PODMÍNKY ÚČASTI: MANUÁL POSTUPŮ Postupy, vztahující se na výběrová řízení a uzavírání smluv, jsou stanoveny v dokumentu MANUÁL POSTUPŮ PŘI ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK FINANCOVANÝCH ZE SPOLEČNÉHO ROZPOČTU ES V RÁMCI AKTIVIT VNĚ EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ (dále jen Manuál postupů). Závazná verze tohoto dokumentu je k dispozici v anglickém jazyce pod názvem Practical Guide to Contract Procedures financed from the EC General Budget in the context of External Actions na internetové stránce úřadu EuropeAid. Nebo jako příloha k tomuto dokumentu, která je aktuální k dubnu 2005. Český překlad Manuálu postupů je zveřejněn na internetové stránce Centra pro zahraniční pomoc Ministerstva financí v sekci DOKUMENTY pod názvem PRAG –
Manuál postupů při zadávání veřejných zakázek financovaných ze společného rozpočtu ES v rámci aktivit vně Evropských společenství (květen 2003). Jedná se pouze o pracovní překlad, který může firmám sloužit pro informaci. V žádném případě nelze českou verzi používat pro účast ve výběrových řízeních!
Manuál postupů se vztahuje na zadávání veřejných zakázek v rámci programů zahraniční rozvojové spolupráce CARDS, TACIS, MEDA, ALA, programy předvstupní pomoci PHARE, ISPA a SAPARD v současných kandidátských státech a předvstupní strategii pro Turecko.21 Manuál postupů určuje: •
obecné podmínky účasti ve výběrových řízeních platné pro všechny uvedené programy zahraniční rozvojové spolupráce ES
•
postupy výběrových řízení platné pro různé druhy smluv ve stanovených finančních limitech
•
standardní formáty dokumentů, které musí být ve výběrových řízeních a výzvách k předkládání projektů použity
Ustanovení Manuálu postupů a standardní dokumenty jsou závazné pro zadavatele i účastníky výběrových řízení.
21
Projekty rozvojové spolupráce financované prostřednictvím Evropského rozvojového fondu se řídí tzv. Manuálem postupů při zadávání veřejných zakázek v rámci aktivit financovaných z 9. Evropského rozvojového fondu (Practical Guide to contract procedures financed from the 9th European Development Fund), který je přílohou Dohody z Cotonou.
22
VŠEOBECNÁ PRAVIDLA PLATNÁ PRO VŠECHNA VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ Podmínky a kritéria účasti na výběrových řízeních a výzvách k předkládání projektů jsou v obecné rovině stanoveny přímo v Manuálu postupů. Nicméně konkrétní způsob prokázání splnění těchto kritérií a z toho plynoucí požadavky na účastníka výběrových řízení jsou stanoveny různě v každé zadávací dokumentaci. Jejich konkrétní nastavení závisí na typu smlouvy, obsahu projektu a jeho rozpočtu. Obecné podmínky účasti jsou následující: •
Oprávněnost účasti
Účast ve výběrových řízeních je za rovných podmínek otevřena zájemcům ze všech členských zemí EU a ze zemí, které jsou v rámci daného programu příjemci pomoci. Seznam oprávněných států je uveden v příloze A2 Manuálu postupů. Stejné pravidlo platí také pro případné subdodavatele a všechny experty navržené do realizačního týmu. •
Pravidlo o původu zboží
Všechny dodávky a zboží zakoupené v rámci realizace projektu musí mít původ v EU nebo jiné oprávněné zemi v rámci daného programu. •
Důvody pro vyloučení
Uchazeč se nesmí účastnit výběrových řízení ani předkládat projekty v případě, že: o společnost je v konkurzu nebo v likvidaci o zástupci společnosti byli pravomocně odsouzeni nebo se dopustili vážného profesionálního provinění o firma má nevypořádané finanční závazky v oblasti daní, sociálního nebo zdravotního pojištění atd. o zájemce v minulosti závažným způsobem porušil smlouvu nebo nedodržel smluvní ustanovení v rámci jiného výběrového řízení financovaného ze společného rozpočtu ES o zájemce se dopustil střetu zájmů, tzn. on nebo některý jím navrhovaný expert nebo partner se podíleli na přípravě projektu nebo na přípravě zadávací dokumentace o zájemce poskytl zkreslené, nepravdivé nebo neúplné informace Zjištění některé z výše uvedených skutečností vede k okamžitému vyloučení uchazeče z výběrového řízení a dalším případným postihům. V případě předložení nepravdivé informace nebo porušení smluvních závazků v dřívějším výběrovém řízení může být udělen finanční nebo administrativní postih v jedné z následujících forem: o vyloučení z přidělování veškerých smluv a grantů financovaných ze všeobecného rozpočtu ES, a to na dva až tři roky o v případě předložení nepravdivých informací bude uložena finanční pokuta ve výši 2 - 10 % z celkové hodnoty předmětné smlouvy 23
