RIS134039_22-DEC-2005
Gemeente Den Haag
Ons kenmerk
BSD/2005.3030 RIS 134039
REGELING VERGOEDING VERPLAATSINGSKOSTEN 2005
HET COLLEGEVAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, -
gelet op het bepaalde in artikel 18:1 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag,
-
mede gelet op het gestelde in artikel 125 Ambtenarenwet juncto 160 Gemeentewet;
-
met instemming van de Commissie van Overleg,
Beslu it: vast te stellen de navolgende regeling:
REGELING VERGOEDING VERPLAATSINGSKOSTEN 2005 1 Algemene bepalingen Artikel 1:1 Deze regeling verstaat onder: a. ambtenaar: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1, lid 1, onder a, van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag; b. plaats van tewerkstelling: het gebouw, gebouwencomplex of terrein, dat de ambtenaar voor de normale uitoefening van zijn functie is aangewezen, dan wel het gebouw, gebouwencomplex of terrein, waar de ambtenaar meestentijds zijn functie uitoefent en indien de uitoefening van de functie zich uitstrekt over een bepaald gebied of over een dienstkring: het dienstgebouw van waaruit de ambtenaar zijn werk normaliter aanvangt, te bepalen door het college; c. eigen huishouding voeren: het zelfstandig bewonen van woonruimte, voorzien van meubilair en stoffering, een en ander ter beoordeling van het college; d. abonnement: een NS-(jaar)trajectkaart, in voorkomend geval aangevuld met een stadstreekabonnement, dan wel een sterabonnement; e. berekeningsbasis: de bezoldiging volgens de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag op het berekeningstijdstip, vermeerderd met de vakantie -uitkering, een en ander herleid tot een jaarbedrag;
Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres: www.denhaag.nl
Telefoon: 070 - 353 2733 Fax: 070 - 353 2782
BSD/2005.3030 f.
2
berekeningstijdstip: 1e. de datum waarop de ambtenaar verhuist; 2e. indien de ambtenaar verhuist voor de datum dat de functie feitelijk wordt vervuld, de datum van ingang van de functievervulling; 3e. bij het overlijden of ontslag van de ambtenaar, de datum waarop laatstelijk bezoldiging werd genoten.
Artikel 1:2 1. Naar het bepaalde bij deze regeling wordt een tegemoetkoming verleend ter zake van uitgaven, gedaan in verband met een verhuizing, in verband met het woon-werkverkeer tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling dan wel in verband met dienstritten en dienstreizen. 2. Deze regeling is niet van toepassing op: a. invalkrachten, oproepkrachten en vakantiekrachten; b. personen die in het kader van werkgelegenheidsprojecten en/of projecten waarvoor een specifieke financiering geldt, werkzaam zijn. 3. De hoofdstukken 2 en 3 van deze regeling zijn bovendien niet van toepassing op: a. personen voor wie een dienstverband geldt van twee jaar of minder, tenzij het college de bedoeling heeft het dienstverband te continueren; b. personen die belast zijn met werk van tijdelijke aard, tenzij het college de bedoeling heeft het dienstverband te continueren; c. personen van wie de werktijd per week 10 uur of minder bedraagt; 4. Indien uit anderen hoofde in enigerlei vorm aanspraak bestaat op een tegemoetkoming voor de in het eerste lid bedoelde uitgaven, wordt de tegemoetkoming krachtens deze regeling slechts verleend tot het bedrag, waarmee deze tegemoetkoming de eerstbedoelde aanspraak overschrijdt. 2 Tegemoetkoming verhuiskosten Verhuizingen in verband met indiensttreding Artikel 2:1 1. De ambtenaar die een eigen huishouding voert en die in verband met zijn indiensttreding naar Den Haag verhuist en daarmee ten minste 10 km dichter bij de plaats van tewerkstelling komt wonen, heeft aanspraak op vergoeding van de transportkosten en een bedrag voor alle andere uit de verhuizing voortvloeiende kosten ter grootte van 12 procent van de berekeningsbasis met een maximum van € 5.445,00. 2. De ambtenaar die een eigen huishouding voert en die in verband met zijn indiensttreding verhuist van buiten naar een andere gemeente dan Den Haag en daarmee op een afstand van maximaal 25 km van de plaats van tewerkstelling komt wonen, heeft aanspraak op vergoeding van de transportkosten en een bedrag voor alle andere uit de verhuizing voortvloeiende kosten ter grootte van 6 procent van de berekeningsbasis met een maximum van € 2.722,50. 3. De transportkosten bestaan uit het bedrag van de kosten van vervoer van de bagage en van de inboedel van de ambtenaar naar de nieuwe woning, waaronder begrepen de kosten van in- en uitpakken, met dien verstande dat bij verhuizingen vanuit het buitenland bedoeld bedrag wordt vastgesteld, rekening houdend met de alleen in Nederland afgelegde afstand. 4. De tegemoetkoming in verhuiskosten, als bedoeld in dit artikel, wordt slechts verleend, nadat de ambtenaar schriftelijk heeft verklaard, dat hij de ontvangen tegemoetkoming zal terugbetalen indien hij op eigen verzoek of ten gevolge van aan hemzelf te wijten feiten of omstandigheden wordt ontslagen uit gemeentedienst, tenzij het ontslag ingaat twee jaren of langer na de datum van verhuizing.
