S T O R E C O N T R O L

S T O R E C O N T R O L Winkelautomatisering

HANDLEIDING

Patersstraat 106-108 2300 Turnhout Tel:014/42.55.99 Fax: 014/42.32.64

BTW BE 0415.638.961 Rek: 230-0026460-96 [email protected] www.vanmechelen.be

1. Algemeen 1.1 1.2 1.3 1.4

Inlogscherm Wegwijzer Navigatie Hoofdmenu (schakelbord)

2. Producten 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Nieuw product Wijzigen barcode Aanmaken maatbalken Etiketten Zoeken van producten Inkoop Bestellen tijdens inkoop Balans controle

3. Klanten 3.1 Nieuw 3.2 Pasnummer 4. Kassascherm 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Kassaverkoop Handmatig zoeken van artikelen In de wacht Koppelen klanten Kasopmaak

5. Rapportages 6. Instellingen 6.1 Instellingen algemeen 6.2 Kortingen 6.3 Product instellingen

CASACOM®12/2003

2

Hoofdstuk 1

Algemeen

In dit hoofdstuk vindt u algemene informatie over het StoreControl pakket. Hoe StoreControl opgestart moet worden en wat er daarna tevoorschijn komt.

1.1

Inlogscherm

Na het opstarten van de kassa/computer komt het bureaublad van windows tevoorschijn. Hier staan een aantal icoontjes zoals deze computer, prullenbak en ook het icoontje van StoreControl. Om StoreControl te kunnen openen moet eerst het StoreControl icoontje dubbel worden aangeklikt met de muis. Hierna verschijnt er een klein invoerscherm (figuur 1).

(figuur 1)

Bij gebruikersnaam kan op twee manieren worden ingelogd. De eerste is als bedrijfsleider en de tweede is als verkoper. Het standaard wachtwoord is welkom . De wachtwoorden voor beide gebruikers kunnen worden aangepast in het instellingen menu. Hierover meer in hoofdstuk 6, instellingen algemeen.

CASACOM®12/2003



3

1.2

Wegwijzer

Het hoofdscherm is het scherm wat tevoorschijn komt na het inloggen met de gebruikersnaam (bedrijfsleider/verkoper) en het wachtwoord. Hieronder staat een overzicht van het hoofdscherm met daarachter de verschillende mogelijkheden.

Schema Hoofdmenu StoreControl Hieronder de hoofd knoppen: [kassa] [Klanten] [Voorraadbeheer]

[Rapportages]

[Instellingen algemeen]

[Back-up] [Afmelden] [Afsluiten]

CASACOM®12/2003

Onderwerpen:

Mogelijkheden:

Kassa en kasopmaak Klantenscherm klanten rekeningen Producten Maatbalken Instellingen producten Kortingen Balanscontrole Gegevens uitwisselen……… Voorraad Inkoop Omzet Klanten Bedrijfsgegevens Kassa instellingen Systeem/wachtwoorden Werknemers Label Printer instellingen Punten instellingen Klanten display Tussentijds back-up maken Wisselen van bedrijfsleider naar verkoper (vv) Hier ook back-up mogelijkheid

Kassa Aanmaken nieuwe klanten Aanmaken van artikelen Aanmaken van nieuwe maatbalken Wijzigen van de artikelen Uitverkoop Exporteren en importeren producten Voorraadlijsten Te bestellen/ ontvangen goederen Doorverkoop/ verkopen/ per werknemer Klantenlijsten/ Adres labels Opties voor de kassa Nieuwe wachtwoorden/ wijzigen Nieuwe werknemers aanmaken Label ontwerp Kortingen voor de klanten

4

1.3

Navigatie

(figuur 2)

De navigatie knoppen bevinden zich linksonder op de volgende schermen: kassa, producten, klanten en werknemers. Hier wordt aangeven in welk record (bestandsregel) u zich bevindt. Dit kan betrekking hebben op een verkoopbon maar ook op een product, afhankelijk van het scherm waarin u zich bevindt. Door middel van de knoppen kunt u respectievelijk (figuur 2) naar de eerste, de vorige, de volgende en de laatste record navigeren.

