Rijksgebouwendienst als Kennisbank Veiligheid
De Rijksgebouwendienst organiseert op donderdag 16 november 2006 de Kennistrefdag met als doel alle kennis te gaan gebruiken om de Rijksgebouwendienst als Kennisbank Veiligheid op de markt te zetten met het oogmerk de maatschappelijke opinie gerust te stellen.
1
Interne communicatie bij veranderingen
Plan van aanpak Kennisbank Veiligheid
Rijksgebouwendienst Datum
:
Maandag 13 november 2006
Opleiding
:
Deeltijd Communicatie INHOLLAND Hogeschool Rotterdam
Auteurs
:
Jedidja van Wijngaarden Anna van Bebberen
Studentennummers :
412073 4215623
Klas
:
D-com 4
Jaar
:
2006/2007, blok 13
Module
:
Interne communicatie bij veranderingen JP24
Docent
:
Jaap Jansen
2
Inhoudsopgave blz
1.
Inleiding
2.
Opdrachtgever
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Geschiedenis Rijksgebouwendienst Visie en missie Organisatie Rijksgebouwendienst Huidige communicatiematrix De verandering
3.
Plan van aanpak
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.6
Probleem- of kanssignalering Veranderdiagnose Veranderstrategie Interventieplan Interventies De kleurenleer van De Caluwé en Vermaak Communicatiekruispunt van Van Ruler Communicatieplanning Vervolgafspraken Beheer/evaluatie
Geraadpleegde literatuur en bronnen: * * *
www.rijksgebouwendienst.nl Plan van Aanpak van Proven Partners Interne communicatie bij verandering, Huub Koeleman
Bijlagen: Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6:
Nieuwsbrief nr 33, dd 26-07-06 Nieuwsbrief nr 37, dd 30-08-06 Informatie intranet Rijksgebouwendienst Nieuwsbrief nr 42, dd 20-09-06 Nieuwsbrief nr 45, dd 27-09-06 Uitnodigingskaart Kennistrefdag Veiligheid donderdag 16-11- 2006
3
Kennis delen over Veiligheid bij de Rijksgebouwendienst Interne communicatie bij veranderingen
1.
Inleiding
Deze module heeft als opdracht om de interne communicatie weer te geven die nodig is bij veranderingen in een organisatie. Anna van Bebberen en Jedidja van Wijngaarden hebben als organisatie de Rijksgebouwendienst (Rgd) genomen. Dat is tevens de werkgever van Jedidja. De organisatie van Jedidja zit in een grote veranderfase. De missie en visie zijn kortgeleden veranderd. Daardoor zullen veel zaken anders gaan lopen in de toekomst. De verandering waar dit onderzoek uit voort komt is door een nadrukkelijker kijk van de maatschappij en de organisatie op veiligheid. Veiligheid is hoger op de agenda geplaatst na enkele rampen in Nederland zoals bijvoorbeeld de brand in Volendam en de vuurwerkramp in Enschede. In het algemeen is Veiligheid belangrijker geworden na 11 september 2001 ofwel na de terroristische aanslag in New York. De Rijksgebouwendienst signaleert een steeds grotere vraag naar producten en diensten over veiligheid. In 2005 heeft dit geleid tot het opstellen van een programma Veiligheid. Het onderwerp ‘Veiligheid’ is zo belangrijk geworden dat er een speciaal Bureau is opgericht rondom dit onderwerp. Een van de veranderingen die doorgevoerd moet worden is inzicht te krijgen over welke kennis rond dit onderwerp aanwezig is bij de medewerkers van de Rijksgebouwendienst en toegankelijk te maken. Om deze verandering te benadrukken en om resultaat te boeken wordt er een Kennistrefdag Veiligheid georganiseerd. Onze rol is om dit veranderproces in een verslag weer te geven.
2.