BSD/2005.3030
3
5. Indien het betreft een verhuizing van een gezin, waarin de echtgenoten of levenspartners beiden ambtenaren zijn in de zin van deze regeling, wordt de tegemoetkoming berekend over de gezamenlijke berekeningsbasis. 6. De aanspraak op een tegemoetkoming in verhuiskosten ingevolge dit artikel vervalt, indien de verhuizing niet plaats vindt binnen twee jaren na de datum van indiensttreding. Artikel 2:2 1. De ambtenaar die geen eigen huishouding voert en die in verband met zijn indiensttreding verhuist en daarmee voldoet aan de in artikel 2:1 vermelde criteria, heeft slechts aanspraak op vergoeding van de transportkosten. 2. Indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan het college aan de ambtenaar die geen eigen huishouding voert voor alle andere uit de verhuizing voortvloeiende kosten een tegemoetkoming verlenen van 3 procent van de berekeningsbasis met een maximum van € 1361,25. Verhuizingen in opdracht Artikel 2:3 Ten aanzien van de ambtenaar die in het dienstbelang opdracht krijgt te verhuizen vinden de artikelen 2:1 en 2:2 overeenkomstige toepassing. Verhuizingen naar of uit een dienstwoning Artikel 2:4 1. De ambtenaar, die in opdracht van het college, een dienstwoning betrekt of verlaat, heeft aanspraak op vergoeding van de transportkosten en een bedrag voor alle andere uit de verhuizing voortvloeiende kosten ter grootte van 12 procent van de berekeningsbasis met een maximum van € 5.445,00. 2. Nabestaanden van de ambtenaar, die een dienstwoning moeten verlaten in verband met zijn overlijden, hebben aanspraak op een vergoeding van de transportkosten en een bedrag voor alle andere uit de verhuizing voortvloeiende kosten ter grootte van 12 procent van de berekeningsbasis met een maximum van € 5.445,00. 3. Geen aanspraak op de vergoeding bestaat, indien de ambtenaar het aan zichzelf te wijten heeft, dat hij de dienstwoning heeft moeten ontruimen, dan wel indien deze ontruiming op eigen verzoek heeft plaatsgevonden.
3 Tegemoetkoming reis- en pensionkosten in afwachting van verhuizing Artikel 3:1 1. De ambtenaar die ten tijde van zijn indiensttreding schriftelijk verklaart dat hij naar de gemeente Den Haag verhuist of dat hij op een afstand van maximaal 25 km van de plaats van tewerkstelling komt wonen, heeft voor zover hij daartoe serieuze pogingen doet en na oordeel van het college niet dagelijks heen en weer kan reizen, aanspraak op een tegemoetkoming in de pensionkosten voor verblijf in een pension in of nabij de gemeente, naast een tegemoetkoming voor ten hoogste eenmaal per week in de reiskosten voor gezinsbezoek, dan wel voor reiskosten naar de plaats waar hij metterwoon nog gevestigd is. 2. Aanspraak op een tegemoetkoming in pensionkosten geldt voor de duur van maximaal twee jaar.
BSD/2005.3030
4
3. De tegemoetkoming in pensionkosten bedraagt voor de ambtenaar die gewoonlijk samenwoont 90 procent en voor de overige ambtenaren 60 procent van de betaalde pensionkosten, voor zover deze kosten niet uitgaan boven de door het college redelijk geoordeelde pensionkosten. 4. De ambtenaar als bedoeld in dit hoofdstuk die naar het oordeel van het college niet alles, wat redelijkerwijs van hem mag worden verwacht, heeft gedaan om zo spoedig mogelijk te verhuizen, komt niet langer voor de in dit hoofdstuk bedoelde tegemoetkoming in aanmerking.
