Rijkswaterstaat
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
Stroomlijn
in planning
satie oplossingen
RWS Directie Noord-Brabant Bibliotheek&Documentatie
tel.: 073 - 6817 2 4 6 / . . . 2 4 7 Naam
J retourdatum
j y i•
———————
Postbus 90157 5200 MJ 's-Hertogenbosch
—|
Voorwoord
Beste collega's, Om te beginnen een gelukkig 2000 toegewenst. Naast vele andere belangrijke zaken is het jaar 2000 ook het jaar van ons PPI-Project. Het vorig jaar is op 3 november de probleeminventarisatie geweest en op 15 december zijn een aantal oplossingsrichtingen bedacht. Deze oplossingsrichtingen zijn in deze nota samengevat. Iedereen hartelijk bedankt voor alle bijdragen en belangstelling. Het is als een steen in een vijver; de PPI "wave" wordt steeds groter. We zoeken naar een "set van afspraken" op planningsgebied. Deze zullen mede helpen voor een goede inzet van financien en mensen. Op 19 januari gaan we ten behoeve van de verdere uitwerking van de oplossingsrichtingen plannen van aanpak maken. Daarbij zal zeker de naar voren gekomen opmerking van "een projectmanager" worden meegenomen: "Laten we niet vergeten dat er veel dingen goed gaan. We kunnen creatief en flexibel op veranderingen ingaan, laten we dat vasthouden. Dus niet alles in detail gaan regelen." In de loop van januari gaan we de plannen van aanpak met de stuurgroep en onze opdrachtgever Petra Delsing bespreken. Doel is dan de items te kiezen die verder uitgewerkt worden en ge'implementeerd. Spannend! Er is dan weer een mijlpaal bereikt. Tot slot iedereen bedankt die tot nu toe aan het project heeft meegewerkt. De projectgroep PPI, Herman de Bokx Projectleider.
2
Hoofdstuk 1
PPI: wat is dat? Project Planningen Infrastructuur (PPI) is een project om de werkwijze rond planningen van MIT-projecten van Verkeer en Waterstaat te verbeteren. PPI is een initiatief van het hoofdkantoor (HKU) en past in de algemene inspanning rond de verbetering van de kwaliteit van de werkprocessen van RWS. Aanleiding: PLONZ PPI is ontstaan naar aanleiding van het Project PlanningsONZekerheden (PLONZ). Met medewerking van projectleiders van de regionale directies en medewerkers van de beleidsafdelingen van het Ministerie is een inventarisatie gemaakt van oorzaken van vertraging in infrastructuurprojecten. Het betrof projecten in de diverse stadia van het planproces van verkenning tot en met realisatie. Uit het onderzoek bleek onder meer dat een belangrijke oorzaak voor vertraging ligt in het feit dat de wijze van plannen bij iedere directie weer anders is. Het thema planningsonzekerheden was de rode draad tijdens de derde projectleidersdag die op 21 januari 1999 in Rotterdam werd gehouden. Na veelzijdige belichting van het thema gaven de projectleiders aan dat ze behoefte hebben aan een uniform systeem om te plannen. Dit in aanvulling op de standaard methodiek van ramen (PRI). Doelstellingen: standaard werkwijze De doelstelling van PPI is om te komen tot een set van afspraken over plannen van natte en droge (MIT) infrastructuurprojecten van Rijkswaterstaat en de implementatie daarvan in de organisatie. Aanpak: voor en met de regionale directies PPI is een project voor en met de regionale directies, omdat zij de deskundigheid in huis hebben en omdat zij de gebruikers worden van de set van afspraken. Daarnaast zijn DGP, DGG, het Hoofdkantoor van Rijkswaterstaat en specialistische diensten bij het project betrokken. Uit vertegenwoordigers van al deze diensten is een Gebruikersgroep samengesteld, die als actief klankbord de projectgroep zal ondersteunen. Ook zijn de leden van de gebruikersgroep gevraagd om de boodschap van PPI in hun dienst uit te dragen. Daarnaast kent PPI een Stuurgroep, samengesteld