Risicomanagement Transities 1. Inleiding In deze rapportage worden de risico’s en de mogelijke beheersmaatregelen benoemd die verband houden met de te realiseren transities rondom Jeugdzorg, Participatie en Begeleiding AWBZ. Het overzicht is door middel van interne inventarisatie en met behulp van publicaties over de onderwerpen en ervaringen van collegagemeenten tot stand gekomen en zal verder moeten worden vormgegeven door consultatie van betrokken functionarissen binnen onze eigen organisatie. Het overzicht is op dit moment zeker niet volledig. Gaandeweg de voorbereidingen voor de implementatie zullen ongetwijfeld meer risico’s de revue passeren die op voorhand nog niet bekend waren. Dit geldt evenzeer voor eventuele beheersmaatregelen. Het is dan ook van belang om dit gedurende het proces te blijven actualiseren. De risico analyse kan worden ingezet bij de vorming en implementatie van het beleid en bij de besluitvorming. 2. Aanleiding Vanaf 1 januari 2015 zijn de transities rond het sociale domein een feit. Taken op het sociaal domein worden per die datum aan de gemeenten overgedragen. De verwachting is, dat deze overdracht van taken een kostenbesparing zal opleveren. Om die reden wordt op het budget dat door het Rijk naar de gemeenten wordt overgeheveld een korting toegepast van € 450 mln. (totaal budget ca. € 3 mld.). Hoewel een samenhangende aanpak van de taken kansen biedt ten aanzien van een efficiëntere uitvoering daarvan, is deze operatie ook zeer risicovol. Het is dan ook zaak om hiervoor een gedegen risico analyse uit te voeren. Ook vanuit de VNG zijn zorgen geuit, met name op het gebied van de financiële haalbaarheid van de transities. Reden waarom zij een warm pleitbezorgster is voor een onderzoek door de Algemene Rekenkamer. Het is echter zaak om dit onderzoek niet af te wachten, maar om zelf de risico’s te inventariseren en analyseren en in te zetten op het treffen van afdoende beheersmaatregelen om de risico’s te verminderen dan wel geheel te elimineren. 3. Uitvoering Om enig structuur aan te brengen in de inventarisatie van de risico’s is in het in deze rapportage opgenomen overzicht een onderverdeling gemaakt naar verschillende risicogebieden. Zoals hiervoor aangegeven is het risico overzicht (nog) niet volledig. Inventariseren Het is de bedoeling, dat dit overzicht wordt betrokken bij de implementatie en inrichting van de transities door de betrokken functionarissen (ambtelijk opdrachtgever, beleidsadviseurs en andere materiedeskundigen). Het doel daarvan is rekening te houden met de nu reeds voorzienbare risico’s en, om het overzicht aan te vullen, reeds opgenomen risico’s aan te scherpen of risico’s die in de Zeister situatie niet aan de orde zijn af te voeren. Risico’s die in grote mate overeenkomsten vertonen, dan wel grotendeels identiek zijn zullen worden geconsolideerd tot één risico om het aantal enigszins te kunnen beperken. Kwantificeren De uit de inventarisatie blijkende risico’s zullen vervolgens worden gewaardeerd. Deze waardering is noodzakelijk om te kunnen prioriteren, omdat het niet effectief is om alle risico’s (en de beheersing daarvan) dezelfde mate van aandacht te geven. De focus dient vooralsnog te liggen op de meest ingrijpende risico’s. Het kwantificeren van de risico’s is mogelijk door een score toe te kennen voor de kans dat het risico optreedt en voor de inschatting wat het gevolg daarvan zal zijn. Daarbij behoeft een gevolg niet altijd van financiële aard te zijn, omdat sommige financiële gevolgen nu eenmaal niet altijd zijn te benoemen/becijferen. Voor het kwantificeren van de risico’s kan de volgende tabel worden gehanteerd: Score
Kans/Gevolg
1 2 3 4 5
Zeer klein Klein Matig Groot Zeer groot
Risicoscore = Kans x Gevolg Aan de hand van de tabel wordt voor elk risico een score toegekend die ligt tussen 1 (kans 1 en gevolg 1) en 25 (kans 5 en gevolg 5). Beheersen Nu er inzicht is verkregen in het risicoprofiel door de (zo volledig mogelijke) inventarisatie van de risico’s en de waardering (prioritering) daarvan, is het zaak voor deze risico’s afdoende beheersmaatregelen te bepalen. Door het vroegtijdig signaleren van de risico’s en het treffen van afdoende beheersmaatregelen wordt het mogelijk daarop ook in een vroegtijdige (voorbereidende) fase te sturen en deze daarmee voorafgaand aan de implementatie te beperken of elimineren. In de voorbereidende fase tot het moment van implementatie blijft het echter zaak om de geïnventariseerde risico’s en beheersmaatregelen continue tegen het licht te houden en te actualiseren. Daarnaast zal ten aanzien van de beheersmaatregelen gedurende het traject de effectiviteit moeten worden beoordeeld.
