Onderzoeksrapport De rol, positie en beloning van contractmanagers

Onderzoeksrapport De rol, positie en beloning van contractmanagers Juli 2015

Titel: De rol, positie en beloning van contractmanagers Auteur: Gert-Jan Vlasveld, Senior Partner, CM Partners BV Uitgave: juli 2015 Uitgegeven door: CM Partners BV Panweg 63 3705 GC Zeist 0852 100 531 E-mail: [email protected] www.cmpartners.nl

ISBN / EAN: 978-90-816672-2-7

Het copyright is in bezit van CM Partners. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel deze uitgave met de grootste zorgvuldigheid is samengesteld, aanvaarden auteur(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze uitgave.

De rol positie en beloning van contractmanagers, 2015 © CM Partners BV - Panweg 63 - 3705 GC Zeist - 0852 10 05 31 - www.cmpartners.nl

pag 2

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ............................................................................................... 4

2.

Het onderzoek...................................................................................... 5

3.

Samenvatting: het profiel van een contractmanager.......................... 6

4.

Achtergrond van de contractmanager ................................................ 7 4.1 Demografie ............................................................................................. 7 4.2 Werkervaring als contractmanager ........................................................ 9 4.3 Beroepsverenigingen ............................................................................ 10

5.

Werkomgeving ................................................................................... 12 5.1 Opdrachtgever of leverancier? ............................................................. 12 5.2 Werkzaam in ? ...................................................................................... 12 5.3 Totale inkoopvolume / verkoopvolume ............................................... 13

6. Activiteiten en verantwoordelijkheden ..................................................... 14 6.1 Belangrijkste activiteiten ...................................................................... 14 6.2 Samenwerking met contracteigenaar .................................................. 15 6.2.1 Is er een contracteigenaar? ........................................................... 15 6.2.2 Frequentie contact ......................................................................... 15 6.2.3 Rapportage aan contracteigenaar ................................................. 17 6.2.4 Mandaat ......................................................................................... 17 6.3 Contracten en hun waarde ................................................................... 19 6.4 Effectiviteit en efficiëntie ..................................................................... 21 6.5 Samenwerking met andere rollen ........................................................ 22 7. Systemen .................................................................................................... 25 8. Contractmanagement binnen de organisatie ............................................ 29 9. Beloning ..................................................................................................... 35 9.1 Vast jaarinkomen .................................................................................. 35 9.2 Bonus .................................................................................................... 35 9.3 Totaalbeeld beloning ............................................................................ 38 Bijlage A: vragenlijst ....................................................................................... 39


pag 3

1. Inleiding Het vakgebied contractmanagement staat niet stil. Integendeel, het is sterk in ontwikkeling. CM Partners signaleerde in de markt dan ook naarstige behoefte naar informatie over deze ontwikkelingen. Daarom houdt CM Partners nauwlettend de trends en ontwikkelingen rondom het managen van contracten in de gaten, onder andere door onderzoek te doen naar de rol, positie en beloning van contractmanagers in Nederland. In 2012 werd dit onderzoek voor het eerst uitgevoerd, waarvan het onderzoeksrapport tijdens de vierde Nationale Contractmanagement Conferentie in 2013 werd gepresenteerd. Voor het tweede onderzoek is als basis dezelfde vragenlijst gehanteerd als in het eerste onderzoek. Naar aanleiding van feedback zijn er enkele vragen toegevoegd over het gebruik van systemen. Het onderzoek De rol, positie en beloning van contractmanagers in Nederland 2015 is uitgevoerd in het najaar van 2014. Met dit rapport presenteren we u de resultaten hiervan. Daar waar relevant bevat het vergelijkingen met het eerste onderzoek. De indeling van het rapport volgt de indeling van de vragenlijst. CM Partners is voornemens om dit onderzoek over twee jaar opnieuw uit te voeren. We bedanken alle respondenten hartelijk voor hun bijdrage aan dit onderzoek. Voor vragen over de rapportage kunt u zich wenden tot: Gert-Jan Vlasveld, CM Partners, Panweg 63, Zeist, 0852 100 531.


pag 4

2. Het onderzoek Dit tweede onderzoek naar de rol, positie en beloning van contractmanagers in Nederland is uitgevoerd in de periode september tot en met november 2014. Het onderzoek is uitgevoerd in de vorm van een online vragenlijst die anoniem ingevuld kon worden. De vragenlijst bestond uit zowel open als gesloten vragen. De vragenlijst is opgenomen in bijlage A. In totaal hebben 89 personen de enquête ingevuld. Dit is hetzelfde aantal respondenten als in het eerste onderzoek. Vragen over inkomensgegevens, die optioneel waren opgenomen in de lijst, zijn door 49 respondenten ingevuld (in 2013 waren dit 50 respondenten). In de periode december tot en met mei 2015 hebben we de ingevulde enquêtegegevens geanalyseerd en de resultaten in dit rapport opgenomen. Waar in deze uitgave de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt, wordt ook nadrukkelijk de vrouwelijke vorm bedoeld. We schrijven ‘nadrukkelijk’, omdat we menen dat uit het onderzoek afgeleid kan worden dat steeds meer vrouwen zich in het vakgebied van contractmanagement begeven.


