Rijksgebouwendienst Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Kwaliteitsborging
Systeemgerichte contractbeheersing binnen de Rijksgebouwendienst
Angelia Zeegers Rijksgebouwendienst
Agenda • De markt levert • Systeemgerichte Contract Beheersing (SCB) Sturen op risico’s Prestatiegerichte betaling Kwaliteitsvastlegging en borging - van een inspanningsnaar een resultaatsverplichting
DE MARKT LEVERT! De Overheid wil steeds meer gebruik maken van kennis en kunde in de markt door: • Te beschrijven wat we willen (in termen van prestaties) in plaats van hoe we het willen (in termen van oplossingen); • Contracten op te stellen op basis van een resultaatsverplichting in plaats van een inspanningsverplichting (betalingsmechanisme); • Bij aanbestedingen van complexe projecten te gunnen op basis van economisch meest voordelige inschrijving (EMVI- gunnen op kosten en kwaliteit).
Hoe borgen we dat we krijgen wat we hebben gevraagd ?
Systeem gerichte contractbeheersing Definitie Alle activiteiten die door de Opdrachtgever worden uitgevoerd en erop gericht zijn zeker te stellen dat: • de eisen uit het contract worden nagekomen en • dat de risico’s voor Opdrachtgever worden beheerst. De Rgd definieert een risico als een onzekere gebeurtenis die van invloed is op het behalen van de doelstellingen. Uitvoering • Efficiënt - meer op afstand • Effectief - gericht op top en top gevolg risico’s
Contractbeheersing geïntegreerde contracten Opdrachtnemer • Moet ISO 9001 gecertificeerd zijn voor de gevraagde werkzaamheden • Hanteert voor het betreffende project, een project specifiek kwaliteitsmanagementplan en handelt cf. plan. Zeg wat je doet, doe wat je zegt en verbeter! • Verifieert en valideert systeem, proces, producten en eisen cf. ISO 9001 en toont aan (laat aantonen) dat het geleverde product/systeem voldoen aan de Overeenkomst. Opdrachtgever • Benoemt en alloceert risico’s en deelt deze met Opdrachtnemer • Toetst (laat toetsen) op risico’s (systeem, proces, product). • Hanteert een prestatiegerelateerde betaling.
Risico’s benoemen en alloceren opdrachtnemer
1
geen mogelijke (rest) gevolgen voor OG
mogelijke (rest) gevolgen voor OG
2
opdrachtgever
ON invloed op beheersing
3
ON geen invloed op beheersing
4
Relevant voor Risicodossier Risicomanagement Rgd
Risico’s benoemen en alloceren Definitie
Opstellen contract & aanbestedingsstukken
Methode Risman Opdrachtgevers risico´s - beheersing niet door SCB
Risicomanagement Projectrisico’s Projectomgevings risico’s
Risicodossier 2 • Actualiseren • Toevoegen specifieke project risico’s ON • Focus ON-risico’s • Beheersmaatregelen zijn in te richten instrumenten uit het contract
Opdrachtgeversrisico´s managen
Risicodossier 4 • Actualiseren adhv bevindingen in documenten en audits.
Risicodossier 3 • Actualiseren • Toevoegen organisatierisico’s • Beheersmaatregelen zijn toetsen (audits) en acceptatie • Inhoud dossier kent nu projectrisico’s en organisatierisico’s
Risicodossier OG / ON Na contractclose delen met ON
Contract close
Risicodossier OG
Risicomanagement Bijstellen\
risico´s managen
Contractkeuze en scope
risico´s managen
Risicodossier 1 • Splitsing in ON-OG dossier • Definieren projectrisico’s OG en projectomgeving (invalshoeken) • Focus OG-risico’s • Beheersmaatregelen
Uitvoeren contract
Risicobeheersing toetsen (audits) & acceptatie
Risico gestuurd toetsen tijdens realisatie / exploitatie Toetsen • Systeemtoets • Procestoets • Producttoets • Toets & Acceptatie (UAV-GC)
systeemtoets
procestoets
producttoets
Prestatiegerelateerde betaling •
Toetsing en betalen zijn gekoppeld
•
Betalen tenzij tekortkoming
Tickle: opschorten van een (deel van) de betaling totdat de tekortkoming is opgelost en de Opdrachtnemer de kwaliteitsborging weer op orde heeft. Zodra uit een hertoets blijkt dat de beheersmaatregel van de Opdrachtnemer effectief is en de tekortkoming is hersteld/opgeheven, wordt de betreffende termijn betaald. Hurt: een korting op de betaling (% van de termijnbetaling); Kill: in gebreke stellen van de Opdrachtnemer met het recht het contract te ontbinden. Betalingsmechanisme afstemmen op risicoprofiel!
Kwaliteitsborging -op zoek naar partnerschap! • •
Opdrachtgever moet duidelijker maken wat hij wil bereiken. Opdrachtnemer moet zich meer inleven in belang van Opdrachtgever en wat er moet gebeuren.
Een cruciale rol is weggelegd voor het programma van eisen
Van een inspannings- naar een resultaatsverplichting Voorschrijven versus prestatie
Bron SBR: Functioneel specificeren in de bouw
Van een inspannings- naar een resultaatsverplichting Oplossings- / Prestatieschaal Meer voorschrijvend Een programma van eisen dat te voorschrijvend is kan innovatie tegenwerken
Minder voorschrijvend
Voorschrijvend
• Standaard oplossingen • Gebaseerd op eerdere ervaringen
Prestatie
• Gewenste kwaliteit • Oplossingsvrijheid
Minder prestatie gericht Bron “Managing the brief” Alistair Blyth and John Worthington
Meer prestatie gericht
Een programma van eisen dat te prestatiegericht is kan resulteren in onzekerheid
Decompositie van functionele- & prestatie-eisen door Opdrachtgever Decompositie eis Mogelijke oplossingen (randvoorwaarden)
Doelen Veiligheid & beveiliging
Gezondheid
Risico’s
Functionaliteit
OG Beeld kwaliteit
ON
…..
Voorbereidingsfase OG: Opdrachtgever
ON: Opdrachtnemer
Realisatiefase
“Vertaling” van eisen naar oplossingen door Opdrachtnemer Decompositie eis
Doelen
Mogelijke oplossingen (randvoorwaarden)
Veiligheid & beveiliging
Gezondheid
Risico’s
Functionaliteit
Beeld kwaliteit
…..
Ontwikkel- & ontwerpfase
Realiseren
Verificatie & validatie van oplossing aan eisen door Opdrachtnemer Decompositie eisen Verificatie / validatie
Doelen
(cf (voorgeschreven) protocollen bijv. een norm)
Veiligheid & beveiliging
Gezondheid
Risico’s
Functionaliteit
V
V
Beeld kwaliteit
V VV
…..
Ontwikkel- en ontwerpfase
Realisatiefase
