Rekeningcommissie Jaarverslag2012 envoornemens voor2013

Rekeni ngc ommi s s i e J aar v er s l ag2012 env oor nemens v oor2013

INHOUDSOPGAVE ...................................................................................................... 1

Voorwoord voorzitter .................................................................................................. 1 1.

Inleiding: ......................................................................................................... 2

2.

Wat is er gedaan en wat is er bereikt?: a. Over de vergaderingen .................................................................................. 3 b. Over advies, onderzoek en publicaties .............................................................. 3 b.I.1:

Advies over de jaarrekening 2011 ...................................................... 3

b.I.2:

Contacten met de accountant en bespreking van de interne controle ....... 5

b.II.1:

Onderzoek Natuurvriendelijke oevers, een oriëntatie (2012) .................. 5

b.II.2

Bevindingenverslagen ....................................................................... 6

c. Overige activiteiten c.I:

Intern relatiebeheer ......................................................................... 7

c.II:

Webpagina en openbare informatie .................................................... 8

c.III:

NVRR en externe relaties .................................................................. 8

3.

Wat heeft het gekost?.. ...................................................................................... 10

4.

Jaarprogramma 2013 ........................................................................................ 11

Bijlagen: A. Taken en bevoegdheden van de Rekeningcommissie ............................................ 12 B. Selectiecriteria bij beoordeling wel of niet onderzoeken ....................................... 13 C. Voortgangsrapportage “Onderzoek Projectramingen”............................................ 14

Jaarverslag 2012 Rekeningcommissie Delfland

VOORWOORD Sinds maart 2006 kent het Hoogheemraadschap van Delfland een Rekeningcommissie. De commissie onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het handelen van het Hoogheemraadschap en adviseert daarover aan de Verenigde Vergadering (VV). Deze heeft daardoor een extra handvat om zijn controlerende taak uit te voeren, terwijl tevens een bijdrage geleverd kan worden aan de kwaliteit van het bestuur. De commissie is een bijzondere bestuurscommissie. De samenstelling, taak en werkwijze van deze commissie zijn niet geregeld in de Waterschapswet, maar is door de Verenigde Vergadering in een aparte verordening geregeld. In 2009 is deze verordening gewijzigd om de Rekeningcommissie een expliciete onderzoekstaak te geven. Dit kwam naast het onderzoek van de jaarrekening van het hoogheemraadschap. Tenslotte, de commissie is nauw betrokken bij de cyclus van planning en control en het (financieel) management van Delfland. Het Rijk stelt steeds hogere eisen aan de waterschappen, een reden temeer om te bezien of het belastinggeld van de ingezetenen op een goede en doelmatige wijze wordt uitgegeven. De aanbevelingen uit het advies van de Rekeningcommissie over de projectramingen uit 2011 kregen in het verslagjaar een goed vervolg. Het dagelijks bestuur en de ambtelijke top van het hoogheemraadschap besloten tot verbeteringen op het gebied van projectbeheersing en -control. Nieuwe taken zoals de verplichtingen van de Europese kaderrichtlijn water (KWR) moeten goed worden uitgevoerd. Goed wil in dit geval zeggen inclusief goede ramingen en processen. Bij Delfland werd daarvoor in 2012 de SSK-methode Delfland breed ingevoerd. Deze KWR-activiteiten vragen om een goede voorbereiding en monitoring. Na de beginfase kunnen uit de ervaringen lessen worden getrokken waardoor het beleid kan worden verbeterd. De organisatie van Delfland lijkt met evaluatie van de uitvoering van de nieuwe activiteiten nog betrekkelijk weinig ervaring te hebben, mede omdat de prioriteit vooral lijkt te liggen bij de realisatie van de wettelijke verplichtingen. Mede om die reden heeft de Rekeningcommissie in 2012 een onderzoek uitgevoerd naar de aanleg van natuurvriendelijke oevers en daarover eind 2012 een advies uitgebracht. Tot slot, het afgelopen jaar heeft geleerd dat goede communicatie tussen het dagelijks bestuur van Delfland en de Rekeningcommissie niet alleen leidt tot beter wederzijds begrip maar ook tot positieve leereffecten bij alle betrokkenen. Drs Alphons Ranner (Voorzitter Rekeningcommissie van het Hoogheemraadschap van Delfland)

1


INLEIDING 1. Samenstelling Rekeningcommissie De VV heeft begin 2009 het aantal leden van deze commissie op acht bepaald. Uit haar midden worden de door de fracties voorgestelde leden benoemd, waarmee de Rekeningcommissie een bijna complete afspiegeling vormt van de VV. Van de in de verordening opgenomen mogelijkheid een externe voorzitter te benoemen heeft de Verenigde Vergadering geen gebruik gemaakt. Vanaf het begin staat deze commissie onder het voorzitterschap van Alphons Ranner zowel een proactieve en constructieve als een a-politieke houding voor. De Rekeningcommissie legt in haar jaarverslag 2012 verantwoording af over haar werkzaamheden in 2012. Door het vertrek van de heer J. van Dam ontstond een vacature. In de Verenigde Vergadering van 27 september 2012 is zijn opvolger in de fractie, mevrouw A.C.J. Jans, benoemd als zijn opvolger. De Rekeningcommissie bestond in 2012 uit - de heer drs. A.P. Ranner, namens PvdA (voorzitter Rekeningcommissie) - mevrouw drs. J. Engels, namens Water Natuurlijk (plaatsvervangend voorzitter) - de heer R. Reijn, namens VVD - de heer mr. P. van den Berg, namens de categorie Bedrijfsgebouwd - mevrouw N.J. Dijkshoorn - van Dijk, namens de categorie Ongebouwd - de heer J. van Dam, namens Algemene Waterschapspartij Delfland, tot en met juni 2012 - mevrouw. A.C.J. Jans, RC namens Algemene Waterschapspartij Delfland, vanaf september 2012 - de heer drs. B. Canton, namens de Partij voor de Dieren. - de heer C. Kuijvenhoven RA, namens CDA De Rekeningcommissie werd ondersteund door de ambtelijk secretaris, drs.ing. T.R.J. Janssen en de bestuursondersteuner mevrouw drs. J.J. Lieve.

