Robotisering van de geneesmiddelendistributie. Peter Verhulst, algemeen directeur Kurt Verbeke, hoofdapotheker Xavier Keters, directeur ICT

“Robotisering van de geneesmiddelendistributie” Peter Verhulst, algemeen directeur Kurt Verbeke, hoofdapotheker Xavier Keters, directeur ICT

ACTIVITEITEN 2014

523

Bedden voor hospitalisatie

81

1.352

Posities dagziekenhuis

medewerkers 204

261

130.724

Contacten polikliniek

15.086

Klassieke hospitalisaties

27.673

8

742 137

dagziekenhuisforfaits Verpleegkundigen en zorkundigen Paramedisch Loontrekkend

24.788

Aanmeldingen Spoed

148.756 Ligdagen

725

Bevallingen

Administratief Apotheek

Welke keuzes hebben we hierbij gemaakt?

PLAN VAN AANPAK: DOELSTELLING VAN HET PROJECT

De distributie van:  het juiste geneesmiddel  bij de juiste patiënt  op het juiste tijdstip  op een economisch verantwoorde manier  binnen het vereist wettelijk kader

MEDICATIECIRKEL

INTERNE AUDIT

INTERNE AUDIT

BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Elke stap in de medicatiecirkel werd bekeken en geoptimaliseerd vanuit best practice  Het voorschrift  Controle apotheker  Controle op verpleegpost  Toelevering medicatie  Klaarzetten medicatie  Toediening medicatie

BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL 2. Levering

1. Bestellen GMn 7. Toedienen GMD

3. Opslag in ARX-ROWA

Decentrale VANAS kasten

Voorraadbeheer

5. Uitleveren eenheidsdosissen + andere medicatie per verpleegeenheid 4. Herverpakken in eenheidsdosissen

PEGASUS

6. Schikken in medicatiekar, laatste wijzigingen uit VANAS halen, controleren





Voorraadbeheer


PEGASUS


ARX-ROWA: OPSLAG – AFLEVERING MULTIDOSE

GENEESMIDDELEN

Ruimte

• Heel compacte opslag - ruimtebesparend • Optimalisering van de stock

Tijd

• Snelle automatische aflevering van multidose en grote producten die niet herverpakt kunnen worden • Meerdere uitgiftestations gelijktijdig • Automatische invoer via Prolog module

Kwaliteit en Productiviteit

• Beter beheer vervaldata • Sluitend stockbeheer • Kwaliteitscontrole - geen fouten • Netheid

Risicobeheersing

• ARX-ROWA kan fungeren als fallback voor Pegasus





Voorraadbeheer


PEGASUS


ATTIS: VERKNIPPEN BLISTERS

11

ATTIS: VERKNIPPEN BLISTERS

• Verwerking in voldoende grote batches: omsteltijden beperken • Verknipte blisters worden opgeslagen in XYDIS boxen • Enkel op weekdagen • Er blijft een aanzienlijk percentage manueel werk, combineerbaar met bedienen ATTIS machine • 1 operator

12

ATTIS: VERKNIPPEN BLISTERS Tijd

Configuratie van 438 soorten blisters is gebeurd in +/- 3 maanden Bij de configuratie worden per blister de verschillende stappen geprogrammeerd die de 3 scharen moeten uitvoeren om een blister te knippen. • Hoe meer stappen, hoe meer tijd het kost om een blister te knippen • Blisters met te weinig tussenruimte en visgraatstructuur kunnen niet automatisch worden verknipt • 80% unit dose automatische verwerking (compr- caps – dragee) • 20% manueel flexibele blisters (dafalgan) – ampulles – flapulles - zakjes • •

Kwaliteit en Productiviteit • • •

Xydisbox

Vervaldatum origineel product kan worden behouden Kwaliteitscontrole - geen fouten door chip in Xydis box Sluitend stockbeheer via chip in Xydis box

ENKELE CIJFERS – Wie PRODUCTIE ATTISbevoorraad wordt +/- 70.000 stuks/maand +/- 1% verlies bij knippen

Attis Production Month

PcsGood

PcsScraps

2014-7

67190

2014-8

59630

656 561

2014-9

59991

890

2014-10

82729

861

2014-11

60045

494

2014-12

71330

566

CALYPSO: HERVERPAKKEN IN UNITDOSE ZAKJES

15

CALYPSO: HERVERPAKKEN IN ZAKJES Tijd • •

Sinds begin september 2012 tot 5 februari 2015 zijn reeds 1,000000 zakjes geproduceerd Productgamma: 75% blisters – 16% bulk – 3% zakjes - 5% flacons/ampulles

