddy Rondleiding produc tieproc . 12.00 Pauze Pauze 9.00
13.00 Start lezen historie Start lezen bedrijf nu 14.00
Start lezen Algemene info.
Start lezen Extraatjes Voorstellen aan leveranc ier
15.00
Eindgesprek introduc tie
16.00 Evaluatie dag 1
Evaluatie dag 2
Evaluatie dag 3
17.00
27
Evaluatie dag 4
Durf te groeien
1.5 Voorbereiding Niemand vindt het prettig als er plotseling een BPV-er op de afdeling wordt gedropt. Een goede voorbereiding van de komst van de BPV-er zorgt voor een effectieve en snelle start. Onderstaande opdrachten zorgen voor een duidelijke communicatie intern in het bedrijf en richting de BPV-er. Daarmee creëer je rust bij zowel de organisatie als bij de BPV-er. Aankondiging sollicitatie BPV-er: Hou medewerkers van de afdeling op de hoogte van BPV-aanvragen. Zo hebben medewerkers de mogelijkheid aan te geven naar wat voor BPV-er de voorkeur uitgaat, medewerker commerciële economie of bedrijfsadministrateur. Het aankondigen kan bijvoorbeeld tijdens het werkoverleg van de afdeling. Maak een vast punt op de agenda van het werkoverleg aan met als thema BPV-ers. Sollicitatiegesprek BPV-er: Door degene die de buddy wordt van de BPV-er te betrekken in het sollicitatiegesprek, zodat de BPV-er en de buddy niet verrast worden op de eerste BPV-dag. Uitnodiging: Een tijdje voordat de BPV- voor de BPV-er van start gaat, is het handig de BPV-er een uitnodiging te sturen. In deze uitnodiging kun je een aantal praktische zaken al vooraf aan de BPV-er meedelen, zoals de tijd van aanvang. Dit geeft de BPV-er het gevoel dat hij verwacht wordt. Schrijf een standaard uitnodigingsbrief. Aankondiging eerste werkdag BPV-er: Zorg er voor dat alle relevante medewerkers die in het contactogram het dichts bij de medewerker staan op de hoogte zijn van de komende BPV-er en de looptijd van de BPV-. Ruim van te voren en een paar dagen van te voren.
28
Durf te groeien
Benodigde middelen: Het is prettig voor de BPV-er als zijn werkplek inclusief het materiaal dat hij voor zijn werkzaamheden nodig heeft klaar staan. Introductiechecklist: Stel een checklist samen, zodat degene die het introductieprogramma gaat voorbereiden kan afvinken of al het nodige voor het introductieprogramma is uitgevoerd en klaar staat. Hieronder staat een voorbeeld van een introductiechecklist. Activiteiten
Ja
Nee Wie
Wanneer af Gedaan Documentatie
Vooraf PC werkplek Laptop werkplek GSM Aankondigen van komst nieuwe medewerker en eerste werkdag bij andere medewerkers Administratieve/formele zaken
C hecklist P&O
voorbereiden Benoemen buddy Versturen uitnodiging Tijdens Ontvangst Algemene presentatie Uitreiken introductiemap Doornemen introductieprogramma Rondleiding vestigingen Blerick Boxmeer Krefeld Maastricht Oirsbeek Oss Roermond TPW Venray Weert Voorstellen IC T Voostellen Directieleden Overdragen Projecten Project X Project Y Project Z Personeelszaken
C hecklist P&O
Arbeidsovereenkomst Opleidingsplan Urenadministratie (verlof) C AO Vergoedingen Inwerken Activiteit 1 Activiteit 2 Activiteit 3 Activiteit 4 Evaluatie Dag 1 Dag 2 Dag 3 Dag 4 Dag 5 Dag 6 Dag 7 Dag 8 Dag 9 Afrondend gesprek
29
Durf te groeien
1.6 Presentatie introductieprogramma De laatste opdracht is het borgen van het introductieprogramma en de voorbereiding ervan. Geef aan de afdeling een presentatie over het introductieprogramma en de voorbereiding ervan. Laat daarbij zien wat je met een gestructureerd introductieprogramma kunt bereiken en hoeveel tijd nodig is om het introductieprogramma uit te voeren en voor te bereiden. Je hebt thema 1 Introductieprogramma helemaal doorlopen. De introductiemap en het introductieprogramma krijgen op de gebieden, Persoonlijk ontwikkelplan, opdrachten en begeleiden en beoordelen, een uitbreiding.
30
Durf te groeien
Thema 2 Persoonlijk Ontwikkelplan Tijdens een BPV-periode worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd. Door het introductieprogramma te doorlopen, heeft de BPV-er al een goed beeld van de organisatie waarin de BPV periode wordt doorlopen. Tijdens de doorlooptijd van een BPV-periode krijgt de BPV-er de mogelijkheid en kans te werken aan persoonlijke doelstellingen en kwaliteiten. Tijdens een BPV-periode kunnen er zich verschillende gebeurtenissen voordoen, waardoor niet meer gewerkt wordt aan deze persoonlijke doelstellingen en kwaliteiten : -
het uitvoeren van de opdracht en dagelijkse werkzaamheden vraagt zoveel tijd, dat er geen tijd meer over is voor persoonlijke ontwikkeling
-
het leerbedrijf, de school of de leerling stellen het goed uitvoeren van de opdracht boven de persoonlijke ontwikkeling
-
aandacht van de POL verslapt in de loop van de BPV- (“Het gaat toch goed ?”
Om ervoor te zorgen dat de BPV-er, POL en de school zich blijven richten op de ontwikkeling van de BPV-er, wordt vaak een Persoonlijk Ontwikkel Plan gemaakt. In het algemeen is in een Persoonlijk Ontwikkel Plan (hierna gebruiken we de afkorting POP), vastgelegd wat de BPV-er al kan en wat hij/zij wil leren. De naam POP zegt het al : een POP is maatwerk ! Iedere BPV-er heeft een andere POP. In veel organisaties worden POP’s niet alleen door BPV-ers opgesteld, maar ook door en voor vaste medewerkers. Hierdoor zijn deze medewerkers in staat hun loopbaan en ontwikkeling van vaardigheden op een gestructureerde manier te laten verlopen. Een POP genereert energie, laat nieuwe mogelijkheden ontdekken en laat de deelnemer zichzelf beter kennen om vanuit dat inzicht de loopbaan positief te beïnvloeden. Een BPV-er maakt zijn/haar eigen POP, in samenwerking met de school en BPV-POL.
31
Durf te groeien
Aan het einde van dit hoofdstuk (en na het uitvoeren van de opdrachten): -
heeft de deelnemer een leerling-profiel opgesteld
-
beschikt het leerbedrijf over een bedrijfsprofiel
-
is een (kleine) POP opgesteld en uitgevoerd
-
is een plan van aanpak opgesteld voor nieuwe leerlingen tijdens volgende BPV-s
Het is de bedoeling dat je de verzamelde informatie, aan het einde van dit thema, onder hoofdstuk 2 in de Introductiemap voegt. Het uitvoeren van deze opdrachten vraagt, net zoals een POP, inspanningen van de zowel de BPV-er als van de POL. Het vorige thema was een ontdekkingsreis door het bedrijf, dit thema is volledig gericht op de deelnemer zelf. De reis gaat niet zover, maar is daarom niet gemakkelijker ! Goede reis met het thema POP.