2


WAT IS ER GEDAAN EN WAT IS ER BEREIKT? 2. Activiteiten a. Over de vergaderingen Ter voorbereiding op de vergaderingen voerden de voorzitter, A.P. Ranner, en plaatsvervangend voorzitter, mevrouw J. Engels, besprekingen met de ambtelijk secretaris / concerncontroller T.R.J. Janssen en mevrouw J.J. Lieve van bestuursondersteuning. De commissie kwam zes keer bijeen en wel op 1 maart, 18 en 26 april, 14 juni, 6 september en 22 november 2012. Bij een groot aantal bijeenkomsten waren ook de secretaris-directeur, mr.drs. P.I.M. van den Wijngaart, en de portefeuillehouder Financiën, A.G. Wiegman, deels aanwezig. Eerstgenoemde gaf in de vergadering van 26 april 2012 een toelichting op het kadernotaproces. In de vergaderingen op 18 april (over de jaarrekening 2011) en 22 november (over de interim managementletter 2012) vonden de besprekingen met de accountant, Deloitte, plaats. In de vergadering van 6 september was portefeuillehouder mevrouw I.J.A. ter Woorst met haar ambtelijke ondersteuning aanwezig bij de behandeling van het onderzoek naar de Natuurvriendelijke oevers (NVO). De VV wordt geïnformeerd over de agenda van deze besloten vergaderingen. Daarbij ontvangt de VV hiervan de openbare besluitenlijsten. De leden van de Verenigde Vergadering kunnen de vergaderingen bijwonen. In 2012 is van deze mogelijkheid een keer, door mevrouw Jans, gebruik van gemaakt. De ontmoeting met de Rekenkamercommissie van het Hoogheemraadschap Rijnland is in 2012 voorbereid, middels onder meer een ontmoeting van de voorzitters en secretarissen. Doel van de ontmoeting was kennisuitwisseling. Belangrijk thema voor de bijeenkomst werd de relatie tussen commissie en dagelijks bestuur. De bijeenkomst was gepland voor november en vond uiteindelijk op 23 januari 2013 plaats in Leiden. b. Over advies, onderzoeken en publicaties Achtereenvolgens wordt hieronder ingegaan op de behandeling van de Planning & Control (P&C)-documenten (b.I) en het eigen onderzoek in 2012 (b.II). b.I.1 Advies over de jaarrekening 2011 De Rekeningcommissie van het Hoogheemraadschap Delfland heeft tot taak de jaarrekening en het jaarverslag van het Hoogheemraadschap te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan de Verenigde Vergadering (VV). In haar advies van 25 april 2012 (kenmerk 1005017) heeft de commissie het college en de VV gewezen op onderstaande thema’s:  De kwaliteit van de stukken en de groei in de interne beheersing;  De verbetering van het voorspellend vermogen van de P&C-documenten om de financiële positie in controle te krijgen en te houden.  Het inzicht in de toereikendheid van het weerstandsvermogen dat wordt verkregen met de presentatie van de geïnventariseerde risico’s.  De toepassingen en naleving van de richtlijnen en normen, in bijzonder de verandering van cultuur die daarvoor nodig is in relatie tot de ontwikkeling van de organisatie.  De nadrukkelijke relatie die tussen inhoud en geld (in alle P&C-documenten) moet worden gelegd  De noodzaak van een realistische en integrale planning van de investeringen en verdere versterking van de projectbeheersing  Het middels een goed op elkaar afgestemd financierings- en investeringsprogramma de (meerjaren)ramingen - sturen op de omvang van de schuldpositie. 3


Het beter over het voetlicht brengen van de stand van zaken van de per programma bereikte resultaten en de niet uitgevoerde projecten. Tot slot heeft de commissie het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden gevraagd om bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van de doelmatigheid bij projectplanning en -uitvoering. 