o v případě dřívějšího porušení povinností plynoucích ze smlouvy, bude uložena finanční pokuta ve výši 2 - 20 % z celkové hodnoty předmětné smlouvy K okamžitému vyloučení z účasti na výběrovém řízení vede také každý pokus některého z uchazečů o ovlivnění procesu hodnocení nabídek. •
Prokázání finanční a ekonomické kapacity uchazeče
Každý uchazeč musí prokázat, že je dostatečně ekonomicky silný, aby realizoval takovou zakázku, o kterou se v rámci výběrového řízení uchází. Důkaz lze podat prostřednictvím jednoho nebo několika následujících dokumentů: o příslušnými bankovními výpisy nebo důkazem o pojištění odpovědnosti za škody způsobené při výkonu činnosti o předložením rozvah nebo výtahů z rozvah za alespoň dva předchozí roky, pro které bylo uzavřeno účetnictví o prohlášením o celkovém obratu a obratu z provedení stavebních prací, dodávek zboží nebo poskytování služeb většinou za tři předchozí finanční roky •
Prokázání technické a odborné kapacity
Uchazeč musí prokázat, že má odborné a technické zázemí a dostatečné zkušenosti v oboru, aby mohl zakázku realizovat. V závislosti na povaze, množství nebo rozsahu a účelu projektu lze důkaz takové kapacity poskytnout například prostřednictvím následujících dokumentů: o kvalifikace (vzdělání a praxe) zájemce a jím navržených expertů o seznam referenčních projektů předem stanoveného charakteru nebo objemu o popis technického vybavení, nástrojů a závodů, které budou společností zapojeny do poskytování služeb a dodávek nebo provádění stavebních prací dle smlouvy o a další formy, jako např. vzorky, certifikáty atd. Zájemce může být požádán, aby prokázal, že je podle vnitrostátních právních předpisů oprávněn plnit smlouvu, což je dokázáno zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, nebo místopřísežným prohlášením či osvědčením, členstvím v určité organizaci, atd. Zadavatel musí určit v oznámení o vyhlášení veřejné zakázky, která kritéria byla zvolena pro ověření způsobilosti zájemců. Konkrétní kritéria výběru jsou v závislosti na typu smlouvy, obsahu zakázky a hodnotě stanovena v zadávací dokumentaci jako zákadní úroveň požadavků. Pokud tato úroveň není zájemcem dosažena, je z výběrového řízení vyřazen. •
Dodržení standardních postupů a použití předepsané dokumentace
24
V případě účasti ve výběrovém řízení je nutné přesně dodržovat všechny administrativní požadavky, zahrnout do dokumentace k nabídce požadované přílohy, doručit nabídku nejpozději v určený den a hodinu zadavateli v požadovaném počtu originálů a kopií. Nedodržení některého z obdobných formálních požadavků vede k okamžitému vyřazení nabídky z posuzování. Stejně důležité je také používání standardní dokumentace ve formátu, který je požadován v zadávací dokumentaci. Standardní dokumenty k výběrovým řízením jsou v přílohách B – E Manuálu postupů (viz Kapitola 3).
25
KAPITOLA 3 Průběh výběrových řízení: standardní dokumenty a jejich zpracování
Postupy platné pro výběrová řízení se liší podle typu a hodnoty předmětné smlouvy. Každý postup vyžaduje použití standardní dokumentace, jejíž vzory jsou uvedeny v přílohách Manuálu postupů. Tato kapitola je připravena v podobě průvodce hlavními postupy používanými pro výběrová řízení na každý typ smlouvy. V rámci této kapitoly jsou uváděna důležitá upozornění a doporučení. Čtenář se také seznámí se zkušenostmi ostatních členských států a doporučeními, která z těchto zkušeností plynou pro české podnikatelské subjekty. POSTUPY PLATNÉ PRO VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ Postupy pro přidělení zakázky a jejich použití jsou stanoveny v závislosti na typu a výši smlouvy. Postupy určují povinnosti zadavatelů zakázky i zájemců o její přidělení. Hlavními postupy jsou následující: •
Otevřené zadávací řízení (Open Procedure), tzn. procedura otevřená za stejných podmínek všem zájemcům o účast, která spočívá v jednorázovém zveřejnění zadávací dokumentace a vypracování kompletní nabídky. Oznámení o výběrovém řízení je široce publikováno a každý zájemce může získat zadávací dokumentaci. Obdržené nabídky jsou poté posouzeny a je rozhodnuto o výherci. Otevřené řízení je podle hodnoty předmětné smlouvy oznamováno mezinárodně nebo lokálně22. V každém případě je však otevřeno subjektům ze všech oprávněných států.
