Rol en positie van COBRA 2008 Visiedocument netwerk Communicatie Brandweer en Rampenbestrijding Februari 2007
Rol en positie van COBRA 2008 Visiedocument netwerk Communicatie Brandweer en Rampenbestrijding Leiden, 1 februari 2007 434217
Inhoudsopgave 1 Inleiding 1.1 Achtergrond en aanleiding 1.2 Veranderende brandweer 1.3 Visie op rol en positie van COBRA 2008 1.4 Proces van totstandkoming van het document 1.5 Opbouw van dit document
1 1 1 2 3 3
2 Huidige situatie COBRA 2.1 Wat goed gaat 2.2 Wat beter kan
4 4 4
3 Gewenste situatie 2008 3.1 Een volwaardig en professioneel netwerk 3.2 Brede inzetbaarheid
6 6 6
4 De vijf speerpunten van COBRA 4.1 Formuleren van een visie op communicatie voor de brandweer 4.2 Ontwikkeling van advisering op strategisch niveau 4.3 Optimaal inzetten van diverse professionals van COBRA 4.4 Behoud van netwerkfunctie voor de regionaal communicatieadviseurs 4.5 Uitbouw samenwerking met (keten)partners
8 8 8 8 9 9
5 Consequenties visie COBRA 5.1 Positionering en werkwijze COBRA 5.2 Beschikbaarheid in tijd 5.3 Financieel
10 10 11 11
1 Inleiding 1.1 Achtergrond en aanleiding COBRA staat voor Communicatie Brandweer en Rampenbestrijding en is het netwerk van de regionaal communicatieadviseurs van de brandweer. Dit netwerk bestaat inmiddels tien jaar. De communicatieadviseurs werken actief samen ten behoeve van de brandweer in Nederland. COBRA is een onderdeel van de ‘Programmaraad Strategie en Beleid’ van de Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding (NVBR). Gezien de vele en ingrijpende veranderingen bij de brandweer is er aanleiding voor COBRA om zich te bezinnen op haar rol en positie. Het kernteam (het ‘dagelijks bestuur’ van COBRA) heeft een aantal sessies gehouden gericht op de ontwikkeling van een visie op de (toekomstige) rol en positie van COBRA. Dit document geeft deze visie weer. De visie zal leidend zijn bij de verdere ontwikkeling van COBRA in de komende jaren. 1.2 Veranderende brandweer De vorming van de veiligheidsregio’s en de regionalisering van de brandweer vormen de concrete aanleiding voor de ‘herpositionering’ van COBRA. Beide ontwikkelingen vragen om een goede begeleiding in communicatieve zin, maar leiden ook tot een andere positionering van de brandweer, waardoor ook de rol van de communicatieadviseurs opnieuw bepaald moet worden. De brandweer ontwikkelt zich in een snel tempo tot een professionele organisatie op het gebied van fysieke veiligheid. In 2010 zal de brandweer in Nederland er anders uitzien dan in 2006. Belangrijke ontwikkelingen voor de brandweer zijn de vorming van de veiligheidsregio’s, de regionalisering van de brandweer, de ontwikkeling van een uniforme identiteit, de wens om het imago van de brandweer te verbreden (“we doen meer dan branden blussen”) en de ontwikkeling van leiderschap bij de brandweer. Daarnaast is sprake van interne vragen, zoals de positionering van de Raad van Regionaal Commandanten (RRC) en de ontwikkeling van de NVBR. De beoogde veranderingen krijgen pas echt gestalte als diegenen die met de veranderingen te maken krijgen weten wat er van hun verwacht wordt in de nieuwe situatie, zich daarbij betrokken voelen en bereid zijn daaraan mee te werken (draagvlak). Actieve en goede interne en externe communicatie is met andere woorden cruciaal voor het feitelijk realiseren van de veranderingen. Professionele communicatieadvisering en ondersteuning zijn in dit verband een vereiste. Geen uniform communicatiebeleid binnen de brandweer Op dit moment is er geen sprake van een landelijk en uniform communicatiebeleid; iedere brandweerregio heeft een eigen beleid en aanpak. Daardoor is de externe communicatie van de brandweer versnipperd. Om de herkenbaarheid van de brandweer te vergroten is een stevig en eenduidig communicatiebeleid nodig. Dat vraagt duidelijke keuzes over de rol en positionering van de communicatiefunctie. Landelijke samenwerking en afstemming in COBRA verband leiden bovendien tot een betere communicatiefunctie op regionaal niveau. Operationeel, maar ook strategisch In de afgelopen jaren heeft COBRA veelal op operationeel niveau gewerkt. De ontwikkeling van één landelijke huisstijl, diverse foldercampagnes, de organisatie van expertbijeenkomsten zijn successen die door COBRA gerealiseerd zijn. De actuele ontwikkelingen bij de brandweer en de vorming van de veiligheidsregio's vragen echter niet alleen om samenwerking en afstemming op operationeel niveau, maar juist ook op strategisch niveau. Dit vereist een meer strategische rol, positionering en taakinvulling van COBRA. 1.3 Visie op rol en positie van COBRA 2008 Dit rapport bevat de visie op de rol en positie van COBRA in 2008. Er is voor 2008 gekozen, omdat:
-
dat enerzijds ver weg is, waardoor er tijd is om de gewenste rol en positionering van COBRA te bereiken dat anderzijds zo dicht bij is dat concrete acties nodig zijn om de gewenste rol en positie ook echt te realiseren.