Dit advies is betrokken bij de VV-behandeling van de Jaarrekening 2011 op 31 mei 2012. Het college stelde zich in grote lijnen achter de adviezen van de commissie. De adviezen werden gezien als ondersteunend om in control te komen. Voor het laatste bracht het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden in december 2012 een kaderstellende nota uit aan de VV aangaande het investeringsproces, de activering, de waardering, de afschrijving en rentetoerekening van vaste activa. Belangrijke wijzigingen/verduidelijkingen ten opzichte van de heersende regelgeving (zie hiervoor bijlage bij jaarverslag Rekeningcommissie over 2011) waren: Er wordt expliciet gewerkt met drie projectfasen, de onderzoeksfase, de ontwerpfase en de uitvoeringsfase. Voor de eerste fase stelt de secretaris-directeur een onderzoekskrediet vast. Dit wordt gefourneerd uit de begroting (post Voorzien Onderzoek en ontwikkeling), maar wordt als later bij de Verenigde Vergadering een krediet voor de ontwerp- respectievelijk de uitvoeringsfase gevraagd wordt in deze kredietaanvragen opgenomen. De VV ontvangt periodieke rapportages over de status van projecten opgenomen in het onderzoekskrediet. Het ontwerpkrediet omvat de middelen nodig voor het voorontwerp, definitief ontwerp en bestek, de raming is daarbij gebaseerd op de SSK-systematiek. Bij het verzoek om een krediet voor de derde fase, het uitvoeringskrediet (bestemd voor de fasen van aanbesteding en realisatie) moet een beleidsmatige onderbouwing van nut en noodzaak van het investeringsproject worden gegeven, een definitief ontwerp of bestek en een op SSK systematiek gebaseerde investeringsraming. Ook is een programma van eisen nodig, een adequate planning en een risico-analyse. Bij financiële afwijkingen en of scopewijzigingen van een investeringsproject moet aan de VV een gewijzigd investeringsplan en krediet worden voorgelegd. Daarnaast wordt de VV via de P&C cyclus of separaat geïnformeerd over de voortgang en afloop van het investeringsproject Per project wordt na afronding een afsluitend fasedocument opgesteld bestaande uit een evaluatierapport en een nacalculatie. Dit document wordt aan het projectdossier toegevoegd. In de investeringsraming is een post onvoorzien opgenomen; dit betreft een risicoopslag van 5% als gevolg van objectoverstijgende gebeurtenissen en wordt berekend over het totaal van de basis SSK raming inclusief BTW. Hiervoor is een centraal krediet “project onvoorzien” dat door de VV aan de secretaris directeur ter beschikking wordt gesteld. Een budgettair saldo wordt aan het eind van het jaar toegevoegd aan de algemene middelen. Er wordt met name voor standaard werken ook wel gebruik gemaakt van de contractvorm UAV-GC. Het gaat hierbij om contracten waarbij een partij zowel het design als construct uitvoert. Kredietaanvragen bij de VV betreffen hier de ontwerp- en uitvoeringsfase gezamenlijk. De Rekeningcommissie kan zich vinden in de overzichtelijke stroomlijning van het proces van de behandeling van investeringskredieten. De commissie acht het echter problematisch dat in de sindsdien aan de VV voorgelegde kredietaanvragen en investeringsplannen een element is opgenomen dat slechts impliciet uit de hierboven genoemde wijzigingsvoorstellen van december 2012 kon worden afgeleid. In de nota van december is aangegeven dat “…indien een project is afgerond, het proces-verbaal is ondertekend en de fase van nazorg is ingegaan het project meteen gereed moet worden gemeld en geactiveerd. Eventuele nakomende kosten kunnen ten laste worden gebracht van het exploitatiebudget”1. Normaliter worden nazorgkosten terdege tot 1

Deze tekstuele wijziging van een eerder concept is niet aan de rekeningcommissie voorgelegd. Dit

4


investeringskosten gerekend. Een boekhoudkundige handeling namelijk ondertekening van een proces verbaal van oplevering wil nog niet zeggen dat het investeringsproject materieel tot een goed einde wordt gebracht. Uit de aan het begin van 2013 aan de VV voorgelegde kredietaanvragen blijkt dat de nazorgfase al vooraf wordt gedefinieerd terwijl er blijkens correcties op eerdere kredietaanvragen ook met specifieke uitgaven ex ante voor nazorgkosten wordt gerekend. De nieuwe stap betekent dat de investeringsuitgaven in het vervolg lager dan feitelijk worden vastgesteld en de exploitatieuitgaven hoger. Bovendien worden de uitgaven voor een investeringsproject eerder ten laste van de afschrijvingen gebracht, het geen ook de lopende exploitatie belast. Niet alleen wordt het totale begrotingsbeeld door deze herdefiniëring beïnvloed maar ook de afweging van verschillende kredietaanvragen. Zo kan de doelmatigheid van investeringsprojecten niet meer goed kan worden vastgesteld en evenmin de vergelijkbaarheid van verschillende projectvoorstellen. De overgang zelf betekent dat eerdere afwegingen van de VV m.b.t. tot investeringskredieten achterhaald zijn en dat er een verkeerd beeld van de uitgavenontwikkeling kan ontstaan. Reguliere nazorgkosten behoren terdege wel tot investeringsuitgaven en niet tot exploitatieuitgaven. Slechts incidentele niet voorzienbare nazorgkosten behoren eventueel ten last worden gebracht van de exploitatieuitgaven als het project afgerond is. Het ontnemen van het zicht van de VV op de geraamde uitgaafontwikkeling van specifieke investeringsprojecten holt het budgetrecht van de VV uit. b.I.2 Contacten met de accountant en bespreking van de interne controle De Rekeningcommissie is verantwoordelijk voor het voorbereiden van de bespreking(en) in de VV en de beoordeling door de VV van de jaarrekening. Onderdeel van deze voorbereidingen zijn de besprekingen met de accountant, Deloitte. De conceptjaarrekening 2011 is met de accountant en de portefeuillehouder op 18 april 2012 besproken. Daarbij is ook ingegaan op het controleplan voor het lopende jaar, zodat de accountant bekend was met de onderwerpen waarnaar de commissie extra onderzoek tijdens de reguliere controle van belang acht. In deze besprekingen zijn ook ontwikkelingen als de Wet Houdbare overheidsfinanciën (Wet HOF) uitgebreid aan de orde gesteld. Met ingang van 2012 staan periodiek de managementrapportages over de interne controle ter informatie op de agenda van de Rekeningcommissie. Desgevraagd is hierop vanuit de organisatie in de besloten vergaderingen een (mondelinge) toelichting op gegeven. Bij de vergadering van 22 november 2012 is ingestemd met het (concept) normenkader en het controleplan 2013. In die vergadering is ook de interim management letter (IML) door Deloitte toegelicht en heeft de secretaris-directeur zijn visie op de projectbeheersing bij Delfland gepresenteerd. Op 27 november 2012 besloot de Verenigde Vergadering met positief advies van de Rekeningcommissie de raamovereenkomst accountantsdiensten met Deloitte voor de periode tot en met 2014 te verlengen. De Rekeningcommissie was er verder voorstander van dat de keuze van de accountant vanaf 2015 en daarna via aanbesteding zal plaatsvinden. b.II.1 Onderzoek Natuurvriendelijke oevers, een oriëntatie (2012) Naar aanleiding van diverse signalen uit de VV heeft de Rekeningcommissie zich in 2012 georiënteerd op de problematiek van natuurvriendelijke oevers (Nvo). De realisatie van concrete Nvo-projecten is overeengekomen als onderdeel van de afspraken rond de kaderrichtlijn Water. Doel van de het onderzoek was lessen te trekken en met de verkregen kennis een betere aanpak van de toekomstige opgave in de periode 2016-2027 te realiseren.