Opdrachtgever
De opdrachtgever is Maya Tieleman. Zij is beleidsadviseur van het cluster Onderzoek in de afdeling Beleid & Strategie. Zij werkt mee aan het Kenniscentrum Veiligheid in opdracht van directeur Kees Bodewes van de stafafdeling Bureau coördinatie Integriteit & Veiligheid. Maya Tieleman heeft de afdeling Communicatie nodig om de communicatie rond de Kennistrefdag Veiligheid te begeleiden. Dat werk nemen wij, Jedidja en Anna, waar. 2.1 Geschiedenis Rijksgebouwendienst De Rijksgebouwendienst valt onder het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) en zorgt voor de huisvesting van rijksdiensten, zelfstandige bestuursorganen en internationale organisaties. De vastgoedportefeuille bestaat uit bijna tweeduizend gebouwen, verspreid over het hele land, en varieert van musea tot gevangenissen en van eeuwenoude monumenten tot splinternieuwe kantoorgebouwen. De Rijksgebouwendienst is voor zijn klanten adviseur, projectmanager en beheerder. Hij adviseert en ondersteunt bij huur, bouw en ontwerp en verzorgt desgewenst ook het volledige onderhoud van panden. Het Rijk heeft een voorbeeldfunctie als het zelf bouwopdrachten geeft. Daarvoor heeft het vijf uitgangspunten geformuleerd die samenkomen in het begrip SMAAK: Stedenbouw, Monumenten, Architectuur, Architectuurbeleid en Kunst. De dienst voert het beleid van de overheid uit waarin veel aandacht is voor zaken als milieu, gezondheid en duurzaamheid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan energie- en kostenbesparende maatregelen en aan het verwijderen van asbest en het bestrijden van legionella. Om het gebruik
4
van innovatieve (en CO2-reducerende) technieken te stimuleren heeft de Rijksgebouwendienst het Programma Innovatieve Technieken (PIT). 2.2 Visie en missie Missie: “Als uitvoeringsorganisatie draagt de Rijksgebouwendienst bij aan het succesvol functioneren van zijn klanten, door het bieden van efficiënte en effectieve huisvestingsoplossingen.” Visie: De Rijksgebouwendienst wil een organisatie zijn met klanten die ook bij gedwongen winkelnering ervan overtuigd zijn dat ze bij de Rgd het beste af zijn; een organisatie die zakelijke, betrouwbaar en integer is; een organisatie die ook ICT – gedreven is en een voortrekkersrol heeft op het gebied van innovatie en bovendien een organisatie die zich bewust is van zijn toegevoegde waarde en zich voortdurend daarop instelt. De Rijksgebouwendienst wil op zijn vakgebied de beste zijn. Hij wil huisvestings- en werkplekgebonden processen uitmuntend managen. Hij wil ook een organisatie zijn die een zodanige portefeuille heeft en die zodanig beheert dat daarmee aantoonbare voordelen voor zowel de individuele klant als voor het ‘concern’ rijksoverheid kunnen worden behaald. Dat laatste geldt eveneens voor het behouden van de cultuurhistorische waarde van monumenten die de Rgd beheert. De Rijksgebouwendienst wil klantgericht en efficiënt te werk gaan. Daarbij wil hij zich ook voortdurend benchmarken en zich zo meten met vergelijkbare organisaties. De Rijksgebouwendienst wil bovendien een organisatie zijn die zijn relevante omgeving kent en volgt en het vermogen heeft adequaat in te spelen op veranderingen in die omgeving. En zeker niet in de laatste plaats wil de Rgd een organisatie zijn die weet dat zijn belangrijkste ‘kapitaal’ wordt gevormd door zijn medewerkers en daar ook naar handelt. Speerpunten De speerpunten waar de Rijksgebouwendienst in 2006 zich op gaat richten zijn de volgende twee: Speerpunt 1: Het versterken van de besturing van onze organisatie. Speerpunt 2: Valideren of de (gereorganiseerde) organisatie goed is ingericht.