COBRA voert op dit moment op ad hoc basis en reactief taken uit. Op basis van vragen die komen van de RRC, van één of enkele van de betrokken brandweerregio’s, van het Ministerie van BZK of van één van de ketenpartners worden projecten opgepakt en uitgevoerd. Deze projecten hebben voornamelijk een operationeel karakter, variërend van het organiseren van bijeenkomsten tot en met het schrijven van folders en nieuwsbrieven.
COBRA in 2008 In 2008 werkt COBRA vanuit een heldere visie op communicatie. COBRA werkt proactief, volgt actuele ontwikkelingen en vertaalt deze in strategisch communicatiebeleid. In 2008 is COBRA een professionele partner voor de interne en externe communicatie van de brandweer. COBRA ondersteunt en adviseert de Raad van Regionaal Commandanten (RRC).
Realisatie van de beoogde rol en positie van COBRA: vijf speerpunten De gewenste professionalisering zal worden gerealiseerd door te werken aan vijf speerpunten, te weten: 1. het formuleren van een visie en beleid op communicatie voor de brandweer 2. het ontwikkelen van advisering op strategisch niveau 3. het optimaal inzetten van diverse professionals van COBRA 4. het behouden van netwerkfunctie voor de regionaal communicatieadviseurs 5. het uitbouwen van samenwerking met (keten)partners. Bij deze vijf speerpunten geldt uiteraard dat in de aanpak hiervan rekening wordt gehouden met de ontwikkeling en vorming van de veiligheidsregio. 1.4 Proces van totstandkoming van het document Dit document is opgesteld door het kernteam met ondersteuning van Twynstra Gudde. Het kernteam is op 20 juli en 11 augustus 2006 bijeen geweest. Op basis van de resultaten van die bijeenkomsten is dit concept visiedocument opgesteld. Het kernteam is verantwoordelijk voor de inhoud van het document. Op 15 augustus 2006 werden de beoogde rol en positie van COBRA door het kernteam besproken met Annelore Roelofs (directeur Brandweer en GHOR van het Ministerie van BZK). Op 31 augustus 2006 werd het document voor een commentaarronde aangeboden aan alle leden van COBRA. Op 18 januari 2007 is dit document in een themasessie van de RRC besproken. Op basis van de uitkomsten van dit overleg zal deze bijgestelde versie van het document in maart 2007 ter besluitvorming voorgelegd worden aan de RRC. 1.5 Opbouw van dit document Na dit inleidende hoofdstuk volgt in hoofdstuk 2 een nadere typering van de huidige situatie van COBRA. In hoofdstuk 3 volgt een uitwerking van de gewenste rol en positie van COBRA in 2008. In hoofdstuk 4 zijn de vijf benoemde speerpunten geconcretiseerd. Hoofdstuk 5 beschrijft de consequenties van de gewenste veranderingen in de rol en positie van COBRA.
