*RMDQ9-OQ915 RMD09-0091
Bergen op Zoom
Raadsmededeling
Datum
- 2 JULI 2009
Van
Het college van B&W
Aan
De raads- en duoburgerieden
Nr.
RMD09-0091
Contactpersoon: Theo Wingens Email:
[email protected] Tel: 0164-277899
Kopie aan Onderwerp
Samenwerking Informatievoorziening & Automatisering Regio West-Brabant
Doel
[X] Informatie • Zienswijzen / wensen en bedenkingen • Peilen van gevoelens
Mededeling
Inleiding Met toepassing van artikel 169, tweede lid, van de Gemeentewet, bieden wij u hierbij de Bestuursopdracht Regionale Samenwerkingsvoorstel Informatievoorziening en Automatisering (l&A) aan en verzoeken u hiervan kennis te nemen. In het najaar van 2006 is een bestuursopdracht geformuleerd voor het tot stand brengen van een shared service center (SSC) voor ICT in West-Brabant. Dit was nog gebaseerd op de vorige convenantsperiode van de 10 gemeenten van westelijk West-Brabant. Op 27 September 2006 is de bestuursopdracht door de BRG vastgesteld. Gestart werd met het opstellen van een stakeholders-analyse, waarna een besturingsmodel zou worden opgesteld. Begin 2008 is er een strategische heroverweging opgesteld waaruit een herijking van de opdracht kwam. Daarmee was het realiseren van een SSC ICT (als doelstelling) van tafel. Duidelijk blijkt dat diverse gemeenten voor nu positie hebben gekozen om alleen langs de inhoudelijke lijn samen te werken. We kiezen nu bewust voor een ontwikkelaanpak met een groeipad waarbij wel verschillende tussenresultaten benoemd zijn. Een belangrijke strategie voor de gemeente Bergen op Zoom is fasegewijs het op 1 lijn brengen van de verschillende processen en informatiesystemen van de diverse gemeenten. Dit willen we doen vanuit het implementeren van een Regionale l&A architectuur. Deze Regionale l&A architectuur geeft weer het landschap van informatiesystemen van de regio en de daarbij horende informatiestromen en processen. Verder is deze nieuwe samenwerking op l&A gebied verbreed naar 19 gemeenten op basis van het Bestuursconvenant. Wel is er gekozen voor 5 koplopergemeenten en volgergemeenten om de samenwerking praktisch maar wel evenwichtig te houden. De volgergemeenten bepalen zelf de keuze in welke mate en hoedanigheid zij willen participeren in de samenwerking. Kansen voor samenwerking op ICT gebied die zich
fe
eMDQ9-QQ9r
Bergen op Zoom
RMD09-0091
Raadsmededeling
voordoen waarbij op projectbasis bijv. samengewerkt kan worden tussen een aantal gemeenten is mogelijk op basis van de uitgangspunten zoals deze nu geformuleerd zijn in de Bestuursopdracht Samenwerking l&A. Dit past in de lijn van de convergentiestrategie. Met de nieuwe concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen l&A West-Brabant heeft 4 februari 2009 de BRG ingestemd, mits de portefeuillehouders op 6 februari hun instemming gaven aan de voorstellen. Op 6 februari is het desbetreffende overleg geweest met de portefeuillehouders en dit overleg was positief over de voorstellen. Er is een collegevoorstel gemaakt als basis voor de 19 college-besluiten. Deze basis is ook gebruikt bij het collegevoorstel in Bergen op Zoom. Besloten is door het College In te stemmen met bestuursopdracht Samenwerking ISA: 1. In te stemmen met de ontwikkelingsstappen l&A zoals beschreven in de bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen l&A West-Brabant 1a In te stemmen met de convergentiestrategie en daarna standaardiseren op basis van het comply or explain principe met name gericht op de koppelingen. 2. In te stemmen met de projectorganisatie, zoals weergegeven in de bestuursopdracht Opdrachtgever van het l-spoor is Theo Wingens, directeur gemeente Bergen op Zoom en Tijs de Jong, directeur gemeente Etten-Leur is opdrachtgever van A-spoor. Medewerkers van de gemeente Bergen op Zoom hebben een actieve rol in de regionale samenwerking op l&A gebied. 3. In te stemmen met de uitgangspunten voor de financiering van de projectkosten voor de periode 2009 en deze ten laste te brengen van ICT budget. 4. In te stemmen met afwikkeling van de projectkosten periode 2007-2008 ad ± 3000 € ten deze ten laste te brengen van ICT budget. 5. Besluit van de BRG inzake de oude bestuursopdracht SSC ICT van 27 September 2006 intrekken. Betreft alleen de 10 gemeenten uit de vorige convenantsperiode. De volgende bijlagen zijn, als achtergrondinformatie voor deze raadsmededeling, ter inzage gelegd: Bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen l&A West-Brabant (bijlage A)
Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom,
secretaris,
Toelichting: Op 4 februari 2009 heeft de BRG ingestemd met de concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen l&A regio West-Brabant, mits de portefeuillehouders op 6 februari hun instemming geven aan de voorstellen. Op 6 februari is er een overleg geweest met de portefeuillehouders ICT. Ook dit overleg is positiefover de voorstellen. Nadrukkelijk is gevraagd om een leesbaar voorstel te maken als basis voor de 19 collegebesluiten. De tekst in deze notitie bevat de feitelijke bestuursopdracht (= bijlage A bij de college-tekst). Streefdatum: besluitvorming uiterlijk eind april 2009 door de 19 colleges. Bijlage A. Aan : Van : Betreft: Datum :