5
2.3
Organisatie Rijksgebouwendienst
Rijksgebouwendienst Leiding ↓ Rijksbouwmeester
↓ Stafafdelingen Beleid & Strategie ↓ Concern & Control ↓ Personeel & Organisatie ↓ Juridische Advisering ↓ Bedrijfsvoering ↓ Informatie Voorziening ↓ Bureau coördinatie Integriteit en Veiligheid
Directies
Frontoffice & Communicatie
Advies & Architecten
Projecten
PPS & I Vastgoed
Beheer
(Publiek Private Samenwerking & Innovatie
6
2.4
Huidige communicatiematrix
Middel
Communicatie functie
Doelgroep
Frequentie
Afzender
1 x per week woensdags 10 x per jaar Continu 1 x per 2 weken 1 x per maand 1 x per week maandags
Directeur en MT en projectverantwoordelijken
Digitale Nieuwsbrief
Richten
Iedereen
Personeelsblad
Motiveren
Iedereen
Intranet MT
Kennismanagement Iedereen Richten MT
Afdelingsoverleg Primair proces
Afdeling
Weekopening
Afdeling
Primair proces
Redactie Redactie MT Leiddinggevenden Leiddinggevenden
2.5 Verandering Per 1 november 2005 is een nieuw Bureau “Integriteit en Veiligheid” onder leiding van Kees Bodewes gestart. Dit Bureau is gestart omdat het nodig was. Door integriteitschending in het groot, denk aan de parlementaire enquête rond de bouwfraude, is er een toenemende aandacht vanuit het grote publiek en zelfs een maatschappelijke eis om meer aan integriteit te doen. Na de aanslag in New York vragen meer en meer klanten naar producten en diensten over veiligheid. Hierbij kun je denken aan gebruiksvergunningen, aanpassingen in de brandmeldinstallatie of een veiligheidsadvies. Uitspraak is “We moeten ervoor zorgen dat we op het terrein van veiligheidsvraagstukken in en rond gebouwen het kenniscentrum van de rijksoverheid worden. Onze klanten hebben behoefte aan goede advisering over veiligheid.” De Rijksgebouwendienst is een klantgerichte organisatie. Om hieraan meer aandacht te besteden is een overkoepelend orgaan “het Bureau coördinatie Integriteit en Veiligheid” (BcIV) opgericht. Vanaf september 2001 na de aanslag in NY is er een soort hype naar veiligheid ontstaan. Ook bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat is een speciale afdeling opgericht rond Integriteit en Veiligheid. “Wij kunnen in dat gat springen en dat moeten we zeker niet nalaten; bijvoorbeeld via de menukaart veiligheid, die de komende tijd wordt gevuld met onze expertise”, citaat van Kees Bodewes de directeur van dit Bureau. De kennis over veiligheid die bij verschillende directies ondergebracht is moet intern gebundeld worden en uiteindelijk voor de klant te gebruiken zijn. In de maak is daarom een menukaart Veiligheid. Wat de Rgd in huis heeft aan kennis wordt op de menukaart uitgestald. Net zoals een menukaart in een restaurant. Deze kaart staat digitaal op de www.rijksgebouwendienst.nl internetsite, het gedeelte op de site dat alleen toegankelijk is voor klanten van de Rijksgebouwendienst. Mochten meerdere klanten
7
behoefte hebben aan kennis over een aspect van veiligheid wat de Rgd nog niet in huis heeft, dan wordt daar eventueel kennis over binnengehaald. Ook is er een kenniscentrum opgericht bij de Rijksgebouwendienst. Kennis over veiligheid als onderwerp is beschikbaar bij de medewerkers van de Rijksgebouwendienst verdeeld over verschillende afdelingen. Om die kennis te bundelen is het kenniscentrum opgericht. Dit wordt niet een nieuwe afdeling maar is slechts een naam voor alle gebundelde kennis binnen de Rgd. Om dit kenniscentrum gestalte te geven word de Kennistrefdag Veiligheid georganiseerd. Lees verderop in het verslag. Over deze Kennistrefdag Veiligheid gaat dit plan van aanpak. De middelen die door het BcI&V zijn ingezet tot dusver zijn dus de Menukaart, die is ontwikkeld voor extern “de klant” en het kenniscentrum Veiligheid is ontwikkeld voor intern “de medewerker van de Rijksgebouwendienst”. Deze beide veranderingen vallen onder een ‘verbetering’ en niet onder een ‘vernieuwing’. Verbeteren is de inspanning die je moet leveren om ervoor te zorgen dat dat wat goed is, in de toekomst goed blijft of nog beter wordt. Een verbeteringsproces is vaak proactief van aard, een vernieuwingsproces is vaak curatief van aard. Dus nadat er iets mis is gegaan. Het komt vaak uit chaos voort. Vernieuwen zou niet beter maar anders zijn. Daarom spreken we hier van ‘verbetering’. Deze twee verbeteringen zijn kleine geleidelijke veranderingen die de organisatie beter moet laten werken. Dus een verbetering en geen plotselinge innovatie. Bron: ‘Interne communicatie bij verandering, Huub Koeleman’.