•
Dvoukolové zadávací řízení (Restricted Procedure), tzn. zadavatel do samotného výběrového řízení pozve pouze omezený počet kandidátů. Tento proces sestává ze dvou fází. V první fázi je zveřejněno oznámení o výběrovém řízení, které obsahuje jen velmi stručný popis projektu a kritéria, která musí uchazeč splnit. Zájemci na základě těchto podmínek vyplní a zadavateli zašlou tzv. přihlášku na zakázku, která podává informace o jejich profesní, finanční a ekonomické způsobilosti a zkušenostech. Na základě obdržených přihlášek vytvoří zadavatel užší seznam kandidátů, kteří jsou vyzváni k účasti na samotném výběrovém řízení.
•
Zjednodušené zadávací řízení bez zveřejnění (Competitive Negotiated Procedure), tzn. zadavatel konzultuje kandidáty dle svého výběru a na základě
22
Oznámení o otevřeném zadávacím řízení je zveřejňováno v závislosti na očekávané hodnotě smlouvy mezinárodně, tzn. v Úředním věstníku ES a na internetu, nebo pouze místně, tzn. v zemi příjemce. V případě místního oznámení musí být publikováno v národním úředním věstníku; na internetu zveřejňuje EK pouze upozornění na toto zadávací řízení.
26
těchto konzultací stanoví smluvní podmínky. Vybrána je ekonomicky nejvýhodnější nabídka. •
Rámcová smlouva (Framework Contract) je uzavřena mezi zadavatelem a poskytovatelem služeb s cílem stanovení rámcových podmínek pro realizaci většího množství možných budoucích smluv malé hodnoty, tzn. do 200 000 EUR (viz tabulka níže).
Smlouva na PRÁCE
Smlouva na DODÁVKY Smlouva na SLUŽBY
Tabulka postupů používaných v rámci různých typů a hodnot smluv: ≥ 200 000 EUR
5 000 – 200 000 EUR
Rámcová smlouva Mezinárodní dvoukolové zadávací (příp. Zjednodušené řízení řízení bez zveřejnění)
≥ 150 000 EUR
≤ 5 000 EUR Výzva jednomu dodavateli zadávací
30 000 – 150 5 000 – 30 000 ≤ 5 000 EUR 000 EUR EUR
Místní otevřené Zjednodušené Mezinárodní otevřené Výzva jednomu zadávací řízení zadávací řízení zadávací řízení dodavateli bez zveřejnění
≥ 5 000 000 EUR
300 000 – 5 5 000 – 300 ≤ 5 000 EUR 000 000 EUR 000 EUR
Místní otevřené Zjednodušené Mezinárodní otevřené Výzva jednomu zadávací řízení zadávací řízení zadávací řízení dodavateli bez zveřejnění (příp. Mezinárodní zadávací dvoukolové řízení)
Z d r o j : Manuál postupů při zadávání veřejných zakázek financovaných ze společného rozpočtu ES v rámci aktivit vně Evropských společenství SMLOUVY NA SLUŽBY Služby se týkají využívání externího know-how a jsou většinou realizovány formou zpracování studií nebo poskytování dlouhodobější odborné pomoci (technical assistance). Smlouvy na zpracování studií zahrnují projektové studie, studie proveditelnosti, studie trhu, technické studie, hodnocení a audity.
27
Smlouvy na technickou pomoc zahrnují poradenství, řízení projektu nebo dohled nad ním a poskytování odborníků. V rámci programů zahraniční rozvojové spolupráce ES jsou smlouvy na služby nejčastější formou pomoci. Manuál postupů se procedurám platným pro výběrová řízení na služby věnuje v části 3 (str. 2 – 75), standardní vzory dokumentů jsou uvedeny v Přílohách B Manuálu postupů. Používané procedury zadávacích řízení se liší podle maximální výše smlouvy: •
≥ 200 000 EUR
Mezinárodní dvoukolové zadávací řízení
•
5 000 – 200 000 EUR řízení bez zveřejnění)
Rámcová smlouva (event. Zjednodušené zadávací
•
≤ 5 000 EUR
Výzva jednomu dodavateli
POSTUP V RÁMCI MEZINÁRODNÍHO DVOUKOLOVÉHO ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ Mezinárodní dvoukolové zadávací řízení se na první pohled může jevit jako poměrně administrativně náročné23. Veškeré pokyny pro zpracování dokumentů jsou nicméně velmi přehledně a jasně uvedeny v zadávací dokumentaci. 1. Zveřejnění individuálního oznámení o připravované veřejné zakázce na služby (Individual Service Contract Forecast - Příloha B2 Manuálu postupů) Oznámení o připravované veřejné zakázce slouží jako upozornění pro potenciální zájemce o účast. Obsahuje stručný popis předmětu, obsahu a hodnoty plánované zakázky. Je publikováno v Úředním věstníku Evropských společenství, na internetu a v jiných vhodných médiích (např. místní tisk, internetové stránky místní Delegace Evropské komise, internetové stránky zadavatele). Oznámení o připravované veřejné zakázce na služby musí být zveřejněno minimálně 30 dní před samotným vyhlášením veřejné zakázky. V této fázi je možné se zaměřit především na hledání možného partnera, který by měl zájem se výběrového řízení po jeho zveřejnění účastnit v konsorciu.
