0
Risicomanagement Kadernota
Concerncontrol Gemeente Goeree-Overflakkee September 2013
1
Risicomanagement Kadernota
Inhoudsopgave 1 2
3
4
5
6
INLEIDING EN SAMENVATTING KADERS ....................................................................................................... 2 RISICOMANAGEMENT ............................................................................................................................ 4 2.1 DOELSTELLINGEN RISICOMANAGEMENT ................................................................................................... 4 2.2 DEFINITIES ........................................................................................................................................ 5 WEERSTANDSCAPACITEIT EN WEERSTANDSVERMOGEN .................................................................................. 6 3.1 INZICHT IN DE WEERSTANDSCAPACITEIT ................................................................................................... 6 3.2 INZICHT IN HET WEERSTANDSVERMOGEN ................................................................................................. 8 IMPLEMENTATIE EN BORGING VAN RISICOMANAGEMENT ............................................................................. 10 4.1 RISICOMANAGEMENT IN DE ORGANISATIE .............................................................................................. 10 4.2 HET PROCES VAN RISICOMANAGEMENT ................................................................................................. 10 4.3 ROLVERDELING TUSSEN RAAD, COLLEGE EN ORGANISATIE.......................................................................... 11 4.4 RISICOHOUDING VAN DE GEMEENTERAAD .............................................................................................. 12 RAPPORTAGE..................................................................................................................................... 13 5.1 PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN .................................................................................................. 13 5.2 BESTUURSRAPPORTAGES .................................................................................................................... 13 5.3 EVALUATIE ...................................................................................................................................... 13 VOORSTELLEN/BESLISPUNTEN ............................................................................................................... 14
2
1
Inleiding en samenvatting kaders
Inleiding Dit is de kadernota weerstandsvermogen en risicomanagement. Een gezamenlijke aandacht van bestuur en organisatie voor risicomanagement is vanuit het oogpunt van borging erg belangrijk. Dit draagt bij aan het streven naar een hoogwaardige uitvoering van het risicomanagement. Deze nota verstevigt het belang van risicomanagement en scherpt de kaders aan op het gebied van het analyseren van risico’s in raadsvoorstellen. Het weerstandsvermogen wordt in een breder perspectief gesteld als het de bepaling van de financiële robuustheid van de gemeente betreft. De belangrijkste doelstellingen van deze nota zijn: * Inzichtelijk maken dat actief risicomanagement een belangrijk en waardevol sturingsinstrument is voor bestuur en management; * het risicomanagement structureel in de organisatie en het bestuur te verankeren * Het vastleggen van de structuur en het gebruik van de paragraaf Weerstandsvermogen en de daarin opgenomen risicoparagraaf; * Het vastleggen van methodiek en richtlijnen rond weerstandscapaciteit, weerstandsvermogen en risicomanagement: wat verstaan we eronder en hoe wordt het (gewenste) niveau bepaald? Er wordt hierbij nadrukkelijk aandacht geschonken aan de rol van het bestuur, de positie van risicomanagement binnen de gemeentelijke organisatie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de relatie met de weerstandsparagraaf, de P&C cyclus en de praktische uitvoering van het proces risicobeheersing. Wij beperken ons tot de risico’s die van invloed zijn op de realisatie van de beleidsdoelstellingen. In het duale bestel heeft de Raad een verordenende bevoegdheid, een kaderstellende en controlerende functie en budgetrecht. Het is aan de Raad om in een nota de beleidskaders vast te stellen ten aanzien van risicomanagement en het weerstandsvermogen. De uitvoering van het risicomanagement is voorbehouden aan het College. In de afgelopen jaren hebben de gemeenten behoorlijke vorderingen gemaakt ten aanzien van de borging en verankering van risicomanagement in de gemeentelijke organisaties. Na een periode waarin de aandacht vooral primair gericht was op het instrumentarium is er, mede dankzij de toename van de bestuurlijke aandacht voor financiële risico’s, ten aanzien van risicomanagement een ontwikkeling te zien geweest naar meer risicobewustzijn in de breedte. Voor de komende periode ligt de aandacht vooral op de ontwikkeling van het brede risicobewustzijn, transparantie door procesgericht monitoren en het gericht anticiperen op de belangrijkste risicogebieden. Hiermee wordt tevens de belangrijke koppeling gelegd tussen risicomanagement, het procesmanagement en de interne controles/audits als bouwstenen voor kwaliteitsmanagement. Centraal uitgangspunt in deze nota is dat duidelijk vastgelegd wordt op welke wijze het college van de gemeente Goeree-Overflakkee invulling geeft aan risicomanagement, omgaat met het weerstandsvermogen en op welke wijze het college hierover communiceert binnen de door de gemeenteraad vast te stellen kaders. Door het verstrekken van betrouwbare informatie betreffende de totstandkoming van weerstandsvermogen is de raad in een positie waarin afweging van de financiële risico's bij de besluitvorming van nieuw beleid kan worden meegewogen. Het is belangrijk dat de gemeenteraad dit proces begrijpt en vertrouwen kan hebben in de aanpak. Om hier invulling aan te geven wordt er naast deze kadernota een uitvoeringsnota opgeleverd waarin de belangrijkste stappen in het proces risicobeheersing transparant wordt gemaakt. Een belangrijk onderdeel is het waarborgen van continuïteit van het beleid. Ook als zich onverhoopt een calamiteit voordoet, die een aanslag doet op het financieel vermogen van de gemeente, moet deze continuïteit worden gewaarborgd.