pag 5

3. Samenvatting: het profiel van een contractmanager Een man van 48 jaar met een hbo-opleiding en totaal 23 jaar werkervaring toont overtuigd zijn visitekaartje met de functieomschrijving ‘contractmanager’. De man is in loondienst met een vast jaarinkomen van € 70.000 en net niet bonusgerechtigd. Dat vindt hij natuurlijk best jammer, want zijn vakgenoten die dat wel zijn krijgen jaarlijks een bonus van gemiddeld € 7.500. Eigenlijk vindt hij zijn beloning dan ook iets te laag in verhouding tot de zwaarte van zijn functie als contractmanager aan de opdrachtgeverskant. Zijn ervaring in contractmanagement (6 jaar) heeft hij opgedaan met een 38-urige werkweek, waarvan hij 27 uur aan contractmanagement besteedt. Hij houdt zich aangaande dit vakgebied met name bezig met prestatiemonitoring, relatiemanagement, financiën en contractbeheer. Naar het rekenkundig gemiddelde gekeken, managet een contractmanager gemiddeld 21 miljoen aan contractwaarde. Echter, deze contractmanager managet – net als de meeste vakgenoten – een contractwaarde van zo’n vijf miljoen verdeeld over ongeveer vijf contracten. Hij weet dat er contractmanagers zijn die gemiddeld 60 contracten managen, maar dat weerspiegelt volgens hem niet de dagelijkse praktijk van de meerderheid in het contractmanagement veld. Met de contracteigenaren heeft hij een goede interactie. Desondanks kent de contracteigenaar hem helaas weinig mandaat toe. Geeft dat hem onvoldoende bevoegdheden om zijn werk uit te voeren? Nee, de contractmanager heeft nog wel enkele wensen op zijn lijstje staan die met name te maken hebben met de financiële bevoegdheden in relatie tot het contract. Gelukkig is de samenwerking met de project- of servicemanager en de contractmanager van de andere contractpartij over het algemeen goed te noemen. Voor de administratieve kant van zijn werk maakt hij gebruik van systemen, alhoewel het de vraag is of je een gedeelde harde schijf of een Excelbestand een systeem kunt noemen. De contractmanager verwacht binnen vijf jaar een andere functie te hebben maar dan nog steeds in enigerlei vorm iets met managen van contracten te maken te hebben.


pag 6

4. Achtergrond van de contractmanager In dit hoofdstuk zijn de resultaten weergegeven op de vragen die te maken hebben met leeftijd, sekse, opleiding, enzovoort.

4.1 Demografie Geslacht – Figuur 1 laat zien dat de meeste respondenten (73% ) man zijn. Dit vertoont een lichte verschuiving ten opzicht van het vorige onderzoek, toen was nog 84% man.

Man Vrouw

Figuur 1

aantallen

Leeftijd – In figuur 2 zien we een kleine verschuiving in de leeftijd van de respondenten: de laagste leeftijd is gedaald (van 28 naar 24) en de hoogste leeftijd is gestegen (van 66 naar 74). De gemiddelde leeftijd is 47 jaar en daarmee iets lager dan de gemiddelde leeftijd van 48 van het onderzoek uit 2013. Het grootste deel van de respondenten heeft dus een leeftijd waarop je enige jaren ervaring hebt opgedaan. 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

20

25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 Meer Leeftijdsinterval (aantallen in de leeftijd tot en met ..)

Figuur 2


pag 7

Werkervaring - De vorm van het frequentieoverzicht van het aantal jaren werkervaring vertoont, zoals verwacht, een grote overeenkomst met het frequentieoverzicht van de leeftijden. Opvallend is de aanwezigheid van twee respondenten in het eerste interval (0-5). Aantal Jaren werkervaring

Frequentie

20

15 10

5 0 5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Interval (t/m)

Figuur 3

Opleidingsniveau – Figuur 4 laat zien dat bijna twee derde van de contractmanagers een hbo-opleiding heeft. Opleidingsniveau 70% 60% 50% 40% 30% 20%

10% 0% VWO

MBO

HBO

Academisch

Figuur 4

Arbeidsrelatie – Figuur 5 laat een verdeling zien van de arbeidsrelaties. Deze verdeling verschilt nauwelijks met die van het onderzoek uit 2013. Het aandeel contractmanagers dat in loondienst is staat in beide onderzoeken op 88%.

Loondienst (88%) Ingehuurd als zelfstandige (10%) Gedetacheerd (2%)

Figuur 5


pag 8

Dit beeld komt overeen met wat de consultants van CM Partners horen van de organisaties die contractmanagement ingericht hebben. De beargumentering is veelal als volgt: “Vanwege de kennis van onze business en de continuïteit van het contractmanagement binnen onze organisatie, vinden we het belangrijk om eigen mensen in te zetten”.

4.2 Werkervaring als contractmanager Het aantal respondenten dat meer dan tien jaar ervaring als contractmanager heeft ligt in dit onderzoek iets lager dan in het onderzoek van 2013. Toen lag er een duidelijke piek bij het aantal respondenten dat vier jaar werkervaring als contractmanager heeft. Bij de respondenten van dit onderzoek ligt de werkervaring veel meer verdeeld. Jaren werkervaring als contractmanager 14 12 Frequentie

10 8 6 4 2

20

Meer

19

18

17

16

15

14

13

12

11

9

10

8

7

6

5

4

3

2

1

0

Figuur 6

Onderbreking in contractmanagement - Naast het totaal aantal jaren werkervaring als contractmanager hebben we ook gemeten wat het aantal tussenliggende jaren zonder contractmanagementactiviteiten waren. Figuur 7 laat zien dat de meeste respondenten vanaf hun eerste contractmanagement activiteiten bij voortduring met dit vakgebied bezig zijn geweest. Een grote minderheid heeft echter vele tussenliggende jaren gehad waarin men niet met contractmanagement bezig was. Tussenliggende jaren zonder CM 70 60

Frequentie

50 40 30 20 10 0

Figuur 7


pag 9

Aanstelling - Hoeveel uur in de week werken de respondenten? Een aanstelling van 32 tot en met 40 uur komt bijzonder veel voor. Slechts in 5% van de gevallen is er sprake van een aanstelling met minder uren.