32
Durf te groeien
2.1
Iedere organisatie een POP ?
De afgelopen jaren heeft het maken van een POP binnen organisaties veel aandacht gekregen. Organisaties hebben namelijk ingezien dat het handig is wanneer medewerkers zich een leven lang met leren bezighouden. Medewerkers die zich blijven ontwikkelen, blijven : •
flexibel
•
vakmatig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen
•
gemotiveerd en betrokken
De slagkracht van de organisatie neemt toe, wanneer medewerkers een POP bezitten ! Het zou kunnen dat de organisatie waar jij BPV- loopt al een POP heeft, of dat jouw organisatie dit anders noemt, bijvoorbeeld Persoonlijk Carrière Plan, Loopbaanbeleid of een Management Development Program.
Na het uitvoeren van deze opdracht heb je een beter idee over hoe jouw leerbedrijf over opleiden denkt en doet. Dit kun je gebruiken bij de volgende opdrachten.
33
Durf te groeien
2.2 Leerlingprofiel: wie ben je en wat wil je ? Je zult het wel in de gaten hebben : een POP is er voor jouw. Om te zorgen dat jezelf, je begeleider en je school aan de juiste zaken aandacht besteden, is het belangrijk een goed beeld van jezelf en je wensen voor de toekomst te hebben. Soms is het moeilijk een beeld van je goede en mindere vaardigheden te hebben. Om dit te bepalen zijn er verschillende hulpmiddelen beschikbaar. Enkele van deze hulpmiddelen zijn : -
beoordelingsformulieren zoals die in het bedrijf gebruikt worden
-
testjes op internet
-
beoordelingsformulieren van school om je BPV- te beoordelen
Je kunt deze formulieren natuurlijk voor jezelf invullen, maar het is ook nuttig deze door anderen (je BPV--collega’s, je klasgenoten, je begeleider en/of je familie) in te laten vullen. Ook het doornemen van je oude BPV--beoordelingen of rapporten kunnen je helpen het zelfbeeld te verduidelijken. Je zou ook aan de hand van bijvoorbeeld je sterrenbeeld kunnen gaan omschrijven of jij de typische karaktertrekken van je sterrenbeeld hebt, of je dit fijn of vervelend vindt, wat dit betekent in je latere beroep, etc. Wanneer deze formulieren ingevuld zijn of testen zijn uitgevoerd, geeft dit geen waardeoordeel over jou. Het zegt alleen iets over hoe je jezelf ziet en hoe anderen jou zien. Of je dat belangrijk vindt en wat je daarmee doet, is natuurlijk geheel aan jou !
34
Durf te groeien
Misschien heb je nu, door het uitvoeren van de vorige opdracht een beter zelfbeeld gekregen, misschien had je dat al. Wat in ieder geval nuttig voor je POP is, is dat de uitkomsten worden vastgelegd in een profiel. In een profiel staat onder andere : -
Je sterke competenties
-
Je drijfveer en ambitie
-
Welke competenties je verder wilt ontwikkelen
-
Waarom is verdere ontwikkeling nodig
In een profiel staat alleen maar wat je zelf wilt en op een manier zoals je dat zelf wilt ! Let op : het schrijven van een leerlingprofiel is niet hetzelfde als het schrijven van je Curriculum Vitea die je met een sollicitatiebrief meestuurt! Een leerling profiel is niet alleen nuttig bij het maken van je POP, ook bij volgende kennismakingsgesprekken is dit handig ! Tijdens deze kennismakingsgesprekken is het dan gemakkelijker over te ontwikkelen competenties praten.
35
Durf te groeien
2.3 Bedrijfsprofiel: wat kan ik hier leren ? Net zoals het voor bedrijven handig is snel te weten wat het profiel van de leerling is, zo is het nuttig voor de leerling te weten hoe het bedrijfsprofiel eruit ziet. Veel bedrijven hebben al een standaard folder waarin iets verteld wordt over de produkten, lokaties, geschiedenis en toekomstplannen. Deze folder geeft een goed algemeen beeld, alleen zijn we hier op zoek naar iets wat meer specifiek is. In een bedrijfsprofiel staat onder andere beschreven : - welke competenties ontwikkeld kunnen worden - de te leren vakinhoudelijke technieken - wijze van begeleiding - de verwachtingen ten aanzien van de leerlingen (vakkundig, maar ook attitude) - welke beroepseisen het bedrijf stelt Leerlingen kunnen een bedrijfsprofiel gebruiken om een geschikt BPV-bedrijf te zoeken. Hierdoor is de kans dat er op basis van verkeerde verwachtingen een BPV-traject wordt gestart, een stuk kleiner geworden.
Bespreek in ieder geval met je begeleider het bedrijfsprofiel voordat je dit naar buiten brengt !
36
Durf te groeien
Tip : laat het profiel door enkele leerlingen en/of collega’s controleren en eventueel aanvullen. Een voorbeeld van een bedrijfsprofiel is hieronder gegeven.
Leren bij ASSE BV Even voorstellen ASSE BV is ontstaan vanuit een gebruikersorganisatie. Nu is ASSE BV een organisatie die zelfstandig de volgende activiteiten uitvoert : - Systeembeheer - Applicatieontwikkeling - Handel in ICT produkten - Produktie van PC’s - Telecom Er werken op dit moment 8 vaste medewerkers bij ASSE BV. Bijna allemaal zijn dit ex-stagiaires ….
Wie de jeugd heeft … Ontwikkeling van kennis is voor ASSE BV van vitaal belang. Daarom begeleidt ASSE BV al jarenlang MBO en HBO stagiaires in haar organisatie. Samen kennis delen, kennis creëren en kennis toepassen ten behoeve van de klant en eigen ontwikkeling.
Persoonlijke aanpak Binnen de aanpak van ASSE BV staan de volgende zaken centraal: • Iedereen wordt gezien als een aanwinst. We houden met stagiaires dan ook sollicitatiegesprekken, maar kennismakingsgesprekken : hoe kunnen we samen het beste de juiste kennis maken ! • Introductieperiode van 1 week waardoor jij een goed beeld hebt van ASSE BV en van je leerdoelen • We geven je een introductieklapper, waarin je alle informatie nog eens na kunt lezen • Op vaste tijdstippen heb je met je begeleider feedback gesprekken over het verloop van je stage/afstudeerperiode. Tijdens deze gesprekken vindt coaching plaats. • Iedere stagiaire krijgt een eigen project • Persoonlijke competenties zijn even belangrijk als beroepscompetenties. De stagebegeleiding is hierop gericht.
Dat is de basis waarop ASSE BV georganiseerd is.