Gebied Kennis
Risico Er is onvoldoende kennis bij de
Financieel
Overig
Beheersmaatregel Opleiden/inhuren
Gerealiseerd
gemeente aanwezig om de transities te implementeren. Er is onvoldoende kennis aanwezig bij de instantie (RDWI) waar zaken zijn uitbesteed. Het college is onvoldoende op de hoogte of heeft te weinig kennis over hetgeen op ons afkomt. Er is geen duidelijkheid over de informatie die de Raad moet krijgen om in haar kaderstellende en controlerende rol te komen. Tijd
Het lukt de gemeente niet om de transities tijdig te implementeren. Het lukt de samenwerkende partners niet om de transities tijdig te implementeren. Er is bij de samenwerkende partners geen implementatieplan aanwezig.
Budget
Er komt te weinig budget mee over. Het budget wat ter beschikking staat is onvoldoende voor het gewenste ambitieniveau. Er zijn geen schattingen gemaakt van wat (financieel) benodigd is (benchmark). Er is geen duidelijkheid over inzet van het budget (alles beschikbaar stellen of een deel reserveren?). Sturing op budget is onvoldoende geregeld. Verantwoordelijkheid voor het budget is onvoldoende geregeld. Er is niet geregeld hoe de verantwoording zal plaatsvinden. (Nog) lopende contracten worden niet tijdig opgezegd. Met de kosten van overdracht van lopende trajecten na 2015 is onvoldoende rekening gehouden. Verhouding budget/prestatie wordt niet gemonitoord. Budgetbewaking bij de GR-en is onvoldoende geregeld. De fiscale gevolgen (afhankelijk van de samenwerkingsvorm) zijn niet of onvoldoende in beeld. Vaststelling van rechtmatigheid bij de jaarrekening (o.a. bij trajecten die worden ingekocht) is niet gewaarborgd. Er is sprake van minimale afname van bepaalde specialistische zorg waardoor er hoge (overhead) kosten zijn voor een gering aantal
Budget (vervolg)
clienten. Juridisch
Wijziging van wet- en regelgeving waardoor budgetten afnemen of anders ingezet moeten worden. Vertraging van invoering van de betreffende wetgeving. De verordening is van onvoldoende kwaliteit. De gemeentelijke verordening loopt vertraging op. Clientgegevens komen bij onbevoegde(n) terecht.