College van burgemeester en wethouders van gemeente De Bestuurlijke Regiegroep Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen I & A regio West-Brabant maart 2009
1. Inleiding: Deze bestuursopdracht omvat de hoofdlijnen van de samenwerkingsvoorstellen l&A voor de 19 convenantgemeenten in de regio West-Brabant. We zijn er ons van bewust dat het voorstel handelt over complexe vraagstukken. De eigen l&Aspecialisten bij de afzonderlijke gemeenten zijn te raadplegen op dit dossier. Eventueel kunnen de directeuren van Etten-Leur en Bergen op Zoom op verzoek een nadere toelichting verzorgen. Nadrukkelijk is gekozen voor een zogenaamde "ontwikkelaanpak", waarbij de grootste gemeenten als kopgroepgemeenten het voortouw hebben genomen. De overige gemeenten worden op diverse manieren op de hoogte gehouden en meegenomen in de ontwikkelstappen. 2.1. Leidende principes: • • • •
• •
•
Organisatiebeleid is leidend boven Informatiebeleid en dat is weer leidend boven Automatiseringsbeleid. Regionale l&A-initiatieven worden met name gekozen daar waar er ruimte zit (b.v. nieuwe wetgeving of aanschaf software). De samenwerking l&A is een middel voor het faciliteren van de strategische doelen in de regio. De regio wil - afgezien van nuances per domein - een snelle volger zijn qua ontwikkelingen op l&A gebied. Het innovatieve karakter zit hem voor al in implementatie van algemeen aanvaarde standaarden en producten en niet zo zeer in eigen ontwikkelingen. Landelijke standaarden gaan boven regionale standaarden. Er is alleen ruimte voor locale afwijkingen als die kunnen worden gemotiveerd vanuit lokaal beleid en de 'couleur local'. l&A is er om een excellente bedrijfsvoering te ondersteunen, is ambitieus en kundig en stelt klantvraag, efficiency van de gemeentelijke uitvoering als geheel en snel inspelen op veranderingen centraal. Dit is belangrijker dan de kleine efficiency van het l&A-apparaat zelf. Omdat er geen sprake is van een blauwdruk, maar een ontwikkelproces, is het belangrijk dat er gestuurd wordt op normen en waarden.
Deze keuze voor effectiviteit voor de gemeentelijke processen boven efficiency van de l&A-uitvoering is zeer principieel van aard. Natuurlijk gaat het om een balans tussen verschillende belangen, dus kosten van l&A in enge zin spelen zeker een grote rol. De gemeenten staan echter voor de opgave om belangrijke veranderingen in dienstverlening en effectiviteit van uitvoering te bewerkstelligen. Het NUP (Nationaal Uitvoering Programma Dienstverlening en E-overheid) is daarvan de weerslag. De Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen l&A regio West-Brabant
1
samenwerking heeft daarom als meerwaarde dat dit omvangrijke pakket aan veranderingen gerealiseerd kan worden met minder meerkosten, dan het geval is zonder samenwerking. Verandervermogen van l&A, pro actief een aandeel nemen in de te realiseren veranderingen, de daarvoor benodigde kennis en vaardigheden, draagvlak voor noodzakelijke innovaties en flexibiliteit in de uitvoering zijn de belangrijkste ontwerpcriteria voor de samenwerking. Dat heeft ook consequenties voor de organisatie en vorm van de samenwerking. Het aan de oorspronkelijke bestuursopdracht verbonden perspectief van een regionaal shared service center kan daarmee op gespannen voet staan: de totstandkoming hiervan zou veel energie kunnen onttrekken aan de deelname van l&A aan de veranderingen en juist afbreuk doen aan de zo noodzakelijke flexibiliteit. In de voorgestelde plateaus is daarmee terdege rekening gehouden. 2.2. Veranderaanpak: Vanaf maart 2008 is nadrukkelijk gewerkt aan draagvlak en input vanuit de ICT-medewerkers. De vervolgaanpak wijkt op een aantal punten af van de start van het project eind September 2006. •
•
• •
•
De volgorde is gewisseld, waarbij niet de oprichting van het SSC ICT primair staat, maar aandacht is voor de inhoud en vervolgens wordt gekeken naar nut en noodzaak en (organisatorische) mogelijkheden voor samenwerking; Er is niet langer sprake van een ontwerp project (opstellen projectplan oprichting SSC ICT), maar van een ontwikkeltraject met ruimte voor stapsgewijze voortgang en een nadrukkelijke rol en verantwoordelijk voor de vakdisciplines op I en A gebied; Het trekkerschap van de bedrijfsvoering is niet meer belegd bij een stuurgroep, maar bij de vijf directeuren bedrijfsvoering; Op de problematiek van het voor samenwerking op het gebied van l&A ongewoon groot aantal deelnemers is een antwoord gegeven door een kopgroep te benoemen van 5 directeuren bedrijfsvoering van de 5 grootste gemeenten; De overige gemeenten konden vanuit het eigen ontwikkelperspectief aanschuiven bij de ontwikkeling van het l&A-spoor. Een gemeente heeft daarvan gebruik gemaakt (Moerdijk). Binnen deze kopgroep is het l-spoor (o.l.v. Theo Wingens) en het A-spoor (o.l.v. Thijs de Jongh) apart belegd om een eigen dynamiek te kunnen ontwikkelen, maar voor het borgen van de samenhang zijn maatregelen genomen.
