SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 9700 Szombathely, Kossuth u. 1-3. Tel.: (06) 94-520-100; Fax: (06) 94-328-148 E-mail:
[email protected] www.szombathely.hu
Rendeletalkotás és egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése (1.d.)
Tanulmány az Államreform Operatív Program (ÁROP 1.A.2/B) keretében IV. ütem – PROJEKTZÁRÁS
Érvényessége kiterjed Szombathely Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala vezetőire, alkalmazottaira, partnerkapcsolataira, a szervezetfejlesztéssel érintett valamennyi hivatali működési folyamatra.
Készítette:
A kiadás dátuma: 2010.01.31.
A Projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
Tartalomjegyzék
I.
Bevezetés ....................................................................................................... 3
II. Rendeletalkotás folyamata Szombathelyen ......................................................... 4 II.1. A rendeletalkotás folyamatszabályozása: ...................................................... 6 III. Rendeletalkotás IT támogatása Szombathelyen ................................................... 7 III.1. Közgyűlési és Bizottsági Rendszer /KBR/ ...................................................... 8
2
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
I. Bevezetés A közgyűlési munka az önkormányzatiság egyik alappillére. Alapjában véve a döntés-előkészítő munka és a konkrét döntések végrehajtásának követése a feladat. Ez lényegesen eltér a polgármesteri hivatal által végzett helyhatósági jellegű ügyintézési munkától. A testületi munkában a hivatal minden szervezeti egysége (némi túlzással minden köztisztviselője) érintett. Egyrészt a döntés előkészítés másrészt az ülések dokumentálása, és a végrehajtása az önkormányzati szféra kiterjedt körét érintheti (akár az intézményi kört is). A civil szféra itt nem konkrét ügyhöz kapcsolódó ügyfélként, hanem képviselőként, vagy véleménynyilvánító választópolgárként illeszkedik a folyamatba. Mivel alapvetően az önkormányzati jelleg dominál, így az adott folyamatok szabályozása is helyi szinten történik. Az országos szintű jogszabályok (önkormányzati törvény, államháztartási törvény) csak laza kereteket adnak. Az 1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról 16.§ (1) bekezdése alapján a képviselő-testület (Közgyűlés) a törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá a törvény felhatalmazása alapján annak végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot. A rendeletalkotás a közgyűlés hatáskörébe tartozik. Az önkormányzatok legfontosabb döntési, határozathozatali fórumával, a közgyűléssel kapcsolatos ezen feladatok, egyetlen az előkészítéstől a végrehajtásig tartó, összetett lépésekből álló folyamattal modellezhetők. Így nyílik lehetőség arra, hogy egységes informatikai rendszert lehessen létrehozni, amely azután paraméterezéssel, és a hozzáférések szabályozással képes legyen az egyes települések helyi elvárásainak megfelelni.
3
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
II. Rendeletalkotás folyamata Szombathelyen A Közgyűlés napirendje az éves munkaterv valamint az egyéb, az SZMSZ szerint erre jogosultak által javasolt előterjesztésekből kerül összeállításra a tisztségviselőkkel valamint a belső szervezeti egységek vezetőivel történő egyeztetést követően. A bizottságok napirendje a bizottság feladat-és hatáskörébe tarozó közgyűlési előterjesztésekből, valamint egyéb aktuális bizottsági feladatokból kerül összeállításra a bizottság elnökével történő egyeztetést követően. Így tehát vannak munkaterv alapján készülő előterjesztések, és vannak azon kívüliek. A munkatervben nem szereplő előterjesztéseket sok esetben nem lehet előre tervezni, a munkatervbe beépíteni, azok a gyakran ad-hoc, a feladatok jelentkezésével egyidejűleg szükségesek. Pl: pályázat esetén a képviselő testület tulajdonosi nyilatkozata az önerő biztosításáról, vagy központi jogszabályváltozás esetén helyi rendelet módosítása….stb. A napirend-tervezet alapján előkészített előterjesztések az illetékes belső szervezeti egységtől kerülnek a Jogi és Képviselői Osztályhoz, amit az osztályvezető a felelős ügyintézőnek ellenőrzés, kontroll céljából átad.
