Burgemeester en Wethouders
de raad der gemeente EDE
Behandelend ambtenaar Potman W. Tel.nr. (0318) 68 08 37 Verzameling Raadsstukken
registratienummer
sector
datum:
2012/58
712505
COA/HS
12 juni 2012 Cie.AZ&M 18-06-2012 Raad 28-06-2012
betreft
Renovatie raadzaal raadhuis Ede.
Beslispunt In te stemmen met: • het overgelegde ontwerp voor de renovatie van de Raadzaal. • de tijdelijke locatie voor raadscommissie’s (bedrijfsrestaurant)- en raadsvergaderingen (externe locatie). Inleiding Een structurele verbetering van de Raadzaal is een belangrijke stap in het aanpakken van technische gebreken welke door het (intensieve) gebruik worden ervaren. De belangrijkste gebreken zijn, in willekeurige volgorde: • de (kwaliteit en beheersing van) luchtkwaliteit. • het binnenklimaat. • geluidsoverlast van de luchtbehandelinginstallatie. • comfortklachten van gebruikers, op niveau A3 en A4. • slechte akoestiek van de zaal. • slechte verstaanbaarheid bij presentatie en discussies. • onvoldoende kwaliteit verlichting. Om voorgaande gebreken structureel te verbeteren is een ingrijpende verbouwing onvermijdelijk. Dit in combinatie met de sterk verouderde inrichting van de Raadzaal, heeft het college doen besluiten u een voorstel aan te bieden voor een integrale aanpak van de Raadzaal. Deze integrale aanpak omvat primair het aanpakken van de technische gebreken in combinatie met het realiseren van een eigentijds uiterlijk dat past bij de Edese raad. De huidige Raadszaal stamt uit een monistische tijd waar de gemeenteraadsvergadering als belangrijk, voornaam, sluitstuk werd gezien van de gemeentelijke besluitvorming. De zaal heeft een monumentaal karakter waarbij het gevoel van imponeren overheerst. De inrichting is uitsluitend gericht op de maandelijkse, traditionele, raadsvergadering. En sluit niet aan bij (huidige) nieuwe werkwijze waar de besluitvormende vergadering bedoeld voor het raadsdebat. Dit debat is geen doel op zich maar een middel om de raad in staat te stellen een afgewogen besluit te nemen. Daarnaast wordt ook ingezet om het contact met en de betrokkenheid van de
Blz. 2
Edenaar te vergroten. Dit vraagt om een zaalinrichting die het duale stelsel ondersteunt en/of versterkt. De ontwerpopgave voor de herinrichting van de Raadszaal is dus primair gevoed door de gekozen vergaderfilosofie. De technische mogelijkheden en de monumentale status zijn hierbij de gegeven kaders. Tevens is sprake van een beperkte daglichttoetreding en daarmee samenhangende transparantie in de Raadzaal. Het meest publieke deel van de gemeente Ede is gehuisvest in het meest gesloten deel van het gebouw; slechts enkele ramen bieden zicht op de activiteiten in de Raadzaal en visa versa. Tenslotte wordt de Raadzaal veelvuldig gebruikt voor uiteenlopende bijeenkomsten, zowel voor de ambtelijke organisatie als voor bijeenkomsten met burgers en/of bedrijven. In 2011 ging het hierbij om totaal ca. 140 bijeenkomsten, waarvan 40 raads- en commissievergaderingen. De huidige inrichting en voorzieningen zijn hiervoor niet toereikend. Programma van eisen De ontwerpopgave is gestart met het formuleren en vaststellen van een (functioneel en technisch) Programma van Eisen (PvE). De belangrijkste zaken zetten we hier voor u op een rij: Klimaat • Het optimaliseren van de huidige klimaatinstallatie welke voldoet aan de hiervoor geldende wettelijke eisen, afgestemd op het gewenste gebruik van de Raadzaal. Akoestiek • Het verbeteren van de akoestiek en verstaanbaarheid van sprekers voor aanwezigen in de Raadzaal en op de publieke tribune. • Het verbeteren van de verstaanbaarheid en zichtbaarheid van presentaties op het beeldscherm voor aanwezigen in de Raadzaal en op de publieke tribune. Verlichting • Het verbeteren van de verlichting in de Raadzaal in de diverse gebruikssituaties. • Het toepassen van duurzame oplossingen. Uitstraling • Herkenbaar voor Ede. • Goede sfeer, zowel voor grote als kleinere groepen. • Maximaal behoudt monumentaal karakter van het exterieur. • Duurzaam en milieuvriendelijk. Bereikbaarheid en toegankelijkheid • Rolstoelvriendelijk. Indeling en flexibiliteit • Gebruik voor raads- en commissievergaderingen. • Bijeenkomsten en presentaties voor groepen variërend van 30-180 personen. • Goede zichtlijnen op projectiescherm en spreker voor gebruikers en publiek. Meubilair • Het te plaatsen meubilair dient stijlvol, van een hoge kwaliteit te zijn en voorzien van de benodigde voorzieningen. Ontwerpresultaat Het nu voorliggende ontwerpresultaat omvat een eigentijds en goed functionerende Raadszaal dat wat betreft gebruik (akoestiek, binnenklimaat, Audio Visuele installaties), toegankelijkheid en uitstraling geheel aan de eisen van deze tijd voldoet. Tevens voldoet het aan de eisen als gesteld in het PvE. Het definitieve ontwerp vindt u als bijlage A. Op onderstaande punten zijn de volgende maatregelen genomen: Klimaat: in samenwerking met INNAX installatieadvies is het ontwerp van de klimaatinstallatie zodanig geoptimaliseerd dat het klimaat en de regeling hiervan merkbaar beter gaat zijn. Er is in
Blz. 3, Behoort bij V.R.