Je werkterrein
Meestal zijn 4 á 5 stagiaires van verschillende ICT opleidingen tegelijkertijd actief. Hierdoor ontstaat een leuk team, waarin ook veel van elkaar geleerd wordt. Er zijn 5 medewerkers opgeleid om jou te begeleiden. In 2005 heeft ASSE BV een project georganiseerd, in samenwerking met ROC Ter Aa Helmond, Gilde Opleidingen en ROC Eindhoven, Ecabo en 5 leerbedrijven om samen eraan te werken een leuker en leerzamer leerbedrijf te worden. De resultaten van dit project zijn te vinden op de site www.durftegroeien.nl.
Zaken waarmee je te maken kunt krijgen, wanneer je bij ASSE BV gaat stagelopen zijn o.a. : • Kantoorautomatisering (Windows XP, Office XP) • TCP/IP netwerk • IBM iSeries
De ICT afdeling van waaruit ASSE BV is ontstaan, is in 2003 door Ecabo onderscheiden als ICT Leerbedrijf van het jaar.
• Cisco routers, PIX, firewall • Ontwikkelen van webapplicaties met behulp van MS SQL 2000, ASP en HTML, maar ook met .NET
Wat verwacht ASSE van je ? ASSE BV verwacht van jou dat je durft te groeien. Dit betekent dat je niet bang bent punten te benoemen waarin je je wilt ontwikkelen. We geloven in een natuurlijke groei, niet geforceerd, maar mogelijk gemaakt vanuit een interne drive.
• ASSE BV is ISO900:2000 gecertificeerd. Het samen onderhouden en verder ontwikkelen van dit kwaliteitssysteem krijgt aandacht tijdens je stage.
Geïnteresseerd ?
Hierdoor ontstaat de betrokkenheid die nodig is om gemakkelijk te leren. Vanwege de We kunnen stagiaires plaatsen voor een periode van 10 weken, maar ook voor een ½ jaar. Om bij ASSE BV stage te lopen moet je minimaal MBO niveau 3 doorlopen.
Ben je geïnteresseerd in een stage/afstudeerperiode bij ASSE BV, neem dan contact op met Jeroen Engelhart (
[email protected] of bel 077 – 323 7 477). Verdere links voor meer info over ASSE BV en haar activiteiten vindt je op : www.asse.nl en www.durftegroeien.nl We hopen graag van je te horen !
www.asse.nl
37
Durf te groeien
2.4 Terugkoppeling en vooruitkijken Je hebt nu al behoorlijk wat ingrediënten voor je POP bij elkaar : -
je weet wat je goede en mindere competenties zijn
-
je hebt een eigen profiel
-
je hebt een bedrijfsprofiel van je leerbedrijf
Wat we nog niet hebben, is een POP zelf en een beschrijving hoe je een POP traject uitvoert. In dit hoofdstuk gaan we daar dieper op in. Een volledige POP bestaat uit de volgende onderdelen : -
leerlingprofiel
-
doelstellingen
-
activiteiten om doelstellingen te bereiken
-
benodigde ondersteuning
-
concrete afspraken
Deze punten worden hieronder kort toegelicht. Leerlingprofiel o
Deze heb je al zelf opgesteld
Doelstellingen o
Doelstellingen zijn afhankelijk van je profiel en de mogelijkheden binnen de organisatie waar je BPV- loopt.
o
Door het stellen van concrete doelen, blijft de aandacht gericht op wat je wilt bereiken. De doelen worden door jou zelf geformuleerd : jij bent degene die de doelstellingen wilt bereiken.
o
De doelstellingen moeten concreet zijn. Dit houdt in dat ze :
Specifiek zijn (precies omschrijven wat je doel is)
Meetbaar zijn (is vast te stellen of je het doel gehaald hebt)
Acceptabel (moet binnen beleid van bedrijf passen)
Realistisch (wanneer de kans dat je je doel haalt minder dan 80% is, moet je er niet aan beginnen!)
38
Durf te groeien
Tijdgebonden (de doelstelling moet op een bepaald moment gehaald zijn)
o
De doelstellingen worden met de begeleider (en eventueel school) besproken.
Activiteiten De activiteiten om de doelstellingen te bereiken worden in eerste instantie door jou opgesteld. Jij stelt de aard van de activiteit, de volgorde en het produkt of terugkoppeling vast. De activiteiten staan in het teken van het bereiken van het doel. Door na iedere activiteit een produkt op te leveren, is het gemakkelijker leermomenten en ontwikkeling vast te stelen. Een produkt van een activiteit kan onder anderen zijn : -
Korte evaluatie van de activiteit
-
Omschrijving van bijdrage aan doelstelling
-
Een presentatie
-
Een gesprek
Benodigde ondersteuning Wanneer er hulp van anderen nodig is om de activiteit uit te voeren, geef je dit hier concreet aan (dus ook hoeveel tijd het vraagt, wat er precies moet gebeuren, etc.). Samen met je begeleider kun je vaststellen wie je gaat helpen, wanneer dit gebeurt, etc. Concrete afspraken Concrete afspraken vormen een belangrijk onderdeel van de POP. Maak deze afspraken met je begeleider. Maak afspraken over je doelen, activiteiten en benodigde ondersteuning. Wellicht kun je deze afspraken in een schema zetten, zodat je zelf (maar ook je begeleider) snel zicht hebt op de status van je POP.
39
Durf te groeien
Afspraken kunnen onder anderen betrekking hebben op : o
opdrachten die je gaat uitvoeren
o
bijeenkomsten waar je bij kunt zijn
o
het geven van presentaties
o
het zelf onderzoeken van technieken / methodes
o
gesprekken met medewerkers uit het bedrijf
o
tijdelijke functiewisseling
o
werkzaamheden bij afdelingsoverleg (voorzitter of notulist)
Plan verder alvast de evaluatiemomenten van je POP met je begeleider. Geef ook aan wat je van je begeleider verwacht tijdens de evaluatiemomenten. De werkwijze van een POP is vrij eenvoudig te beschrijven. De kracht van de POP zit niet het unieke concept, maar in het feit dat jij en je begeleider concrete afspraken hebben gemaakt over je ontwikkeling ! De werkwijze van een POP bestaat globaal genomen uit 3 stappen : Eerste stap Wanneer je zelf je POP hebt opgesteld, is de eerste stap het bespreken hiervan met je begeleider. Dit zorgt voor bewustwording en oriëntatie op loopbaan en organisatie bij je begeleider. Verwachtingen worden op elkaar afgestemd. Zodra jullie het eens zijn over de doelstellingen, activiteiten en ondersteuning is de POP officieel ! Vervolgstappen Tijdens regelmatige afspraken tussen jou en je begeleider wordt je voortgang besproken. Het schema op de volgende bladzijde biedt een goede houvast voor het voeren van zulke gesprekken. Deze gesprekken verlopen op gelijkwaardige basis.