3.
Plan van aanpak
3.1 Probleem- of kanssignalering Uit bovenstaande informatie onder het kopje ‘Verbetering’ blijkt dat de Rgd en de klant veel belang heeft aan het onderwerp ‘Veiligheid’ rondom gebouwen. De klant zou graag zien dat de Rijksgebouwendienst een kennisbank opricht door alle kennis rond Veiligheid te bundelen. Daar wil de Rijksgebouwendienst aan voldoen. Kennis verzamelen begint intern. Er is veel kennis rondom veiligheid bij de medewerkers van de Rijksgebouwendienst. Die kennis is versplinterd. Veel medewerkers weten momenteel onvoldoende van elkaar over het onderwerp Veiligheid. De persoonlijke netwerken zijn beperkt. Het lijkt erop dat er onvoldoende kennis wordt gedeeld en er is gezocht naar een concrete actie om dit te verbeteren. De kennis over veiligheid moet ontsloten worden. Kans Er is gekozen om in de beginfase slechts zijdelings de directieleden te betrekken bij deze Kennistrefdag. Het is niet vooraf besproken in de directieraad om eventueel draagvlak te creëren. De reden is dat pas te bespreken in de directieraad nadat er kennis over Veiligheid verzameld is door de Kennistrefdag en het belang rond diverse onderwerpen naar boven is gekomen. In zekere zin is deze Kennistrefdag dan ook in de startfase bottum up. Aan de andere kant laat men ook een kans liggen door juist in de startfase draagvlak te creëren rond het belang van dit onderwerp. Probleem Het Bureau coördinatie Integriteit en Veiligheid (BcI&V) wil graag weten welke kennis over Veiligheid er binnen de organisatie is. Maar ook over welke onderwerpen men meer wil weten? Naar welke onderwerpen gaat veel belangstelling uit? Waar weet men te weinig van!
8
3.2 Veranderdiagnose Om die kennis te ontsluiten is met het bureau Proven Partners een soort kenniskaart ontwikkeld die medewerkers ertoe aanzet te laten zien welke kennis zij zelf bezitten en over welke onderwerpen zij meer wil weten. Verder zal deze vorm aanzetten tot dialoog, discussie en interview, wat uiteindelijk leidt tot het vermeerderen van kennis. 3.3 Veranderstrategie Maya Tieleman is te weten gekomen dat een extern bureau een concept bedacht heeft die kennis bij mensen ontsluit. Het bureau Proven Partners biedt dat in de vorm van een Kennistrefdag aan. Het is een praktische manier om de persoonlijke netwerken van de deelnemers te verbreden en te verdiepen. Tijdens die dag zal de houding over het belang van kennis met elkaar delen versterken. 3.4 Interventieplan Een Kennistrefdag is een door Proven Partners ontwikkeld instrument dat als doel heeft om het netwerk tussen de deelnemers te versterken en inzicht te verbeteren in de kennisvraag en het kennisaanbod in het netwerk. De dag zelf is eigenlijk een kruising tussen een spel en een conferentie, en is zeer interactief. De deelnemers leveren zelf een actieve bijdrage aan de inhoud. De Kennistrefdag is een manier om in korte tijd de persoonlijke netwerken van de deelnemers te vergroten. De tijd die voor het spel uitgetrokken moet worden kan variëren tussen 2 uur, een dagdeel en de gehele dag. Het spel kan gespeeld worden vanaf 15-20 deelnemers. Een maximum is er eigenlijk niet. Aan de Kennistrefdag kunnen tevens andere activiteiten gekoppeld worden, zoals workshops, parallelsessies, een Lagerhuisdebat en plenaire bijeenkomsten. De vorm van de Kennistrefdag is een bijeenkomst waarop de deelnemers zoveel mogelijk netwerken en 1-op-1 