samenspraak met de architect een zo optimaal mogelijke inpassing van de benodigde klimaatinstallaties bedacht waarbij het comfort voor de gebruikers voorop heeft gestaan. Akoestiek: in samenwerking met PEUTZ is het ontwerp zodanig geoptimaliseerd dat de akoestiek merkbaar beter moet zijn. De vormgeving van inrichting en de keuze van materialen is zorgvuldig afgestemd met de architect en berekend. Geluid: in samenhang met de verbeterde akoestiek is ook de geluidsapparatuur zo optimaal mogelijk ontworpen. Luidsprekers worden zodanig gepositioneerd dat een zo optimaal mogelijke verstaanbaarheid voor een ieder wordt bereikt. Verlichting: in samenwerking met BroekBakema, INNAX en Immen Consultancy is een zorgvuldig afgewogen verlichtingsontwerp gemaakt waarbij functionaliteit en sfeer in goede afstemming met elkaar maximaal benut zijn. De raadsopstelling wordt weerspiegeld in de speciaal ontworpen zonvormige verlichting in het plafond. Tevens is veel aandacht besteed aan energiezuinigheid en levensduur van de verlichtingscomponenten. Interieur: in het ontwerp van BroekBakema voor de Raadzaal wordt de vergaderzaal omhuld met een wand- en plafondafwerking van open houten latten. De uniforme bekleding benadrukt, in combinatie met de halfronde vorm van de zaal, het gevoel van samenzijn. De cirkelvormige vergaderopstelling draagt hier nog eens extra aan bij. Meubilair: het basismateriaal voor het meubilair is eveneens bamboekleurig front – een materiaal dat op meerdere plaatsen in het gebouw voorkomt. De technische voorzieningen bestaan uit een elektrapunt, een microfoon en een speaker voor geluidsversterking. Deze zijn in het werkblad opgenomen. Een naambord is geïntegreerd voorzien in het meubel. Voor een uitwerking wordt verwezen naar de bijlage A. Mindervalide: door de architect is bij het ontwerpen van het meubilair en de opstelling hiervan nadrukkelijk gekeken naar de toegankelijkheid voor mindervalide. Zo is er een hellingbaan opgenomen in het plan om toegang tot de zitplaatsen op het verhoogde deel van de Raadzaal mogelijk te maken. Door het toepassen van het erkerraam is het overgrote deel van de Raadzaal bereikbaar voor rolstoelgebruikers. Ook bij het ontwerp en de keuze van de positie van de katheder is rekening gehouden met mindervalide. Voor een uitwerking wordt verwezen naar de bijlage A. Slechthorenden: door Nederlandse Vereniging voor Slechthorenden (NVVS) is een advies uitgebracht voor de aanleg van een ringleiding voor slechthorenden. Dit advies wordt verwerkt in het ontwerp van de audiovisuele installaties. Multifunctionaliteit: de omloop om de ovalen vide wordt aan de zijde van de gebouwkern verwijderd, waardoor de vide een hoefijzervorm krijgt. Doordat de kernwand nu één hoge wand over twee verdiepingen vormt, is deze uitermate geschikt voor projecties, een vorm van presentatie die niet alleen wordt gebruikt in commissievergaderingen, maar ook bij (steeds vaker voorkomende) andere presentaties en bijeenkomsten in de zaal. Bij de positionering van het meubilair, benodigd voor de raads- en commissievergaderingen, is rekening gehouden met het op eenvoudige wijze ‘omtoveren’ naar een zaal met een theateropstelling waarbij tenminste 180 zitplaatsen worden gecreëerd. Openheid: om de verbinding tussen binnen en buiten te verbeteren wordt er op de onderste verdieping van de Raadzaal een groot etalageraam in de gevel gemaakt. Hierdoor wordt de gemeentelijke politieke arena letterlijk zichtbaar voor de bevolking, en wordt de openheid van het politieke debat benadrukt Trappenhuis: Het trappenhuis wordt geschilderd, de vloeren worden gepolijst en er komt nieuwe verlichting. De uitvoering wordt gelijktijdig met de renovatie van het raadhuis uitgevoerd. Voor een inrichtingstekening wordt verwezen naar de bijlage A. Een indruk van de raadzaal na verbouwing vindt u in een tweetal perspectieven. Zie bijlage B.