A polgármester, az alpolgármesterek, a jegyző és az aljegyző bizottsági, illetőleg közgyűlési előterjesztések elkészítésével megbízza a Jogi és Képviselői Osztály vezetőjét, aki azt a felelős ügyintéző részére végrehajtás céljából átadja. Az ügyintéző megvizsgálja, hogy az adott anyag tartalmi, illetőleg formai szempontból megfelel-e a hatályos jogszabályi előírásoknak. Amennyiben szükséges, az előterjesztést készítő belső szervezeti egységgel szakmai egyeztetést folytat, melynek során az esetleges kérdéseket tisztázzák, illetve szükség esetén a javításokat is elvégzik. A Jogi és Képviselői Osztály adott ügyintézője a hatályos jogszabályok alapján azt is megvizsgálja, az adott előterjesztést előzetesen mely szerveknek (bizottságok) kell megtárgyalniuk.
Az ügyintéző az általa leellenőrzött anyagot az osztályvezető részére szignálás céljából átadja. Ezt követően:
4
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
a./ amennyiben az előterjesztés bizottsági ülésre kerül, úgy azt az illetékes belső szervezeti egység vezetőjének szignálása után az előterjesztő (polgármester, alpolgármesterek, jegyző, osztályvezető) aláírja; b./ amennyiben az előterjesztés Közgyűlés elé kerül, úgy a Jogi és Képviselői Osztály vezetőjének, valamint az előterjesztés készítéséért felelős belső szervezeti egység vezetőjének szignálásával az előterjesztés az aljegyzőhöz kerül, aki azt tartalmi és formai megfelelés esetén szignálja. Az aljegyzői és az osztályvezetői szignálásokkal ellátott előterjesztés a jegyzőhöz kerül, aki az előterjesztést a jobb felső sarokban elhelyezett „törvényességi szempontból megvizsgáltam” megjegyzés alatt aláírja, rendelet-tervezet esetében pedig az előterjesztést, mint egyik előterjesztő aláírja.
Ezt követően az előterjesztést a témaköre szerint illetékes alpolgármester megvizsgálja, és szignóval ellátja. Legvégül kerül az előterjesztés a polgármesterhez, aki azt, mint az előterjesztő aláírja. Amennyiben a Közgyűlés az előterjesztést elfogadta, úgy
a./ a megalkotott rendelet sajtó útján történő kihirdetéséről az Jogi és Képviselői osztály felelős ügyintézője gondoskodik;
b./ a meghozott határozatot az osztály felelős ügyintézője a határozat végrehajtásának előkészítéséért felelős belső szervezeti egység vezetője részére megküldi, majd a határozat végrehajtásáról – a határidő lejárta után – jelentést kér.
5
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
II.1. A rendeletalkotás folyamatszabályozása:
6
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
III.Rendeletalkotás IT támogatása Szombathelyen Szombathelyen a Minőségügyi Kézikönyv EI-01/M01 számú folyamata szabályozza a képviselőtestületi, bizottsági anyagokkal kapcsolatos feladatokat, így a rendeletalkotást is. A megvizsgált dokumentumok, a személyes interjúk alapján az - a város vezetésével megegyező – vélemény alakult ki, hogy új, más informatikai rendszer bevezetését nem javasoljuk, hanem a jelenlegi által biztosított lehetőségek kihasználást, annak alkalmazását tartjuk szükségesnek.
A jelenleg működő elektronikus alkalmazás úgy támogatja a közgyűlés munkáját, hogy biztosítja a feladatok kiosztására, a munkafázisok nyomon követésére és a csoportmunka szervezésére. Az ismétlődő feladatsorok zárt rendszerbe szervezése révén teljes folyamatvezérlés valósítható meg. Az e-közgyűlés rendszer végigköveti a közgyűlési tevékenységet és a kapcsolódó folyamatot. A munkafázisok átláthatóak és követhetőek,az előterjesztésektől kezdve, a szakmai és jogi fórumokon történő bírálatokon és módosításokon keresztül, a közgyűlés döntéshozataláig. Az alkalmazás a feladatsor végrehajtásához szükséges információkat a beállított hierarchikus rendszernek megfelelően osztja el és áramoltatja. Megfelelő felhasználói jogosultság beállítás mellett, mód van a folyamatok ellenőrzésére és a beavatkozásra.