3
Samenvatting en leeswijzer Samengevat leidt deze nota tot de volgende kaders en richtlijnen: 1. De gemeente Goeree-Overflakkee voldoet aan alle wettelijke verplichtingen en geeft invulling aan de richtlijnen in de financiële verordening door iedere 4 jaar deze nota te herijken en in alle rapportagemomenten van de P&C cyclus volledig invulling te geven aan alle eisen die aan de weerstandsparagraaf worden gesteld (§ 2.1). 2. De gemeente Goeree-Overflakkee houdt vast aan een risico-neutrale houding, wat inhoudt dat de gemeente geen onoverzienbare risico’s wil dragen maar wel risico’s accepteert, mits deze toelaatbaar zijn qua invloed op de weerstandscapaciteit (§ 4.4). 3. De gemeenteraad stuurt op een gemiddeld ratio weerstandsvermogen van 1.2 (§ 3.2). 4. Het beleid van de gemeente om te komen tot een gezonde financiële positie, vraagt om het aanhouden van middelen in geblokkeerde risicoreserves (algemeen en grondexploitaties) tot het niveau van het gemiddelde ratio 1.2. Indien de middelen daartoe ontbreken, worden andere bronnen bij de weerstandscapaciteit betrokken. Zodra de mogelijkheid zich voordoet wordt de risicoreserves verder gevoed. 5. De weerstandscapaciteit is opgebouwd uit de algemene risico reserve en de risicoreserve GREX. Indien deze ontoereikend zijn worden de algemene reserve, reserve grondexploitaties, vrije bestemmingsreserves, post onvoorzien, stille reserves en de onbenutte belastingcapaciteit er bij betrokken (§ 3.1). 6. Raadsvoorstellen dienen, indien van toepassing, te zijn voorzien van een risicoparagraaf dan wel risicoanalyse. De onzekerheden dienen gekwantificeerd te worden en eventuele beheersmaatregelen dienen te worden uitgewerkt (§ 4.1). 7. De gemeente beschikt over inzicht in haar weerstandscapaciteit en actualiseert dit periodiek. Het college stuurt in opdracht van de raad aan op een continue herijking van het risicoprofiel (§ 4.2). 8. In de programmabegroting en het jaarverslag doet het college verslag over de 10 grootste risico’s voor de gemeente. Bij belangrijke ontwikkelingen in de top 10 wordt verslag gedaan in de bestuursrapportage (§ 5.1).
