Jaarplan 2014 de Basis, Doorn 16 juli 2013
Resultaatgericht samenwerken
Inhoud Voorwoord ............................................................................................................................................... 3 Missie, visie, kernwaarden ...................................................................................................................... 4 Strategie ................................................................................................................................................. 5 Ontwikkelingen ........................................................................................................................................ 6 Doelen 2014 ............................................................................................................................................ 7
Voorwoord Met elkaar positieve resultaten bereiken, wat is er mooier dan dat? Eindelijk de langverwachte verhuizing naar het nieuwe Basis gebouw. Een feestelijke opening van het gebouw dat in samenwerking met bestaande en nieuwe samenwerkingspartners betrokken gaat worden. Onze verwachtingen zijn hooggespannen, niet alleen omdat wij blij zijn met een nieuw compact gebouw, we denken ook dat dit nieuwe gebouw ons en onze partners gaat helpen in de samenwerking en afstemming. Daarover gaat het Jaarplan 2014: resultaatgericht samenwerken. In 2014 willen we dit samen met u verder vorm en inhoud geven. De Basis is een aantal jaren ‘onderweg’ in het proces van vernieuwing, het aangaan van nieuwe partnerships en iedere dag doen wat we afspreken. Dat proces vordert, met vallen en opstaan en in een tijd waarin niets vanzelfsprekend is. Wel vanzelfsprekend is dat de Basis wil samenwerken, binnen duidelijke kaders, met een warme performance. In eerste instantie voor alle cliënten en bezoekers, daarbij hoort een goede verhouding en samenwerking met partners waarmee we de dienstverlening compleet, óf nog beter kunnen maken. De Basis gaat daarbij voor duurzaamheid, strategische partnerships en heldere verantwoording over de dienstverlening aan opdrachtgevers. Onze slogan en missie is en blijft: ‘Wij helpen u op weg’. Dat kan de Basis niet alleen, dat doen we graag met anderen en dat betekent ook dat wij onze zaak op orde moeten hebben en houden. In dit jaarplan kunt u lezen hoe de Basis dit in 2014 doet. Dit jaarplan is tot stand gekomen vanuit de reflectie op het voorgaande jaarplan, ontwikkelingen in de maatschappij en in het domein van de hoog risico beroepen. Daarnaast hebben onze opdrachtgevers en samenwerkingspartners het jaarplan van input voorzien. Het plan is opgesteld door het managementteam, stafleden en teammanagers vanuit de Plan–Do–Check & Act beleidscyclus. Nog niet afgeronde doelen zijn bijgesteld en nieuwe doelen zijn geformuleerd voor het komende jaar. Het is vervolgens vastgesteld door de directeurbestuurder op 16 juli 2013. Wij verwelkomen uw feedback op onze plannen in uw en ons voordeel.
Graag wil ik onze opdrachtgevers danken voor het in de Basis gestelde vertrouwen. Het vfonds dank ik voor hun investering in de nooit vanzelfsprekende vrede en voor de subsidieverlening in de afgelopen jaren en in 2014. Ik hoop met mooie resultaten te kunnen samenwerken in 2014. Hugo van de Kamp directeur-bestuurder
Missie De Basis biedt dienstverlening aan mensen die beroepshalve te maken hebben met ingrijpende ervaringen. (Oud-)medewerkers uit geüniformeerde beroepsgroepen en hun directe relaties vinden houvast door de professionele inzet van laagdrempelige steun en psychosociale hulp- en dienstverlening. Vanuit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid gaat de Basis duurzaam om met mensen en middelen.