3. Resultaten tot op heden: De gewijzigde aanpak om het traject niet over, maar met en door het l&A management te laten verrichten is betekenisvol geweest. De workshops hebben er toe geleid dat de I en A deskundigen van de kopgroepgemeenten elkaar beter hebben leren kennen en veel begrip hebben opgedaan van zowel de regionale ontwikkelingen als de locale situaties van de kopgroepgemeenten zelf. Met name ook het in de gesprekken leren verenigen van het locale belang en het regionale belang is een belangrijke winst. Bovenop de inhoudelijke resultaten van l-spoor en A-spoor, is de vergaarde kennis en de ontwikkelde relatie op zich zelf van grote betekenis voor de ontwikkeling van de samenwerking. Het abstracte begrip "ontwikkelingstraject" heeft handen en voeten gekregen door te denken in plateaus van samenwerking. Het is zeker niet zo dat de regio als geheel door moet groeien van een plateau naar het volgende plateau: op onderdelen of voor een deel van de deelnemers kan de samenwerking op een hoger of lager plateau liggen. Samenwerken betekent ook oog hebben voor cultuur, houding en gedrag respectievelijk van besluitvormingsprocessen. In het traject is aan deze aspecten ruim aandacht gegeven. De balans van voor- en nadelen van samenwerking kan/zal daarbij overigens verschillend liggen. Voor een volgergemeente zullen de operationele voordelen sneller groter zijn dan de nadelen. Voor de grootste kopgroepgemeente(n) zullen de operationele voordelen voor de korte tot middellange termijn nauwelijks opwegen tegen de nadelen van samenwerking. Voor de grootste gemeenten zal het strategische belang voor de regiovorming voor de korte tot middellange termijn de doorslag moeten geven. Bij de discussie over deze afhankelijkheid moet dus meegewogen worden of en in welke mate een voorstel kan bijdragen aan het realiseren van de samenwerking als geheel, ook al is de toegevoegde waarde van stappen op het A-spoor op zich zelf beperkt. Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen l&A regio West-Brabant
2
Verder zien we door de samenwerking op het gebied van l&A dat de complexiteit van de vraagstukken eerder zal toenemen dan afnemen. De keuzevrijheid van een afzonderlijke gemeente zal door de samenwerking naar verwachting kleiner worden.
4. Ontwikkelstappen: Er is gestart met het verzamelen van bouwstenen en het vinden van draagvlak voor: "een inhoudelijke visie op het gebied van informatievoorziening en automatisering voorde 19 convenantgemeenten van de regio West-Brabant". Vervolgens zijn er ontwikkelingsstappen geformuleerd (ambities vertaald in plateau's) langs twee sporen: - het spoor van de Informatievoorziening (I) - het spoor van de Automatisering (A) 4.1. Ontwikkelingsstappen van het l-spoor: a) Plateau 1: een kennis en adviesgroep in te stellen voor het ontwikkelen van een concrete doelarchitectuur voor West-Brabant; b) Plateau 2: projectvoorstellen op te stellen voor een 3-tal voorbeeldprojecten uit het NUP (Nationaal Uitvoering Programma Dienstverlening en E-overheid) en - na nadere besluitvorming regionaal uit te voeren; c) Plateau 3: kennis en adviesgroepen in te stellen voor gevraagd en ongevraagd informatie-advies op de onderscheiden architectuurdomeinen. (perspectief op termijn) d) Plateau 4 de kennis en adviesgroepen op te schalen naar (virtuele) competentiecentra voor de uitvoering van projecten binnen de onderscheiden architectuurdomeinen voor het harmoniseren van nieuwe informatiesystemen (convergentie op nieuwe informatiesystemen); e) Plateau 5 de competentiecentra tevens te belasten met het harmoniseren en beheren van regionaal gepositioneerde (dus ook bestaande) informatiesystemen (convergentie op informatiesystemen die voor regionaal beheer in aanmerking komen). 4.2. Ontwikkelingsstappen van het A-spoor: a) Plateau 1: kennis en adviesgroep A-architectuur in te stellen voor de ontwikkeling van een concrete doelarchitectuur voor West-Brabant b) Plateau 2: een projectvoorstel op te stellen voor het ontwikkelen en invoeren van geharmoniseerde beheerprocessen en een constructie voor het uitwisselen van gespecialiseerd beheerpersoneel; c) Plateau 3: een kennis- en adviescentrum in te stellen voor gevraagd en ongevraagd advies op de (her)inrichting van de ICT-infrastructuur; d) Plateau 4: een projectvoorstel op te stellen voor het tot stand brengen van een Regionet als randvoorwaarde voor verdere samenwerking op het A-spoor en met name ook het l-spoor. (perspectief op termijn) e) Plateau 5: opeenvolgend een aantal gemeenschappelijke ICT-infrastructuurservices te ontwikkelen; f) Plateau 6: de doelarchitectuur geleidelijk in te voeren bij natuurlijke vervangings- en investeringsmomenten; g) Plateau 7: het beheer van de ICT-infrastructuur als standaard dienst op afstand te plaatsen. h) Een hulpplateau: automatiseringstaken desgevraagd en in onderling overleg in te besteden bij een van de kopgroepgemeenten.
Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen I&A regio West-Brabant
4.3. Samenhang tussen l-spoor en A-spoor Het is van belang dat het l-spoor en het A-spoor in samenhang worden doorontwikkeld, met het oog op en aandacht voor de organisatorische-aspecten: modernisering van informatievoorziening heeft namelijk onvermijdelijk effecten op processen en organisatie. Het l-spoor is in principe leidend en kan ook in potentie de grootste toegevoegde waarde creeren. Vanaf plateau 4 van het A-spoor zijn grotere investeringen en gemeenschappelijk te beheren en te exploiteren services aan de orde. Deze stap is alleen te motiveren als op het l-spoor vertrouwenwekkende stappen zijn gezet op weg naar convergentie van de informatiesystemen. Daarom moet op dat moment een expliciete evaluatie van de vordering van de samenwerking plaatsvinden. Het is het l-spoor dat hier naar de inzichten van de werkgroepen de juiste timing bepaald. Deze afhankelijkheid is vanuit de organische ontwikkeling verklaarbaar. Het A-spoor is relatief onafhankelijk van de eigenaren van bedrijfsprocessen, terwijl het l-spoor juist diep ingrijpt op de bedrijfsprocessen. 4.3. Projectorganisatie en Communicatie: Binnen de vastgestelde strategische agenda en de spelregels van het bestuursconvenant wordt in opdracht van de BRG en de ARG projectmatig gewerkt aan de realisatie van de weergegeven ambities onder punt 3 van deze bestuursopdracht. De coordinerende directeuren de heren De Jongh en Wingens geven leiding aan de uitvoering van dit voorstel. Zij zijn feitelijke de ambtelijke opdrachtgevers en zij leggen verantwoording af aan de ARG. Via het overleg directeuren bedrijfsvoering worden de andere gemeenten tussentijds geVnformeerd over de voortgang en geraadpleegd over de gewenste koers. Vanuit de ARG is de heer F. Priem contactsecretaris voor het ICT-project. Werkplan en werkbegroting worden binnen de bevoegdheid van het Regio-overleg Directeuren Bedrijfsvoering ter hand genomen door de trekkers. Afzonderlijke projectvoorstellen worden finaal voorgelegd aan de ARG. Gestreefd wordt hierbij naar transparantie en zakelijkheid. De principes van projectmatig werken moeten aan de basis staan van het handelen. Na besluitvorming over de nu voorliggende bestuursopdracht zal een op de doelgroepen toegesneden bulletin worden toegezonden naar alle belanghebbenden met interviews van de sleutelfunctionarissen. 4.4. Uitgangspunten kostenverdeling vanaf 2009: •
de proceskosten komen volgens een nog nader te bepalen verdeelsleutel ten laste van de 19 convenantsgemeenten; • de uitvoeringskosten van vastgestelde projectvoorstellen komen volgens afspraken per project voor rekening van de deelnemende gemeenten; • kopgroepgemeenten nemen gezamenlijk deel aan regionale projecten; • volgergemeenten beslissen per projectvoorstel of ze al dan niet deelnemen aan een regionaal project. • over de voortgang l&A-projecten wordt gerapporteerd aan ARG en BRG. De inzet van eigen personeel voor de nadere ontwikkeling van voorstellen blijft volgens de bepalingen van het bestuursconvenant voor rekening van de gemeente zelf. Na vaststelling van een projectvoorstel komen alle kosten (dus eventueel ook de inzet van eigen personeel) die in lijn zijn met het in het projectvoorstel opgenomen bestedingsplan, voor rekening van de deelnemende gemeenten.
Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen I&A regio West-Brabant
4.5. Verantwoording projectkosten periode oktober 2006 tot eind 2008. In de bestuursopdracht van 27 September 2006 is door de 10 gemeenten van het vorige bestuursconvenant een bedrag van 100.000 euro beschikbaar gesteld. In de bijlage D wordt verantwoording gegeven van deze uitgaven. De projectgelden zijn vooral besteed aan de inhuur van externe begeleiding (bureau HEC). Het budget is met circa 10% overschreden (€ 9.338,-). Die restantkosten worden meegenomen in de proceskosten voor de periode 2009 en gedragen door de 5 kopgroepgemeenten.