4
2 2.1
Risicomanagement Doelstellingen risicomanagement
Het doel van Risicomanagement is het inzichtelijk maken van de risico’s die de gemeente loopt bij het realiseren van haar doelstellingen en kunnen nemen van beslissingen die gericht zijn op het voorkomen of minimaliseren van nadelige effecten die het optreden van risico's met zich mee kan brengen. Doelstellingen risicomanagement: 1. Formuleren van beleidsuitgangspunten Elke gemeente heeft weerstandvermogen nodig om tegenvallers op te kunnen vangen. In het dualistische stelsel heeft de gemeenteraad een kaderstellende, budgetbepalende en controlerende taak. Met deze nota geeft de raad de kaders met betrekking tot het risicomanagement en het weerstandvermogen aan. Deze kaders zullen ertoe moeten leiden dat risicomanagement een structureel onderdeel gaat vormen bij de besluitvorming en als uitgangspunt gaat dienen voor het aan te houden weerstandvermogen. 2. Voldoen aan wet- en regelgeving De gemeente dient op basis van wet- en regelgeving (BBV, Gemeentewet, Financiële verordening) een inventarisatie van risico’s en de weerstandvermogen te maken, alsmede beleid omtrent de weerstandcapaciteit en de risico’s te voeren. Door het vaststellen van deze nota wordt het beleid van risicomanagement en weerstandvermogen verder uitgewerkt en voldoet de gemeente aan haar wettelijke verplichtingen. 3. Verhogen van het risicobewustzijn Een ander belangrijk doel van deze nota is het verhogen van het risicobewustzijn. Het bewustzijn is zowel van belang op het niveau van het bestuur als ook op organisatieniveau. Voor het bestuur geldt dit vooral bij het stellen van kaders en het nemen van belangrijke besluiten. Het management zorgt voor een goede informatieverstrekking over risico’s richting het bestuur ten behoeve van de besluitvorming. Daarnaast is het management verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s. Verder moet de organisatie zich er van bewust zijn dat het risicomanagement een belangrijke plek heeft in de planning & control cyclus. Om onder andere deze bewustwording te bevorderen, is er separaat een uitvoeringsnota geschreven. Hier is er aandacht voor de implementatie en borging van het risicomanagement binnen de organisatie. 4. Optimale beheersing van risico’s Risico’s kunnen het behalen van doelen belemmeren. Daarom is het van belang deze risico’s te beheersen. Het beheersen van risico’s is het implementeren van maatregelen om de kans van optreden van risico’s te reduceren, ofwel schade veroorzaakt door risico’s te beperken. Niet elk risico valt te beheersen of wenst de organisatie te beheersen. Het is van belang een goede afweging te maken tussen de kosten en de effectiviteit van de beheersmaatregel.
5 2.2
Definities
Om een goed begrip te hebben van het beleid ten aanzien van risicomanagement is het van belang om de begrippen rond risicomanagement te definiëren en de uitgangspunten vast te stellen. Een gemeente zal onder alle omstandigheden een basisstructuur van voorzieningen voor de lokale samenleving in stand willen houden. Derhalve is inzicht in mogelijke risico’s die deze publieke verantwoordelijkheid bedreigen van essentieel belang. Risico: De kans op het optreden van een gebeurtenis met een negatief gevolg voor de gemeente dan wel een betrokkene. Uit de definitie van een risico volgt dat een goede omschrijving drie elementen bevat: 1. Een kans op het optreden van een gebeurtenis. Het gaat hier dus om een mogelijke gebeurtenis. 2. Negatief gevolg. De gevolgen van een risico kunnen zowel financieel als niet-financieel van aard zijn. Voor het goed managen van risico’s is het van belang ook de niet-financiële (o.a. imago, veiligheid) risico’s te beheersen. Ten behoeve van het weerstandsvermogen worden alleen de risico’s met financiële gevolgen berekend. 3. Een betrokkene, voor wiens rekening de gevolgen komen. De betrokkene is hierbij enerzijds de gemeente Goeree-Overflakkee als organisatie, of anderzijds een burger of een externe partij in het geval waarin de gemeente Goeree-Overflakkee voor dat risico verantwoordelijk kan zijn. Overige definities: Risicomanagement: het identificeren en kwantificeren van risico’s en het bepalen van activiteiten die de kans van optreden van de risico’s en/of de gevolgen van de risico’s beheersbaar houdt. Weerstandscapaciteit: middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet-begrote kosten, die onverwachts zijn, te dekken, zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Weerstandsvermogen: de beschikbare weerstandscapaciteit afgezet tegen de benodigde weerstandscapaciteit. Ratio weerstandvermogen: een weergave van de beschikbare weerstandscapaciteit gedeeld door de benodigde weerstandscapaciteit. Bruto risico: een risico in de meest maximale omvang. Dat wil zeggen zonder mogelijke of natuurlijke beheersmaatregelen. Netto risico: rest-risico na aftrek van getroffen beheersmaatregelen.