Visie Mensen met een publieke taak komen of kwamen bij de uitoefening van hun beroep in aanraking met dreiging en geweld, met ongevallen en rampen. De beroepsuitoefening kan schade opleveren, die het persoonlijke en sociale leven belast. Deze schade kan ernstig en langdurig zijn, en kan voortduren als het beroep al lang niet meer wordt uitgeoefend. De aandacht en zorg voor persoonlijke veerkracht, welzijn en gezondheid van deze mensen en hun directe relaties is een maatschappelijke taak. De Basis staat voor gespecialiseerde ondersteuning na ingrijpende ervaringen. Dit kan in samenwerking met anderen tot stand komen, en ook voor langere tijd gelden. Hierbij gaan wij uit van de eigen kracht en verantwoordelijkheid van de cliënten, en stimuleren we hen om deze kracht en verantwoordelijkheid aan te spreken en in te zetten. Wij bieden ook oplossingen op maat voor organisaties van geüniformeerde beroepsgroepen. Deze doelgroepen vormen de kern van het Basisprofiel.
Kernwaarden De Basis zal haar missie realiseren vanuit de vier kernwaarden open, actief, integer en zelfbewust. Open staat voor een open vizier en een open deur. Dat betekent dat we bereikbaar en toegankelijk zijn voor iedereen die om onze diensten vraagt. Daarnaast gaat het om transparantie, controleerbaarheid en de bereidheid om verantwoording af te leggen voor het persoonlijk functioneren. Actief staat voor inzet en betrokkenheid bij het werk, initiatief tonen en slagvaardig optreden, met aandacht voor nieuwe mogelijkheden en durf om risico’s te nemen. Integer staat voor de betrouwbaarheid en verantwoordelijkheid waarmee het werk wordt uitgevoerd. Integriteit betekent dat eigenbelang nooit de overhand krijgt. Dat komt ook tot uitdrukking in zorgvuldig gedrag en respect voor collega’s, bewoners, klanten en andere partijen. Zelfbewust staat voor zelfverzekerd optreden vanuit innerlijke kracht, vanuit trots op de organisatie en vanuit zelfreflectie.
Strategie Strategie 2006-2013 In 2006 heeft de Basis de eerste meerjarenstrategie geformuleerd. In de periode 2006-2013 is deze uitgebouwd en bijgesteld. Sinds de oprichting in 2006 zijn maatschappelijk werk, training en nazorg en verenigingsondersteuning de kernproducten waar de Basis zich op richt. De tarieven voor maatschappelijk werk en nazorg zijn ongeveer 30% gedaald. Duurzame oplossingen zijn gevonden voor het BNMO-Woonoord, dat is overgedragen aan Stichting Beukenstein, en voor de zorgwoningen, die zijn overgedragen aan Woningcorporatie Heuvelrug Wonen. De strategie is vanaf 2006 gericht geweest op verbreding van de doelgroep en verbreding van de financieringsgrondslag, professionalisering van de dienstverlening, focus op kernactiviteiten, certificering en de ontwikkeling van structurele (strategische) samenwerking. In verschillende slagen zijn stappen gezet om professionaliteit, effectiviteit en efficiëntie te optimaliseren. De verbreding heeft structurele dienstverlening voor politie, brandweer en ambulance in gang gezet. De herontwikkeling van terrein en gebouwen in de periode 2007-2013 heeft onder andere nieuwe zorgwoningen opgeleverd, die in 2012 tot grote tevredenheid van de bewoners in gebruik genomen zijn. Het nieuwe, compacte trainings- en nazorgcentrum dat in september 2013 in gebruik wordt genomen, zorgt niet alleen voor een toekomstbestendige functionaliteit en uitstraling, maar biedt ook huisvesting aan meerdere samenwerkingspartners. Zo kan ‘Doorn’ zich verder ontwikkelen tot een ‘bijenkorf’ voor erkenning en zorg voor de geüniformeerde wereld. Door het afromen van luxe voorzieningen als zwembad, bowlingbaan en parkeergarage, de efficiëntere indeling en flexibiliteit (de oppervlakte gaat van ruim 9000 m2 naar 7000 m2) levert het bovendien een exploitatievoordeel