Aanstelling (uren/week) Frequentie

60 40

20 0 4

8

12

16

20

24

28

32

36

40 Meer

Figuur 8

Deeltijdfactor – Een parttime aanstelling als contractmanager behoort dus wel degelijk tot de mogelijkheden, zoals ook figuur 9 laat zien. We hebben namelijk geïnventariseerd hoeveel uur van de aanstelling aan contractmanagement activiteiten wordt besteed. Bijna de helft van de respondenten werkt zijn volledige aanstelling als contractmanager. Dat is nagenoeg gelijk aan het onderzoek uit 2013. Zoals de grafiek (figuur 9) laat zien, gaven twee respondenten zelfs aan meer uren als contractmanager te werken dan hun aanstelling groot is. We interpreteren dit als een kwinkslag. Deeltijdfactor voor CM taken

Frequentie

50 40

30 20 10

0 0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

0,8

0,9

0,99

1

Meer

Interval (t/m)

Figuur 9

Bovenstaande resultaten geven aan dat méér dan de helft van de respondenten naast de contractmanagement taken nog andere taken heeft. Contractmanagement neemt vaak wel het grootste deel van de tijd in beslag.

4.3 Beroepsverenigingen Is de contractmanager een ‘lone ranger’ die zich puur focust op zijn eigen werk? Of zoekt hij ook contact met vakgenoten? Het aantal respondenten dat lid is van een


pag 10

beroepsvereniging, is bijna 40%. Dat is lager dan in onderzoek uit 2013; toen was nog 47% lid van een beroepsvereniging. 10% van de respondenten is zelfs lid van meerdere beroepsverenigingen (8% in 2013). Dit percentage organisatiegraad is hoog in vergelijking met de inschatting die bijvoorbeeld de NBCM maakt onder de contractmanagers in Nederland. Omdat dit onderzoek binnen de bovenstaande verenigingen gepromoot is ten behoeve van respondenten, is het mogelijk dat dit een vertekend beeld heeft gegeven.

NBCM 14,6% IACCM 1,1% NEVI 13,5% NBCM+IACCM 2,2% NBCM+NEVI 6,7%

NBCM+IACCM+NEVI 1,1% Geen 60,7%

Figuur 10


pag 11

5. Werkomgeving In welke omgeving zijn contractmanagers werkzaam? Zijn ze contractmanager aan de opdrachtgeverskant of juist aan de kant van de leverancier. In welke branche zijn ze werkzaam?

5.1 Opdrachtgever of leverancier? Het aandeel respondenten dat aan de opdrachtgeverskant werkzaam is, viel in dit onderzoek beduidend hoger uit dan in voorgaand onderzoek. Momenteel werkt 86% aan de opdrachtgeverskant (68% in 2013).

Opdrachtgever 86% Leverancier 14%

Figuur 11

5.2 Werkzaam in ? De deelnemende contractmanagers zijn actief in veel verschillende branches. Er is een opvallend grote vertegenwoordiging uit de branche voor financiële instellingen.

werkzaam in branche

Bouwnijverheid Cultuur, sport en recreatie Financiële instellingen Gezondheidszorg en welzijnszorg Industrie Informatie en communicatie Onderwijs

Openbaar bestuur, overheidsdiensten en verplichte sociale verzekeringen Overige dienstverlening Vervoer en opslag

Figuur 12


pag 12

5.3 Totale inkoopvolume / verkoopvolume Als we kijken naar het totale inkoopvolume c.q. verkoopvolume van de organisatie waarvoor respondenten werken, valt op dat het merendeel organisaties betreft met grote volumes contracten. Contractmanagers blijken vaker werkzaam te zijn bij grotere organisaties. Dit komt overeen met wat wij bij CM Partners constateren in de markt: kleinere organisaties lijken nog achter te blijven op het gebied van contractmanagement.

Totaal inkoop-/verkoopvolume (M€) 10

Frequentie

8

6 4

Frequentie

2

0

Figuur 13


pag 13

6. Activiteiten en verantwoordelijkheden In dit hoofdstuk duiken we in de kernaspecten van contractmanagement. Aan bod komen de activiteiten van de contractmanager en de relaties met andere functionarissen in zijn directe omgeving.

6.1 Belangrijkste activiteiten Wat zijn nu de belangrijkste activiteiten van de contractmanager? De antwoorden van de respondenten in dit onderzoek resulteren in de volgende ranglijst: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Prestatiemonitoring (-) Relatiemanagement (-) Contractbeheer (+1) Wijzigingen, verlenging en contractvernieuwing ( +1) Financiën (-2) Managen van gebruikers (nieuw) Risico- en issuemanagement (-1)

Het verschil van rangorde met het onderzoek uit 2013 is tussen haakjes aangegeven. De onderwerpen zijn min of meer gelijk gebleven. In de lijst staat slechts één nieuwkomer: het managen van de gebruiker. Soms wordt in de business beargumenteerd dat het managen van de gebruiker onder risicomanagement valt, waardoor er eigenlijk helemaal geen nieuw element bij zit. We laten de interpretatie hiervan over aan de ervaringen van de lezer. Wat opvalt, is dat ‘Financiën’ twee plaatsen gezakt is ten gunste van ‘Contractbeheer’ en ‘Wijzigingen, verlenging en contractvernieuwing ‘. Is dit een teken dat de huidige crisis ten einde begint te lopen, waardoor andere zaken dan financiën meer onder de aandacht komen? Of is er minder aandacht nodig voor financiën omdat er meer focus is op contractbeheer, wijzigingen, verlengingen en vernieuwingen’? Het antwoord op deze vraag is niet te geven zonder verder onderzoek. Wat we wel kunnen bevestigen is dat wij zien dat binnen organisaties inderdaad veel aandacht is voor het vastleggen van contractgegevens. Dat wordt ook nog eens gevoed door een groot aanbod van systemen.


pag 14

Niettemin staan ‘Prestatiemonitoring’ en ‘Relatiemanagement’ onveranderd bovenaan. In onze visie terecht, aangezien dit de twee kernactiviteiten van de contractmanager behoren te zijn.