40
Durf te groeien
Evaluatie Wanneer de doelstellingen zijn bereikt, of tegen de tijd dat de BPV- is afgelopen, volgt een evaluatie van de POP. Tijdens deze evaluatie wordt onder andere antwoord gegeven op de volgende vragen : o
wat is tijdens de POP positief verlopen ?
o
in hoeverre zijn de doelen bereikt ?
o
op welke wijze kunnen verder werken om de doelen te bereiken ?
o
was het nuttig met een POP te werken
Het kan zijn dat het bedrijf waar je BPV- loopt nog nooit met een POP gewerkt heeft. Om te zorgen dat jullie op dezelfde lijn blijven zitten, organiseer je een bijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst komen de volgende zaken aan de orde: o
resultaten tot nu toe van je POP thema
o
werkwijze en onderdelen POP
o
weergeven vervolgtraject
Opstellen POP door jou
Uitvoeren POP
Evalueren POP
Maken plan van aanpak POP
41
Durf te groeien
De onderstaande opdracht wordt volledig door de POL uitgevoerd.
2.5 Je eigen POP In deze fase ga je zelf een POP opstellen. Normaal gesproken zou een POP minstens een doorlooptijd van 10 weken hebben. Omdat jij degene bent die dit themahoofdstuk doorwerkt, wordt het een POP over een korte periode. De doorlooptijd voor jouw POP is vanaf nu tot aan twee weken voor het einde van je BPV-. Deze laatste twee weken heb je nodig om je POP te evalueren en om te zetten in een Plan van Aanpak voor volgende leerlingen. Kies daarom een vaardigheid die ook daadwerkelijk binnen deze periode onder de knie te krijgen is (weet je nog ? Een doelstelling moet ook realistisch zijn). Het is belangrijk dat je alle informatie die je in de vorige hoofdstukken hebt verzameld, meeneemt in je eigen POP : •
leerlingprofiel
•
bedrijfsprofiel
•
onderdelen POP
•
werkwijze POP (let op evaluatie op het einde !)
•
wijze van ondersteuning door begeleider
42
Durf te groeien
2.6 En ontwikkelen maar ! Voer de komende weken de activiteiten uit, zoals je die in je POP hebt vastgelegd. Probeer korte aantekeningen te maken van activiteiten die je in het kader van je POP uitgevoerd hebt, zodat je deze bij gesprekken kunt gebruiken.
2.7 Hoe verliep het POP als proces ? Tijdens deze fase ga je, samen met je POL, evalueren hoe het werken met een POP bevallen is. Het betreft dus niet de evaluatie van jouw eigen POP traject (dat heb je als het goed is aan het einde van de vorige fase al gedaan), maar een evaluatie van de aanpak. Kijk vanaf hoofdstuk 2.1 nog eens na welke opdrachten je allemaal voor dit project gedaan hebt, en geef er je mening over : •
was het nuttig ?
•
was het gemakkelijk uit te voeren ?
•
was het duidelijk ?
Stel deze vragen ook aan je begeleider en stel aan de hand hiervan een evaluatie op.
43
Durf te groeien
2.8 Samen kennis delen … Je bent nu de expert op het gebied van POP binnen jouw leerbedrijf. Je hebt erover gelezen, je hebt er een uitgevoerd en zelfs het proces geëvalueerd. Nu is het zaak om je kennis over te dragen aan de volgende BPV-ers. De manier waarop we dit doen is het volgende : We maken een plan van aanpak hoe je binnen jouw leerbedrijf in de toekomst met een POP wordt omgaan. In dit plan van aanpak staan in ieder geval de volgende zaken : •
Wat is een POP ?
•
Hoe maak je een leerlingprofiel ?
•
Wat staat er in een POP ?
•
Wat is de werkwijze met een POP ?
•
Hoe evalueer je een POP ?
Het is de bedoeling dat een nieuwe BPV-er 2 weken na aankomst een concept POP klaar heeft, zodat deze met de begeleider besproken kan worden (de eerste week is natuurlijk bestemd voor het doorlopen van het introductieprogramma). Het plan van aanpak wat jij maakt moet erop gericht zijn dat leerlingen binnen een week een eigen POP op kunnen stellen. Put bij het schrijven van Plan van Aanpak uit al je kennis, ervaringen en tips die je de afgelopen weken hebt opgedaan. Gebruik verder je creativiteit om er een leuk en motiverend plan van aanpak van te maken.
44
Durf te groeien
Thema 3 Praktijkopdrachten en projecten Eindelijk is het moment gekomen dat je praktijkervaring op gaat doen in een echte bedrijfssituatie. Tijdens een BPV-periode krijg je als BPV-er de kans een beroepsrol in te nemen en kennis te maken met je toekomstige beroep. Het leerbedrijf maakt kennis met haar toekomstige werknemers, want de leerlingen van nu, zijn de werknemers van de toekomst. Bij dit thema staan werken en leren met behulp van praktijkopdrachten en projecten centraal. Om praktijkopdrachten en projecten als succesvolle leermiddelen in te zetten en een win-win situatie te creëren voor BPV-er, leerbedrijf en ROC, is het van belang dat de opdracht een interactie is tussen…
De competenties die een leerling wil ontwikkelen.
Werkomgeving /
Echt werk
Veilig leerklimaat
Door thema 1 en 2 is het mogelijk deze interactie te realiseren. Het introductieprogramma heeft de BPV-er een beeld gegeven bij de werkzaamheden die hij tijdens zijn BPV-periode gaat uitvoeren, wat voor projecten mogelijk zijn en hij voelt zich welkom en vertrouwd met het leerbedrijf. Door een inleidend-POP-gesprek heeft het leerbedrijf een beter beeld gekregen van de BPV-er en wat hij wil leren op zowel vakmatig als persoonlijk gebied.
45
Durf te groeien
Dit thema, praktijkopdrachten en projecten, is er op gericht meer winst te halen uit praktijkopdrachten en projecten. Door samen (praktijkbegeleider, BPV-er en ROC) dit thema te doorlopen, bereik je de volgende win-win situatie bij de uitvoering van praktijkopdrachten en projecten: Het leerbedrijf: •
Benutten nieuwe inzichten van de stagiaires;
•
verkrijgen verrassende producten, die toepasbaar zijn binnen de organisatie;
•
toetsen bestaande kennis.
De BPV-er: •
Toepassen en verder ontwikkelen van vakkennis
•
Ervaring opdoen over de werkwijze in het beroepsleven
•
Ontwikkelen van bedrijfsinzicht
•
Ontwikkelen van competenties
•
Voldoende halen voor de stageperiode
Het ROC: •
Bepalen van de behoeften van de markt (het bedrijfsleven)
•
Beoordelen van het functioneren van de stagiaire
Het uitvoeren en doorlopen van dit thema vraagt inspanningen van de BPV-er, de praktijkbegeleider en de ROC. Aan het einde van dit thema (en na het uitvoeren van de opdrachten): •
is er een standaard werkwijze opgesteld voor nieuwe BPV-er voor het uitvoeren van praktijkopdrachten en projecten
•
is een (kleine) praktijkopdracht volgens de standaard werkwijze uitgevoerd
•
beschikt het bedrijf over een aantal voorbeeld praktijkopdrachten en projecten.