4 Woon-werkverkeer algemeen Artikel 4:1 1. Met inachtneming van de bepalingen van deze regeling heeft de ambtenaar voor zijn woon-werkverkeer naar keuze aanspraak op een abonnement voor het reizen per openbaar vervoer, een vergoeding voor het reizen per openbaar vervoer, een fietsvergoeding, dan wel de in de bijzondere individuele situatie bepaalde vergoeding. 2. De vergoedingen bedoeld in het eerste lid worden slechts betaalbaar gesteld voor zover voor het woon-werkverkeer werkelijk kosten zijn gemaakt. 3. Over perioden van verlof, geen vakantieverlof zijnde, van een maand of langer en over perioden van ziekte van een maand of langer bestaat geen aanspraak op enige in het eerste lid bedoelde vergoeding. 4. Bij toepassing van de hoofdstukken 5, 6, 7 en 8 blijft het bedrag van € 34,10 per maand en maximaal € 409,20 per jaar voor rekening van de ambtenaar. 5. Het in het vierde lid van dit artikel bedoelde jaarbedrag dat voor rekening van de ambtenaar komt, is gekoppeld aan 120 procent van het HTM-tarief voor het openbaar vervoer abonnement voor een zone. 6. Het bedrag dat maximaal per jaar ten laste van de gemeente komt van thans € 847,30, vermeerderd met het bedrag dat voor rekening van de ambtenaar komt, is gekoppeld aan de prijs van een jaartrajectkaart over 20 km plus aanvullend stad- streekabonnement voor een zone. 7. Geen aanspraak als bedoeld in het eerste lid heeft de ambtenaar die woont in dezelfde openbaar vervoerzone als waarin de plaats van tewerkstelling is gelegen. 8. Over dezelfde maand kunnen de verschillende vergoedingsvormen voor het woonwerkverkeer niet samenlopen of worden gecombineerd, tenzij uitdrukkelijk bij het vaststellen van de aanspraak anders is bepaald. 5 Verstrekking van abonneme nten openbaar vervoer Artikel 5:1 1. De ambtenaar die op ten minste vier dagen per week met het openbaar vervoer naar zijn plaats van tewerkstelling bij de gemeente reist en die niet woont in dezelfde openbaar vervoerzone als waarin de plaats van tewerkstelling is gelegen, heeft voor zijn woon-werkverkeer aanspraak op een vanwege de gemeente verstrekt abonnement. 2. De ambtenaar is in voorkomend geval verplicht het abonnement tevens voor dienstdoeleinden te gebruiken. 3. Het abonnement wordt niet eerder ter beschikking gesteld dan nadat de ambtenaar schriftelijk heeft verklaard dat hij het abonnement voor het woon-werkverkeer en in voorkomend geval voor dienstritten gebruikt en dat hij van wijziging van de vervoerswijze terstond kennis geeft aan het college.
BSD/2005.3030
5
Artikel 5:2 1. De aanspraak als bedoeld in artikel 5:1, eerste lid, is afhankelijk van het woonadres en de plaats van tewerkstelling van de ambtenaar. 2. Het bedrag dat in ieder geval voor rekening van de ambtenaar blijft is € 34,10 per maand en € 409,20 per jaar. 3. Met betrekking tot een abonnement als bedoeld in artikel 5:1, eerste lid, komt, indien het een maandabonnement betreft maximaal € 70,61 ten laste van de gemeente; 4. Met betrekking tot een abonnement als bedoeld in artikel 5:1, eerste lid, komt, indien het een jaarabonnement betreft maximaal € 847,30 ten laste van de gemeente.
6 Openbaar vervoervergoeding voor woon-werkverkeer Artikel 6:1 1. De ambtenaar die voor het woon-werkverkeer aantoonbaar gebruik maakt van het openbaar vervoer en die niet woont in dezelfde openbaar vervoerzone als waarin de plaats van tewerkstelling is gelegen, heeft op declaratiebasis voor zijn woon-werkverkeer aanspraak op de openbaar vervoervergoeding. 2. De ambtenaar is in voorkomend geval verplicht het zelf aangeschafte abonnement tevens voor dienstdoeleinden te gebruiken. 3. De vergoeding wordt slechts verleend indien de ambtenaar periodiek schriftelijk verklaart dat hij het zelf aangeschafte openbaar vervoerbewijs voor het woon-werkverkeer en in voorkomend geval zo mogelijk voor dienstritten gebruikt en dat hij van wijziging van de vervoerswijze terstond kennis geeft aan het college. Artikel 6:2 1. De aanspraak als bedoeld in artikel 6:1, eerste lid, is onder meer afhankelijk van de werkelijk gemaakte kosten van het openbaar vervoer goedkoopste klasse, van het woonadres en van de plaats van tewerkstelling van de ambtenaar. 2. Het bedrag dat voor rekening van de ambtenaar blijft is € 34,10 per maand en maximaal € 409,20 per jaar. 3. Met betrekking tot de openbaar vervoervergoeding als bedoeld in artikel 6:1, eerste lid komen, indien anders dan met gebruikmaking van een jaarabonnement wordt gereisd, de werkelijk gemaakte reiskosten minus het bedrag dat voor eigen rekening blijft, te weten € 34,10 tot een bedrag van maximaal € 70,61 per maand ten laste van de gemeente. 4. Met betrekking tot de openbaar vervoervergoeding als bedoeld in artikel 6:1, eerste lid, komen, indien met gebruikmaking van een jaarabonnement wordt gereisd, de werkelijk gemaakte reiskosten minus het bedrag dat voor eigen rekening blijft, te weten € 409,20 tot een bedrag van maximaal € 847,30 per jaar ten laste van de gemeente. 5. Over perioden van verlof, geen vakantieverlof zijnde, van een maand of langer en over perioden van ziekte van een maand of langer bestaat geen aanspraak op de openbaar vervoervergoeding. 6. Indien de ambtenaar niet langer voor zijn woon-werkverkeer gebruik maakt van het openbaar vervoer, vervalt de openbaar vervoervergoeding met ingang van de eerste dag van de maand volgend op die waarin het gebruik wijzigt. 7. Ten aanzien van de ambtenaar die op minder dan vijf dagen per week werkt, wordt de openbaar vervoervergoeding naar verhouding van het aantal werkdagen gerelateerd aan het bedrag dat in een voltijdsbetrekking zou zijn genoten.