6.2 Samenwerking met contracteigenaar Als contractmanager ben je nauw verbonden met de contracteigenaar. Als het goed is, ben je als contractmanager immers benoemd door de contracteigenaar. Wanneer dat door iemand anders gebeurd is, zou de contracteigenaar op zijn minst in je aanstelling toegestemd moeten hebben. Maar hoe is de realiteit? Is de contracteigenaar bekend en hoe is de interactie?

6.2.1 Is er een contracteigenaar?

Natuurlijk heeft ieder contract een contracteigenaar, alleen blijkt het niet altijd duidelijk te zijn wie die contracteigenaar nu is. Bij 61% van de respondenten de contracteigenaar voor alle contracten bekend is en bij nog eens 31% voor het grootste gedeelte van de contracten. Een hoge mate van onduidelijkheid rondom de contracteigenaar is er slechts bij 9% van de deelnemende contractmanagers. Dat is een verbetering ten opzichte van het voorgaande onderzoek, toen dit nog 16% was. Figuur 14 schetst de verdeling van de mate waarin contracteigenaren bekend zijn binnen organisaties. Contracteigenaar bekend? Ja, voor alle contracten Voor een groot gedeelte Voor ongeveer de helft Voor een klein gedeelte Nee, voor geen enkel contract

Figuur 14

6.2.2 Frequentie contact

Contact – Voor het succesvol managen van een contract is het van belang om als contractmanager regelmatig contact met de contracteigenaar te hebben. Immers de contractmanager geeft uitvoering aan de ‘accountability’ die de contract-


pag 15

eigenaar voor het contract heeft. Dit kan uiteraard alleen als de contracteigenaar bekend is. Van de respondenten heeft 69% minimaal één keer per maand contact met de contracteigenaar. Sommige contractmanagers dus regelmatiger. Nog eens 21% heeft één keer per kwartaal contact. Figuur 15 schetst de verdeling van de mate waarin contractmanagers contact hebben met de eigenaar. Hoe vaak contact met CE? Dagelijks Een keer per week Een keer per maand Een keer per kwartaal Een keer per half jaar Een keer per jaar Geen contact met de contracteigenaar

Figuur 15

Interactie - Niet ieder contract behoeft evenveel interactie met de contracteigenaar. De beste persoon om dat te beoordelen is de contractmanager zelf. Bijna 80% van de respondenten vindt dat er voldoende interactie met de contracteigenaar is. Dat betekent dat dit in twee jaar tijd onveranderd is gebleven, ook in 2013 gaf 80% van de respondenten dit antwoord.

Voldoende interactie?

Ja Nee

Figuur 16


pag 16

6.2.3 Rapportage aan contracteigenaar

Als onderdeel van het contact tussen contractmanager en contracteigenaar zou het rapporteren. We hebben gevraagd of en hoe dat in werkelijkheid gebeurt. De resultaten zijn als volgt:

vastgelegd format geen vastgelegd format

ra p p o rte re n regelmatig niet regelmatig 21 1 18 11 39 12

niet 5 5

Tabel 1

Het aantal respondenten dat regelmatig en in een vastgelegd format rapporteert is wel het hoogst, echter toch nog maar een krappe 40% van het totaal.

6.2.4 Mandaat

Wat is het bedrag contractmanagers zelfstandig, dus zonder overleg met de contracteigenaar, mogen beslissen? Samengevat luidt het antwoord dat de meeste contractmanagers geen mandaat hebben. Dat wil zeggen, dat het bedrag waarover zij zelf kunnen beslissen nul euro is. Het beeld is overeenkomstig met het voorgaande onderzoek in 2013. De aantallen respondenten in de overige intervallen is zeer klein ten opzichte van het aantal in het interval nul. Daartegenover staat dat de bedragen waarover zij zelfstandig mogen beslissen niet gering zijn.

Mandaat Frequentie

40 30 20

Frequentie

10 0 0

10000

50000

100000

Meer

Figuur 17


pag 17

Bevoegdheden - Tevens hebben we de respondenten gevraagd naar hun bevoegdheden. Beschikken zij over voldoende bevoegdheden? Wat er anders zou kunnen? Twee derde geeft aan over voldoende bevoegdheden te beschikken (figuur 18).

Voldoende bevoegdheden?

Ja (67%) Nee (33%)

Figuur 18

Welke bevoegdheden worden gemist? De onderstaande punten in tabel 2 worden door de deelnemend contractmanagers genoemd. Opvallend is, dat veel aspecten betrekking hebben op de financiële positie van het contract.               

Aansturing Legal Ondertekening kleine contractaanpassingen Als externe is het mandaat af en toe onvoldoende Budget Erkenning (!) Financiële bevoegdheden Financiële bevoegdheden hiërarchische bevoegdheden Financiële bevoegdheid Geen autorisatie om bijvoorbeeld als omvang =< 25 KEUR, zelf facturen kunnen crediteren, inkoop van goederen Geen tekenbevoegdheid, geen prestatieverklaring afgeven. Gespecificeerd mandaat Mandaat Mandaat. Noodzaak om ingezet te worden is er niet altijd. Mandaat en verantwoordelijkheid Mandaat om te onderhandelen en of te schikken bij kwesties Mandaat om zelfstandig besluiten te kunnen nemen over kleine aanpassingen aan overeenkomsten of offertes onder bestaande


pag 18

overeenkomsten. Mandaat om zelfstandig beheer te kunnen doen over vastgelegde contracten in de contractmanagementmodule in eSize, met als gevolg dubbele administratie en opslag.  Mandaat voor het nemen van financiële beslissingen.  Recht om proces zelfstandig in te richten. Tabel 2

6.3 Contracten en hun waarde De vraag in het onderzoek luidde: wat is de totale contractwaarde die u momenteel managet? Niet ieder contractmanager besteedt echter evenveel tijd aan het managen van contracten. Om de resultaten met elkaar te kunnen vergelijken, hebben we alle antwoorden omgerekend naar 40 uur (fulltime contractmanager). De gemanagede contractwaarde varieerde net onder de 5 miljoen euro tot aan meer dan 800 miljoen. Contractwaarden tot 20 miljoen waren het meest voorkomend.