23
Smyslem dvoukolového zadávacího řízení je ušetřit žadatelům, kteří nesplňují základní kritéria a nebyli by schopni ve výběrovém řízení uspět, náklady a čas na přípravu úplné nabídky. V prvním kole vyplňují proto zájemci pouze stručný formulář, na jehož základě je vybrán omezený počet zájemců, kteří jsou poté vyzváni k předložení úplné nabídkové dokumentace.
28
V této fázi se nepodává žádná přihláška ani dokumentace!
Zveřejnění oznámení o připravované veřejné zakázce na služby nezavazuje zadavatele toto výběrové řízení skutečně vyhlásit. Individuální oznámení o připravované veřejné zakázce na služby je možné nalézt na internetové stránce EuropeAid ve vyhledávači výběrových řízení při zadání termínu
FORECAST.
Dále jsou uvedeny vzory některých dokumentů, které jsou používány ve výběrových řízeních. Vzory jsou uvedeny v originální, anglické verzi, ale byly doplněny o české komentáře: •
MODRÝ TEXT vkládá zadavatel
•
ČERVENÝ TEXT vkládá účastník výběrového řízení
29
Public document to be completed by the Contracting Authority Compulsory use for service tender procedures of EUR 200,000 or more
INDIVIDUAL SERVICE CONTRACT FORECAST
< region / stát > 1. Publication reference < referenční číslo projektu, které se používá po celou dobu průběhu výběrového řízení > 2. Procedure Restricted 3. Programme < název programu: Phare / Tacis / Cards / Ala / Meda / EDF/ jiný > 4. Financing < zdroj financování: Rozpočtová položka / Finanční dohoda / ostatní > 5. Contracting Authority •
EITHER < Evropská komise, ve prospěch země příjemce > (centralised tender procedures)
•
OR < zadavatel ze země příjemce > (decentralised tender procedures)
6. Nature of contract < druh smlouvy: založena na celkové ceně / založena na jednotkových cenách > 7. Contract description < stručný popis smlouvy na cca 5 řádků > 8. Indicative maximum budget [pro centralizované smlouvy rozpočet v: EUR nebo Pro decentralizované smlouvy rozpočet v: EUR / ] < maximální rozpočet > 9. Intended timing of publication < předpokládané datum zveřejnění Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > 10. Additional information < dle potřeby je zde uvedena jakákoliv doplňující informace týkající se veřejné zakázky > 11. Legal basis < nařízení či jiný nástroj, na jehož základě má být smlouva financována – viz příloha A2 Manuálu postupů > Remarks: There must be a minimum period of 30 calendar days between the publication of this contract forecast and the publication of the corresponding procurement notice. No applications or requests for information should be sent at this stage.
30
2. Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby (Service Procurement Notice Příloha B3 Manuálu postupů) Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby obsahuje již jasné, přesné a úplné vymezení předmětu smlouvy a obsahuje veškeré údaje, které zájemce potřebuje k posouzení své schopnosti účasti na výběrovém řízení a plnění zakázky. Je publikováno v Úředním věstníku Evropských společenství, na internetu a v jiných vhodných médiích. Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby obsahuje především kritéria výběru, na základě kterých bude zadavatel sestavovat užší seznam uchazečů, tzv. shortlist. Kritéria musí být úplná a konečná (není možné je během řízení měnit), jasná a jednoznačná (musí umožňovat předložení konkrétních důkazů o jejich splnění a jednoznačné posouzení jejich splnění). Kritéria se musí týkat pouze předmětu projektu a musí být přiměřená jeho tématu a hodnotě. Kritéria se dělí na odborná a finanční a jejich přesné nastavení závisí na konkrétním výběrovém řízení. Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby dále obsahuje informace o termínu podání přihlášky (min. 30 dnů po zveřejnění), uvádí adresu zadavatele, rozpočet, referenční číslo, informace o možnosti subdodávek, předpokládaný harmonogram výběrového řízení i projektu samotného, termín a způsob podání přihlášek. Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby je možné nalézt na internetové stránce EuropeAid ve vyhledávači výběrových řízení při zadání termínu OPEN.