op van € 400.000,- per jaar bij gelijkblijvende kapitaallasten. Strategie 2013-2018 In het licht van interne en externe veranderingen heeft de Basis behoefte aan een nieuwe meerjarenstrategie, als kompas voor de komende jaren en als basis voor de meerjarenbegroting. Als start van dit proces zijn begin 2013 de missie en de kernwaarden herijkt en bijgesteld (zie pagina 4). In het voorjaar van 2013 heeft de Basis bureau-onderzoek gedaan naar relevante ontwikkelingen in Nederland, interviews gehouden met in- en externe stakeholders, een financiële-, een markt- en een SWOT-analyse gemaakt, en toekomstscenario’s opgesteld. De prognose voor de komende drie tot vijf jaar, die hier uit voortkomt, leidt tot een nieuwe meerjarenstrategie, die in september 2013 wordt vastgesteld. De prognose van maart 2013 laat zien dat het krachtenveld sterk in beweging is, dat de uitdagingen voor de Basis groot zijn en dat groei over de gehele linie nodig is om de dienstverlening optimaal te realiseren. Daarom zal de Basis kiezen voor een flexibele breedspectrumstrategie, die de verbreding in doelgroepen en financieringsgrondslag voortzet. De Basis streeft hierbij naar een verduurzaming, die de klanten zekerheden biedt, en die de dienstverlening en werkgelegenheid voor de toekomst zeker stelt door een gezonde financiële basis. De strategische samenwerking met grote opdrachtgevers en financiers zal daartoe versterkt worden. De Basis zal vanuit eigen kracht en in samenwerking werken aan productdifferentiatie, verdere uitbouw van kwaliteit en risicomanagement.
Ontwikkelingen 1. De Bond van Nederlandse Militaire Oorlogs- en dienstslachtoffers (BNMO) heeft historisch een bijzondere positie bij de Basis als primaire klant. De Basis ondersteunt de bestuurders op verschillende bedrijfsmatige onderwerpen en biedt de leden van deze vereniging training- en nazorgprogramma’s, maatschappelijk werk en sociaal-juridische dienstverlening. Dit laatste is in 2013 in opdrachtgeverschap gebracht bij de Stichting Sociaal Juridisch Loket, een samenwerkingsverband tussen de BNMO, militaire- en politievakbonden en het vfonds. 2. De BNMO heeft in 2013 de Stichting Maatschappelijke Ondersteuning Geüniformeerden opgericht (STIMOG). Deze koepel heeft als ambitie om andere verenigingen, uit ook andere doelgroepen, de gelegenheid te geven kennis en expertise te bundelen, projecten te ondersteunen en dienstverlening zoals training en nazorg te faciliteren. 3. De financiering van training en nazorg voor leden van de BNMO verloopt vanaf 2016 mogelijk niet meer direct vanuit het vfonds maar via de BNMO. De BNMO en de Basis werken gezamenlijk een plan uit met als doel dit proces van overgang zo vraaggericht mogelijk te ondersteunen. 4. De Basis neemt in september 2013 het nieuwe gebouw in gebruik. Bestaande huurders BNMO, Veteraneninstituut, Stichting WEP en het Programma Versterking Professionele Weerbaarheid (van de Politie) gaan mee naar dit gebouw. Helaas nemen we afscheid van de Bond van Wapenbroeders. Als nieuwe huurders verwelkomen we Stichting Veteranen Platform en het Landelijk Zorgsysteem voor Veteranen (LZV). Het ‘oude’ gebouw komt vrij voor een nieuwe gebruiker/ eigenaar. Voorzien is verkoop of verhuur aan Stichting Beukenstein. 5. De subsidie voor het gespecialiseerd maatschappelijk werk voor veteranen en dienstslachtoffers is in 2012 vastgesteld voor de periode 2013-2014 door het Ministerie van Defensie. De afgesproken productie is echter ontoereikend vanwege een toename van het aantal cliënten en de complexe problematiek. 6. In 2013 is door het Programma Versterking Professionele Weerbaarheid besloten om het 24/7 Loket Politie te continueren. Het loket wordt in 2013 landelijk uitgerold. De dienstverlening wordt in ieder geval tot 2014 bij de Basis afgenomen. Het programma is op zoek naar een structurele financiering. Onduidelijk is wat de effecten hiervan zijn voor de Basis. 