(figuur 3)

Normaal gesproken drukt u met de muisaanwijzer op een knop om de opdracht, aangegeven op de knop, uit te voeren. StoreControl is echter zo gebouwd dat u ook zonder gebruik te maken van de muis door het pakket kunt navigeren. Indien er een letter op de tekst van de knop onderstreept is (figuur 3) kunt u gebruik maken van de “ALT” toets op uw toetsenbord om de opdracht onder de betreffende toets uit te voeren. Hiervoor houdt u de “ALT” toets ingedrukt en drukt u de letter, op uw toetsenbord in, die op het scherm onderstreept is. Zo’n toetsencombinatie wordt ook wel een sneltoets genoemd. Ook is ook mogelijk dat er in het pakket gebruik wordt gemaakt van een functie toets (F1 t/m F12). De werking van deze toetsen worden duidelijk in het scherm aangegeven.

1.4

Hoofdmenu (schakelbord)

Het hoofdmenu (zie ook schema bij 1.2) is uw gids door het programma. Dit is het eerste scherm dat u te zien krijgt bij het opstarten van het programma (figuur 4). De beschikbare functies binnen dit scherm verschillen per gebruiker(bedrijfsleider/verkoper). Indien u als verkoper inlogt, dan worden de knoppen voor de toegang naar de schermen rapportages en instellingen uitgeschakeld. De bedrijfsleider heeft toegang tot alle modules van het programma. Vanuit het hoofdmenu kunt u zich met de muis en/of het toetsenbord verplaatsen door het hele programma, naar bijvoorbeeld het kassascherm, het rapportagescherm of het productenscherm. In het Hoofdmenu kan ook StoreControl worden beëindigd. Het is daarom niet meer dan logisch dat het maken van een back-up van uw data via dit scherm wordt geregeld. Door eenvoudig op de knop back up te drukken wordt er een reserve kopie van alle databestanden gemaakt, die worden gekopieerd naar de USB pendrive.

CASACOM®12/2003

5

(figuur 4)

U selecteert hiervoor de locatie van de backup, standaard staat deze op de c-schijf. Hierover meer bij hoofdstuk 6 instellingen algemeen. Bij de knop afmelden, kan een andere gebruikersnaam (bv verkoper) en wachtwoord ingevoerd worden zodat het systeem niet meer onder bedrijfsleider staat. Zo voorkomt u dat er ongeoorloofd bedrijfsgegevens door personeel bekeken kan worden. Bij het afsluiten van het StoreControl programma wordt u voor de zekerheid gevraagd of u eerst een back-up van uw bestanden wilt maken. Het is aan te raden om dit elke keer bij het afsluiten te doen. Het is van groot belang om zo regelmatig mogelijk een back-up van StoreControl te maken.

Hoofdstuk 2

Producten

Voor het aanmaken van artikelen of het bekijken van de voorraad, gaat u in het hoofdmenu naar voorraadbeheer. Nu verschijnt het menu producten (figuur 5). Het is een compact scherm waar alle handelingen omtrent de voorraadbeheer plaats vinden. Dit verhoogt de gebruiksvriendelijkheid van het pakket, u hoeft niet meer tussen verschillende schermen te switchen om gewenste artikelen te wijzigen en/of in te voeren. In dit hoofdstuk worden de aspecten behandeld die te maken hebben met een efficiënt en effectief voorraadbeheer met StoreControl.

CASACOM®12/2003

6

(figuur 5)