6
3
Weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen
3.1
Inzicht in de weerstandscapaciteit
In het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) is niet voorgeschreven welke elementen behoren tot de weerstandscapaciteit. Over het algemeen worden echter de elementen gebruikt die in de volgende tabel zijn genoemd. Eerst volgt een opsomming van de mogelijke bestanddelen. Daarna zal een overweging worden gemaakt welke bestanddelen worden ingezet voor dekking van de risico’s en in welke volgorde.. Mogelijke bestandsdelen weerstandscapaciteit Bestanddeel Incidentele weerstandscapaciteit Algemene risicoreserve
X
Risicoreserve grondexploitatie
X
Algemene reserve
X
Onvoorzien
X
Bestemmingsreserves
X
Stille reserves
X
Structurele weerstandscapaciteit
Begrotingsruimte
X
Onbenutte belastingcapaciteit
X
Kostenreductie (bezuinigingen)
X
Bron: ‘Handreiking duale begroting’ (Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2002)
Toelichting op bestanddelen weerstandscapaciteit in de vermogenssfeer (incidenteel) Algemene risicoreserve en risicoreserve grondexploitatie In het kader van de ontwikkeling van risicomanagement en de afdekking van risico’s vanuit de bedrijfsvoering wordt een algemene risicoreserve ingesteld. Deze wordt gevormd en gevoed vanuit de algemene reserve. De risico’s die samenhangen met de grondexploitaties worden afgedekt door een risicoreserve grondexploitatie. Deze wordt gevormd en gevoed ten laste van de algemene reserve grondexploitatie. Beide risicoreserves zijn geblokkeerd en worden uitsluitend ingezet voor het afdekken van risico’s. Vanwege de huidige financiële situatie van de gemeente Goeree-Overflakkee zijn de huidige algemene reserve en de algemene reserve grondexploitatie niet toereikend om afzonderlijke risicoreserves te vormen die de huidige geïdentificeerde risico’s volledig afdekken. Wij stellen een groeimodel voor waarbij deze risicoreserves in 2018 de volledige risico’s kunnen afdekken. Dit past bij de bestuurlijke wens om tot een financieel robuuste gemeente te komen (zie coalitieakkoord). Omdat er op dit moment er onvoldoende middelen zijn om de risicoreserves op het gewenste peil te brengen worden andere bronnen bij het weerstandsvermogen betrokken. Algemene reserve Tot de algemene reserve worden gerekend alle reserves, niet zijnde een bestemmingsreserve. De algemene reserve is een reserve waaraan door de gemeenteraad geen bestemming is gegeven. Het gevolg hiervan is dat deze reserve in principe vrij besteedbaar is. Wanneer over deze reserve (fictieve) rente wordt berekend die gebruikt gaat worden voor structurele dekking dan is er geen sprake meer van een vrij besteedbare reserve. De algemene reserve wordt meegenomen bij de berekening van de weerstandscapaciteit. Onvoorzien In de begroting is een bedrag als stelpost voor onvoorziene uitgaven opgenomen. Het uitgangspunt is dat op de stelpost voor onvoorziene uitgaven slechts een beroep wordt gedaan voor exploitatie-uitgaven waarvoor voldaan wordt aan de drie “O’s” (onvoorzienbaar, onuitstelbaar en onvermijdbaar). De post onvoorzien wordt meegenomen bij de berekening van de weerstandscapaciteit.
7 Bestemmingsreserves Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. De gemeente beschikt over diverse bestemmingsreserves. Sommige bestemmingsreserves hebben een directe (egaliserende) relatie met de exploitatie. Met het oog op het verbod op netto activeren (het in mindering brengen van bestemmingsreserves op activa met een economisch nut) zijn bepaalde reserves bestemd voor het afdekken van kapitaallasten van investeringen. Bij het beoordelen van de bestemmingsreserves rekening gehouden met het onderscheid tussen bestemmingsreserves die aangehouden worden voor de dekking van kapitaallasten van activa die al in bezit zijn van de gemeente (deze reserves zijn dan geblokkeerd) en bestemmingsreserves die nog vrij beschikbaar zijn. Daarnaast kunnen reserves ook geblokkeerd zijn als ze worden ingezet als beheersmaatregel om risico’s af te dekken. Mits de bestemmingsreserves (nog) niet geblokkeerd zijn, kunnen deze reserves meegenomen worden in de berekening van de weerstandscapaciteit. De raad kan namelijk tussentijds een ander doel geven aan een bestemmingsreserve. Stille reserves Naast algemene en bestemmingsreserves beschikt de gemeente ook over zogenaamde “stille reserves”. Hiermee worden zaken bedoeld die in eigendom van de gemeente zijn, maar niet op werkelijke waarde in de balans zijn vermeld. Stille reserves kunnen aanwezig zijn bij de volgende activa: deelnemingen gebouwen gronden kunst of antiek Onder stille reserves kunnen bijvoorbeeld worden aangemerkt de aandelen die de gemeente heeft (bijvoorbeeld bij Delta NV en Eneco NV). Op de balans van de gemeente zijn deze aandelen gewaardeerd op hun nominale waarde terwijl de werkelijke waarde in het economisch verkeer, op grond van jaarstukken en dividenduitkering hoger is. Deze aandelen zijn echter niet vrij verhandelbaar, wat rechtvaardigt deze aandelen op nominale waarde in de balans te houden. De gemeente heeft panden en gronden in eigendom die in het verleden bij de aanschaf in één keer ten laste van een reserve zijn gebracht. Deze gronden en gebouwen vertegenwoordigen echter wel een waarde wanneer zij in exploitatie worden genomen, of in het economische verkeer worden gebracht (verkocht of verhandeld). Wanneer er geen duidelijk beeld bestaat wat de werkelijke waarde van deze eigendommen is, wordt hiervoor geen bedrag meegenomen in de berekening van de weerstandscapaciteit. Daarnaast heeft de gemeente gronden in eigendom die verhuurd of verpacht worden, maar niet zijn gewaardeerd op de balans. Wanneer hiervoor geen directe waardebepaling voorhanden is, kan de waarde niet worden meegenomen bij de berekening van de weerstandscapaciteit. Stille reserves worden niet meegenomen bij de berekening van de weerstandscapaciteit. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt wanneer een stille reserve aan de volgende voorwaarden voldoet: Het object (wat de stille reserve vertegenwoordigt) is direct verhandelbaar en Aan het object kan een reële waarde worden gehangen en Het object is een actief met economisch nut en Het object betreft een pand Is aan alle voorwaarden voldaan, dan kan (vanuit het ‘voorzichtigheidsprincipe’) 75% van de Woz-waarde worden meegenomen in de berekening van de weerstandscapaciteit.
