RICHTLIJNEN INDIVIDUEEL ONDERZOEKSKREDIET 2013 ACLC (PhD KANDIDATEN) Vooraf Voor PhD kandidaten geldt dat alle vormen van onderzoekskrediet gerelateerd moeten zijn aan het PhD project van de betrokkene en individueel worden toegekend; er wordt onderscheid gemaakt tussen krediet voor congresreizen en alle overige vormen van onderzoekskrediet. 1. krediet voor congresreizen: dit onderzoekskrediet heeft alleen betrekking op congresreizen en wordt nader toegelicht onder (A). 2. overige vormen van onderzoekskrediet: dit krediet heeft betrekking op apparatuur, buitenlandse studiereizen en onderzoeksondersteuning. Zie hieronder onder (B). (A ) Congresreizen Voor wie PhD kandidaten van wie het onderzoek direct ten laste komt van de begroting van de faculteit komen in aanmerking voor krediet voor congresreizen. PhD kandidaten die een andere vorm van financiering hebben (NWO, derde geldstroom) bekostigen hun congresreizen in eerste instantie uit hun projectbudget. Indien dit budget ontoereikend is om hetzelfde onderzoekskrediet te verkrijgen waar PhD kandidaten die gefinancierd worden door de faculteit recht op hebben, kan bij het ACLC aanvullend onderzoekskrediet worden aangevraagd tot het geldende maximum (zie hieronder onder omvang). Erkende externe promovendi hebben recht op een beperkt budget voor congresreizen. Procedure De coördinator van het ACLC (Els Verheugd) is contactpunt voor alle aangelegenheden die betrekking hebben op het onderzoekskrediet voor congresreizen. Via de coördinator worden aanvragen voor advies voorgelegd aan de directeur van het onderzoekinstituut. Aanvragen voor congresreizen worden opgesteld volgens het Aanvraagformulier krediet voor congresreizen (zie link op deze site), en moeten voldoen aan de onder Voorwaarden genoemde criteria. Aanvragen kunnen op ieder moment van het jaar worden ingediend, maar liefst zo vroeg mogelijk en in elk geval vóór het moment dat de betreffende congresreis plaatsvindt. Daar toekenning onder meer afhankelijk is van het beschikbare budget, is het mogelijk dat een aanvraag later in het jaar om die reden niet gehonoreerd wordt. Na toekenning kan aan de aanvrager op verzoek een voorschot van in principe 80% (indien nodig tot een max. van 100%) van het toegekende bedrag worden verstrekt. Aanvragen voor voorschotten en declaraties (met aftrek van het verstrekte voorschot) moeten worden ingediend via de Zelfbedieningstool op de medewerkersportal van de FGW website. Vermeld als WBS-element in het geval van congresreizen R.2024.0004. Na goedkeuring door de budgethouder (=coördinator) van het ACLC dienen de originele bewijsstukken opgestuurd te worden aan de Concernadministratie, die ook voor de uitbetaling zorg draagt. PhD kandidaten die extern worden gefinancierd dienen hun declaraties niet in bij het ACLC maar bij Richtlijnen individueel onderzoekskrediet ACLC 2013, PhD kandidaten
1
de Afdeling Onderzoek van de faculteit die hun budget beheert (Gea Lindeboom). Omvang Per PhD kandidaat is een bedrag van € 4800 totaal voor de gehele periode van aanstelling beschikbaar, bestemd voor alle in aanmerking komende buitenlandse en binnenlandse congresreizen. Het is belangrijk om te proberen al in het OBP-plan op te nemen hoe dit geld in de periode van 4 jaar besteed gaat worden, met name als het gaat om belangrijke, eventueel wat duurdere congresreizen. Indien dit niet gebeurd is, en er is op enig moment toch aanleiding om een substantieel deel van het budget te gebruiken voor één of meerdere congresreizen, dan dient de aanvraag vergezeld te gaan van een door de begeleiders ondertekende motivatiebrief met uitleg over hoe deze reis bijdraagt aan de promotie en hoe met het resterende budget omgegaan zal worden. M.i.v. 2012 hebben ook Erkende externe promovendi recht op een bedrag van € 1200 per jaar voor congresreizen met een maximum van €4800 voor de duur van hun project. Deelname aan cursussen zoals LOT-scholen dienen uit dit budget betaald te worden. Externe promovendi met een subsidie of beurs dienen deze kosten eerst uit het daarin beschikbare budget te betalen. Wat wordt vergoed? Voor buitenlands congresbezoek worden de registratiekosten, en de reis-en verblijfkosten vergoed. Voor reiskosten dient de goedkoopste reismogelijkheid te worden gekozen (2e klas trein, APEXvliegtarief, etc.). De voor vergoeding in aanmerking komende verblijfkosten zijn afhankelijk van het prijspeil ter plaatse, maar kennen een maximum van € 80 per dag. Voor alle verblijfkosten dienen