K podání přihlášky je nutné použít standardní dokumentaci, na kterou oznámení odkazuje a jejíž vzor je uveden v přílohách B Manuálu postupů! Je nutné dbát na dodržení formálních požadavků. Jejich nesplnění vede k automatickému vyřazení nabídky! Přihláška – stejně jako samotná nabídka – se vždy podává v jazyce uvedeném v oznámení. V naprosté většině případů se jedná o angličtinu, pouze v některých zemích MEDA se používá francouzština a v některých zemích Latinské Ameriky španělština.
31
Public document to be completed by the Contracting Authority Compulsory use for service tender procedures of EUR 200,000 or more
SERVICE PROCUREMENT NOTICE 1. Publication reference < referenční číslo projektu, které se používá po celou dobu průběhu výběrového řízení > 2. Procedure Restricted 3. Programme < název programu: Phare / Tacis / Cards / Ala / Meda / EDF/ jiný > 4. Financing < zdroj financování: Rozpočtová položka / Finanční dohoda / ostatní > 5. Contracting Authority EITHER < Evropská komise, ve prospěch země příjemce > (centralised tender procedures) OR < příjemce > (decentralised tender procedures) CONTRACT SPECIFICATION 6. Nature of contract < druh smlouvy: založena na celkové ceně / založená na jednotkových cenách > 7. Contract description < stručný popis smlouvy na cca 5 řádků > 8. Numbers and titles of lots < v případě, že se smlouva skládá z dílčích dodávek, které jsou nasmlouvány odděleně, jsou zde uvedeny jejich čísla a názvy > 9. Maximum budget [pro centralizované smlouvy rozpočet v: EUR nebo Pro decentralizované smlouvy rozpočet v: EUR / ] < maximální rozpočet > 10. Scope for additional services < informace o možnosti dodatečných služeb souvisejících s kontraktem, které bude moci úspěšný uchazeč vykonávat > CONDITIONS OF PARTICIPATION 11. Eligibility Participation is open on equal terms to all natural and legal persons of the EU Member States, < seznam oprávněných zemí pro každý program je uveden v Příloze A2 manuálu postupů >.
12. Candidature
32
All eligible natural and legal persons (as per item 11 above) or groupings of such persons (consortia) may apply.
A consortium may be a permanent, legally-established grouping or a grouping which has been constituted informally for a specific tender procedure. All members of a consortium (ie, the leader and all other partners) are jointly and severally liable to the Contracting Authority. The participation of an ineligible natural or legal person (as per item 11) will result in the automatic exclusion of that person. In particular, if that ineligible person belongs to a consortium, the whole consortium will be excluded. 13. Number of applications No more than one application can be submitted by a natural or legal person (including legal persons within the same legal group), whatever the form of participation (as an individual legal entity or as leader or partner of a consortium submitting an application). In the event that a natural or legal person (including legal persons within the same legal group) submits more than one application, all applications in which that person (and legal persons within the same legal group) has participated will be excluded. 14. Shortlist alliances prohibited Any tenders received from tenderers comprising firms other than those mentioned in the short-listed application forms will be excluded from this restricted tender procedure. Shortlisted candidates may not form alliances or subcontract to each other for the contract in question. 15. Grounds for exclusion As part of the application form, candidates must submit a statement to the effect that they are not in any of the exclusion situations listed in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions (available from following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm). 16. Sub-contracting < informace o možnosti použití subdodávek při realizaci smlouvy; v případě umožnění subdodávek je zde specifikována maximální percentuálně vyjádřená část rozpočtu, která může být pokryta subdodávkami > 17. Number of candidates to be short-listed On the basis of the applications received, at least 4 and at most 8 candidates will be invited to submit detailed tenders for this contract. PROVISIONAL TIMETABLE 18. Provisional date of invitation to tender < předpokládané datum vyzvání k předložení nabídky > 19. Provisional commencement date of the contract < předpokládané datum zahájení plnění smlouvy > 20. Initial period of execution and possible extension of the contract < předpokládaná délka plnění smlouvy a údaje o možnosti prodloužení smlouvy >
33
SELECTION AND AWARD CRITERIA 21. Selection criteria The following selection criteria will be applied to candidates. In the case of applications submitted by a consortium, these selection criteria will be applied to the consortium as a whole: 1) Economic and financial standing of candidate [založeno na bodu 3 přihlášky na zakázku
na služby financovanou ze strany ES]