Toelichting op bestanddelen weerstandscapaciteit in de exploitatiesfeer (structureel) Onbenutte belastingcapaciteit De onbenutte belastingcapaciteit van de gemeente is het verschil tussen de daadwerkelijk geraamde opbrengst en de wettelijk maximaal mogelijke opbrengst van de OZB en de rechten, heffingen en leges. In het verleden werd dit berekend aan de hand van de norm die het rijk hanteerde voor toekenning van een aanvullende bijdrage op grond van de financiële verhoudingswet (artikel 12). Vanaf 2007 hanteert het Rijk andere normen voor toelating tot artikel 12, die verder gaan dan het benutten van de volledige belastingcapaciteit. De opbrengst van de rechten, heffingen en leges gaat al jaren naar 100% kostendekkendheid. Dit betekent dat er op dit vlak geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit is.
8 In 2007 werden ook de OZB tarieven gemaximeerd. Op grond van het bestuursakkoord “rijk en gemeente” is de huidige limitering per 1 januari 2008 geschrapt. Er is wel een macronorm ingesteld van 3,00 procent (voor het jaar 2013), het percentage kan per jaar fluctueren.
Opbouw bestanddelen weerstandscapaciteit Wij stellen voor een vaste risicoreserve te vormen ten laste van de algemene reserve. Daarnaast een risicoreserve grondexploitatie te vormen ten laste van de algemene reserve grondexploitatie. De hoogte van het benodigde weerstandsvermogen wordt gevonden in een startinventarisatie van de risico’s van de gemeente. In het geval dat het niet mogelijk of wenselijk is de risicoreserves voor het volle bedrag te vormen ten laste van de algemene reserve (grondexploitatie) zal een beroep worden gedaan op andere vermogensbronnen. Het streven is om in 2018 een algemene risicoreserve te hebben gevormd die in staat is de geïdentificeerde risico’s volledig te kunnen dekken. Wij stellen voor, het netto weerstandsvermogen (weerstandscapaciteit) op te bouwen uit de volgende bestandsdelen (in volgorde aan spreken): Algemene risicoreserve / risicoreserve grondexploitatie Algemene reserve / reserve grondexploitatie Stelpost onvoorzien Vrije bestemmingsreserves Stille reserves (onder stringente voorwaarden) Onbenutte belastingcapaciteit De gevolgen van het zich voordoen van een risico worden, mits er geen meevallers tegenover staan, eerst gedekt uit de incidentele weerstandscapaciteit gedekt zoals hierboven toegelicht. Om de financiële positie van de gemeente te kennen is het van belang alle bestanddelen van de weerstandscapaciteit in beeld te brengen.