Kwaliteit en Productiviteit •De chip in de Xydis box zorgt voor herkenning van: het product, het aantal, het lotnummer. V •Verwerking in voldoende grote batches om omsteltijden te beperken, •Tussenvoorraad zakjes beperkt het operationeel risico in geval van pannes (extra buffer) •1 operator •Extra machine aangekocht (2de hands) als back-up voor technische problemen

ENKELE CIJFERS –Wie PRODUCTIE CALYPSO (ZAKJES) wordt bevoorraad

+/- 110000 zakjes/maand +/ 1 à 2% foute zakjes

Calypso Production Month

PcsGood

PcsScraps

2014-7

114908

1459

2014-8

99503

1340

2014-9

105405

1982

2014-10

130652

2490

2014-11

95711

1993

2014-12

128842

3023

PEGASUS : AFLEVERING – OPSLAG UNIT DOSE GENEEMIDDELEN

Ruimte

5 pegasussen • vaste samenstelling medicatie • vast aantal diensten

Tijd

Medicatie verdeeld volgens verbruik: • Uni = fast movers • Multi = slow movers

Kwaliteit en Productiviteit • • • •

Beter beheer vervaldata Sluitend stockbeheer Kwaliteitscontrole – 5ppm Netheid

Risicobeheersing

• Aankoop van 6de Pegasus  opvangen technische mankementen + productiezekerheid inbouwen





Voorraadbeheer


PEGASUS


TRANSPORT 0,8 FTE nodig voor

- vervoer transportkarren op vaste tijdstippen - wisselen kar op afdeling - retours naar apotheek brengen

 17 afdelingen

BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (1)  Voorraden  Open en vrij toegankelijk zonder controle  Geïnformatiseerd/geautomatiseerd met controle correct stockbeheer/voorraadbeheer continue stocktelling reductie medicatiefouten beveiligde uitname door registratie kritische diensten: verzamelstaten per patiënt per arts >> naschriften dagelijks ondertekend  verzegelde koffer met urgentiemedicatie blijft aanwezig (samenstelling te bepalen met afdelingsarts)     

BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL: VOORRAAD

Oude dienst voorraad

Nieuwe dienst voorraad

Voorraad gereduceerd tot +/-10 producten + infusen (uitz. 2 interne diensten +/- 20 producten)

BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (2)  Distributie (in unit-dose)  Aflevering voor 5 dagen  24-uurs distributie  manueel  robot

BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (2)  ROBOT  decentraal    

flexibiliteit dicht bij de zorgeenheid (ruimte?) inzet personeel is verspreid quid bij bediening, aanvulling, defecten ?

 centraal    

flexibiliteit vaste (apotheek)equipe toezicht – controle onder apotheek Wekelijks interventies nodig

BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL: VANAS • Distributie individueel – Doel 80% individueel – 20 % noodkasten (= vanas kasten) – 85 % individueel en 15 % noodkasten = DOEL BEREIKT -VANAS : -Nieuwe opgenomen patiënten -Nieuwe voorschriften -Nacht en weekend overbruggen

BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (3)  Toelevering van medicatie  In bulk per zorgeenheid  Patiëntenringen in 1 grote bak

 Per patiënt    

Patiëntenring in individuele bakjes Tijdsbesparing op zorgeenheid Wel héél kort op de bal spelen (wijzigingen) minimale kans op fouten (1/100.000)

BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (3)  Personeelsinzet  Voorraad op afdeling (vroeger)  10% individueel = 1 pers  90% voorraad = 1 pers

 Per patiënt (nu)  Verpakken = 2 pers  Aanvullen – laden – productie = 1 pers  Controlepost / verzamelen per patiënt = 2 pers

APOTHEEK

FABRIEK

Denk na over de lay-out van de apotheek (=productie-eenheid) – – – – –

Loopafstanden Controle units Afhaalpunten Stock-plaatsen Productieschema’s





Voorraadbeheer


PEGASUS


BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Het voorschrift en de controle door de apotheker  Papier

 Elektronisch  volledig en correct voorschrift     

reductie van medicatiefouten reductie van transcriptiefouten continu en on-line toegang tot GM-status patiënt alle distributiesystemen mogelijk 325,000 voorschriften per jaar





Voorraadbeheer


PEGASUS


BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Toedienen van medicatie  Zonder bedside scanning  Met bedside scanning

Hoe hebben we dit aangepakt?