gesprekken met elkaar voeren over persoonlijk kennisvraag en kennisaanbod. Na afloop van de dag zullen deelnemers elkaar beter weten te vinden en elkaar sneller benaderen voor kennis en expertise van elkaar. Elke deelnemer heeft vooraf bij de uitnodiging een ‘kenniskaart’ ontvangen en dit ingevuld met zijn of haar gegevens. Op deze kaart staan bereikbaarheidsgegevens en onderwerpen/thema’s ingevuld. Onderwerpen waar hij of zij veel van weet, waar je hem of haar dus altijd over kunt bellen en onderwerpen die de deelnemer zelf interesseren en waar hij of zij dus graag meer over wil weten. Het spel start door alle kaarten op een groot ontmoetingsbord te prikken. Rond het bord kunnen deelnemers gesprekspartners opzoeken. De gegevens uit de interviews worden vastgelegd door een registratiebalie. Alle kaarten kunnen na afloop bijvoorbeeld verwerkt worden in een digitale ‘wie-wet-wat’ gids. De Kennistrefdag wordt verder vormgegeven door het gebruik van de ‘Vogelmetaforen”. Deelnemers krijgen op deze manier op een speelse wijze inzicht in hun eigen stijl van netwerken. Een deelnemer die vooral veel kennis haalt wordt bijvoorbeeld vergeleken met een zwaluw, en een deelnemer die vooral veel aanbiedt wordt vergeleken met een pauw. De uiteindelijke winnaar van het spel is de zwaan: de deelnemer die vooral kennis heeft gehaald en gebracht. In het boekje dat ze gebruiken over de Vogelmetaforen is een omschrijving opgenomen van de kennis(net)werk karakteristieken van 25 vogels.
9
Doelen en resultaten van de Kennistrefdag Het organiseren van een Kennistrefdag voor circa 180 medewerkers met als aandachtsgebied Veiligheid; Het versterken van het netwerk tussen deze medewerkers; Het vergroten van het inzicht in kennis en expertise bij collega’s; Deelnemers zullen na de Kennistrefdag elkaar beter weten te vinden en elkaar sneller benaderen voor elkaars kennis en expertise. De effectiviteit en efficiency van de medewerkers zal hierdoor toenemen. Doelgroep De doelgroep is circa 180 medewerkers van de Rijksgebouwendienst met als aandachtsgebied Veiligheid. De doelgroep is samengesteld aan de hand van de volgende factoren: De stand van zaken van kennismanagement per onderdeel in de organisatie; De noodzaak om meer synergie te zoeken met anderen (afhankelijk van de functie van de medewerker); Praktische overwegingen zoals datum en capaciteit van het spel en locatie. Op te leveren resultaat Eisen en beperkingen Het is van belang die zaken op te pakken waar de Rijksgebouwendienst behoefte aan heeft. Er is een nulmeting Kennismanagement verricht waarvan de resultaten gepresenteerd worden aan de opdrachtgever. Door middel van een notitie met aanbevelingen. De nadruk zal liggen op ‘mensen’, ‘doen’, resultaat en toegevoegde waarde. Mensen en middelen worden gemobiliseerd. Dit betekent dat het bureau minder tijd zal nemen voor bijvoorbeeld de academische onderbouwingen en discussies rondom het thema Kennismanagement. 