2 Huidige situatie COBRA De huidige situatie van COBRA wordt getypeerd door een aanduiding van datgene wat goed gaat en door een beschrijving van punten die beter kunnen. 2.1 Wat goed gaat In de afgelopen 10 jaar heeft COBRA veel gedaan en gerealiseerd. COBRA heeft zich ontwikkeld tot een netwerk waarin kennis, kunde en ervaringen worden gedeeld en dat concrete producten oplevert. COBRA als netwerkorganisatie De leden van COBRA zijn te typeren als gedreven, enthousiast en welwillend. Zij zijn belast met communicatie in hun eigen regio en zijn bereid om kennis met elkaar te delen en ervaring uit te wisselen. Dit gaat in een goede sfeer en het is een prettig netwerk om deel van uit te maken. Veel producten In de afgelopen jaren heeft COBRA veel producten ontwikkeld. Het gaat om: - voorlichtingsproducten, zoals folderreeksen en voorlichtingsfilms - een bijdrage aan de uniforme huisstijl, zoals het beeldmerk, de correspondentieset, de striping van de brandweervoertuigen en het brandweeruniform - de samenwerking met de EO die heeft geleid tot de documentairereeks ‘De mens achter de brandweer’ - de organisatie van diverse bijeenkomsten gericht op verdere professionalisering (zoals de cursus ‘Realisatie communicatiebeleid’ in 2003) en uitwerking van diverse producten. Externe vertegenwoordiging De leden van COBRA vervullen met regelmaat een rol in diverse overleggen, werkgroepen en projectgroepen. De externe vertegenwoordiging, zoals de deelname aan de landelijke werkgroep VORAMP, maakt het mogelijk dat ‘brandweer Nederland’ deelneemt aan relevante discussies voor de brandweer. 2.2 Wat beter kan Het kernteam van COBRA heeft vastgesteld dat bij een aantal zaken op dit moment enige verbeterpunten zijn. Ad hoc karakter en reactief De werkzaamheden van COBRA hebben een ad hoc en reactief karakter. COBRA werkt niet vanuit een visie op communicatie en een communicatiebeleid. De communicatiefunctie wordt niet ingezet als ondersteunend managementinstrument waarmee strategische doelen kunnen worden bereikt. Vrijblijvend Deelname aan COBRA is vrijblijvend. De activiteiten voor COBRA staan vaak onder druk, omdat het werk voor de eigen regionale brandweerorganisatie vrijwel altijd voorgaat. Er is sprake van veel goede initiatieven, maar het ontbreekt aan mogelijkheden voor een zorgvuldige uitwerking en afronding van de verschillende initiatieven. Er is te weinig aandacht voor continuïteit in de deelname aan COBRA en de vertegenwoordiging vanuit COBRA in diverse externe gremia/projectgroepen. Kortom: deelname aan en werken voor COBRA is nogal vrijblijvend. Grote verschillen in organisatie en kwaliteit De organisatie en de kwaliteit van de communicatie verschillen sterk van regio tot regio. In sommige regio’s is er sprake van een professionele communicatieorganisatie bestaande uit een aantal formatieplaatsen. In andere regio’s wordt het werk van de communicatieadviseur ‘erbij gedaan’. Het niveau van de communicatieactiviteiten varieert sterk, van strategisch tot zeer operationeel. Ook de organisatorische inbedding van de communicatiefunctie verschilt per regio.
Nog geen volwaardige gesprekspartner COBRA is landelijk nog niet altijd een vanzelfsprekende gesprekspartner bij belangrijke veranderingen en communicatievraagstukken. COBRA wordt vaak laat en in sommige gevallen helemaal niet betrokken bij belangrijke ontwikkelingen. De brandweer laat daardoor mogelijkheden om zichzelf positief in beeld te brengen liggen. COBRA heeft zichzelf nog niet voldoende gepositioneerd binnen en buiten de brandweer.
3 Gewenste situatie 2008 Dit hoofdstuk bevat een beschrijving van de situatie die COBRA vanaf 2008 gerealiseerd wil hebben. 3.1 Een volwaardig en professioneel netwerk COBRA is in 2008 uitgegroeid tot een gewaardeerd netwerk van de NVBR en de RRC. Daarnaast is zij, namens de NVBR, communicatieadviseur voor het Ministerie van BZK en andere partners. COBRA biedt kwaliteit, goede advisering en ondersteuning op communicatiegebied. De professionaliteit van het netwerk zal in de komende jaren systematisch worden ontwikkeld. Benutten van diversiteit De leden van COBRA zijn professionals op communicatiegebied. De specifieke kennis en vaardigheden van de leden van COBRA worden benut voor de verschillende typen producten (van een operationele communicatieactie tot een strategisch communicatieadvies) die COBRA tot stand brengt. COBRA onderscheidt daarbij vier deelgebieden: - corporate communicatie - externe communicatie - interne communicatie - risico- en crisiscommunicatie. Bekend en bewezen De kwaliteit van de ondersteuning en advisering van COBRA is in 2008 zo goed dat de partners graag gebruik maken van de communicatiedeskundigheid van COBRA. Voor de partners is het duidelijk voor welk type vraagstukken COBRA wel of niet benaderd kan worden. Een heldere visie In 2008 heeft COBRA een heldere visie op communicatie voor de brandweer in Nederland. De leden van COBRA weten wat COBRA voor haar partners wil betekenen. Op basis van de visie op communicatie heeft COBRA haar doelen bepaald en worden deze gerealiseerd. 