Zde jsou uvedena kritéria, která slouží k posouzení ekonomické a finanční kapacity uchazeče. Cílem je ověřit zda uchazeč (tzn. v případě předkládání přihlášky konsorciem firem, celé konsorcium): Nebude ekonomicky závislý na smlouvě v případě jejího udělení; a Je dostatečně finančně stabilní, aby byl schopen smlouvu plnit. Nastavení konkrétních kritérií se liší v každém výběrovém řízení; je závislé na charakteru a rozpočtu smlouvy. Příklady nastavení kritérií: Průměrný roční obrat uchazeče musí pětkrát překročit roční rozpočet smlouvy (tzn. maximální rozpočet uvedený v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby dělený počtem roků trvání smlouvy); a / nebo Průměrné hodnoty hotovostních prostředků a jejich ekvivalentů na začátku a na konci roku jsou pozitivní. Pro prokázání splnění kritérií slouží hodnoty uvedené v tabulce 3 ECONOMIC AND FINANCIAL STANDING standardní přihlášky. (a) < kritérium> (b) < kritérium> 2) Professional capacity of candidate [založeno na bodu 4 a 5 přihlášky na zakázku na služby
financovanou ze strany ES]
Cílem tohoto kritéria je zjistit, zda uchazeč (tzn. v případě předkládání přihlášky konsorciem firem, celé konsorcium): Má dostatečně trvalé zdroje pracovníků a odborné zázemí k tomu, aby byl schopný realizovat navrhovanou smlouvu Není zájemcem, který nemá skutečnou odbornou kvalifikaci v oblasti, jíž se smlouva týká, a který pouze vyhledává a navrhuje odborníky odpovídající popisu projektu Nastavení konkrétních kritérií se liší v každém výběrovém řízení; je závislé na charakteru a rozpočtu smlouvy. Příklady nastavení kritérií: Uchazeč má osvědčení o kvalifikaci, která odpovídá smlouvě < typ dokumentu>; Nejméně < číslo vyjadřující požadovaný počet > pracovníků pracuje v současné době pro zájemce v oblastech, ke kterým se vztahuje smlouva; Nejméně 20% všech pracovníků, kteří v tomto roce pracují pro zájemce v oblastech, které se vztahují k této smlouvě, jsou s ním v trvalém pracovním poměru. Pro prokázání splnění kritérií slouží hodnoty uvedené v tabulkách 4 STAFF RESOURCES a 5 FIELDS OF SPECIALISATION standardní přihlášky.
34
(a) (b) 3) Technical capacity of candidate [založeno na bodu 5 a 6 přihlášky na zakázku na služby
financovanou ze strany ES] Cílem tohoto kritéria je zjistit, zda zájemce (tzn. v případě předkládání přihlášky konsorciem firem, celé konsorcium): Má dostatečnou odbornou znalost a má dostatečné zkušenosti, aby byl schopný zrealizovat navrhovanou smlouvu Nastavení konkrétních kritérií se liší v každém výběrovém řízení; je závislé na charakteru a rozpočtu smlouvy. Příklady nastavení kritérií: Zájemce v posledních třech letech úspěšně pracoval nejméně na < uvést požadovaný počet projektů > s rozpočtem přinejmenším takovým, jaký je rozpočet navrhované smlouvy (a) (b) If more than 8 eligible candidates meet the above selection criteria, the relative strengths and weaknesses of the applications of these candidates must be reexamined to identify the eight best applications for the tender procedure. The only factors which will be taken into consideration during this re-examination are:
V případě, že výše uvedeným kritériím bude vyhovovat více než 8 zájemců, budou posuzovány slabé a silné stránky přihlášek; jediné faktory, které budou při tomto přezkoumání brány v úvahu, jsou: [příklady těchto kritérií jsou: zkušenosti se smlouvami financovanými z rozpočtu ES v rámci aktivit vně ES, preference mezinárodních konsorcií před individuálními zájemci, velikost a význam realizovaných mezinárodních projektů, atd] 1) 2) 22. Award criteria As specified in the tender dossier annexed to the letter of invitation to tender which will be sent to short-listed candidates. APPLICATION 23. Deadline for receipt of applications < čas a datum předložení přihlášky > Any application received after this deadline will not be considered. 24. Application format and details to be provided Applications must be submitted using the standard application form (available from the following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm), whose format and instructions must be strictly observed. Any application which does not observe these provisions will be automatically eliminated. Any additional documentation (brochure, letter, etc) sent with an application will not be taken into consideration. 25. How applications may be submitted
35
Applications must be submitted in English exclusively to the Contracting Authority: •
EITHER by recorded delivery (official postal service) to: (for decentralised tender procedures)
< adresa zadavatele >
OR (for centralised tender procedures)
< adresa Evropské komise >
•
OR hand delivered (including courier services) directly to the Contracting Authority in return for a signed and dated receipt to: (for decentralised tender procedures)
< adresa zadavatele >
OR (for centralised tender procedures) < adresa Evropské komise > The Contract title and the Publication reference (see item 1 above) must be clearly marked on the envelope containing the application and must always be mentioned in all subsequent correspondence with the Contracting Authority. Applications submitted by any other means will not be considered. 26. Operational language All written communications for this tender procedure and contract must be in English. 27. Additional information < další informace dle potřeby > 28. Date of publication of contract forecast < datum zveřejnění oznámení o připravované veřejné zakázce na služby > 28. Legal basis < nařízení nebo jiný nástroj, na jehož základě bude smlouva financována >