A hivatali és képviselőtestületi csoportmunka és dokumentumkezelés egységesített megvalósításával azonos kommunikációs platformra hozhatók a hivatal, a testület és az intézmények közötti komplex kommunikációs, végrehajtási és kontroll folyamatok. Az e-közgyűlési rendszer célja az önkormányzat rendeletalkotási és határozathozatali feladatainak követése, támogatása. A rendszer végigköveti a közgyűlési folyamatokat, az elsődlegesen megfogalmazott előterjesztési szövegek létrejöttétől, ezek szakmai és jogi fórumokon történő bírálatán és módosításán keresztül, a bizottsági üléseken történő tárgyalásokon és véleményalkotáson keresztül, egészen a közgyűlési döntéshozatalig s az így létrejövő jog-
7
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
anyag végleges formában való rögzítéséig. A feladatok, egyetlen az előkészítéstől a végrehajtásig tartó, összetett lépésekből álló folyamattal modellezhetők. A kapcsolódó tevékenységek ilyen folyamat centrikus leképezése és az ismétlődő feladatsorok zárt rendszerbe szervezése révén teljes folyamatvezérlés valósítható meg.
III.1. Közgyűlési és Bizottsági Rendszer /KBR/ Szombathelyen a Közgyűlési és Bizottsági Rendszer /KBR/ célja a testületi ülésszervezési és lebonyolítási munka, az előterjesztések elkészítésének, véleményezésének és előterjesztésének illetve az adminisztrációs feladatok támogatása, valamint a szükséges háttérnyilvántartásokhoz való hozzáférés biztosítása.
A KBR rendszeren belül lehetőség nyílik a testületek (közgyűlés és bizottságok) üléseinek megtervezésére, a napirendi pontok /NRP/ rögzítésére, a hozzájuk tartozó dokumentumok feltöltésére, az ülés, illetve a napirendi pontok által érintett személyek, tárgyaló testületek megadására, a napirendi pontokhoz kapcsolódó munka végig követése és vezérlése, valamint az ülésekhez kapcsolódó adminisztrációs feladatok elvégzésére.
A Kézikönyv fő menüpontjai a következők:
•
A testületek menüponton belül nyílik lehetőségünk a testületi munkával kapcsolatos tervezési és adminisztrációs feladatok elvégzésére. o
Az új testület nyomógomb segítségével lehet új testületet felvenni a rendszerbe
o
A Beállítások menüpont segítségével tudja a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó az adott testület elnökét, tagjait, állandó
8
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
meghívottjait és a testület ülésszervezőjét megadni, módosítani és ha szükséges törölni. Ezek közül ahhoz, hogy a rendszeren belül az ülésszervezői munka megindulhasson, minimálisan a testület elnökét és ülésszervezőjét meg kell adni. o
Az Anyagok menüponton belül van lehetőség a testület feladattervének automatikus elkészítésére, a korábban feltöltött ülések és napirendi pontok alapján. Ehhez elég létrehozni a testületi ülések bejegyzéseit és azokon belül az egyes napirendi pontokat, ekkor még nem szükséges, a rendszer nem ellenőrzi, a napirendi pontok érintettjeinek illetve anyagainak megléte és feltöltöttsége
o
A Várakozó napirend menüponton belül láthatja az adott testület ülésszervezője, azokat a napirendi pont javaslatokat, amiket az Indítványaim menüpont alatt az adott üléshez felvettek.
o
Az Ülések menüponton belül van lehetősége az arra jogosult felhasználónak, célszerűen a testületi ülésszervezőnek, hogy a testületi üléseket felvegyék, és az állapotváltásaikat kezeljék.
o
A Meghívottak menüponton belül lehet megnézni az összes olyan meghívott személyt, akik a napirendi pontoknál érintettként (előkészítő, előterjesztő, meghívott) meg lett adva.
o
Az Állapotváltás menüpont segítségével lehet az egész ülés, és benne a napirendi pontok állapotát is – részben – állítani. Megkülönböztetünk előkészítés alatt, aláírás alatt, aláírt, lezajlott és lezárt ülést.
o
A testületi ülés létrehozása után az ülésszervező felveszi az adott ülés napirendi pontjait. Ezt két módon teheti meg. Az egyik lehetőség, hogy a Testületek/Várakozó napirendi pont funkció segítségével egy javasolt napirendi pontot szerkesztésre beemel, a másik pedig, hogy a Testületek/Ülések/Napirend/Új nyomógomb segítségével felveszi az új napirendi pontot.
o
Amennyiben felvételre került az új napirendi pont, akkor a következő feladat a hozzá kapcsolódó személyek megadása. Erre az Érintettek/Érintett személyek menüponton belül van lehetőség.