Frequentie Cumulatief %

800

0,00% 300

0 150

20,00% 95

2 85

40,00%

75

4

65

60,00%

55

6

45

80,00%

35

8

25

100,00%

15

10

5

Frequentie

Totale contractwaarde M€ (obv 40 uur)

Figuur 19

Omvang - De omvang is van het grootste contract in de portefeuille van contractmanagers ligt in het interval 0 tot 5 miljoen euro (figuur 20).

Waarde grootste contract Frequentie

20 15 10 Frequentie

5 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 150 200 300 400 800 Meer

0

Figuur 20


pag 19

Aantal contracten - Voor de verdeling van het aantal gemanagede contracten zijn de antwoorden wederom genormaliseerd naar een wekelijkse tijdsbesteding van 40 uur. Het aantal gemanagede contracten levert, net als bij de contractwaarde, een grote verscheidenheid aan antwoorden op (figuur 21).

Aantal gemanagede contracten Frequentie

15 10

5

Frequentie

5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 150 200 300 400 800 Meer

0

Figuur 21

Ten opzichte van het onderzoek uit 2013 (figuur 22) is duidelijk dat contractmanagers vaker grotere aantallen contracten managen.

Aantal gemanagede contracten (2013 onderzoek) 30 25 Frequentie

20 15 Frequentie

10 5 0

Figuur 22

Waarde versus aantallen – Gaat hier de 80/20 op? In grote lijn is het antwoord ‘ja’, zoals onderstaand grafiek (figuur 23) laat zien. Als wordt gekeken naar de contractportefeuilles die de respondenten managen, geldt voor het merendeel dat de kleine contracten in aantal rond de 80% van hun contractportefeuille uitmaken, terwijl dit deel van de contracten in waarde slechts 20% of nog minder van de totale contractwaarde vertegenwoordigt in hun portefeuille.


pag 20

Waarde kleine contracten als % van geheel

Waarde vs aantallen 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Aantal kleine contracten als % van geheel

Figuur 23

6.4 Effectiviteit en efficiëntie Bij de vraag naar het beeld dat de contractmanager van zichzelf heeft, hoort een relativering: het antwoord op deze vraag is niet gecontroleerd bij de mensen om hem of haar heen. Toch geeft het een interessant beeld. Effectiviteit – Toen we de respondenten vroegen om de eigen effectiviteit als contractmanager te beoordelen op een schaal van 1 tot 10, gaf ruim de helft zich dan een 8 of hoger. Slechts 4% gaf zichzelf een onvoldoende.

Frequentie

Beoordeling effectiviteit 25 20 15 10 5 0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Oordeel over effectiviteit

Figuur 24


pag 21

Efficiëntie – Ook op de vraag om zichzelf zich te beoordelen op efficiëntie bij het managen van hun contracten, gaf 43% zichzelf een 8 of hoger. Onder de deelnemende contractmanagers gaf 14% zichzelf een onvoldoende. Figuur 25

Frequentie

Beoordeling efficiëntie 20 15 10 5 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Oordeel over efficiëntie

Bovenstaande geeft voor zowel efficiëntie als effectiviteit een vergelijkbaar beeld vergeleken met het 2013 onderzoek.

6.5 Samenwerking met andere rollen Rolverdeling - In de visie van CM Partners, dus ook volgens de methode CATS CM, bestaat een contract uit twee delen, namelijk: 1. Work To Be Done (WTBD), dat de overeengekomen goederen/diensten/services beschrijft; en 2. All Other Contract Matter (AOCM), dat alle overige diensten rond de levering van WTBD beschrijft. Het werkterrein van de contractmanager is All Other Contract Matter (AOCM), en dat van de project- of servicemanager is Work To Be Done (WTBD). Het combineren van deze rollen is niet voor de hand liggend en niet aan te raden, maar soms binnen organisaties onvermijdelijk, blijkt uit de antwoorden. Bij 64,7% van de respondenten is er een aparte service- of projectmanager beschikbaar, die zich bezig houdt met de afstemming, ontvangst en keuring van WTBD. 23,5% van de respondenten heeft die rol zelf. Een verontrustend gegeven is, dat bij 11,8% van de respondenten deze rol niet ingevuld is.


pag 22

Aparte service- of projectmanager? Ja, is beschikbaar (64,7%) Nee, ben ik zelf (23,5%) Nee, is totaal niet aanwezig (11,8%)

Figuur 26

Samenwerking intern- Indien er een aparte service- of projectmanager beschikbaar is, hoe verloopt dan deze samenwerking? Voor het overgrote deel (79%) verloopt deze samenwerking goed. Slechts een klein deel van de respondenten bestempelt deze samenwerking als matig (18%) of slecht (3%).