3.2 Brede inzetbaarheid In het licht van de veranderingen bij de brandweer is het van belang dat de communicatiefunctie bij de brandweer goed geregeld is. In 2008 adviseert COBRA de NVBR en de RRC niet alleen op operationeel, maar ook op strategisch niveau. Operationele werkzaamheden De huidige operationele rol van COBRA is in 2008 uitgewerkt in een werkplan (inclusief begroting) per deelgebied (corporate communicatie, externe communicatie, interne communicatie en risico- en crisiscommunicatie). De eenduidigheid in de operationele uitvoering leidt daarbij tot het ‘spreken met één stem’ door de brandweer in Nederland. Strategische advisering COBRA heeft in 2008 een ondersteunende en adviserende rol op strategisch niveau en op beleidsniveau voor de NVBR en de RRC. Daarnaast is COBRA een adviseur, namens de NVBR, voor het Ministerie van BZK en de andere ketenpartners. De strategische werkzaamheden van COBRA bestaan uit het opstellen van communicatiebeleid, het gevraagd en ongevraagd geven van communicatieadviezen, het ontwikkelen en uitwisselen van communicatieplannen en -modellen en het laten ontwikkelen van communicatiemiddelen. Hiertoe volgt COBRA de ontwikkeling van de brandweer en haar omgeving actief. Commitment van RRC COBRA kan haar operationele en strategische communicatierol alleen waarmaken als de RRC COBRA actief steunt in haar rol en positie. Commitment van de RRC is dus noodzakelijk om de ambities van COBRA te kunnen realiseren. Concreet betekent dit dat de regionaal commandanten hun communicatieadviseur voldoende in de gelegenheid stellen hieraan hun bijdrage te leveren.
4 De vijf speerpunten van COBRA In dit hoofdstuk zijn de eerder genoemde speerpunten van COBRA voor de komende jaren uitgewerkt. Door te werken aan deze speerpunten ontwikkelt COBRA zich tot een professioneel en volwaardig netwerk van de NVBR, dat zorgt voor een adequate communicatieadvisering en -ondersteuning van de brandweer. 4.1 Formuleren van een landelijke visie en beleid op communicatie voor de brandweer COBRA wil minder ad hoc en minder reactief werken. Dat vraagt enerzijds een heldere rol en positie van COBRA als netwerkorganisatie, anderzijds een duidelijke communicatievisie over de brandweer. Deze visie is in ontwikkeling. De leden van COBRA hebben hier ideeën over. De bestaande ideeën zullen worden geëxpliciteerd in een communicatievisie en -beleid. COBRA maakt daarbij onderscheid tussen de eerder genoemde deelgebieden (corporate communicatie, interne communicatie, externe communicatie en risico- en crisiscommunicatie). Per deelgebied wordt een concreet werkplan opgesteld dat de basis vormt voor de communicatieactiviteiten van COBRA tot 2008. 4.2 Ontwikkeling van advisering op strategisch niveau De brandweer ontwikkelt zich in een snel tempo. De in gang gezette veranderingen zullen in de komende jaren hun beslag moeten krijgen en tot de gewenste effecten gaan leiden. Advisering van de RRC over de strategische betekenis en mogelijkheden van communicatie is daarbij een belangrijk speerpunt voor COBRA. Om dit speerpunt inhoud en vorm te geven bundelt COBRA de bestaande expertise en ervaring met strategische communicatieadvisering. Tegelijkertijd zal COBRA door het geven van waardevolle adviezen moeten laten zien dat zij haar rol ook op strategisch niveau waarmaakt. 4.3 Optimaal inzetten van diverse professionals van COBRA De professionaliteit van COBRA wordt voor een groot deel bepaald door de kwaliteit en de beschikbaarheid van de leden. Beschikbaarheid en enthousiasme zijn de voorwaarden om aan een project te beginnen. Een professioneel netwerk COBRA komt alleen tot stand als actief wordt gestuurd op de inzet van de juiste kwaliteiten voor de verschillende producten. De specifieke kwaliteiten en talenten van de COBRA-leden moeten beter benut en verder ontwikkeld worden. Behalve kwaliteit dient elke regio tijd beschikbaar te stellen van zijn afdeling communicatie om de beoogde doelen te realiseren. 4.4 Behoud van netwerkfunctie voor de regionaal communicatieadviseurs COBRA is bij uitstek een netwerkorganisatie met de voor- en nadelen die daarbij horen. Voordelen zijn dat kennis wordt gedeeld, ervaring wordt uitgewisseld, dat de communicatieadviseurs elkaar goed kennen, dat uniforme communicatieproducten van de brandweer tot stand komen en dat het ‘merk’ brandweer op een professionele manier wordt gecommuniceerd. In de afgelopen 10 jaar heeft de netwerkfunctie van COBRA duidelijke resultaten opgeleverd en een waardevolle betekenis gehad voor de brandweer. De netwerkfunctie moet worden behouden en waar mogelijk verder worden versterkt. Niet alleen ten behoeve van de regionale brandweerorganisaties, maar ook ten faveure van de Nederlandse brandweer als geheel. 4.5 Uitbouw samenwerking met (keten)partners De brandweer ontwikkelt zich tot een brede hulpverleningsdienst, die namens de NVBR, nauw samenwerkt met ketenpartners, zoals politie, GHOR, gemeenten, waterschappen, hoogheemraadschappen, defensie en andere partners (Ministerie van BZK, de Stichting Consument en Veiligheid en de Stichting Brandpreventieweek). COBRA werkt hier nu al mee samen. Die samenwerking zal in de komende jaren worden uitgebreid, zodat de communicatie van de brandweer met het publiek versterkt wordt. Veiligheidsregio
Voor alle speerpunten geldt dat deze worden gerealiseerd met een open oog en oor voor de ontwikkeling naar en de vorming van de veiligheidsregio waarin de brandweer een essentiële rol speelt.