36
3. Přihláška na zakázku na služby financovanou ze strany ES (Application for ECFunded Service Contract - Příloha B4 Manuálu postupů) Přihláška na zakázku na služby je vyplňována zájemcem, popřípadě konsorciem zájemců. Veškeré v ní uvedené informace musí odpovídat pravdě, musí vycházet z instrukcí obsažených v této přihlášce a musí obsahovat informace, které jednoznačně dokáží splnění kritérií stanovených v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby. Přihláška se skládá ze dvou částí. Jejich rozdělení je podstatné především v případech, kdy přihlášku podává konsorcium více firem. První částí je přihláška samotná, která identifikuje zájemce a všechny partnery konsorcia, uvádí údaje o ekonomické a finanční situaci, lidských zdrojích, oblastech specializace a relevantních zkušenostech celého konsorcia. Druhou částí je Prohlášení každého partnera. Prohlášení obsahuje informace o ekonomické a finanční situaci a lidských zdrojích každého partnera. Podpisem prohlášení se dále každý partner zavazuje, že se na něj nevztahuje žádná ze situací, které by ho vylučovaly z účasti na zakázkách (viz oddíl 2.3.3. Manuálu postupů). Prohlášení se poskytuje na hlavičkovém papíře každého z partnerů a je zasíláno dle uvedených pokynů. Formát standardní přihlášky není možné měnit! Posuzovány jsou pouze údaje v přihlášce. K dalším zaslaným podpůrným materiálům není přihlíženo. Všechny údaje uvedené v přihlášce musí být pravdivé a ověřitelné! Je nutné dbát na splnění formálních požadavků. V případě jejich nesplnění nebude obsah přihlášky posuzován!
37
APPLICATION FOR EC-FUNDED SERVICE CONTRACT Procurement notice: < referenční číslo projektu, které je možné nalézt na Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > < název kontraktu z Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > < vložit čísla a názvy dílčích dodávek, pokud jsou uvedeny > One signed original application must be supplied (for each lot, if the tender procedure is divided into lots), together with three copies. The application must include a signed declaration using the annexed format from each legal entity making the application. All data included in this application must concern only the legal entity or entities making the application. Any additional documentation (brochure, letter, etc) sent with an application will not be taken into consideration. Applications being submitted by a consortium (ie, either a permanent, legally-established grouping or a grouping which has been constituted informally for a specific tender procedure) must follow the instructions applicable to the consortium leader and its partners. 1
SUBMITTED by [ie, the identity of the Candidate] Name(s) of legal entity or entities making this application
Nationality+
Leader*
Jméno vedoucího partnera
národnost
Partner 2*
Jméno dalšího partnera
národnost
Etc … *
Jméno dalšího partnera…
národnost…
*add / delete additional lines for consortium partners as appropriate. Note that a sub-contractor is not considered to be a consortium partner for the purposes of this application form. If this application is being submitted by an individual legal entity, the name of that legal entity should be entered as 'Leader' (and all other lines should be deleted). Any change in the identity of the Leader and/or any consortium partners between the deadline for receipt of applications indicated in the Procurement Notice and the award of the contract (other than for reasons of changes to the legal structure of the individual entities concerned) will result in the immediate exclusion of the Candidate from the tender procedure. +
Country in which the legal entity is registered
38
2
CONTACT PERSON (for this application)
Name
Jméno kontaktní osoby, nejlépe statutární zástupce firmy, která je vedoucím partnerem – v případě konsorcia firem
Organisation
Jméno firmy
Address
Adresa firmy
Telephone
Telefonní číslo
Fax
Fax
E-MAIL
E-mail
3
ECONOMIC AND FINANCIAL STANDING
< Do níže uvedené tabulky se dle instrukcí vyplňují údaje o finanční a ekonomické situaci
uchazeče, tzn. v případě konsorcia firem se jedná o souhrnné údaje za celé konsorcium. Údaje musí odpovídat kritériím k prokázání finanční a ekonomické kapacity stanoveným v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby. >
Please complete the following table of financial data* based on your annual accounts and your latest projections. If annual accounts are not yet available for this year or last year, please provide your latest estimates, clearly identifying estimated figures in italics. Figures in all columns must be on the same basis to allow a direct, year-on-year comparison to be made (or, if the basis has changed, an explanation of the change must be provided as a footnote to the table).