BSD/2005.3030
6
7 Fietsvergoeding Artikel 7:1 1. De ambtenaar die voor het woon-werkverkeer aantoonbaar gebruik maakt van zijn eigen fiets en die woont op een enkele afstand van de plaats van tewerkstelling van meer dan 10 km, heeft voor zijn woonwerkverkeer aanspraak op de fietsvergoeding overeenkomstig het bepaalde in dit artikel. 2. De ambtenaar is in voorkomend geval verplicht de fiets tevens voor dienstdoeleinden te gebruiken. 3. De vergoeding wordt slechts verleend indien de ambtenaar periodiek schriftelijk verklaart dat hij de fiets voor het woon-werkverkeer en in voorkomend geval voor dienstritten gebruikt en dat hij van wijziging van de vervoerswijze kennis geeft aan het college. Artikel 7:2 1. De fietsvergoeding bedraagt: - bij een enkele afstand tussen het woonadres en de plaats van tewerkstelling van meer dan 10 km maar niet meer dan 20 km € 11,91 per maand en € 142,92 per jaar; - bij een enkele afstand tussen het woonadres en de plaats van tewerkstelling van meer dan 20 km € 15,88 per maand en € 190,56 per jaar. 2. Over perioden van verlof, geen vakantieverlof zijnde, van een maand of langer en over perioden van ziekte van een maand of langer bestaat geen aanspraak op de fietsvergoeding. 3. Indien de fiets niet langer dagelijks voor woon-werkverkeer wordt gebruikt, vervalt de fietsvergoeding met ingang van de eerste dag van de maand volgend op die waarin het gebruik wijzigt. 4. Ten aanzien van de ambtenaar die op minder dan vijf dagen per week werkt, wordt de fietsvergoeding naar verhouding van het aantal werkdagen gerelateerd aan het bedrag dat in een voltijdsbetrekking zou zijn genoten.
8 Vergoeding in bijzondere individuele situaties Artikel 8:1 1. Het college kan ten aanzien van de individuele ambtenaar een van het bepaalde in de hoofdstukken 5 en 6 afwijkend besluit nemen, indien: a. er binnen een straal van 10 km van het woonadres geen openbaar vervoerhalte is; b. op medische indicatie van de bedrijfsgeneeskundige per auto of ander motorvoertuig moet worden gereisd; c. een verantwoorde bedrijfsvoering daartoe noodzaakt; d. veiligheidsoverwegingen daartoe noodzaken; e. de eigen auto of ander eigen motorvoertuig noodzakelijk is voor gebruik ten behoeve van de dienst. 2. Met inachtneming van de overige bepalingen van dit hoofdstuk bedraagt de vergoeding in bijzondere individuele situaties € 0,18 per km. 3. Het bedrag dat voor rekening van de ambtenaar blijft is € 34,10 per maand en € 409,20 per jaar. 4. Over perioden van verlof, geen vakantieverlof zijnde, van een maand of langer en over perioden van ziekte van een maand of langer bestaat geen aanspraak op de vergoeding in bijzondere individuele situaties.
BSD/2005.3030
7
5. Indien het college verklaart dat er niet langer sprake is van de bijzondere individuele situatie vervalt de toegekende vergoeding met ingang van de eerste dag van de maand volgend op die waarin dit wordt verklaard. 6. Ten aanzien van de ambtenaar die op minder dan vijf dagen per week werkt, wordt de vergoeding naar verhouding van het aantal werkdagen gerelateerd aan het bedrag dat in een voltijdsbetrekking zou zijn genoten. 7. Het college kan aan de toekenning van de vergoeding in bijzondere individuele situaties, nadere voorwaarden verbinden. Artikel 8:2 Indien toepassing is gegeven is aan artikel 8:1, lid 1 worden kosten voor parkeergelegenheid in voorkomende gevallen netto vergoed op basis van declaratie tegen overlegging van bonnen.