9
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
o
A napirendi ponthoz az Anyagok menüponton belül nyílik mód. Az Új nyomógomb segítségével tudunk feltölteni egy új dokumentumot, melynek formátuma tetszőleges lehet.
o
A sorszámozás menüponton belül van lehetősége az ülésszervezőnek arra, hogy elvégezze a napirendi pontok induló sorszámozását. Erre ahhoz van szükség, hogy a rendszerben rögzítve legyen, hogy a napirendi pontok milyen sorrendbe kerülnek megtárgyalásra. Az induló sorszámozás után az egyes napirendi pontokat egymáshoz képest el lehet mozgatni, ilyenkor a rendszer a sorszám módosítását automatikusan elvégzi. A meghívóra azonban nem ez a sorszám kerül rá, hanem az, amit a napirendi pont létrehozásakor megadott a felhasználó. Ez a sorszám a napirendi pontok listájában a „Meghívóra” oszlopba került kiírásra. Ez az oszlop, ebben a táblázatban módosítható, mely módosítások a Mentés nyomógombbal menthetők el.
o
A napirendi pontok állapotváltásai részben önálló életet élnek a teljes ülés állapotától, ez alól kivétel a két korábban említett eset (az ülés aláírt illetve lezajlott állapotváltásai). A napirendi pont állapotai lehetnek: szerkesztés alatt, aláírás alatt, aláírt, véleményezésen (mikor más testület is tárgyalja), döntésre előkészített, napirendre került, visszavont, tárgyalt, lezárt. Ezeken felül van két speciális állapot, az utójavítás és annak befejezése. A rendszer az állapotváltások között ellenőrzi, hogy a napirendi pont feltöltöttsége megfelelőe. Szerkesztést csak akkor lehet befejezni, ha a napirendi pont típusának megfelelő dokumentum feltöltésre került és meg lett adva az előkészítő személy és az előterjesztő. Véleményezésre akkor lehet küldeni, ha van beállítva tárgyaló testület. Döntésre állapotba akkor kerülhet, ha az összes tárgyaló testületnél az átmásolt napirendi pontok tárgyalt állapotba kerülnek.
o
A másolás egy kényelmi funkció, melynek segítségével az ülésszervező egy napirendi pontot részben (Űrlap másolás) vagy egészben (Teljes másolás) át tud másolni egy másik létező ülésre. Űrlap másolás esetén a kiválasztott ülésbe csak a napirendi pont alapadatai
10
SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALA RENDELETALKOTÁS ÉS EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK EGYSZERŰSÍTÉSE
kerülnek átmásolásra, azok melyeket a napirendi pont felvételekor meg kell adni. Teljes másolásnál viszont átmásolásra kerülnek a feltöltött dokumentumok és a beállított érintett személyek is. •
Az Engem érint menüpont ad módost arra, hogy a KBR rendszer tájékoztassa a felhasználót minden olyan testületi ülésekkel kapcsolatos munkavégzést érintő tényről, melyek a KBR rendszeren belül adminisztrálva lettek.
•
Az Indítványaim menüponton belül van lehetősége az arra jogosult felhasználónak új napirendi pontra javaslatot tennie.
•
A Keresések menüponton belül a napirendi pontok anyagai között tud válogatni az arra jogosult felhasználó és a
•
Beállítások menüponton belül nyílik lehetősége arra, hogy a személyes beállításait megváltoztassa illetve megfelelő jogosultság megléte esetén a KBR rendszer felhasználói körét módosítsa. A Beállítások menüpont segítségével tudja a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó az adott testület elnökét, tagjait, állandó meghívottjait és a testület ülésszervezőjét megadni, módosítani és ha szükséges törölni. Ezek közül ahhoz, hogy a rendszeren belül az ülésszervezői munka megindulhasson, minimálisan a testület elnökét és ülésszervezőjét meg kell adni.
Budapest, 2010. január 31.
Controll Holding Tanácsadó Zrt.
11