Blz. 4
Het college stelt voor het gehele plan conform definitief ontwerp uit te voren met uitzondering van het GRILL-systeem ter hoogte van de kopwanden. Het gaat hier om de wanden direct links en rechts van de ingang tot aan gevel. Kanttekeningen N.v.t. Risico’s N.v.t. Aanpak/uitvoering/juridische toetsing Het proces van de tot standkoming van het voorstel Renovatie Raadzaal vindt u in bijlage C. Bij positieve besluitvorming kan direct overgegaan worden tot gunning en opdrachtverstrekking. Tijdens het zomerreces worden de sloopwerkzaamheden uitgevoerd. De opbouw vindt plaats tussen september en december 2012. De ambitie is de eerste raadsvergadering van het jaar 2013 in de nieuw ingerichte Raadzaal te laten plaats vinden. Locatie raads- en commissievergaderingen tijdens de verbouwing Gedurende de verbouwing (augustus tot en met december 2012) dient voor de raads- en commissievergaderingen uitgeweken te worden naar een tijdelijke locatie. Voor de commissievergaderingen wordt het restaurant in het Raadhuis voorgesteld, voor de raadsvergaderingen wordt gezorgd voor een passende vervangende locatie. Burgerparticipatie N.v.t. Communicatie Van het besluit van het college van burgemeester en wethouders is een persbericht uitgegeven. Kosten, baten en dekking De realisatie van het definitieve ontwerp is aanbesteed in twee percelen (zie hieronder A + B) met het voorbehoud dat na goedkeuring door uw raad tot gunning wordt overgaan. •
•
•
Perceel A: sloop, bouwkundige werkzaamheden, elektrotechnische, werktuigbouwkundigeen beveiligingsinstallaties als het maatwerk meubilair: Nationale niet-openbare aanbesteding met als gunningcriterium laagste prijs. Vier bedrijven hebben een aanbieding mogen uitbrengen. De firma Van Grootheest uit Ede heeft de aanbesteding voor perceel A voorlopig gegund gekregen. Perceel B: Audiovisuele installaties: meervoudig onderhandse aanbesteding met als gunningcriterium laagste prijs. Drie bedrijven hebben een aanbieding mogen uitbrengen. (wordt i.v.m. een aantal aanvullende vragen aan een van de 3 bedrijven op 15 juni bekend!). De aanschaf van het standaard meubilair vindt plaats binnen het raamcontract met de huidige leverancier van de gemeente voor meubilair, de firma Ahrend.
Totale kosten Omschrijving De met de renovatie van de raadzaal directe bouwkosten na aanbesteding bestaande uit de sloop- en bouwwerkzaamheden, installaties en AudioVisuele voorzieningen. Overige directe bouwkosten (m.n. meubilair). Overhead (ontwerp, advies, bouwbegeleiding en tijdelijke huisvesting). Onvoorzien (5%) Niet verrekenbare Btw (1,33%) Totaal
Bedrag 827.313
82.311 243.097 57.636 16.098 1.226.455
Ten opzichte van het beschikbaar gestelde krediet in de Programmabegroting 2012-2015 valt de investering ca € 473.000 lager uit. Dit is het resultaat van versobering van de geveluitvoering, GRILLwand en de beveiliging en een toename van de kosten als gevolg van de uitwerking van het programma van eisen van de AV installatie. Tenslotte is een voordeel
Blz. 5, Behoort bij V.R.
gehaald bij de inkoopafspraken en de aanbesteding. Het lagere bedrag wordt betrokken bij de Programmabegroting 2013-2016. Commissie Het raadsvoorstel wordt aangeboden aan de Agendacommissie, met het verzoek dit te behandelen in de raadscommissie Algemene Zaken en Middelen. Burgemeester en wethouders van Ede,
RICHARD WIELINGA de secretaris
CEES VAN DER KNAAP de burgemeester