46
Durf te groeien
Aangezien het plannen van werkzaamheden een belangrijke competentie is bij het uitvoeren van praktijkopdrachten en projecten, gaat dit thema meteen van start met de volgende opdracht:
3.1
Vooronderzoek
Bedrijven werken steeds vaker met een projectmatige aanpak bij het oplossen van problemen en het uitvoeren van opdrachten. Elk bedrijf heeft daarbij een eigen werkwijze met specifieke eisen en randvoorwaarden. Ook bij ROC’s ligt de nadruk steeds meer op projectmatig werken en groepsopdrachten. Door een projectmatige aanpak van problemen en opdrachten, leer je: •
gestructureerd aan een opdracht werken;
•
plannen van activiteiten en prioriteiten stellen;
•
samen werken aan een oplossing;
•
omgaan met beperkte middelen (tijd en geld);
•
verantwoordelijkheid nemen;
•
vaardigheden ontwikkelen.
Daarnaast werk je gemotiveerder aan een opdracht, als het bedrijf het resultaat van de opdracht daadwerkelijk toepast en gebruikt.
Het kiezen van een nuttige opdracht en een goede aanpak zorgen voor een leuke, leerzame en lonende stage voor iedereen !
47
Durf te groeien
Op het kiezen van een nuttige opdracht en het hanteren van een goede aanpak komen we later in dit thema terug. Allereerst verzamelen we informatie over het aanpakken van opdrachten en projecten.
Na het uitvoeren van deze opdracht heb je een beter inzicht in hoe je een project kunt aanpakken, hoe jouw leerbedrijf daar over denkt en welke manier jouw ROC hanteert om projecten aan te pakken.
48
Durf te groeien
3.2
Projectmatig werken: hoe pak je dat aan ?
Met behulp van de verzamelde informatie uit het vooronderzoek ga je beschrijven hoe jij een project zou aanpakken. Je gaat een stappenplan opstellen waarmee je als BPV-er op een gestructureerde manier komt tot het gewenste resultaat van de opdracht of het project. Doordat je een standaard werkwijze hebt, •
is het gemakkelijker de activiteiten te plannen
•
is het gemakkelijker te evalueren en in te schatten hoe het gaat
•
weet je wat je te doen staat
•
voorkom je dat belangrijke punten voor de opdracht vergeten worden
De onderstaande opdrachten en tips kunnen je helpen bij het opstellen van de procedure. Beschrijf wat jouw het beste lijkt en wat jij het meest prettig vindt. Zo ontstaat er mogelijk wel een mix tussen de informatie van je leerbedrijf en de informatie van het ROC. 1. Stappenplan Begin met het benoemen van fases of stappen die nodig zijn om een praktijkopdracht of project aan te pakken. Een voorbeeld hiervan is: •
Beschrijf de probleemstelling
•
Beschrijf de doelstelling
•
Stel een plan van aanpak op
•
Maak een planning
•
Voer het plan van aanpak uit
•
Evalueer het resultaat
•
Stel een reflectieverslag op na oplevering van de opdracht.
49
Durf te groeien
2. Uitwerken stappenplan Deze fases werk je uit door de eisen te noemen die je aan een fase of stap stelt, je kunt daarbij bijvoorbeeld aangeven wat: •
het doel is van de fase / stap
•
het product van de fase / stap is, het resultaat, wat heb je na deze fase.
•
je doet in deze fase.
Je hebt nu een plan van aanpak opgesteld waarmee je een opdracht kunt doorlopen en het gewenste resultaat kunt bereiken.
50
Durf te groeien
3.3
Een opdracht op maat
Een praktijkopdracht of project kiezen is niet zo gemakkelijk. Het ROC, het leerbedrijf en jij zelf hebben eisen en wensen als het gaat om het uitvoeren van opdrachten. Het ROC verwacht dat de opdracht aan het niveau van de opleiding voldoet. Het leerbedrijf wil graag dat de opdracht overdraagbare kennis en rendement oplevert. Jij als BPV-er verwacht dat de opdracht een uitdaging is en meerdere competenties aanspreekt. Om te komen tot de juiste keuze, afgestemd op de eisen en wensen van alle partijen, is van al deze partijen inspanning nodig. Het is dus belangrijk te weten wie wat doet bij de keuze van praktijkopdrachten. Ga met behulp van onderstaande opdrachten op zoek naar een leuke praktijkopdracht.
Wanneer je deze informatie hebt, weet je aan wat voor niveau de opdrachten moeten voldoen, welke werkzaamheden op dat niveau zijn en op welke punten de opdracht beoordeeld wordt.
51
Durf te groeien
Eigen inbreng Je kunt veel invloed uitoefenen op de praktijkopdracht of project dat je tijdens je BPVperiode gaat doen, door enthousiast en serieus na te denken over opdrachten die het beste bij jou passen en interessant zijn voor het bedrijf. Gebruik je POP, zodat je werkzaamheden en projecten aansluiten bij de competenties die je wil ontwikkelen.
Leerbedrijf
Bij dit overleg gebruik je de informatie die je van het ROC hebt ontvangen en je eigen inbreng. Een goede voorbereiding van het gesprek met je praktijkbegeleider maakt de keuze beter afgestemd op jouw vraag en die van het ROC en het leerbedrijf. Let bij de keuze van de opdracht op de tijd die je nog hebt.
52
Durf te groeien
Normaal gesproken heeft een praktijkopdracht minstens een doorlooptijd van 10 weken. Doordat je dit thema hebt doorwerkt, is er minder tijd over voor de uitvoering van een praktijkopdracht. Kies daarom een opdracht die je binnen de resterende stageperiode kunt uitvoeren volgens het door jou opgestelde stappenplan. Keuzetraject
53
Durf te groeien
3.4
Aan de slag !
We hebben nu een plan van aanpak om een praktijkopdracht of project gestructureerd uit te voeren en een praktijkopdracht gekozen die bij je past. Om deze opdracht uit te voeren en er optimaal van te leren, is het belangrijk dat je regelmatig met je praktijkbegeleider evalueert. Tijdens deze evaluatiemomenten bekijk je zowel de opdracht als de competenties die je met behulp van de opdracht wil ontwikkelen GOKIT: •
Geld: heb je voldoende middelen om je praktijkopdracht uit te kunnen voeren en je competenties te ontwikkelen.
•
Organisatie: zijn betrokken partijen op de hoogte en hoe verloopt de communicatie.
•
Kwaliteit: voldoet het tot nu toe geleverde resultaat aan de kwaliteitseisen die het bedrijf en de opleiding verwachten. Ervaar je ontwikkeling in je competenties zoals je verwacht had.
•
Informatie: heb je de juiste informatie en kennis die nodig is om de praktijkopdracht uit te voeren en je competenties te ontwikkelen, maar ook zijn de betrokken partijen op de hoogte van jouw praktijkopdracht en wat deze oplevert.