uit leden van P O W en POWA, die op directieniveau bekendheid kan geven aan de ontwikkeling van een standaard werkwijze voor planningen. Planning: herfs12000 geimplementeerd Uitgangspunt is interactieve planvorming. De projectgroep heeft de periode van 1 maart tot 1 oktober 1999 gebruikt voor de voorbereiding van het project. Hiertoe hoorde onder andere de gesprekken met de directieteams van de regionale directies. Per 1 oktober is de realisatiefase ingegaan. De projectgroep praat in drie overlegsessies met de gebruikersgroep. De eerste sessie, gehouden op 3 november jl was gericht op de probleeminventarisatie. In de tweede sessie, op 15 december 1999, werden oplossingsrichtingen aangegeven. In de derde sessie op 19 januari 2000 worden enige plannen van aanpak opgesteld, die op 27 januari aanstaande aan de stuurgroep voor advies zullen worden voorgelegd. Uit deze oplossingsrichtingen kiest de opdrachtgever, met advies van een stuurgroep een oplossing die de projectgroep vervolgens uitwerkt. De projectgroep doet bij deze
3
uitwerking een beroep op enige deskundigen van de regionale directies. Tenslotte presenteert de projectgroep de werkwijze aan de gebruikersgroep, stuurgroep en de opdrachtgever. Deze fase loopt tot 31 maart 2000. Hierna denkt de projectorganisatie nog tot 1 oktober nodig te hebben om de werkwijze te implementeren bij de regionale directies, de specialistische diensten en de diensten in Den Haag. Na de implementatie is ondersteuning mogelijk door bijvoorbeeld Steunpunt Opdrachtgeverschap. Projectteam PPI Herman de Bokx (RD Noord-Brabant) - projectleider Ton Rodewijk (Bouwdienst) - plv. projectleider Paulijn de Bruijne (Adviesunit Resultaatgericht Beleid) - procesbegeleiding Jan de Krijger (Bouwdienst RSO) - projectgroeplid Helene Moors (RD Noord-Brabant) - projectgroeplid Saskia Flesch (Bouwdienst) - communicatie Sharon Sibbald (Bouwdienst) - projectsecretariaat
4
Hoofdstuk 2
3 november 1999: kick-off en probleeminventarisatie Wat hebben we tot nog toe gedaan? 3 november 1999: kick-off sessie en probleeminventarisatie Op 3 november kwam de gebruikersgroep van PPI voor het eerst bij elkaar. De bijeenkomst stond in het teken van een gezamenlijke probleemverkenning. Centrale vraag was: Waar loopje inje werk tegenaan bij het opstellen en communiceren van planningen? Dit resulteerde in zes probleemdusters: - Rwaliteit middelen - Rwaliteit mensen - Bedrijfscultuur - Planningssystematiek - Externe invloeden - Risicomanagement Deze thema's vormden het uitgangspunt voor de volgende bijeenkomst in december. Ze staan beschreven in het boekje 'Probleeminventarisatie' van PPI op 3 november 1999. 15 december 1999: inventarisatie van oplossingsrichtingen 15 december was de tweede bijeenkomst van de PPI gebruikersgroep. Zo'n 25 vertegenwoordigers uit de regionale directies, specialistische diensten, hoofdkantoor RWS en de bestuurskern, kwamen, ondanks het slechte weer en de griepgolf, naar de RWS Regionale Directie Noord-Brabant. De deelnemers hebben in 4 subgroepen elk een aantal van de zes thema's behandeld. De centrale vraag was: Welke gesignaleerde problemen kunje binnen PPI oplossen en hoe zouje dat kunnen doen. De deelnemers gaven aan welke problemen zij graag prioriteit zouden geven, en bedachten vervolgens oplossingen. Ook gaven enkele aan mee te willen werken aan de verdere uitwerking van de oplossingsrichtingen. Tijdens de borrel presenteerden de facilitatoren de resultaten terug: een aantal ideeen voor de oplossing van planningsproblemen, rijp en groen door elkaar. Een samenvattend overzicht van de resultaten staat in het volgende hoofdstuk. een uitgebreid verslag is verkrijgbaar bij het projectteam PPI.