Bijlagen: A. B. C. D.
Schema l-spoor met plateau's en A-spoor met plateau's. Notitie J. Kruf van 10-1-2008 Verslag bijeenkomst met portefeuillehouders 6 februari 2009. Verantwoording projectkosten oktober 2006 - eind 2008.
Bijlage A: Schema's met plateau's l-spoor en A-spoor.
ntwikkelaanpak = convergentiestrategie Convergentie l-spoor
I Convergentie A-spoor
Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen I&A regio West-Brabant
Plateau 5: regionale advisering, projecten en beheer nieuwe en bestaande informatievoorzienlng adviseurs en functioneel beneerders gespecialiseerd op de beschreven kennisdomeinen ~ ontwikkelen en beheren regionaal gepositbneerde informatievoorziening. Plateau 4: samenwerking op nieuwe informatievoorzienlng (virtuele competentiegroepen) l-adviseurs en projectleiders gespecialiseerd op de beschreven kennisdomeinen - trekken projector! voor alle deelnemende gemeenten.
Convergence l-spoor:... na >9
>12 maanden.
.na ? jaren
Plateau 3: regionale advisering Informatievoorzienlng (instellen regio Kennis en Advies Groep) 1.
KAG bedrijfsvoering KAG back offices fyshke sector
KAG back offices burgers en heffingen
4. KAG back offices sociaaleconomische sector 5. KAG Front office, Midoffice en Generieke functionaliteit 6. KAG Basisregistraties.
Plateau 2: uitvoeren regio projectenselectie top 3 NUP Regionale projecten voor de uitvoering van geselecteerde
NUP-projecten.
^ 5 7 '•
Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen I&A regio West-Brabant
Bijlage B Aan: Van: Betreft: Datum:
De ambtelijke Regiegroep Jack Kruf Doorstart project SSC / ICT 10 januari 2008
Aanleiding In September 2007 heeft de ARG mij gevraagd om de rol van coordinerend secretaris voor het project SSC ICT over te nemen van Jan Lagendijk.Als eerste stap heb ik een verkenning uitgevoerd naar de stand van zaken van het project. Daartoe heb ik vanaf eind oktober tot begin december gesprekken gevoerd met de projectleiding, leden van de stuurgroep, de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Breda en Oosterhout. Ik geef hier mijn bevindingen en adviezen. Bevindinaen Het draagvlak voor het project, zoals het liep, is gering. De noodzaak om samen te werken op het terrein van de bedrijfsvoering, in het bijzonder op het terrein van ICT, wordt door alle betrokken gemeenten gedeeld. Per gemeente verschilt echter de visie op wat, hoe en wanneer een en ander gerealiseerd kan en moet worden. Roosendaal, Etten-Leur, Halderberge, Zundert, Rucphen, Steenbergen en Woensdrecht zitten goeddeels op dezelfde lijn. Bij de diverse gemeenten zijn er grote verschillen in ambitie, ontwikkelmogelijkheden en kwaliteit m.b.t. het huidige niveau van dienstverlening. Het inzicht om in het vervolgtraject de informatievoorziening en automatisering vorm te geven langs de twee sporen informatievoorziening (I) en automatisering (A) wordt breed gedeeld. Hierbij wordt aangetekend dat: o Het ontwikkelen en intensiveren van samenwerking op het terrein van de informatievoorziening, waarbij alle gemeenten betrokken zijn, een kwestie is van langere adem en om een incrementele aanpak vraagt. o Het zoeken naar de mogelijkheid 'to share' op het terrein van automatisering en het implementeren en beheren van systemen, om de continuiteit van de bedrijfsvoering te waarborgen, een urgent vraagstuk is. Met uitzondering van Breda en Bergen op zoom willen alle thans deelnemende gemeenten op zeerkorte termijn tot samenwerking komen. Breda wil wel op de middellange termijn (over 3jaar) ook op dat terrein nauw samenwerken, als vervolg op de eigen intern ingezette lijn. Bergen op Zoom heeft hierover nog geen uitspraak gedaan. Het project in de huidige vorm heeft onvoldoende trekkracht om de samenwerking van de grond te krijgen. De wijze van aansturing vraagt om een herbezinning. De gemeente Oosterhout wil graag de mogelijkheden onderzoeken om aan te sluiten bij het samenwerkingsverband maar met behoud van al het goede dat zij met Equalit hebben ontwikkeld. Adviezen: 1. Een twee sporen aanpak te kiezen. Om bij elkaar te blijven: op I gebied een overleg in te richten dat de informatie-uitwisseling op dit punt in de hele regio borgt. En om concreet te starten op Agebied direct de samenwerking op te starten. 2.
Het is belangrijk op de "I" een koppeling te leggen tussen inhoud en organisatievorm. Mijn advies is om een globale maar gedeelde visie op korte termijn te formuleren met betrekking tot ICT, de strategie om daar te komen en de daaraan te stellen randvoorwaarden. Dit borgt de samenspraak en legt de koers vast. Geen lange en complexe verhalen, maar een kort en bondig document, waarin wij uitspreken waar onze gezamenlijke belangen liggen op de middellange termijn. Een letter of intent maar met een richting.