9 Dienstritten met de eigen auto Artikel 9:1 1. Dienstritten met de eigen auto komen slechts voor vergoeding in aanmerking indien deze door het college zijn goedgekeurd. 2. Onder dienstritten worden verstaan de, met machtiging van het college, met de eigen auto voor de dienst gemaakte ritten in Den Haag. 3. De woon-werkvervoerkilometers die op basis van dit artikel worden gemaakt komen ook voor vergoeding in aanmerking, conform het in artikel 9:2, lid 2 genoemde bedrag. 4. Ten aanzien van de woon- werkvervoerkilometers is het bedrag dat voor rekening van de ambtenaar blijft € 34,10 per maand en € 409,20 per jaar. Artikel 9:2 1. Het college kan met de eigen auto te maken dienstritten goedkeuren: a. indien zonder eigen autogebruik ten behoeve van de dienst en derhalve los van het woonwerkverkeer, ten minste twee uur per werkdag met het openbaar vervoer zou moeten worden gereisd; b. indien voor de uitoefening van de functie meer dan handbagage mee moet worden genomen. 2. De vergoeding voor het gebruik van de eigen auto voor de dienst bedraagt € 0,18 per kilometer. 3. Het college kan de kilometervergoeding slechts toekennen op basis van goedgekeurde declaraties van de kilometers. Artikel 9:3 1. Indien de ambtenaar naast de in artikel 9:2, lid 1 genoemde voorwaarden, meer dan 90% werkzaam is in of bij niet gemeentelijke gebouwen en geen eigen werkplek heeft bij de gemeentelijke organisatie, bedraagt de vergoeding, in afwijking van artikel 9:2, lid 2, € 0,28 per gereden kilometer voor de dienst. 2. Het college kan de kilometervergoeding slechts toekennen op basis van goedgekeurde declaraties van de kilometers.
BSD/2005.3030
8
Artikel 9:4 Indien toepassing gegeven is aan artikel 9:1, lid 1, worden kosten voor parkeergelegenheid in voorkomende gevallen netto vergoed op basis van declaratie en tegen overlegging van bonnen. 10 Dienstreizen Artikel 10:1 1. Dienstreizen komen slechts voor vergoeding in aanmerking indien het college tot het maken van de dienstreis vooraf opdracht heeft gegeven. 2. Onder dienstreizen worden verstaan de in opdracht van het college gemaakte reizen vanaf de plaats van tewerkstelling en indien nodig vanaf het woonadres naar andere gemeenten dan Den Haag. 3. Het college kan aan de dienstreis nadere beperkingen en voorwaarden verbinden. Artikel 10:2 1. 2. 3. 4.
Als uitgangspunt voor dienstreizen geldt dat deze met het openbaar vervoer worden gemaakt. De ambtenaar kan voor een met de spoorwegen te maken dienstreis eerste klas reizen. De met de eerste klas openbaar vervoer gemaakte dienstreizen worden als zodanig vergoed. Bij de vaststelling van de vergoeding wordt rekening gehouden met de werkelijk, extra gemaakte kosten.
Artikel 10:3 1. Het gebruik van de eigen auto voor een dienstreis komt slechts onder goedkeuring van het college voor vergoeding in aanmerking. 2. Het college kan het gebruik van de eigen auto voor een dienstreis slechts toestaan indien meer dan handbagage mee moet worden genomen, of met ten minste drie personen in dezelfde auto de dienstreis wordt gemaakt of meerdere plaatsen per dienstreis moeten worden bezocht die niet goed met het openbaar vervoer bereikbaar zijn. 3. De met toepassing van dit artikel gemaakte dienstreizen per eigen auto worden vergoed tegen € 0,18 per kilometer. Artikel 10:4 1. Voor dienstreizen van vier uur of langer kunnen verblijfskosten worden vergoed op basis van de werkelijke gemaakte kosten met inachtneming van de in bijlage A ter zake van verblijfskosten pgenomen restricties en tot maximaal de in bijlage A vermelde bedragen. 2. De verblijfskosten worden slechts vergoed indien deze kosten werkelijk door de ambtenaar zijn gemaakt. 3. Vergoeding van reis- en verblijfskosten geschiedt op declaratie onder overlegging van nota’s en betaalbewijzen. Artikel 10:5 1. De ambtenaar die uit hoofde van zijn functie of ingevolge een dienstopdracht een dienstreis naar het buitenland maakt, heeft aanspraak op een vergoeding van de kosten van deze dienstreis. 2. De verstrekking van reisbescheiden vindt, door tussenkomst van de Facilitaire Dienst, plaats door een door het college aangewezen functionaris die gewoonlijk bij de dienst is belast met de financiële administratie.