•
Tijd: verloopt alles binnen de geplande tijd, waarom wel of niet.
Plan vaste evaluatiemomenten Plan met je praktijkbegeleider vaste evaluatiemomenten om het verloop van de opdracht te bespreken. Dit geeft de gelegenheid uitgevoerde acties en het tot nu toe geleverde resultaat te bespreken en eventueel het plan bij te stellen. Daarnaast zijn deze evaluatiemomenten geschikt om te reflecteren op de competenties die met behulp van de opdracht worden ontwikkeld. Ga volgens het stappenplan aan de slag met je praktijkopdracht.
54
Durf te groeien
Statusoverzicht Maak een overzicht van de stappen en resultaten die je tot nu toe hebt uitgevoerd. Gebruik in deze statusoverzichten de punten van GOKIT. Neem in je statusoverzicht eventueel ook beoordelingscriteria mee van je opleiding. Je kunt dan in het eindgesprek met je docent duidelijk aangeven hoe je opdracht is verlopen. Deze statusoverzichten kun je bespreken met je praktijkbegeleider bij de vaste evaluatiemomenten. Evaluatie stappenplan Geef in je statusoverzichten aan hoe je het stappenplan ervaart, mis je onderdelen of zijn onderdelen te uitgebreid. Het is belangrijk dat je daarbij op zowel positieve als de negatieve aspecten van het door jou opgestelde stappenplan. Opstellen gespreksnotities Stel van de evaluatiemomenten met je praktijkbegeleider gespreksnotities op, zodat tips en afspraken zijn vastgelegd.
Net als bij de POP heeft de praktijkbegeleider in de uitvoering van de praktijkopdracht een belangrijke taak in de uitvoering, namelijk het verzorgen van een veilig leerklimaat. Deze tip is voor de praktijkbegeleider. Laat de BPV-er zien waar het resultaat van de opdracht voor bedoeld is, dit motiveert de BPV-er de opdracht tot een waar succes te maken.
55
Durf te groeien
3.5
Hoe verliep de opdracht als proces?
Tijdens deze fase presenteer je het resultaat van de praktijkopdracht aan je praktijkbegeleider en eventueel aan collega’s die gaan werken met het resultaat van je opdracht.
Maak een presentatie van het resultaat van de opdracht. Het doel van deze presentatie is met name kennis overdragen over het resultaat aan je praktijkbegeleider en andere betrokkenen. Naast een presentatie van het resultaat evalueer je samen met je praktijkbegeleider hoe het werken met het door jou opgestelde stappenplan is bevallen.
56
Durf te groeien
3.6
Samen kennis delen …
Binnen het leerbedrijf heb je nu op je eigen manier een praktijkopdracht succesvol uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat komende BPV-ers ook op deze manier praktijkopdrachten binnen dit leerbedrijf uitvoeren, neem je het onderdeel praktijkopdrachten en projecten op in de introductiemap en het introductieprogramma. Het is belangrijk dat je daarin duidelijk aangeeft: •
Hoe kies je een praktijkopdracht ?
•
Hoe voer je een praktijkopdracht uit ?
•
Hoe evalueer je de praktijkopdracht ?
Bespreek met je praktijkbegeleider wat je wil opnemen in de introductie. Zorg ervoor dat er een inleidend-project-gesprek is ingepland voor de volgende stagiaire. Dit geeft de nieuwe BPV-er een beter beeld van wat de bedoeling is van de praktijkopdracht. Gebruik ook hierbij je creativiteit om er een leuk en motiverend onderdeel van te maken in de introductie.
57
Durf te groeien
Thema 4 Begeleiden en beoordelen Je hebt, na de eerste twee weken, al een goed beeld gekregen van je begeleider, je BPVbedrijf en je collega’s. In dit hoofdstuk gaan we wat dieper in op het thema Begeleiden en Beoordelen. Omdat in het hoofdstuk POP al afspraken zijn gemaakt over frequentie en wijze van ondersteuning, wordt in dit hoofdstuk de nadruk gelegd op het voeren van begeleidingsen beoordelingsgesprekken. Met name de onderwerpen opbouw, inhoud en verslaglegging komen aan de orde. In de loop van dit hoofdstuk zijn enkele opdrachten omschreven. De resultaten van deze opdrachten kun je gebruiken voor het samenstellen van het laatste hoofdstuk van de introductieklapper die dit jaar door jou en je collega’s gemaakt wordt. Met name opdrachten 2 en 3 van dit hoofdstuk is goed geschikt om op te nemen in de klapper voor je opvolgers !
58
Durf te groeien
4.1 Introductieprogramma, POP en Project Voordat we ons echter op deze onderwerpen storten, zorgen we dat we de volgende zaken uit de introductieklapper behandeld hebben : •
Introductieprogramma is doorlopen
•
Je hebt een Persoonlijk Ontwikkelplan opgesteld
•
Er is een opdracht / project gedefinieerd
Deze thema’s zijn door je voorgangers uitgewerkt in een plan van aanpak, wat je in het introductieprogramma terugvindt.. Jij stelt in de loop van je BPV- op een soortgelijke wijze de informatie voor Begeleiden en Beoordelen op. Bij het opstellen van de Plannen van Aanpak, zijn we er vanuit gegaan dat je deze onderwerpen in de eerste twee weken van de BPV-periode uitvoert. Deze opdracht staat in je plan van aanpak vermeld onder opdrachten 1.1, 1.2 en 1.3. Na het uitvoeren van deze opdrachten weet je dus meer over je bedrijf, je Persoonlijke doelstellingen, de afgesproken ondersteuning van je begeleider en de opdracht die je uit gaat voeren. Wanneer deze zaken gereed zijn, beginnen we aan het nieuwe thema : begeleiden en beoordelen.