5 Consequenties visie COBRA De vijf speerpunten van COBRA kunnen alleen worden gerealiseerd als aan een aantal voorwaarden is voldaan. In dit hoofdstuk zijn die voorwaarden aangeduid. 5.1 Positionering en werkwijze COBRA Op dit moment valt COBRA onder de agendacommissie van de Programmaraad Strategie en Beleid van de NVBR. Gezien het belang van communicatie voor de ontwikkeling van de brandweer is een professionelere advisering van de RRC wenselijk. In de huidige situatie staat COBRA op een zekere afstand van de discussies in de RRC. Om de koppeling met de RRC te versterken stelt COBRA voor dat: - de voorzitter van COBRA is voor de komende periode een regionaal commandant is - voorstellen en plannen van de RRC voorzien dienen te worden van een communicatieparagraaf (vergelijkbaar met een financiële paragraaf) - de RRC bij belangrijke onderwerpen een communicatieadvies van COBRA vraagt - het kernteam COBRA standaard (via MijnNVBR) de agenda van de RRC ontvangt en de RRC (gevraagd en ongevraagd) adviseert. COBRA brengt haar adviezen uit via de voorzitter van COBRA. COBRA als netwerk van regionaal communicatieadviseurs Op dit moment nemen bijna alle regio’s deel aan COBRA. Daarbij bestaan grote verschillen in de mate van betrokkenheid en bereidheid c.q. mogelijkheden om een actieve deelname aan communicatieprojecten te leveren. Het is vaak hetzelfde groepje leden van COBRA dat ervoor zorgt dat de activiteiten en projecten worden uitgevoerd. De realisatie van de speerpunten van COBRA vraagt een actieve deelname van alle regio’s. Iedere regio zal ervoor moeten zorgen dat één communicatieadviseur actief deelneemt aan COBRA ten behoeve van de brandweer als geheel. Interne werkwijze COBRA Per deelgebied wordt een werkplan opgesteld en een werkgroep ingesteld. De werkgroepen worden geleid door een lid van het kernteam. De werkgroepen zijn belast met de feitelijke uitvoering van de geplande communicatieactiviteiten. De voorzitters van de werkgroepen zorgen in het kernteam voor afstemming. Per juni 2006 gerealiseerd. 5.2 Beschikbaarheid in tijd Beschikbaarheid van een regionaal communicatieadviseur voor COBRA is een voorwaarde voor het realiseren van de speerpunten en het uitvoeren van de geplande communicatieactiviteiten. Een eerste raming van de beschikbaarheid in uren leidt tot het volgende beeld: - 100 uur op jaarbasis per regionaal communicatieadviseur - 250 uur op jaarbasis voor de leden van het kernteam COBRA. In deze raming zijn nog geen uren opgenomen voor opleiding en training van de communicatieadviseurs in het kader van het professionaliseringstraject. 5.3 Financieel In kaart brengen financiële consequenties COBRA zal op basis van de werkplannen per deelgebied een jaarbegroting opstellen die, na goedkeuring door de RRC, zal worden vastgesteld door de NVBR. Mogelijke subsidie Voor concrete communicatieprojecten zal COBRA projectvoorstellen opstellen, die ook voorzien worden van een kostenraming. Voor dergelijke projecten zal waar mogelijk subsidie (bij het Ministerie van BZK of andere instellingen) worden aangevraagd.