BSD/2005.3030
9
3. De noodzakelijk gemaakte verblijfskosten worden achteraf, op basis van declaratie met overlegging van nota’s en betaalbewijzen, vergoed tot de maxima die zijn vastgesteld in de Tarieflijst logies en overige kosten bij dienstreizen buitenland van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkr ijkrelaties. 4. Na terugkomst van de dienstreis dient de ambtenaar bij de aangewezen functionaris een ondertekende kostenverklaring in voorzien van nota’s en betaalbewijzen en met overlegging van het eventuele overschot aan contant geld in het geval dat een voorschot van dienstwege is verleend. 5. De aangewezen functionaris controleert de kostenverantwoording op juistheid en zorgt tevens voor de verdere verwerking. Artikel 10:6 1. Buitenlandse dienstreizen door diensthoofden kunnen slechts gemaakt worden na voorafgaande goedkeuring door de (loco-) gemeentesecretaris. 2. De kostenverantwoording als genoemd in artikel 10:5 behoeft in dit geval de goedkeuring van de (loco-) gemeentesecretaris. Artikel 10:7 1. Het woon-werkverkeer met openbaar vervoer wordt niet als dienstreis aangemerkt. 2. Openbaar vervoer is eveneens uitgangspunt bij reizen in verband met studie en in andere gevallen waarin vergoedingen worden verleend op grond van dit hoofdstuk.
11 Slot- en overgangsbepaling Artikel 11:1 De ambtenaar, die niet overeenkomstig het bepaalde bij of krachtens deze regeling handelt en ten aanzien van wie blijkt dat hij ten onrechte een vergoeding geniet, betaalt de ten onrechte ontvangen vergoeding terug aan de gemeente. Artikel 11:2 1. Het college besluit in gevallen waarin deze regeling niet voorziet. 2. Het college kan in bijzondere gevallen een regeling treffen welke het bepaalde in de vorige artikelen aanvult of daarvan afwijkt. 3. Het college kan voor een tak van dienst of een onderdeel daarvan delen van deze regeling dan wel de gehele regeling buiten toepassing verklaren. 4. Aan de bevoegdheid genoemd in het tweede en derde lid wordt eerst toepassing gegeven nadat ter zake overleg heeft plaatsgevonden met de in de Commissie voor Georganiseerd Overleg vertegenwoordigde vakorganisaties. Artikel 11:3 Deze regeling wordt aangehaald als Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2005 en treedt heden in werking op 1 januari 2006. Ten aanzien van artikel 9:3 werkt de regeling terug tot 1 april 2005.
BSD/2005.3030
10
Artikel 11:4 Met de inwerkingtreding van deze regeling komen de Regeling vergoeding verplaatsingskosten van 20 januari 2004, kenmerk BSD/2004.81, 2 maart 2004, kenmerk BSD/2004.400 en 30 maart 2004, kenmerk BSD/2004.860, BSD/2004.3341, 9 november 2004 te vervallen. Den Haag, 20 december 2005 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester,
D.M.F. Jongen
W.J. Deetman
BSD/2005.3030
11
BIJLAGE A als bedoeld in artikel 10:4, eerste lid, van de Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2005
1.
De vergoeding wegens verblijfskosten als bedoeld in artikel 10:4, eerste lid, van de Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2005 omvat bij binnenlandse dienstreizen voor ieder vol etmaal dat de dienstreis duurt een bedrag van maximaal € 3,56 voor kleine uitgaven overdag alsmede een bedrag van € 10,66 voor kleine uitgaven 's avonds vermeerderd met: a. maximaal b. maximaal c. maximaal d. maximaal
€ 11,21 voor een lunch; € 16,94 voor een avondmaaltijd; € 69,07 voor logies; € 6,73 voor een ontbijt.
De aanspraak op de hier genoemde vergoedingen bestaat slechts indien voor het verkrijgen van de respectievelijke verstrekkingen kosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid. Aan de hand van betalingsbewijzen worden de werkelijk gemaakte kosten vergoed tot ten hoogste de hiervoor vermelde bedragen; 2.
De vergoeding wegens verblijfskosten als bedoeld in artikel 10:5, eerste lid, van de Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2005 omvat bij buitenlandse dienstreizen ten hoogste de bedragen genoemd in de Tarieflijst logies- en overige kosten bij dienstreizen buitenland. De aanspraak op de hierbedoelde vergoedingen bestaat slechts indien voor het verkrijgen van logies en voor de respectievelijke verstrekkingen kosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid. Aan de hand van betalingsbewijzen worden de werkelijk gemaakte kosten vergoed tot ten hoogste de in de tarieflijst vermelde bedragen.