59
Durf te groeien
4.2 Begeleiden, wat valt daar eigenlijk onder ? De afgelopen weken heb je natuurlijk al kennisgemaakt met je POL. In dit hoofdstuk gaan we de rol van je praktijkopleider (hierna korten we dit af met POL) wat dieper bekijken. De kennis die je in dit hoofdstuk opdoet kun je gebruiken om het verloop van je BPV- met je begeleider te bespreken. Je POL heeft drie belangrijke hoofdtaken : 1. Coördineren van de opleiding Hiermee wordt bedoeld het onderhouden van de contacten met je school, het afstemmen van de opdrachten en het (samen met jou) maken van een POP en planning voor je BPV-. Deze zaken zijn in de voorgaande hoofdstukken al behandeld en samenvattingen daarvan heb je al in je introductieprogramma doorgewerkt. 2. Opleiden Het begrip “opleiden” houdt in het zorgen dat je goed geïntroduceerd wordt, dat je voorbereid wordt op je opdracht en dat je de benodigde instructies ontvangt. Daarbij gaat het in vooral om vakmatig opleiden. Tijdens het uitvoeren van de opdrachten wordt de voortgang bewaakt, eventueel bijgestuurd of aangepast. Het laatste onderdeel van “opleiden” is beoordelen. 3. Begeleiden De derde hoofdtaak is het begeleiden. Hieronder valt het stimuleren en motiveren. Deze hoofdtaak is meer gericht op de persoonsgerichte begeleiding, zoals het inspireren en bijsturen van gedrag. Een POL zorgt ervoor dat alledrie de hoofdtaken bij de BPV-er aan de orde komen. Voor een POL zijn dan ook de volgende kwaliteiten vereist : -
Beheersing van het vak, zicht hebben op ontwikkelingen binnen het vakgebied, ook als het gaat om leren en opleiden
-
In staat zijn de leerling bewust leermomenten te laten meemaken en benutten door: o
Een veilige leersituatie te creëren
o
Actief te luisteren en door te vragen
o
Feedback te geven
60
Durf te groeien o
Uit te nodigen tot reflectie
o
Het stimuleren van nieuw gedrag
Een POL zet deze kwaliteiten op verschillende momenten in het praktijkleerproces in. Natuurlijk wordt dit afgestemd op de voortgang en de wijze waarop jij functioneert. Dit maakt dan ook dat ook voor je POL geen BPV- hetzelfde is !
4.3 De dagelijkse begeleiding In je POP heb je met je POL afspraken gemaakt over de manier van ondersteuning. Dit zijn formele afspraken, die vaak op vaste tijdstippen worden nagekomen. Je zou kunnen zeggen dat dit gestructureerde afspraken zijn. Een BPV- bestaat naast deze gestructureerde begeleiding, voor een groot gedeelte uit dagelijkse begeleiding. Ook dan verzorgt je POL met een aantal begeleidingsactiviteiten: inspireren, organiseren, faciliteren en verankeren. •
Inspireren beïnvloedt je motivatie door met enthousiasme over de vakinhoud en beroepsuitoefening te praten, betrokkenheid te tonen, vertrouwen te geven en handelingsruimte te bieden. Deze aspecten zijn belangrijk, zij geven je extra energie je te ontwikkelen, eventueel fouten te maken en daar van te leren.
•
Organiseren is het regelen van allerlei zaken die nodig of wenselijk zijn om leren mogelijk te maken, zoals het aanbieden van taken met voldoende uitdaging en het bevorderen van samenwerking. Dit kan een POL bijvoorbeeld doen door jou met een ervaren collega met de auto op pad te sturen. Tijdens de autorit wordt natuurljk niet alleen vakmatig over het werk gesproken, maar ook over de zaken er omheen, zoals de geschiedenis van het de bedrijf, de ontwikkelingen, persoonlijke doelen van je collega’s etc.
61
Durf te groeien
•
Het faciliteren is erop gericht dat je in de gelegenheid gesteld wordt wat je geleerd hebt werkelijke toe te passen. Verder zorgt je POL ervoor dat je je verplichtingen richting school kan nakomen.
•
Verankeren gebeurt door middel van reflecteren, dat wil zeggen zowel terugkijken als vooruitkijken. Het is er enerzijds op gericht om jou na te laten denken over wat er bereikt is en hoe. En anderszijds om na te gaan of je jezelf het een en ander écht heeft eigen gemaakt. Door dit bewust te doen, wordt je gedwongen je handelen nog eens goed te overdenken. Dat helpt je om nieuwe kennis en ervaringen te koppelen aan bestaande.
Wanneer je de vorige hoofdstukken goed hebt doorgelezen, zie je waarschijnlijk dat al veel activiteiten in de vorige thema’s behandeld zijn.
4.4 Begeleidingsgesprekken Was de dagelijkse begeleiding in zekere mate ongestructureerd, het begeleidingsgesprek is juist gestructureerd en formeel. Om je voor te bereiden op deze gesprekken is het goed te weten : -
wat een begeleidingsgesprek is
-
wat zo’n gesprek inhoud
-
wat de kenmerken zijn
-
hoe je je goed op zo’n gesprek kunt voorbereiden
4.4.1 Een –hoe gaat het- gesprek “Hoe gaat het?” Dit is één van de meest voorkomende vragen die mensen elkaar stellen. Een begeleidingsgesprek is niets anders. Het is een ‘hoe gaat het gesprek’ tussen de POL en jou. Een begeleidingsgesprek is geen vrijblijvend praatje. Het leidt tot afspraken en acties die meehelpen aan het realiseren van de afgesproken doelstellingen.
62
Durf te groeien
Een begeleidingsgesprek heeft de volgende kenmerken: -
Het is gericht op jou BPV-
-
Het is een gepland gesprek dat niet vrijblijvend is
-
Het wordt periodiek gevoerd
-
Het is toekomstgericht
-
Er is een wederzijdse inbreng van POL en jou
-
Het heeft geen gevolgen voor je beoordeling (het gaat om positieve beïnvloeding)
Je zou een begeleidingsgesprek kunnen vergelijken met een functioneringsgesprek binnen je bedrijf. Omdat je nog niet zo veel werkervaring hebt en in een korte tijd veel gaat leren, worden deze gesprekken vaker per periode gehouden. Een begeleidingsgesprek is gericht op: -
Je ontwikkelingsbehoefte
-
Je ontwikkelingsmogelijkheden
-
Je houding op je BPV-
-
Jouw functioneren tijdens de BPV-
-
Het functioneren van de POL/het leerbedrijf tijdens de BPV-
-
De onderlinge relatie en samenwerking (jij – POL/leerbedrijf).
-
Je inzicht in de processen die een rol spelen tijdens het functioneren in de beroepspraktijk zodat duidelijk wordt hoe verbeteringen kunnen worden gerealiseerd.
Je ziet dat er verschillende doelstellingen van een begeleidingsgesprek zijn. Deze zullen heus niet ieder gesprek allemaal evenveel aal de orde komen. Het is wel belangrijk in de loop van de BPV- alle onderwerpen behandeld te hebben,
63
Durf te groeien
4.4.2 Begeleidingsgesprek: opbouw Om te voorkomen dat allerlei zaken door elkaar lopen, is het raadzaam om het begeleidingsgesprek te verdelen in een aantal stappen. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van de opbouw 1. Voorbereiding •
POL -
het vroegtijdig maken van een afspraak met jou; periodiek op een vaste dag en tijdstip, afhankelijk van opleiding/bedrijf/niveau/leerjaar.
•
-
het regelen van een voor beide gesprekspartners geschikte ruimte
-
controleren van afspraken gemaakt tijdens het vorige gesprek
-
opstellen van gesprekspunten
-
lezen van eventueel aangeleverde verslagen
-
wederzijdse verwachtingen
Jij (als BPV-er) -
controleren van afspraken gemaakt tijdens het vorige gesprek
-
nieuwe leervragen: wat wil ik leren, waar heb ik nog behoefte aan, waar wil ik me nog ontwikkelen
-
wederzijdse verwachtingen
2. Uitvoering •
Opening
-
doel van het gesprek
-
opbouw van het gesprek
-
duur van het gesprek.
