Tolk- en Vertaalservice Gent, vzw Wolterslaan 16 9000 Gent
Reglement van TVGent voor diensten en organisaties voor het aanvragen van een tolk of vertaling in een sociale context.
Dit reglement voor klanten behandelt de praktische afspraken tussen Tolk- en Vertaalservice Gent, en de afnemers van tolk- en vertaalprestaties in sociale context. Het is als het ware de handleiding voor de aanvrager van sociaal tolk- en vertaalhulp. Het reglement geldt enerzijds als praktische aanvulling op het gemeentelijk reglement van de Stad Gent op het sociaal tolken en vertalen, en biedt anderzijds een kader voor de samenwerking tussen de TVGent vzw en de klant-afnemer. Het reglement van TVGent regelt ook het betalend aanbod van sociaal tolken en vertalen waarbij een organisatie of dienst afnemer is bij Tolk- en Vertaalservice Gent vzw. Dit reglement voor diensten en organisaties wordt jaarlijks schriftelijk gecommuniceerd naar alle afnemers. Bij wijzigingen worden afnemers op digitale wijze geïnformeerd over de wijzigingen.
In voege tredend op: 1 januari 2010 Goedgekeurd door de raad van bestuur, in de vergadering van 30/10/2009
1
SOCIAAL TOLKEN Sociaal tolken is het overbrengen van mondelinge boodschappen van een bron- naar een doeltaal op volledige en getrouwe wijze, zonder of met een minimum aan eigen inbreng en dit in een sociale context. De sociale context verwijst naar de maatschappelijke opdracht van voorzieningen en organisaties èn naar het tolken van gesprekken in een dienstverlenende en hulpverlenende context. . 1. Wie kan een beroep doen op TVGent? Diensten en organisaties die een samenwerkingsovereenkomst met TVGent vzw hebben afgesloten, kunnen een beroep doen op de dienstverlening van TVGent vzw. Voorwaarden : 1. De organisatie of dienst moet gevestigd zijn in Gent. 2. èn werken ten behoeve van volgende doelgroepen/behoren tot één van de volgende sectoren: • • • • • • • • • • • • •
Algemene dienstverlening Gezondheidszorg Geestelijke gezondheidszorg Thuiszorg Werk Justitieel gelinkte diensten Begeleiding van kinderen en gezinnen Jongeren Bijzongere jeugdbijstand Senioren Personen met een handicap Etnisch-culturele minderheden Onderwijs
3. èn een samenwerkingsovereenkomst afsluiten met TVGent vzw. 2. Wie kan een beroep doen op een door de Stad Gent gesubsidieerd contingent tolkuren? Diensten en organisaties die willen aanspraak maken op een gesubsidieerd contingent tolkuren van de Stad Gent, moeten aan TVGent het bewijs voorleggen dat zij gemachtigd zijn om dit te verkrijgen door een kopie te leveren van de overeenkomst met de Stad Gent. Elke organisatie die zo’n samenwerkingsovereenkomst heeft met de Stad Gent krijgt per jaar minimum 5u gesubsidieerde tolkuren.( = contingent) In het begin van het nieuwe jaar worden de contingenteringsprincipes door TVGent vzw vastgelegd. Op basis hiervan wordt het contingent (gesubsidieerde uren) van elke dienst berekend. Dit wordt in het begin van het nieuwe kalenderjaar schriftelijk meegedeeld. Afnemers ontvangen in het eerste trimester van het jaar : • een overzicht van de tolkprestaties van het jaar voordien • een nota met de nieuwe contingenteringsprincipes • het pakket gesubsidieerde uren voor het nieuwe jaar (contingent) van de organisatie/het departement. • de tolkuurprijs
2
Welke tolkprestaties zitten in het contingent vervat ? Effectief gepresteerde tolkuren: = gepresteerde tolkuren. Er wordt minimum één tolkuur geregistreerd en na het eerste uur wordt er per begonnen kwartier gerekend . Geannuleerd maar tolk uit te betalen: =De annulatie van een tolkopdracht minder dan 24u voor de aanvang van de tolkprestatie wordt als 1u geregistreerd. Cliënt niet aanwezig = de tolk is aanwezig maar het gesprek kan niet plaatsvinden omdat de cliënt niet is komen opdagen. Verkeerde taal aangevraagd, tolk uit te betalen De dienst heeft een verkeerde taal aangevraagd waardoor de tolk niet kan tolken. Hulpverlener niet geweest, tolk uit te betalen De tolk en cliënt zijn aanwezig maar de hulpverlener niet. Elke organisatie die meer info wenst hierover kan tijdens het jaar TVGent contacteren via tel: 09.235.29.63 of mail naar :