Samenwerking service- of projectmanager Goed (79%) Matig (18%) Slecht (3%)

Figuur 27

Bij deze laatste twee groepen, alsmede daar waar de rol van service- of projectmanager niet apart is ingevuld, lopen de organisaties een grote kans dat de contractdoelstellingen onvoldoende gerealiseerd worden.


pag 23

Samenwerking extern - Naast samenwerking binnen de eigen organisatie, werkt de contractmanager ook samen met de contractmanager van de andere contractpartij. Hoe verloopt die samenwerking volgens onze respondenten? Als eerste legden we de vraag voor óf er überhaupt een contractmanager bij de andere contractpartij aanwezig is. Bij ongeveer een kwart van de respondenten (24%) is dat niet het geval. Ook dat kan een serieuze bedreiging zijn voor het realiseren van contractdoelstellingen (!). Indien deze wel aanwezig is, hoe verloopt de samenwerking tussen de contractmanagers dan? Als we kijken naar figuur 28, blijkt verrassend genoeg dat die samenwerking procentueel vaker ‘goed’ verloopt dan de samenwerking met de project- of servicemanager. Geen van de respondenten beoordeelt de samenwerking als ‘slecht’.

Samenwerking contractmanager andere partij

Goed (90%)

Matig (10%) Slecht (0%)

Figuur 28


pag 24

7. Systemen De toegenomen belangstelling voor contractmanagement weerspiegelt zich ook in de toename van het aantal systemen ter ondersteuning van contractmanagement dat in de markt beschikbaar is. Hoe is echter het gebruik van deze systemen en welke systemen worden dan het meest gebruikt? Gebruik voor registratie - Het vastleggen van informatie die gerelateerd is aan (de uitvoering van) contracten, is een van de belangrijke verantwoordelijkheden van de contractmanager. Dit betreft alle informatie; van de aanbestedingsfase, tijdens de gehele contractduur, tot aan de evaluatie na beëindiging van het contract. Inmiddels bestaan er veel systemen die dit kunnen ondersteunen en faciliteren. Ondanks deze mogelijkheden gebruikt 30% van de respondenten geen ondersteunend systeem. Gebruik van ondersteunend systeem

Ja (70%) Nee (30%)

Figuur 29

Figuur 30 laat zien dat, van de respondenten die wel gebruik maken van een systeem, slechts 17% dat doet voor alle aspecten van zijn werk, 40% voor een belangrijk deel en nog altijd 43% maar voor een beperkt deel. Gebruik van ondersteunend systeem

Ja, voor alle aspecten (17%) Ja, voor een belangrijk deel (40%)

Ja, in beperkte mate (43%)

Figuur 30


pag 25

Gebruikte systemen - Bij de groep contractmanagers die gebruik maakt van een ondersteunend systeem, is het interessant om te kijken welke systemen dit zijn en hoeveel systemen er per respondent naast elkaar worden gebruikt. S y s te me n: Mijn eigen computer Een gedeelde schijf Eigen ontwikkelde database applicatie Excel Ariba CRICS CTM Effacts Emptoris Esize Mochadocs Negometrix Nextevolution Proquro Sharepoint Zycus Ander(e) syste(e)m(en)

P e rc e nta g e 26% 57% 23% 49% 9% 0% 0% 0% 0% 20% 0% 6% 0% 3% 34% 3% 51%

Tabel 3

De meest gebruikte systemen zijn een zogenaamde ‘gedeelde schijf’ (57%) en een Excel-bestand (49%). Sharepoint neemt een goede derde plaats in met 34%. Bij de respondenten is er overduidelijk een zeer grote variëteit aan systemen in gebruik. Naast de systemen waar in de vragenlijst expliciet naar is gevraagd, zijn verder de volgende systemen genoemd: A nd e re s y s te me n: Contracto ContractX Corsa DAX contractenmodule E-docs document management Eprofit Financieel Systeem IFS LiveLink PeopleXS Planon Raboshop RN SAP (SRM module) vendorlink VISI

Tabel 4


pag 26

Naast de grote verscheidenheid aan gebruikte systemen, zijn er binnen veel organisaties niet één maar zijn meerdere systemen in gebruik. Dat kan wel oplopen tot vijf (!) verschillende systemen voor het managen van de contracten.

Figuur 31

Hieruit mogen we concluderen dat er nog niet één systeem bestaat waarmee alle behoefte van een organisatie ingevuld kunnen worden. Tevredenheid - De gemiddelde tevredenheid van 5,5 geeft al aan dat op het gebied van systemen nog veel te winnen is. De 37% van de respondenten die een beoordeling lager dan 6 geeft, benadrukt dit nog eens.

Tevredenheid over systemen Frequentie

40% 30% 20% 10%

0% 1

2

3

4

5

6

7

8

9

Figuur 32


pag 27

Functionaliteiten – Bij de inventarisatie van gemiste functionaliteit geven de respondenten groot scala aan antwoorden. Deze zijn als volgt: Wat mist u qua systemen?   

             

           