Samenwer king/uitbesteding
Onbekendheid met de financiële draagkracht van samenwerkende partijen. Gebrek aan informatie van de organisatie die voor ons in de schakel zit. Onvoldoende borging dat iedereen op de hoogte is van wat er met de klant gebeurt. Onduidelijkheid over of geen voorwaarden die worden gesteld (aan de samenwerking/ uitbesteding). Innovatie en samenwerking komen niet in de gewenste mate tot stand. Gemeente is niet in staat inkoop/ aanbesteding voldoende te realiseren. Door prijsconcurrentie zijn toeleveranciers niet in staat de gevraagde kwaliteit te leveren. Door prijsconcurrentie komen aanbieders in financiële problemen. Er wordt geen of onvoldoende verantwoording afgelegd. De verdeelsleutels zijn onbekend of niet gestoeld op de juiste parameters. Zeggenschap over/binnen de samenwerking (DB, AB en verhouding daartussen) is onvoldoende geregeld. Voorwaarden bij uittreding van deelnemers (o.a. kosten van) zijn onvoldoende geregeld. Voorwaarden bij intreding van deelnemers (o.a. kosten van/schoon over) zijn onvoldoende geregeld. Er is sprake van onvoldoende sturing en toezicht door de gemeente (a.g.v. tekort aan expertise).
Samenwer king/uitbesteding (vervolg)
Risicomanagement is geen onderdeel van het aandachtsgebied van de samenwerkingsorganisatie. Er is geen risicobeleid vastgesteld. Risicomanagement is niet ingericht/geïmplementeerd en er is geen sprake van een onafhankelijke toets/controle. Risico’s worden niet vastgelegd/gemonitoord enz. Bij besluitvorming is er geen aandacht voor risicomanagement. Er is geen sprake van rapportage/verantwoording over risicomanagement. Er wordt niet tijdig gereageerd risicosignalen. ICT
Het lukt niet om informatie (systemen) tijdig aan elkaar te koppelen. Koppeling met het financiële systeem is er niet, niet voldoende en/of niet tijdig. Het financiële systeem moet op de transities ingericht worden. Informatie uit de systemen t.b.v. begroting en verantwoording is niet of niet tijdig beschikbaar.
Kwaliteit
Kwaliteit naar de klanten (mede in relatie tot aanbestedingen) is niet gewaarborgd. Het omgaan met klachten is niet geregeld. Concrete kaders en richtlijnen zijn onvoldoende vastgelegd. Er is geen inzicht in realisatie van doelstellingen en er is sprake van onvoldoende – tussentijdse – bijsturing. Er zijn geen specifieke bevoegdheden verleend om in te kunnen grijpen bij calamiteiten en/of wanprestaties. De toezichthoudende verantwoordelijkheid wordt onvoldoende geborgd/ingevuld.
Inhoudelijk
Instroom is een ‘open einde’ regeling en kan onvoldoende beïnvloed worden.
Inhoudelijk (vervolg)
Er is geen of onvoldoende sprake van juiste en volledige dossiervorming. Er is onvoldoende zicht op en
inzicht in huidige/lopende dossiers. Continuïteit is onvoldoende gewaarborgd. Er is onvoldoende rekening gehouden met toestroom a.g.v. verloop van intramurale- naar thuiszorg. Er is sprake van stapeling van effecten LVG-jeugd, waardoor kwetsbare jongeren niet op tijd voldoende ondersteuning krijgen. Er is onvoldoende specialistische hulp beschikbaar (ingekocht). Door focus op individuele gevallen (met hoge kosten) is er onvoldoende aandacht voor collectieve basiszorg. Onvoldoende waarborg van de veiligheid van clienten. Publieke risico’s (niet financieel van aard) zijn onvoldoende in beeld (bijv. bij Jeugdwerk: optimale zorg voor jeugd enz.) Politiek
De gemeente wordt verantwoordelijk gehouden/ gesteld voor incidenten en voor vertragingen in de samenwerking. Er is, in het kader van de samenwerking, onvoldoende continuïteit in beleid (met het oog op verschuivingen bij verkiezingen). Noodzakelijke samenwerkingsverband(en) mislukken of lopen vertraging op. Onvoldoende rolvastheid van het gemeentebestuur, door gebrek aan vertrouwen in het college, de organisatie en betrokken partijen, a.g.v. onbekendheid met de materie.
Overig
Risico’s voor de gemeente indien andere partners in de keten steken laten vallen. Binnen Jeugdzorg is thans veel niet op orde. Er zijn geen of onvoldoende afspraken over wie dat inventariseert en wie het verder oppakt.