[email protected]. 3. Niet gesubsidieerde tolkuren Tolkuren die niet gesubsidieerd worden, worden gefactureerd tegen de tolkuurprijs die jaarlijks vastgelegd wordt en aan de organisatie meegedeeld wordt. De dienst betaalt minimum één uur ook al duurt de tolkopdracht minder dan een uur. Na het eerste uur wordt er per begonnen kwartier een kostprijs conform de geldende tolkuurprijs per kwartier aangerekend. 4. Aanvraagprocedure van tolkhulp. De volledige procedure is in bijlage te raadplegen (bijlage 1 : Aanvraagprocedure van tolkhulp). Een dienst of organisatie kan een tolk aanvragen mits hij/zij TVGent 2 dagen op voorhand belt. Iedere werkdag tussen 9u en 12u en op maandag tot 11u kunnen op het nummer 09/235.29.50 tolken aangevraagd worden. 5. Registratieprocedure van de tolkhulp Het registreren van de tolkprestatie gebeurt via een registratieboekje. Iedere dienst verbindt zich ertoe de tolkuren die al dan niet hebben plaatsgevonden te registreren via het registratieformulier. (bijlage 2 : Registratieprocedure van de tolkhulp) Het invullen van het registratieboekje is van essentieel belang voor de organisatie van het sociaal tolken. 6. De klant respecteert de deontologische code van het sociaal tolken. De deontologische code van het sociaal tolken voor gebruikers is een ethisch referentiekader voor het handelen en denken in de context van een tolkgesprek. De code geeft de mogelijkheden, verwachtingen en grenzen aan met als doel een efficiënt en correct gebruik van de tolk als communicatieproces in de communicatie met een anderstalige cliënt. (Bijlage 3 :de deontologische code voor afnemers van tolkhulp)
3
7. Groepstolken Naast individuele gesprekken, organiseren sommige diensten ook momenten waarop ze een groep personen uitnodigen, waarbij ze ook een beroep doen op Tolk- en Vertaalservice Gent. Deze groepsmomenten vergen extra afspraken en organisatie. A. Voorwaarden voor groepstolken Tolken voor een groep Het tolken voor een groep is het overbrengen van de boodschap van de spreker naar een groep zonder dat deze groep hierop interactief reageert. De aard van het gesprek is meestal informerend (bv. een arts geeft een lezing over borstkankerpreventie). De communicatie verloopt in één richting. De dienst verbindt er zich toe de activiteit zo te organiseren zodat er een kwaliteitsvol gesprek kan plaatsvinden. De dienst zorgt ervoor dat de spreker is ingelicht over het tolktechnische aspect (pauzes inlassen, niet te snel spreken, etc). Deze tolktechnische aspecten worden steeds vooraf met de tolk besproken. De organisatie zorgt ervoor dat de tolk zich aan zijn rol kan houden; het is aan de organisator om de groep een luisterattitude te vragen (niet de tolk), en indien nodig, te voorzien in de logistieke en technische ondersteuning (bv. geluidsversterking indien nodig). Tolken mogen altijd de opdracht stoppen indien de organisatie de activiteit onvoldoende begeleidt, zodat de tolk zijn rol en deontologische code niet meer kan vervullen. Teksten of PowerPoint worden minstens twee weken vooraf aan TVGent bezorgd opdat de tolk zich kan voorbereiden en zich de nodige terminologie kan eigen maken. Tolken in een groep Wanneer het gesprek met de groep interactief verloopt tussen de spreker en de groep dan spreken we van “tolken in een groep.” Voorbeelden van tolken in groep zijn informatiemomenten in scholen, waaraan ouders van verschillende taalgroepen participeren, en waarbij over de inhoud ook gediscussieerd kan worden. Deze activiteiten zijn educatief of informerend. De dienst verbindt er zich toe de activiteit zo te organiseren zodat er een kwaliteitsvol gesprek kan plaatsvinden. De tolktechnische aspecten worden steeds vooraf met de tolk besproken. Gezien de intensieve interactie is een moderator bij het gesprek vereist. De moderator zorgt er voor dat het gesprek tussen de spreker, de verschillende taalgroepen en de tolken goed verloopt. Het is aan de organisator om de groepen een luisterattitude te vragen (niet de tolk). Tolken mogen altijd de opdracht stoppen indien de organisatie de activiteit onvoldoende modereert, zodat de tolk zijn rol en deontologische code niet meer kan vervullen. Om een kwalitatieve tolkprestatie te kunnen voorzien, mag een groep waarin getolkt wordt, uit max. drie verschillende taalgroepen met max. vijf deelnemers per taalgroep bestaan.