2.1

Nieuw product

CASACOM®12/2003

7

Het invoeren van een nieuw artikel (product). Druk op de knop Nieuw product. Nu zijn alle velden leeg (blanco) en kan er ingevoerd gaan worden. De cursor staat nu achter het vakje naam product. Naam product Hier de product omschrijving invoeren en [enter] Na enter verschijnt het productnummer en is het nieuwe product geregistreerd. Type Hierachter het artikelnummer van de leverancier invullen gevolgd door de kleurcode en [enter].(Dit mag ook op een eigen manier) Kleur Hierachter de kleur invoeren of e.v.t. de kleurcode [enter]. Inkoopprijs Invoeren van de inkoopprijs [enter] Factor Invoeren de margeberekening [enter] en dan genereert het programma zelf de verkoopprijs. Dit onderdeel kan overgeslagen worden als de verkoopprijzen al vaststaan. Verkoopprijs Invoeren van de verkoopprijs [enter] Notities Hier kan eigen notities m.b.t. het artikel worden ingevoerd. (deze gegevens komen niet terug in de rapportages) Merk Invoeren van het merk [enter] Soort Invoeren van het artikelsoort zoals: jeans/ t-shirt l(ange)m(ouw)/ t-shirt (k)orte(m)ouw / pantalon / vest / blouse etc. Een goede structuur hierin belangrijk, zodat er na enige tijd ook makkelijk bij de rapportages gekeken kan worden wat er verkocht is van welke soort. Groep Bij groepen is het ook heel belangrijk net als bij de soorten, om een hiervoor een structuur aan te houden. De groepen zijn dan de hoofdgroepen Voorbeelden zijn: Damesgroep, Herengroep, Accessoires, Schoenen, Babykleding, Jongens, Meisjes etc.. afhankelijk van de bedrijfsstructuur. BTW Tarief Standaard voor de kleding op Hoog. Deze kunnen ook aangepast zie hoofdstuk 6 instellingen producten. Seizoen Hier neer zetten voor welke periode het product bestemd is zoals 05 voorjaar/ 2005-2 etc. Leverancier Invoeren van de leverancier Maatbalk Hier de betreffende maatbalk selecteren Deze zijn van te voren aan te maken, zie hoofdstuk 2.2 Het gebruik maken van een maatbalk is niet verplicht. Als u de waarde op “Geen maatbalk” laat staan kunt u zelf maatregels aanmaken. Na het selecteren van een maatbalk of het invoeren van afzonderlijke maten genereert het systeem vervolgens een unieke barcode voor elke ingevoerde maat. Datum ontvangst Deze datum staat altijd op de huidige datum en hoeft niet te worden aangepast. Bij wordt geleverd van en wordt geleverd tot kan de eventuele levertijd periode aangegeven worden voor bestelde artikelen. Let op! Als het om artikelen gaat die direct in de voorraad gezet moeten worden, dan kan er bij invoer achter het artikelnummer en maat het aantal ingevoerd worden. Als alle aantallen ingevoerd zijn en op [enter] gedrukt wordt dan komen de etiketten uit de labelprinter. Deze kunnen dan op de artikelen worden geplakt. Als het om een besteld artikel gaat wat nog moet binnen komen en dus nog niet in je voorraad mag staan ga je niet bij invoer een aantal neerzetten maar dan druk je op F2 inkoop en dan verschijnt er een inkoopscherm waar je achter de betreffende maten het aantal bestelde artikelen neerzet. In een later stadium zoek je dmv het artikel(type) nummer het betreffende artikel op en F2 inkoop en daarna controle en inboeken. Op dit moment worden de bestelde artikelen naar het voorraadscherm gehaald en vervolgens worden dmv [enter] de labels uitgedraaid. Zie hoofdstuk 2.5 inkoop. Invoer verwerken” gebruikt u na het afdrukken van de etiketten om de hoeveelheden definitief bij de voorraad in te boeken. Foto’s toevoegen: Het is belangrijk dat de foto’s op j-peg zijn opgeslagen in het kassasysteem (cschijf). Indien er een afbeelding bij het artikel moet worden toegevoegd moet onder het afbeeldings vakje op de knop selecteer en nu de c-schijf selecteren, het mapje met de foto’s. De betreffende foto selecteren (aanklikken) en nu verschijnt de foto automatisch bij het artikel. CASACOM®12/2003