•
Vaststellen bespreekpunten De inbreng en verduidelijking van bespreekpunten door POL en jou. Tevens het vaststellen van de te bespreken onderwerpen.
64
Durf te groeien
•
Bespreking onderwerpen Het begeleidingsgesprek is niet bedoeld om je te beoordelen, maar om samen oplossingen te zoeken voor problemen die worden ervaren. Ook als er niet daadwerkelijk een probleem wordt ervaren kan het toch zijn dat er verbetering mogelijk is; dit betekent dat ook alternatieven voor gedrag, handelswijzen etc. besproken kunnen worden. In een leersituatie is het ook van groot belang dat positieve ontwikkelingen/voortgang met name genoemd worden en erkend. Dit betekent dat: -
het doel/de aanleiding van een bespreekpunt helder moet zijn; (liefst SMART geformuleerd)
-
meningen over dit onderwerp worden uitgewisseld;
-
gezamenlijk bekeken wordt hoe een bespreekpunt vervolg krijgt wat er aan gedaan kan worden.
•
Afspraken en afronding De POL rondt het gesprek af door alle afspraken op een rijtje te zetten, gaat na hoe jij het gesprek hebt ervaren en vertelt hoe hij/zij het gesprek heeft ervaren.
Vaak wordt bij het voeren van een begeleidingsgesprek een onderscheid gemaakt tussen het POP gedeelte en het Project gedeelte. Daarom heen kun je dezelfde bovenstaande opbouw hanteren.
65
Durf te groeien 4.4.3 Verslaglegging
Van begeleidingsgesprekken wordt een verslag gemaakt. Dit hoeven geen uitgetypte notulen te zijn, maar wel een kort overzicht van de besproken punten de gemaakte afspraken. Hiernaast is een voorbeeld van zo’n formulier weergegeven.
66
Durf te groeien
.
Zorg dat in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde komen : -
Wat wordt er van de POL verwacht ?
-
Wat wordt onder dagelijkse begeleiding verstaan ?
-
Wat is een begeleidingsgesprek en hoe kunnen deze binnen jouw leerbedrijf het beste gevoerd worden
-
Het door jouw ontworpen formulier
67
Durf te groeien
4.5 Beoordeling: voorkomen van verrassingen ! De beoordeling is een belangrijk onderdeel van je BPV-periode. In dit hoofdstuk wordt niet diep op de Beoordeling zelf ingegaan, dit is namelijk per opleiding verschillend. Zorg in ieder geval dat je van tevoren weet waarop je beoordeeld wordt en door wie ! Omdat er regelmatig begeleidingsgesprekken zijn gevoerd, kan de beoordeling van jou niet als een verrassing komen. Omdat begeleidingsgesprekken niet het doel hebben je te beoordelen, maar je soms wel wilt weten hoe je functioneert, zou je je POL kunnen vragen –tussentijd- een beoordelingsformulier over jou in te vullen. Het bespreken van het ingevulde formulier kun je op de agenda zetten van een begeleidingsgesprek.
Iedere beoordelaar weet hoe moeilijk het is een juiste beoordeling te geven van het functioneren van jou. Gevoelens van solidariteit of een willekeurige indruk zijn slechts enkele van de vele oorzaken die een rechtvaardig oordeel in de weg staan. Op de volgende bladzijden vindt je verschillende valkuilen waar de beoordelaar in kan vallen. Lees deze valkuilen rustig door.
68
Durf te groeien
Verder is een artikel uit het tijdschrift Praktijk (jaargang 1, nummer 1) toegevoegd met daarin 10 tips voor beoordeling.
69
Durf te groeien
Valkuilen beoordeling De eigen persoonlijkheid van de beoordelaar Zelfprojectie: de neiging om eigenschappen die men zelf heeft, ook toe te kennen aan anderen en/of bij anderen extra kritisch te bekijken. Met name als het gaat om minder gunstige eigenschappen. Zelfvoorbeeld: de POL vindt dat jij zou moeten zijn zoals hij zelf is. Overschatten van eigenschappen bij anderen omdat de POL die eigenschappen zelf ook sterk heeft of zelf juist niet heeft maar zou willen hebben. Onderschatten van eigenschappen bij anderen omdat POL die eigenschappen zelf sterk heeft en ze vanzelfsprekend vindt of zelf juist niet heeft en ze daarom bagatelliseert. Vooroordeel Beoordelen op grond van -vermeende- eigenschappen van de groep (levensbeschouwing, geboortestreek, ras, etc) waartoe hij behoort. De POL verwacht dat dan jij je op een bepaalde manier zal gedragen, datgene wat men verwacht zal bij het waarnemen het meest opvallen en een bevestiging vormen voor die verwachting. Willekeurige observaties Halo-effect: het effect van de ‘stralenkrans’. Een gunstige totaalindruk werkt door in andere gezichtspunten. Een tendens tot generaliseren dus. Horn-effect: het ‘opzetten van horentjes’ naar aanleiding van een ongunstige totaalindruk of een negatieve ervaring. Logische fout: het -bewust- redeneren dat als de functievervulling op het ene punt goed is of te wensen overlaat, zij op een ander punt ook wel goed/niet goed moet zijn. De eerste indruk De neiging hebben de ander snel door te willen hebben, ‘rake typeringen’ geven. De houding van de beoordeelde (beleefd, volgzaam of kritisch, spontaan of gereserveerd) tegenover de beoordelaar is van invloed op het oordeel. De persoon Soms waarderen beoordelaars de persoon van de medewerker in plaats van de wijze waarop deze de functie vervult. Invloed van de functiezwaarte: medewerkers met een hogere functie/rang hoger waarderen ondanks de hogere eisen die aan de vervulling van die hogere functie gesteld worden.
70
Durf te groeien
Doorwerken van de vorige beoordeling: bij overplaatsing/promotie de goede waardering van de vorige functie vasthouden in plaats van de huidige taakvervulling beoordelen. Tekortkomingen bij de beoordelaar zelf: Bepaalde aspecten van de functievervulling kunnen (mede) het gevolg zijn van het eigen disfunctioneren: onvoldoende inwerken/begeleiden of onduidelijk formuleren van eisen. Men zal de eigen tekortkomingen verbloemen door de beoordeling goed te noemen. Solidariteit −
Groepschauvinisme: de gedachte ‘mijn mensen zijn beter dan die van andere afdelingen’ kan reden zijn tekortkomingen niet naar buiten te laten blijken.
−
Geen onderscheid willen maken tussen collega’s: ‘iedereen doet zijn best’.
Negatief gevoel −
Het voorzichtige midden houden: geen onderscheid durven maken. Afwijkingen van het ‘normale’ moeten immers worden verantwoord. De vrees voor uitersten is sterk verbreid.
−
De schaduw die het gesprek vooruitwerpt: de vrees voor het voeren van een slechtnieuws gesprek, voor een onaangename stemming of voor verweer of kritiek.
71