BSD/2005.3030
12
VERKLARING ABONNEMENT OPENBAAR VERVOER
Dienst/bedrijf:
Naam: Woonadres: Werkplek:
verklaart:
1. voor de periode.......................... het abonnement (nr. te hebben ontvangen;
)
2. het abonnement te gebruiken voor woon-werkverkeer; 3. het abonnement in voorkomend geval tevens voor dienstritten te gebruiken; 4. van wijziging van de vervoerswijze terstond kennis te geven aan het college (
)
5. van wijzigingen in woonadres, werkadres, omvang werktijd of aantal werkdagen per week, terstond kennis te geven aan het college; 6. bekend te zijn met de eigen bijdrage van €
DATUM: HANDTEKENING:
per maand.
BSD/2005.3030
13
VERKLARING OPENBAAR VERVOERVERGOEDING
Dienst/bedrijf:
Naam: Woonadres: Werkplek:
verklaart: 1. voor het woon-werkverkeer van het openbaar vervoer gebruik te maken; 2. aan de hand van vervoerbewijzen het woon-werkverkeer te declareren; 3. in voorkomend geval het zelf aangeschafte abonnement tevens voor dienstritten te gebruiken; 4. van wijziging van de vervoerswijze terstond kennis te geven aan het college (
)
5. van wijzigingen in woonadres, werkadres, omvang werktijd of aantal werkdagen per week, terstond kennis te geven aan het college; 6. bekend te zijn met de eigen bijdrage van €
per maand;
7. ermede bekend te zijn dat over perioden van ziekte van een maand of langer geen aanspraak bestaat op de openbaar vervoervergoeding; 8. ermede bekend te zijn dat de eventueel ten onrechte ontvangen openbaar vervoervergoeding moet worden terug betaald.
DATUM: HANDTEKENING:
BSD/2005.3030
14
VERKLARING FIETSVERGOEDING
Dienst/bedrijf:
Naam: Woonadres: Werkplek:
verklaart: 1. de eigen fiets voor het woon-werkverkeer te gebruiken; 2. in voorkomend geval de eigen fiets tevens voor dienstritten te gebruiken; 3. van wijziging van de vervoerswijze terstond kennis te geven aan het college; 4. van wijzigingen in woonadres, werkadres, omvang werktijd of aantal werkdagen per week, terstond kennis te geven aan het college; 5. ermede bekend te zijn dat over perioden van ziekte van een maand of langer geen aanspraak bestaat op de fietsvergoeding; 6. ermede bekend te zijn dat eventueel ten onrechte ontvangen fietsvergoeding moet worden terug betaald.
DATUM: HANDTEKENING:
BSD/2005.3030
15
Toelichting regeling Aanspraken woon-werkverkeer In artikel 4:1 zijn verschillende mogelijkheden opgenomen ten aanzien van woon-werkverkeer en vergoedingen ter zake. De ambtenaar kan naar keuze hiervan gebruik maken. Samenloop van vergoedingsvormen in dezelfde maand, bijvoorbeeld een openbaar vervoerabonnement in combinatie met een fietsvergoeding over dezelfde periode, is op grond van artikel 4:1, lid 8, als regel uitgesloten. De vergoedingen zijn gemaximeerd en afhankelijk van het woon- en werkadres van de ambtenaar. Tegemoetkoming in verhuiskosten Artikel 4:1 geeft bij verhuizing naar Den Haag nog steeds een hogere tegemoetkoming in de verhuiskosten dan vestiging buiten Den Haag. Een van de voorwaarden bij verhuizing naar Den Haag is dat de ambtenaar ten minste 10 km dichter bij de plaats van tewerkstelling komt wonen. Voor verhuizing van buiten naar een andere gemeente dan Den Haag geldt de voorwaarde dat men minstens 25 km dichter bij de plaats van tewerkstelling verhuist. De controle hierop berust bij de diensthoofden. De bedragen genoemd in artikel 2:1 voor alle andere uit de verhuizing voortvloeiende kosten zijn gemaximeerd. Dit betekent dat gemaakte kosten moeten worden aangetoond. De controle hiervan berust de diensthoofden. Onder bedoelde kosten wordt in ieder geval verstaan de kosten van stoffering van de nieuwe woning en kosten verhuizing aansluiting telefoon. Bijzondere individuele situaties Het college kan in individuele gevallen afwijken van de algemeen ter zake van woonwerkverkeer geldende regels. De gevallen waarbij dat kan zijn gelimiteerd opgesomd in artikel 8:1. Een dergelijk geval doet zich bijvoorbeeld voor indien op medische indicatie van de bedrijfsarts per auto of ander motorvoertuig moet worden gereisd. De Arbodienst beoordeelt deze gevallen aan de hand van de Wet REA. Deze wet beoogt de positie van gehandicapten op de arbeidsmarkt te verbeteren. Via deze wet zijn ook andere mogelijkheden tot verstrekking van