3.5 Interventies Donderdag 16 november zal er een Rijksgebouwendienst Kennistrefdag Veiligheid plaatsvinden. Communicatieproces bij de verandering De communicatiemiddelen voor het bekendmaken van de Kennistrefdag bestaan uit verschillende communicatiemiddelen. Ten eerste is de doelgroep bepaald en die wordt uitgenodigd. Waarom slechts een doelgroep. Nu er werken zo’n 800 mensen bij de Rijksgebouwendienst. Het doel van de dag is om kennis over Veiligheid te bundelen. Daarom is het logisch dat slechts de medewerkers uitgenodigd worden die iets met veiligheid te maken hebben. Wie dat zijn? Dat is de projectgroep te weten gekomen door bij elke afdeling een sleutelfiguur aan te spreken met de vraag wie dat kan zijn bij zijn of haar afdeling. Verder is er via de nieuwsbrief een oproep (soort scan) gedaan naar alle medewerkers wie er iets met veiligheid te maken heeft om zich te melden. Vooraf zijn de directeuren benaderd met de vraag of zij er bezwaar tegen hebben dat de medewerkers van de afdeling benaderd worden met een uitnodiging voor een Kennistrefdag. Daar had geen enkele directeur bezwaar tegen. Verder zal aan de doelgroep op naam een papieren uitnodiging verstuurd worden met een aanmeldadres erop. Later zal er een reminder gestuurd worden. De aanmeldingen worden bijgehouden en daarna zal er een kenniskaart naar de aanmelders gestuurd worden. Die kenniskaart moet voor de Kennistrefdag terug gestuurd worden. Die kaarten gaan voorafgaande aan de Kennistrefdag naar Bureau Proven Partners.
10
Dan vindt de dag plaats en aan het einde van de dag worden interviews en een terugblik op die dag verwerkt in een soort krantje/brochure als aandenken. Op Intranet zal er informatie staan over die dag. En na de dag, een terugblik en foto’s. Verder zal er een artikel in het personeelsblad verschijnen. De dag zal geëvalueerd moeten worden door te kijken wat er met de verkregen informatie gedaan is en verder gaat gebeuren. Dit leidt tot een aanbeveling in de vorm van een notitie. 3.5.1 De kleurenleer van De Caluwé en Vermaak Om te spreken in de kleurentermen van De Caluwé en Vermaak zou deze verbetering vallen onder rode en groene veranderkleur. Rood omdat deze kleur staat voor ruilexercitie. Er wordt veelal gebruik gemaakt van belonen en sociale activiteiten. Een zachte manier en de veranderaar zorgt voor een goede sfeer. Zij belooft iets terug te geven als zij jou iets geeft. Dat gebeurt met de Kennistrefdag. Het is een aantrekkelijke locatie. Een dagje uit, jij deelt kennis uit en je krijgt kennis terug. Ook de kleur groen zit erin. Deze kleur staat voor leren en laten ontdekken. Mensen zullen veranderen als je ze bewust maakt van nieuwe zienswijzen. Dat gebeurt ook op die dag. De medewerkers gaan gestimuleerd worden om hun kennis te delen. Ze zullen het leuker vinden dan ze dachten en gaan dit vaker toepassen in de toekomst. Het doel is dat zij later uit zichzelf contact gaan nemen met de nieuw ontdekte medewerkers en gebruik maken van de gebundelde kennis. Bron: ‘Interne communicatie bij verandering, Huub Koeleman’.
3.5.2 Communicatiekruispunt van Van Ruler Gecontroleerd éénrichtingsverkeer
Informeren
Overreden
Bekendmaking
Beïnvloeding
Dialogiseren
Formeren
Tweerichtingsverkeer In de oude situatie voor de verbetering van kennisdelen rond Veiligheid kan men spreken van ‘informeren’ omdat er slechts nieuws over Veiligheid als kennis werd verstrekt. Met de Kennistrefdag gebruikt men de vorm ‘dialogiseren’ doordat men over en weer met elkaar spreekt en de kennis deelt. Een vorm van interactieve beleidsvorming. Het doel van de Kennistrefdag is alle kennis te gaan gebruiken om de Rgd als Kennisbank Veiligheid op de markt te zetten met het doel de maatschappelijke opinie gerust te stellen. Een vorm van beïnvloeding dus in het kruispunt spreek je dan van ‘overreden’.