TIJDSLIJN

PLAN VAN AANPAK: b situatie februari – april  Verdere uitrol

5 februari

 Opstart 1ste dienst

2010 VOORTRAJECT: Q3-4 2010 Q1-2 2011 Ideas @ work april – dec. 2010 Keuze EMV juni 2011-2012 EMV uitrol

2011 april - mei  Installatie

2012

2013

juni - juli

oktober

juli - augustus

november - december

Configuratie parameters Knippen

Configuratie parameters Productie zakjes Vullen Rowa

september – oktober Vullen Pegasus

Link Infohos – Sinteco - Rowa FASE 1 Testing Link Deltalijst VANAS

2014

januari 2015

 Barcodescanning

maart

 Oplevering

april

 Verdere uitrol

mei

Alle diensten op robotdistributie

Tip #1 – Bestuur • BeSTUREN is belangrijk (governance) – – – – –

Betrek van in het begin de verschillende belangengroepen Differentieer i.f.v. verschillende belangengroepen Neutraliteit van de projectleider > dan enkel apotheek automatiseren Volg uw leveranciers kort op!

• Vergeet het informele niet!

Tip #2 – Ken je proces Geneesmiddelendistributie

• Kennis proces was bij aanvang pover – Nood aan het uittekenen

• Initieel proces uitgetekend op basis van – Interne audit – “Kennis van enkelingen” – Ondersteuning consultancy bureau

ARTS

Telefonisch Order

VE

APOTHEEK

Notitie in VPLK dossier

Toeren Arts

Aanmaak Nieuw Voorschrift (VS1 en 2)

Tekenen Voorschrift (VS1 en 2)

Aanduiden Stock / Niet Stock op VS2

Bijschrijven op toediening schema

Dringend? (Niet stock) Aanmaken en tekenen Voorschrift bij volgend toermoment na telefonisch order (VS1 en 2)

JA

Bestellen via intranet

Picking en distributie Dringende GM

NEE Picking en distributie GM Niet in stock (VS2 terug mee)

Opsturen VS1 en VS2 naar apotheek

Afdelings voorraad

Picking uit stock

Toediening

Resultaat

Proces die niet volledig strookte met de realiteit = creëert weerstand

NEE >5 dagen? Of ontslag patiënt

JA Opsturen toediening schema

Picking en distributie GM In stock

VS 2 in VPLK dossier

VS 1 in dossier

Tip #2 – Ken je proces Geneesmiddelendistributie

• Uitgetekend proces = basis voor overleg = basis voor verandering • Werkvloer ≠ theorie • Detail telt! • Detail maakt het werkbaar in realiteit

• Proces meten = basis voor verankering – Vb. opvolging VANAS-verloop – Vb. Aantal af te lopen VANAS-kasten

ARTS

Telefonisch Order

VE

APOTHEEK

Notitie in VPLK dossier

Toeren Arts

Aanmaak Nieuw Voorschrift (VS1 en 2)

Tekenen Voorschrift (VS1 en 2)

Aanduiden Stock / Niet Stock op VS2

Bijschrijven op toediening schema

Dringend? (Niet stock) Aanmaken en tekenen Voorschrift bij volgend toermoment na telefonisch order (VS1 en 2)

JA

Bestellen via intranet

Picking en distributie Dringende GM

NEE Picking en distributie GM Niet in stock (VS2 terug mee)

Opsturen VS1 en VS2 naar apotheek

Afdelings voorraad

Picking uit stock

Toediening

NEE >5 dagen? Of ontslag patiënt

JA Opsturen toediening schema

Picking en distributie GM In stock

VS 2 in VPLK dossier

VS 1 in dossier

Tip #3 – Contract is goud • Een sluitend contract is goud waard! – Evalueer de markt (cfr. W.O.O) – Start = goed bestek – Definieer service levels (bvb. performantie, capaciteit, type geneesmiddelen, kwaliteit van output, …) – Bewaak de afspraken bij tijdens het ganse project, specifiek m.b.t.: • kwaliteit • performantie

Tip #4 – Ken je weg zonder GPS Ken je weg zonder GPS – Je bent afhankelijk van techniek & ICT – Zorg voor een noodprocedure, wat als… • • • • • •

Een verknipper of verpakker uitvalt Een magazijn niet functioneel is Eén of meerdere robots uitvallen… Als berichten niet of onvolledig doorkomen… Distributielijsten niet kunnen getrokken worden Eén of meerdere VANAS-kasten onbeschikbaar is

Tip #5 – De kunst is integratie • De oplossing zit in de kunst van het integreren – Het integreren van oplossingen • Specificaties • Analyses • Quality-management (testen - gans het proces!)