bewijzen te worden overlegd aan de Concernadministratie. Voor congresbezoek binnen Nederland worden alleen reis- en registratiekosten vergoed. Voorwaarden Om voor dit krediet in aanmerking te komen dient: (i) de aanvrager een lezing of poster te houden, of betrokken te zijn bij de organisatie van het congres; (ii) de aanvrager een aan de lezing of poster verbonden publicatie te beogen, het liefst in een peer-reviewed tijdschrift of een edited volume (tenzij publiceren in conference proceedings in het betreffende vakgebied de reguliere publicatieroute is). Voor PhD studenten in het 1e aanstellingsjaar kan, zonder dat zij een lezing of poster houden, in bijzondere gevallen een vergoeding voor buitenlands congresbezoek worden gegeven. In dat geval wordt bezien of het belang van het congresbezoek voor de opleiding van de promotiestudent opweegt tegen de eraan verbonden kosten. (B) Overige vormen van onderzoekskrediet Voor wie PhD kandidaten van wie het onderzoek direct ten laste komt van de begroting van de faculteit komen in aanmerking voor de hieronder genoemde vormen van onderzoekskrediet. PhD kandidaten die een andere vorm van financiering hebben (NWO, derde geldstroom) bekostigen hun onderzoekskosten in eerste instantie uit hun projectbudget. Indien dit budget ontoereikend is, kan eventueel bij het ACLC Richtlijnen individueel onderzoekskrediet ACLC 2013, PhD kandidaten
2
aanvullend onderzoekskrediet worden aangevraagd tot in totaal (d.w.z. inclusief eigen budget) het geldende maximum (zie hieronder onder omvang). Procedure In principe moeten alle aan een project verbonden onderzoekskosten, met uitzondering van congresreizen, al in het budget van het projectvoorstel zijn opgenomen (voor veldwerk is dit een absoluut vereiste). Mocht dat niet het geval zijn, dan kan alsnog een aanvraag voor krediet ingediend worden bij de coördinator van het ACLC (Marten Hidma), die contactpunt is voor alle aangelegenheden die betrekking hebben op onderzoekskrediet. Via de coördinator worden aanvragen voor advies voorgelegd aan de directeur van het onderzoekinstituut. Aanvragen voor alle vormen van onderzoekskrediet anders dan congresreizen worden opgesteld volgens het Aanvraagformulier overige vormen van onderzoekskrediet (zie link op deze site), en moeten voldoen aan de onder Voorwaarden genoemde criteria. Aanvragen kunnen op ieder moment van het jaar worden ingediend, maar liefst zo vroeg mogelijk en in elk geval vóór het moment dat de betreffende onderzoekskosten gemaakt worden. Na toekenning kan aan de aanvrager op verzoek een voorschot van in principe 80% (indien nodig tot een max. van 100%) van het toegekende bedrag worden verstrekt. Aanvragen voor voorschotten en declaraties (onder aftrek van het verstrekte voorschot) moeten worden ingediend via de Zelfbedieningstool op de medewerkersportal van de FGW website. Vermeld als WBS-element in het geval van deze vorm van onderzoekskrediet R.2024.0004. Na goedkeuring door de budgethouder (=coördinator) van het ACLC dienen de originele bewijsstukken opgestuurd te worden aan de Concernadministratie, die ook voor de uitbetaling zorg draagt (voor computerapparatuur en statistische advisering geldt een andere procedure, zie hieronder). PhD kandidaten die extern worden gefinancierd dienen hun declaraties niet in bij het ACLC maar bij de Afdeling Onderzoek van de faculteit die hun budget beheert (Gea Lindeboom). Het krediet kan uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor het is toegekend. Omvang In totaal kan per PhD kandidaat maximaal een bedrag van € 5000 voor alle in aanmerking komende onderzoekskosten voor de hele looptijd van het project aangevraagd worden. Voor buitenlandse studiereizen geldt een limiet van € 1000. Erkende externe promovendi hebben recht op een maximum van € 1000 totaal (voor congresreizen en eventueel andere vormen van onderzoekskrediet) over een periode van 3 jaar. Wat wordt vergoed? Dit krediet heeft betrekking op apparatuur (ook speciale software, testbatterijen enz.), buitenlandse studiereizen en diverse vormen van onderzoeksondersteuning (student-assistenten, vergoedingen voor proefpersonen, statistische en methodologische advisering). Alle kosten moeten zorgvuldig in de aanvraag begroot worden. Hieronder volgt een toelichting: 1. Apparatuur en software. In principe moet een budget voor apparatuur en software in het projectvoorstel zijn opgenomen. Niet-standaard computerapparatuur en niet-standaard software Richtlijnen individueel onderzoekskrediet ACLC 2013, PhD kandidaten