8

Extra opties Bij de productopties kunnen uitzonderingen worden ingesteld. Zo kan worden aangevinkt of het betreffende artikel niet met de voorraad en verkooprapportages moet worden meegenomen. Functietoets in kassascherm: Voor losse artikelen zonder een maatbalk, kan (alleen voor de touchscreen kassascherm) een functie toets aangemaakt worden. Indien deze wordt aangevinkt en er een keuze wordt gemaakt tussen 1/2/3/4 (F toetsen op de kassa, boven betaalwijze) dan maakt het systeem een touchscreen knop aan voor het artikel, zodat het artikel niet meer gescand hoeft te worden. Kortingspercentage: Bij kortingspercentage kan dmv een begindatum en einddatum het artikel met korting worden ingesteld. Als de einddatum is verstreken dan gaat de prijs weer terug naar de oorspronkelijke verkoopprijs. Product verlopen: Indien het product niet meer in de voorraad zit en ook niet meer besteld gaat worden, kan dit hier aangevinkt worden. 2.2

Wijzigen van barcodes

Het is tevens mogelijk om bestaande barcodes van uw leverancier te gebruiken bij de aanmaak van nieuwe artikelen. Dit wordt meestal gedaan door de leverancier bij voor geprijsde artikelen. Om bestaande barcodes in te voeren “dubbel klikt” u met de muis op het betreffende artikelnummer, wat het systeem automatisch aanmaakt, waarna het artikelnummer blauw van kleur wordt. Vervolgens scant u de te gebruiken barcode van het in te voeren artikel. U kunt het nummer van de barcode uiteraard ook handmatig invoeren.

2.3

Aanmaken van Maatbalken

Indien u een nieuwe maatbalk wilt toevoegen drukt u op de knop “nieuwe maatbalk” (figuur 6) Achter het label “Maatbalk” voert u de gewenste naam in, vervolgens drukt u op de “Enter” toets, waarna de cursor verspringt naar het invoerveld “Maat”. U voert nu de maten in die bij de zo juist aangemaakte maatbalk behoren. Na elke maat drukt u op de “Enter” toets en kunt u een nieuwe maat toevoegen.

(figuur 6) CASACOM®12/2003

9

Het wijzigen, verwijderen en/of toevoegen van maten aan een bestaande maatbalk doet u met behulp van de daar voor bestemde knoppen onder aan de lijst met maten. Het verwijderen van een maatbalk is alleen mogelijk indien de maatbalk nog niet is toegevoegd aan een bestaand artikel.

2.4

Etiketten

Met het drukken van knop “etiketten” wordt de hoeveelheid etiketten afgedrukt wat bij invoer is ingevuld. Uiteraard is het ook mogelijk om etiketten af te drukken van bestaande artikelen, zonder dat dit van invloed is op uw voorraad. Om een etiket van een bepaalde maat af te drukken moet bij het veld invoer naast de betreffende maat het aantal gewenste etiketten worden ingevoerd. Daarna drukt u op de knop ”etiketten” voor het afdrukken van de etiketten. Vervolgens drukt u op de knop “Reset invoer”. Hierdoor wordt alle invoer weer op “Nul” gezet zonder dat er een voorraadmutatie plaats vindt.

2.5

Zoeken van artikelen

Bovenaan het scherm bevinden zich de selecties en zoekfuncties. U heeft de mogelijkheid om te zoeken op productnummer en op artikelnummer. Deze staan vermeld op de door het systeem aangemaakte kaartjes en/of labels. Met de selectievelden kunt u een eenvoudige selectie maken van uw ingevoerde assortiment. Zo kunt u b.v. alle broeken van een bepaald merk filteren uit uw voorraad. Desgewenst kunt u dan ook nog kiezen uit een bepaald seizoen waarin deze artikelen zijn aangemaakt. Onderaan het scherm ziet u dan vervolgens het aantal geselecteerde records (bestanden) en kunt u via de pijltjes toetsen door de producten bladeren. 2.6

Inkoop

(figuur 7)