3.2
Inzicht in het weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen staat voor de mate waarin onze organisatie in staat is (financiële) tegenvallers op te vangen uit eigen middelen. Het is van belang om te weten hoe het weerstandsvermogen is opgebouwd. Het weerstandsvermogen is de feitelijke confrontatie van twee grootheden te weten: (A) de financiële gevolgen van alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie van de gemeente afgezet tegen (B) alle beschikbare middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. A staat voor de benodigde weerstandscapaciteit en B voor de beschikbare weerstandscapaciteit. De verhouding tussen A en B zegt veel over de (financiële) weerbaarheid van onze organisatie. Als bovengenoemde waarde gelijk zijn dan spreken van een ratio weerstandsvermogen met de waarde 1. Het beoordelen van de norm vanuit één momentopname is lastig en niet geheel reëel gezien de dynamiek die het proces risicobeheersing kent. Het betreft namelijk een momentopname van een waarde die continu in beweging is. Het is passender de ontwikkeling van de ratio over een langere periode te volgen en te sturen op een gemiddelde ratio van 1.2 (vast te stellen door de gemeenteraad van Goeree-Overflakkee). Tabel : Weerstandsnorm Waarderingsklasse A B C D E F
Ratio >2.0 1.4-2.0 1.0-1.4 0.8-1.0 0.6-0.8 <0.6
Betekenis uitstekend ruim voldoende voldoende matig onvoldoende ruim onvoldoende
9
Voorbeeld: Ratio weerstandsvermogen
=
B= Beschikbare weerstandscapaciteit A= Benodigde weerstandcapaciteit
=
€ 5.000.000 € 4.000.000
= 1.25 = voldoende
De ratio is gekoppeld aan de waarderingstabel hierboven, die mede door de universiteit van Twente is ontwikkeld. De vastgestelde norm stuurt aan op waardering in klasse C, wat staat voor voldoende weerstandsvermogen. Wanneer de ratio in klasse D terecht komt vraagt dit om maatregelen om het weerstandsvermogen te versterken. Komt de ratio in klasse B dan kan de vrije ruimte benut worden. Voorgesteld wordt te sturen op het midden van klasse C, zijnde 1.2.
10
4 4.1
Implementatie en borging van risicomanagement Risicomanagement in de organisatie
Om de gewenste doelen te bereiken, dient het risicomanagement deugdelijk in de organisatie verankerd te worden. In dit hoofdstuk komen voorwaarden en maatregelen aan de orde die van belang zijn voor het verankeren en versterken van het risicomanagement. Er dient voldoende draagvlak op bestuurs- en managementniveau te zijn. Dit draagvlak en de communicatie zijn essentieel om de medewerking van de organisatie te verkrijgen, en daarmee de verankering binnen de organisatie te kunnen waarborgen. Als uitwerking hiervan dienen raadsvoorstellen voorzien te zijn van een risicoparagraaf dan wel risico-analyse. De onzekerheden dienen gekwantificeerd te worden en eventuele beheersmaatregelen dienen te worden uitgewerkt. Integraal management Risicomanagement is onderdeel van integraal management. Iedere manager is vanuit die gedachte ook verantwoordelijk voor de inventarisatie en daarmee ook voor de actualiteit, de juistheid en volledigheid (op grond van de op dat moment aanwezige kennis en inzicht) van zowel de beschrijving als het kwantificering van risico’s van zijn organisatieonderdeel of project. Centrale regie De Concerncontroller is verantwoordelijk voor de borging van de beheersing ten behoeve van het risicomanagement proces. Deze regierol wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met de risicomanager, die verantwoordelijk is voor de initiëring van het proces van inventarisatie en actualisatie van alle risico’s binnen de organisatie. Zij nemen de coördinatie van de gemeentebrede risicomanagementactiviteiten op zich en zullen het belang van risicomanagement uitdragen binnen de organisatie. In samenwerking met de afdelingshoofden zorgt de financieel controller voor de frequente rapportage aan het management en bestuur als onderdeel van de P&C producten, waaronder het bepalen van het minimaal benodigde weerstandsvermogen voor de begroting van het komende jaar, op basis van de door de lijnafdelingen geïnventariseerde en gekwantificeerde risico's. Uitvoeringsnota Als gevolg op deze kadernota is er een uitvoeringsnota geschreven. Deze uitvoeringsnota is er op gericht het beleid te vertalen naar het bedrijfsproces. In de uitvoeringsnota wordt de wijze beschreven waarop de gestelde kaders in de periode van 2013 tot en met 2016 kunnen worden nageleefd en doelen kunnen worden gerealiseerd. In 2016 zal de organisatie het gestelde beleid evalueren en op basis hiervan een voorstel doen om het beleid en de uitvoering aan te passen of te continueren. 4.2
Het proces van risicomanagement
Om risicomanagement binnen de gemeente tot een succes te maken, is het raadzaam om stelselmatig en consequent dezelfde stappen op dezelfde volgorde steeds terug te laten komen. Wij stellen voor het governance model hiervoor te gebruiken. De werkvorm Governance staat voor het waarborgen van onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden op een efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen. Hierover wordt op open wijze gecommuniceerd en gerapporteerd (verantwoording). Het governance model maakt duidelijk hoe belangrijk goed risicomanagement is. Het governance model leert ons waar een gemeente staat als lokale overheidsorganisatie, welke cyclus de gang van zaken bepaalt en in welke richting wij ons welk moment (moeten) richten. STUREN 1.Kaderstelling en strategie 2.Risicoanalyse