5


Er is bureauonderzoek door de commissievoorzitter gedaan, terwijl de portefeuillehouder werd geïnterviewd. Aansluitend discussieerden de leden van de Rekeningcommissie op 6 september over de problematiek met de portefeuillehouder en haar medewerkers. De belangrijkste aanbevelingen uit haar onderzoeksverslag aan de VV van december 2012 waren: 1. Geboden is een sterke organisatie binnen HH Delfland, die intern en extern de regie voert bij het realiseren van de KRW doelstellingen en de monitoring van de projecten. De organisatie van Schoon water moet qua personele capaciteit van voldoende omvang en kwaliteit zijn om te kunnen worden ingezet op de creatie van ruimtelijke kansen. Deze organisatie moet zijn uitgerust met de resultaten van een evaluatie van de tot dusverre gestarte of voorgenomen projecten en daaruit lessen voor de toekomst trekken. Een intensivering van de huidige aanpak die ook kansen biedt voor de periode na 2015 is nodig. 2. Het is gewenst per ontwerpprincipe als benchmark een zo scherp mogelijke becijfering voor de benodigde gemiddelde investeringskosten per hectare te maken en daarbij ook de grootte van de maximale marge vast te stellen die voor specifieke projecten toelaatbaar is. Het verdient de voorkeur dat met behoud van de SSK-systematiek de opslagpercentages kritisch te bezien en daarbij goed kennis te nemen van de kanttekeningen bij de tot dusverre opgestelde SSK-ramingen voor Nvo-projecten. 3. Wat betreft de voorbereiding van nieuwe projectvoorstellen is het aan te raden als ambtelijke organisatie en bestuur in het vervolg meer tijd te nemen voor het maken van een goede kosten-batenafweging, adequate planning en risicoanalyses en inclusief ook de te bereiken effecten. 4. De ramingen voor ontwerp- en later uitvoeringskrediet moeten consistent en volledig opgesteld worden en inzichtelijk toegelicht. Het is daarbij aan te bevelen voor de uitvoeringsfase van lopende en nieuwe Nvo-projecten concrete actuele kostenramingen per project voor te leggen aan de Verenigde Vergadering en daarbij een doorkijk te geven naar de toekomstige exploitatielasten. Het is wenselijk bij de uitvoering van individuele Nvo-projecten te werken met een apart regiem om de kostenontwikkeling in de hand te houden, de risico’s veroorzaakt door niet of niet goed presterende partners te beperken en scopewijzigingen alleen in uitzonderingsgevallen toe te staan. Als zogenoemde “engineering- en construct contracten” met partijen wordt aangegaan moeten de methoden van gunning en randvoorwaarden duidelijk vooraf worden vastgesteld. 5. Het verdient in het algemeen aanbeveling de Verenigde Vergadering in het algemeen zo compleet mogelijk te voorzien van informatie bij aanvragen voor investeringsplannen en -kredieten. Dit geldt ook voor dergelijke aanvragen ter gelegenheid van de aanvraag voor het uitvoeringskrediet. De aanbevelingen met een reactie daarop van het College van D&H werden op 12 februari 2013 voorgelegd aan de commissie bedrijfsvoering, organisatie en bestuur (BOB). Het is de bedoeling ook de commissie watersystemen in de behandeling van de adviezen te betrekken. b.II.2 Bevindingenverslagen Eind 2011 is naar aanleiding van vragen van een aantal VV-leden aangaande onregelmatigheden bij de watersysteemheffing voor glastuinbouwbedrijven een klein onderzoek gedaan. Uit een gesprek met de RBG bleek dat geen sprake was van onregelmatigheden. Deze bevindingen zijn begin 2012 – gelijktijdig met de bevindingen inzake de IOPW – op 1 maart 2012 aan de VV aangeboden. Wat het IOPW betreft, naar aanleiding van de ervaringen bij deze PPS constructie voor de realisatie van woningbouw, adviseerde de Rekeningcommissie in situaties dat een PPS constructie wordt overwogen: Vooraf een goede stakeholderanalyse (doelstellingen, inzet/middelen en randvoorwaarden) van alle partijen te maken en voorts de benodigde processtappen en bijbehorende risico’s te analyseren. 6