CASACOM®12/2003

10

Voor het registreren van de ingekochte goederen is de inkoopmodule bestemd. Na een product te hebben aangemaakt met alle bijbehorende maten, drukt u op de knop Inkoop (F2) en verschijnt vervolgens het kleinere inkoop scherm(figuur 7). Onder Besteld voert u het bestelde aantal van elke maat in, waarna u weer op de knop sluiten drukt en weer terug komt in het productenscherm. LET OP! U drukt pas op de knop inboeken, wanneer de goederen daadwerkelijk in huis en geteld zijn. Een overzicht van alle goederen in bestelling kunt u opvragen bij de rapportages. Bij binnenkomst van de bestelde goederen, controleert u eerst het aantal geleverd met het aantal besteld. Na goedkeuring of eventuele aanpassingen van de aantallen drukt u op de knop Inboeken” Hiermee worden alle maten ingeboekt. De “Reset” knop in het inkoopscherm dient ervoor om de aantallen, ingevoerd in het veld besteld, te wissen zonder dat deze worden ingeboekt. Nadat u de aantallen heeft ingeboekt drukt u op de knop “Sluiten” en komt u weer terug in het productenscherm. Hier ziet u dat de bestelde aantallen nu staan ingevoerd in het veld Invoer (figuur 5). Nu volgt u weer de gebruikelijke handelingen voor het afdrukken van de etiketten en het definitief inboeken op de voorraad.

2.7

Bestellen tijdens inkoop

StoreControl beschikt over een extra inkoop module die u op een laptop kunt installeren. Dit op zich zelf werkende programma kunt u gebruiken indien u tijdens de inkoop de goederen wilt invoeren. De invoer is identiek aan de producten invoer in het hoofdprogramma.

2.8

Balans controle

Indien u balanscontrole wilt uitvoeren, gaat u eerst in het hoofdscherm naar “voorraad beheer” en daarna naar “balanscontrole”. Hierna verschijnt het balansscherm (figuur 8)

(figuur 8)

CASACOM®12/2003

11

Nu klikt u met de muis onder het vakje artikelnummer en begin met het scannen van de volledige voorraad. Is alles gescaned, gaat u naar “afdruk voorbeeld”. Hierna verschijnt de balansrapportage en dus eventueel het balansverschil. Deze rapportage kunt u ook rechtstreeks afdrukken (knop afdrukken). Met de knop “reset artikelen” verwijderd u alle artikelen weer uit de balanscontrole. Het is ook mogelijk om per merk te balansen. Dit kan bovenaan geselecteerd worden.

Hoofdstuk 3

Klanten

Het klantenscherm kunt u bereiken via het hoofdscherm, maar ook via het kassascherm. U kunt een klant zoeken op achternaam, maar ook op postcode / huisnummer. (figuur 9)

(figuur 9)

Met uw klantenbestand bent u in staat om een gerichte mailing te versturen naar uw vaste klanten. Indien een klant wil worden uitgesloten van mailingen, kan dat door middel van het uitschakelen van het vinkje bij het veld mailing. Ook kunnen er aparte klantengroepen worden aangemaakt. Bij gezinsleden kunnen div. personen met geboortedatum worden ingevoerd om bv. een verjaardagskaart te sturen.

CASACOM®12/2003

12

Wanneer u gebruikt maakt van de klantkoppeling bij een verkoop, wordt de totaalomzet van de klant geregistreerd, inclusief zijn of haar aankopen met of zonder genoten korting. Dit voorkomt

een hoop onduidelijkheden bij het retourneren van goederen zonder kassabon. Deze kunt u altijd weer opvragen. Naast de omzetregistratie van de klant kunt u de klant een korting toewijzen. Deze wordt bij een geregistreerde aankoop automatisch verwerkt met de verkoopprijs. Uiteraard gebeurt dit niet bij afgeprijsde artikelen. Het programma is ook uitgerust met een puntensysteem. Deze is vrij instelbaar, d.w.z. in het instellingenmenu kunt u zelf de waarde van één punt aangeven. Deze worden zichtbaar op de kassabon. Het is ook mogelijk om een korting toe te wijzen aan gespaarde punten. Dit kan éénmalig zijn maar ook een staffelkorting. Indien u het puntensysteem niet wenst te gebruiken, kan het eenvoudig worden uitgeschakeld.