Financial data
Year before last
Last year This year Next year Average
€
€
Annual revenueβ, excluding this contract Cash and cash equivalentsβ at beginning of year Net cash from / (used in) operating, investing & financing activitiesβ excluding future contracts Net forecast cash from/ (used in) future contracts, excluding this contract
39
€
€
€
α
Cash and cash equivalentsβ at end of year [ie, the sum of the above three rows] * if this application is being submitted by a consortium, the data in the table above must be the sum of the data in the corresponding tables in the declarations provided by the consortium partners – see point 7 of this application form. α
Amounts entered in the 'Average' column must be the mathematical average of the amounts entered in the four preceding columns of the same row. β
Please refer to the International Accounting Standards (relevant extracts of which are included in the attached Declaration format) for definitions of the information required. 4
STAFF RESOURCES
< Do níže uvedené tabulky se dle instrukcí vyplňují údaje o lidských zdrojích uchazeče, tzn. v případě konsorcia firem se jedná o souhrnné údaje za celé konsorcium. Údaje musí odpovídat kritériím stanoveným v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby. > Please provide the following personnel statistics* for the current year and the two previous years.
Average manpower
Year before last Overall
Last year
This year
Total for Overall fields related to this contract ε
Total for Overall fields related to this contract ε
Total for fields related to this contract ε
%
%
%
Permanent staff φ
Other staff γ Total Permanent staff % as a proportion of total staff (%)
%
%
* if this application is being submitted by a consortium, the data in the table above must be the sum of the data in the corresponding tables in the declarations provided by the consortium partners – see point 7 of this application form. ε
corresponding to the relevant specialisms identified in point 5 below
φ
staff directly employed by the Candidate on a permanent basis (ie, under indefinite contracts)
γ
other staff not directly employed by the Candidate on a permanent basis (ie, under fixed-term contracts)
40
5
FIELDS OF SPECIALISATION
< Do níže uvedené tabulky se dle instrukcí vyplňují údaje o oblastech specializace uchazeče, tzn. v případě konsorcia firem se jedná o souhrnné údaje za celé konsorcium. Uváděné specializace by měly vycházet ze zkušeností získaných prostřednictvím referenčních projektů vyjmenovaných v části 6. EXPERIENCE této přihlášky. Uvedené specializace musí odpovídat kritériím k prokázání technické kapacity uvedeným v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby > Please use the table below whose objective is to indicate the relevant specialisms related to this contract of each legal entity making this application, by using the names of these specialisms as the row headings and the name of the legal entity as the column headings. Show the relevant specialism(s) of each legal entity by placing a tick (9) in the box corresponding to those specialisms in which the legal entity has significant experience. [Maximum 10 specialisms] Leader
Partner 2
Etc …ε
Partner 3
Relevant specialism 1 Relevant specialism 2 Etc …ε ε
add / delete additional lines and/or rows as appropriate. If this application is being submitted by an individual legal entity, the name of the legal entity should be entered as 'Leader' (and all other columns should be deleted)
EXPERIENCE údaje o zkušenostech v tematické oblasti.< Do níže uvedené tabulky se dle instrukcí vyplňují údaje o referenčních projektech, které musí odpovídat kritériím k prokázání technické kapacity uvedeným v Oznámení o vyhlášení veřejné zakázky na služby. Uváděné projekty musí svým zaměřením a výší rozpočtu dokázat schopnost uchazeče (celého konsorcia) realizovat smlouvu. >
6
Please complete a table using the format below to summarise the major relevant projects related to this contract carried out in the course of the past 3 years Ref # (maximum 15) Name of legal entity
Project title Country
…
…
Overall project value (EUR)
… Proportion carried out by legal entity (%)
…
…
No of staff provided
Name client
…
…
of
Origin funding
…
of
Dates (start/end)
Name of partners if any
…
…
Detailed description of project
Type of services provided
…
…
by the legal entity or entities making this application. The number of references to be provided must not exceed 15 for the entire application.