3.
Mijn voorstel is om de directeuren bedrijfsvoering verantwoordelijk te maken voor de uitlijning van 'I'. De vijf grotere gemeenten in de regio zouden hierin het voortouw dienen te nemen. Het Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen I&A regio West-Brabant
7
WEBRI-overleg dient als staf-unit gekoppeld te worden aan dit overleg, om te voorkomen dat meerdere sporen gaan lopen. Voorstel is een coordinerend gemeentesecretaris aanwijzen om borging op topniveau en ARG te regelen. Bestuurlijk dient dit met de bestuurlijke contramal te worden gezekerd, zo ook in een portefeuillleoverleg en de BRG.. 4.
Om tot een visie te komen, achtereenvolgens de volgende activiteiten op te pakken: a.. Het organiseren in januari / februari 2008 van een werkconferentie voor het verantwoordelijke management (directeuren bedrijfsvoering en hoofden ICT) en de ICT beleidsadviseurs van alle convenant gemeenten (optie 1) c.q. de huidige samenwerkende gemeenten en Oosterhout (optie 2). Resultaat: richtinggevende uitspraken met betrekking tot de te bereiken doelen voor de komende drie tot vijf jaar en de daarvoor benodigde middelen. b. Het opstellen van een bondige beleidsvisie (maart 2008) door de samenwerkende beleidadviseurs, met gebruikmaking van de uitkomsten van de conferentie, waarin de strategische en tactische doelstellingen voor de komende drie tot vijf jaar worden benoemd, de daarvoor benodigde middelen (geld, mensen, tijd) en de gewenste sturing. c. Het vaststellen van de beleidsvisie (april 2008) en het ter beschikking stellen van de benodigde middelen voor 2008 door de samenwerkende gemeenten. d. Het opstellen van een activiteitenagenda voor 2008, met een doorkijkje naar 2009 en 2010 die via de ARG wordt vastgesteld door de BRG.
5.
De stagnatie bij het lopende project SSC ICT te doorbreken door de volgende activiteiten op te pakken: a. De samenwerkende gemeenten en de gemeente Oosterhout onderzoeken op korte termijn samen de mogelijkheid van verbinding / samenwerking tussen het in ontwikkeling zijnde SSC ICT en Equalit b. Tijdens de werkconferentie spreken de overige convenantgemeenten zich uit over of, op welke wijze en in welk tempo zij willen aanhaken bij het project SSC ICT
De coordinerend secretaris richt zich op de uitlijning van de organisatiestructuur. De huidige projectleider, Math Muijres stelt een beknopt plan van aanpak op om te komen te beleidsvisie. Een nieuwe zakelijk manager aan te wijzen, bij voorkeur uit een van de gemeenten om de verdere vormgeving, en implementatie van de samenwerking op het gebied van A per direct op te starten en te bezien welke geformaliseerde vorm van samenwerking het beste past per 1 januari 2009.
Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen I&A regio West-Brabant
Verslag 6 februari 2009: Samenwerkingsvoorstellen l&A regio West-Brabant. Bespreking met portefeuillehouders ICT.
Bijlage C.
Aanweziq: Mw. W. Vissers, C. Machielsen (Moerdijk) Mw. M. Asmus, Y. de Boer (Oosterhout) J. Hoogendoorn (Steenbergen) C. Heulman (Zundert) J. Hendrikx (Baarle-Nassau) A. Hagenaars, Th. Wingens, J. Ansems (Bergen op Zoom) J.v.Hal, Th. De Jong (Etten-Leur) D. van Grinsven, J. Dik (Roosendaal) H. Snier, W vd Heuvel (Breda) A. Thijsse (Rucphen) J. Brans, M. Banning (Halderberge) J. van Leengoed (Programmabureau / verslag). 3 gemeenten hadden zich vooraf afgemeld. Aanleiding: In de BRG van 4 februari is ingestemd met de notitie samenwerkingsvoorstellen l&A, mits er ook voldoende draagvlak is vanuit het overleg met de portefeuillehouders op 6 februari. Voorstellen gaan vervolgens naar de 19 colleges van B&W. Presentatie: Thijs de Jong en Theo Wingens presenteren de plannen. Er is stilgestaan bij de voorgeschiedenis en de processtappen tot op heden. Nadrukkelijk is gekozen voor een andere veranderingsstrategie. Niet vanuit de structuur (bijvoorbeeld met het model SSC) en top-down starten, maar vanuit de vragen en de deskundigen in de organisaties (bottom up). Omdat de gestelde vragen - en de antwoorden daarop - veel duidelijkheid geeft over de voorgestelde koers, hierna expliciet de vragen en daarbij de reacties. Vraagpunten: 1. Vr. Je kunt I en A toch niet ontkoppelen Antw: Dat klopt, daarom een voorstel met twee sporen. l-spoor is wel leidend. l-vragen zijn het meest complex en zullen alleen in goede afstemming met de verantwoordelijken voor de primaire processen kunnen worden aangepakt. Het A-spoor lijkt in aanvang eenvoudiger. Echter dit vraagt ook afstemming met l-spoor en met ontwikkelingen in de omgeving. Vooral zoeken naar natuurlijke vervangingsmomenten. Basis synchroniseren is een geleidelijk pad. Geen "big bang". 2. Vr. Waar staan we nu, kijkend naar de plateaus Antw: Als regio in plateau 1. Enkele gemeenten zijn afzonderlijk wel verder. Met de kopgroepgemeenten bekijken we in werkgroepen wat haalbaar is. 3.