De risico’s van politieke dreigingen (met name wijzigingen in rijks- en provinciaal beleid) vooraf goed in beeld te brengen gebracht en er een daarbij passende strategie voor de beheersing van risico’s te ontwikkelen. Een heldere en realistische exitregeling op te nemen. Vooraf een tussentijds evaluatiemoment overeen te komen en daarbij slagvaardige bestuurlijke dan wel beleidswijzigingen mogelijk te maken. Te volstaan met zo eenvoudig mogelijke eenvoudige mogelijke structuur van bestuurlijke entiteiten. Waar mogelijk moet worden afgewogen of de tijdige inzet (dus vroeg in het bestuurlijke proces) van andere instrumenten zoals convenanten, kaderafspraken, de watertoets, watervergunningen en bijvoorbeeld een veiligheidskwalificatie van nieuwe of verlegde waterkeringen, maar ook uitvoeringsovereenkomsten en juridische (Awb besluiten) het beoogde doel niet eenvoudiger dichterbij kunnen brengen dan een PPS constructie. Een eenvoudige PPS constructie met een combinatie van de genoemde instrumenten is eventueel ook een optie. Het is raadzaam bij de afwegingen van de instrumenten criteria te hanteren als (a) de mate van zeggenschap, (b) de juridische en financiële risico’s, de strategische meerwaarde en de flexibiliteit / slagvaardigheid van handelen. De vertegenwoordiging in de entiteiten zo te structureren dat bestuurlijke belangenconflicten (het pettenprobleem) waar mogelijk wordt voorkomen en de informatievoorziening van de Verenigde Vergadering in democratisch opzicht verzekerd is. Met deze bevindingen is onder meer bij de (VV-)discussie over de opstelling ten opzichte van verbonden partijen rekening gehouden. In de vergadering van 14 juni 2012 heeft de Rekeningcommissie haar gedachten over de rapportage verbonden partijen, in het bijzonder wat betreft de processen, besluitvorming en verantwoording bij gemeenschappelijke regelingen en ook wat betreft de ordening van de informatievoorziening betreffende deze partijen aan de hand van de P&C-cyclus aan de organisatie meegegeven. c. Overige activiteiten c.I

Intern relatiebeheer De doorwerking van het onderzoek projectramingen uit 2010-2011 is eind 2012 in kaart gebracht. De voorzitter van de Rekeningcommissie heeft samen met de secretarisdirecteur en concerncontroller een notitie met een evaluatie van de voortgang van de uitwerking van toezeggingen en aanbevelingen naar aanleiding van het onderzoek naar de projectramingen opgesteld. (De samenvattende notitie is als bijlage C Voortgangsrapportage “Onderzoek projectramingen”opgenomen). Deze actie kwam mede voort uit de gesprekken die de commissievoorzitter met de dijkgraaf en secretaris-directeur heeft gevoerd. Deze periodieke afstemmingsgesprekken blijken nodig omdat de formele positie van de Rekeningcommissie ten opzichte van het bestuur en organisatie van het hoogheemraadschap relatief zwak is. Dit in tegenstelling tot de in de wet geregelde positie van de accountant. Die zwakke positie heeft zijn weerslag op de onderlinge verhoudingen wat betreft de verantwoording en rapportages wat betreft de bedrijfsvoering van Delfland. Fricties en misverstanden over de wensen en follow-up van onderzoekingen van de Rekeningcommissie kunnen daardoor snel optreden. Naast het bekijken van de follow up van de uitgevoerde onderzoeken is ook met de dijkgraaf afgesproken dat in voorkomende gevallen de (plaatsvervangend) commissievoorzitter zich bij het overleg van de agendacommissie of het voorzittersconvent aansluit. Dit is in 2012 twee keer gebeurd.

7


Conclusies Rekeningcommissie naar aanleiding afspraken met de Dijkgraaf (2012): a. de schriftelijke follow-up van de rapportages van de Rekeningcommissie wordt voorbereid door de secretaris-directeur en voorzitter van de Rekeningcommissie waarna de Rekeningcommissie tot besluitvorming komt; b. in het vervolg geeft de Rekeningcommissie bij het uitbrengen van haar adviezen expliciet ook de wenselijke behandelprocedure tot en met Verenigde Vergadering aan; c. het jaarverslag van de Rekeningcommissie zal tegelijkertijd met het advies over de jaarrekening aan de Verenigde Vergadering worden aangeboden; d. de voorzitter zal in voorkomende gevallen bij agendapunten van de agendacommissie die de Rekeningcommissie regarderen aan de beraadslagingen van de agendacommissie deelnemen.

De commissie is positief over de samenwerking met de organisatie. De openheid van secretaris-directeur, concerncontroller, hoogheemraden en andere genodigden tijdens de commissievergaderingen wordt zeer op prijs gesteld en draagt bij aan het constructief kunnen opereren van de Rekeningcommissie. Tenslotte, de Rekeningcommissie zond op 7 februari 2012 een brief aan het College van D&H inzake het verbeteren van het eigen functioneren van de Rekeningcommissie. Dit naar aanleiding van de Bestuursconferentie van Delfland van oktober 2011 en een in opdracht van het ministerie van Binnenlandse zaken uitgevoerd onderzoek van Berenschot naar de rekenkamerfunctie in Nederland. De brief bevatte de volgende aanbevelingen: 1. De Rekeningcommissie moet investeren in de relatie met de Verenigde Vergadering en het College van D&H. Met hen moet de procesgang rond onderwerpkeuze en uitvoering van onderzoeken worden doorgelopen. Daarbij moeten de procedures eventueel met een open blik worden aangepast. Minimaal jaarlijks wordt feedback gevraagd op de verrichte onderzoeken en de verhouding tussen kosten en opbrengsten van de Rekeningcommissie als zodanig. 2. De doorlooptijd van het gehele proces moet waar mogelijk worden bekort door de onderzoeken en rapportages goed te plannen en de procesgang eventueel anders in te richten. Dit laatste bijvoorbeeld door de VV en D&H niet schriftelijk maar mondeling plenair op de conclusies en aanbevelingen te laten reageren. Onderzoeksresultaten van de Rekeningcommissie moeten goed getimed naar College van Dijkgraaf en Hoogheemraden / VV gaan 3. De meerwaarde van de onderzoeken moet worden vergroot door de onderzoeken breder in te bedden zodat de effecten verder strekken dan alleen het onderzochte onderwerp. Het gaat niet alleen om het evalueren van een inhoudelijk thema, maar ook het structureel verbeteren van de controlerende en kaderstellende rol van de Verenigde Vergadering. 4. De Rekeningcommissie zal een procedure moeten ontwikkelen om de uitvoering van haar adviezen te monitoren. Mogelijk kan een model zijn de jaarlijkse beschrijving van de voortgang van de uitvoering van aanbevelingen dat bij HH Rijnland door de Rekeningcommissie samen met D&H is opgesteld. Dit is een openbaar document 5. De Rekeningcommissie moet in de gelegenheid worden gesteld naast ex post evaluatie ook andere vormen van onderzoek te doen. Dit kunnen ook politiek spannende onderwerpen zijn. c.II