– Het samenwerken van verschillende partijen

“Change” Impact op de werkvloer

Implementatie individuele distributie Impact op van dedewerkvloer

Veranderingen in de werkwijze  Voorschrift i.p.v. naschrift • Wie schrijft voor? • De arts schrijft voor, voorschrift is dan onmiddellijk gevalideerd • De verpleegkundige kan invoeren, validatie door de arts nog vereist – Validatievenster: < 24h – Venster in de toekomst nog te verkleinen


Veranderingen in de werkwijze  Klaarzetten van de medicatie • Shift van nacht naar dag • Shift van verpleegkundige naar apotheek – Apotheek voorziet medicatie gesorteerd op toedieningsmoment – Apotheek zorgt voor controle van de juistheid van aflevering


Veranderingen in de werkwijze  Klaarzetten van de medicatie • • • •

Weghalen van afdelingsstocks (van 90% naar max 10 producten) 1 distributie in plaats van 3 distributies Gebruik van de Vanas-kasten Dubbel uitpakken van de medicatie


Veranderingen in de werkwijze Proces medicatie distributie is meer gestandaardiseerd • Meer controle op processen – Production return rate, on average: 8,6% – Use of VANAS, on average: 14,2%

• Minder verlies van geneesmiddelen

Implementatie individuele distributie Impact op van dedewerkvloer Production Return rate 01-01-2014 tem 31-12-2015 Production - Return Rate Ward

Returned

Delivered

Rate %

DIAGNOSE 1

7880

100662

7,83%

DIAGNOSE 2

13330

95957

13,89%

DIAGNOSE 3

10538

70467

14,95%

DIAGNOSE 4

6142

68655

8,95%

GERIATRIE 1

8415

125976

6,68%

GERIATRIE 2

6909

110923

6,23%

GERIATRIE 3

5784

100849

5,74%

GERIATRIE 4

8552

122286

6,99%

HEELKUNDE 1

9186

54531

16,85%

HEELKUNDE 2

9464

65476

14,45%

HEELKUNDE 3

5578

26321

21,19%

PSYCHIATRIE 1

9102

139664

6,52%

PSYCHIATRIE 2

7431

86401

8,60%

PSYCHOGERIATRIE

6689

101541

6,59%

SP LOCOMOTORISCHE REVALIDATIE

3482

68330

5,10%

SP NEUROLOGISCHE REVALIDATIE

4428

89875

4,93%

122910

1427914

8,61%

Implementatie individuele distributie Impact op van dedewerkvloer Production Vanas rate 01-01-2014 tem 31-12-2015 Vanasverkeer 2014

Dienst

# zakjes

Robotdistri Vanaskast

2100 | ZE 210 DIAGNOSE 3

74.084,00

76,3%

2200 | ZE 220 HEELKUNDE 1

56.384,00

80,3%

19,7%


82.321,00

81,1%

18,9%

23,7%

2400 | ZE 240 GERIATRIE 1

119.519,00

89,9%

10,1%


97.293,00

89,6%

10,4%


35.766,00

72,3%

27,7%

4150 | ZE 415 SP NEUROLOGISCHE REVALI

84.083,00

95,7%

4,3%


62.398,00

85,3%

14,7%

4250 | ZE 425 SP LOCOMOTORISCHE REVAL

61.663,00

94,7%

5,3%


83.808,00

81,6%

18,4%


105.543,00

89,2%

10,8%


112.009,00

90,5%

9,5%

4500 | ZE 450 PSYCHOGERIATRIE

95.208,00

94,1%

5,9%


64.695,00

82,5%

17,5%

5400 | ZE 540 SP PALLIATIEVE ZORGEN

27.230,00

81,7%

18,3%

6100 | ZE 610 PSYCHIATRIE 1

119.018,00

94,5%

5,5%

6200 | ZE 620 PSYCHIATRIE 2

100.865,00

93,6%

6,4%

85,8%

14,2%

Totaal

Wat heeft dit allemaal gekost?

Budget Investering

Aandeel

Personeelskost (apotheker, apotheek ass., systeem verpleegkundigen)

16%

Uitrusting (karren, vanas, magazijn, robots, bakken, …)

69%

IT (software, hardware, diensten)

9%

Project (studie, project management, jurist)

7%

TOTAAL

100%

Conclusie – +30%  Automatiseren ≠ (kost)efficiënter werken – Kwaliteitsverhogend / Patiëntveiligheid • • • • •

Betere en volledige registratie Tracering Kleinere foutenlast Hogere patiëntveiligheid Nauwer aansluitend bij de wet op geneesmiddelenvoorschrift

Meerwaarde

Robotisering van de geneesmiddelendistributie. Peter Verhulst, algemeen directeur Kurt Verbeke, hoofdapotheker Xavier Keters, directeur ICT

Recommend Documents