Aansluiting met de financiële realisatie vanuit de crediteurenadministratie of het grootboek Automatisch meldingen Centrale vastlegging, financiële koppeling, rapportagemogelijkheden, historisch inzicht, CRM mogelijkheden, automatische triggering en follow-up (expiratietermijnen worden wel automatisch getriggerd) Echt goed overzicht! Een goed overzicht van het basiscontract en alle wijzigingen Eén integraal systeem waarin zowel beheer als prestatiemonitoring verwerkt kan worden Een systeem dat door een gehele keten kan worden gebruikt. Van procurement en contractmanagement tot en met beheer. Eén volledig geïntegreerd systeem zowel contractmanagement als financieel die ook nog gebruikersvriendelijk is. Elk contract heeft een ander schema. Flexibiliteit gedetailleerde MI Heb geen toegang tot het systeem, moet altijd vragen aan collega die wel toegang heeft om mij te voorzien van relevante info In feite is het slechts registratie, voornamelijk van product gerelateerde zaken. Het is geen management systeem. Ingewikkelde zoek mogelijkheden. Vaak alleen mogelijk met behulp van medewerker die het software programma ook vult. Is niet gebruiksvriendelijk genoeg. Te veel informatie is vereist alvorens een document kan worden opgeslagen. Tevens is de structuur niet handig Koppeling finance en uren Koppeling onderling, er wordt nu met te veel systemen gewerkt en systemen “praten” niet met elkaar kennis van systemen is te beperkt, waardoor deze dan ook beperkt worden gebruikt. Kwalitatieve contractinformatie N.v.t. Missen is niet het juiste woord. Efficiënter wel. Niet geschikt voor contractmanagement en workflow management. Onvolledig ingevuld, matige rapportage Samenhang en integratie van de verschillende systemen Samenhang, volledigheid en vooral eenduidigheid Signaleringen en rapportagemogelijkheden Snelle manier om informatie voor handen te hebben en aangereikt krijgen van trigger mails daar waar periodieke controles moeten worden uitgevoerd Vastleggen van rapportages. Automatisch seintjes geven bij verlopen aan meerdere personen. Vollediger overzicht spend/contract Workflow-overzicht Zijn geen contractmanagement systemen, maar voldoet op het moment

Tabel 5


pag 28

8. Contractmanagement binnen de organisatie Eindverantwoordelijkheid - Om als contractmanager optimaal te kunnen functioneren, is het belangrijk dat de positie van de contractmanager binnen de organisatie helder is. We vroegen als eerste of de organisatie de contractmanager als eindverantwoordelijke ziet voor de dagelijkse uitvoering van contracten. Dit blijkt slechts bij 42% van de respondenten het geval te zijn. Bij 58% van de respondenten ligt die eindverantwoordelijkheid aan iemand anders toegewezen. De functie van contractmanager krijgt in deze gevallen een andere invulling .

Eindverantwoordelijk voor uitvoering contract?

Ja (42%) Nee (58%)

Figuur 33 Func tie Adviseur Inkoop Beleidsmedewerker contractmanagement Clientmanager Commodity Buyer Contract & Project Manager Contract Delivery Manager Contract Director Contract- en Servicemanager Contract Manager Contractbeheerder Inkoper Leverancier- en contractmanager Manager Leveranciersmanagement Procurement Professional Product & Contract Manager Project ingenieur Sourcingsmanager Vendor manager

Functietitels - De titels die de organisaties hanteren voor contractmanagers vertoont een grote variëteit. Ten behoeve van de eenduidigheid zijn in de opsomming elementen als ‘Senior’, ‘Junior’, ‘ICT’, ‘Facility management’, ‘Global’, enzovoorts, weggelaten. Ondanks deze grote verscheidenheid heeft 65% van de respondenten de term ‘contractmanager’ als (onderdeel van) zijn of haar functietitel.

Tabel 5


pag 29

Functieduur - Blijven contractmanagers lang in hun functie? Net als in het vorige onderzoek zijn de meeste respondenten (86%) één tot vijf jaar werkzaam in hun huidige functie. Gemiddeld werken de respondenten 3,3 jaar in hun functie als contractmanager. De uitschieter is een respondent die 15 jaar in zijn huidige functie werkt.

Jaren in huidige functie Frequentie

15 10 5

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 Meer

Figuur 34 V o rig e func tie Account Executive Business Analist Business Consultant Client delivery team lead Consultant international water supply Contract & Supplier Manager Contract en salesmanager Contract Manager Contractbeheerder Contractgemachtigde Coördinator afdeling Beveiliging Coördinator Inhuur Externen Coördinator Outsourced Operations Directeur Functioneelbeheerder Medewerker producten & diensten Operationeel regisseur procurementmanager Productmanager Projectleider Sales accountmanager Senior Buyer Coordinator dienst Service Level Manager Service Manager Projectmanager Transitiecoördinator Unit manager

Voorgaande functies - Om een beeld te krijgen van het ontwikkelpad, hebben we tevens de vorige functie van de respondenten opgevraagd. Dit blijkt een nog grotere verzameling van verschillende functies te zijn. Blijkbaar is het vanuit heel veel functies mogelijk om een overstap te maken naar de functie van contractmanager. Maar was er wel echt sprake van een overstap? De volgende vraag geeft hier meer inzicht in.

Tabel 6


pag 30

Taken vorige functie - Hadden de deelnemende contractmanagers in hun vorige functie ook al contractmanagement taken? 82% van de respondenten beantwoord deze vraag bevestigend. Dat suggereert dat de aanpassing van de functietitel meer volgde op de uitgevoerde werkzaamheden dan andersom. Vorige functie ook CM-taken?

Ja (82%)

Nee (18%)

Figuur 35

Taken volgende functie - Nog verrassender wordt het wanneer we vragen of men verwacht ook in een volgende functie met contractmanagement te maken te krijgen. Figuur 36 laat zien dat het overgrote deel dit zeker verwacht. een overtuigende aanwijzing voor het feit dat contractmanagement een blijvende activiteit is!

Volgende functie ook CM-taken?

Ja (84%) Nee (16%)

Figuur 36


pag 31

Functieomschrijving – Al lijken functieomschrijvingen tegenwoordig vanzelfsprekend, nog steeds ontbreekt bij 29% van de respondenten een functiebeschrijving. Deze verdeling geldt zowel voor functietitels met de term contractmanager daarin als die zonder. Overigens verschilt de contractmanagers functie daarin niet van andere functies.

Functieomschrijving aanwezig?

Ja (71%) Nee (29%)

Figuur 37

Ontwikkelpad - Indien deze functieomschrijving aanwezig is, wordt er dan ook aangegeven naar welke volgende functie(s) men eventueel kan doorgroeien? Dit is het geval bij 21% van de respondenten.