5. Monitoren resultaten
VERANTWOORDING
BEHEERSEN 3.Beheersmaatregelen
4. Toezicht en toetsing
TOEZICHT
11 Het Governance model kent 4 dimensies (sturen, beheersen, toezicht en verantwoording) die een ieder herkent in zowel de jaarlijkse cyclus als wel voor de lange termijn cyclus. Risicomanagement dient er in essentie toe de organisatie in staat te stellen risico’s te (her)kennen. Het (her)kennen van risico’s is essentieel om de organisatie in staat te stellen om: Besluiten te nemen: wat zijn de consequenties van ons handelen? Kaders mee te geven: welk risico mag gelopen worden en hoe wensen wij hierover geïnformeerd te worden. Bijstellingen te plegen: wanneer er zicht is op risico’s of deze zich manifesteren, komt de vraag aan de orde of we maatregelen moeten nemen en zo ja, waar? Te communiceren: wie wordt wanneer geïnformeerd en tot op welk niveau? De benodigde weerstandscapaciteit op juiste wijze vast te stellen. Om borging van risicomanagement en daarmee het risicobeheersingsproces te garanderen dient aan de volgende voorwaarden te worden vol voldaan: 1. De rapportage over risico’s en maatregelen is gekoppeld aan de Planning & Control cyclus binnen de organisatie. Hiervoor gelden de kaders en uitgangspunten voor rapportages binnen de gemeente GoereeOverflakkee zoals die door het college zijn vastgesteld. Daarmee wordt zij onderdeel van een groter geheel waardoor rapportage automatisch moet volgen. De risicomanager dient zoveel als mogelijk ondersteuning te bieden aan de (inhoudelijk)verantwoordelijken voor de risicogebieden (afdelingshoofden en projectleiders). 2. De verantwoordelijke voor een risicogebied moet in het afdelingsoverleg regelmatig de risico’s van de afdeling agenderen en behandelen. Dit dient te waarborgen dat wijzigingen of nieuwe risico’s worden gesignaleerd en geregistreerd. De risicomanager schuift periodiek aan bij dit overleg voor dit onderwerp. 3. De concerncontroller zorgt samen met risicomanager integraal voor de actuele informatiepositie op dit gebied. Hiermee is de procesmatige verankering van risicomanagement binnen de organisatie van de gemeente gegarandeerd. Door het risicobeheersingsproces op een continue basis in de organisatie te borgen wordt de cyclus telkens weer doorlopen. 4.3
Rolverdeling tussen raad, college en organisatie
Duidelijkheid over de rolverdeling is zeer belangrijk in de uitvoering van het risicomanagement. Daarom stellen wij hieronder een verdeling voor van de rollen binnen het risicomanagement. Actoren Raad
Rollen Kaderstellend sturen en toezicht houden
College
Sturen en toezicht
MT
Sturen en verantwoorden
Vakafdeling/ projectleider
Beheersen
Concerncontroller
Regisseur
Risicomanager
Beheersen en toezicht houden
Acties en besluiten Vaststellen: Kadernota weerstandsvermogen en risicomanagement Gewenste hoogte weerstandsvermogen vaststellen (ratio) Paragraaf weerstandvermogen in jaarrekening en begroting Toezien op implementatie van het risicomanagement Sturen op verantwoording van risico’s Implementatie van het risicomanagement Hanteren risicomanagement als rapportage-instrument Opdracht geven tot inventarisatie en kwantificering risico’s Aanspreken op gedrag Kwantificeren van de risico’s i.s.m. risicomanager en concerncontroller Implementatie beheersmaatregelen Maatregelen nemen t.b.v. risicobeheersing binnen afdeling of project (verhogen risicobewustzijn) Inrichting risicomanagement gemeente breed Verhogen risicobewustzijn binnen de organisatie Proceseigenaar risicomanagement (bijstellen beheer, methodiek en beleid) Activiteiten van de financieel controller met betrekking tot het Initiëren van het proces van Inventarisatie en herijking risico’s (i.s.m. de afdelingen)In beeld brengen van consequenties op
12 Actoren
Rollen
Acties en besluiten financiële positie Verhogen risicobewustzijn binnen de organisatie
Door de rollen en verantwoordelijkheden op deze wijze te beleggen wordt de borging van het risicomanagement gerealiseerd. 4.4
Risicohouding van de gemeenteraad
In hoofdlijnen kan een onderscheid gemaakt worden in een risicodragend, risiconeutraal dan wel een risicomijdend profiel. De gemeenteraad dient een risicoprofiel als uitgangspunt te kiezen. Voorgesteld wordt hier een risiconeutraal profiel of houding te kiezen (zie paragraaf 3.2). Dit houdt in dat de gemeenteraad wordt geïnformeerd wanneer de ratio onder de 1.0 is of boven de 1.4. Hier zal het college voorstellen doen om de weerstandscapaciteit binnen de door de raad gestelde normen te krijgen. Deze risicohouding wordt voor het grootste deel bepaald door de houding van het college en de gemeenteraad ten opzichte van risico’s. Dit is ook de wijze waarop de voorbeeldrol richting de organisatie wordt ingevuld.