5
Hoofdstuk 3
Welke oplossingen zijn er bedacht? Uit de sessies komt een aantal algemene noties, te weten: . Een planning aanpassen is op zich geen probleem, maar communiceer er onderbouwd over. . Cultuurverandering is erg lastig op te pakken. Instrumenten uit andere oplossingsvelden moeten dit helpen ondersteunen, bijvoorbeeld door: • blauwdruk matrixorganisatie • generieke planningsstructuur • afstemming met bestaande systemen • Voorwaarden hier voor zijn: - Cultuurverandering moet belang hebben (voor het gezicht van RWS), anders lukt het toch niet. - Druk op alle niveaus is nodig om een cultuurverandering te bewerkstelligen.
Hieronder volgen, per thema. de oplossingen die zijn aangedragen. Thema 1 en 2: KWALITEIT MIDDELENKANT Problemen: Uitgangspunten zijn onduidelijk en niet expliciet. Normen en kengetallen ontbreken Oplossingen: Kwaliteitseisen voor planningen opstellen, o.a. • referentieplanning + scenario's maken • bronvermelding (kengetallen, scenario's) • uitgangspunten + scope van planning in begin vastleggen Duidelijke afspraken over omgang met planning: • planning periodiek actualiseren, gekoppeld aan herziening ramingen (bij mijlpalen) + scope +risico's • toetsing voor planningen; toetsingsnormen Referentie, normen en kengetallen opstellen • centrale ondersteuning en kenniscentrum voor planning instellen • inventarisatie en actualisatie van bestaande kennis met betrekking tot kengetallen, onzekerheden, procedures, checklists
Thema 3 en 4: KWALITEIT MENSKANT EN BEDRIJFSCULTUUR Problemen: Deskundigheden projectleiders en planners niet altijd voldoende Bedrijfscultuur barriere voor goed projectmanagement Projectorganisatie versus lijnorganisatie geeft problemen Opdrachten zijn soms niet helder Geen afrekencultuur
6
Oplossingen Verbeter de kennis en kunde van projectteams • opleiding/trainees/kennisuitwisseling • ondersteuning projectleiders • multidiciplinariteit projectteams Zakelijker werkwijze • bevorderen en verbeteren van projectmatig werken, o.a. • afspraken contractueel vastleggen • afwijkingen communiceerbaar maken • job rotation • IBO doorzetten • duidelijke producten definieren • mijlpalen hard maken • afwijkingen verantwoorden • planning vast onderdeel van overleg Verbeteren routing van de planning • generieke planningsstructuur • generieke planningsrouting • communicatie tussen opdrachtgever, projectleider en deelprojectleiders over risico's en consequenties voor de planning • regio aanspreekpunten in Den Haag handhaven • getallen van planning/raming terugzien in het MIT Inrichten van de organisatie ten dienste van projecten • blauwdruk matrixorganisatie opzetten met duidelijke verdeling van taken en bevoegdheden tussen lijn- en projectorganisatie; structuur helder maken • een blauwdruk maken van een grote projectorganisatie en proefprojecten • bedrijfsplan opstellen voor de totale directie (relatie leggen tussen projectplannen en bedrijfsplan). • maak helder wie de prioriteit bepaalt
Thema 5: PLANNINGSSYSTEMATIEK Problemen: Ontbreken van een uniforme planningsstructuur en eenduidige terminologie Teveel diverse softwaresystemen Toegankelijkheid van kennis en ervaring mbtplannen Planningssystetnen zijn niet op elkaar afgestemd Oplossingen: Opzetten uniforme planningsstructuur en terminologie, o.a. • handboek • pakket van aanbevelingen • definieer de procedures en de planningselementen • zet de hoofdstructuur van de planning op • maak afspraken over acceptabele marges • maak een definitie van 'onvoorzien' (ipv 'p.m.') en hoe men dit kan beheren
7