Ontwikkelpad omschreven?

Ja (21%) Nee (79%)

Figuur 38


pag 32

Wat zijn dan eventuele volgende functies? De antwoorden waren als volgt: Doorgroeifuncties  Contractmanager junior/medior/senior - Vendor Manager  Het is meer een rol: lead procurement manager  Ik zie de rol van contractmanager als onderdeel van de functie van inkoper  Senior contractmanager  Senior contractmanager  Sr. Contractmanager Tabel 7

Figuur 39 laat zien of, zij die aangaven naar welke volgende functie(s) ze zich door konden ontwikkelen, tevreden zijn over de bovenstaande mogelijkheden.

Tevreden met mogelijkheden?

Ja (90%)

Nee (10%)

Figuur 39


pag 33

Hoeveel jaar verwacht men in de huidige functie actief te zijn? De verdeling vertoont overeenkomsten met de antwoorden op de functieduur (figuur 40).

Frequentie

Verwachte jaren in huidige functie 14 12 10 8 6 4 2 0 0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

15

20

25

30

Figuur 40


pag 34

9. Beloning 9.1 Vast jaarinkomen Om de vaste jaarinkomens goed met elkaar te kunnen vergelijken, zijn deze genormaliseerd naar een 40-urige werkweek. In vergelijking met de uitkomsten van het vorige onderzoek (2013) vallen een paar zaken op. Ten eerste is het bereik van de antwoorden iets verschoven. In het vorige onderzoek lagen de onderste waarden in het interval 20 - 30K euro. Nu ligt het in het 30 - 40K euro interval. De hoogste waarden zijn gelijk gebleven in het interval 110 - 120K euro. Ten tweede is in dit onderzoek het interval met de meeste waarden veel prominenter dan in het vorige onderzoek. Het interval 60 -70K euro steekt er nu met kop en schouders boven uit.

Vast jaarinkomen (K€) Frequentie

15 10 5

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120

Figuur 41

Gemiddeld jaarinkomen - Het gemiddeld vast jaarinkomen komt in dit onderzoek naar de rol, positie e beloning uit op ruim 72.000 euro (€72.155). Dit lag in het vorige onderzoek precies op 70.000 euro.

9.2 Bonus Ontvangen contractmanagers een variabel inkomen in de vorm van een bonus? Slechts 22% van de respondenten blijkt bonusgerechtigd te zijn. Dat is een opmerkelijk verschil met het vorige onderzoek, toen 48% van de respondenten aangaf bonusgerechtigd te zijn.


pag 35

Bonusgerechtigd?

Ja (22%) Nee (78%)

Figuur 42

Afhankelijkheidsfactoren - Waar is de bonus van de gerechtigden afhankelijk van? Is dit van de prestaties als contractmanager of van andere resultaten? Onder de respondenten die een bonus ontvangen, is deze bonus in 73% van de gevallen (deels) afhankelijk van de prestatie. Dit beeld is vergelijkbaar met het beeld van het onderzoek uit 2013.

Bonus afhankelijk van prestatie? Ja, voor het grootste deel (27,3%) Ja, voor een klein deel (45,5%) Nee (27,3%)

Figuur 43

Maximum - De maximale hoogte van de bonus verschilt wel degelijk met het beeld uit het vorige onderzoek. Hadden veel respondenten in voorgaand onderzoek nog een bonus tot € 1000, ontvangt het merendeel van de respondenten in dit onderzoek een bonus tussen de € 8.000 en € 10.000. In totaal heeft 31% van de respondenten een maximale bonus die meer bedraagt dan 10.000 euro.


pag 36

Frequentie

Maximale bonus 6 4 2 0 2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

Meer

Maximale bonus per jaar - €

Figuur 44

De maximale bonus bedraagt gemiddeld 9446 euro. Tevredenheid – Twee derde van de respondenten is tevreden met de toegewezen bonus. Tevreden met maximale bonus?

Ja (69%)

Nee (31%)

Figuur 45

Ontvangen bonus – Hebben de respondenten die bonusgerechtigd zijn daadwerkelijk een bonus ontvangen? Zo ja, komt die overeen met de maximale bonus? Uiteindelijk is gemiddeld 58% van de maximale bonus daadwerkelijk uitbetaald.

Bonus ontvangen? Ja, maximal e bonus (31%)

Figuur 46


pag 37

Ook als we de verdeling van de daadwerkelijk ontvangen bonus (figuur 47) vergelijken met de maximale bonus (figuur 44), dan is onmiddellijk duidelijk dat veel deelnemende contractmanagers slechts een deel hebben ontvangen.

Frequentie

Ontvangen bonus 4 2 0 2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

Meer

Ontvangen bonus - €

Figuur 47

9.3 Totaalbeeld beloning Op de vraag of de totale beloning in verhouding is tot zwaarte functie, antwoordt 67% van de respondenten ‘ja’. Dat is een flinke verhoging ten opzichte van het vorige onderzoek, toen slechts 50% deze vraag met ‘ja’ heeft beantwoord. Het aantal respondenten dat de beloning te hoog vindt voor de zwaarte van de functie, is gelijk gebleven.

Beloning in verhouding tot zwaarte functie? Ja, in verhouding (67%) Nee, beloning te laag (29%) Nee, beloning te hoog (4%)

Figuur 48

~Einde onderzoeksresultaten ~


pag 38

Bijlage A: vragenlijst


pag 39


pag 40


pag 41


pag 42


pag 43


pag 44


pag 45


pag 46


pag 47


pag 48

Onderzoeksrapport De rol, positie en beloning van contractmanagers

Recommend Documents