Webpagina en openbare informatie

De openbare besluitenlijsten van de vergaderingen van de Rekeningcommissie worden geplaatst op de webpagina van de Rekeningcommissie. Hier (http://www.hhdelfland.nl/bestuurorganisatie/bestuur/bestuurscommissies/rekeningcommissie/) zijn ook de overige openbare stukken en vergaderdata te vinden. In november 2012 is ter informatie voor de VV-leden tijdelijk de openbare informatie over de Wet Hof aan deze webpagina toegevoegd. De onderzoeken van de Rekeningcommissie en het jaarverslag worden ook aan de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) aangeboden voor publicatie op hun website.

8


c.III

NVRR en externe relaties

De Rekeningcommissie is lid van de NVRR. De informatie over de ontwikkelingen in rekenkamerland en de publicaties van de NVRR worden nauwgezet gevolgd. Vooral het eerder genoemd rapport van Berenschot naam daarbij een belangrijke plaats in. De voorzitter van de Rekeningcommissie legt contacten door deelname aan de ledenvergadering. Op 11 mei 2012 hebben de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter deelgenomen aan een bijeenkomst voor de rekenkamers van waterschappen in Den Haag georganiseerd door de rekenkamer van Rijnland en Zuiderzeeland. Er waren twee programmaonderdelen. Eén onderdeel bestond uit het delen van ervaringen over onderzoeken en een tweede deel over de ontwikkelingen in wetgeving die de waterschappen gaan raken. Het onderlinge netwerk is versterkt. Nadien heeft Delfland het initiatief genomen voor een kring voor de waterschappen binnen het NVRR-verband. Dit initiatief wordt door de Rekeningcommissie ondersteund.

9


WAT HEEFT HET GEKOST? 3.

Budget

Voor onderzoek is jaarlijks een budget van 25.000 euro beschikbaar. In 2012 zijn geen externen ingehuurd, hetgeen dus niet geleid heeft tot uitgaven. De ondersteuning van de Rekeningcommissie vanuit de organisatie (ambtelijke secretaris en ambtelijke ondersteuning) komt niet ten laste van dit budget. De kosten van de capaciteit voor de ambtelijke ondersteuning vallen onder de reguliere uitgaven. Tevens zijn in 2012 alle vergaderingen binnenshuis geweest. Het lidmaatschap van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies) liep in 2012 door en kost € 550,--. Behoudens deze en de huishoudelijke kosten zijn er geen uitgaven geweest.

-.-.-.-

10


4. JAARPROGRAMMA 2013 Voor 2013 zijn er momenteel zes vergaderingen geagendeerd. Voorzien is dat begin 2013 de rapportage met de monitoring van de aanbevelingen voortvloeiend uit het onderzoek naar de projectramingen wordt afgerond (Zie bijlage C). Die rapportage is tot stand gekomen door goede samenwerking tussen Rekeningcommissie en de secretaris-directeur namens het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden. Na het bevindingenrapport aangaande de natuurvriendelijke oevers zal de Rekeningcommissie een nieuw onderzoeksonderwerp selecteren. Voorstellen daarvoor zullen daarvoor worden gedaan door de leden van de commissie die daarvoor hun fracties raadplegen. De keuze wordt op basis van de in de onderzoeksverordening vastgelegde criteria (zie Bijlage B) gemaakt. Daarnaast is er het traditionele overleg met de accountant over het controleplan 2013, de managementletter inclusief tussentijdse bevindingen en de jaarrekening van Delfland. Ook komen de ontwikkeling van de bedrijfsvoering en van de planning en controlcyclus aan de orde. Dit betreft in elk geval de aanpassingen van de controledocumenten van Delfland (Controleverordening, controleprotocol, auditstatuut, normenkader en controleplan 2013) en de kwartaalrapportages IC. Voorts worden nota’s ten behoeve van de Verenigde Vergadering besproken bijvoorbeeld over hoe vorm te geven aan samenwerking met “verbonden partijen”. Op het programma staat verder een kennismakingsbijeenkomst met de rekenkamercommissie van het hoogheemraadschap van Rijnland. Gespreksonderwerpen zijn ondermeer de relatie tussen de commissie en het algemeen en dagelijks bestuur en de monitoring / follow up van uitgebrachte adviezen. De voorzitter en secretaris van de Rekeningcommissie zijn uitgenodigde door hun collega’s van het Hoogheemraadschap Schieland Krimpenerwaard om samen met de collega’s van Hollandse Delta en Rijnland ervaringen uit te wisselen wat betreft de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid middels hun rekenkamer/rekenkamercommissie c.q. rekeningcommissie. Wat betreft de NVRR is voorzien een evaluatie van het lidmaatschap. Inmiddels is contact gelegd met het bestuur van de NVRR om de mogelijkheden voor een aparte kring van rekeningcommissies en rekenkamers(commissies) uit de sfeer van de waterschappen te bezien.