11
3.5.3
Communicatieplanning
Wat Mail naar directeuren
Digitale nieuwsbrief
Intranet
Email Digitale nieuwsbrief Definitieve locatie kiezen en vorm van dag kiezen. Ontwerpen van de uitnodiging plus tekst Papieren uitnodiging Nieuwsbrief
Doel
Wie
Om te vertellen over de Kennistrefdag en of zij er geen bezwaar tegen hebben dat de medewerkers benaderd worden om ze uit te nodigen voor een scan rond een speciale kennisdag ‘Veiligheid’ Uitnodiging om mee te doen aan de Veiligheidsscan. Deze uitnodiging lift mee met dag voor Interne Masterclass Veiligheid Ruimte regelen op intranet om informatie over de Kennistrefdag te plaatsen. Zeker vertellen waarom bepaalde mensen zijn uitgenodigd en anderen niet Postbus en email adres regelen voor aanmeldingen Vooraankondiging van de Kennistrefdag en verwijzing naar Intranet Enthousiasmeren en uitnodigen Op naam versturen naar de doelgroep Reminder sturen zodat mensen zich aan melden
Aanmeldingen bijhouden Kenniskaart velden benoemen en ontwerpen. Aanmelders een kenniskaart sturen Foto’s laten maken van deelnemers Kennistrefdagkrant Deelnemerslijjst definitief maken Openingstoespraak Kennistrefdagkrant Redacteur voor verhaal regelen voor personeelsblad Foto’s en verslag op intranet plaatsen
Om ze mee te laten spelen met de kennistrefdag tijdens de dag 2 dagdelen organiseren voor de kennniskaart om elkaar te herkennen op de betreffende dag Alvast artikelen bepalen
Juiste toonzetting Als herinnering laten drukken Om andere werknemers te informeren en als nazorg
12
Wanneer
Kees Bodewes directeur van de directie Bureau coördinatie Veiligheid en Integriteit
21 juli 2006
Maya Tieleman
26 juli 2006
MT.
MT en secretaresse
18 – 22 september
Maya Tieleman met afdeling Communicatie
20 september 2006
Proven Partners, Maya T. en Communicatieafd. Secretaresse iov . Maya Tieleman Communicatie olv MT.
14 september 2006
Secretaresse en Maya T. Maya Tieleman en Ruud van Rheenen + projectgroep
25 september – 20 oktober 20 september – 20 oktober
5 oktober 2006 – 20 oktober 9 oktober 2006
Va. 23 oktober 2006 MT.
Ntb.
MT en RR en Communicatie MT en secretaresse
23 oktober – 3 november
Directeur Bureau I&V RR +Communicatie
6 – 10 november 2006 16 november 2006
Communicatie
Week 23 – 29 oktober
Communicatie
Week 20 - 26 november
3.5.4 1. 2.
Vervolgafspraken Op 14 september 2006 de Uitnodigingskaart maken en stand van zaken doornemen, de locatiekeuze en rolverdeling definitief maken. Op 2 oktober 2006 Kenniskaart bekijken en stand van zaken doornemen
3.6
Beheer/evaluatie
1.
Bij de evaluatie bekijken waar veel kennis over is tussen de medewerkers en naar welke onderwerpen veel vraag is. Was dit een werkvorm die aanspreekt is ook een punt die bekeken kan worden.
2.
////////
Geraadpleegde literatuur en bronnen: 1. www.rijksgebouwendienst.nl 2. Plan van Aanpak van Proven Partners 3. Interne communicatie bij verandering, Huub Koeleman
Bijlagen: Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6:
Nieuwsbrief nr 33, dd 26-07-06 Nieuwsbrief nr 37, dd 30-08-06 Informatie intranet Rijksgebouwendienst Nieuwsbrief nr 42, dd 20-09-06 Nieuwsbrief nr 45, dd 27-09-06 Uitnodigingskaart Kennistrefdag Veiligheid donderdag 16-11- 2006
13
Bijlagen
14