bepaalde voorzieningen. De Wet REA vergoedt namelijk onder voorwaarden (inkomensafhankelijk) auto- of taxikosten als de arbeidsgehandicapte medewerker zijn werk vanwege de handicap niet met regulier vervoer kan bereiken. Bij gevallen waarin op medische indicatie de vergoeding in bijzondere individuele situaties wordt verleend, wordt aangeraden om na te gaan in hoeverre deze kosten via de Wet REA aan de gemeente Den Haag kunnen worden vergoed. De bedragen van de vergoedingen op grond van artikel 8:1 zijn gemaximeerd en er geldt een eigen bijdrage. Dienstreizen buitenland De regeling bepaalt dat de noodzakelijk gemaakte verblijfskosten achteraf op basis van declaratie met overlegging van nota’s en betaalbewijzen, worden vergoed tot de maxima die zijn bepaald in de Tarieflijst logies- en overige kosten bij dienstreizen buitenland van het Ministerie BZK. De bedragen in deze tarieflijst zijn geen normvergoedingen maar maximum vergoedingen. De buitenlandse dienstreizen worden voor de gemeente verzorgd door tussenkomst van de Facilitaire Dienst (FAD, bureau klantenservice). De FAD neemt alleen opdrachten tot reisboekingen en eventuele bevoorschotting van onkostenvergoeding aan door of vanwege het diensthoofd. Een uitzondering hierop vormen de dienstreizen naar Brussel (Europese Commissie). Voor deze reizen geldt dat de direct leidinggevende i.p.v. het diensthoofd de opdrachten tot reisboekingen en bevoorschotting mag geven. De verstrekking van reisbescheiden en bevoorschotting van onkostenvergoeding vindt, door tussenkomst van de FAD, plaats door een door het diensthoofd aan te wijzen functionaris die gewoonlijk belast is met bevoorschotting en/of financiële administratie. De ambtenaar die de dienstreis heeft ondernomen dient z.s.m. na diens terugkomst bij de aangewezen ambtenaar een ondertekende kostenverantwoording in, voorzien van nota’s en betaalbewijzen en overlegt het eventuele restant aan contant geld. De aangewezen functionaris controleert de kostenverantwoording en zorgt voor verdere financieel/administratieve afhandeling. Dienstreizen van diensthoofden geschieden slechts na voorafgaande goedkeuring door de (loco-) gemeentesecretaris. De kostenverantwoording, op de wijze zoals hierboven omschreven, behoeft de goedkeuring van de (loco-)gemeentesecretaris.
BSD/2005.3030
16
Gebruik eigen auto In de regeling zijn in de hoofdstukken 8 en 9 bepalingen opgenomen die voorzien in een vergoeding voor het gebruik van de eigen auto voor dienstritten dan wel voor gebruik van de eigen auto in bijzondere individuele situaties. In voorkomende gevallen kunnen kosten voor parkeergelegenheid worden vergoed. Om voor vergoeding van parkeergelegenheid in aanmerking te komen dient aan de voorwaarden zoals gesteld in de hoofdstukken 8 en 9 te zijn voldaan. Het toezicht hierop berust bij de diensthoofden. De GAD zal hierop streng controleren. Met kosten van parkeergelegenheid worden de volgende mogelijkheden bedoeld. • Een parkeervergunning of een zogenaamde debetcard bij de plaats van tewerkstelling (deze verstrekking is onbelast). • Kosten voor het vullen van een parkeermeter dan wel parkeerkosten via de GSM (deze vergoeding is belast, voor zover hij bovenop de vergoeding van € 0,18 komt. In dat geval is daarop de eindheffing verplicht van toepassing tegen het enkelvoudig tarief. De vergoeding wordt op basis van declaratie en onder overlegging van bonnen aan de medewerker verstrekt). In artikel 9:3 is de mogelijkheid weergegeven om onder voorwaarden een hogere kilometervergoeding toe te kennen voor dienstritten waarbij met toestemming van het college de eigen auto wordt gebruikt. Verklaringen Bij de uitvoering van de regeling wordt aan de verklaring van de ambtenaar als controlemiddel een belangrijke functie toebedeeld. Bij de regeling zijn een aantal modellen als voorbeeld opgenomen. Ten aanzien van de frequentie van de controle geven wij de volgende richtlijnen. De abonnementsverklaring wordt doorgaans een keer per jaar afgegeven. Bij de openbaar vervoer- en fietsvergoedingen is een check van een keer per half jaar doelmatig. Voor de hoogte van de vergoedingen in deze regeling wordt aansluiting gezocht bij de daarvoor geldende Rijksregelingen.