3.1

Nieuw

Voor het toevoegen van een nieuwe klant drukt u op de knop Nieuw. Voer de klantgegevens zo uitgebreid mogelijk in. Hierbij zijn de achternaam, postcode en het huisnummer van groot belang, omdat deze gegevens worden gebruikt bij de zoekfunctie. Met de knop wijzig, worden alle velden weer wit en kunnen gegevens bij de betreffende klant gewijzigd worden. 3.2

Pasnummer

Indien u met het systeem gebruik wilt maken van een klantenpas, dan kunt u aan uw klanten een pasnummer toewijzen. U kunt deze klantenpassen bij uw StoreControl dealer bestellen. Indien de klantenpassen zijn voorzien van een barcode, kunt u met uw scanner deze barcode gebruiken voor het vastleggen van de aankopen van de klant. Het toewijzen van een pasnummer aan een klant doet u met de knop ”Wijzig” naast pasnummer en dan kan het pasje gescand worden. U heeft nu de pas toegewezen aan de klant. Bij elke aankoop van de klant, kunt u de pas scannen met de F5 functietoets. Hiermee worden de aankopen geregistreerd onder de klant.

CASACOM®12/2003



13

Hoofdstuk 4

Kassascherm

Het Kassascherm is er totaal op gericht om snel, efficiënt en gebruiksvriendelijk uw verkopen te kunnen verwerken. In StoreControl zitten twee soorten kassaschermen. Het Touchscreen kassascherm (figuur 10) en het normale kassascherm (figuur 11).

(figuur 10)

CASACOM®12/2003

14

(figuur11)

4.1

De kassaverkoop

Touchscreen: Een verkoophandeling start door eerst een werknemer aan te geven d.m.v. het verkoop nummer. Hierna kunt u eenvoudig alle te verkopen producten/barcodes scannen. Op het scherm verschijnt nu de regel van het artikel met de gegevens er achter:artikelnummer – omschrijving – aantal – korting – prijs - totaal . Het is mogelijk om een bestaande prijs aan te passen, het aantal te wijzigen of een kortings percentage toe te kennen aan het artikel. Hier zijn knoppen voor ingebouwd: € - teken om de prijs aan te passen +/- om het aantal aan te passen en % - om de korting aan te geven. Na het scannen van de te verkopen artikelen drukt u op de knop betaalwijze. Bij de betaalwijze heeft u de keuze uit een aantal optie elektronisch/ combinatie/ op rekening/ kontant/ creditkaarten. Bij combinatie betaling moet er eerst een kontant bedrag ingevoerd worden en na enter verschijnt het electronische bedrag dat gepint moet worden. Heeft u de betaalwijze geselecteerd drukt u op enter en daarna op print bon dan is de verkoop gerealliseerd en komt de bon uit de printer. Indien er een klant moet worden toegevoegd (zie 4.4) aan de verkoop kan dat na het scannen van de artikelen en voor dat er een betaalwijze is geselecteerd. Normaalscherm: verkoophandeling start door eerst de werknemer aan te geven d.m.v. het invoeren van de naam. Hierna kunt u eenvoudig alle te verkopen producten/barcodes scannen. Op het scherm verschijnt nu de regel van het artikel met de gegevens er achter: artikelnummer – omschrijving – aantal – korting – prijs - totaal . Het is mogelijk om een bestaande prijs aan te passen, het aantal te wijzigen of een kortings percentage toe te kennen aan het artikel. Dit gaat heel eenvoudig dmv. Met de muis het onderdeel aangeven wat gewijzigd moet worden. Hierna kan eventueel de klant geselecteerd worden en daarna de betaalwijze. Kontant / Electronisch / Combinatie / Rekening. Deze laatste is alleen mogelijk als er een klant is geselecteerd!!