Delft, 21 maart 2013

11


Bijlage A

Taken & Bevoegdheden Rekeningcommissie Voortvloeiend uit de Verordening Rekeningcommissie zoals gewijzigd vastgesteld door de VV op 17 december 2009 heeft de commissie als taken: (a) de voorbereiding van de bespreking(en) in de Verenigde Vergadering en van de beoordeling door de Verenigde Vergadering van de jaarrekening; (b) het zich laten informeren over het controleplan van de accountant voorafgaand aan de controle op de jaarrekening door die accountant en het naar aanleiding daarvan vragen van de accountant om extra of aanvullend onderzoek te doen tijdens zijn reguliere controle; c) het jaarlijks op een nader te bepalen datum - in beginsel twee maanden na het uitbrengen van het accountantsrapport - aan de Verenigde Vergadering uitbrengen van een schriftelijk verslag omtrent de bevindingen van het onderzoek. Het betreft hier een advies ten aanzien van de voorlopige vaststelling van de ontwerp jaarrekening over het voorafgaande jaar. d) de commissie kan de financiële verantwoordingsstukken van het Hoogheemraadschap van Delfland onderzoeken ten behoeve van een beoordeling door de Verenigde Vergadering van de doelmatigheid en doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door of namens het college van D&H gevoerde financiële beleid en beheer. e) de commissie kan rekening houdend met de bevoegdheden van de Verenigde Vergadering, de Verenigde Vergadering adviseren over in enig jaar gewenste aanvullingen op het programma van eisen ten aanzien van de accountantscontrole. f) de commissie kan ten behoeve van de Verenigde Vergadering zelfstandig een onafhankelijk onderzoek uitvoeren naar doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door of namens het College van D&H gevoerde financiële beleid en beheer. Het onderzoek kan intern dan wel extern plaatsvinden. (In het eerste geval zijn concerncontroller en de teamleider opdrachtnemer, waarbij zij rechtstreeks rapporteren aan de Rekeningcommissie. Zij vormen ook het aanspreekpunt voor onderlinge afstemming met gelijktijdig of geprogrammeerd onderzoek. Bij capaciteitsproblemen of (potentiële) belangenverstrengeling wordt het onderzoek uitbesteed). Tot de bevoegdheden van de commissie worden gerekend: (a) het verkrijgen van of namens het college van D&H van voor de onderzoeken naar het oordeel van de commissie benodigde stukken. (b) het vragen om inlichtingen aan het college van D&H of aan ambtenaren van het Hoogheemraadschap van Delfland het uitnodigen van de dijkgraaf, de portefeuillehouders of een ambtenaar van het Hoogheemraadschap van Delfland ter vergadering voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen; de commissie geeft van de uitnodiging van een ambtenaar kennis aan het college van D&H.

12


Bijlage B

Selectiecriteria bij beoordelen wel of niet onderzoeken

De commissie neemt sinds 2009 als uitgangspunt, dat gelet op de beschikbare capaciteit, elk jaar slechts een diepgaand onderzoek kan worden uitgevoerd naast het onderzoek naar de jaarrekening en wellicht een enkele kleine onderzoeksvraag. Dit betekent dat goed moet worden geprioriteerd. Aan de hand van onderstaande criteria bepaalt de commissie het onderzoeksonderwerp. Door Delfland beïnvloedbaar? Maatschappelijk relevant? Financieel belang? Aansluiten op visie, doelen en prioriteiten Delfland? Bruikbare leereffecten? Gerede twijfel over doelmatigheid, doeltreffendheid en of rechtmatigheid?

Vindt er al onderzoek door anderen plaats? Past het in een evenwichtige spreiding over de beleidsterreinen? Past het in een evenwichtige spreiding over de diverse belanghebbenden? Vanwege de diepte of breedte van het onderwerp: - Is hiervoor voldoende budget? - Is hiervoor voldoende kennis en kunde bij de commissie aanwezig? In de regel wordt een geselecteerd onderwerp ook aan de ambtelijke organisatie van Delfland voorgelegd om te toetsen of er overlap van werkzaamheden is.

13


Bijlage C

Voortgangsrapportage “Onderzoek projectramingen”