13
5 5.1
Rapportage Paragraaf weerstandsvermogen
In zowel de begroting als de jaarrekening dient conform het BBV een paragraaf weerstandsvermogen opgenomen te worden, deze geeft het bestuur inzicht in de actuele kengetallen voor het gewenste, benodigde Weerstandsvermogen. In de bestuursrapportages wordt verslag gedaan middels een risicoprofiel en de belangrijkste ontwikkelingen in die periode. Deze paragraaf behandelt de voorgestelde opbouw van de risico's in de paragraaf Weerstandsvermogen in de programmabegroting en de programmarekening. De informatie over de risico's geeft inzicht in de ontwikkeling van de aanwezige risico's en is de externe verantwoording van het gevoerde risicomanagement. Belangrijk onderdeel van deze nota is de wijze waarop de risico's een plaats krijgen in de paragraaf Weerstandsvermogen. In de begroting paragraaf Weerstandsvermogen worden de volgende gegevens (omschrijving, kans, financieel gevolg) omtrent risico's opgenomen: - De top 10 van belangrijkste (geconsolideerde) risico’s - Het totaal van de maximale gevolgen van alle risico's - De eventuele risico's die voortvloeien uit taakstellingen die door de raad zijn gesteld in het kader van de bezuinigingen - De eventuele (externe) risico's die qua impact nog niet ingeschat kunnen worden. In de jaarrekening wordt gemeld: - Welke risico’s daadwerkelijk hebben plaatsgevonden, hoe groot de schade was, uitgedrukt in geld, tijd, imago of ander gevolg. Tevens dient aangegeven te worden ten laste van welk budget (het weerstandsvermogen of anderszins) de financiële dekking van de schade gebracht is. - De realisatie van de taakstellingen in het kader van de bezuinigingen (maatregelen). Risico's worden vertrouwelijk behandeld als openbaarmaking de belangen van de gemeente kan schaden. In dergelijke gevallen zal een risico in algemene termen in de paragraaf weerstandsvermogen worden vermeld en zal de specifieke informatie separaat vertrouwelijk aan de raad worden verstrekt. 5.2
Bestuursrapportages
Algemeen uitgangspunt voor de bestuursrapportages is dat in voortgangsrapportages afwijkingen ten opzichte van de door de raad goedgekeurde programmabegroting worden aangeven. Rapportage over de risico's kan op analoge wijze plaatsvinden. Criterium voor melding in de bestuursrapportages zal zijn dat minimaal mutaties in de 10 grootste worden vermeld. Inherent aan de informatieplicht van het college zal een risico dat niet van klasse wijzigt, maar waarover wel vermeldenswaardige (voortgangs-)informatie beschikbaar is uiteraard worden opgenomen in deze nota's. 5.3
Evaluatie
In 2016 zal een evaluatie van het beleid plaatsvinden ten behoeve van de actualisatie van deze nota voor 2017.
14
6
Voorstellen/Beslispunten
Vaststellen van de kadernota weerstandsvermogen en risicomanagement, met inbegrip van de volgende punten 1. De risicohouding van de gemeenteraad is neutraal 2. Er wordt gestuurd op een ratio van 1.2 in de bandbreedte van 1.0 - 1.4 3. Er wordt een algemene risicoreserve en een risicoreserve grondexploitatie ingesteld 4. In 2018 dient de algemene risicoreserve de hoogte te hebben om de geïdentificeerde risico’s volledig te kunnen afdekken. 5. De bestandsdelen van het weerstandsvermogen zijn opgebouwd uit de algemene risicoreserve en risicoreserve grondexploitatie en indien ontoereikend aangevuld met: algemene reserve, reserve grondexploitaties, vrije bestemmingsreserves, de post onvoorzien, stille reserves en de onbenutte belastingcapaciteit 6. Gedurende het boekjaar worden risico’s afgedekt met incidenteel weerstandsvermogen. Mocht blijken dat de omvang van de risico’s niet wordt gecompenseerd met incidentele meevallers, worden de risico’s afgedekt met structurele dekking. 7. Rapportage aan de raad vindt plaats middels de reguliere planning- en controlinstrumenten.