4.2

Handmatig zoeken van artikelen

Via de knop zoekproduct, in het touchscreen scherm zit een knop met een verrekijker, ga je naar het productenscherm waar een artikel opgezocht kan worden en de voorraad ervan bekeken kan worden. In de praktijk komt het immers wel eens voor dat labels van de kleding missen en kunt u dus bij het betreffende artikel en maat een nieuw labeltje uit printen. Indien de scanner niet gebruikt kan worden, kunnen artikelen handmatig naar de kassa gezet worden: Artikel opzoeken in de voorraad (zie hierboven) op de betreffende maat of barcode gaan staan (met de muis dubbelklik) en vervolgens op de knop “selecteren” drukken. Het productenscherm wordt nu automatisch gesloten en u komt weer terug in het kassascherm bij de bon waar u mee bezig was. U ziet nu dat het geselecteerde artikel is toegevoegd in het kassascherm. Eenmaal doorgeboekte verkopen of niet afgemaakte verkopen worden vergrendeld zodat ze niet meer kunnen worden gewijzigd. Het verwijderen van een bon is alleen voorbehouden aan de bedrijfsleider en/of een speciaal wachtwoord. Alle verwijderde bonnen worden geregistreerd voor een eventuele controle van de belastingdienst.

CASACOM®12/2003

15

4.3

Bon in de wacht

Ook een kassaverkoop in de wacht zetten is mogelijk met de knop Bon in de wacht, zodat een andere verkoper de kassa kan gebruiken. U zet een bon in de wacht door op de gelijknamige knop op het kassascherm te drukken. Een bon in de wacht kan eenvoudig d.m.v. de knop Lijst weer worden aangeroepen om alsnog afgemaakt te worden.

4.4

Koppelen klanten

Indien u gebruik wenst te maken van het klantenbeheer, kunt u een verkoop koppelen aan een klant. Dit geschiedt door middel van een Klantenpas die u kunt invoeren met de functietoets F5, maar het kan ook eenvoudig gedaan worden via een zoekfunctie op naam, postcode en huisnummer van de klant. In het laatste geval kunt u klantaankopen registreren zonder dat de klant in het bezit is van een klantenpas.

4.5

Kasopmaak

Vanuit het kassascherm wordt aan het einde van de dag ook de kas opgemaakt. Druk op de knop “Kasopmaak” rechtsonder in het kassascherm. Indien u bent ingelogd als verkoper moet u nu een wachtwoord invoeren. Vervolgens komt u in het kasopmaak scherm (figuur 12)

(Figuur 12)

CASACOM®12/2003

16

De datum van de kasopmaak heeft altijd als standaard waarde de dag waarop u de kas opmaakt. Indien u over meerdere dagen of over de voorgaande dag de kas wilt opmaken, kunt u een afwijkende datum aangeven. Vervolgens telt u al het munt en papiergeld en voert de aantallen in de bijbehorende velden in. In het veld “Kasuitgaven” voert u het totaal van kasuitgaven, zoals lunchbonnen, in. Dit kan ook gedurende de dag worden bijgehouden d.m.v. de knop Kasuitgaven. Het systeem berekent nu uw kasverschil aan de hand van uw ingevoerde gegevens zoals kasuitgaven en wisselgeld. Met de knop Open lade kun je zonder sleutel de kassa la openen. Met de knop Kascontrole kun je alle verkopen uitdraaien op de kassabon printer,in geval van kasverschillen.

CASACOM®12/2003



17

Hoofdstuk 5

Rapportages

Om o.a. de verkoopresultaten te bekijken, drukt u op de knop rapportages in het hoofdmenu. Linksboven in het scherm staan de rapportages verdeeld over vier tabbladen. (figuur 13)

(figuur 13)