Bevorder kennisvergroting, kennisverspreiding en kennisuitwisseling • kennis in de organisatie centraliseren; kennis inkopen • bevorder dossiervorming • opleiding Maak gebruik van de beschikbare afstemming tussen planningssystemen, FAIS, UVS en andere programma's • neem het project als uitgangspunt; maak de systemen ondergeschikt aan het project • leg verbanden op bepaalde niveaus tussen het tijdsysteem en het geldsysteem • zoek een optimum tussen planning en kasreeks • zorg voor een eenduidige presentatie van de gegevens
Thema 6: EXTERNE INVLOEDEN Problemen: Besluitvorming is lastig te plannen en het effect voorje planning is onduidelijk Doorlooptijd van een beslissing is onduidelijk Er is onzekerheid over besluitvormingstraject en weinig interactie en begrip tussen de beleidsniveaus Oplossingen: Communicatie met de Bestruurskern maakt externe invloeden beter "in schatbaar" en dus "inplanbaar" • leer elkaars rollen en opvattingen kennen (door Deltagame en jobrotation) • spreek elkaar aan op afspraken • betere overdracht bij wisseling contactpersonen • maak anderen deel van jouw problemen • maak minimum en maximum varianten; middenplanning
job
rotation
Communicatie naar derden verbeteren. • maak planningen bespreekbaar met derden (net als PRI) Maak vaagheden duidelijk door o.a.: • MITinbeton • in planning meest sobere variant vasthouden. Duidelijk zijn over consequenties van 'franje' voor planning. • niet te optimistisch plannen: rekening houden met de waan van de dag • realistische (geen politieke) planning eisen Deel kennis en kunde door o.a.: • maak gebruik van de sterke kwaliteiten van personeel • inrichten en up to date houden van gegevens database • organiseer projectleidersdagen met workshop: lessons learned in projecten overdragen
8
Thema 7: RISICOMANAGEMENT Probleem: Onvoldoende risicomanagement Oplossingen: Zorgen dat men gebruik maakt van wat er allemaal is op terrein van risicomanagement. Wat kan de projectleider doen: • risicomanagement integreren in projectmanagement • regelmatig risico's actualiseren . natte-vinger schattingen omzetten in cijfers voor de planningen . in kaart brengen wat de veroorzakers zijn van de risico's qua kosten en tijd . risicoanalyse op globale (complete) planning met deskundigen Hoe kunnen we dit implementeren . coaching, intervisie, meerwaarde laten zien, publiciteit, projectleider op aanspreken . cursus risicomanagement planningen voor projectleiders . opdrachtgever laten sturen op aantoonbare risicobeheersing . pilots risicomanagement bij planningen bij de directies
9
Hoofdstuk4
Hoe gaan we verder? Bij het doornemen van de aangedragen oplossingen, blijkt al snel dat gelijksoortige oplossingsrichtingen bij meerdere thema's voorkomen. Daarnaast is in de werkgroepen d.m.v. stikkeren aangegeven welke oplossingsrichtingen prioriteit verdienen. In grote lijnen zijn er 3 oplossingstrends uit te halen: 1. uit te werken onderdelen uit de aanbevelingen, instrumenten en hulpmiddelen . kwaliteitseisen aan planningen . referenties, normen en kengetallen . standaardisatie van routing en procedures . daarin speciale aandacht voor de in- en externe communicatie 2. opleiding, educatie en vorming, kennisuitwisseling . bevorderen van zakelijke en professionele werkwijze . bevorderen van projectmatig werken . bevorder risicomanagement in projecten 3. organisatie beter toesnijden op projectmatig werken . matrixorganisatie . projectondersteuning . afstemmen van softwaresystemen Kennisuitwisseling
Op 19 januari staat de derde bijeenkomst van de gebruikersgroep gepland. De bedoeling is dat dan kleine groepen zich gaat buigen over de voorgestelde oplossingsrichtingen en globale 'plannetjes van aanpak' opstellen. Op basis van deze plannen van aanpak beslissen de opdrachtgever en stuurgroep welke oplossingsrichtingen definitief binnen PPI zullen worden uitgewerkt.