4
B. Context van het groepstolken Naast het onderscheid van tolken in een groep en tolken voor een groep, maakt TVGent ook het onderscheid tussen groepstolken in een sociale context, en groepstolken in een educatieve/informatieve context. Groepstolken in een sociale context (= sociaal tolken in groep) Het gaat hierbij om hulpverlenende of dienstverlenende gesprekken, waarbij een dienst beslist om in plaats van individuele gesprekken, zich te richten tot een groep mensen. Voorbeelden van groepstolken in een sociale context: • Een dokter in een ziekenhuis moet aan een patiënt uitleggen hoe hij (thuis) een bepaald toestel moeten bedienen, na een operatie. Omdat er meerdere patiënten van een bepaalde taakgroep een dergelijke operatie hebben gehad, brengt de sociale dienst deze mensen bijeen, en legt de dokter het ineens uit aan alle patiënten van die taalgroep. Dit is duidelijk een hulpverlenend gesprek. • Een opvangcentrum houdt een groepsgesprek met medebewoners, waar problemen van huishoudelijke en sociale aard worden besproken, en waar afspraken worden gemaakt om samen te leven in een groep. Men bespreekt hoe conflicten kunnen worden opgelost. Groepstolken in een educatieve, informatieve, vormende context Het gaat hierbij om activiteiten van educatieve, informatieve of vormende aard waarbij een tolk de boodschap van een spreker, vormingsmedewerker of educatief medewerker omzet. Ondanks dat dit in de strikte zin geen hulp- of dienstverlenend gesprek is (sociaal tolken) , kunnen non-profit organisaties en diensten die een samenwerkingsovereenkomst hebben met TVGent vzw, voor dit soort groepstolken ook een beroep doen op de dienstverlening, voor zover het geen religieuze, politieke of commerciële inhoud betreft. Voorbeelden van groepstolken van educatieve, informatieve of vormende aard • Een vzw houdt een infosessie over de werking van de organisatie, waarin ze de aard van activiteiten voorstelt. Ze maken hierbij gebruik van een powerpoint presentatie. Er wordt getolkt wat de spreker zegt. • Een school houdt een informatieavond voor ouders om de leermethodiek van wiskunde uit te leggen. De leerkracht geeft eerst een uitleg aan de ouders, nadien oefenen de ouders deze leermethodiek zelf ook in. De tolk brengt de boodschap van de leerkracht over, en tolkt ook de vragen die ouders hebben. • De VDAB geeft een vorming over welke opleidingen je allemaal kan volgen bij hen. Er wordt getolkt wat de spreker zegt. • Een organisatie geeft een cursus over het sorteren en recycleren van afval aan een groep anderstaligen. Er is een syllabus voorzien voor de deelnemers. !! Lange opdrachten groepstolken van educatieve, informatieve of vormende aard: Groepstolken (zowel tolken voor een groep als tolken in een groep) van educatieve, informatieve of vormende aard, die langer dan 2 uur duren, vergen meer voorbereiding en organisatie. De spreker, lector, vormingsmedewerker dient hiervoor steeds teksten en presentaties minstens twee weken op voorhand aan TVGent te bezorgen, opdat de tolk zich kan voorbereiden en zich de nodige terminologie kan eigen maken. Ook van de tolkendienst vergen deze opdrachten meer voorbereiding, organisatie en overleg. Daarom wordt er voor groepsopdrachten van educatieve, informatie of vormende aard die meer dan 120 minuten duren, één extra uur aangerekend.