Deze vier groepen (tabbladen) bestaan uit: Voorraad: bevat rapportages met betrekking tot de voorraad. Als u nu bij selecteer rapportage gaat kijken (met de muis op het driehoekje) Hier kunt u o.a. de voorraden bekijken zowel totaal als uitgebreid (horizontaal). Inkoop: bevat rapportages over de inkoop zoals aantal bestelde artikelen en artikelen met een minimale voorraad (basis artikelen). Ook bij deze: selecteer rapportage Omzet: bevat rapportages over de omzet. Ook hier bij selecteer rapportage : omzetten (3 stuks)/ doorverkoop/ gemiddelde besteding/ verkopen daarna geeft u de gewenste datum aan, deze staat altijd op de begin datum en de huidige datum. De datum verandert u dmv aanklikken driehoekje en dan verschijnt er een kalender, deze selecteert u op de betreffende datum. Is de datum geselecteerd gaat u naar de rechterkant filter rapportage op en selecteer 1 van de volgende filters: groep/soort/productnaam/merk/seizoen/leverancier. Indien u nu op bekijk rapportage drukt komt de betreffende rapportage in beeld. Bij navigatie kunt u bladeren als er meer pagina’s zijn. Klanten: Hier kunt u adreslabels uitdraaien gesorteerd op postcode of een overzicht van alle openstaande rekeningen / overzicht verkopen op zicht of een klantenlijst. Tot slot kunt u de betreffende rapportages ook Afdrukken. Met sluiten weer in het hoofdscherm. CASACOM®12/2003

18

Hoofdstuk 6 6.1

Instellingen

Instellingen algemeen

Van het instellingenscherm (figuur 14)zult u niet dagelijks gebruik maken. Deze is echter van groot belang voor het goed functioneren van het softwarepakket. Hierin komen alle specifieke gegevens te staan met betrekking tot uw winkel. Deze worden na invoer of wijziging vastgelegd in een beveiligd bestand. Hier wordt de informatie over uw bedrijf opgeslagen, maar ook werknemergegevens, wachtwoorden voor toegang tot gevoelige informatie zoals omzetgegevens en apparatuur instellingen. In het instellingenscherm kunt u ook de waarde van het klantenpunten systeem aangeven. Hier kunt u selecteren uit éénmalige– of staffelkorting. Bij een update van de software worden de instellingen automatisch overgenomen.

(figuur 14)

CASACOM®12/2003

19

6.2

Kortingen

Het kortingscherm (figuur 15)heeft betrekking op de producten. Deze gebruikt u tijdens uitverkoop of opruiming van artikelen. De werking is zeer eenvoudig. Eerst geeft u in de vier bovenliggende selectievelden aan om welke groep producten het gaat. Hierbij kunt u een selectie maken uit seizoen, merk, groep en soort. Na de selectiekeuze geeft u in het percentageveld het kortingsbedrag aan en vervolgens drukt u op de knop verwerk. De kortingselectie is nu opgeslagen en verschijnt onder in de lijst van aangemaakte kortingen. Wanneer de opruiming of uitverkoop is beëindigd, verwijdert u de kortingsaanmaak en worden alle daaronder geselecteerde artikelen weer op nul gezet. Door gebruik te maken van de kortingsmodule bespaart u zich veel tijd met het opnieuw prijzen van uw artikelen. U kunt eenvoudig de aangemaakte kortingsgroepen bekijken en eventuele tussentijdse wijzigingen aanbrengen. In de winkel kunt u volstaan met het aangeven van het kortingspercentage bestemd voor een groep artikelen, zoals b.v. een rek met opruimingsgoederen.

(figuur 15)

CASACOM®12/2003

20

6.3

Productinstellingen

Het product instellingenscherm (figuur 16)is bedoeld voor wijzigingen aan de selectiegroepen van de producten. Hiermee worden de kleuren, groepen, soorten, leveranciers, merken en seizoenen bedoeld. Een voorbeeld uit de praktijk is: een leverancier komt te vervallen omdat u dezelfde artikelen in het vervolg van een andere leverancier gaat afnemen. In dit geval wilt u dat bij de productgegevens van de betreffende artikelen overal de naam van de leverancier wordt aangepast. U verwijdert vervolgens de betreffende leverancier in uw productinstelling, waarna het systeem u de mogelijk geeft om alle bijbehorende artikelen onder te brengen bij een andere leverancier. Ditzelfde kunt u ook uitvoeren bij groepen, merken, soorten of kleuren. Het kan immers voorkomen dat u nieuwe kleur of groep omschrijvingen wilt gebruiken. Op deze manier hoeft u niet elk artikel apart te wijzigen.

(figuur 16)

CASACOM®12/2003



21

S T O R E C O N T R O L

Recommend Documents