Voor de bijeenkomst hebben we de globale oplossingstrends geconcretiseerd: • Kennismanagement denk aan: - kennis over procedures, kengetallen, normen, lopende projecten, methoden en ervaring projectbureaus - mogelijke middelen: database van projecten op intranet, overzicht van standaard procedures, themadagen etc. • Ontwikkelen referentiegetallen denk aan: - normen, besluitvorming - mogelijke middelen: databases, referentieplanning • Kwaliteitseisen aan planningen denk aan: - planningssytematiek, terminologie, scopes, uitgangspunten, terugkoppeling, - mogelijke middelen: checklist, generieke planningsstructuur
10
• Opleiden projectleiders en planners denk aan: - verbeteren vaardigheden, ondersteuning van projectleiders en planners - mogelijke middelen: Traineship, coaching, opleiding etc. • Betere communicatie tussen bsk-hk-regio-externen denk aan: - routing, afspraken, procedures, elkaar leren kennen - mogelijke middelen: regio-aanspreekpunten, aandacht voor communiceerbaarheid planning met niet-deskundigen
11
Hoofdstuk 5
Meer weten over PPI? Mailkrant voor geinteresseerden Er is een mailkrant in het leven geroepen, waarin de state of the art van het project staat. Deze mailkrant verschijnt in principe iedere maand, maar alleen als er voldoende interessante ontwikkelingen zijn te melden. Je kunt je op de mailkrant abonneren door een mailtje te sturen aan
[email protected]. Daarnaast komt er een site op Internet. Tenslotte is er algemene informatie over het project in de vorm van een flyer. Verdere vragen? Mocht je meer willen weten over PPI, dan kun je contact opnemen met: Herman de Bokx (projectleider) tel. 073-6817403 Ton Rodewijk (plv. Projectleider) tel. 030-2857995 Al eerder verscheen het boekje: Stroomlijn in planning, Project Planningen Infrastructuur, probleeminventarisatie. Dit is op te vragen bij het projectteam PPI.
Colofon Dit boekje is uitgebracht door het projectteam PPI, op basis van de uitkomsten van de bijeenkomst van de gebruikersgroep op 15 december 1999. Vormgeving: Ton Looman (Bouwdienst Utrecht) Illustraties: Femke van Heerikhuizen (Beeldleveranciers Amsterdam) januari 2000
12
Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat
PPI: Stroomlijn in planning Project Planningen Infrastructuur (PPI) is een project om de werkwijze rond planningen van MIT-projecten van Rijkswaterstaat te verbeteren. PPI is een initiatief van het hoofdkantoor (HWU) en is een van de thema's binnen het project kostenbeheersing van HK en BSK.
Aanleiding: PLONZ PPI is ontstaan naar aanleiding van het Project PLanningsONZekerheden (PLONZ). Met medewerking van projectleiders van de regionale directies en medewerkers van de beleidsafdelingen van het Ministerie is een inventarisatie gemaakt van oorzaken van vertraging in infrastructuurprojecten. Het betrof projecten in de diverse stadia van het planproces van verkenning tot realisatie. Uit het onderzoek bleek onder meer dat een belangrijke oorzaak voor vertraging ligt in het feit dat de wijze van plannen bij iedere directie weer anders is. Het thema planningsonzekerheden was de rode draad tijdens de derde projectleidersdag die op 21 januari 1999 in Rotterdam werd gehouden. Na veelzijdige belichting van het thema gaven de projectleiders aan dat ze behoefte hebben aan een uniform systeem om te plannen. Dat is een aanvulling op de standaard methodiek van ramen (PRI).