5
VERTALEN Algemene voorzieningen uit Gent die een samenwerkingsovereenkomst hebben afgesloten met TVGent vzw kunnen officiële (administratieve) of informatieve documenten laten vertalen. 1. Officiële documenten: Een officieel document • is bedoeld voor een individu • dient ter dient ter overhandiging aan een overheidsdienst of een sociale zekerheidsorganisatie • is rechtsgeldig • wordt letterlijk vertaald • wordt vertaald naar 1 taal (meer info vindt u op de website www.tvgent.be) Een aanvraag voor een vertaling van officiële documenten kan gebeuren via mail, met in bijlage het aanvraagformulier en de gescande documenten of per post. A. Gesubsidieerde vertalingen van officiële documenten van de vreemde taal naar het Nederlands: De Stad Gent subsidieert de vertaling van officiële documenten voor organisaties die ook een samenwerkingsovereenkomst met de Stad Gent hebben afgesloten, met de voorwaarde dat de aanvragende organisaties een bijdrage aan hun cliënten hiervoor vragen als administratieve tussenkomst in de afhandeling van het dossier. TVGent vzw factureert conform de in de convenant omschreven wijze aan de aanvragende organisaties en instanties. De organisatie van deze service verloopt hierbij zoals omschreven de convenant en afsprakennota van de Stad Gent, en de samenwerkingsovereenkomsten met de Stad Gent. TVGent factureert de bijdrage aan de aanvragende organisatie volgens de tarieflijst in bijlage (bijlage 6: tarieflijst). B. Niet-gesubsidieerde vertalingen van officiële documenten: Organisaties die wel een samenwerkingsovereenkomst met TVGent vzw hebben, maar geen samenwerkingsovereenkomst hebben afgesloten met de Stad Gent, kunnen officiële documenten laten vertalen tegen betaling. Deze worden gefactureerd tegen de vertaalprijs die jaarlijks vastgelegd wordt en aan de organisatie meegedeeld wordt. Zie bijlage Vertalingen van het Nederlands naar de vreemde taal zijn steeds betalend. Bijlage 4 : Aanvraagprocedure van een vertaling van een officieel document 2. Informatieve vertalingen: Een informatieve vertaling is bedoeld voor een groep burgers • dient ter verspreiding onder (een deel van) de bevolking • is informerend • wordt hertaald naar de vreemde taal • kan vertaald worden naar verschillende talen
6
Voorbeelden van informatieve documenten zijn een huishoudelijk reglement, een infobrochure rond bestrijding van luizen,… TVGent neemt geen teksten met religieuze, politieke of commerciële inhoud ter vertaling aan. Organisaties kunnen informatieve documenten laten vertalen tegen de vertaalprijs die jaarlijks vastgelegd wordt en aan de organisatie meegedeeld wordt. Bijlage 5 : Aanvraagprocedure van een vertaling van een informatief document.
7
GARANTIEBEPALINGEN Voor het verlenen van de dienst wordt een beroep gedaan op tolken/-vertalers, die op vrijwillige, zelfstandige basis aan dit initiatief wensen mee te werken. Dit houdt in dat deze personen niet verplicht zijn de hen aangeboden opdracht te aanvaarden. Bovendien kan TVGent geen garantie bieden dat voor elke aanvraag een geschikte tolk of vertaler kan gevonden worden. KLACHTENPROCEDURE TVGent beschikt over een procedure om de dienstverlening zo kwaliteitsvol te laten verlopen. TVGent houdt evaluatiegesprekken om na te gaan of alles naar wens verloopt. Klachten kunnen gemeld worden via
[email protected]. INFORMATIEVERBINTENIS De klant bezorgt TVGent correcte en volledige correspondentiegegevens via een informatiefiche. Correcte en volledige gegevens zijn erg belangrijk, niet alleen om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen maar eveneens voor informatiedoorstroming, facturatie... Op het moment van aansluiting bij TVGent en in het begin van een nieuw kalenderjaar zal TVGent elke organisatie vragen de informatiefiche in te vullen.
BIJLAGEN: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Aanvraagprocedure tolkhulp Registratieprocedure Deontologische code Procedure vertaling officiële documenten Procedure vertaling informatieve documenten Tarieflijst 2009
8