3
moet altijd besteld worden via de Dienst ICT. De budgethouder (coördinator) van het ACLC moet de aanvraag ondertekenen. Voor alle apparatuur geldt dat die na afloop van het project bij het bureau van het ACLC moet worden ingeleverd. 2. Buitenlandse studiereizen: In principe is het mogelijk bij het ACLC krediet voor buitenlandse studiereizen aan te vragen boven op het normale congreskrediet van €1000 per jaar. Het kan daarbij gaan om een verblijf aan een buitenlands instituut als gastonderzoeker, of om een langere tijd durende vorm van scholing. Veldwerk moet te allen tijde in het project begroot zijn, en valt hier dus niet onder. Het maximum voor buitenlandse studiereizen is €1000. Voorwaarden: om voor deze vorm van financiering in aanmerking te komen, moet een door de begeleiders ondertekende gemotiveerde aanvraag ingediend worden bij het ACLC. De betreffende studiereis moet noodzakelijk zijn om het onderzoek goed te kunnen uitvoeren. 3. Student-assistenten: het ACLC financiert uitsluitend nog assistentie op declaratiebasis, uiteraard alleen nadat een aanvraag hiertoe is goedgekeurd. Via de zogenoemde IB 47 regeling mogen studenten tot een maximum van 1500 euro per kalenderjaar bruto op declaratiebasis (middels het declaratieformulier voor personeel niet in dienst van de UvA) uitbetaald worden voor verrichte werkzaamheden. Ze dienen deze inkomsten dan wel op te geven voor de inkomstenbelasting. Het gangbare bruto-uurloon voor studenten is 10 euro voor een student in het derde BA jaar, 11 voor een student in het eerste MA jaar, en 12 voor een student in het tweede RMA jaar. De betreffende studenten kunnen dus maximaal respectievelijk 150, 136, en 125 uur per kalenderjaar werken. In een academisch jaar, dat in twee kalenderjaren valt, kunnen de betreffende assistenten voor twee keer die hoeveelheid uren werk verrichten. In verband met netwerktoegang en verzekering kan assistentie alleen betrokken worden van UvA studenten. 4. Methodologisch-statistisch advies: In principe is het mogelijk om via het ACLC onderzoeksondersteuning in de vorm van methodologisch-statistisch advies te krijgen. De kosten voor dergelijke ondersteuning moeten in het project begroot zijn/worden en komen dan ook ten laste van het betreffende project. Het uurtarief dat in rekening gebracht wordt is €75. Met deze gelden kan een ondersteuner ontlast worden van andere taken. In eerste instantie zal de ondersteuning verricht worden door Rob Schoonen. Voorwaarden: · er moet, in overleg met Rob Schoonen, een realistische inschatting gemaakt worden van de taken en de daaraan te besteden tijd; Bovendien moet met Rob overlegd worden over of en wanneer hij die ondersteuning kan realiseren. · op grond van deze inschatting moet een begroting gemaakt worden. Afhankelijk van de manier van financiering van een project moet vervolgens het volgende gebeuren: a) een door NWO (of andere externe partij) gefinancierd project: er moet gekeken worden (in overleg met Gea Lindeboom) of er binnen het projectbudget ruimte is voor advisering. Indien Richtlijnen individueel onderzoekskrediet ACLC 2013, PhD kandidaten
4
dat het geval is, kan, na toestemming van de begeleiders, advisering plaatsvinden. b) een UvA gefinancierd project: allereerst moet bekeken worden of er binnen dat project budget is begroot voor advisering. Idealiter is dat het geval. Na goedkeuring van de begeleiders kan advisering plaatsvinden. Indien er geen budget voor advisering begroot is, moet er een verzoek gericht worden aan het ACLC om goedkeuring te geven aan deze vorm van onderzoeksondersteuning. Dit verzoek moet ondersteund worden door de begeleiders. Het totale bedrag aan onderzoeksondersteuning per project (inclusief eventuele aanschaf van apparatuur, studiereizen enz.) kan nooit meer dan €5000 zijn. NB: ook indien Rob Schoonen deel uitmaakt van de begeleidingscommissie van een project moet er een begroting van de te besteden uren en uitbetaling van de gemaakte uren plaatsvinden. In alle gevallen moet het ACLC op de hoogte gesteld worden van de voor eeen specifiek project begrote uren, en van het budget waarvan dit betaald moet worden. Het ACLC regelt de betaling. Informatie Verdere informatie kan worden ingewonnen op het bureau van het ACLC: ACLC, Spuistraat 210, kamer 423, 1012 VT Amsterdam e-mail:
[email protected];
[email protected] tel. + 31 (0)205252543
Richtlijnen individueel onderzoekskrediet ACLC 2013, PhD kandidaten
5