Doelstelling: standaard werkwijze De doelstelling van PPI is om te komen tot een set van afspraken over plannen van natte en droge (MIT) infrastructuurprojecten van Rijkswaterstaat en de implementatie daarvan in de organisatie.
in deskundigen en lijnfunctionarissen van regionale directies, maar ook van de diensten in Den Haag participeren. De eerste sessie is gehouden op 3 november 1999 en was gericht op de probleeminventarisatie. In de tweede sessie, op 15 december 1999, zijn oplossingsrichtingen aangegeven. In de derde sessie werken we globale plannen van aanpak uit voor de mogelijke oplossingsrichtingen. Uit deze oplossingsrichtingen kiest de opdrachtgever, met advies van de stuurgroep een oplossing die de projectgroep vervolgens uitwerkt. De projectgroep doet bij deze uitwerking een beroep op deskundigen van de regionale directies. Tenslotte presenteert de projectgroep de werkwijze aan de gebruikersgroep, stuurgroep en de opdrachtgever. Als de opdrachtgever de werkwijze heeft goedgekeurd volgt de implementatie van het systeem in de organisatie. Na de implementatie is ondersteuning mogelijk door bijvoorbeeld Steunpunt Opdrachtgeverschap.
Informatie: Mailkrant voor gei'nteresseerden Er is een mailkrant in het leven geroepen, waarin de stand van zaken van het project staat. Deze mailkrant verschijnt iedere maand, maar alleen als er voldoende interessante ontwikkelingen zijn te melden. Je kunt je op de mailkrant abonneren door een mailtje te sturen aan
[email protected]. Daarnaast komt er spoedig een site op Intranet. De deelnemers aan de gebruikersgroep hebben een belangrijke taak in de communicatie naar de Regionale Directies. Zij zijn gevraagd om de boodschap van PPI in hun dienst uit te dragen.
Aanpak: voor en met de regionale directies
Planning: herfst 2000 ge'implementeerd
PPI is een project voor en met de regionale directies, omdat zij de deskundigheid in huis hebben en omdat zij de gebruikers worden van de werkwijze. DGP, DGG, het Hoofdkantoor van Rijkswaterstaat en specialistische diensten zijn bij het project betrokken in een gebruikersgroep. Daarnaast is er een stuurgroep, samengesteld uit leden van P O W en POWA, die op directieniveau bekendheid kan geven aan de ontwikkeling van een standaard werkwijze voor planningen. De projectgroep is begonnen met een globale aanpak op papier te zetten. Deze eerste aanzet was onderwerp van gesprek bij een ronde langs de regionale directies. Hun kommentaar en opmerkingen zijn inmiddels verwerkt in een projectplan.
De projectgroep heeft de periode van 1 maart tot 1 oktober 1999 gebruikt voor de voorbereiding van het project. Hiertoe hoorde onder andere de gesprekken met de dt's van de regionale directies. Per 1 oktober is de realisatiefase ingegaan, met als eerste stap de inventarisatie van de probleemstelling. Deze fase loopt tot 31 maart 2000. Hierna denkt de projectorganisatie nog tot 1 oktober nodig te hebben om de werkwijze te implementeren bij de regionale directies en de diensten in den Haag.
Uitgangspunt is interactieve planvorming. De projectgroep praat in drie overlegsessies met de gebruikersgroep, waar-
Verdere vragen? Mocht je meer willen weten over PPI, dan kun je kontakt opnemen met de projectleider Herman de Bokx (tel. 0736817403) of met plaatsvervangend projectleider Ton Rodewijk (030-2857995).