7. Omdat het HKZ-kwaliteitssysteem niet meer passend is bij de huidige dienstverlening, heeft de Basis besloten ISO-9001 gecertificeerd te willen zijn. Deze certificering is sinds mei 2013 een feit. 8. De nazorgdiensten voor BNMO-leden nemen conform afspraak tussen het vfonds en de Basis af. Andere doelgroepen hebben deze afname tot nu toe onvoldoende kunnen opvangen. 9. Om de continuïteit, kwaliteit en opgebouwde kennis van de maatschappelijke hulpverlening aan Indische en Molukse oorlogsgetroffenen voor de lange termijn te waarborgen, heeft de Stichting Pelita intensieve samenwerking gezocht met de Basis. Doel van de samenwerking is dat de Basis op 1 januari 2014 zowel organisatorisch als inhoudelijk volledig verantwoordelijk is voor het maatschappelijk werk aan de doelgroep Indische en Molukse oorlogsgetroffenen. Op deze datum zijn taken en productie overgedragen en is personeel (maatschappelijk werkers Pelita) in dienst van de Basis. 10. De in 2011 aangenomen Veteranenwet wordt in 2013 geconcretiseerd in Algemene Maatregelen van Bestuur. De inhoudelijke vormgeving van één loket (het veteranenloket) wordt in samenwerking tussen verschillende betrokken partijen, waaronder de Basis, voorbereid.
Doelen 2014 De Basis voert, ook in 2014, haar relevante taak uit: het bieden van specifieke hulp- en dienstverlening aan mensen die beroepshalve te maken hebben met ingrijpende ervaringen. Deze dienstverlening voeren wij enerzijds uit in de vorm van gespecialiseerd maatschappelijk werk, in opdracht en naar tevredenheid van de ministeries van Defensie, VWS en Veiligheid & Justitie. Anderzijds geven wij trainingen en bieden wij nazorgprogramma’s aan in opdracht en naar tevredenheid van opdrachtgevers en het vfonds. Met alle opdrachtgevers en subsidieverstrekkers zijn of worden concrete afspraken gemaakt op basis waarvan wij, ook in 2014, onze gespecialiseerde dienstverlening uitvoeren. De doelen voor het jaar 2013 zijn herijkt en worden niet apart gepubliceerd. In het eerste kwartaal van 2014 reflecteert het MT op de realisatie van de jaardoelen 2013, hetgeen kan leiden tot aanvullende jaardoelen voor het jaar 2014. Voor ieder doel is een portefeuillehouder aangewezen. De indeling van aandachtsgebieden volgt de indeling van de “Maatstaf”, de norm voor ISO-certificering. Manager TMW = manager Training & Nazorg en Maatschappelijk Werk. Manager M&S = manager Marketing & Service Beleid • De Basis heeft in het eerste kwartaal een verbetervoorstel vastgesteld voor de methodiek van de reflectie op de jaardoelen 2013. Het resultaat van deze reflectie vormt input voor de nieuwe jaarplannencyclus in het tweede kwartaal en voor de evaluatie van het proces Beleid en Planning. Directeur-bestuurder • Het managementteam checkt vanaf het eerste kwartaal ieder projectplan op tijdstip van evaluatie inclusief methoden en criteria. De standaardformats (projectplan, projectacceptatie, ODAT) worden hierop aangepast. Directeur-bestuurder • In het eerste kwartaal wordt, conform de beleidsnotitie ‘Duurzaamheid Loont’, een concreet plan opgesteld met doelen, beoogde resultaten, tijdpad, activiteiten, evaluaties en reflectie zodanig dat de Basis gestructureerd en expliciet vorm en inhoud geeft aan duurzaamheid (mensen, aarde, winst). Manager staf • In het eerste kwartaal is een strategie vastgesteld tegen te langzame groei, ‘een what if-scenario’, afgestemd op de Meerjarenstrategie. Directeur-bestuurder • Eind 2013 stelt de Basis vast hoe zij risicomanagement invulling geeft. In het eerste halve jaar wordt dit geïmplementeerd en in het derde kwartaal vindt evaluatie en reflectie plaats. Manager staf • In het vierde kwartaal vindt de evaluatie plaats van het proces Beleid en Planning en zijn aanpassingen vastgesteld. De meting van de effectiviteit van dit proces is gereed in het eerste kwartaal van 2015. Manager staf • De Risico Inventarisatie & Evaluatie conform de Arbowet vindt plaats in het vierde kwartaal. Manager staf • Eind 2014 heeft de Basis duurzame, meerjarige en strategische samenwerkingsvormen aangeboden aan de ministeries van Defensie, Veiligheid & Justitie en VWS en aan het vfonds, om