Inleiding In 2010 en 2011 heeft de Rekeningcommissie van het Hoogheemraadschap Delfland een onderzoek ingesteld naar de ramingen voor een drietal investeringsprojecten inclusief de budgettaire weerslag daarvan in de stukken ten behoeve van de Verenigde Vergadering. Het onderzoek werd in opdracht van de Rekeningcommissie uitgevoerd door Twijnstra Gudde. De Rekeningcommissie deelde de analyse, conclusies en aanbevelingen van het onderzoeksbureau. Vervolgens werd het College van Dijkgraaf en Hoogheemraden gevraagd op de conclusies en lessen van het rapport te reageren. Daarbij werd ook gevraagd naar de stand van zaken met betrekking tot een rapport van A.T. Osborne over de Woudse Polder. Bij brief van 27 september 2011 (967076) heeft het College haar visie uiteen gezet. Het herkende zich in de conclusies en lessen die in het rapport vermeld zijn. Op elk van de lessen en conclusies werd gereageerd en er werden maatregelen ter verbetering aangegeven. In een bijeenkomst van de Verenigde Vergadering eind 2011 werden het rapport en de reactie van het College besproken. Men kon zich vinden in de bereikte resultaten en in door het College in haar reactie gedane toezeggingen. In de loop van 2012 is in goed overleg tussen het college en de Rekeningcommissie besloten dat de voortgang van de uitvoering van toezeggingen en aanbevelingen door de secretarisdirecteur en voorzitter van de Rekeningcommissie zou worden geëvalueerd. Op 22 november 2012 heeft de secretaris-directeur de voortgang op het gebied van projectbeheersing en – control in een presentatie aan de Rekeningcommissie uiteengezet. In deze bijeenkomst werd uiteengezet dat er hard gewerkt is aan het op orde krijgen van de bevindingen. In het kader van het veranderingsproces PIB worden de aspecten rapportage, deskundigheid en samenwerking door de inmiddels aangesteld interim-manager ter hand genomen. Hieronder vindt u per aanbeveling, in kort bestek, de stand van zaken. Deze stand van zaken is in overleg met de secretaris-directeur en zijn medewerkers tot stand gekomen. Stand van zaken aanbevelingen 1. Er zijn verschillende ramingsmethoden en technieken gebruikt. Voor Delfland geldt dat vanaf 2010 voor alle nieuwe projecten (m.u.v. bijdrage aan derden/grondverwerving en Pilot kadeverbetering Stevige Dijken) de SSK-methodiek wordt toegepast. De betrokken medewerkers zijn hierin getraind. De toepassing van de SSKmethodiek wordt meegenomen bij de interne controles. Het Handboek Projectmatig Werken (HPW) draagt bij aan een uniforme werkwijze. 2. Er is niet of nauwelijks rekening gehouden met jaarlijkse investerings- en exploitatielasten. Het meenemen van de beheers – en onderhoudslasten bij de investeringsvoorstellen is in onvoldoende mate gebeurd. Dit zal in 2013 verder worden uitgewerkt en toegepast. 3. Er zijn verschillende oorzaken voor kostenoverschrijdingen en er zijn ook in de voorbereiding kostenoverschrijdingen. Er wordt geïnvesteerd in het uniform werken en uitvoering geven aan de vastgestelde beleidsregels en andere maatregelen. Denk hierbij aan het Handleiding Projectmatig werken (HPW), de nota investerings- en activabeleid, een uniform Plan van Aanpak. Ook de P&C cyclus en de interne controle spelen hierbij een rol. De beheersing van de projectkosten neemt hierbij een prominente positie in.

14


Daarnaast wordt in 2013 de functie van sectorhoofd ad interim ingevuld door een manager met specifieke verandermanagementkwaliteiten, zodat naast het uitvoering geven aan de in de portefeuille zijn projecten ook gericht kan worden gewerkt aan de verdere ontwikkeling van de beheersing van de sector PIB. 4. Budgettaire besluitvorming en- verwerking niet eenduidig. Onlangs is door de VV de nota investerings- en activa beleid vastgesteld. Deze geeft een eenduidig kader hoe het proces van budgettaire besluitvorming er uit ziet. Dit met betrekking tot de voor de VV herkenbare momenten van aanvraag voorbereidings- en uitvoeringskrediet. 5. Dossiervorming niet op orde Om uniformiteit te borgen is er een archiefbeleid opgesteld. Vanaf september 2012 moet per faserapport het dossier op orde zijn volgens vastgestelde regels. interne controle worden (steekproefsgewijs) dossiers gecontroleerd en indien nodig actie ondernomen. 6. Zorg voor voldoende kostendeskundigheid Op dit moment wordt de functie door externe ingevuld. Wervingsinspanningen hebben nog niet tot het gewenste resultaat geleid. De functie is opnieuw zowel bij partners als bij marktpartijen uitgezet. 7. “Culture eats strategy” Er wordt strak gestuurd op de voortgang, en ook op het tijdig informeren over (politiek) relevante ontwikkelingen. Door de maandelijkse rapportagecyclus (driehoeksoverleg) en het dashboard met financiële informatie wordt de ambtelijke en bestuurlijke top van Delfland geïnformeerd zodat (bij)sturing wordt georganiseerd. Met de nieuwe concernsturing en de Nota Investerings- en Activabeleid wordt de bestuurlijk informatie beter gestroomlijnd, waardoor vaste momenten van terugkoppeling aan het bestuur mogelijk worden. Met de in 2013 door te voeren Integrale Projectmanagement Methode wordt ingezet op een duidelijke rolverdeling tussen medewerkers wat moet leiden tot een verbeterde kwaliteit van de beheersing van de projecten. Ook diverse checks en balances en de verantwoordingslijnen gaan er voor zorgen dat het gewenste gedrag wordt vertoond. 8. Probleemanalyse en toetsingskader niet op orde. Zowel bij de documenten van de P&C cyclus als ook bij de toelichting van de individuele investeringsvoorstellen zal meer aandacht worden gegeven aan de afwegingen die bij het voorstel een rol hebben gespeeld. 9. Ga bewust om met “overkoepelende” programma’s /projecten en scopewijzigingen De onlangs vastgestelde nota investerings- en activabeleid geeft hiertoe de eerste aanzet. In de actualiseringslag, gereed eerste helft 2013, van het Handboek Projectmatig Werken wordt dit verder uitgewerkt. (januari 2013)

15

Rekeningcommissie Jaarverslag2012 envoornemens voor2013

Recommend Documents