Vr. Ga je niet met 19 gemeenten gelijktijdig aan de slag Antw: Nee, we willen het werkbaar houden. Daarom de kopgroepgemeenten. Nu feitelijk de 6 grootste gemeenten, die participeren in de werkgroepen. Voorstellen worden wel voorgelegd aan alle 19 gemeenten via WEBRI en DBO. Verder is het NUP (nationaal uitvoeringsprogramma) een goed houvast en kompas in ons handelen.
Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen l&A regio West-Brabant
4.
Vr. Bestuuriijk toch geen problemen met l&A-voorstellen, er is toch breed commitment Antw.Dat lijkt zo, maar met name het l-spoor raakt wel degelijk de politieke agenda's. Neem b.v. de wens om de primaire dienstverlening te digitaliseren. Of alle brieven binnen 5 weken beantwoorden, of een loketgedachte. Dat soort ambities vraagt ook veel van het kunnen leveren vanuit I & A.
5.
Vr. Is het A-spoor de remmende factor? Al het "ijzer" is toch al vrijwel identiek Antw. Nee, het gaat om de onderliggende werkprocessen. Die zijn nog heel verschillend. Daar zitten we echt pas op plateau 1 als regio. Daarom ook de drie pilots uit het NUP, om te ontdekken waar we dan tegen aanlopen. Bij de samenwerking met de gemeentelijke belastingen of bij het project "handhaving en vergunningen" zien we vooral dat de verschillen in werkprocessen het digitaliseren lastig maakt. Vooral het l-spoor raakt de Organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering.
6.
Vr. Aandacht voor verschillende snelheden, bijvoorbeeld Equalit bij de gemeente Oosterhout ingegeven door zowel een l-strategie als een A-strategie. Antw: Het is niet de bedoeling dat alle 19 gemeenten gelijktijdig moeten optrekken en daarmee enkele gemeenten in de vertraging schieten. Daarom is gekozen voor een aantal kopgroepgemeenten en pilotprojecten. Vooral samen optrekken op vraagpunten en dossiers die voor ons alien nieuw zijn.
7.
Vr. Welke randvoorwaarden formuleren we bij dit traject Breda en Oosterhout willen niet vertragen omwille van de regio. Antw: Er zijn enkele randvoorwaarden te benoemen, bijvoorbeeld: - door de samenwerking mag een ontwikkeling bij een gemeente of een subregio niet worden vertraagd; daarbij oog hebben voor de verschillen en maatwerk maken. - door de samenwerking mag een project niet duurder worden; - door de samenwerking moet vooral de kwaliteit en de doelmatigheid gestimuleerd worden; - door de samenwerking zal de standaardisering in de regio worden gestimuleerd; - door de samenwerking kan beter worden voldaan aan exteme omgevingseisen; - door de samenwerking worden vooral nieuwe vragen en kansen opgepakt.
8. Vr. Kracht van je argumenten voor samenwerking op het gebied van l&A vooral halen uit wat dit betekent voor ONZE burgers in ONZE regio. Antw: Mee eens. De argumenten voor landelijke richtlijnen (NUP) staan wat verder van ons af, maar zijn in de aard ook ingegeven door vragen van burgers (commissie Joritsma; eerste overheid, enz.). Samenvattend: De toelichting is voor iedereen verhelderend geweest. Er is breed draagvlak voor de voorgestelde koers. De gekozen veranderingsstrategie (ontwikkelaanpak, l-spoor en Aspoor, plateau's en kopgroepgemeenten) krijgt veel bijval. Vooral te starten met de drie pilots en dat verder uitbouwen. Nadrukkelijk is meegegeven om de notities over de samenwerking l&A leesbaar en eenvoudig te houden. In dit kader pleit men voor een notitie (bouwstenen) die aan de basis staat van alle collegevoorstellen. Daarbij ook de oogst van vandaag, 6 februari, meenemen. Aandacht wordt ook gevraagd voor de communicatie en de bewaking van het proces. In de processtappen ook aandacht voor terugkoppelmomenten. Verder wordt aandacht gevraagd om alle 19 gemeenten op de hoogte te houden. Een volgend overleg met portefeuillehouders ICT wordt op prijs gesteld, indien daarvoor voldoende aanleiding is.
Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen l&A regio West-Brabant
10
In afwachting van de collegebesluiten is nadrukkelijk meegegeven om niet te gaan wachten, maar de gekozen ontwikkelaanpak verder voort te zetten, zonder onomkeerbare besluiten te nemen. Tot slot worden complimenten gegeven aan de heren Thijs de Jongh en Theo Wingens voor de wijze waarop zij tot op heden storing hebben gegeven aan dit proces.