de toekomstige kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening voor de langere duur te borgen. Directeur-bestuurder Organisatie • De Basis draagt zorgt voor participatie van de nieuwe huurders in de BHV organisatie vanaf het eerste kwartaal. Directeur-bestuurder • In het eerste kwartaal is een opvatting gereed over de aansturing en verantwoordelijkheden van medewerkers, binnen en buiten het team Verenigingsondersteuning, die primair ten behoeve van derden (zoals de BNMO) werken. Directeur-bestuurder • Het Handboek Politie -inclusief procedures- maakt in het eerste kwartaal deel uit van het kwaliteitssysteem Q-link. Manager staf • De implementatie van het serviceconcept Hospitality is gereed in het eerste kwartaal en de evaluatie geschiedt in het derde kwartaal. Directeur-bestuurder/manager hospitality • De Basis besluit in het tweede kwartaal of er ter vervanging van het huidige Sociaal Plan een nieuw doorlopend Sociaal Plan dient te komen, of dat de huidige cao voldoende kader biedt. De uitkomst van deze beslissing wordt besproken en bekend gemaakt aan de medewerkers. Directeur-bestuurder • Voor de onderdelen Training & Nazorg en Hospitality zijn in het tweede kwartaal productiviteitsdoelstellingen gedefinieerd en genormeerd. Directeur-bestuurder • De evaluatie van Het Slimme Werken inclusief ICT en overlegvormen is gereed in het derde kwartaal. Directeur-bestuurder • De evaluatie van de implementatie en het functioneren van het nieuwe reserveringssysteem voor planning zalen en roostering, inclusief de procesbeschrijvingen is gereed en verbeterpunten zijn vastgesteld in het derde kwartaal. Manager staf Kernproces • De Basis beschikt in het eerste kwartaal over een uitgewerkt productontwikkelingsplan dat als input dient voor het marketingplan. Manager TMW • Maatschappelijk Werk en Training & Nazorg verbeteren hun methodiek voor en proces van cliëntevaluaties in het eerste kwartaal. De implementatie van verbeteringen start in het tweede kwartaal en de evaluatie op effectiviteit is eind 2014 gereed. Manager TMW • De methodiek voor en het proces van evaluatie met opdrachtgevers is in het tweede kwartaal geëvalueerd en verbeteringen zijn geïmplementeerd. Evaluatie op effectiviteit is eind 2014 gereed. Manager TMW • In het tweede kwartaal heeft de Basis, mede op basis van het productontwikkelingsplan van het eerste kwartaal, een marketingplan vastgesteld, inclusief onderzoek, doelstelling op nieuwe dienstverlening, visie op doelgroepen en de verkooporganisatie. Het marketingplan is gebaseerd op de Meerjarenstrategie en bevat een paragraaf over het benutten van strategische contacten inclusief politiek en vakbonden. Manager M&S • De evaluatie en verbetering van het offerteproces is gereed in het derde kwartaal en bevat onder andere de opname van wederzijdse verwachtingen in contracten tussen de Basis en haar partners. Manager M&S
•
In het vierde kwartaal is, op basis van een reflectie van het heden, een visie en een plan van aanpak gereed op het benutten van de kansen en acteren op negatieve effecten van social media. Manager M&S
Mensen • Vanaf het eerste kwartaal faciliteert de Basis alle medewerkers zo dat zij slim kunnen werken. De mate waarin het slimme werken wordt toegepast, blijkt uit heldere resultaat- en competentieontwikkelingsafspraken in de functioneringsgesprekken en een daarvoor motiverende stijl van leidinggeven. In het Medewerker Tevredenheids Onderzoek 2014 (klaar in het derde kwartaal) wordt de voortgang en effectiviteit van het slimme werken gemeten. Directeurbestuurder • Vanaf het eerste kwartaal is iedere medewerker ambassadeur van de Basis en in staat om tenminste op hoofdlijnen te verwoorden wat de missie en de dienstverlening is. Directeurbestuurder • In 2014 vindt binnen de Basis twee keer per jaar een dialoog plaats over de ontwikkelingen buiten en binnen de Basis en de betekenis voor de Basis als geheel en voor de medewerkers. Met deze dialoog beoogt de Basis de betrokkenheid van de medewerkers te verhogen in de snel veranderende context. Daarnaast vindt twee keer per jaar een reflectie plaats met leidinggevenden en staf over de ontwikkelingen binnen en buiten de Basis en positie & handelen van de Basis hierin. Directeur-bestuurder • De Basis verfijnt in 2014 continue het beleid met betrekking tot een vaste personeelsformatie en een flexibele schil, en stuurt op evenwicht in het functiegebouw, duurzame inzet, mobiliteit en kwaliteit. Directeur-bestuurder • Vanaf het derde kwartaal werken alle leidinggevenden en medewerkers volgens de gesprekscyclus van functionerings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken. Directeurbestuurder • Vanaf het derde kwartaal is deskundigheidsbevordering en talentontwikkeling binnen de Basis afgestemd op huidige en toekomstige klantwensen (intern en extern) en wordt hier met behulp van een beleidsnotitie vorm en inhoud aan gegeven. Directeur-bestuurder Partners • De Basis zet in 2014 voortdurend in op behoud en uitbouw van het 24/7 loket Politie vanuit vakinhoudelijke groei, doorontwikkeling, uitbreiden contextkennis en de netwerkrol van maatschappelijk werkers. Manager TMW • In het eerste kwartaal vindt een zorgvuldige en effectieve, organisatorische en inhoudelijke integratie plaats van Pelita maatschappelijk werkers binnen de Basis. Manager TMW • Het Maatschappelijk Werk realiseert een doorlopende, actieve en initiatiefrijke participatie in het LZV. Manager TMW • In het eerste kwartaal is onderzocht wat een gewenste en effectieve positie van Training & Nazorg binnen het LZV is. Manager TMW • In het eerste kwartaal heeft de Basis een plan vastgesteld welke kritische samenwerkingspartners zij op welke structurele wijze evalueert, zodat prestaties gericht verbeterd kunnen worden. Directeur-bestuurder
•
• • •
•
De Basis realiseert voor zover mogelijk een stevige positie in het toekomstige Veteranenloket zodat de Basis een leidende rol in de uitvoering krijgt. Waar mogelijk doet de Basis dit in samenwerking met andere (LZV-) partners. Manager TMW In het tweede kwartaal is een nieuwe methodiek van leveranciersbeoordeling beschikbaar die de Basis in staat stelt om effectief en efficiënt de belangrijkste leveranciers te meten. Manager staf In het tweede kwartaal is er een effectief en efficiënt proces van leverancierselectie, inkoop, bestelling en ontvangst van goederen. Manager staf In het tweede kwartaal is de strategische samenwerking met de BNMO & STIMOG zodanig dat tactische en strategische onderwerpen die van beider belang zijn, gezamenlijk en naar tevredenheid van beide partijen worden opgepakt en uitgevoerd. Directeur-bestuurder In 2014 is tussen de Basis en de BNMO (& STIMOG) overeenstemming over een voorbereidende werkwijze die vorm en inhoud geeft aan de samenwerking vanaf 2016.
Reflectie In het derde kwartaal evalueert de Basis de trainingen Rood-Wit-Blauw en het functioneren van het 24/7 loket Politie en stelt aanbevelingen vast. Manager TMW