BIJLAGE D: BUDGETVERANTWOORDING BESTUURSOPDRACHT SSC WEST-BRABANT In het najaar van 2006 is een bestuursopdracht geformuleerd voor het tot stand brengen van een shared service center voor ICT in West-Brabant Voor de ontwikkeling van dit projectplan is door de 10 gemeenten die de bestuursopdracht ondertekend hebben een budget van € 100.000,- gefourneerd. Dit budget is administratief beheerd door de gemeente Roosendaal. Voor de uitvoering van de bestuursopdracht 'opstellen projectplan SSC ICT West-Brabant' is een extern bureau resp. een projectleider geselecteerd met de opdracht om dit projectplan voor de totstandkoming van dit SSC te ontwikkelen. De uitvoering van de opdracht heeft de volgende fasering gekend: 1. Opstellen projectplan totstandkoming SSC ICT a. Opstellen stakeholderanalyse b. Opstellen besturingsmodel c. Strategische heroverweging, herijking van de opdracht (nota coordinerend gemeentesecretaris Dhr. Kruf) 2. Samenwerking l&A o.l.v. directeuren bedrijfsvoering volgens l-spoor en A-spoor. Deze fase is overigens verbreed naar de 19 convenantgemeenten. Over fase 1 is door middel van de nota Kruf (inhoudelijk) verantwoording aan de ARG afgelegd. De tussenuitkomst - op basis van de rapportage van coordinerend gemeentesecretaris Dhr. Kruf - was dat de samenwerking op l-gebied en met name de l-projecten brede steun had, maar dat de samenwerking op A-gebied controversieel was. De controverse bestond eruit dat de organisatorische impact van een grootschalig SSC niet voor alle partijen in verhouding stond tot de actueel ervaren problematiek. Ook bestond bij een deel van de partijen twijfel of de kwaliteit van de dienstverlening wel bij zo een abrupte reorganisatie geborgd zou kunnen worden. Een minderheid deelde de overtuiging dat samenwerking op het gebied van Automatisering voor de lange termijn een harde randvoorwaarde is en het juist vanwege de ingrijpende verandering nodig is om hiertijdig aan te beginnen. De regio heeft als sluitstuk van fase 1 als het ware een nieuwe visie ontwikkeld op de wijze waarop de samenwerking I &A het beste ontwikkeld kan worden. De stuurgroep - samengesteld uit vertegenwoordigers van alle betrokken management en bestuurechelons - is tot en met fase 1 in functie geweest. Fase 2 is aan te merken als een door de ARG besloten voortzetting van de bestuursopdracht SSC WestBrabant. Fase 2 is echter vooral ook te zien als een uitwerking van het 'Bestuursconvenant West-Brabant 2006-2010' van 20 oktober 2006, resp. de daaruit voorvloeiende 'Strategische Agenda West-Brabant 2008-2011' van 19 oktober 2007, onderdeel Bedrijfsvoering. De strategische agenda voor de bedrijfsvoering betreft de missie 'Samen doen wat samen kan'. Deze is geconcretiseerd in de doelstelling Voor 1 januari 2009 is gei'nventariseerd op welke terreinen door samenwerking er versterking van de eigen bedrijfsvoeringverantwoordelijkheid kan worden gerealiseerd'. De opdracht tot uitvoering van Fase 2 is versterkt aan een tweetal trekkers uit het Regio-overleg Directeuren Bedrijfsvoering (RoDB). De RoDB functioneert in een tweetal circuits. De vijf grootste gemeenten die convenantpartner zijn vormen de zogenaamde kopgroep. Deze kopgroep ontwikkelt de
Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen I&A regio West-Brabant
11
voorstellen voor samenwerking. De overige gemeenten zijn volgergemeenten, die de voorstellen beoordelen. Deze afstemming vindt plaats in het plenaire overleg RoDB. De besteding van het budget is toegelicht in de volgende staat: prognose eindstand budgetverantwoording totaalbudget Fase 1: a.van 1 januari 2007 tot mei 2007 Opstellen projectplan (stakeholderanalyse)
€100.000 216 uren 40.500 restant
b./c.van mei 2007 tot dec. 2007 Ontwikkelen besturingsmodel en strategische interventie
59.500
129 uren 23.038 restant
Fase 2: van maart 2008 oktober 2008 procesmanagement en advisering samenwerking l&A
36.462
130 uren 26.000 Besteedbaar prognose te besteden prognose eindstand:
10.462 19.800 - 9.338
Dit budget is met ca. 10% overschreden. De reden is dat de oorspronkelijke opdracht niet uitvoerbaar was, omdat het draagvlak aan de geformuleerde bestuursopdracht bleek te ontbreken. In de geest van de bestuursopdracht zijn vervolgstappen gezet, die uiteraard een meer intensief beslag legden op externe capaciteit dan voorzien was voor het ontwikkelen van het projectplan SSC West-Brabant.
Concept bestuursopdracht samenwerkingsvoorstellen I&A regio West-Brabant
12
